AKTUÁLNÍ MZDY 2015 NÁPOVĚDA K APLIKACI

Transkript

1 AKTUÁLNÍ MZDY 2015 NÁPOVĚDA K APLIKACI

2 Obsah 1. STRUČNÁCHARAKTERISTIKA O PROGRAMU AKTUÁLNÍ MZDY INSTALACE APLIKACE MINIMÁLNÍ KONFIGURACE PC NÁVOD K INSTALACI PRVNÍ SPUŠTĚNÍ POPIS APLIKACE AKTUÁLNÍ ÚDAJE Identifikační číslo Pracovní zařazení Pracovní úvazek Tabulka/rozpětí Platové zařazení Platový postup Příplatek za vedení Osobní příplatek Specializační příplatek Příplatek za třídnictví Zvláštní příplatek Dělená směna Příplatek za přímou pedagogickou činnost nad stanovený rozsah Pravidelné přesčasové hodiny týdně (přesčas) Odpracované měsíce Průměrný hodinový výdělek Pravděpodobný průměrný hodinový výdělek pro řádnou dovolenou LIMITY ODMĚNY HROMADNÉ NASTAVENÍ Zadání průměrných hodinových výdělků Zadání pravidelných příplatků MĚSÍČNÍ PŘEHLEDY Pedagogická činnost nad rozsah / práce přesčas Odměny Řádná dovolená Nemoc, ošetřování člena rodiny Pracovní dny Plat celkem Náhrada mzdy Doplatek do minimální nebo zaručené mzdy Plat celkem Uložit aktuální měsíc Tisk Vymazat uložení tohoto měsíce... 12

3 3.6. PLATOVÁ INVENTURA Uložit aktuální měsíc OSTATNÍ OSOBNÍ NÁKLADY (OON) Pracovní zařazení Dohodnutá sazba REKAPITULACE Rekapitulace mzdových prostředků Limit Skutečné čerpání prostředků na platy Předpoklad čerpání prostředků na platy Zbývá do ročního limitu Zbývá do ročního limitu při úspoře za nemocnost Rekapitulace OON Limit OON Skutečné čerpání prostředků OON Předpoklad čerpání prostředků na OON Zbývá do ročního limitu OON RYCHLÁ REKAPITULACE OVLÁDÁNÍ OVLÁDÁNÍ APLIKACE DOPORUČENÝ POSTUP PŘI PRÁCI S APLIKACÍ ZADÁNÍ SOUČÁSTÍ ŠKOLY ZADÁVÁNÍ VSTUPNÍCH ÚDAJŮ ZMĚNY V ZADANÝCH ÚDAJÍCH ZA ZAMĚSTNANCE DISPONIBILNÍ POTŘEBA PROSTŘEDKŮ NA PLATY DOPORUČENÝ POSTUP PŘI UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU PRACOVNÍKEM V PRŮBĚHU KALENDÁŘNÍHO ROKU PROPOČET POTŘEBY PROSTŘEDKŮ NA PLATY V JEDNOTLIVÝCH KALENDÁŘNÍCH MĚSÍCÍCH ODLADĚNÍ NASTAVENÍ VÝŠE NENÁROKOVÝCH SLOŽEK PLATU KE KONCI ROKU ZADÁVÁNÍ VSTUPNÍCH ÚDAJŮ U OON ZMĚNY V ZADANÝCH ÚDAJÍCH ZA ZAMĚSTNANCE DOPORUČENÝ POSTUP PŘI UKONČENÍ DOHODY MIMO PRACOVNÍ POMĚR S PRACOVNÍKEM V PRŮBĚHU KALENDÁŘNÍHO ROKU DALŠÍ POSTUP V REŽIMU OON NEZBÝTNÉ ÚKONY PRO FUNKČNOST APLIKACE... 29

4 1. STRUČNÁCHARAKTERISTIKA 1.1. O PROGRAMU AKTUÁLNÍ MZDY 2015 Softwarový produkt Aktuální mzdy 2015 nabízí uživatelům celou řadu údajů z oblasti odměňování zaměstnanců školy, které jsou nezbytné k tomu, aby vedení školy mohlo přijmout adekvátní opatření, která budou garantovat dodržení stanovených mzdových limitů. Ředitelé a managament škol má tak k dispozici produkt, kterým jim umožní mít neustálý aktuální přehled o vývoji disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku, a to v členění zvlášť pro pedagogické pracovníky a nepedagogické pracovníky a odděleně pro prostředky na platy a pro prostředky na OON (ostatní osobní náklady). Program provede při jakékoliv změně platových podmínek zaměstnanců a změně podmínek v odměňování zaměstnanců pracujících na základě dohod mimo pracovní poměr okamžité vyhodnocení změny předpokládané potřeby prostředků na platy a prostředků na OON do konce kalendářního roku a propočte nové aktuální reservy mzdových prostředků podle změněných podmínek. Uživatel tak má okamžitý přehled, jak se aktuální změny v odměňování zaměstnanců promítají do celkové potřeby výše prostředků na platy a na OON do konce kalendářního roku. Velkou výhodou tohoto softwarového produktu je možnost tzv. testování, tj. nastavování a provádění úprav zadaných výchozích parametrů tarifních, nadtarifních a nenárokových složek platů zaměstnanců (tarify v rámci rozpětí, příplatky za vedení, zákonné nadtarifní příplatky, osobní příplatky a předpokládané odměny) tak, aby rozdíl mezi stanovenými závaznými limity prostředků na platy a na OON škole a propočtenou pravděpodobnou potřebou mzdových prostředků byl nulový. Aplikace umožňuje uživateli zapojit do propočtu disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku i předpokládané úspory mzdových prostředků z důvodu nemocnosti a ošetřování člena rodiny zaměstnanců. Garance je zaručena: Propočtem disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku, v členění zvlášť pro pedagogické pracovníky a nepedagogické pracovníky a odděleně pro prostředky na platy a pro prostředky na OON. Automatickým propočtem doplatku do minimální a zaručené mzdy program bude testovat dosažené platy konkrétních zaměstnanců podle zadaných parametrů a pokud plat včetně odměn a náhrad mezd nedosáhne v jednotlivých měsících hodnoty minimální nebo zaručené mzdy, zahrne v daném měsíci automaticky do vyplacených mezd i doplatek do minimální a zaručené mzdy. Tel: info@helpschola.cz 1

5 Zahrnutím prostředků na platy za pedagogickou činnost vykonávanou nad stanovený rozsah podle zadaných pravidelných přespočetných hodin u pedagogických pracovníků a za pravidelnou práci přesčas u nepedagogických pracovníků. Zahrnutím propočtu náhrad za dovolenou do celkové potřeby mzdových prostředků. Náhrady jsou propočteny podle pravděpodobného výdělku vypočteného na základě aktuálně stanovených složek platu včetně nenárokových složek a přesčasové práce a v případě zadání skutečných průměrných hodinových výdělků pro jednotlivá čtvrtletí, pak podle těchto parametrů. Možností zadáním měsíce, v kterém zaměstnanec dosáhne platový postup od tohoto měsíce bude program počítat se zvýšeným platovým tarifem. Možností nastavení a úprav výchozích parametrů nadtarifních a nenárokových složek (osobní příplatků a odměn) tak, aby rozdíl mezi limitem prostředků na platy a propočtenou pravděpodobnou potřebou mzdových prostředků byl nulový. U zaměstnanců, u kterých se nepředpokládá, že budou pracovat po celý kalendářní rok (sezónní topiči, důchodci na dobu určitou apod.) možnost zadání měsíců, v kterých budou skutečně pracovat, program bude počítat plat pouze za uvedené měsíce. Algoritmem programu, který je postaven na aktuálním porovnávání skutečně vyplacených prostředků na platy a OON a propočtené potřeby těchto prostředků do konce kalendářního roku se stanovenými mzdovými limity. Další výhody programu: propočet potřeby prostředků na platy v jednotlivých kalendářních měsících podle zadaných parametrů a doplňujících údajů v příslušném měsíci, jednoduchost obsluhy, nízká administrativní náročnost, v důsledku předdefinování celé řady parametrů (naplnění vstupních dat programu i u velké školy s 50 zaměstnanci trvá maximálně do 50 min., další změny v průběhu roku probíhají prakticky v reálném čase), podrobný popis doporučeného postupu práce s aplikací doplněný názornými ukázkami, který umožňuje, aby s aplikací mohli pracovat i osoby s pouze základními znalostmi práce na počítači, aktuální tisk platových inventur zaměstnanců podle zadaných kritérií, usnadnění rutinních činností (např. tzv. tabulkový automat automatické vyplnění tarifů po zadání třídy a stupně), automatické zpracování a aktualizace platové inventury zaměstnanců, automatické zálohování dat, aktualizace produktu prostřednictvím Internetu, stálá technická a konzultační podpora Tel: info@helpschola.cz 2

6 2. INSTALACE APLIKACE 2.1. MINIMÁLNÍ KONFIGURACE PC Windows XP nebo vyšší nebo Windows NT 4.0 a vyšší Pentium 266 Mhz 32 MB RAM Rozlišení obrazovky 800 x 600 pixelů a 256 barev Pokud si nejste jistí, doporučujeme vám poradit se s vaším systémovým pracovníkem, zda váš počítač splňuje uvedenou konfiguraci. Nebo kontaktujte naší technickou pomoc ( NÁVOD K INSTALACI Aplikaci stáhněte ze stránek záložka Ke stažení. 1. Zde vyberte produkt Aktuální mzdy 2015 verze 13. x. x. 2. Zadejte váš Po pár sekundách se objeví dialogové okno pro uložení aplikace. 4. V závislosti na verzi a druhu prohlížeče zvolte volbu Uložit soubor a potvrďte. 5. Uložený soubor spusťte a pokračujte dle instrukcí instalačního průvodce. Po skončení instalace můžete průvodce zavřít a spustit aplikaci Aktuální mzdy 2015 z nabídky windows start, nebo z pracovní plochy PRVNÍ SPUŠTĚNÍ Při prvním spuštění vás program vyzve k zadání autorizačního kódu aplikace, který je součástí dodávky této aplikace. Po potvrzení vašeho autorizačního kódu vás program vyzve k zadání hesla, kterým se budete přihlašovat při dalším používání tohoto produktu. Zadané heslo je potřeba zadat pro ověření znovu a kliknout na Uložit heslo. Důležité je toto heslo nezapomenout, protože bez jeho správného zadání vám program neumožní následné pokračovaní. Při prvním spuštění se může u operačních systému Windows XP s nainstalovaným Firewallem objevit dialogové okno Windows, které se vás ptá, zda chcete odblokovat tento program pro přístup k síti. Program využívá přístup k internetu k zjištění aktuálních verzí produktu a k případné aktualizaci. Doporučujeme aplikaci povolit přístup k internetu a odblokovat. Tlačítko unblock (odblokovat). Tel: info@helpschola.cz 3

7 Tímto je první spuštění aplikace zdárně ukončeno a dostáváte se do samotné aplikace. 3. POPIS APLIKACE 3.1. AKTUÁLNÍ ÚDAJE Tato část aplikace Aktuální mzdy 2015 slouží k zadávání aktuálních údajů, týkajících se zaměstnanců organizace, jejich platových složek a k zadání dalších údajů důležitých pro nastavení algoritmu programu. Program umožňuje i provádění aktuálních změn v zadaných údajích a také zrušení údajů za zaměstnance v případě ukončení jeho pracovního poměru Identifikační číslo Aplikace přiřazuje každému pracovníkovi při zadávání vstupních údajů o zaměstnanci identifikační číslo. Jedná se o jedinečné číslo, pod kterým je zaměstnanec v programu evidován. Identifikační číslo je důležité pro správné provádění propočtů v programu Pracovní zařazení Uživatel uvede stručný název funkce zaměstnance, popřípadě druh sjednané práce uvedený v jeho pracovní smlouvě. Pro usnadnění práce při zadávání aktuálních údajů umožňuje program i výběr z předdefinovaných profesí Pracovní úvazek Pracovní úvazek uvádí uživatel v souladu se sjednanou týdenní délkou pracovní doby se zaměstnancem. Program umožňuje uvést pracovní úvazek až na 4 desetinné místa. Příklad: při sjednané pracovní době 31 hodin týdně uvede uživatel pracovní úvazek 0,7750, tj. sjednaná týdenní pracovní doba se zaměstnancem děleno stanovenou týdenní pracovní dobou u zaměstnavatele, která v podmínkách regionálního školství činí ve většině případů 40 hodin (31/40 = 0,7750) Tabulka/rozpětí U pedagogických i nepedagogických pracovníků uživatel postupuje stejně podle toho, zda je plat zaměstnanci určen v rámci rozpětí platových tarifů stanovených pro nejnižší až nejvyšší platový stupeň příslušné platové třídy, do které je zaměstnanec zařazen, v takovém případě zadá v této kolonce A. Nebo je platový tarif zaměstnanci stanoven podle platové tabulky a v takovém případě zadá v této kolonce N. Program podle zadání přiřadí zaměstnanci buď tarif určený uživatelem v rámci rozpětí platových tarifů nebo automaticky doplní tarif odpovídající platové tabulce pro pedagogické pracovníky (v 4

8 případě, že se jedná o pedagoga) nebo tarif odpovídající platové tabulce pro ostatní zaměstnance (v případě, že se jedná o nepedagogického pracovníka) Platové zařazení Třída - uživatel uvede u jednotlivých zaměstnanců platovou třídu, do které je zaměstnanec zařazen v souladu s nařízením vlády upravujícím platové poměry zaměstnanců ve veřejných službách a správě a v souladu s katalogem prací. Stupeň u pedagogických zaměstnanců a u nepedagogických zaměstnanců, kterým je platový tarif stanoven podle platových tabulek, zadá uživatel příslušný stupeň, do kterého je zaměstnanec zařazen v souladu s nařízením vlády upravujícím platové poměry zaměstnanců ve veřejných službách a správě. Pro usnadnění práce při zadávání platových tříd a stupňů umožňuje program i výběr z předdefinovaných položek. Tarif na pracovní úvazek - v případě, že uživatel zadá u pracovníků v kolonce tabulka/rozpětí hodnotu A, umožňuje program uživateli zadat jakoukoliv výši platového tarifu, což umožňuje zadat platové tarify i u zaměstnanců, kterým je platový tarif určen v rámci rozpětí platových tarifů. V případě, že uživatel zadá u pracovníků v kolonce tabulka/rozpětí hodnotu N a zadá příslušnou platovou třídu a stupeň, program automaticky doplní tarif odpovídající platové tabulce pro pedagogické pracovníky (v případě, že se jedná o pedagoga) nebo tarif odpovídající platové tabulce pro ostatní zaměstnance (v případě, že se jedná o nepedagogického pracovníka) přepočtený na zadaný pracovní úvazek Platový postup Do této kolonky uvede uživatel pořadí měsíce v kalendářním roce, ve kterém pedagogický zaměstnanec nebo nepedagogický zaměstnanec, kterému je platový tarif stanoven podle platové tabulky, dosáhne doby započitatelné praxe rozhodné pro postup zaměstnance do vyššího platového stupně. Příklad: Zaměstnanci vznikne nárok na platový postup k 15. srpnu daného kalendářního roku. Uživatel v kolonce platový postup uvede 8 (srpen je osmým měsícem v pořadí roku). Program automaticky počítá u tohoto zaměstnance od 1. srpna s platovým tarifem, který odpovídá vyššímu platovému stupni Příplatek za vedení U zaměstnanců, kterým je v souladu se zákoníkem práce proplácen zaměstnavatelem příplatek za vedení, uvede uživatel v této kolonce konkrétní výši přiznaného příplatku za vedení Osobní příplatek Pokud je zaměstnancům přiznán osobní příplatek podle příslušného ustanovení zákoníku práce, uvede uživatel v této kolonce konkrétní výši přiznaného osobního příplatku zaměstnanci. 5

9 Specializační příplatek V případě, že pedagogickému zaměstnanci, který vedle přímé pedagogické činnosti vykonává také specializované činnosti, k jejichž výkonu jsou nezbytné další kvalifikační předpoklady, je přiznán specializační příplatek, uvede uživatel v této kolonce jeho výši Příplatek za třídnictví Příplatek za práci třídního učitele je jednou ze součásti zvláštního příplatku. Protože ředitelé základních škol požadovali, aby v programu byla výše tohoto příplatku uváděna samostatně, je v listu aktuální údaje vytvořená pro tento druh zvláštního příplatku samostatná kolonka. U učitelů základních škol, kteří vykonávají práci třídního učitele, uvede uživatel v této kolonce konkrétní výši tohoto příplatku, který byl zaměstnanci přiznán Zvláštní příplatek Pokud je zaměstnancům v souladu s nařízením vlády upravujícím platové poměry zaměstnanců ve veřejných službách a správě stanoven i jiný druh zvláštního příplatku než je příplatek za třídnictví, uvede uživatel v této kolonce konkrétní výši tohoto zvláštního příplatku, který byl zaměstnanci přiznán. V podmínkách regionálního školství se jedná zejména o příplatky za práci ve speciálních třídách, popřípadě za práci ve vícesměnných provozech. Příklad: Pokud je učiteli základní školy vykonávajícímu práci třídního učitele ve speciální třídě přiznán zvláštní příplatek ve výši 1 800,- Kč, z čehož příplatek za třídnictví činí 800,- Kč a příplatek za práci ve speciální třídě činí 1 000,- Kč, uvede uživatel v kolonce příplatek za třídnictví údaj 800 a v kolonce zvláštní příplatek Dělená směna Zaměstnanci, který pracuje ve směnách rozdělených na dvě nebo více části a souvislé přerušení mezi směnami nebo souhrn přerušení činí alespoň dvě hodiny, přísluší podle zákoníku práce příplatek za dělenou směnu ve výši 30 % průměrného hodinového výdělku za každou takto rozdělenou směnu, U těchto zaměstnanců uvede uživatel v této kolonce předpokládaný pravidelný počet dělených směn, které zaměstnanec odpracuje v průměru za měsíc. Upozornění: Toto ustanovení se nevztahuje na pedagogické pracovníky. Rozvržení pracovní doby u pedagogických pracovníků se řídí speciálními právními předpisy (nařízením vlády o stanovení rozsahu přímé vyučovací, přímé výchovné, přímé speciálně pedagogické a přímé pedagogicko-psychologické činnosti pedagogických pracovníků a pracovním řádem pro zaměstnance ve školství). 6

10 Příplatek za přímou pedagogickou činnost nad stanovený rozsah Pedagogickému pracovníkovi, který vykonává pedagogickou činnost nad rozsah stanovený ředitelem školy, přísluší za každou hodinu výkonu této činnosti příplatek ve výši dvojnásobku průměrného hodinového výdělku. U pedagogických pracovníků uvede uživatel v této kolonce tzv. přespočetné hodiny, tj. hodiny, které pedagogický pracovník odpracuje pravidelně týdně nad rozsah stanovený ředitelem školy. Příklad: Podle stanoveného rozvrhu hodin zaměstnavatel ví, že učitel základní školy odpracuje pravidelně 2 vyučovací hodiny navíc oproti stanovené 22 hodinové míře vyučovací povinnosti. Uživatel zadá do kolonky PČ nad rozsah hodnotu Pravidelné přesčasové hodiny týdně (přesčas) U nepedagogických pracovníků uvede uživatel v této kolonce odhad hodin, které zaměstnanec průměrně odpracuje pravidelně přesčas za týden. Příklad: Zaměstnavatel podle zkušeností z předchozích období předpokládá, že školník bude v průměru pracovat týdně 3 hodiny přesčas nad stanovenou týdenní pracovní dobu. Uživatel uvede v kolonce přesčas hodnotu 3. Program provede automaticky přepočet týdenní přesčasové práce na práci přesčas za měsíc a zahrne propočtenou výši mzdových prostředků za ocenění těchto přesčasů do celkové potřeby prostředků na platy v jednotlivých kalendářních měsících Odpracované měsíce Program umožňuje u zaměstnanců, u kterých se předpokládá, že nebudou pracovat po celý kalendářní rok, zadat pouze ty měsíce, po které bude zaměstnanec pobírat plat. Příklad: S topičem uzavírá zaměstnavatel pracovní smlouvu vždy jen na dobu určitou po dobu trvání topné sezony a to od ledna do dubna a po té od října do prosince. Uživatel má možnost v programu zadat kalendářní měsíce, po které bude uvedený zaměstnanec v průběhu roku pracovat a pobírat plat Průměrný hodinový výdělek Zadání průměrného hodinového výdělku umožňuje programu provést přesný propočet náhrad za dovolenou a přesčasové práce u jednotlivých zaměstnanců podle zadaných údajů. Potřebné údaje získají uživatelé z výstupu od softwarových aplikací zpracovávajících mzdy pro uživatele (v podmínkách regionálního školství se jedná především o společnost VEMA). Ze zkušeností z využívání aplikace Aktuální mzdy školami víme, že pro potřeby propočtu disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku je dostačující stanovení pravděpodobného průměrného hodinového výdělku, který program propočítává automaticky. 7

11 Pravděpodobný průměrný hodinový výdělek pro řádnou dovolenou Na počátku roku nejsou známy průměrné hodinové výdělky zaměstnanců pro druhé až čtvrté čtvrtletí. Aby aplikace Aktuální mzdy mohla u jednotlivých zaměstnanců provést propočet předpokládané výše náhrad za dovolenou a přesčasové práce ve druhém a dalších čtvrtletích, vygeneruje program u jednotlivých zaměstnanců podle zadaných platových parametrů v oddíle Aktuální údaje pravděpodobný hodinový výdělek, s kterým program pracuje až do okamžiku, než uživatel zadá pro druhé a další čtvrtletí přesnou výši průměrných hodinových výdělku pro jednotlivé zaměstnance LIMITY V pravé části horní lišty má možnost uživatel zadat hodnoty závazných limitů prostředků na platy a na ostatní osobní náklady (OON) stanovené uživateli oprávněným orgánem (u škol zřizovaných obcemi je to krajský úřad nebo magistrát). Program porovnává propočet disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku dle zadaných parametrů u jednotlivých zaměstnanců se zadanými limity ODMĚNY V této části může uživatel nastavit společnou pravděpodobnou výši odměn podle jednotlivých kategorií pracovníků, kterou předpokládá, že bude vyplácet ve 2. čtvrtletí a ve 3. a 4. čtvrtletí roku. Program zahrne tyto částky do předpokládané potřeby prostředků na platy do konce roku a zahrne je i do výpočtu průměrného hodinového výdělku a do výpočtu náhrad za řádnou dovolenou zaměstnanců. Příklad: Zaměstnavatel předpokládá, že v červnu vyplatí symbolické pololetní odměny zaměstnavatelům v průměru 1000 Kč u pedagogických pracovníků 500 Kč u nepedagogických pracovníků. Uživatel uvede tyto částky v sekci Odměny do kolonek podle předdefinovaných kategorií pracovníků HROMADNÉ NASTAVENÍ V této části aplikace má uživatel možnost hromadného nastavení některých platových parametrů: Zadání průměrných hodinových výdělků Umožňuje zadat najednou hromadně podle jednotlivých kategorií zaměstnanců výši průměrných hodinových výdělků pro jednotlivá čtvrtletí. 8

12 Zadání pravidelných příplatků Tuto funkci programu lze využít v případě, že uživatel mění výši pravidelně poskytovaných příplatků najednou u více zaměstnanců, například v souvislosti se zahájením nového školního roku a přehodnocení výše příplatků za vedení, osobních příplatků, příplatků za třídnictví, specializačních a zvláštních příplatků v návaznosti na změněné úkoly jednotlivých zaměstnanců v novém školním roce MĚSÍČNÍ PŘEHLEDY Tato část aplikace Aktuální mzdy 2015 umožňuje uživateli získat přehled o pravděpodobné potřebě výše prostředků na platy pro zaměstnance organizace v jednotlivých kalendářních měsících roku podle zadaných platových parametrů u jednotlivých pracovníků v Aktuálních údajích. Program umožňuje také provést zadání upřesňujících údajů v konkrétních kalendářních měsících uživatelem podle skutečnosti, jako jsou skutečný počet dnu řádné dovolené, počet dnů nemoci zaměstnance, skutečný počet přespočetných hodin, počet hodin práce přesčas apod., které umožní programu provést přesný výpočet potřeby mzdových prostředků pro výplaty zaměstnanců v daném kalendářním měsíci. Uživatel tak získá tyto potřebné informace v reálném čase, nikoliv až opožděně po zapracování výplat zaměstnanců příslušnou softwarovou aplikací zpracovávajících mzdy pro uživatele, kdy již vedení školy nemůže ovlivnit výši jednotlivých složek platů zaměstnanců. Ze zkušeností s využívání aplikace Aktuální mzdy školami v předchozích letech víme, že pro potřeby propočtu disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku není potřeba v jednotlivých měsíčních přehledech zadávat změny podle skutečnosti. Tuto funkci aplikace Aktuální mzdy 2015 doporučujeme využít zejména ke konci kalendářního roku, kdy umožňuje vedení školy optimálně nastavit výši nenárokových složek (zejména odměn) zaměstnanců tak, aby jednak nebyl překročen stanovený závazný limit prostředků na platy stanovený organizaci oprávněným orgánem, ale na druhé straně byl tento limit plně školou vyčerpán a škola tak nemusela vracet tyto nedočerpané prostředky do státního rozpočtu. Lze ji také využít v měsíci, kdy škola potřebuje dopředu znát výši finančních prostředků, které bude potřeba na platy a odměny z dohod mimo pracovní poměr. V měsíčních přehledech lze zadávat následující upřesňující údaje: Pedagogická činnost nad rozsah / práce přesčas Pokud uživatel požaduje provést přesný výpočet potřeby mzdových prostředků pro výplaty zaměstnanců v daném kalendářním měsíci, uvede do této kolonky skutečný počet hodin, které daný pedagogický zaměstnanec odpracoval nad rozsah stanovený mu ředitelem školy nebo u nepedagogického pracovníka skutečný počet hodin přesčasu v příslušném kalendářním měsíci. Program provede propočet potřeby výše mzdových prostředků za práci nad rozsah a za práci za přesčas podle skutečně zadaných hodin v této kolonce. 9

13 Odměny V oddíle Aktuální údaje může uživatel nastavit společnou výši odměn podle jednotlivých kategorií pracovníků, kterou předpokládá, že bude vyplácet ve 2. čtvrtletí a ve 3. a 4. čtvrtletí roku. Algoritmus programu zahrne tyto částky do předpokládané potřeby prostředků na platy v měsíci červnu a prosinci a zahrne je i do výpočtu průměrného hodinového výdělku a do výpočtu náhrad za řádnou dovolenou zaměstnanců. Aplikace umožňuje u jednotlivých zaměstnanců nastavit i individuální předpokládanou výši udělených odměn v jednotlivých kalendářních měsících Pokud uživatel požaduje provést přesný výpočet potřeby mzdových prostředků pro výplaty zaměstnanců v daném kalendářním měsíci, umožňuje algoritmus programu zadat u jednotlivých zaměstnanců v daném kalendářním měsíci skutečnou výši přiznané odměny zaměstnavatelem, což lze zejména využít v měsíci prosinci a nastavit výši odměn u jednotlivých zaměstnanců tak, aby byl plně dočerpán stanovený limit prostředků na platy zaměstnancům Řádná dovolená Algoritmus programu vychází z předpokladu, že pedagogičtí zaměstnanci budou v období hlavních prázdnin čerpat 40 dnů řádné dovolené a nepedagogičtí pracovníci ve stejném období 25 dnů řádné dovolené. Tento počet dnů čerpání řádné dovolené je programem implicitně nastaven u každého zaměstnance v kalendářních měsících červenec a srpen. Aplikace umožňuje u jednotlivých zaměstnanců nastavit i individuální počet dnů čerpání řádné dovolené v jednotlivých kalendářních měsících. V případě, že uživatel potřebuje znát přesnou potřebu mzdových prostředků pro výplatu zaměstnanců v daném kalendářním měsíci, uvede kolonce Řádná dovolená u jednotlivých zaměstnanců skutečný počet dnů čerpané řádné dovolené. Algoritmus programu provede propočet potřeby výše mzdových prostředků na náhrady mzdy za dovolenou podle skutečně zadaných dnů v této kolonce Nemoc, ošetřování člena rodiny Pokud uživatel požaduje provést přesný výpočet potřeby mzdových prostředků pro výplaty zaměstnanců v daném kalendářním měsíci, umožňuje algoritmus programu zadat u jednotlivých zaměstnanců v příslušném kalendářním měsíci skutečný počet dní, které zaměstnanec neodpracoval z důvodu nemoci nebo ošetřování člena rodiny, popřípadě z jiných důvodů. Algoritmus programu provede automaticky krácení předpokládané výše měsíčního platu u jednotlivých zaměstnanců podle skutečného počtu neodpracovaných dnů zaměstnancem pro nemoc nebo ošetřování člena rodiny. Upozornění: Na příslušných potvrzeních od lékaře je uveden počet kalendářních dnů, po které byl zaměstnanec nemocen, popřípadě ošetřoval člena rodiny, tj. včetně sobot, nedělí a svátků. Do kolonky Nemoc, ošetřování člena rodiny je však nutno uvést pouze počet pracovních dnů, po které zaměstnanec nepracoval. 10

14 Pracovní dny Aplikace Aktuální mzdy 2015 nastavuje automaticky u každého zaměstnance počet pracovních dnů včetně svátků připadající na jednotlivé kalendářní měsíce, za které přísluší zaměstnanci plat. V případě, že uživatel potřebuje znát přesnou potřebu mzdových prostředků pro výplatu zaměstnanců v daném kalendářním měsíci a uvede u zaměstnanců dny čerpání řádné dovolené nebo dny nemoci popřípadě dny ošetřování člena rodiny, v kolonce pracovní dny se automaticky vypočte skutečný počet odpracovaných dnů zaměstnancem v daném měsíci. Algoritmus programu vypočte výši platu u těchto zaměstnanců odpovídající skutečně odpracovaným dnům Plat celkem V jednotlivých kalendářních měsících provede aplikace Aktuální mzdy 2015 automaticky výpočet předpokládané výše platů u jednotlivých zaměstnanců podle vyplněných parametrů v oddíle Aktuální údaje a podle zadání upřesňujících údajů v daném kalendářním měsíci Náhrada mzdy Aplikace Aktuální mzdy 2015 provádí automaticky propočet náhrady mzdy za řádnou dovolenou zaměstnanců v návaznosti na parametry stanovené pro jednotlivé zaměstnance v oddíle Aktuální údaje a podle zadání upřesňujících údajů v daném kalendářním měsíci Doplatek do minimální nebo zaručené mzdy V případě, že plat zaměstnance v kalendářním měsíci nedosáhne hodnoty minimální nebo zaručené mzdy provede algoritmus programu automaticky vyčíslení výše doplatku do minimální, popřípadě zaručené mzdy Plat celkem Aplikace Aktuální mzdy 2015 provede výpočet potřeby mzdových prostředků zaměstnanců uživatele v jednotlivých kalendářních měsících. Algoritmus programu provádí automatický součet údajů uvedených v položkách Plat celkem, Náhrady mzdy a Doplatek do minimální a zaručené mzdy Uložit aktuální měsíc Tato položka aplikace umístěna na řídící liště umožní uživateli uložit provedené změny, které učinil zadáním upřesňujících údajů v jednotlivých kalendářních měsících. Propočet potřeby výše mzdových prostředků se po uložení příslušného měsíce již nezmění. Uživateli tak zůstane přehled o výši přepokládané potřeby mzdových prostředků 11

15 propočtený v jednotlivých kalendářních měsících, i když v dalším průběhu roku dojde ke změnám v údajích o zaměstnancích v položce Aktuální údaje aplikace. UPOZORNĚNÍ: Doporučujeme uložit aktuální měsíc vždy až po ukončení zpracování celého měsíce tj. na konci příslušného měsíce, kdy už uživatel nepředpokládá zadávání dalších změn v údajích o zaměstnancích v položce Aktuální údaje a upřesňujících změn v měsíčních přehledech Tisk Tato položka aplikace umístěna na řídící liště umožňuje uživateli vytisknout přehledy o pravděpodobné potřebě výše prostředků na platy pro zaměstnance organizace v jednotlivých kalendářních měsících roku podle stanovených platových parametrů u jednotlivých pracovníků v Aktuálních údajích a podle zadaných upřesňujících údajů v jednotlivých kalendářních měsících Vymazat uložení tohoto měsíce Tato funkce programu umožňuje uživateli přepnout Měsíční přehled za příslušný aktuální kalendářní měsíc z režimu Uložení, kdy už nelze provádět změny, do režimu vkládání, v kterém lze opět zadávat upřesňující údaje u jednotlivých zaměstnanců PLATOVÁ INVENTURA Tato část aplikace Aktuální mzdy 2015 umožňuje uživateli získat přehled o pravidelně poskytovaných složkách platu zaměstnanců v jednotlivých kalendářních měsících v návaznosti na parametry stanovené pro zaměstnance v oddíle Aktuální údaje. Aplikace umožňuje uživatelům i tisk platové inventury zaměstnanců podle různých variant výběru Uložit aktuální měsíc Tato položka aplikace umožní uživateli uložit údaje platové inventury v jednotlivých kalendářních měsících. Platové složky zaměstnanců se po uložení příslušného měsíce již nezmění. Uživateli tak zůstane přehled o výši pravidelně poskytovaných složek platu zaměstnancům v jednotlivých kalendářních měsících, i když v dalším průběhu roku dojde ke změnám v jejich výši. UPOZORNĚNÍ! Doporučujeme uložit aktuální měsíc vždy až po ukončení zpracování celého měsíce tj. na konci příslušného měsíce, kdy už uživatel nepředpokládá zadávání dalších změn v údajích o zaměstnancích v položce Aktuální údaje OSTATNÍ OSOBNÍ NÁKLADY (OON) 12

16 Tato část aplikace Aktuální mzdy 2015 umožňuje uživateli získat přehled o pravděpodobné potřebě výše prostředků na ostatní osobní náklady (dříve ostatní platby za provedenou práci) v jednotlivých kalendářních měsících na odměny pro zaměstnance, kteří mají uzavřený pracovní vztah se školou formou dohod mimo pracovní poměr Pracovní zařazení Uživatel uvede stručný název funkce zaměstnance popřípadě druhu sjednané práce uvedený v dohodě mimo pracovní poměr uzavřené se zaměstnancem. Pro usnadnění práce při zadávání údajů umožňuje program i výběr z předdefinovaných profesí Dohodnutá sazba Aplikace Aktuální mzdy 2015 respektuje možnost, že odměna u dohod mimo pracovní poměr může být se zaměstnancem sjednána formou měsíční nebo hodinové sazby. Algoritmus programu umožňuje uživateli výběr z uvedených sazeb. Měsíční sazba uživatel zadá do kolonky Částka sjednanou výši dohodnuté měsíční odměny a označí kalendářní měsíce, v kterých se předpokládá, že zaměstnanec bude v průběhu roku pracovat. Hodinová sazba uživatel uvede do kolonky Částka sjednanou výši dohodnuté hodinové odměny a označí kalendářní měsíce, v kterých se předpokládá, že zaměstnanec bude v průběhu roku pracovat. Uživatel v tomto případě vyplní v jednotlivých měsících, v kterých se předpokládá, že zaměstnanec bude pracovat, i předpokládaný počet odpracovaných hodin REKAPITULACE Rekapitulace mzdových prostředků Tato část aplikace umožňuje uživateli mít neustálý aktuální přehled o vývoji disponibilní potřeby mzdových prostředků za školu do konce kalendářního roku a aktuálně také informuje uživatele o rozdílu mezi předpokládanou potřebou mzdových prostředků na platy a odměny z dohod mimo pracovní poměr zaměstnanců v daném kalendářním roce a závaznými mzdovými limity prostředků na platy a OON stanovenými uživateli oprávněným orgánem (u škol zřizovaných obcemi je to krajský úřad nebo magistrát). Rekapitulace je členěna na 2 samostatné části: 1. Rekapitulace potřeby prostředků na platy pedagogických a nepedagogických pracovníků. 2. Rekapitulace potřeby OON výše mzdových prostředků na odměny pedagogických pracovníků a ostatních (nepedagogických) pracujících na škole na základě dohod mimo pracovní poměr. 13

17 Dále uvádíme postup uživatele při využití této části aplikace platný pro rekapitulaci prostředků na platy pedagogických pracovníků. Shodně postupuje uživatel také u rekapitulace pro ostatní (nepedagogické) pracovníky Limit Aplikace Aktuální mzdy 2015 do této kolonky automaticky přebírá výši limitu prostředků na platy, kterou uživatel zadal do horní lišty aplikace v části Aktuální údaje samostatně pro pedagogické pracovníky Skutečné čerpání prostředků na platy Do tohoto oddílu zadává uživatel v průběhu roku výši skutečného čerpání prostředků na platy pracovníků za příslušné kalendářní období, kterou uživatel získá z výstupu od softwarových aplikací zpracovávajících mzdy pro uživatele (v podmínkách regionálního školství se jedná především o společnost VEMA) Předpoklad čerpání prostředků na platy V jednotlivých kalendářních měsících provede aplikace Aktuální mzdy 2015 automaticky výpočet předpokládané výše prostředků na platy zaměstnanců podle vyplněných parametrů v oddíle Aktuální údaje, podle zadání upřesňujících údajů v daném kalendářním měsíci v návaznosti na zadání skutečného čerpání těchto prostředků v průběhu roku. Program je nastaven tak, aby ke skutečnému čerpání prostředků na platy pracovníků za příslušné časové období roku připočítal propočtenou předpokládanou výši potřeby mzdových prostředků na platy těchto zaměstnanců za období zbývající do konce kalendářního roku a takto vypočtenou potřebu prostředků na platy pedagogických zaměstnanců pro daný kalendářní rok porovnal se stanoveným závazným limitem prostředků na platy pedagogických pracovníků. Nastavením tohoto mechanismu v programu je zajištěno neustále upřesňování skutečné potřeby prostředků na platy pedagogických pracovníků v průběhu roku Zbývá do ročního limitu V této kolonce se automaticky zobrazuje rozdíl mezi propočtenou předpokládanou výši potřeby mzdových prostředků na platy zaměstnanců pro daný kalendářní rok a závazným limitem prostředků na platy těchto zaměstnanců stanoveným uživateli oprávněným orgánem Zbývá do ročního limitu při úspoře za nemocnost Program zahrne do propočtené předpokládané výše potřeby prostředků na platy pedagogických zaměstnanců pro daný kalendářní rok i očekávanou úsporu prostředků na 14

18 platy těchto zaměstnanců z důvodu nemocnosti zaměstnanců a ošetřování členů rodiny zaměstnanců. Uživatel zadá v aplikaci předpokládané % těchto úspor podle zkušeností z předcházejících let a algoritmus programu automaticky zobrazí rozdíl mezi propočtenou předpokládanou výši potřeby mzdových prostředků na platy pedagogických zaměstnanců včetně zahrnutí předpokládaných úspor za nemocnost a ošetřování člena rodiny pro daný kalendářní rok a závazným limitem prostředků na platy stanoveném uživateli oprávněným orgánem Rekapitulace OON Rekapitulace čerpání prostředků OON umožňuje uživateli mít neustálý aktuální přehled o vývoji disponibilní potřeby mzdových prostředků na dohody mimo pracovní poměr do konce kalendářního roku a aktuálně také informuje uživatele o rozdílu mezi předpokládanou potřebou OON v daném kalendářním roce a závazným limitem prostředků OON stanoveném uživateli oprávněným orgánem. Dále uvádíme postup uživatele při využití této části aplikace platný pro rekapitulaci prostředků na OON u pedagogických pracovníků. Shodně postupuje uživatel také u rekapitulace OON pro ostatní (nepedagogické) pracovníky Limit OON Aplikace Aktuální mzdy 2015 do této kolonky automaticky přebírá výši limitu prostředků na OON, kterou uživatel zadal do horní lišty aplikace v části Aktuální údaje Skutečné čerpání prostředků OON Do tohoto oddílu zadává uživatel v průběhu roku výši skutečného čerpání prostředků OON za pracovníky za příslušné kalendářní období roku, kterou uživatel získá z výstupu od softwarových aplikací zpracovávajících mzdy pro uživatele (v podmínkách regionálního školství se jedná především o společnost VEMA) Předpoklad čerpání prostředků na OON V jednotlivých kalendářních měsících provede aplikace Aktuální mzdy 2015 automaticky výpočet předpokládané výše prostředků na OON u pracovníků podle zadaných parametrů v oddíle Ostatní osobní náklady u jednotlivých zaměstnanců. Algoritmus programu je nastaven tak, aby ke skutečnému čerpání prostředků na OON za pedagogické pracovníky za příslušné časové období připočítal propočtenou předpokládanou výši potřeby mzdových prostředků na OON pro tyto pracovníky za období zbývající do konce kalendářního roku a takto vypočtenou potřebu prostředků na OON pro daný kalendářní rok porovnal se stanoveným závazným limitem prostředků na OON pro pedagogické pracovníky. 15

19 Nastavením tohoto mechanismu v algoritmu programu je zajištěno neustále upřesňování skutečné potřeby prostředků na OON pro pedagogické pracovníky v průběhu roku Zbývá do ročního limitu OON Aplikace Aktuální mzdy 2015 v této kolonce automaticky zobrazuje rozdíl mezi propočtenou předpokládanou výši potřeby mzdových prostředků na OON pro pracovníky pro daný kalendářní rok a závazným limitem prostředků na OON stanoveným uživateli oprávněným orgánem RYCHLÁ REKAPITULACE Aplikace poskytuje možnost vyvolat dialogové okno rychlé rekapitulace, která uživateli umožňuje získat okamžitý přehled, jak se aktuální změny platových podmínek zaměstnanců promítají do celkové potřeby výše mzdových prostředků na platy zaměstnanců do konce kalendářního roku pro pedagogické i ostatní (nepedagogické) pracovníky. K využití této možnosti aplikace je nezbytné, aby uživatel buď kliknul na tlačítko Rychlé rekapitulace na horní liště nebo stisknul F8. 16

20 4. OVLÁDÁNÍ 4.1. OVLÁDÁNÍ APLIKACE Aplikace umožňuje uživateli prostřednictvím využití zkratkových kláves na klávesnici i jiné možností otevření jednotlivých části aplikace, než prostřednictvím kliknutí myší na příslušné tlačítko v panelu pro ovládání jednotlivých části programu. Vybrané zkratkové klávesy: F1 - otevírá nápovědu k aplikaci F2 - otevírá oddíl Aktuální údaje F3 - otevírá oddíl Odměny F4 - otevírá oddíl Měsíční přehled F5 - otevírá oddíl Platová inventura F6 - otevírá oddíl OON (OPPP) F7 - otevírá oddíl Rekapitulace F8 - otvírá Okno rekapitulace F9 - otvírá oddíl Osobní příplatky/prům. hod. výdělky F10 - umožňuje ukončit aplikaci Aktuální mzdy 2015 Ctrl+d umožňuje navštívit domovské stránky společnosti Helpschola. Ctrl+h umožňuje změnu hesla do aplikace Ctrl+i umožňuje importovat data z verze 2012 Ctrl+m umožňuje vymzatv šechna data z databáze Ctrl+o umožňuje obnovu dat ze zálohy Ctrl+p umožňuje nastavení prostředí Ctrl+r umožňuje registraci aplikace na plnou verzi Ctrl+s umožňuje nastavit součásti, které škola sdružuje Ctrl+u umožňuje zkontrolovat, zda na serveru neexistuje novější verze aplikace Ctrl+z umožňuje zálohovat data Ctrl+F1 umožňuje zobrazit dialog o aplikaci 17

21 5. DOPORUČENÝ POSTUP PŘI PRÁCI S APLIKACÍ Pro bezproblémové fungování programu doporučujeme uživatelům dodržet dále uvedený postup při práci s programem. Při zadávání údajů v případě jakýchkoliv nejasností doporučujeme dále použití klávesy F1, která otevírá vstup do nápovědy aplikace Aktuální mzdy 2015 a umožňuje vyhledat v ní příslušné odkazy. Pro názornost uvádíme v dalším textu možnosti využití nápovědy formou podtrhnutí příslušných termínů pro odkazy na nápovědu ZADÁNÍ SOUČÁSTÍ ŠKOLY Před samotným zahájením prací s aplikací je potřeba zadat základní údaje za školu název školy a nastavení součástí. Základní údaje nastavíte kliknutím na položku Nastavení v menu aplikace. Dále zadáte název školy a vyberete součásti školy a kliknete na tlačítko Uložit (viz obr. 1). obr ZADÁVÁNÍ VSTUPNÍCH ÚDAJŮ a) V horní pracovní liště vstupního menu vyplňte v položce Limity skutečně škole oprávněným orgánem (krajem, magistrátem) stanovené limity 18

22 prostředků na platy a na OON samostatně členěné pro pedagogické a nepedagogické pracovníky. b) Z menu aplikace vyberte položku Aktuální údaje. Nebo klikněte na položku menu Otevřít > Aktuální údaje, nebo stiskněte klávesu F2 (viz obr. 2). obr. 2 c) Zadejte vstupní údaje za jednotlivé zaměstnance. V panelu Aktuální údaje klikněte na ikonku pro přidání pracovníka programem připraveného formuláře (viz obr. 3). a zadejte potřebné údaje do obr. 3 U jednotlivých zaměstnanců vyplňte kolonky údaji odpovídající stanoveným složkám platu zaměstnanců uvedených v jejich platových výměrech, včetně zadání pravidelných hodin pedagogické činnosti nad stanovený rozsah u pedagogických pracovníků nebo pravděpodobného rozsahu přesčasové práce a předpokládané měsíční výše odměny za dělenou směnu u nepedagogických pracovníků. Najetím kurzoru na podtrženou položku a současným stisknutím klávesnice ctrl + klepnutím myší přepne program uživatele na nápovědu, kde se uživatel dozví další podrobnosti k vyplnění příslušné položky. Údaje zadávejte v následujícím pořadí: Pracovní zařazení Pracovní úvazek Tabulka/rozpětí U pedagogických i nepedagogických pracovníků uživatel postupuje stejně podle toho, zda je plat zaměstnanci určen v rámci rozpětí platových tarifů stanovených pro nejnižší až nejvyšší platový stupeň příslušné platové třídy, do které je zaměstnanec zařazen, v takovém případě zadá v této kolonce A. Nebo je platový tarif zaměstnanci stanoven podle platové tabulky a v takovém případě zadá v této kolonce N. Program podle zadání přiřadí zaměstnanci buď tarif určený uživatelem v rámci rozpětí platových tarifů nebo automaticky doplní tarif odpovídající platové tabulce pro pedagogické pracovníky (v případě, že se jedná 19

23 o pedagoga) nebo tarif odpovídající platové tabulce pro ostatní zaměstnance (v případě, že se jedná o nepedagogického pracovníka). Platové zařazení Platový postup Zadá se pořadové číslo měsíce, v kterém zaměstnanec dosáhne platového postupu. Příplatek za vedení Osobní příplatek Specializační příplatek Příplatek za třídnictví Příplatek za práci třídního učitele je jednou ze součásti zvláštního příplatku. Protože ředitelé základních škol požadovali, aby v programu byla výše tohoto příplatku uváděna samostatně, je v listu aktuální údaje vytvořená pro tento druh zvláštního příplatku samostatná kolonka. Zvláštní příplatek Pokud je zaměstnancům v souladu s nařízením vlády upravujícím platové poměry zaměstnanců ve veřejných službách a správě přísluší i jiný druh zvláštního příplatku, než je příplatek za třídnictví, uvede uživatel v této kolonce konkrétní výši tohoto zvláštního příplatku, který byl zaměstnanci přiznán. V podmínkách regionálního školství se jedná zejména o příplatky za práci ve speciálních školách a třídách popřípadě za práci ve vícesměnném provoze. Příklad: Pokud je učiteli základní školy vykonávajícímu práci třídního učitele ve speciální třídě přiznán zvláštní příplatek ve výši 1 800,- Kč, z čehož příplatek za třídnictví činí 800,- Kč a příplatek za práci ve speciální třídě činí 1 000,- Kč, uvede uživatel v kolonce příplatek za třídnictví údaj 800 a v kolonce zvláštní příplatek 1000.) Dělená směna Pravidelná pedagogická činnost nad stanovený rozsah (tzv. přespočetné hodiny) u pedagogických pracovníků Pravidelné přesčasové hodiny týdně u nepedagogických pracovníků Odpracované měsíce Uživatel označí pouze měsíce, po které budou zaměstnanci skutečně pracovat (viz obr. 4), v námi uvedeném příkladu bude zaměstnanec pracovat po celý kalendářní rok 20

24 Průměrný hodinový výdělek pro 1. čtvrtletí obr. 4 Zadává se pouze v případě, že uživatel požaduje přesné propočty náhrad v 1. čtvrtletí kalendářního roku. Ze zkušeností uživatelů z aplikací Aktuální mzdy víme, že pro potřeby programu je plně dostačující pravděpodobný průměrný hodinový výdělek, který si program propočítává sám. Více viz nápověda. Upozorňujeme, že je nutno zadávat údaje pouze za pracovníky, jejichž platy jsou hrazeny ze státního rozpočtu, neuvádějí se údaje za pracovníky jejichž platy jsou hrazeny zřizovatelem, z doplňkové (hospodářské) činnosti nebo z jiných zdrojů. Po zadání údajů za zaměstnance získá uživatel následující přehled o vyplněných údajích příklad (viz obr 5): obr 5. 21

25 5.3. ZMĚNY V ZADANÝCH ÚDAJÍCH ZA ZAMĚSTNANCE V případě, že uživatel zjistí chybu v zadaných údajích za jednotlivé zaměstnance, nebo dojde v průběhu roku ke změnám v jednotlivých platových složkách zaměstnanců, provede uživatel změnu těchto údajů stiskem tlačítka v panelu Aktuální údaje. Z nabídky zaměstnanců vybere požadovaného pracovníka a provede změnu zadaných údajů. Příklad provedení změny v údajích za zaměstnance (viz obr. 6): obr DISPONIBILNÍ POTŘEBA PROSTŘEDKŮ NA PLATY Dále uvádíme postup při zjišťování disponibilní potřeby prostředků na platy u pedagogických pracovníků. Identický postup použije uživatel u zjišťování disponibilní potřeby prostředků na platy ostatních (nepedagogických) pracovníků. a) Po zadání všech údajů za aktuální pedagogické zaměstnance, kteří na škole pracují ve stávajícím měsíci v menu Aktuální údaje, přepněte (klikněte) na položku Rekapitulace v menu aplikace. b) Otevřete sekci Platy pedag. c) Vyplňte položku Skutečné čerpání prostředků na platy pedagogických pracovníků za příslušné kalendářní období roku. Tento údaj zjistíte od vašeho zpracovatele mezd. Například vyplňujete-li údaje za pedagogické zaměstnance do aplikace Aktuální mzdy 2015 v měsíci březnu, uvedete údaj za skutečné čerpání za období leden až únor v kolonce Částka za období 1 2. d) Do kolonky Zbývá do ročního limitu při úspoře za nemocnost zadá uživatel předpokládané % úspor prostředků na platy z důvodu nemocnosti zaměstnanců, ošetřování členů rodiny, popřípadě z důvodu čerpání neplaceného pracovního volna. Uživatel vychází ze zkušeností předcházejících let. Možnost je samozřejmě i zadat 0 % úspor. Upozorňujeme, že je nutno uvést čerpání prostředků na platy pedagogických zaměstnanců pouze za pracovníky, jejichž platy jsou 22

26 hrazeny ze státního rozpočtu, nezahrnují se platy hrazené zřizovatelem, z doplňkové (hospodářské) činnosti nebo z jiných zdrojů. e) V kolonce Zbývá do ročního limitu Vám program propočte výši prostředků na platy pedagogických zaměstnanců, které má uživatel vůči stanovenému limitu prostředků na platy k dispozici na rozdělení na nenárokové složky nebo v horším případě výši prostředků, o které hrozí překročení stanoveného limitu prostředků na platy. Uvádíme příklad rekapitulace prostředků na platy pedagogických pracovníků, při zadání skutečného čerpání těchto prostředků za příslušné období kalendářního roku obr 7. obr 7. f) V případě, že program propočte překročení prostředků na platy vůči stanovenému limitu, doporučujeme uživateli zkontrolovat správnost zadaných údajů u jednotlivých pedagogických zaměstnanců v Aktuálních údajích. Pokud jsou údaje zadány správně, bude muset škola zřejmě přijmout opatření v oblasti výše nenárokových složek a výše nadtarifních složek u jednotlivých pedagogických zaměstnanců. Změny těchto složek platu může uživatel provést v režimu Upravit pracovníka v Aktuálních údajích. Program propočte novou potřebu prostředků na platy pro daný kalendářní rok, včetně zadaných změn a jejich dopadu do celkové potřeby prostředků na platy, a porovná ji opět se stanoveným limitem prostředků na platy. Uživatel tento postup může několikrát opakovat až do okamžiku, kdy propočtená potřeba mzdových prostředků na platy zaměstnanců pro daný kalendářní rok odpovídá limitu prostředků na platy pedagogických 23

27 zaměstnanců stanoveném uživateli oprávněným orgánem. Uživatel tímto postupem získá přehled o nezbytných úpravách v platových složkách jednotlivých zaměstnanců, které bude muset provést, aby škola nepřekročila stanovený limit prostředků na platy. g) V případě, že program vykáže úsporu prostředků na platy pedagogických pracovníků, doporučujeme v panelu odměny nastavit předpokládanou výši odměn u jednotlivých kategorií zaměstnanců udělovanou v průběhu roku. Program propočte novou potřebu prostředků na platy pedagogických pracovníků včetně zadaných odměn a jejich dopadu do výše náhrad za dovolenou a porovná ji opět se stanoveným limitem prostředků na platy. Škola tak získá přehled o průměrné výši odměn, které v průběhu roku může vyplatit. Popřípadě může uživatel provést v režimu Upravit pracovníka v Aktuálních údajích změnu výše osobních příplatků u jednotlivých pedagogických pracovníků. Program propočte novou potřebu prostředků na platy pro daný kalendářní rok, včetně zadaných změn osobních příplatků a jejich dopadu do celkové potřeby prostředků na platy, a porovná ji opět se stanoveným limitem prostředků na platy pro pedagogické pracovníky DOPORUČENÝ POSTUP PŘI UKONČENÍ PRACOVNÍHO POMĚRU PRACOVNÍKEM V PRŮBĚHU KALENDÁŘNÍHO ROKU V případě, že škola v průběhu kalendářního roku ukončí pracovní poměr se zaměstnancem, o kterém předpokládala, že bude pracovat po celý kalendářní rok, doporučujeme využít režim Upravit pracovníka a odznačit u něho měsíce v kterých již nebude pracovat. V Aktuálních údajích v tomto případě zůstává přehled o všech zaměstnancích, kterým se v kalendářním roce vyplácel plat. Příklad zaměstnanec, který měl pracovat na škole po celý kalendářní rok, ukončil pracovní poměr po skončení školního roku dohodou k V režimu Upravit pracovníka se u něj upraví odpracované měsíce následovně (viz obr. 8): obr. 8 24

28 5.6. PROPOČET POTŘEBY PROSTŘEDKŮ NA PLATY V JEDNOTLIVÝCH KALENDÁŘNÍCH MĚSÍCÍCH Program umožňuje uživatelům dopředu propočítat skutečnou potřebu prostředků na platy v jednotlivých kalendářních měsících formou zadání upřesňujících údajů v panelu Měsíční přehled. Tuto funkci aplikace Aktuální mzdy 2015 je možno využít zejména ke konci kalendářního roku, kdy umožňuje vedení organizace optimálně nastavit výši nenárokových složek (zejména odměn) zaměstnanců tak, aby jednak nebyl překročen stanovený závazný limit prostředků na platy stanovený organizaci oprávněným orgánem, ale na druhé straně byl tento limit plně školou vyčerpán a škola tak nemusela vracet tyto nedočerpané prostředky do státního rozpočtu. Ze zkušeností z využívání aplikace Aktuální mzdy školami v předchozích letech víme, že pro potřeby propočtu disponibilní potřeby mzdových prostředků do konce kalendářního roku není potřeba v jednotlivých měsíčních přehledech provádět upřesňující změny. Tuto část aplikace tak uživatel využije jen v měsících, kdy potřebuje získat informace o výši vyplacených prostředků na platy v reálném čase, nikoliv až opožděně po zapracování výplat zaměstnanců příslušnou softwarovou aplikací zpracovávajících mzdy pro uživatele, kdy již vedení školy nemůže ovlivnit výši jednotlivých složek platů zaměstnanců. U jednotlivých zaměstnanců je možno zadat následující upřesňující údaje: Skutečný počet hodin pedagogické činnosti nad rozsah stanovený ředitelem u pedagogických pracovníků v daném měsíci Skutečný počet hodin přesčasové práce u nepedagogických pracovníků Výši udělených odměn jednotlivým zaměstnancům Počet dnů řádné dovolené, kterou čerpají jednotlivý zaměstnanci v daném měsíci Počet dnů nemoci, ošetřování člena rodiny, popřípadě neplaceného pracovního volna, po které zaměstnanci nebyli přítomni na pracovišti. (Upozorňujeme, že v případě nemoci a OČR se zadává pouze počet dnů, odpovídající pracovním dnům, po které zaměstnanec nepracoval. Neuvádějí se kalendářní dny uvedené na příslušných tiskopisech, kde jsou zahrnuty i soboty a neděle) V případě zadání upřesňujících údajů v jednotlivých kalendářních měsících provede program propočet potřeby prostředků na platy v těchto měsících podle zadaných parametrů. Uživatelé tak získávají aktuální přehled o skutečně vyplacených prostředcích na platy v těchto měsících, tj. například k poslednímu kalendářnímu dni daného měsíce. To znamená daleko v předstihu před tím, než uživatel získá tyto údaje od zpracovatele mezd (viz obr. 9). 25

29 obr ODLADĚNÍ NASTAVENÍ VÝŠE NENÁROKOVÝCH SLOŽEK PLATU KE KONCI ROKU Program umožňuje přesný propočet potřeby prostředků na platy v jednotlivých kalendářních měsících v návaznosti na zadání upřesňujících údajů u jednotlivých zaměstnanců. To je vhodné zejména ke konci kalendářního roku, kdy uživatel získá přehled o skutečné potřebě prostředků na platy zaměstnanců a může přiznat jednotlivým zaměstnancům optimální výši nenárokových složek platu (zejména odměn) bez rizika překročení stanoveného limitu prostředků na platy nebo naopak bez obavy nedočerpání stanoveného limitu a vrácení ušetřených prostředků do státního rozpočtu ZADÁVÁNÍ VSTUPNÍCH ÚDAJŮ U OON a) Z menu aplikace vyberte položku Ostatní osobní náklady. Nebo klikněte na položku menu Otevřít > Ostatní osobní údaje, nebo stiskněte klávesu F6. b) Zadejte vstupní údaje za jednotlivé zaměstnance v panelu Ostatní osobní náklady. Klikněte na ikonku pro přidání pracovníka údaje do programem připraveného formuláře (viz obr. 10). a zadejte potřebné 26

30 obr. 10 c) U jednotlivých zaměstnanců vyplňte vstupní údaje v pořadí: Pracovní zařazení Uživatel uvede stručný název funkce zaměstnance popřípadě druh sjednané práce uvedený v jeho pracovní smlouvě. Dohodnutá sazba Aplikace Aktuální mzdy 2015 respektuje možnost, že odměna u dohod mimo pracovní poměr může být se zaměstnancem sjednána formou měsíční nebo hodinové sazby. Program umožňuje uživateli výběr z uvedených sazeb. Měsíční sazba - uživatel uvede do kolonky Částka sjednanou výši dohodnuté měsíční odměny a označí kalendářní měsíce, v kterých se předpokládá, že zaměstnanec bude v průběhu roku pracovat. Hodinová sazba - uživatel uvede do kolonky Částka sjednanou výši dohodnuté hodinové odměny a označí kalendářní měsíce, v kterých se předpokládá, že zaměstnanec bude v průběhu roku pracovat. Pozor - uživatel v tomto případě vyplní v jednotlivých měsících, v kterých se předpokládá, že zaměstnanec bude pracovat, i předpokládaný počet odpracovaných hodin. Odpracované měsíce U zaměstnanců, kteří nepracují po celý rok, se označí pouze měsíce, po které budou skutečně pracovat. Upozorňujeme, že je nutno zadávat údaje pouze za pracovníky, jejichž dohody mimo pracovní poměr jsou hrazeny ze státního rozpočtu, neuvádějí se dohody údaje za pracovníky, jejichž dohody jsou hrazené zřizovatelem, z doplňkové (hospodářské) činnosti nebo z jiných zdrojů. Po zadání údajů za zaměstnance získá uživatel následující přehled o vyplněných údajích u zaměstnanců pracujících u zaměstnavatele na základě dohod mimo pracovní poměr příklad (viz obr.11): 27

31 obr ZMĚNY V ZADANÝCH ÚDAJÍCH ZA ZAMĚSTNANCE V případě, že uživatel zjistí chybu v zadaných údajích za jednotlivé zaměstnance nebo dojde v průběhu roku ke změnám v sazbách odměn, popřípadě k jiné změně, provede uživatel změnu těchto údajů stiskem tlačítka v panelu aplikace Ostatní osobní náklady. Z nabídky zaměstnanců vybere požadovaného pracovníka a provede požadované změny zadaných údajů DOPORUČENÝ POSTUP PŘI UKONČENÍ DOHODY MIMO PRACOVNÍ POMĚR S PRACOVNÍKEM V PRŮBĚHU KALENDÁŘNÍHO ROKU V případě, že škola v průběhu kalendářního roku ukončí pracovní poměr se zaměstnancem, u kterého předpokládala, že bude na základě uzavřené dohody mimo pracovní poměr pracovat ve škole po celý kalendářní rok, doporučujeme využít režim Upravit pracovníka a odznačit u něho měsíce v kterých již nebude pracovat. V menu aplikace Ostatní osobní náklady v tomto případě zůstává přehled o všech zaměstnancích, kterým se v kalendářním roce vyplácela odměna na základě uzavřených dohod mimo pracovní poměr. 28