České dráhy, a.s. ČD Sei 600/1. Předpis. o účetnictví. (Základní předpis) Úroveň přístupu C

Transkript

1 České dráhy, a.s. ČD Sei 600/1 Předpis o účetnictví (Základní předpis) Úroveň přístupu C

2 České dráhy, a.s. ČD Sei 600/1 Předpis o účetnictví (Základní předpis) Schváleno rozhodnutím předsedy představenstva a generálním ředitelem Českých drah, a.s. dne č.j.: / Účinnost od

3 2

4 OBSAH Záznam o změnách... 5 Rozsah znalostí... 7 Distribuce v elektronické podobě... 9 Seznam použitých značek a zkratek Kapitola I Úvodní ustanovení Kapitola II Systém zpracování účetnictví Kapitola III Obecné zásady a definice Kapitola IV Zpracování účetních dat A. ZÁZNAM DAT DO PC B. VSTUP DAT Z JINÝCH EKONOMICKÝCH ÚLOH Kapitola V Účtový rozvrh Kapitola VI Účetní doklady Kapitola VII Přezkušování účetních dokladů Kapitola VIII Oběh účetních dokladů Kapitola IX Účetní zápisy a záznamy Kapitola X Účetní knihy Kapitola XI Úschova účetních záznamů Kapitola XII Oceňování v účetnictví Kapitola XIII Obchodní tajemství Kapitola XIV Závěrečná ustanovení Příloha č. 1 Související předpisy Příloha č. 2 Postup prací při měsíční účetní závěrce

5 4

6 ZÁZNAM O ZMĚNÁCH 1) číslo č.j. Změna Předpis účinnost od opravil dne podpis 1) Držitel tohoto výtisku je odpovědný za včasné a správné provedení schválených změn a provedení záznamu na této stránce. 5

7 6

8 ROZSAH ZNALOSTÍ Organizační složka Generální ředitelství Účtující jednotka Funkce Ředitelé ekonomických útvarů Vedoucí oddělení účtárny Zaměstnanci účtáren Zaměstnanci stanoveni generálním ředitelem, náměstkem pro ekonomiku nebo ředitelem ekonomického útvaru Ostatní zaměstnanci Vedoucí účtující jednotky Vedoucí ekonomického útvaru (ekonomický náměstek Zaměstnanci účtáren Zaměstnanci určení vedoucím ÚJ nebo vedoucím ekonomického útvaru Ostatní zaměstnanci ekonomických útvarů Znalost Informativní Úplná Úplná Úplná Informativní Informativní Úplná Úplná Úplná Informativní 7

9 8

10 DISTRIBUCE V ELEKTRONICKÉ PODOBĚ Organizační složka Funkce El. podoba 9

11 10

12 SEZNAM POUŽITÝCH ZNAČEK A ZKRATEK ČD... České dráhy, a.s. č.j.... číslo jednací ČR... Česká republika DPH... daň z přidané hodnoty FEO... finančně ekonomické oddělení GŘ... generální ředitelství modul AM... modul SAP R/3 dlouhodobý majetek modul CO... modul SAP R/3 kontroling modul FI... modul SAP R/3 finanční účetnictví odbor odbor finanční odbor odbor řízení ekonomiky OPT... Odúčtovna přepravních tržeb PC... personal computer (osobní počítač) Poř. č.... pořadové číslo PÚ... pracovní úsek SAP R/3... Systém Application Products (systémové aplikační produkty pro zpracování dat na PC) Sei... soustava ekonomických informací SKP... standardní klasifikace produkce SR... služební rukověť SW... ÚJ... ZoDPH... ZoÚčt... software účtující jednotka zákon č. 588/1992 sb., o dani z přidané hodnoty zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví 11

13 12

14 Kapitola I Úvodní ustanovení 1. Účetnictví Českých drah, akciové společnosti (dále jen ČD) se řídí příslušnými právními normami ČR a souvisejícími vnitřními předpisy ČD. Jejich přehled je uveden v příloze č Soustava předpisu Sei 600 stanoví zásady účetnictví u ČD včetně odpovědností při sběru a přenosu účetních dat a zpracování informací automatizovaného systému účetnictví. Metodické řízení účetnictví zajišťuje v ČD odbor finanční GŘ. Sei 600 tvoří souhrnný předpis, který se dělí na šest samostatných částí, a to: Sei 600/1 - Základní předpis Sei 600/2 - Dlouhodobý majetek Sei 600/3 - Zásoby Sei 600/4 - Účtování mezd Sei 600/5 - Časové rozlišení, kurzové rozdíly, rezervy a opravné položky Sei 600/6 - Účetní závěrka 3. Soustava předpisů Sei je závazná pro zaměstnance všech ekonomických útvarů a vedoucí zaměstnance všech organizačních složek ČD. 4. Zaměstnanci, kteří se podílejí na sběru prvotních dat pro automatizované zpracování účetnictví, jsou plně odpovědni za úplné a správné vyhotovení a podepsání účetních dokladů a za jejich včasné odevzdání ke zpracování zaměstnancům účtáren. Zaměstnanci účtáren jsou plně odpovědni za správné zaúčtování všech účetních případů, a to do období, do kterého z hlediska uskutečnění účetního případu náleží. Vedoucí zaměstnanci nebo jimi pověření zaměstnanci provádějí kontrolu dodržování tohoto předpisu podřízenými zaměstnanci a ze zjištěných závad vyvozující odpovídající závěry. 5. Za udržování tohoto předpisu odpovídá odbor finanční GŘ ČD. Změny a doplňky předpisu schvaluje ředitel odboru 01 GŘ. Změny a doplňky, případně aktualizované znění zveřejňuje 01 GŘ na intranetovém ekonomickém serveru ČD s adresou eko.gr.cdrail.cz. 6. Za udržování programové dokumentace systému SAP R/3 odpovídá Telematika. Na základě požadavků odboru řízení ekonomiky a odboru finančního GŘ zpracovává změny do programu. Postup při zaúčtování účetních případů je uveden v uživatelských příručkách, které jsou součástí programové dokumentace systému SAP R/3. K datu vydání předpisu Sei 600/1 jsou v systému SAP R/3 v provozu tyto moduly: FI AM CO TR RE HM - finanční účetnictví - dlouhodobý majetek - kontroling - finanční řízení - nájemné - evidence zásob Do SAP R/3 vstupují rozhraním data ze samostatných ekonomických úloh (viz. kapitola IV). 13

15 Kapitola II Systém zpracování účetnictví 7. Účetnictví ČD je vedeno v systému SAP R/3. SAP R/3 je integrovaný modulární on-line systém typu klient-server pro zpracování podnikových procesů účetních, personálních atd. 8. Pořizování a sumarizace účetních dat probíhá v SAP R/3 modulu FI, ve 3 základních úrovních, a to: pracovní úsek účetní okruh klient V modulu CO lze účetní data z účtových tříd 5 a 6 sumarizovat a třídit podrobněji pro potřeby manažerského řízení. Číselníky pracovních úseků, středisek, služeben a vazby na vyšší organizační úrovně jsou uvedeny v předpisu SR Systém SAP R/3 pracuje on-line, účtující jednotky na své úrovni sestavují výkazy a další výstupní sestavy potřebné pro řízení. Odbor 02 GŘ zajišťuje účetní výstupy a sestavuje účetní zápisy za celé ČD. Postup prací při měsíční účetní závěrce je stanoven v harmonogramu, který tvoří přílohu č. 2 tohoto předpisu. Postup prací při roční účetní závěrce je stanoven v předpisu Sei 600/ Organizační útvary ČD prohlašuje za účtující jednotky odbor 01 GŘ, který jim stanoví evidenční číslo ÚJ, které zveřejní v příloze č. 01 SR 71 Číselník účtujících jednotek. 11. Účtárny se zřizují podle převládajících účetních případů, jako účtárny: a) všeobecné, kde se účtuje na jednom pracovišti o všech účetních případech, ke kterým je jednotka zmocněna (zpravidla mimo dlouhodobý majetek), b) finanční, které zajišťují účtování v modulu FI v hlavní knize, ve vedlejších knihách odběratelů a dodavatelů, platebním programu, bankovním výpisu, pokladně atd., c) materiálové, kde se účtuje o zásobách, d) mzdové, kde se provádí likvidace a účtování mezd, e) investiční, kde se účtuje v modulu AM o dlouhodobém majetku podle zásad předpisu Sei 600/2 a jeho zařazení podle předpisu SR74, f) speciální, kterými jsou např. účtárny OPT, SŽE apod. 12. Účtárny mohou být zřízeny též mimo sídlo vedení účtující jednotky v přiměřeném počtu k počtu prováděných účetních případů a k jejich složitosti na dokladování těchto účetních případů. Vždy však u každé účtující jednotky musí být pouze jedna hlavní účtárna, která bude odpovídat nadřízenému ekonomickému útvaru a vedoucímu účtující jednotky za věrnost, průkaznost, úplnost, srozumitelnost, včasnost a správnost zaúčtování všech účetních případů. 14

16 13. Vedoucí účtárny je odpovědný za vyrovnání otevřených položek nejpozději koncem každého měsíce. 14. Odbor 02 GŘ provádí kontrolu účtování všech účtáren, kontroluje a vyhodnocuje vnitropodnikové účtování ÚJ a provádí logické kontroly správnosti účtování za ČD. Zjištění nesprávností projednává s ekonomickým útvarem příslušné ÚJ. 15

17 Kapitola III Obecné zásady a definice 15. Pro systém účetnictví ČD platí následující obecné zásady: a) České dráhy, akciová společnost, jsou právnickou osobou zapsanou v obchodním rejstříku. Účetnictví vedou ode dne svého vzniku až do dne svého zániku bez přerušení účetní kontinuity při organizačních změnách ČD. Účtující jednotky jsou vnitřní organizační složky ČD, které mají zřízeny účtárny a mají pravomoci k hospodaření s příslušným druhem majetku, resp. závazků. Jejich přehled je uveden v příloze č. 01 SR 71. b) V určených účtárnách ČD se účtuje o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. c) Účetní jednotky účtují podvojnými zápisy o skutečnostech, které jsou předmětem účetnictví, do období, s nímž tyto skutečnosti časově a věcně souvisí. Není-li možno tuto zásadu dodržet, mohou účtovat i v účetním období, v němž zjistily uvedené skutečnosti.v účetním období účetní jednotky účtují o uvedených skutečnostech v souladu s účetními metodami, přitom o veškerých nákladech a výnosech účtují bez ohledu na okamžik jejich zaplacení nebo přijetí. d) Účetním obdobím je kalendářní rok. Ve všech účtárnách ČD se provádí měsíční účetní závěrky bez uzavírání účetních knih. e) Při vedení účetnictví jsou všechny ÚJ povinny dodržovat zejména směrnou účtovou osnovu, uspořádání a označování položek účetní závěrky a obsahové vymezení položek závěrky a dále účetní metody, zejména způsoby oceňování a jejich použití, postupy tvorby a použití opravných položek, postupy odpisování a postupy tvorby a použití rezerv. f) Účetnictví se vede za účetní jednotku ČD jako celek. g) Od účetního období 2005 sestavují ČD konsolidovanou účetní závěrku. Upravenou metodou plné konsolidace dle zákona o účetnictví (dále v textu ZoÚčt.). h) Účetní jednotky vedou účetnictví jako soustavu účetních záznamů, přitom mohou použít technických prostředků, nosičů informací, programového vybavení a elektronického přenosu ekonomických dat po síti ČD. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Jednotlivé účetní záznamy jsou např. účetní doklady, účetní zápisy, účetní knihy atd. i) Účetní jednotky ČD jsou povinny vést účetnictví v českém jazyce, v peněžních jednotkách české měny a v případech stanovených v 4 odst. 12 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví současně i v cizích měnách. j) Na základě souhlasu náměstka generálního ředitele pro ekonomiku může účtující jednotka zcela výjimečně pověřit vedením účetnictví i jinou právnickou nebo fyzickou osobu, příp. jinou účtující jednotku ČD. Nezbavuje se tím ale odpovědnosti za vedení účetnictví vlastní účtující jednotky. k) Účetní jednotky jsou povinny zaznamenávat účetní případy účetními doklady a evidovat je v účetních knihách. l) Všechny účtující jednotky ČD jsou povinny inventarizovat majetek a závazky podle 29 a 30 ZoÚčt v návaznosti na vnitropodnikový předpis Sei

18 Inventarizace majetku a závazků a vykonat práce související s uzavíráním účetních knih (viz. Sei 600/6 Účetní závěrka) m) Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví tak, aby účetní závěrka sestavená na jeho základě podávala věrný a poctivý obraz předmětu účetnictví a finanční situace účetní jednotky. Účetní jednotky jsou povinny vést účetnictví správné, úplné, průkazné, srozumitelné, přehledné a způsobem zaručujícím trvalost účetních záznamů. Účetnictví je věrné, jestliže obsah položek účetní závěrky odpovídá skutečnému stavu, který je v souladu s účetními metodami, jejichž použití je uloženo na základě ZoÚčt. Účetnictví je správné, jestliže ÚJ vede účetnictví tak, že to neodporuje ZoÚčt a ostatním právním předpisům ani neobchází jejich účel. Účetnictví je úplné, jestliže účetní jednotka zaúčtovala v účetním období v účetních knihách všechny účetní případy. Účetnictví je průkazné, jestliže všechny účetní záznamy tohoto účetnictví jsou průkazné a ÚJ provedla inventarizaci. Účetnictví je srozumitelné, jestliže umožňuje jednotlivě i v souvislostech spolehlivě a jednoznačně určit obsah účetních případů a účetních záznamů. n) Uspořádání a označování položek rozvahy a výkazu zisku a ztráty a jejich obsahové vymezení a způsoby oceňování použité v jednom účetním období nesmí ÚJ změnit v následujícím účetním období. o) Účtující jednotky označí účetní doklady, účetní knihy a ostatní účetní písemnosti svým názvem, pokud nejsou již označeny počítačem a uspořádají je tak, aby bylo zřejmé, že jsou kompletní a kterého účetního období se týkají. p) Opravy v účetních dokladech nesmějí vést k neúplnosti, neprůkaznosti, nesprávnosti, nesrozumitelnosti nebo nepřehlednosti účetnictví. Opravy ve vstupních sestavách z PC nejsou přípustné. Nejprve je nutno provést příslušnou opravu v účtování příslušného účetního případu a pak zpracovat znovu příslušný výstup s již správnými údaji. q) ÚJ jsou povinny oceňovat majetek a závazky způsoby podle ustanovení ZoÚčt. 17

19 Kapitola IV Zpracování účetních dat 16. Pro zpracování dat platí u ČD následující postupy: a) Účetní data se zpracovávají průběžně denně v účtujících jednotkách na PC. b) Jejich zpracování zajišťuje příslušná účtárna účtující jednotky po předchozí kontrole, kterou provádí zaměstnanci dle oběhu účetních dokladů, což potvrdí svým podpisem na účetním dokladu. A. ZÁZNAM DAT DO PC 17. Při pořizování dat do PC postupují účetní podle postupů stanovených uživatelskými příručkami, které jsou součástí programové dokumentace systému SAP R/3. Systém SAP R/3 provádí po pořízení údaje kontrolu správnosti s ohledem na příslušný druh analytického účtu, na který ÚJ účtuje (např. na výkonové číslo, číslo střediska atd.) a kontrolu úplnosti (doklad je vyrovnán). B. VSTUP DAT Z JINÝCH EKONOMICKÝCH ULOH 18. Do systému SAP R/3 vstupují data: ze zásob pořízení a spotřeba zásob je evidována podle číselníku materiálu a SKP v rámci účtující jednotky. Vstup je výstupem z produktu MTZ PC TESCO nebo MTZ VAX (viz. Sei 600/3), z mezd mzdové náklady jsou evidovány podle čísel zaměstnanců příslušné účtující jednotky. Vstup je výstupem z produktu Mzdy a personalistika (viz. Sei 600/4), z dalších ekonomických úloh, které využívají jednotlivé organizační složky, např. IS KPT, IS KMŽP, OTTE atd. 18

20 Kapitola V Účtový rozvrh 19. Účtový rozvrh je zpracován ve smyslu Směrné účtové osnovy, která tvoří přílohu č. 4 k vyhlášce č. 500/2002 Sb. a Českých účetních standardů. Určuje uspořádání a označení účtových tříd, popřípadě účtových skupin nebo i syntetických účtů pro účtování o stavu a pohybu majetku a jiných aktiv, závazků a jiných pasiv, dále o nákladech a výnosech a o výsledku hospodaření. Toto uspořádání musí zajisti sestavení účetní závěrky. Účtový rozvrh je vytvořen s ohledem na příslušná ustanovení zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu, tj. analytické rozčlenění položek nákladů a výnosů na daňově uznané a neuznané. Dále jsou zde uvedeny požadavky na analytické členění výnosů podle zákona 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty a na požadavky na členění podle ostatních daňových zákonů. 20. Účetní rozvrh je vydán jako samostatná služební rukověť ČD SR 80. Obsahuje nejen všechny použité syntetické a analytické účty, ale i účty vnitropodnikové a podrozvahové, byly-li v daném účetním období otevřeny a používány v účtárnách ČD. Pro potřeby příslušných organizačních složek jsou některé účty přístupné pouze stanovenému okruhu účtáren. 19

21 Kapitola VI Účetní doklady 21. Účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat: a) označení účetního dokladu, (jde o účetní záznam, není možné, aby z něj pouze nepřímo vyplýval fakt, že je účetním dokladem), b) obsah účetního případu a jeho účastníky, c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství, d) okamžik vyhotovení účetního dokladu, e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d), f) podpisový záznam osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování. Podpisovým záznamem se rozumí účetní záznam, jehož obsahem je vlastnoruční podpis nebo elektronický podpis podle zákona č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu anebo obdobný průkazný účetní záznam v technické formě. 22. Obsah účetního dokladu může být zachycena na více účetních záznamech. Popis obsahu účetního dokladu a peněžní částka (nebo informace o ceně a množství) se mohou týkat více účetních případů. Podpisový záznam může být využitelný pro více účetních dokladů. 23. Pokud účetní doklad slouží současně jako daňový doklad, musí obsahovat další náležitosti podle 12 a 13 ZoDPH. 24. Účetní jednotky jsou povinny vyhotovit účetní doklad bez zbytečného odkladu po zjištění skutečností, které účetním dokladem zachycují. Účetní doklady v systému SAP R/3 jsou číslovány centrálně dle jednotlivých druhů dokladů. Čísla dokladů jsou přidělována automaticky, každé číslo je jedinečné v rámci účetního okruhu. Číselný interval je definován na jeden rok. Každý rok začíná číslování od začátku číselného intervalu. Nastavení číselných intervalů pro následující rok je součástí roční účetní závěrky. 25. Vnitropodnikové výkony a odběratelské vztahy mezi organizačními složkami ČD se dokládají vzájemkami. Ve speciálních případech je možno použít i jiné účetní doklady bez vzájemek. 20

22 Kapitola VII Přezkušování účetních dokladů 26. Všechny účetní doklady, jimiž jsou dokladovány účetní případy, zpravidla vždy před jejich zaúčtováním musí být přezkoušeny po stránce věcné z hlediska předmětu obsahu dokladu a po stránce formální, a to osobou odpovědnou za účetní případ a osobou odpovědnou za zaúčtování účetního případu. a) Osoba odpovědná za účetní případ provádí přezkušování účetních dokladů z hlediska správnosti účetních zápisů v účetních dokladech a jejich soulad se skutečnostmi (provedení, rozsah, soulad s objednávkou požadavkem apod.). Dále prověřuje správnost výše ceny, správnost daně z přidané hodnoty, správnost početní a správnost množství v měrných jednotkách. Kontrolu provádí zaměstnanci podle jednotlivých vymezených okruhů odpovědnosti. b) Osoba odpovědná za zaúčtování účetního případu provádí přezkušování účetních dokladů z hlediska shodnosti sběrných účetních dokladů s původními účetními doklady, úplnosti náležitostí účetních dokladů dle ZoÚčt a náležitostí daňových dokladů vyplývajících ze ZoDPH. Dále kontroluje oprávnění a správnosti podpisů na účetních dokladech osob, které účetní doklady popř. jiné písemnosti s nimi související ověřili, schválili nebo uznali. Kontrolu provádějí zaměstnanci ekonomického úseku před zaúčtováním účetního dokladu a následně doplní na účetní doklad účtovací předpis. 27. Zaměstnanci organizační složky odpovědni za účetní případ jsou povinni poskytnou účetním informace a dokumenty potřebné pro jejich správné zaúčtování. Na požádání jsou povinni poskytnout tyto vysvětlivky písemně. Osoby odpovědné za zaúčtování jsou povinny si v případě pochybností o možnosti správného zaúčtování vyžádat od odpovědných zaměstnanců patřičné vysvětlivky. Pak odpovídají za správnost zaúčtování účetního dokladu ve smyslu těchto vysvětlivek. 28. Osoba odpovědná za účetní případ prověří účetní doklad a potvrdí jeho správnost svým podpisem. Současně uvede, o jaký druh plnění jde (běžná oprava, rekonstrukce, technické zhodnocení apod. dle charakteru provedených prací a výše fakturované částky) a uvede na jaké výkonové číslo, zakázku, středisko atd. bude částka účtována. Nakonec předá potvrzený účetní doklad do účtárny. 29. Osoba odpovědná za zaúčtování po provedení kontroly doplní na účetní doklad zápis strany Má dáti (MD) a strany Dal (D) účtů, na které bude případ zaúčtován a svým podpisem na účetním dokladu potvrzuje, že účetní doklad byl správně zaúčtován. Účetní doklad zaúčtuje do SAP R/3. Úlohy vstupující do SAP R/3 jsou popsány v uživatelských příručkách a programové dokumentaci úloh. 30. V případě zjištění nesrovnalosti na účetním dokladu nebo pokud účetní doklad nemá všechny náležitosti (např. přijatý daňový doklad nemá zákonem stanovené údaje daňového dokladu, má chybně vypočtenou DPH, neodpovídá uvedené plnění skutečnosti z hlediska množství a ceny) ekonomický útvar ÚJ účetní doklad vrátí zpět vystaviteli dokladu. 21

23 Kapitola VIII Oběh účetních dokladů 31. Vedoucí účtující jednotky je povinen vydat k tomuto předpisu samostatný dokument s názvem Oběh účetních dokladů, podpisové vzory a úschova účetních písemností v účtující jednotce s účinností od (dále jen Oběh účetních dokladů), ve kterém uvede konkrétní jména a funkce zaměstnanců odpovědných za účetní případ a za jeho zaúčtování podle jednotlivých druhů účetních dokladů vyskytujících se v účtující jednotce. 32. Oběh účetních dokladů musí obsahovat tyto údaje: název účetního případu, typ účetního dokladu, kdo účetní doklad vystavuje, kdo odpovídá za četní případ, kdo odpovídá za jeho zaúčtování, stručný popis jednotlivých operací oběhu vystaveného účetního dokladu, kdo tyto operace provádí a lhůty pro jejich provedení. Uvedené lhůty jsou maximální a účtující jednotka musí vytvářet podmínky pro jejich podstatné krácení. 33. Ve vlastním dokumentu Oběh účetních dokladů musí mít účtující jednotka zpracován oběh všech účetních dokladů, které používá. ÚJ musí mít v dokumentu uvedený seznam všech používaných účetních dokladů (daňový doklad faktura, vnitrodivizní vzájemka, mezidivizní vzájemka, příjmový pokladní doklad, výdajový pokladní doklad atd.) v návaznosti na povinnost označení účetního dokladu podle písmena a) článku Vedoucí účtující jednotky odpovídá za průběžnou novelizaci dokumentu Oběhu účetních dokladů a novelizaci Podpisových vzorů. Při novelizaci dokumentu v průběhu účetního období obsahuje tento dokument jak novelizované listy, tak i listy rušeného oběhu dokladů nebo rušené podpisové vzory s uvedením data, ke kterému je ukončena jejich účinnost. K 1. lednu každého roku vydá vedoucí účtující jednotky nový dokument Oběh účetních dokladů podle aktuálního stavu, došlo-li k jeho aktualizaci v průběhu minulého účetního období nebo dojde-li ke změně od 1. ledna, tj. v novém účetním období. Pokud nedošlo k aktualizaci dokumentu Oběh účetních dokladů, může vedoucí účtující jednotky prodloužit platnost dokumentu na další účetní období, avšak nejdéle po dobu tří let. 35. Podpisové vzory odpovědných zaměstnanců tvoří nedílnou součást dokument Oběh účetních dokladů účtují jednotky. Musí zde být uvedeno: příjmení, jméno, titul, funkce odpovědného zaměstnance, podpis (dle podpisového vzoru), datum, od kdy tento zaměstnanec může účetní doklady podepisovat, datum ukončení platnosti tohoto podpisového vzoru. 22

24 Kapitola IX Účetní zápisy a záznamy 36. Účetní záznamy jsou účetní zápisy, jejichž obsah je určen ustanoveními ZoÚčt, která se týkají účetních knih. Účetní jednotky jsou povinny provádět účetní zápisy průběžně v účetním období po vyhotovení účetního dokladu takovým způsobem, který neohrozí splnění požadavků rovněž jiných právní předpisů. K účetnímu zápisu musí být připojen podpisový záznam osoby odpovědné za jeho provedení, není-li shodný s podpisovým záznamem osoby odpovědné za zaúčtování účetního případu. Účetní zápisy nesmějí účetní jednotky provádět mimo účetní knihy. 37. Opravy v pořízených účetních dokladech běžného účetního období není možné provádět přepisem původního chybného zápisu. Doklad je nutno nejprve stornovat a poté zadat nový správný účetní zápis. V systému SAP R/3 je možno opravovat: text na dokladech, přiřazení a referenci, přičemž je možno zobrazit v SAP R/3 původní chybný zápis. 38. Účetním záznamem se rozumí data, která jsou nositeli informací týkajících se předmětu účetnictví nebo jeho vedení. Jsou to např. účetní doklady, odpisový plán, inventurní soupisy, účtové rozvrhy, účetní závěrka (rozvaha, výkaz zisků a ztrát, příloha k účetní závěrce včetně přehledu o peněžních tocích) a výroční zpráva. 23

25 Kapitola X Účetní knihy 39. Vedoucí účtující jednotky musí ve své hlavní účtárně každý měsíc zajisti z jednotného programu účetnictví účetní sestavy s účetními údaji za celou účtující jednotku, které byly předmětem účtování v daném měsíci a které jsou předmětem archivace, a to ve formě, kterou zvolí, tzn. v papírové nebo elektronické podobě: chronologický deník systematický deník měsíční předvahu obratovou předvahu soupis dokladů DPH další sestavy dle požadavků odboru GŘ 40. Za ČD jako celek musí být uloženy v papírové nebo elektronické podobě na odboru řízení ekonomiky GŘ: rozvaha ČD předvaha ČD výkaz zisku a ztráty ČD další účetní sestavy dle potřeby. 41. Sestavy uvedené v článcích 39. a 40. Musí být archivovány měsíčně, i když se dají kdykoliv opět počítačem vyhotovit ve stejném finančním vyjádření. 42. Všechny standardní výstupy jsou zadávány a schvalovány odborem řízení ekonomiky a odborem finančním GŘ, a to ve vztahu ke státní legislativě a k potřebám finanční a rozborové činnosti ČD. 24

26 Kapitola XI Úschova účetních záznamů 43. Účetní jednotky jsou povinny uschovávat účetní záznamy pro účely vedení účetnictví po dobu stanovenou ZoÚčt a jsou povinny dodržovat následují pokyny: a) Před uložením do archivu musí účtující jednotky všechny písemnosti uspořádat a zabezpečit proti ztrátě, zničení nebo poškození. b) V souladu s 31 ZoÚčt, ZoDPH a dalších právních předpisů s výjimkami, uvedenými v 32 ZoÚčt se účetní záznamy uschovávají takto: účetní závěrka a výroční zpráva po dobu 10 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, přehledy po dobu 5 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají, účetní záznamy, kterými jednotky dokládají formu vedení účetnictví (jedná se o písemnou nebo elektronickou formu), po dobu 5 let počínající koncem účetního období, kterého se týkají, použijí-li účetní jednotky účetní záznamy trestního, správního, občanského soudního, daňového, skartačního a jiného řízení, pro účely sociálního zabezpečení, veřejného zdravotního pojištění nebo pro účely ochrany autorských práv, postupují po uplynutí uschovacích dob tak, aby byly zajištěny požadavky vyplývající z jejich použití pro uvedené účely. Doba uschování těchto dokladů je 10 let následují po roce, kterého se týkají, účetní jednotka může jako účetní záznamy použít mzdové listy a účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění, jejichž doba uschování je po dobu 30 let, účetní záznamy o údajích potřebných pro stanovení a odvod pojistného, po dobu 10 let následující po roce, kterého se týkají, daňové doklady se uchovávají po dobu 10 let, od konce kalendářního roku, ve kterém vznikla daňová povinnost, účetní doklady a jiné záznamy, které se týkají záručních lhůt a reklamačních řízení, uschovávají účetní jednotky po dobu, po kterou lhůty nebo řízení trvají, účetní záznamy, které se týkají nezaplacených pohledávek či nesplněných závazků, uschovávají účetní jednotky do konce roku následujícího po roce, v němž došlo k jejich zaplacení nebo splnění, knihy analytické evidence pohledávek a závazků, účetní doklady a jiné účetní písemnosti, které vyplývají z přímého styku s cizinou z doby před 1. lednem 1949, a účetní závěrku vztahující se k převodu majetku na jiné právnické nebo fyzické osoby provedenému podle zvláštních právních předpisů uschovávají účetní jednotky, dokud Ministerstvo financí nedá samo nebo na žádost účetní jednotky souhlas k vyřazení těchto písemností. Za úschovu odpovídá odbor správní GŘ. c) Postup při úschově účetních záznamů v účtující jednotce zpracuje každá účtující jednotka podle svých specifických podmínek jako samostatnou přílohu, nazvanou Úschova účetních záznamů k dokumentu Oběh účetních dokladů, která v konkrétní účtující jednotce tvoří součást tohoto předpisu. V této příloze uvedeného dokumentu již účtující jednotka neuvádí lhůty archivace, které jsou dány touto kapitolou, na kterou se uvede pouze odkaz. 25

27 44. Příloha dokumentu Úschova účetních záznamů musí obsahovat zejména následující konkrétní údaje: objekt a místo archivu, jméno zaměstnance odpovědného za vedení archivu, způsob uspořádání a označení účetních záznamů předávaných do archivu, způsob a termíny předávání účetních záznamů do archivu, způsob vypůjčování účetních záznamů z archivu a jejich vracení do archivu s ohledem na jejich utajený obsah, skartační řád pro účetní archiv, jméno zaměstnance a způsob předání veškeré dokumentace, týkající se účetního systému, ve kterém byl zpracován běžný rok a roční účetní závěrka, včetně uživatelské příručky a všech změn, ke kterým během roku došlo. 45. Účetní doklady pro uplatnění nároků na náhradu škod vzniklých při mimořádných událostech archivují ÚJ odděleně od ostatních dokladů po dobu 10 let (rozdílně od 31 ZoÚčt). Podklady musí obsahovat zejména: výdejky materiálu doklady o práci mechanizačních prostředků datum poslední opravy zařízení před mimořádnou událostí další doklady, kterými je výše škody řádně prokazatelná, aby nedošlo k jejímu zpochybnění ze strany pojišťovny 26

28 Kapitola XII Oceňování v účetnictví 46. Účetní jednotky oceňují majetek a závazky způsobem stanoveným zákonem o účetnictví v 24 a 25. Účetní jednotky oceňují majetek a závazky: a) ke dni, popř. k okamžiku uskutečnění účetního případu, b) k rozvahovému dni, popř. ke konci rozvahového dne reálnou hodnotou, přičemž toto přecenění se týká pouze vybraných druhů aktivit a závazků (viz. 27 zákon o účetnictví); toto přecenění vybraných aktiv na reálnou hodnotu se zaznamenává do účetních knih a rozdíly mezi ocenění k okamžiku uskutečnění účetního případu a k rozvahovému dni se vypořádají podle příslušných ustanovení vyhlášky nebo účetních standardů (účetní metody buď výsledkově nebo rozvahově). 47. Zákon o účetnictví vymezuje tyto ceny a způsoby oceňování: a) pořizovací cena cena, za kterou byl majetek pořízen, a náklady s jeho pořízením související (v souladu s účetními metodami), b) vlastní náklady cena stanovená na úrovni přímých nákladů vynaložených na výrobu nebo jinou činnost a nepřímých nákladů,které se vztahují k výrobě nebo jiné činnosti, c) reprodukční pořizovací cena cena, za kterou by byl majetek pořízen v době, kdy se o něm účtuje. 48. Účetní jednotky při oceňování ke konci rozvahového dne zahrnují jen zisky, které byly dosaženy, a berou v úvahu všechna předvídatelná rizika a možné ztráty, které se týkají majetku a závazků a jsou jimi známy do okamžiku sestavení účetní závěrky, jakož i všechna snížení hodnoty bez ohledu na to, zda je výsledkem hospodaření účetního období zisk nebo ztráta. 27

29 Kapitola XIII Obchodní tajemství 49. Zaměstnanci účtáren musí zachovat obchodní tajemství, zejména nesmí předávat žádné třetí osobě, mimo zaměstnanců ČD oprávněných ke kontrole účtáren, zaměstnanců státní správy (Finanční úřad, Nejvyšší kontrolní úřad apod.), auditora, vedoucího účtující jednotky a jim jmenovitě stanoveným zaměstnancům: a) zpracované výstupní informace na libovolném technickém nosiči informací (sestavy, diskety, elektronické přenosy apod.), b) ústní informace o stavech účtů a výsledku účetních závěrek, c) umožnit kopírování software ekonomických úloh včetně SW zajišťujícího elektronický přenos dat. V tomto případě by došlo k porušení smluv, kterými se ČD zavázaly jejich autorům, že nebudou tyto produkty předávat třetím stranám. 50. Porušení povinnosti zachovat obchodní tajemství a zasahování do souborů ekonomických dat uložených na médiích s cílem jejich záměrného zkreslení ve prospěch ÚJ, fyzické nebo právnické osoby bude považováno za porušení pracovní kázně zvlášť hrubým způsobem. Postup při porušení pracovní kázně zvlášť hrubým způsobem stanoví zákon č. 65/1965 Sb., zákoník práce a Pracovní řád ČD. 51. Vedoucí ekonomického útvaru každé ÚJ je vždy odpovědný za to, že oznámí všechny případy přerušení komunikace (kromě čerpání zákonné dovolené) příslušného zaměstnance s systémem SAP R/3 (např. mateřská dovolená) nebo ukončení pracovního poměru správě SAP standardním způsobem. Na základě této skutečnosti provede správa SAP zrušení uživatelského konta přiděleného těmto zaměstnancům. 52. Není přípustné, aby zaměstnanec předával své přihlašovací jméno a heslo svým nástupcům. Zaměstnanci nesmí sdělovat své přihlašovací jméno a heslo nutné k přístupu do SAP R/3 jiným osobám. 53. Není přípustné, aby zaměstnanec předával své přihlašovací jméno a heslo nutné k přístupu do platebního programu svým nástupcům nebo jiným osobám. 28

30 Kapitola XIV Závěrečná ustanovení 54. Dnem účinnosti tohoto předpisu se ruší: a) Předpis Sei 600/1 s účinností od , č.j /2004 ze dne , b) všechny opravy základního předpisu Sei 600/ Tento předpis nabývá účinnosti dne

31 Příloha č. 1 Související předpisy V seznamu jsou uvedeny vybrané právní normy ČR a vnitřní předpisy ČD, kterými se řídí účetnictví ČD nebo které účetnictví ČD významně ovlivňují. Právní normy ČR: Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví Vyhláška č. 500/2002 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro účetní jednotky, které jsou podnikateli účtujícími v soustavě podvojného účetnictví, České účetní standardy pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 500/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, č.j.: 28/ /03, Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, Zákon č. 77/2002 Sb., o akciové společnosti České dráhy, státní organizaci Správa železniční dopravní cesty a o změně zákona č. 266/1994 Sb., o dráhách, ve znění pozdějších předpisů, a zákona č. 77/1997 Sb., o státním podniku, Zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, Zákon č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě. Vnitřní předpisy ČD: Sei 600/2 6 Předpisy o účetnictví, SR 80 Účtový rozvrh ČD, SR79 Klasifikace výkonů a nákladů ČD, SR71 Číselník účtujících jednotek, SR 77 Číselník dodavatelů a odběratelů ČD, Sei 605 Inventarizace majetku a závazků Ekonomická pravidla ČD, Podpisový řád ČD, Skartační řád ČD. 30

32 Příloha č. 2 Postup prací při měsíční účetní závěrce 1) Měsíční účetní závěrka v systému SAP R/3 se skládá z běžných závěrkových prací a speciálních programů a operací systému SAP R/3. Měsíční účetní závěrky se provádí v těchto etapách: Poř. číslo Činnost - jednotlivé kroky 2) Den Odpovědnost 1. ukončení účtování v modulu AM (hlášení SAP R/3) 8. investiční účtárny 2. zpracování odpisů do 13. odbor vstup dat rozhraním - mzdy, TESCO, VAX a další úlohy 10. finanční účtárny 4. oprava chyb v datech (na základě chybové mapy), které vstupují rozhraním do 15. finanční účtárny 5. kontrola úplnosti dat PÚ do 18. finanční účtárny 6. vytvoření 1. předběžných kontrolních sestav DPH na úrovni PÚ a ČD, a.s., opravy chyb dle těchto sestav 20. ČD-T finanční účtárny 7. ukončení účtování běžného měsíce v modulu FI pro ÚJ 20. finanční účtárny odbor kontrola účtování a úplnosti dat na úrovni účetního okruhu 20. odbor vytvoření 2. předběžných kontrolních sestav DPH na úrovni účetního okruhu kontrola předběžné předvahy a rozvahy (opravu chyb provede odbor 02 na konkrétním PÚ nebo na PÚ sumarizační účtárny odboru 02) 20. skupina provozu SAP 21. odbor zpracování cizích měn a účtů hlavní knihy - vytvoření map 21. skupina provozu SAP 12. zpracování cizích měn a účtů hlavní knihy 21. odbor zpracování provozních a střediskových režií, rozpodílování na druhy činností 22. skupina provozu SAP odbor vytvoření map pro vyrovnání PÚ 22. skupina provozu SAP 15. vyrovnání PÚ (výkazy za ÚJ jsou vyrovnané) 22. skupina provozu SAP 16. vytvoření předvahy a rozvahy, výkazu zisků a ztrát 3), cashflow, chronologického a systematického deníku, konečné sestavy DPH a dalších vybraných sestav za PÚ a ČD, a.s. pro archivaci a zálohování 22. ČD-T finanční účtárny 1) 2) 3) Postup prací v roční účetní závěrce je stanoven v předpisu Sei 600/6 Údaje jsou orientační, dne ukončení operací jsou sdělovány systémovým hlášením SAP R/3. Odbor 02 GŘ sestavuje měsíčně externí rozvahu a výkaz zisků a ztrát, které očišťuje o vliv vnitropodnikového účetnictví tř. 9 31