OSTATNÍ / PŘEVODY S WINVABANKEM / PŘEVODY DO WINVABANKU

Transkript

1 Převod a úprava dat v programu Vabank 1 1 Převod a úprava dat v programu Vabank Před vstupem do převodů je třeba nastavit vybrané období, a tím i účetní rok, na aktuální účetní období. Např. v deníku jsou zápisy z roku 2008 a také zápisy z roku období nastavte od , potvrďte klávesou ENTER a na základní obrazovce VABANKU zkontrolujte, zda je účetní rok nastaven na Dále vstupte do nabídky OSTATNÍ / PŘEVODY S WINVABANKEM / PŘEVODY DO WINVABANKU. Nyní nastává příprava dat pro vlastní převod do programu WinVABANK, při které budete doplňovat různé údaje. Je nutné zachovávat vždy pořadí dle návodu. Obecně platí, že nabídka PŘEVOD převede vaše data z VABANKU do formátu vhodného pro program WinVABANK. Po ní byste měli volit nabídku DOPLNĚNÍ nebo EDITACE. Při převodu a úpravách dat se data ukládají na váš počítač do adresáře účtované firmy do souborů začínajících písmenem w (w*.*). Pokud při doplnění nebo editaci si data upravíte dle návodu a následně znovu zvolíte nabídku PŘEVOD, vaše změny se smažou a museli byste je provést znovu - není-li v návodu uvedeno jinak. Převody provádějte postupně dle návodu v tomto pořadí a takto: 1) FINANCE POVINNĚ všichni uživatelé 2) FAKTURACE pouze uživatelé, kteří fakturaci používají a mají zájem o převod faktur 3) SKLADY pouze uživatelé, kteří používají sklady a mají zájem o převod skladu 4) MAJETEK pouze uživatelé, kteří mají evidován majetek a mají zájem o převod majetku 5) AUTODOPRAVA pouze uživatelé, kteří autodopravu používají a mají zájem o převod autodopravy 6) KORESPONDENCE pouze uživatelé, kteří používají korespondenci a mají zájem o převod korespondence 1.1 Finance FINANCE Prvním stupněm převodu jsou FINANCE. Proveďte prosím každý z doporučených kroků pečlivě, abyste mohli v další kapitole přistoupit k dalším krokům, které jsou vždy v návaznosti na předešlé. Finance obsahují tyto části důležité pro přenos: 1) Parametry 2) Adresy 3) Číselník druhů 4) Deník, závazky a pohledávky 5) Číselník dokladů 6) Číselník šablon 7) Prohlížení Win-účtové osnovy 8) Prohlédnutí účt.období HR 9) Indexace Archiv pohledávek a závazků Archiv financí 1) Parametry Zvolte nabídku PŘEVOD - na otázku Opravdu provést? A" odpovězte kladně. Dále vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ - zde doplňte údaje účtované firmy. Čísla účtů musí odpovídat účtové osnově a musí být na ně povoleno účtování. Jednotlivé položky na doplnění: (v závorkách jsou uvedeny příklady vyplnění) - není nutné vyplnit WWW - není nutné vyplnit Banka - syntetika banky (221) Pokladna- syntetika pokladny (211) Rok - aktuální účetní rok (2008)

2 2 VABANK 2009 IČO - převedené IČO (zkontrolujte!!! - musí být správně) Haléřové vyrovnání - náklady - číslo účtu pro haléřové vyrovnání ( ) Přeplatek závazku - číslo účtu pro přeplatek závazku ( ) Haléřové vyrovnání - výnosy - číslo účtu pro haléřové vyrovnání ) Přeplatek pohledávky - číslo účtu pro přeplatek pohledávky ( ) Kurzové rozdíly - ztráta - číslo účtu kurzových rozdílů ( ) Přijaté zálohy - syntetika účtu pro přijaté zálohy (324) Kurzové rozdíly - zisk - číslo účtu kurzových rozdílů ( ) Poskytnuté zálohy - syntetika účtu pro poskytnuté zálohy (314) Sledovat vybrané rozvahové účty - N Sledovat střediska zakázky - A - pokud střediska nebo zakázky sledujete N - pokud střediska nebo zakázky nesledujete Účet pro zápočet pohledávek a závazků - číslo účtu pro zápočet ( ) Hotově - zde slovy napíšete výraz pro platbu v hotovosti (hotově) Dobírka - zde slovy napíšete výraz pro platbu dobírkou (dobírka) Délka slovy - pro částky slovy pro tisk složenek (32 ) Měna - uvedete měnu, ve které účtujete. Koruna česká má tvar vždy jen Kč". Neměňte na KČ, jak jste zvyklí, nepřevedla by se vám data (Kč) Upomínka za dobu - (14) Plnit zakázku z deníku do položek - v programu WinVABANK je v každé položce (souvztažnosti) deníku vedle střediska i údaj zakázka. Ve VABANKU byl údaj Zakázka" pouze v hlavičce deníku. Proto je třeba při přípravě převodu zvážit, zda chcete, aby se vám z VABANKU údaj zakázka naplnil do položek či nikoliv: A - zakázka v hlavičce deníku se přenese do všech položek (souvztažností) odpovídajícího zápisu N - zakázka v hlavičce deníku se do položek nepřenese Zruš doklad - doporučená hodnota je A (můžete později změnit přímo ve WinVABANKU podle potřeby po prostudování významu této hodnoty). Hospodářský rok - standardně zůstává na N. V případě, že chcete skutečně již pořízená data Deníku převést v rámci jiného než kalendářního roku, zadejte A. Data mohou být upravena pro použití hospodářského roku již přímo v programu - nastavení KONSTANT hospodářský rok na Ano a upraven číselník účetních období - doporučeno. Nebo je možno provést úpravu na hospodářský rok až v této chvíli: v tom případě se vám zobrazí tabulka, do které je nutno vepsat počátek období hospodářského roku (např ), počátek následujícího roku ( ) a počátek příštího roku ( ). 2) Adresy Zvolte PŘEVOD DAT. V programu WinVABANK je jednoznačným údajem DIČ firmy - na rozdíl od VABANKU, kde jednoznačným údajem bylo číslo firmy. Proto, když nemáte údaj DIČ u některých firem vyplněn, je tento údaj naplněn automaticky číslem firmy. Pokud máte stejné DIČ použito u více zápisů v adresáři, je DIČ převedeno pouze u prvního zápisu, u ostatních se doplní číslo firmy. Dále vstupte do nabídky CHYBOVÉ SESTAVY: a/ Kontrola čísla účtu - v případě, že máte použito nesprávné číslo účtu tuzemské banky, objeví se seznam bankovních účtů, které se do WinVABANKU nepřenesou. Pokud budete mít zájem tyto údaje opravovat (není to nutné v případě, že tato nesprávná data při přenosu oželíte), vytiskněte si tuto sestavu.smazání chybných účtů - použijte v případě, že chybné účty nechcete opravovat. Ve WinVABANKU si je v průběhu práce pořídíte znovu po získání správných údajů. b/ Dalším krokem je Kontrola správnosti IČO. Zde se zobrazí jen adresy s chybným údajem IČO. Ve sloupci IČO" opravte IČO na správný údaj. V té chvíli zmizí ze sloupce Chyba" písmeno A. Po opravě v této nabídce již neprovádějte PŘEVOD DAT - přišli byste o provedené změny v údaji IČO! Úpravy nejsou nezbytně nutné, lze je průběžně provádět až ve WinVabanku. Pokud Vám zbývají chybné údaje IČO, které v současné chvíli nemůžete či nechcete opravovat, použijte další nabídku Smazání chybných IČO. c/ Kontrola duplicity DIČ -na kontrolní sestavě je seznam firem, ve kterých je údaj DIČ nahrazen pořadovým číslem firmy v případě, že u více firem bylo použito stejné DIČ. Tuto sestavu si vytiskněte. Kontrola správnosti DIČ - na sestavě je seznam firem, které nemají DIČ ve správném formátu (CZ...). Je vhodné vytisknout si tuto

3 Převod a úprava dat v programu Vabank 3 sestavu a podle níže uvedeného návodu DIČ upravit. Podle uvedených sestav není nezbytně nutné provádět úpravy v adresách v případě, že si budete chtít opravovat údaje průběžně až ve WinVABANKU, kde při změně DIČ v adresáři firem se změna projeví všude, kde byla adresa použita (deník, pohledávky a závazky, fakturace atd.) Pokud chcete adresy opravovat nyní, zvolte nabídku ADRESY2 (zde je seznam adres řazen dle DIČ) nebo se můžete vrátit do VABANKU - do standardní editace adres. V obou případech jde o rovnocennou akci. Podle předchozích sestav upravte příslušné údaje a znovu proveďte PŘEVOD DAT. d/ Kontrola vyplnění států. Jedná se o sestavu, ve které se vám zobrazí všichni adresáti, u kterých máte vyplněn údaj stát. Zkontrolujte si, zda jsou údaje odpovídající. V nabídce WADRESY2 si můžete prohlédnout adresy připravené k převodu do WinVABANKU. Klávesou F7 je možné se podívat na číslo účtu. 3) Číselník druhů Nejprve zvolte PŘEVOD DAT. Potom vstupte do nabídky CHYBOVÉ SESTAVY. Na ní se zobrazí druhy, které mají buď nepovolené číslo knihy nebo směřují na zakázané účty v účtové osnově nebo je na straně MD i DAL použit stejný účet. Pokud chcete hromadně změnit čísla knih, použijte nabídku ZADÁNÍ ČÍSEL KNIH. Pokud chyby neopravíte v nabídce DOPLNĚNÍ, nebudou chybné druhy převedeny do programu WinVABANK, což nevadí, protože ve WinVabanku si je můžete průběžně založit a na převod deníku a pohledávek a závazků to nemá vliv. Po opravách dejte pozor, abyste znovu nezvolili PŘEVOD DAT - přišli byste o provedené opravy. Pokud budete potřebovat hromadně změnit analytiku účtů např. pro banku, vyberte si účty pomocí ALT+F3 a následně proveďte hromadnou změnu analytické části pomocí klávesy F4. 4) Deník, závazky a pohledávky Začněte nabídkou KONTROLA PŘED PŘEVODEM. Zvolte nabídku Seznam duplicitních závazků a pohledávek". Pokud máte v této sestavě zobrazen alespoň 1 zápis, je třeba vstoupit i do následné sestavy Seznam všech pohledávek a závazků dle pořízeno". Zde najděte skupiny zápisů, ve kterých je Počet výskytů" 2 a více. Opište si čísla dokladu a částky, pro které je tento počet výskytů součtem (navzájem stejné pořízeno). Dále opusťte převody a v základní liště VABANKU vstupte do nabídky FINANCE/POHLEDÁVKY A ZÁVAZKY a zde upravte odpovídající věty - tak, že spojíte částečné úhrady opět do jedné věty - zrušením jedné z vět a dorovnáním částky nazpět na celkovou sumu ve zbývající větě. Po opravě se vraťte nazpět do převodů. Vstupte znovu do první ze sestav a přesvědčte se, že již zde není žádný zápis. Doklady uskutečněného DPH k úpravě typu DPH. Pokud existují zápisy s typem DPH "U ", které mají současně vyplněnu nulovou sazbu DPH, jsou zde zobrazeny. Tato kombinace zápisů musela být v programu Vabank ponechána kvůli zpětné kompatibilitě s daty pořízenými před vstupem do EU, kdy byla tato možnost správná. Pro formulář DPH č. 12 a vyšší je však správné specifikovat případy, kdy se jedná současně o uskutečněné plnění v základní či snížené sazbě a osvobozené plnění (které má či nemá vstupovat do výpočtu koeficientu či jeho krácení) použitím jednoho ze čtyř kombinovaných typů DPH (UTB, UTN, UTO, UUT). V tuto chvíli je proto nutno u jednotlivých zápisů zvážit, který ze čtyřech kombinovaných typů je ve vašem případě správný a provést jeho výměnu za typ "U ". V případě, že se jedná o haléřové vyrovnání nebo odpočet zaplacené zálohy, částka by něměla vůbec vstupovat do přiznání DPH, použitý typ DPH by měl zůstat "U ", ale částku pro haléřové vyrovnání byste měli přemístit do spodního řádku pod tabulku DPH a zadat údaj DRUH2. V případě, že jste zde prováděli úpravy, vraťte se do oddílu Finance a zde si vytvořte přiznání DPH za příslušné období a porovnejte je s odevzdaným. Pokud žádné takové zápisy neexistují, program pouze ohlásí, že je vpořádku. Zvolte PŘEVOD DAT. Nejdříve budete dotázáni: "Máte v Deníku připravena správná čísla knih?" Pokud odpovíte A (ANO), budou čísla knih převedena na základě čísel knih v Deníku a Pohledávkách a závazcích. Pokud odpovíte N (NE), budete muset provádět další vyhledávání a úpravy čísel knih v plném rozsahu. Dále budete dotázáni, od kterého roku chcete vytvořit soubor Záloh z archivu závazků a pohledávek. Měli byste zadat rok poslední uzávěrky programu. Poté vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ: a) WinDENÍK Pomocí SHIFT+F8 označte zápisy deníku a stiskněte klávesu F9. Vstupte do nabídky Chybné věty v deníku - Položky deníku. Tato sestava by měla být prázdná, jestliže jste chyby opravili dle naší rady (viz kapitola Nutné kroky před převodem). Vykazuje-li sestava chybné zápisy, je nezbytně nutné opustit nabídku převodů a vrátit se

4 4 VABANK 2009 do programu VABANK a tam v deníku všechny chyby opravit. Jestliže tak neučiníte, nebudou do programu WinVABANK tyto chybné položky převedeny a nebudou vám souhlasit stavy účtů! Po opravě chyb v deníku se vraťte do programu PŘEVODY DO WIN a v nabídce FINANCE/DENÍK, ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY zvolte znovu PŘEVOD DAT. Opravený deník se znovu převede a vy můžete pokračovat dále dle návodu. Pokud by se chyba týkala špatně zapsaného střediska v položce deníku, která neodpovídá číselníku středisek a zakázek, je možno si toto opravit i na klávese F7 v položkách Windeníku převzetím z číselníku (například středisko "Vz" místo "VZ"). V deníku v položkách (F7) si můžete prohlédnout, zda se vám do nich naplnily zakázky dle vašeho požadavku. Nejste-li spokojeni s převodem zakázek, změňte uvedený údaj v parametrech a nechejte deník znovu převést (PŘEVOD DAT). Dále pomocí SHIFT+F8 označte zápisy deníku a stiskněte klávesu F9. Vstupte do nabídky Chybné věty v deníku - Hlavičky deníku. Tato sestava by měla být správně prázdná. Jestliže je zde výpis nějakých vět z deníku je to proto, že u těchto zápisů jsou nepovolená čísla knih. Knihy je nutné opravit, neboť tyto zápisy deníku by se vůbec nepřevedly do programu WinVABANK. Chybovou sestavu doporučujeme vytisknout. Pomocnými sestavami pro kontrolu knihy jsou sestavy v nabídce Kontrolní sestavy z deníku (SHIFT+F8, F9 - Sumární kontrola knih", Detailní kontrola knih" ). Pomocí ALT+F3 si vyhledejte skupinu zápisů, ve kterých potřebujete opravit knihu na stejné číslo a stiskněte klávesu F4. U zápisů majících odpovídající zápis i v pohledávkách a závazcích vám program provede změnu knihy i v pohledávkách a závazcích. V pohledávkách a závazcích jsou ale povoleny pouze knihy 1,2,7,8,9,10,11,12,13. Pro kontrolu knih dokladů souvisejících s účty banky a pokladny zvolte nabídku SHIFT+F3 a postupně zvolte všechny možnosti. Pokud po odchodu z nabídky WinDENIK program neoznámí nutnost opravit chybné doklady, můžete kontrolu WinDENÍKU považovat za provedenou. b) WinPohledávky a Závazky V této nabídce si můžete prohlédnout pohledávky a závazky připravené k převodu do WinVABANKU. Pokud chcete některé nepotřebné zápisy zrušit, vyberte je pomocí ALT+F3 nebo F8 a klávesami CTRL+P je zrušte. Jestliže se jedná o pohledávku nebo závazek zálohového typu, zruší se současně i odpovídající zápis v zálohách. Opusťte pohledávky a závazky a pokud v chybové sestavě budete mít hlášení týkající se špatného zařazení do knih, sestavu vytiskněte a opravte odpovídající zápisy v nabídce WinDeník. Tím se vám opraví i chybná čísla knih v pohledávkách a závazcích. Pokud se jedná o zápisy, které nemají v deníku své odpovídající zápisy (vnitřní spárování) a ani se njedná o zálohy, nelze zde u nich údaj kniha změnit. Je nutno se vrátit v programu do nabídky Pohledávky a závazky, knihu změnit zde a následně provést znovu převod deníku. Pokud by se jednalo o zápisy z minulých let, není možno je dodatečně do programu Winvabank zadat. c) WinZálohy - v programu WinVABANK jsou zvlášť evidovány zálohy. Proto při převodu do tohoto programu vám převodní program nabízí seznam záloh vytvořený z pohledávek a závazků a z archivu pohledávek a závazků. Za zálohy považuje zápisy mající druh, jenž je v číselníku druhů nastaven jako zálohový (ve sloupci Z" je hodnota A"). Při vstupu do položek pomocí klávesy F7 je v každém případě 1 zápis, bez datumu, vztahující se k celkové částce a vzniku zálohy. Další případné zápisy s datumem jsou úhrady této zálohy z archivu pohledávek a závazků. Pod klávesou F9 je tisková sestava převedených a vybraných vět záloh. Pokud chcete některé nepotřebné zápisy zrušit, vyberte je pomocí ALT+F3 nebo F8 a klávesami CTRL+P je zrušte. Jestliže zrušenému zápisu odpovídá nějaký zápis v pohledávkách a závazcích (viz WinPohledávky a Závazky), zruší se současně také on. Pozn. máte-li v archivu pohledávek a závazků velké množství starých záloh a ty se vám objevily ve Winzálohách, mohla by být jejich úprava dost pracná. Proto je možné, pro zjednodušení práce, tyto staré zálohy zrušit výše uvedeným způsobem a ponechat k převodu pouze zálohy mající odpovídající zápis v pohledávkách a závazcích + zálohy z aktuálního účetního období a minulého účetního období. Opusťte WinZálohy a pokud v chybové sestavě budete mít hlášení týkající se špatného zařazení do knih, sestavu vytiskněte a vraťte se zpět. Chybné knihy je třeba opravit, neboť zápisy s chybnými knihami se do programu WinVABANK nepřenesou! Současně s opravou knih v zálohách se opraví kniha i v pohledávkách a závazcích, jeli zde odpovídající zápis. Změnu čísla knihy je možno provádět jednotlivě stiskem klávesy ENTER na údaji

5 Převod a úprava dat v programu Vabank 5 KNIHA aktuálního zápisu (případné vybrání některých zápisů nemá na provedení tohoto kroku žádný vliv) nebo hromadně pomocí vybrání klávesou ALT+F3 a následně změna pomocí F4. d) WinPříkaz k úhradě Zde se zobrazí seznam vystavených příkazů k úhradě, které nebyly dosud zúčtovány. Klávesou F7 si můžete prohlédnout seznam položek. Pokud byste měli potřebu některou z položek zrušit, označte ji a stiskněte CTRL+P. Upozorňujeme vás na to, že se současně zruší i odpovídající zápis v pohledávkách a závazcích. e) Win Přepočet kurzů k Slouží k prohlédnutí přepočtu kurzových rozdílů, které budou přeneseny do Winvabanku. f) Kontrola DPH V nabídce editace je možnost si opravit zápisy deníku, ve kterých byla (většinou v nižších verzích programu Vabank) vyplněna částka u přijatých faktur do tabulky DPH do řádku 0 místo vyplnění druhu 2 a částky v poslední řádce. V další nabídce je možnost provést automatickou opravu těchto zápisů. 5) Číselník dokladů Zvolte nabídku PŘEVOD DAT. Dále je vhodné podívat se do nabídky OPRAVA TYPU DOKLADU V DENÍKU. Když se objeví hlášení, že zde nemáte žádný zápis bez zapsání typu, je vše v pořádku. Jinak se zobrazí seznam zápisů deníku, ve kterých není vyplněn typ dokladu. Typ dokladu je nutné doplnit, když tak neučiníte, tyto zápisy deníku se nepřevedou do WinVABANKU. Pokud zde něco opravíte, proveďte znovu PŘEVOD DAT číselníku dokladů. Nyní zvolte nabídku DOPLNĚNÍ. Do číselníku dokladů pro převod do WinVABANKU se doplnily údaje takto: a) z číselníku dokladů se zkopírovaly všechny zápisy a do údaje rok se zapsal rok dle nastavení v parametrech - kapitola B bod 1) Rok". b) z deníku a ze záloh se doplnily doklady, které se nevyskytují v číselníku dokladů pro tento rok. Např. jestliže máte v deníku zápisy z roku 2008 a 2009, je pro převod nutné, aby pro všechny použité typy dokladů z roku 2008 se do číselníku dokladů připojily záznamy pro daný typ a rok. Podobně to platí i pro zálohy. Tyto zápisy v číselníku dokladů nesmíte zrušit, neboť jejich zrušením by se vám nepřevedly zápisy deníku a záloh odpovídající těmto dokladům. Číselník dokladů je vhodné v nabídce DOPLNĚNÍ ČÍSELNÝCH ŘAD upravit, ale není to nezbytně nutné. Stejné úpravy se dají udělat později v programu WinVABANK. Pro úpravu číslování dokladů je třeba dodržet způsob číslování dokladů v programu WinVABANK. Ten je následující: U automaticky číslovaných dokladů program vytváří číslo dokladu na základě dvou údajů: Prefix" a M", přičemž údaj Prefix není povinný. Údaj M" musí být vyplněn, podle potřeby čísly 3-7. Příklad: doklad Prefix M. (počet míst) výsledný způsob číslování F - přijatá faktura , 2802, až 2899 f - vystavená faktura , , až z - zálohová faktura , , až c - bankovní výpis , 2, 3, 4, 5...až 9999 Číslo dokladu vzniklé spojením údaje Prefix" a M" nesmí být více než desetimístné. Při nastavování údaje Prefix" a M" v číselníku dokladů musíte samozřejmě zadat takové hodnoty, abyste po převodu do WinVABANKU plynule pokračovali ve svém způsobu číslování. To znamená, že u každého dokladu je třeba zadat údaje Prefix" a M" tak, aby odpovídaly sloupci DOS Číslo".Ve sloupci Počátek čís. ř." se vám zobrazuje číslo, které jste vytvořili doplněním údaje Prefix" a M". POZOR!!! - je zobrazen počátek číselné řady, tzn. první číslo, které bylo použito ve vaší číselné řadě: např , ale WinVABANK bude při automatickém číslování pokračovat v zadané číselné řadě (tzn. při posledním přeneseném dokladu např od čísla ). V nabídce Editace čísel knih a názvů jsou k dokladům přiřazeny knihy. U dokladů, které byly použity pro faktury

6 6 VABANK 2009 vystavené ve fakturaci, je doplněn i typ specifikující název šablony, který musí být doplněn pro převod fakturace. 6) Číselník šablon Zvolte nabídku PŘEVOD DAT. Archiv pohledávek a závazků Zvolte nabídku PŘEVOD DAT. Na dotaz, od kterého roku chcete převést archiv, zadejte rok, od kterého byste chtěli mít tyto údaje k prohlížení ve WinVABANKu. V nabídce Editace si tyto zápisy můžete prohlédnout, upravit nebo nepotřebné smazat pomocí výběru ALT+F3 a hromadného zrušení CTRL+P. Archiv financí Tato nabídka je pro uživatele, kteří vlastní modul programu obsahující možnost provedení uzávěrky (tedy ne majitele samostatných programů 06-majetek,14-fakturace,10, 20-sklady) a kteří již v minulosti uzávěrku provedli. Potvrzením této nabídky se vám vytvoří soubory potřebné pro sestavy z archivu financí. Program vám ohlásí jejich vytvoření. Do nabídky číselníku účetních období HR vstupujte pouze v případě, že by jste převáděli data, která budou účtována jako hospodářský rok. I tak by zde úpravy měly být prováděny pouze vyjímečně, vše by mělo být připraveno na základě správně vyplněného číselníku Účetních období z programu Vabank. Indexace Posledním krokem v převodu FINANCÍ je potvrzení této nabídky. 1.2 Fakturace FAKTURACE Převod předchozí části FINANCE je nezbytně nutný pro možnost převodu FAKTURACE. Pokud jste jej neprovedli dle návodu, můžete mít ve FAKTURACI znepřístupněné některé z nabídek. V tom případě nezačínejte s převodem faktur, ale vraťte se do FINANCÍ a postupujte dle návodu. Po zvolení nabídky Fakturace se objeví dotaz, od kterého roku chcete převádět archiv faktur. Doporučujeme archiv faktur nepřevádět. Pokud ho opravdu potřebujete, zadejte buď aktuální účetní období nebo maximálně předchozí. V programu Winvabank je možno faktury vytvářet pouze na základě šablon faktur, proto se vám nabídne pomocný číselník pro šablony faktur. V tomto číselníku je možno změnit Název dokladu a Typ (tj. popis šablony ve WinVabanku), ostatní údaje není možno měnit. Převod fakturace obsahuje 5 kroků: 1. Číselník dokladů 2. Číselník přenosů 3. Faktury 4. Archiv faktur 5. Indexace

7 Převod a úprava dat v programu Vabank 7 1) Číselník dokladů Zvolte nabídku Výskyt dokladů ve fakturaci. Zde je přehled typů dokladů, které se vyskytují ve vašich fakturách. Sestavu si vytiskněte. Dále vstupte do nabídky Editace údajů. Zobrazený číselník dokladů je ten, který jste si převedli v předchozí kapitole FINANCE. Nerušte žádné zápisy ani neměňte Typ"! Vyhledejte zápisy dokladů používaných ve fakturaci (podle sestavy) a zkontrolujte, případně doplňte údaj Kniha: Kniha: 1 pro faktury 7 pro zálohy 10 pro dobropisy 2) Číselník přenosů Nejprve zvolte nabídku PŘEVOD. Dále vstupte do DOPLNĚNÍ. Zde naleznete údaje z vašeho číselníku přenosů, které jste používali při fakturaci. U souvztažností náležejících ke sloupci Prodej" musí být vyplněna čísla účtů z účtové osnovy, na které je povoleno účtování. Souvztažnosti patřící ke sloupci Záloha" není povinné vyplňovat - může zde zůstat prázdná hodnota. Vyplnění MD a DAL v kolonce Záloha" je vhodné u těch typů, které používáte ve fakturaci vedle klasické fakturace i k vystavování zálohových faktur. Příklad: typ prodej MD DAL záloha MD DAL popis Z PZF X zboží S PSF A služby Pokud kontrola na existenci účtů použitých v číselníku přenosů zjistila, že některý z účtů v účtové osnově schází nebo že na něj není možno účtovat, je o tom uživatel informován chybovou sestavou a dále se mu chybné věty nabídnou k opravě. V nich je třeba ze všech použitých účtů pomocí klávesy SHIFT + F7 vstoupit do účtové osnovya přesvědčit se, zda je použitý účet správný. 3) Faktury a) Nyní zvolte PŘEVOD DAT. Na dotaz Opravdu provést? N" odpovězte kladně. Hlášení Převod proveden" potvrďte stiskem jakékoliv klávesy např. klávesou ENTER. Potom stiskněte ESC- přitom program kontroluje data hlaviček a položek faktur. V případě, že se vám neobjeví hlášení o chybných zápisech, můžete přejít k bodu d). Jestliže program zjistí v převedených datech nějaké nesrovnalosti, nabídne vám k tisku sestavy Chybná čísla knih z hlediska logické kontroly" nebo Chybné zadání měny z hlediska logické kontroly" (jsou-li chyby zjištěny v hlavičkách faktur) a případně i sestava Chybné typy pro přenos z hlediska logické kontroly" (jsou-li chyby zjištěny v položkách faktur). Podle toho, kde se chyby vyskytují, se vám nabídne buď jedna, dvě či tři zmíněné sestavy. Doporučujeme tyto sestavy si vytisknout nebo si opsat, čeho se týkají. Po tisku nebo prohlédnutí sestavy Chybná čísla knih z hlediska logické kontroly" se vám nabídnou faktury s chybnými hlavičkami (tj. těmi, které nemají správně vyplněnou knihu nebo typ dokladu). Detaily těchto zápisů si můžete prohlédnout klávesami SHIFT+F10. Jedná-li se o doklady, jenž z nějakého důvodu nepotřebujete převést, můžete je vybrat a klávesami CTRL+P zrušit. Chcete-li je upravit pro převod a neobjeví-li se vám další chybová sestava týkající se položek, pokračujte dle bodu b). Po tisku nebo prohlédnutí sestavy Chybné typy pro přenos z hlediska logické kontroly" se vám nabídne číselník přenosů. Zde je třeba doplnit scházející typy přenosů dle sestavy. b) Zvolte nabídku FAKTURACE/ČÍSELNÍK DOKLADŮ/PŘIPOJENÍ DOKLADŮ FAKTURACE. Potom vstupte do nabídky EDITACE ÚDAJŮ a doplňte knihu a popis dokladu u typů vyskytujících se na chybové sestavě Chybná čísla knih z hlediska logické kontroly". Dále je potřeba faktury znovu převést v nabídce FAKTURY/PŘEVOD DAT. Chcete-li mít jistotu, že je již vše v pořádku, vstupte znovu do nabídky DOPLNĚNÍ a opusťte ji. Neměly by se vám již objevit chybové sestavy. c) Pokud se vám nabídne sestava Chybné zadání měny z hlediska logické kontroly" vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ a zde si pomocí kláves ALT + F3 vyhledejte zápisy, které se objevily na sestavě jako chybné, pokud opravdu chybné jsou (např. KC" místo Kč"). Údaj hromadně opravte použitím klávesy ALT + F4 na údaj, který je správný a existuje v číselníku měn a kursů. Pokud je měna správná a žádoucí, ale odpovídající údaj jste si omylem smazali z číselníku MĚN A KURSŮ, zadejte při změně údaj původní, např. DEM". Bude vám nabídnut

8 8 VABANK 2009 ČÍSELNÍK MĚN A KURSŮ, ve kterém uvedený údaj doplňte. Pomocí klávesy ESC se vraťte a při opuštění nabídky by se vám již výše uvedená sestava neměla zobrazit. d) Zvláště pokud vystavujete faktury do zahraničí je nutno vstoupit do nabídky Možnost změny typu DPH u zahran.fa. Při vstupu do této nabídky jsou vybrány - vysvíceny řádky s chybným textem druhu DPH a faktury, ve kterých je použita jiná měna, než která je uvedena v nabídce PARAMETRY FIRMY v předcházející části převodů FINANCE. Klávesou Shift+F10 je možno si zobrazit standardně detail faktury. Klávesou Shift+F7 je nutno z číselníku druhů DPH vybrat a převzít správný údaj. Jelikož jsou v číselníku obsaženy názvy druhů až od , je tato možnost pouze pro faktury pořízené od U starších faktur mohou být použity pouze druhy: "Uskutečněná plnění v tuzemsku", "Uskutečněná a osvobozená plnění", "Osvobozená plnění". S těmito texty jsou starší faktury automaticky převáděny, při náhodném vymazání textu je nutno jej tam znovu přesně ručně vypsat. Pokud by texty DPH nebyly správně vyplněny, faktury se do programu Winvabank přenesou, ale není možno je dodatečně tisknout - neobahují tabulku DPH a není možné provést opravu. e) Podívejte se do nabídky KONTROLA IČO VE FAKTURÁCH, kde je seznam faktur s chybným IČO buď u dodavatele, příjemce nebo odběratele. Chybné IČO se pozná podle sloupce CH", ve kterém je hodnota A". Pokud zde máte chybné údaje, opusťte pomocí ESC tuto nabídku a zkuste nejprve opravit tyto chyby automaticky dle upravených IČO v adresách potvrzením nabídky OPRAVA IČO VE FAKTURÁCH DLE ADRES. V posledním sloupci IČO dodavatele by IČO mělo být v pořádku, pokud jste si zkontrolovali IČO účtované firmy. Pokud jste tak neučinili, proveďte to nyní a potvrďte nabídku HROMADNÉ DOPSÁNI IČO DODAVATELE. Zde vám program doplní správné IČO dodavatele do faktur, ve kterých nebylo vyplněno. Vraťte se do nabídky KONTROLA IČO VE FAKTURÁCH a pokud zde jsou ještě chybné údaje IČO, ve sloupci údaje IČO odb." nebo ve sloupci IČO příj." je možno IČO opravit. Opravy údaje IČO nejsou nezbytně nutné, ale při převodu do programu WinVABANK se chybné údaje IČO nahradí prázdným. Upozorňujeme znovu na to, že převedené faktury již nelze ve WinVABANKU opravovat. Pokud zbylé údaje IČO nechcete opravovat, doporučujeme potvrdit nabídku SMAZÁNÍ CHYBNÝCH IČO ODB. A PŘÍJ. f) Zvolte nabídku FAKTURY/DOPLNĚNÍ. Stiskněte klávesu F9 a zvolte KONTROLNÍ SESTAVY/DUPLICITNÍ TYP A ČÍSLO DOKLADU. Pokud do této sestavy vstupují nějaké zápisy, zaměřte se na sloupec ROK". Pokud se jedná o rok, ve kterém již nebudete pořizovat žádné nové zápisy, nemusíte se touto položkou dále zabývat. V případě, že se jedná o rok současný, ve kterém budete dále ve stejné číselné řadě fakturovat, je nutné duplicity odstranit. Vytiskněte si tuto sestavu nebo si opište číslo a typ dokladu, vraťte se do seznamu faktur a zde vyhledejte tento duplicitní zápis. V jednom ze dvou stejných čísel dokladů musíte provést opravu - buď tak, že do typu napíšete jinou ještě nepoužitou zkratku (např. pro doklad f" nový typ f1") a ponecháte stejné číslo (Tento nový typ je však nutno pro daný rok dopsat do ČÍSELNÍKU DOKLADŮ ) nebo ponecháte stejný typ a číslo zaměňte volným číslem z této číselné řady. Provedené změny si důkladně poznamenejte pro budoucí orientaci v dokladech. 4) Archiv faktur Zvolte PŘEVOD DAT. Na dotaz Opravdu provést? N" odpovězte kladně. Hlášení Převod ukončen" potvrďte stiskem jakékoliv klávesy např. klávesou ENTER. Potom stiskněte ESC - přitom program kontroluje data hlaviček a položek archivních faktur. V případě, že se vám neobjeví hlášení o chybných zápisech, je převod archivu v pořádku a vy můžete přejít k bodu 5). Dále postupujte úplně stejně jako v předchozí kapitole 3) FAKTURY. Zvláště důležitý je bod b) PŘIPOJENÍ DOKLADŮ FAKTURACE v ČÍSELNÍKU DOKLADŮ. 5) Indexace Posledním krokem v převodu FAKTURACE je potvrzení této nabídky. 1.3 Sklady SKLADY Pro převod SKLADŮ je nezbytně nutný převod FINANCÍ a z převodu FAKTURACE převod číselníku přenosů. Pokud jste je neprovedli dle návodu, vraťte se do FINANCÍ, případně do FAKTURACE a postupujte dle návodu.

9 Převod a úprava dat v programu Vabank 9 Převod skladů obsahuje 11 kroků: 1. Sklady 2. Číselník přenosů 3. Skupiny 4. Skladové karty 5. Slevy 6. Příjemky 7. Číselník dokladů 8. Parametry skladů 9. Kontrola inventurních sestav 10. Prodejky 11. Indexace 1) Sklady Zvolte PŘEVOD DAT. Dále potom PROHLÍŽENÍ - vidíte přenesené názvy skladů. Pokud se zde nachází sklad bez názvu, nepřenese se nejen tento sklad, ale také všechny jeho příjemky do WinVABANKU! Protože sklad bez názvu není povolen, je třeba se vrátit do programu VABANK a postupovat dle kapitoly A bod 8 d). Potom se vrátit a provést znovu PŘEVOD DAT. 2) Číselník přenosů V číselníku přenosů musí být pouze povolené účty z účtové osnovy. Pokud tomu tak není, klávesou SHIFT+F7 vyberte z osnovy příslušný účet. Nerušte žádné věty, mohou být potřebné pro fakturaci! 3) Skupiny Pomocí nabídky PŘEVOD DAT se převedou skupiny. V nabídce PROHLÍŽENÍ si můžete převedené skupiny zkontrolovat. 4) Skladové karty Nejprve zvolte PŘEVOD DAT. V případě, že program VABANK SKLADY používáte již několik let, je možné, že převodem ze starých verzí máte kódy některých karet řazeny zprava. V průběhu přípravy na převod vám budou standardně zarovnány pro přehlednost zleva v této nabídce, ale i ve všech příjemkách, kde byly použity i v číselníku slev na kartách. V případě, že jste si v průběhu let pořídili kartu se stejným kódem, ale řazenou vlevo, po zarovnání by vám vznikly duplicity, které program nemůže dovolit. Proto se vám po potvrzení nabídky PŘEVOD DAT nabídne sestava Kódy karet, které by byly po zarovnání vlevo duplicitní", kterou je možné si vytisknout. Pokud se jedná o jeden nebo málo zápisů, které vznikly náhodně, doporučujeme na dotaz Opravdu provést" odpovědět N". Vrátit se na základní lištu programu VABANK do nabídky SKLADY A MAJETEK / SKLADY / NÁSTROJE / ZMĚNA KÓDU KARTY SKLADU a zde všechny zápisy, které jsou na sestavě uvedeny, jednotlivě přejmenovat. Pokud máte takovýchto zápisů větší množství a nevadí vám to, nebo je to přímo součástí vašeho systému označování, můžete v převodu karet pokračovat, aniž byste kódy měnili, na dotaz Opravdu pokračovat zadáte A". Se stejným hlášením se v tomto případě setkáte i při převodu slev na kartách a příjemek. Nesmíte však kódy karet měnit mezi převodem těchto karet a následným převodem ad bod 5) Slevy a bod 6) Příjemky. V případě, že se rozhodnete kódy změnit až po převodu skladových karet, musíte po jejich změně znovu provést převod skladových karet. Pokud problémy s případnou duplicitou nemáte, hlášení se vám nezobrazí a na dotaz Opravdu provést odpovězte A".V nabídce ZBOŽÍ si můžete prohlédnout skladové karty. Při opuštění této nabídky se zobrazí případně chybné věty, ve kterých chybí typ dokladu pro přenos. V tom případě se vraťte do nabídky SKLADY/ČÍSELNÍK PŘENOSŮ a doplňte je. Musí být vyplněny účty pro příjem i výdej ze skladu. Podobně v nabídce PRÁCE uvidíte číselník prací.. Při opuštění nabídky se opět případně zobrazí chybné zápisy - je třeba postupovat obdobně jako v předcházejícím případě u zboží. 5) Slevy PŘEVOD - provede se převod dat. Pokud jste v předchozí nabídce potvrdili převod dat bez zarovnání vlevo, budete na tuto skutečnost upozorněni. 6) Příjemky

10 10 VABANK 2009 Začněte nabídkou PŘEVOD DAT. Pokud jste v předchozí nabídce potvrdili převod dat bez zarovnání vlevo, budete na tuto skutečnost znovu upozorněni. Dále vstupte do nabídky PROHLÍŽENÍ SEZNAM. Zde jsou všechny příjemky, na kterých zůstaly stavy zboží. Nejsou označeny typem dokladu, pro převod do WinVABANKU je potřeba jej doplnit dle skutečnosti. Pro vybrané příjemky (ALT+F3, SHIFT+F8, F8) zvolte klávesu F4 a zadejte typ dokladu a potvrďte. Ostatní údaje neopravujte. V případě, že byste měnili kódy karet mezi převodem skladových karet a příjemek na tyto karty, budete v této chvíli 7) Číselník dokladů Zvolte nabídku Připojení dokladů skladu - tím se do číselníku dokladů připíší záznamy pro doklady příjemek (zvlášť pro každý rok). Nyní je potřeba zkontrolovat v nabídce FINANCE/ČÍSELNÍK DOKLADŮ/DOPLNĚNÍ nově připojené doklady, zda hodnota ve sloupci M" odpovídá vašemu číslování příjemek. 8) Parametry skladů Nejprve zvolte PŘEVOD DAT. V nabídce EDITACE vidíte převedené parametry skladu za jednotlivé roky s přednastavenými hodnotami. Upravte je dle skutečnosti: Druh zaúčtování: 1 = metoda A 0 = metoda B FIFO 1 = Ano 0 = Ne Zaokrouhlení 0 = na koruny 1 = na desetihaléře 2 = na haléře Ceny s daní 1 = Ano 0 = Ne Pokud program nahlásí při opouštění nabídky chybné věty, vraťte se do nabídky a opravte. Způsob zaokrouhlení, který si zde nastavíte pro právě aktuální rok, bude použit při převodu PRODEJEK do WinVABANKu bez ohledu na dosud používaný způsob zaokrouhlení. 9) Vraťte se do nabídky SKLADY/ PŘÍJEMKY/ PROHLÍŽENÍ SEZNAM. Zde stiskněte F9 - vyberte sklad a zkontrolujte sestavu c) dle názvů, dle kódů a dle Win inven, zda odpovídá skutečnosti. Takto postupujte u všech skladů, máte-li jich více. Pomocí klávesy F7 si můžete prohlédnout, případně upravit položky příjemky (počet a cenu). Počet můžete měnit buď v této nabídce nebo v nabídce OPRAVA POLOŽEK, kde jsou položky příjemek řazeny podle kódu zboží. Po případných úpravách je nutné znovu zkontrolovat sestavy inventur pro jednotlivé sklady, zda odpovídají skutečnosti! Tyto údaje budou výchozím stavem pro vedení skladové evidence v programu WinVABANK. Je třeba si ale uvědomit, že případné úpravy počtů či cen se musí současně zohlednit i na příslušných účtech, proto jsme v kapitole A bod 8b) doporučovali udělat inventuru. 10) Prodejky, které najdete na základní liště programu v nabídce SKLADY/PRODEJ/EDITACE A TISK, se převedou do programu WinVABANK automaticky. Pokud je ve vašich datech prodejka neaktuální, kterou již nebudete potřebovat a nechcete ji převádět, zrušte ji. 11) Indexace - posledním krokem v převodu SKLADŮ je potvrzení této nabídky 1.4 Majetek MAJETEK Převod majetku probíhá ve 3 krocích: 1) Majetek 2) Drobný majetek 3) Indexace 1) Majetek a) Vstupte do nabídky MAJETEK / PŘEVOD SKP.

11 Převod a úprava dat v programu Vabank 11 b) Dále zvolte nabídku PŘEVOD MAJETKU. V nabídce EDITACE si můžete prohlédnout převedené karty majetku. Opusťte tuto nabídku. Pokud se vám v této chvíli objeví chybová sestava, vytiskněte si ji. Vraťte se na základní lištu programu VABANK a dle tištěné předlohy zkontrolujte, zda karty mají údaj o vyřazení uveden správně v položce karty, a nejen pouze datum vyřazení v hlavičce karty. U těchto karet smažte datum vyřazení v hlavičce a vyřazení zapište do položek. Dále se vraťte do programu Převody do WIN a zvolte nabídku PŘEVOD MAJETKU znovu. V nabídce EDITACE lze upravovat pouze v případě potřeby údaj Text SKP". V položkách karet (vstup klávesou F7 ze seznamu karet) je možné upravovat pouze typ a číslo dokladu. Klávesou F5 je možné se podívat na plán účetních odpisů. Pro každou kartu majetku byly při převodu vytvořeny z číselníku přenosů majetku 4 položky pro účetní operace: účet daňových odpisů účet oprávek účet majetku účet účetních odpisů Tyto účty jsou přístupné po stisku klávesy CTRL+F7. Vzhledem k tomu, že informaci o účtu majetku číselník přenosů neobsahuje, převedl se u všech karet tento účet jako nulový. Pro převod do programu WinVABANK je zapotřebí tento účet doplnit. c) Proto vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ ÚČTU Č.1, kde je možné zadat účet majetku hromadně. Pomocí ALT+F3 si vyberte postupně karty a klávesou F4 doplňte čísla účtů existujících a povolených ve vaší účtové osnově. Všechna čísla účtů musí být správně vyplněna. Pomocí SHIFT+F7 lze převzít účet z účtové osnovy. d) Vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ ÚČTŮ č.2 a zde si prohlédněte a zkontrolujte použitá čísla účtů. Změnu je možné provést jednotlivě přepsáním údaje či pomocí klávesy SHIFT+F7 převzetím z účtové osnovy anebo hromadě pomocí vybrání ALT+F3 a klávesou F4. e) Zvolte nabídku CHYBOVÁ SESTAVA. Zde se zobrazí čísla účtů, které nebyly doplněny vůbec nebo chybnými čísly účtů. Tyto účty musíte opravit. 2) Drobný majetek a) Po zvolení nabídky PŘEVOD zvolte nabídku EDITACE, kde si můžete prohlédnout převedené karty. b) Pro každou kartu odpisovaného drobného majetku byly vytvořeny z číselníku přenosů majetku 4 položky pro účetní operace: účet účetních odpisů účet oprávek účet majetku účet vyřazení. Podobně jako u majetku vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ ÚČTU Č1 a postupně si vyberte pomocí ALT+F3 položky a klávesou F4 si doplňte povolené účty z účtové osnovy pro drobný majetek. c) Vstupte do nabídky DOPLNĚNÍ ÚČTŮ č.2 a zde si prohlédněte a zkontrolujte použitá čísla účtů. Změnu je možné provést jednotlivě přepsáním údaje či pomocí klávesy SHIFT+F7 převzetím z účtové osnovy anebo hromadě pomocí vybrání ALT+F3 a klávesou F4. d) Vstupte do nabídky CHYBOVÁ SESTAVA. Pokud zde máte zápisy, vraťte se do DOPLNĚNÍ ÚČTU č.1 nebo 2 a proveďte potřebné opravy. 3) Indexace Posledním krokem v převodu MAJETKU je potvrzení této nabídky. 1.5 Autodoprava AUTODOPRAVA Převádí se automaticky, nemusí se nic připravovat. 1.6 Korespondence KORESPONDENCE 1) Korespondence Zvolte PŘEVOD DAT. V nabídce EDITACE naleznete všechny vaše dopisy - na začátku jsou nejprve dopisy

12 12 VABANK 2009 hromadné a za nimi dopisy jednotlivé. Nepotřebné dopisy lze zrušit klávesami CTRL+P po předchozím výběru (ALT+F3, F8, SHIFT+F8). Po převodu dopisů do WinVABANKU bude potřeba přeformátovat dopisy, které budete chtít z WinVABANKU tisknout (to je dáno odlišností formátů v textovém editoru PC FANDu a textového editoru použitém ve WinVABANKU). U dopisů se můžete podívat na jejich adresáty klávesou F7. 2) Indexace Posledním krokem v převodu KORESPONDENCE je potvrzení této nabídky. 1.7 Zrušit vše ZRUŠIT VŠE Nabídka slouží pro zrušení všech dat vytvořených při převodu (tj. všech souborů v účtované firmě začínajících na písmeno w). Znamená to, že se zruší všechna opravená nebo změněná data ve firmě, kterou právě připravujete k převodu. Tuto nabídku volte jen v případě, že jste již úspěšně převedli svá data do WinVABANKU a po jejich důkladné kontrole, pokud byste nutně potřebovali uvolnit místo na harddisku např. pro přípravu dat jiné účtované firmy. Jinak byste museli data připravovat k převodu ZNOVU! Na hlášku Opravdu smazat všechny soubory pro převod do WIN" odpovězte kladně a soubory se nevratně zruší. 1.8 Mzdy MZDY Pokud potřebujete převést data mezd, opusťte program Převody do WIN a vstupte do MEZD. Zde zvolte nabídku Mimořádné akce / Převod DBF. Poté můžete MZDY opustit (soubory pro převod do WinVABANKU se vytvořily v základním adresáři programu VABANK a mají příponu dbf). Upozornění: ve mzdách musíte být v aktuálním roce. Do programu WinVABANK se přenáší pouze tento rok! 2 Převod dat do programu WinVabank

13 Převod dat do programu WinVabank Instalace programu WinVabank Nainstalujte aktuální verzi programu WinVABANK. Při instalaci postupujte dle přiloženého návodu na instalaci. V průběhu instalace je nezbytně nutné zaškrtnout nabídku BDE pro převody dat z DOS verze - viz obrázek. Jinak nebude převod dat z Vabanku do WinVabanku možný.

14 14 VABANK 2009 Dodatečná instalace BDE Pokud máte již program WinVabank nainstalovaný a nezaškrtli jste při instalaci nabídku BDE pro převody dat z DOS verze, můžete to napravit tak, že instalaci spustíte znovu a odškrtnete součásti, které již máte nainstalované. Pro instalaci vám potom zůstanou zaškrtnuté jen nabídky BDE a ODBC driver - viz obrázek. 2.2 Založení nové firmy Po instalaci spusťte program a zaregistrujte dle přiloženého návodu na instalaci. Založení nové firmy V programu Winvabank zvolte nabídku Nastavení / Data firem / Založení firmy. Zadejte název pro novou firmu - pro lepší orientaci doporučujeme zadat např. stejný kód, pod jakým jste měli firmu vedenou ve Vabanku - a stiskněte OK. Dále je třeba zvolit typ nové firmy, tj. podle jaké účtové osnovy nová firma účtuje. Stiskněte OK a vyčkejte na hlášení "Založena nová firma s názvem xxx". Údržbu serveru provádět nemusíte. Přepnutí se na nově založenou firmu Ukončete program WinVabank. Spusťte program WinVabank. V úvodní obrazovce stiskněte tlačítko SQL server a zvolte nabídku Přepnout na jinou firmu stejného serveru.

15 Převod dat do programu WinVabank 15 Klikněte na + před jménem serveru. Zobrazí se vám seznam firem na serveru, postavte kurzor na nově založenou firmu a stiskněte OK.

16 16 VABANK 2009 Na úvodní obrazovce musí být zobrazen pod jménem serveru název nově založené firmy. Dále pokračujte známým způsobem (OK, zadání hesla atd.) 2.3 Převod dat a kontrola Převod dat Zvolte nabídku KLIENT / PŘEVODY DAT Z/DO JINÝCH PROGRAMŮ /UPGRADE Z DOS VERZE / UPGRADE Z DOS VERZE. Nejprve je třeba zadat cestu, ve které je instalován program VABANK. K tomuto účelu stiskněte ikonku s běžícím panáčkem. Zadáte-li cestu nesprávně, objeví se chybové hlášení a je třeba zadat cestu správně. Po zadání cesty se může objevit hlášení, že některé z tabulek nebyly nalezeny. Pokud by hlášení začínalo tabulkou s názvem PARAM2, znamená to, že jste program VABANK ukončili v účtované firmě, která nemá ještě připravená data k převodu. Stiskněte tlačítko s ukazující rukou určené pro převod všech dat. Na dotaz týkající se zrušení dříve pořízených dat odpovězte kladně. Program maže všechna data, která byste případně do nové firmy před převodem zadali. Pokud máte

17 Převod dat do programu WinVabank 17 připravena k převodu data skladů, dotáže se vás program v této chvíli na typ dokladu, který jste používali pro prodejky. Zadejte jedno až dvoumístný kód. Ikonkou vpravo ZAPNUTÍ INFORMAČNÍHO OKNA" je možné si vyvolat seznam s údaji o převedených souborech. V přehledu jsou údaje o posledním převodu v dané firmě. V nabídce UTILITY - Protokol o převodu" je možno si tuto informaci vytisknout. Po úspěšném převodu dat, opusťte okno pro převod dat a zvolte nabídku SERVER / SQL SERVER / REKONSTRUKCE DATOVÝCH SOUBORŮ. Zde postupně zvolte tyto nabídky: - stavy účtů - saldo za doklady - stav skladu Kontrola dat po převodu Před započetím práce ve WinVABANKU zkontrolujte především nastavení všech parametrů a číselníků! Najdete je v nabídce NASTAVENÍ / PARAMETRY a NASTAVENÍ / KONSTANTY a NASTAVENÍ / ČÍSELNÍKY nebo na pracovní ploše pod stejnými tlačítky. Zejména upozorňujeme na to, že všechny doklady v číselníku dokladů jsou nastaveny na ruční číslování! U dokladů, které se mají číslovat automaticky, je třeba v detailu dokladu změnit typ číslování z Ručně na Automaticky. Problém ovšem nastane u dokladů, u kterých program zjistí duplicity v číslování. Potom přepnutí na automatické číslování nepovolí - je třeba tyto duplicity nejprve odstranit. Ke zjištění duplicit slouží tlačítko Duplicity. Dále je vhodné zkontrolovat převedená data. Jestliže některá nebyla přenesena, je to z toho důvodu, že jste je nepřipravili v programu VABANK dle našich rad - neopravili jste chyby dle chybových sestav apod. Doporučené kontroly účetnictví Při porovnávání dat je třeba v obou programech nastavit správné období pro porovnání dat. Rozvaha a výsledovka Ve Winvabanku: FINANCE / DENÍK / F9 / ROZVAHA / ROZVAHA / ROZVAHA / tlačítko TISK FINANCE / DENÍK / F9 / VÝSLEDOVKA / VÝSLEDOVKA / VÝSLEDOVKA/ tlačítko TISK Pohledávky a závazky U závazků a pohledávek je třeba porovnat součty za jednotlivé knihy. Ve WinVabanku_ FINANCE / ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY / menu POHLEDY / ZÁVAZKY / F9 - Závazky / Dle knih / tlačítko TISK FINANCE / ZÁVAZKY A POHLEDÁVKY / menu POHLEDY / POHLEDÁVKY / F9 - Pohledávky / Dle knih / tlačítko TISK Ve Vabanku: Závazky a pohledávky / Pořízení a sestavy / Shift+F8 / F9 / Seznam dokladů dle knih - nesprávně zařazené doklady jsou zvýrazněny DPH U DPH je třeba si vytvořit v obou programech poslední známý výkaz DPH a porovnat Ve Winvabanku : FINANCE / DENÍK / F9 / DPH / Grafický tisk / Přiznání k DPH / Formulář č. xxx... / Včetně formuláře / tlačítko TISK - tlačítko NOVÝ - tlačítko ULOŽIT - tlačítko OK - případně doplnit ručně zadané údaje a stisknout tlačítko OK. Upozornění: pokud máte fakturu minulého roku s datem plnění DPH v roce současném (zejména pokud použijete výkaz za celý rok nebo pro první období v roce), je třeba tuto fakturu zohlednit při tvorbě výkazu ve Winvabanku (faktura ve Vabanku je již v archivu a do Winvabanku se nepřenáši ).

18 18 VABANK Převod dat mezd 1/ Nastavení češtiny pro převod dat Pokud máte spuštěný program WinVabank, ukončete ho. Zvolte START / NASTAVENÍ / OVLÁDACÍ PANELY (na Windows Vista START / OVLÁDACÍ PANELY) - zde spusťte program BDE Administrator. Na záložce CONFIGURATION zvolte DRIVERS / NATIVE / DBASE. V pravé části se objeví záložka Definition. V ní v řádku s názvem LANGDRIVER" musí být nastaveno dbase CSY cp852". Není-li tomu tak, je potřeba tuto hodnotu změnit. Buď přímým přepsáním na uvedenou hodnotu nebo lépe výběrem z boxu. Po případné změně hodnoty LANGDRIVER je potřeba stisknout ikonku s modrou šipkou (APPLY) pro uložení změn. Dotaz Save all edits to DBASE?" potvrďte klávesou ENTER. Nebudete-li mít nastaven správně údaj LANGDRIVER, převedou se vám data mezd s nesprávnou češtinou! 2/ Převod dat a) Spusťte program WinVABANK a zvolte nabídku MZDY. Při prvním vstupu, budete-li dotázáni na rok a první měsíc zpracování, potvrďte nabízené hodnoty. b) Na záložce Mimoř. akce F7 zvolte nabídku PŘEVOD Z FANDU a stiskněte tlačítko PROVEĎ. c) Do údaje Cesta k datům z FANDu" zapište cestu k programu VABANK nebo ji vyberte pomocí výklopného boxu. d) Dále do údaje heslo napište PREPSAT a stiskněte tlačítko OK. Po převodu dat z VABANKU porovnejte sumáře mzdových složek z obou programů za stejné období. Kromě mzdové složky Dílčí základ daně", kde jsme oproti dosovské verzi zvolili jinou logiku s odčítáním nezdanitelných částek, musí všechna čísla souhlasit. V případě, že sumáře jsou shodné, můžete dále pokračovat ve zpracování mezd pod novým programem. Přesto, pokud do konce roku zbývá jen pár měsíců, doporučujeme rok ukončit ve VABANKU a mzdy ve WinVABANKU zpracovávat paralelně nebo od nového roku.