Ministerstvo vnitra Odbor interního auditu a kontroly

Transkript

1 Ministerstvo vnitra Odbor interního auditu a kontroly Zobecnění nedostatků z výsledků vybraných interních auditů a obecných kontrol vykonaných v rámci účetní jednotky Ministerstvo vnitra Zpracoval : JUDr. Igor IVANOV, říjen 2012

2 Pochybení v zadávacích řízeních k veřejným zakázkám Bezdůvodné navýšení ceny ve smlouvě o dílo, oproti ceně, které vzešla ze zadávacího řízení Příkazce operace před vznikem závazku k veřejnému výdaji před uzavřením smlouvy s vítězným uchazečem o veřejnou zakázku přikázal uzavřít smlouvu o dílo s vítězným uchazečem na cenu, která byla o ¼ milionu vyšší oproti nabídkové ceně vzešlé ze zadávacího řízení. V daném případě selhala předběžná řídící kontrola před vznikem závazku k veřejnému výdaji. Selhal jak příkazce operace tak správce rozpočtu, který měl povinnost upozornit příkazce operace na skutečnost, že připravuje veřejný výdaj v rozporu s výsledky zadávacího řízení, tj. o 250 tis. Kč vyšší.

3 Pochybení v zadávacích řízeních k veřejným zakázkám -pokračování V této souvislosti lze objektivně vyslovit závěr, že neúspěšní uchazeči o tuto veřejnou zakázku byli postupem příkazce operace zjevně poškozeni. S neúspěšnými účastníky nabídkového řízení bylo totiž ve srovnatelné situaci naloženo právem zakázaným způsobem, tedy diskriminačně a bylo porušeno ust. 6 ZVZ. Podezření ze spáchání trestného činu, podezření na neoprávněné použití peněžních prostředků státního rozpočtu ve smyslu zákona o rozpočtových pravidlech krytých prostředky z rozpočtu Evropské unie. Hrubým způsobem bylo porušeno ust. 13 vyhl. č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon o finanční kontrole, podle něhož má příkazce operace mimo jiné povinnost prověřit dodržení postupu a podmínek stanovených pro zadávání veřejných zakázek.

4 Účelové rozdělení předmětu veřejné zakázky v rozporu se zákonem Zadavatel rozdělil jednu podlimitní veřejnou zakázku účelově na dvě zadání veřejných zakázek malého rozsahu. Jednalo se o a) zajištění služby spočívající v provedení analýzy vzdělávacích potřeb v rámci resortu Ministerstva vnitra včetně organizací zřizovaných MV, b) zajištění služby spočívající v provedení analýzy vzdělávacích potřeb pro ostatní subjekty státní správy,

5 Účelové rozdělení předmětu veřejné zakázky v rozporu se zákonem Jak je vidět, předměty u obou veřejných zakázek jsou shodné. Tímto předmětem je analýza vzdělávacích potřeb. Podle předpokládaných budoucích cen za plnění celkem Kč) měl zadavatel povinnost, zadat tuto veřejnou zakázku jako jednu podlimitní veřejnou zakázku podle 25 písm. a) ZVZ, zjednodušeným podlimitním řízením. Zadavatel tím, že tak neučinil, porušil ust. 13 odst. 3 zákona o veřejných zakázkách, který stanoví, že zadavatel nesmí rozdělit předmět veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity stanovené v zákoně o veřejných zakázkách.

6 Nekontrolované veřejné výdaje na platy zaměstnanců Zaměstnanci jistého organizačního celku Ministerstva vnitra byl několik měsíců poskytován plat ve výši téměř 100 tis. Kč z rozpočtu Evropské unie určeného na spolufinancování jednoho projektu v rámci OPLZZ, přičemž tento zaměstnanec vůbec nebyl členem projektového týmu a na jeho realizaci nijak neparticipoval.

7 Nekontrolované veřejné výdaje na platy zaměstnanců Výše uvedené veřejné výdaje nebyly doloženy průkaznými účetními doklady v rozsahu požadovaném ust. 11 a 33a zákona o účetnictví, ani záznamem o provedení předběžné řídící kontroly v rozsahu požadovaném ust. 13 vyhlášky č. 416/2004 Sb., v působnosti příkazce operace a správce rozpočtu a proto v této souvislosti je lze označit za nekontrolované a zároveň jako neoprávněné použití prostředků z rozpočtu EU a státního rozpočtu.

8 Poskytnutí platby dodavateli ze zdrojů z rozpočtu EU za vadné a nepoužitelné dílo. Dodané dílo svým obsahem nesplňovalo podmínky smluvního zadání, svým rozsahem a kvalitou zpracování nenaplnilo požadovaný účel. Převzetím díla, jeho akceptací a zároveň vystavením příkazu k platbě a zaplacením ve prospěch zhotovitele vznikla České republice - Ministerstvu vnitra škoda na majetku v celkové výši téměř půl milionu Kč, protože dílo je pro daný účel nepoužitelné a trpí vadami, které doposud nebyly odstraněny. V daném případě lze konstatovat, že převzetím vadného a nepoužitelného díla a následně příkazem k platbě a zaplacením faktury ve prospěch zhotovitele tohoto díla došlo k neoprávněnému použití peněžních prostředků státního rozpočtu ve smyslu ust. 44 zákona o rozpočtových pravidlech. Selhání primární - manažerské kontroly, podezření z trestné činnosti

9 Nekontrolované zakládání veřejných výdajů na platy členům projektových týmů U některých auditovaných projektů bylo zjištěno, že členové projektových týmů velmi slušně placeni ze zdrojů rozpočtu EU si neplnili své úkoly vůči zhotoviteli nasmlouvaného díla tolerovali nekvalitu a neúčelnost zpracování. Neřídili projekt, nekontrolovali postupy zhotovitele, nesledovali zda dochází k naplňování smluvních podmínek a nakonec tolerovali, že zhotovitel dodal nepoužitelné dílo. Příkazce operace přesto přikázal hlavní účetní, aby platy členům projektového týmu vyplatila. Došlo tím k selhání řídící kontroly před poskytnutím platby ( 14 vyhl.č.416/2004 Sb.)

10 Riziko absence řádné a důsledné předběžné řídící kontroly před vznikem závazku k veřejnému výdaji Riziko absence předběžné řídící kontroly před vznikem závazku k veřejnému výdaji spočívá v tom, že se schvalovacími postupy v působnosti příkazce operace a správce rozpočtu neověří : nezbytnost jednotlivých veřejných výdajů, zejména nezbytnost délky budoucího závazku, výše finančního plnění, nestanoví se předem kritéria pro hospodárnost, účelnost a efektivnost nejsou předem vyhodnocena rozpočtová, případně i jiná rizika, která se při uskutečňování budoucích operací mohou vyskytnout a zda byly dodrženy postupy a podmínky stanovené pro zadávání veřejných zakázek.

11 Riziko neprůkaznosti účetních dokladů - záznamů Absence všech předepsaných náležitostí účetních dokladů (například schází jméno a podpis osoby odpovědné za účetní případ, schází prvotní doklady, faktury, soupisy vykonaných prací a dodávek, výkazy práce ), to vše způsobuje snížení průkaznosti účetních dokladů a složitost identifikace jednotlivých operací. V takových případech, se může jednat o systémový nedostatek, vycházející z nesprávně nastaveného oběhu účetních dokladů.

12 Indikátory možné existence korupčního jednání u veřejných zakázek Korupci u veřejných zakázek lze většinou jen velmi obtížně prokázat. Nicméně pro odhalování podezření na tyto jevy jde použít mnohé indikátory, které naznačují přítomnost korupčního jednání. nadměrné utajování informací, nadstandardní styky zadavatelů s uchazeči, nedodržování podmínek smluv (např. neuplatňování sankcí, tolerování nekvality), nevyváženost smluvních vztahů v neprospěch veřejného sektoru,

13 Indikátory možné existence korupčního jednání neúměrné hromadění majetku zaměstnanců podílejících se na realizaci veřejných zakázek, které neodpovídá jejich oficiálním příjmům, poskytování plateb bezúročných úvěrů dodavatelům předem, poskytování plateb na smyšlená plnění nebo duplicitní platby na plnění, která jsou již zahrnuty v ceně díla

14 Indikátory možného korupčního jednání poskytování plateb dodavatelům za fiktivní plnění, nebo za plnění které nebylo realizováno v deklarovaném rozsahu, poskytování plateb dodavatelům bez soupisu vykonaných prací a dodávek, dodavatelská firma pracuje na stavbě úředníka, který se podílel na zakázce nebo který je s touto firmou v obchodně závazkovém vztahu za orgán veřejné správy

15 Podvodná jednání ze strany znalců Při kontrolách opakovaných vyúčtování znalečného přibranými znalci jsme zjistili kontrolními výpočty, že někteří znalci si nechali zaplatit v jednom roce za práci, která v přepočtu vykázaných hodin byla vyšší, než celkový počet hodin jednoho roku.účetní systém nebyl nastaven tak, aby dokázal podle kmenových záznamů k jednotlivým znalcům upozornit na nereálnost vykazovaného počtu hodin jednotlivým znalci.příkazce operace přikazoval proplatit a hlavní účetní proplácel.

16 Podvodná jednání při nájmech a podnájmech nemovitého majetku Krácení výnosů z majetku státu pronájmem dočasně nepotřebného nemovitého majetku osobám nájemcům za cenu, která je pod úrovní ceny v místě obvyklé. Krácení výnosů z majetku státu způsobem, kdy pronajímatel toleruje nájemci jeho další aktivity související s podnájmem pronajatého majetku třetí osobě za ceny několika násobně vyšší, než nájemce platí státu. Nevalorizování cen nájmů, energií a vody.

17 Slabá místa v systému SAP/R3 pro umožnění páchání podvodů Firma se kterou chce podvodník obchodovat musí být zanesena ve kmenových záznamech v systému Pokud tomu tak není může jí tam zapsat vložit kterýkoliv operátor systému SAP, například využitím informací z obchodního rejstříku

18 Slabá místa v systému SAP/R3 pro umožnění páchání podvodů Firmu lze do kmenových záznamů vložit také například proti rodnému číslu.takto jsou zaznamenáni například chovatelé služebních plemen psů, koní, soudní znalci a podobně. Rodné číslo nahrazuje IČO

19 Dvě cesty jak sytém SAP obelstít pro umožnění páchání podvodů První cesta: Název dodavatele Rodné číslo místo IČO Číslo bankovního účtu Druhá cesta: K existujícímu dodavateli, který prochází kmenovými záznamy se přiřadí číslo bankovního účtu, kam se má posílat peněžní plnění

20 Modul Fi v systému SAP R/3-riziko vysoká pravděpodobnost zneužití k podvodu Modul Fi finanční modul, agregace F43 a F63 mohou používat vyčlenění zaměstnanci hlavně u služeb a tady systém před spuštěním platebního programu nehledá žádnou předchozí objednávku a fakturu přímo zaplatí.(dopravní služby, praní, čištění, úklid ). Všichni odhalení pachatelé podvodů využili právě tuto cestu.

21 Indikátory podvodného jednání nastavený vnitřní kontrolní systém svým nesprávným nastavením umožňuje kumulování neslučitelných funkcí (například: pokladní má přístup do systému účtování, osoba odpovědná za zaúčtování je zároveň hlavní účetní vrchním účetním revidentem, vstupování do systému pod identifikátorem kolegy ),

22 Jak na to? Zjistí-li kontrolor nebo auditor, že obsah účetního dokladu záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinen od tohoto okamžiku považovat tento doklad za neprůkazný. Zároveň musí ihned žádat předepsaným postupem o podání vysvětlení příkazce operace, hlavního účetního, osobu odpovědnou za účetní případ a osobu odp. za jeho zaúčtování.

23 Jak na to? Zjistí-li kontrolor nebo auditor, že obsah účetního dokladu záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinen od tohoto okamžiku považovat tento doklad za neprůkazný. Zároveň musí ihned žádat předepsaným postupem o podání vysvětlení příkazce operace, hlavního účetního, osobu odpovědnou za účetní případ a osobu odp. za jeho zaúčtování.

24 Jak na to? Zjistí-li kontrolor nebo auditor, že obsah účetního dokladu záznamu neodpovídá skutečnosti, je povinen od tohoto okamžiku považovat tento doklad za neprůkazný. Zároveň musí ihned žádat předepsaným postupem o podání vysvětlení příkazce operace, hlavního účetního, osobu odpovědnou za účetní případ a osobu odp. za jeho zaúčtování.

25 Jak na to? Příklady neprůkaznosti účetních dokladů: Schází soupisy vykonaných prací a dodávek. Objemy prací vykázaných nesouhlasí se skutečností (bourací práce,obklady,dlažby,omítky, nátěry, malby). Objemy deklarovaných výkonů neodpovídají skutečnosti (např. km a objemy přepravovaných hmot na skládku).

26 Zobecnění nedostatků zjištěných při kontrole zakládání veřejných výdajů na pohoštění a dary Problematika poskytování pohoštění v rámci v rámci rozpočtové položky 5175, není v podmínkách účetní jednotky Ministerstva vnitra interně normativně upravena a nejsou ke škodě věci ani stanovena kritéria pro hospodárnost, efektivnost a účelnost těchto veřejných výdajů.

27 Doporučení jak za této situace postupovat V ustanovení 25 odst. 1 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmu je stanoveno: výdaje na reprezentaci, jsou zejména výdaje na pohoštění, občerstvení a dary. Za dar se nepovažuje reklamní nebo propagační předmět, který je opatřen obchodní firmou nebo ochrannou známkou poskytovatele tohoto předmětu nebo názvem propagovaného zboží nebo služby, jehož hodnota bez daně z přidané hodnoty nepřesahuje 500 Kč a který není s výjimkou tichého vína předmětem spotřební daně,

28 Kontrola odhalila problém spočívající v poskytování bezplatného stravování příslušníkům bezpečnostního sboru V ustanovení 77 odst. 11 zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, ve znění pozdějších předpisů je mj. stanoveno: Bezpečnostní sbor je povinen vytvářet podmínky pro řádný a pokud možno bezpečný výkon služby. Za tím účelem zajišťuje pro příslušníky zejména d) podmínky pro jejich soustavné vzdělávání a zdokonalování odborné způsobilosti, pro získávání a zdokonalování znalostí, dovedností a návyků potřebných pro výkon služby a pro získávání a udržování fyzické kondice, tady lze stravu financovat z položky 5167 Služby školení a vzdělávání i) bezplatné stravování v potřebném rozsahu, jestliže vykonávají službu za ztížených podmínek při mimořádných bezpečnostních akcích nebo při služebních zásazích,

29 Pozor na zákon o rozpočtových pravidlech V ustanovení 3 písm. e) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech je stanoveno: neoprávněným použitím peněžních prostředků státního rozpočtu, výdej, jehož provedením byla porušena povinnost stanovená právním předpisem, dále se jím rozumí i to, nelze-li prokázat, jak byly tyto peněžní prostředky použity,

30 Každý veřejný výdaj a tedy i výdaj na pohoštění a podání bezplatné stravy se musí průkazně doložit Jak? Paragonem nebo účtenkou z registrační pokladny prodejce, Odůvodněním nákupu občerstvení pro účel reprezentace příslušného bezpečnostního sboru, Při jednáních služebních funkcionářů kdy byla v rámci reprezentace bezpečnostního sboru podána strava doložit seznam pozvaných osob, Pokud byla podána strava a občerstvení v rámci vzdělávacích akcí doložit program této vzdělávací akce a jmenný seznam účastníků

31 Doporučujeme dokládání průkaznosti použití peněžních prostředků nepodceňovat Protože v ustanovení 3 písm. e) zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech je stanoveno že neoprávněným použitím peněžních prostředků státního rozpočtu, je mimo jiné i to nelze-li prokázat, jak byly tyto peněžní prostředky použity,

32 Zjištěná pochybení, kdy byla podána bezplatně strava a občerstvení příslušníkům bezpečnostních sborů v rozporu s právními předpisy Společná večeře, Pracovní oběd, Pozdní pracovní oběd, Pracovní jednání v kavárně V čem je problém? nebyl prokázán soulad s ustanovením 77 odst. 11 zákona č. 361/2003 Sb., o služebním poměru příslušníků bezpečnostních sborů, nebylo průkazně doloženo, zda se jednalo o podání stravy v souvislosti se vzdělávací akcí nebylo průkazně doloženo, zda se jednalo o reprezentaci bezpečnostního sboru viz ustanovení 25 odst. 1 písm. t) zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů: výdaje na reprezentaci, kterými jsou zejména výdaje na pohoštění, občerstvení a dary.

33 Veřejné výdaje vynaložené na pořízení věcných darů formou kázeňské odměny (rozpočtová položka ) Při pořizování věcných darů z rozpočtové položky Peněžité dary příslušníkům Policie ČR a HZS ČR v některých případech přesáhla hodnota závazku bez DPH limit stanovený čl. 8 písm. b) Nařízení ministerstva vnitra č. 9/2011 o zadávání veřejných zakázek, tj Kč. Jednalo se o nákup věcí charakteru informačních a komunikačních technologií notebooky a mobilní telefony. V čem spočívalo pochybení? Zadavatelé u těchto, veřejných zakázek nedoložili, že před zahájením zadávacího řízení vystavili Rodný list veřejné zakázky, že tyto veřejné zakázky schválili jejich nadřízení a že je zaevidovali v Monitorovacím a kontrolním systému.

34 Veřejné výdaje vynaložené na pořízení věcných darů formou kázeňské odměny (rozpočtová položka ) pokračování Zadavatelé - služební funkcionáři nesplnili povinnost uskutečňovat objednávky a nákupy informačních a komunikačních technologií (což jsou všechny uvedené případy) prostřednictvím elektronického tržiště ve smyslu usnesení vlády ČR č. 683/2002 o opatřeních ke koordinovanému vynakládání finančních prostředků na informační a komunikační technologie. Zadavatelé poptávali konkrétní značku výrobku a tím neumožnili ucházet se o zakázku dodavatelům, resp. výrobcům výrobků stejných užitných vlastností. Tímto postupem výše jmenovaní služební funkcionáři omezili konkurenční prostředí mezi potencionálními dodavateli a porušili zásadu zákazu diskriminace ve smyslu ustanovení 6 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a Nařízení Ministerstva vnitra č. 9/2011 ze dne , o zadávání veřejných zakázek.

35 Příčiny a podmínky za kterých dochází k porušování právních předpisů upravujících hospodaření s veřejnými prostředky Nevyhovující kontrolní prostředí, časté reorganizace-dezorganizace, neprůkazné účetní záznamy, podceňování ochrany svěřeného majetku, výběr nezkušených vedoucích zaměstnanců na pozice příkazců operací souvisejících se zakládáním veřejných výdajů. nevyhovující nastavení kontrolních, řídících a účetních systémů,

36 Na závěr co lze doporučit v zájmu prevence Na úseku finančního řízení jasně definovat oddělení funkcí v rovině schvalovací, platební a účetní. Důsledně monitorovat a sledovat průkaznost, úplnost a správnost účetních záznamů v zavedených informačních systémech v procesech přímého uskutečňování finančních a majetkových operací.

37 Na závěr co lze doporučit v zájmu prevence Průběžně výběrovým způsobem kontrolovat pravost účetních dokladů, zejména faktur od dodavatelů služeb, zboží, materiálu, energií a podobně, porovnáním jejich autenticity přímo u deklarovaného dodavatele včetně správnosti čísla jeho bankovního účtu na který byla platba za plnění poukázána. Porovnávat identifikátory dodavatelů na fakturách s údaji uvedených ve smlouvách vzešlých z výběrových řízení.

38 Na závěr co lze doporučit v zájmu prevence Transparentně definovat povinnosti, oprávnění a odpovědnost řídících a výkonných zaměstnanců k jednotlivým činnostem směřujícím k zajištění základních cílů a funkcí orgánu veřejné správy v popisu pracovních činností a v interních aktech řízení, upravujících oběh účetních dokladů a proces řídící kontroly.

39 Na závěr co lze doporučit v zájmu prevence Inventarizaci majetku a závazků ve smyslu právního předpisu považovat za základní nástroj průkaznosti účetní závěrky. Porušování povinností vyplývajících z právního předpisu a interních aktů řízení vydaných k inventarizaci majetku zaměstnanci veřejné správy může být motivováno zakrýváním schodků, snahou zneprůhlednit hospodaření a ztížit případné odhalení podvodného jednání, či rozkrádání.

40 Na závěr co lze doporučit v zájmu prevence V systému zadávání veřejných zakázek využívat všechny právně dostupné metody a formy kontroly vůči členům výběrových komisí jakož i samotným zadavatelům. Mimořádný důraz položit na průběžné zvyšování odborné úrovně členů výběrových komisí a samotných zadavatelů.

41 Na závěr co lze doporučit v zájmu prevence Průběžně kontrolovat výši a účel poskytování záloh dodavatelům, aby nebyli bez kvalifikovaných důvodů bezúročně úvěrování ze zdrojů státního rozpočtu

42 Na závěr co lze doporučit v rámci prevence V zájmu prevence negativních jevů při hospodaření s veřejnými prostředky zobecňovat výsledky finančních kontrol pro všechny součásti správce kapitoly státního rozpočtu včetně orgánů veřejné správy v jeho působnosti.

43 Kontakt na zpracovatele prezentace: Mail: Telefon: Fax: Mobil: Poděkování za pozornost.