ORGANIZAČNÍ ŘÁD PŘÍLOHA Č. 8 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD

Transkript

1 ORGANIZAČNÍ ŘÁD PŘÍLOHA Č. 8 SPISOVÝ A SKARTAČNÍ ŘÁD I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ Tento spisový řád se vztahuje na činnost Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362. Spisový a skartační řád vychází ze zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a jeho prováděcí vyhlášky č. 645/2004 Sb. kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, řídí se vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, 38a (o povinné dokumentaci), zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon) ve znění pozdějších předpisů a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Spisový a skartační řád upravuje výkon spisové služby, který představuje zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení. Za dokumenty se pro účely tohoto spisového řádu považuje každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná informace, zaznamenaná ať již v analogové (listinné) či digitální podobě, která byla původcem vytvořena nebo byla původci doručena. Veškeré písemnosti týkající se téže věci tvoří spis. Součástí spisového a skartačního řádu je spisový a skartační plán, který obsahuje seznam typů dokumentů roztříděných do věcných skupin s vyznačenými spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami. Tento spisový řád je závazný pro všechny zaměstnance organizace. II. PŘÍJEM A EVIDENCE DOKUMENTŮ Přijímání dokumentů Podání doručená škole přebírá příslušný zaměstnanec školy (hospodářka školy), který je povinen převzít písemnosti adresované škole nebo jejím pracovníkům, a to i v případě nevyplacené zásilky. Potvrzuje příjem poštovních zásilek dle ustanoveni Poštovního řádu. Pokud někdo převezme dokument osobně, například při služebním jednání nebo dokument vytvoří z telefonického či ústního podání, okamžitě ho předá k zaevidování na technicko ekonomickém úseku. Instituce přijímá elektronické datové zprávy. Dokumenty lze přijmout v případě nutnosti i mimo oddělení technicko ekonomické správy. Účetní materiály, které mají samostatnou evidenci, se přijímají zvlášť a vedou se ve vlastní evidenci. Při osobně předávaných podáních se potvrdí příjem otiskem podacího razítka na opise podání nebo na zvláštní potvrzence vyhotovené podatelem. Zaměstnanec přebírající poštu je povinen překontrolovat počet zásilek a správnost údajů v dodacích dokladech pošty, zda jsou zásilky adresovány škole, zda nejsou obaly a uzávěry zásilek poškozené. Případné závady reklamuje neprodleně u příslušné pošty nebo u poštovního doručovatele. S telefaxy se zachází stejně jako s jinými písemnostmi, jejich doručení však musí být urychlené. Pokud je na doručené obálce na prvním místě před označením školy uvedeno jméno a příjmení zaměstnance, předá se obálka adresátovi neotevřená. Zjistí-li zaměstnanec po otevření obálky, že obsahuje dokument úředního charakteru, zabezpečí neodkladně jeho dodatečné zaevidování. Obdobně postupuje rovněž zaměstnanec, na jehož adresu elektronické pošty byl přímo doručen dokument úředního charakteru v digitální podobě. Rozdělování dokumentů Zásilky soukromé, přímo předávané adresátům, které se neotvírají a neevidují (za soukromou je považována ta zásilka, u které je jméno zaměstnance uvedeno bez označení školy nebo před jejím názvem). Zásilky, které se neprotokolují: časopisy, pozvánky, brožury a letáky.

2 Zásilky dále zpracovávané, které se roztřídí na určené: řediteli školy, zástupci ředitele, učitelům školy do jejich přihrádek ve sborovně, finanční účetní, mzdové účetní, hospodářce školy, výchovné poradkyni. Dokumenty jsou rozdělovány na základě znalostí pracovních náplní a kompetenci jednotlivých vedoucích a ostatních pracovníků školy. Přijaté a roztříděné dokumenty, případně jejich obálky se opatří v den doručení otiskem podacího razítka a po jejich zaevidování se předají k vyřízení, v případě dokumentů přijatých mimo technicko-ekonomické oddělení a dokumentů vzniklých z podání učiněných ústně to platí obdobně. Podací razítko Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 obsahuje název školy, datum doručení, číslo jednací, počet listů, počet listů příloh. Obálka se připojí k písemnosti, jestliže: je v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována do vlastních rukou, dokument není datován nebo se jeho časové označení výrazně liší od datového razítka pošty, dokument není podepsán, i když jméno a adresa pisatele jsou uvedeny, v písemnosti není uveden odesílatel, je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka podána k poštovní přepravě nebo kdy byla doručena má-li podání na poště právní význam, je-li obálka opatřena podacím razítkem, písemnost byla opatřena doručenkou, návratkou, i v jiných případech, kdy zpracovatel posoudí, že je třeba obálku u písemnosti ponechat. Evidence dokumentů Veškeré dokumenty podané škole nebo vzniklé na škole se evidují v podacím deníku. Účetní dokumenty dle zákona č. 563/91 Sb. o účetnictví se evidují zvlášť v Knize přijatých a odeslaných faktur. Evidenci veškerých odborných periodik, časopisů a tiskovin, které Střední průmyslová škola, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 odebírá, vede hospodářka školy pro každé jednotlivé periodikum zvlášť Pro školy a školská zařízení stále platí možnost výběru způsobu vedení spisové služby: buď v listinné (podací deník), nebo elektronické podobě (software). Střední průmyslová škola, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky nemá povinnost vést spisovou službu v elektronické podobě. Využívá ale software k jejímu vedení a po ukončení měsíce převádí zaznamenané informace do listinné podoby. Do spisové služby (on-line, serverová verze) zaznamenávají údaje: hospodářka školy, finanční účetní, mzdová účetní a vedoucí technicko ekonomického úseku (každý zaměstnanec za svou oblast). Do listinné podoby vše převádí metodik ICT. Výsledkem je listinný podací deník pro trvalé uložení. Podací deník je kniha vytvořená ze svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem a adresou školy, rokem, v němž je užíván a počtem listů. Podací deník musí být zabezpečen proti ztrátě, pozměnění a neoprávněnému přístupu. Dokumenty se evidují v podacím deníku v číselném a časovém pořadí, v němž byly určenému původci doručeny nebo vznikly z jeho činnosti. Pokud se při zapisování do podacího deníku používají zkratky, je jejich seznam a vysvětlivky k němu nedílnou součástí podacího deníku. Číselná řada v elektronickém systému spisové služby (nebo v podacím deníku) začíná dnem 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dnem 31. prosince. Zbývající prázdné kolonky se pod posledním zápisem v podacím deníku proškrtnou a označí slovy Ukončeno dne 31. prosince číslem jednacím a jménem a podpisem zaměstnance pověřeného vedením spisové služby O dokumentu se vedou v podacím deníku tyto údaje: pořadové číslo dokumentu, pod nímž je v podacím deníku evidován, datum doručení dokumentu nebo jedná-li se o dokument vzniklý z vlastní činnosti, datum jeho vzniku, identifikace odesilatele (jde o dokument vzniklý z vlastní činnosti, zapíše se jako vlastní), číslo jednací odesilatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh, jejich počet a druh, stručný obsah dokumentu, název organizační jednotky školy nebo jméno zaměstnance, kterému byl dokument přidělen k vyřízení, způsob vyřízení, den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh, spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu, záznam o vyřazení ve skartačním řízení. Číslo jednací: SPSKT/xxxx/yyyy xxxx = příslušný kalendářní rok yyyy = čtyřmístné pořadové číslo

3 Zápisy do podacího deníku, pokud je veden v listinné formě, se provádějí čitelně a trvalým způsobem. Chybný zápis se škrtne tak, aby zůstal čitelný i po opravě. Oprava se opatří datem, jménem, popř. jmény, příjmením a podpisem toho, kdo ji provedl. Spisy Spis je vytvářen spojováním dokumentů nebo pomocí sběrného archu. Spojováním dokumentů: nový dokument se zaeviduje v evidenci dokumentů a přidělí se mu číslo jednací, nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V evidenci dokumentů se u předchozího i nového dokumentu poznamenají vzájemné odkazy. Součástí spisu je vždy soupis vložených dokumentů s jejich čísly jednacími nebo evidenčními čísly ze samostatné evidence dokumentů. Pomocí sběrného archu: V evidenci dokumentů jsou zaznamenány evidenční údaje o spisu a iniciační dokument je zaevidován ve sběrném archu jako první. V iniciačním dokumentu se za číslo jednací doplní pomlčka nebo lomítko a číslo 1 (u dalších dokumentů 2, 3, 4 ), což je pořadové číslo zápisu dokumentu ve sběrném archu. Ve sběrném archu jsou vedeny stejné údaje jako v podacím deníku. Střední průmyslová škola, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 má dvě řady spisů: spisy pro přijímací řízení SP/SPSKT/xxxx/yyyy xxxx = příslušný kalendářní rok yyyy = čtyřmístné pořadové číslo (vzestupní číselná řada samostatně pro přijímací řízení, první číslo 0001) ostatní spisy SO/SPSKT/xxxx/yyyy xxxx = příslušný kalendářní rok yyyy = čtyřmístné pořadové číslo (vzestupní číselná řada samostatně pro ostatní spisy, první číslo 0001) III. ROZDĚLOVÁNÍ A OBĚH DOKUMENTŮ Zaevidované dokumenty se předávají příslušné organizační části nebo osobě k tomu pověřené dle organizačního řádu a učiní se o tom záznam v podacím deníku. Osoba, která převezme dokument zapsaný do evidence, jeho převzetí potvrdí. Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování jeho předáváni a přebírání a zaručena průkaznost předáváni a přebíráni zachycující jmenovitě a časově veškerou manipulaci s dokumentem. IV. VYŘIZOVÁNÍ DOKUMENTŮ Dokumenty vyřizují jednotliví zaměstnanci operativně, nejpozději do stanoveného termínu. Dokumenty vztahující se k téže věci zaměstnanci, kteří je vyřizují, spojí v jeden spis, ke kterému vyhotoví seznam jednacích čísel v něm uložených. Při vyřizování písemností dbají všichni pracovníci na dodržování zásad písemného styku, především na formální úpravu, věcnou a jazykovou správnost. Vyřízení jinou než písemnou formou (např. telefonicky, ústním jednáním) nebo pokud je písemnost pouze na vědomí, poznamená příslušný pracovník na písemnost. Od písemnosti, kterou se věc vyřizuje, pořídí pracovník odpovědný za vyřízeni vždy kopii a doporučené zásilky zapíše do protokolu, provede jejich vybavení všemi náležitostmi a zapíše je do poštovní podací knihy. Poštovní zásilky předá pracovníkovi, který je odevzdá poštovnímu úřadu. Zaměstnanec, který dokument vyřídil, jej označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou, popř. rokem zařazení dokumentu do skartačního řízení podle spisového a skartačního řádu školy. V. PODEPISOVÁNÍ DOKUMENTŮ Škola používá dopisních papírů se záhlavím. V dopisním papíru jsou uvedeny název, adresa školy, číslo jednací dokumentu nebo evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů. V odpovědi na doručený dokument se uvádí také číslo jednací odesílatele, případně evidenční číslo ze samostatné evidence dokumentů, pokud je obsahuje.

4 Dalšími náležitostmi jsou: datum podpisu dokumentu, počet příloh, u dokumentu v digitální podobě počet příloh, pokud to povaha dokumentu umožňuje určit, počet listů příloh nebo svazků příloh, jde-li o dokument v analogové podobě, jméno, příjmení a funkce osoby pověřené podpisem dokumentu. Podpisové právo pro dokumenty školy má ředitel školy, při jeho nepřítomnosti statutární zástupce ředitele školy (nebo jiná pověřená osoba). Podpisové právo na příkazy k úhradě mají následující osoby: ředitel školy, hospodářka školy a finanční účetní školy. Ředitel školy může pověřit kteréhokoli zaměstnance školy k podpisu konkrétního dokumentu. VI. RAZÍTKOVÁNÍ DOKUMENTŮ Veškerá razítka se předávají vždy proti podpisu zaměstnanci, který s nimi disponuje a chrání je před zneužitím. Evidence razítek, vzory razítek a podpisy oprávněných osob je vedena na sekretariátu školy. Razítko se státním znakem, které je používáno ve škole, je kulaté. Uvnitř razítka je vyobrazení státního znaku a po obvodu je název školy. Razítko se státním znakem lze používat jen tehdy, obsahuje-li dokument usnesení, správní rozhodnutí, nebo osvědčuje-li důležitost skutečnosti a oprávnění. V běžném korespondenčním styku se razítko se státním znakem nesmí používat. Razítko kulaté jsou oprávněni používat: ředitel školy, asistentka ředitele školy, hospodářka školy a finanční účetní. Kulaté razítko je uloženo u ředitele školy. Kulaté razítko VZOR: Při běžném korespondenčním styku se používá hranaté razítko bez státního znaku. Razítko hranaté jsou oprávněni používat: ředitel školy (razítko bez pořadového čísla), asistentka ředitele (razítko bez pořadového čísla), zástupci ředitele (razítko bez pořadového čísla), vedoucí technickoekonomického oddělení (razítko s poř. č. 3), hospodářka školy (razítko s poř. č. 2), finanční účetní (razítko s poř. č. 1), vedoucí školní jídelny (razítko s poř. č. 4), vedoucí odborného výcviku automechaniků (razítko s poř. č. 5), vedoucí odborného výcviku kovooborů (razítko s poř. č. 6), vedoucí domova mládeže (razítko s poř. č. 7), pracovnice příručního skladu na domově mládeže (razítko s poř. č. 8). Hranaté razítko VZOR: Při ztrátě razítka je třeba o tom bezodkladně uvědomit: - zřizovatele školy, - policii ČR v dané obci či městě, - zaslat oznámení o ztrátě razítka na adresu redakce Věstníku MŠMT, Karmelitská 7, Praha 1, která zajistí uveřejnění oznámení ztráty razítka. V oznámení se uvede datum, od kdy se razítko postrádá a o jaké razítko s textem se jedná. Škola vede evidenci kvalifikovaných certifikátů vydaných akreditovanými poskytovateli certifikačních služeb, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané uznávané elektronické podpisy a rovněž evidenci kvalifikovaných systémových certifikátů, jichž je držitelem a na nichž jsou založeny jím užívané elektronické značky, a to v rozsahu údajů: - číslo certifikátu, - specifikace, zda se jedná o kvalifikovaný certifikát nebo kvalifikovaný systémový certifikát, - počátek a konec platnosti certifikátu, - heslo pro zneplatnění certifikátu, - datum a důvod zneplatnění certifikátu, - údaje o kvalifikovaném poskytovateli certifikačních služeb, - identifikace oprávněného uživatele zaručeného elektronického podpisu.

5 VII. UKLÁDÁNÍ DOKUMENTŮ Dokumenty jsou po vyřízení ukládány na jednotlivých pracovištích. Ve druhém příp. třetím čtvrtletí roku jsou dokumenty předávány do spisovny, a to u pedagogických písemností za uplynulý školní rok a u účetních za minulý kalendářní rok. Dokumenty jsou předávány do spisovny roztříděné a popsané, spolu se seznamem předávaných dokumentů. Popis obsahuje druh písemnosti, rok vzniku nebo rok vyřízení nebo rok ztráty právní platnosti, dále pak spisový znak, skartační znak a skartační lhůtu. Spisové znaky: OSS Organizace a správa školy PED Organizace vyučování pedagogika UPE Úsek provozně ekonomický Zaměstnanec pověřený vedením spisovny zkontroluje úplnost a správnost seznamu a s předávajícím zaměstnancem sepíše protokol o předání. Písemnosti převezme, zapíše do archivní knihy a uloží do spisovny. Dokumenty jsou ve spisovně uloženy dle spisového plánu školy, po dobu určenou skartační lhůtou. V případě potřeby půjčuje pracovník pověřený vedením spisovny písemnosti proti podpisu a vede evidenci výpůjček. Po uplynutí skartační lhůty se spisy vyřazují při skartačním řízení. Skartační řízení upravuje skartační řád. VIII. VYŘAZOVÁNÍ DOKUMENTŮ SKARTAČNÍ ŘÁD Zásady vyřazování písemností: Tento skartační řád upravuje postup Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 při vyřazování písemných, obrazových, zvukových a jiných záznamů (dále jen dokumentů ) nepotřebných nadále pro činnost školy a při posuzování jejich dokumentární hodnoty. Předpokladem skartačního řízení je předchozí řádná evidence a uložení písemností ve spisovně. Bez skartačního řízení nelze ničit žádné písemnosti. Skartační řízení se provádí jednou za rok ve třetím čtvrtletí kalendářního roku. Předmětem skartačního řízení jsou veškeré dokumenty vzniklé z činnosti školy, a to včetně došlých dokumentů, u nichž uplynula skartační lhůta a které nejsou již potřebné pro další činnost školy. Pro přípravu a provedení skartačního řízení se zřizuje skartační komise, jejíž členy jmenuje ředitel školy. Za řádné provedení skartace odpovídá ředitel školy. Archivní orgán Archivem příslušným pro skartační řízení je Státní okresní archiv Klatovy. Skartační lhůta Skartační lhůta určuje dobu, po kterou je nutné dokument ve škole uchovávat z důvodu správních a provozních. Vyjadřuje se počtem let, počítaných od prvního ledna následujícího roku po dni vyhotovení či vyřízení nebo ztrátě platnosti písemnosti, u spisových celků po dni vyhotovení nebo vyřízení nebo ztrátě platnosti nejmladší písemnosti. Není li skartační lhůta stanovena, vyřazuje se příslušný dokument, jakmile není potřebný pro činnosti školy. V případě potřeby je možno, po dohodě s příslušným archivním orgánem, ponechat dokument na škole déle, než uvádí příslušná skartační lhůta. Skartační znak Skartační znaky (A, V, S) vyjadřují dokumentární hodnotu dokumentu a označují, jak se s dokumenty po uplynutí skartační lhůty ve skartačním řízení naloží. Skartační znak A (archiv) označuje dokumenty trvalé dokumentární hodnoty (archiválie), které se po uplynutí skartační lhůty navrhnou k odeslání do archivu. Skartační znak S (skart-stoupa) označuje dokumenty, které nemají dokumentární (historickou) hodnotu a navrhnou se po uplynutí skartační lhůty ke zničení. Skartační znak V (výběr) označuje dokumenty, jejichž dokumentární hodnotu nelze v okamžiku vzniku určit a znamená, že dokumenty budou po uplynutí skartačních lhůt znovu posouzeny a pak teprve označeny skartačním znakem A nebo S.

6 Průběh skartačního řízení Skartační řízení se zahajuje u dokumentů, které již ztratily provozní hodnotu a jejichž skartační lhůta uplynula. Po uplynutí skartační lhůty dokumenty zkontroluje zaměstnanec pověřený ředitelem vedením spisovny ( dále jen pověřený zaměstnanec ) dle archivní knihy úplnost písemností, u nichž prošla skartační lhůta a zaurguje případné výpůjčky. Za účasti zástupce příslušného oddělení, v němž dokument vznikl nebo byl vyřízen, ověří, zda její provozní hodnota skutečně zanikla. Podle označení písemností skartačními znaky, popř. podle typového rejstříku rozdělí pověřený zaměstnanec dokumenty do skupiny A a do skupiny S. U dokumentů skupiny V posoudí pověřený zaměstnanec se zaměstnancem příslušného oddělení, zda budou zařazeny do skupiny A nebo S. Pověřený zaměstnanec připravuje ke skartaci ucelené celky dokumentů a připravuje za dané období veškeré dokumenty všech agend školy, není-li s příslušným archivem dohodnuto jinak. Skartační návrh Pověřený zaměstnanec vypracuje skartační návrh (viz příloha), kterým škola požádá Archiv o odbornou archivní prohlídku, při které se posoudí dokumentární hodnota dokumentů navrhovaných k vyřazení. Ke skartačnímu návrhu se připojí seznam dokumentů určených k vyřazení. Dokumenty v něm budou rozděleny podle skartačních znaků A a S. Ze seznamu bude patrné, které dokumenty byly původně zařazeny pod skartačním znakem V. Skartační návrh podepisuje ředitel školy, dále jej podepisuje pověřený zaměstnanec a členové skartační komise. Skartační návrh, který obsahuje všechny náležitosti, se zasílá Archivu se žádostí o posouzení a s návrhem termínu archivní prohlídky. Vyřazení písemností Po odborné archivní prohlídce se sepíše skartační protokol, který obsahuje soupis dokumentů určených jako archiválie s jejich zařazením do kategorie v archivní evidenci, soupis dokumentů, které byly vybrány za archiválie, zařazení archiválií do příslušných kategorií, určení uložení archiválií do archivu, soupis dokumentů, které lze skartovat. Dokumenty skupiny S, na které bylo vydáno skartační povolení, musí být zničeny tak, aby se s jejich obsahem nemohly seznámit nepovolané osoby: Dokumenty se odevzdají sběrně úředního papíru nebo firmě, zabývající se likvidací úředního papíru. Tato sběrna nebo firma potvrdí převzetí vyřazovaných dokumentů a ručí za jejich likvidaci a za to, že se s informacemi obsaženými v těchto dokumentech nebudou moci seznámit nepovolané osoby. Pokud bude škola likvidovat vyřazené dokumenty vlastními silami, sepíše se o této likvidaci likvidační protokol (viz příloha). Osoby podepsané pod tímto protokolem pak ručí za to, že informace obsažené v dokumentech nebudou zneužity. Dokumenty skupiny A zůstanou uloženy u školy do té doby, dokud je protokolárně neodevzdá v dohodnutém termínu k trvalému uložení do Archivu. Řádné odevzdání tzn. sepsání, označení, zabalení nebo uložení do krabic a stěhování archiválií zajišťuje škola. IX. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Při reorganizaci nebo likvidaci školy je nutno dbát, aby nedošlo ke ztrátě dokumentů a k jejich ničení. Za řádné vyřazení dokumentů likvidované školy je odpovědný právní nástupce školy nebo likvidátor. X. PŘÍLOHY SPISOVNÉHO A SKARTAČNÍHO ŘÁDU PŘÍLOHY 1. Spisový a skartační plán 2. Vzor pověření k vedení spisovny 3. Vzor protokolu o předání dokumentů do spisovny 4. Vzor skartačního návrhu 5. Vzor přílohy skartačního návrhu 6. Vzor návrhu na předání archiválií do archivu 7. Vzor přílohy návrhu na předání archiválie do archivu 8. Vzor předávacího protokolu 9. Vzor likvidačního protokolu

7 XI. PLATNOST SPISOVNÉHO A SKARTAČNÍHO ŘÁDU Projednáno se zaměstnanci na poradě. Tento spisový a skartační řád nabývá účinnosti od Ing. Jiří Dio v. r. ředitel školy

8 Příloha č. 1 Spisový a skartační plán Spisový znak Typ dokumentu Skartační znak / lhůta OSS PED ORGANIZACE A SPRÁVA ŠKOLY Základní dokumenty o postavení školy Zřizovací listiny, doklady o vzniku A 10 Zřizování, rušení škol a školských zařízení A 10 Rozhodnutí o zařazení do sítě škol včetně všech dokladů a podkladů, změny názvu školy A 10 Jmenování, odvolání, delegování pravomocí apod. A 10 Řády školy Statuty, řády, směrnice, příkazy, změny, reorganizace A 10 Kolektivní smlouvy A 10 Řízení školy, koncepce rozvoje školy, výkazy a zprávy o činnosti školy Normativní opatření příkazy, opatření, oběžníky Nadřízených orgánů (krajský úřad, obec) S 5 Ředitele školy A 10 Ostatní S 5 Organizace školního roku S 3 Plány práce Roční A 10 Měsíční S 5 Kontroly a hodnocení, ČŠI, hospitace, ostatní Inspekční protokoly A 10 Hospitace S 10 Výroční zprávy o činnosti školy (výsledky celkových průzkumů a analýz, přehledy a souhrnná hodnocení práce školy za období roční a delší a souhrnné výkazy o stavu bezpečnosti, hygiena a nemoci žáků, celoroční statistická hlášení, povinné výkazy pro nadřízené orgány, dílčí hlášení významného obsahu, pasparty) A 10 Ostatní dílčí zprávy, výkazy a hlášení za dobu kratší než roční S 5 Administrativa Zápisy z porad, konferencí, aktivů V 5 Korespondence běžná S 5 Spisová služba Podací deník S 5 Evidence úředních razítek S 10 Spisovna Evidence dokumentů uložených ve spisovně (např. archivní kniha) A 10 Předávací protokoly dokumentů předávaných do spisovny S 10 Protokoly o výpůjčkách dokumentů ze spisovny S 5 Skartační návrhy (protokoly) A 5 Předávací protokoly seznamy archiválií A 10 Publikace (ne vlastní) S 5 ORGANIZACE VYUČOVÁNÍ - PEDAGOGIKA Organizace studia Studijní obory, koncepce zaměření školy včetně dokladů o změnách A 10 Školní vzdělávací program A 30 Rozvrh hodin S 1 Dozory, suplování, uvolňování učitelů S 3 Zápisy z konferencí S 10 Záznamy z pedagogických rad (klasifikační konference) S 10 Školská rada Ustavení, složení A 10 Zápisy z jednání, zprávy o činnosti V 5 Plány práce, ostatní dokumenty S 5 Tématické plány S 5 Třídní knihy, deníky evidence odborného výcviku S 10 Třídní výkazy (katalog, katalogový list) Třídní výkazy A 45 Výpisy z třídních výkazů S 3 Záznam o práci v nepovinném předmětu, zájmovém útvaru S 10 Průzkumy znalostí žáků hodnocení, rozbory, výkazy A 10

9 UPE Písemné práce žáků S 5 Maturitní zkouška Protokol o průběhu mat. zkoušky ve zkušebním místě, Protokol o výsledcích společné části mat. zkoušky žáka, Protokol o výsledcích ústních zkoušek společné části mat. zkoušky žáka, Protokol o průběhu profilové části a ústních zkoušek společné části mat. zkoušky, Protokol o výsledcích profilové části mat. zkoušky žáka A 45 Protokol o průběhu mat. zkoušky v učebně Záznam o předání a záznam o uložení zkušební dokumentace S 5 Písemná maturitní zkouška S 5 Praktická maturitní zkouška S 5 Přihláška k maturitní zkoušce S 5 Další dokumentace k maturitní zkoušce S 5 Závěrečná zkouška Písemná závěrečná zkouška S 5 Protokol o závěrečné zkoušce A 45 Kontrolní list o závěrečné zkoušce A 45 Komisionální zkoušky S 5 Rozdílové zkoušky S 5 Vysvědčení Ročníková S 3 Duplikáty, nevyzvednutá S 3 Akce pořádané školou pro žáky a studenty (soutěže, exkurze, výlety, výcvik. kurzy) V 5 Dokumentace soudobá (filmy, fotografie, zvukové záznamy, almanachy apod.) A 10 Kroniky A 10 Žáci Přijímací řízení (spisy) S 10 Spisy správního řízení S 10 Osobní spisy žáků (pokud je vedena) S 20 Přihlašování, odhlašování žáků ke zdrav. pojišťovnám, korespondence se zdr. poj. S 5 Seznamy žáků a tříd S 10 Psychologicko pedagogické testy S 10 Individuální plány pro žáky se specifickými vadami učení S 10 Uvolňování z vyučování tělesné výchovy S 5 Výchovná opatření (kladná, záporná) Činy žáků závažné (drogy, alkohol, krádeže) A 10 Ostatní výchovná opatření nezávažná S 5 Stížnosti (žáků, studentů, rodičů, učitelů) V 5 Omluvné listy S 1 ÚSEK PROVONĚ-EKONOMICKÝ Personální Osobní spisy zaměstnanců (funkční zařazení, různé žádosti, rozhodnutí o přiznání důchodu, rozvázání pracovního poměru aj.) V 45 Platový výměr, dekret S 20 Korespondence ve věci zaměstnání (žádosti o přijetí, apod.) S 5 Evidence odpracované doby S 5 Dohody o provedení práce a pracovní činnosti, vedlejší pracovní činnosti S 10 Mzdy Směrnice, tabulky k výplatě mezd A 5 Mzdové listy S 45 Zúčtovací a výplatní listiny S 5 Výplatní lístky S 5 Evidence náhrady za ušlou mzdu S 5 Odměny S 5 Přihlašování a odhlašování zaměstnanců ke zdravotním pojišťovnám S 5 Dávky nemocenského a zdravotního pojištění S 10 Vyúčtování daně z příjmu fyzických osob ze závislé činnosti S 10 Statistické výkazy Statistická hlášení roční a delší A 10 Výkaz o práci (půlroční), Výkaz o prac. neschopnosti (půlroční), Hlášení o vývoji zaměstnanosti S 5 Bezpečnost a ochrana zdraví při práci Předpisy, bezpečnostní a hygienické pokyny, poučení dětí S 3 Školení o bezpečnosti práce S 5 Zápisy o prověrkách bezpečnosti práce S 5 Evidence pracovních úrazů A 10 Úrazy Záznamy o úrazu (žáků, zaměstnanců) těžké a smrtelné A 10 Záznamy o úrazu (žáků, zaměstnanců) ostatní S 10

10 Knihy úrazů A 5 Periodické lékařské prohlídky S 10 Protokoly a záznamy o provedených kontrolách S 5 Protipožární normy (příkazy, sdělení, směrnice, řády) A 5 Hlášení, vyšetřování požárů A 5 Kontrola dodržování protipožárního opatření S 5 Protipožární školení S 5 Revizní zprávy S 10 Hospodářské záležitosti Hmotný a nehmotný majetek Technická dokumentace k budovám (projekty, kolaudace, výpisy z majetkové evidence) A Opravy Velké opravy A 10 Drobné opravy S 10 Protipožární dokumentace objektů (po ztrátě platnosti) A 10 Dokumentace, revize, kódy, evidence klíčů od budov S 5 Evidence majetku svěřeného zaměstnancům S 5 Smlouvy Majetkoprávní, darovací V 10 Nájemní S 10 Ostatní V 5 Inventarizace Řádná inventarizace S 10 Mimořádná ke dni vzniku, reorganizaci, zrušení A 10 Inventární karty budov, pozemků a významných investic A 10 Protokol o vyřazení majetku S 10 Inventární knihy S 10 Ekonomická agenda a účetnictví Směrnice o účetnictví A 5 Rozpočty (roční, úpravy rozpočtu) Roční a delší A 10 Dílčí, Čerpání rozpočtu, Korespondence k rozpočtu S 5 Rozbory hospodaření a výsledovky Rozbory hospodaření a výsledovky - roční A 10 Rozbory hospodaření a výsledovky - čtvrtletní S 10 Projekty (žádost o dotaci, roční vypořádání projektu) A 10 Statistické roční výkazy A 10 Daňová přiznání S 5 Účetní závěrky a rozvahy Účetní závěrky a rozvahy roční A 10 Účetní závěrky a rozvahy čtvrtletní S 5 Výkazy hospodaření vedlejší hospodářské činnosti S 5 Kontroly, revizní zprávy nadřízených orgánů A 10 Projekty (zúčtování dotací, roční vypořádání projektu) A 10 Účetní doklady s DPH / bez DPH S 10 / 5 Pokladní doklady s DPH / bez DPH S 10 / 5 Kniha faktur S 10 Došlé a vydané faktury s DPH / bez DPH S 10 / 5 Výpisy z bank S 5 Podpisové dispoziční vzory S 10 Objednávky S 5 Evidence cenin S 5 FKSP S 5 Stravování Přihláška ke stravování S 3 Jídelní lístky S 1 Výdejka potravin S 5 Skladní karta zásob S 5 Protokol o zničení, ztrátě, poškození zásob S 5 Inventurní soupis S 10 Přehled inventurních rozdílů S 10 Inspekční záznamy S 5 Měsíční rekapitulace stravného S 5

11 Příloha č. 2 Vzor pověření k vedení spisovny Zaměstnanec: Jméno, příjmení: datum narození: trvale bytem:... Pověření V souladu se spisovým a skartačním řádem školy Vás tímto pověřuji vedením spisovny Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 a vykonáváním s tím souvisejících prací včetně vedení archivní knihy. Klatovy dne Ing. Jiří Dio ředitel školy Pověření převzal Klatovy dne

12 Příloha č. 3 - Vzor protokolu o předání dokumentů do spisovny Předávací protokol dokumentů předávaných do spisovny Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 Předávající zaměstnanec: Zaměstnanec odpovědný za vedení spisovny: Poř. Spisový Druh dokumentů Časový Skartační Množství Pozn. číslo znak rozsah znak a evidenčních lhůta jednotek Předávající zaměstnanec zodpovídá za úplnost předávaných dokumentů a správnost údajů uvedených v předávacím protokolu. datum podpis předávajícího podpis zaměstnance odpovědného za vedení spisovny

13 Příloha č. 4 - Vzor skartačního návrhu Státní okresní archiv Mayerova 128 Klatovy VÁŠ DOPIS ZN./ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE KLATOVY SPSKT/201x/xxxx 201x-xx-xx Návrh na provedení odborné archivní prohlídky Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a na základě vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby navrhujeme vyřadit dokumenty Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 z let. Navrhované písemnosti, rozdělené do skupina A a S, jsou uvedeny v příloze. Termín odborné archivní prohlídky navrhujeme Odpovědný zaměstnanec: Podpis:..... Ing. Jiří Dio ředitel školy

14 Příloha č. 5 - Vzor přílohy skartačního návrhu Příloha skartačního návrhu Dokumenty skupiny Poř. Spisový Druh dokumentů Časový Skartační Množství Pozn. číslo znak rozsah znak a evidenčních lhůta jednotek

15 Příloha č. 6 - Vzor návrhu na předání archiválií do archivu Státní okresní archiv Mayerova 128 Klatovy VÁŠ DOPIS ZN./ZE DNE NAŠE ZNAČKA VYŘIZUJE KLATOVY SPSKT/201x/xxxx 201x-xx-xx Návrh na předání archiválií Ve smyslu zákona č. 499/2004 Sb. o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a na základě vyhlášky č. 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby navrhujeme k předání do Státního okresního archivu v Klatovech archiválie vzniklé z činnosti Střední průmyslové školy, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 z let. Tyto archiválie byly vybrány k trvalému uložení při odborné archivní prohlídce dne... Žádáme tímto o sdělení termínu předání. Odpovědný zaměstnanec: Podpis:..... Ing. Jiří Dio ředitel školy

16 Příloha č. 7 - Vzor přílohy návrhu na předání archiválie do archivu Příloha k návrhu na předání archiválií do archivu Poř. Spisový Druh dokumentů Časový Skartační Množství Pozn. číslo znak rozsah znak a evidenčních lhůta jednotek

17 Příloha č. 8 - Vzor předávacího protokolu Předávací protokol o předání archiválií Předávající: Střední průmyslová škola, Klatovy, nábřeží Kpt. Nálepky 362 sídlo: nábřeží Kpt. Nálepky 362, Klatovy 3 IČO, DIČ: , CZ tel., fax: , fax: sekretariat@spskt.cz (dále jen předávající ) Přebírající: Státní okresní archiv Klatovy sídlem: Mayerova 128 tel., fax: , fax: (dále jen přebírající ) Místo předání: Státní okresní archiv Klatovy, Mayerova 128 Předmět předání: archiválie vzniklé z činnosti školy, v počtu.. ks (balíků, krabic, pořadačů), z let, navržené k trvalé archivní úschově dopisem č.j.. ze dne.. Předávající tímto předává archiválie dle výše uvedené definice a množství přebírajícímu a přebírající tímto archiválie přebírá. Klatovy dne. předávající... přebírající

18 Příloha č. 9 - Vzor likvidačního protokolu Likvidační protokol Dne. byly zlikvidovány dokumenty určené ke zničení skartačním protokolem ze dne. Veškeré dokumenty byly zlikvidovány skartací v provozovně organizace.. viz doklad. Klatovy dne..