KURZ KLUBOVÝCH SEKRETÁŘŮ ONLINE SOUHRN OTÁZEK A ODPOVĚDÍ

Transkript

1 KURZ KLUBOVÝCH SEKRETÁŘŮ ONLINE SOUHRN OTÁZEK A ODPOVĚDÍ překlad: Hana Morkos, LC Praha Strahov San Giorgio Originál je k dispozici zde: Ot.: Kde naleznete tréninkové stránky pro sekretáře? Odp.: Toto je adresa na Centrum pro vedoucí kádry Lionů, kde najdete modul pro vlastní vzdělávání. O: Jaká je adresa na LCI stránky? MyLCI TRÉNINKOVÉ STRÁNKY Ot.: Kdy se nejdříve může nový klubový sekretář přihlásit na MyLCI? Nebo musí čekat do 1. července? Odp.: MyLCI stránka je dostupná zhruba 40 dní před 1. červencem, tj. od konce května. Jestli-že jste sekretářem poprvé, je nezbytné se přihlásit a vyčkat na vytvoření vlastního přístupového jména a hesla. Ot.: Automaticky vstupuji na stránky kurzu. Můžete mi prosím zopakovat, kdy se živě dostanu na MyLCI? Odp.: Dne 1. července. Ot.: Jak se vstupuje na MyLCI tréninkové stránky kursu? Odp.: Jste-li současným funkcionářem, pak takto: Log in -> klikněte Support Center Panel -> klikněte na Training Area. Jste-li novým sekretářem, budete automaticky přesměrován na tréninkové stránky kurzu, než začne vaše jméno a heslo fungovat, tj. od 1. července. Ot.: Přihlásil jsem se přes MyLCI na tréninkové stránky kurzu. Zůstane způsob vstupu na tyto stránky stejný, nebo se budu muset znova registrovat? Odp.: Ne, není potřeba se znova registrovat. Ot.: Budou-li učiněny nějaké změny na tréninkových stránkách kurzu, bude to aktuálně promítnuto i na oficiálních stránkách Lions.org? Odp.: Ne nebude, jsou to pouze zkušební stránky. Dobrá otázka! Ot.: Mohu vstoupit na tréninkové stránky pro sekretáře z MyLCI, nebo i jiným způsobem? Odp.: V MyLCI je tréninková možnost kam můžete vstoupit a učit se i před 1. červencem. Ostatní možnosti najdete na Leadership Resource Center. Jestli-že budete příští rok funkcionářem, my vás automaticky převedeme na tréninkové stránky až do vašeho nástupu do funkce a tj. do 1. července. Jste-li v současnosti výkonným funkcionářem, najdete odkaz na tréninkové stránky v Support Center Panel.

2 Ot.: Budu přebírat funkci sekretáře před 1. červencem. Je možné, abych vstoupil do klubových záznamů před datem 1. července? Odp.: Protože váš oficiální začátek ve funkci ještě nezapočal, budete převeden na tréninkové stránky. Tam skutečné údaje nebudou, pouze cvičné. Jedině až po přihlášení (LOG IN) po začátku funkčního období, budete mít přístup ke skutečným údajům. Ot. Budu trénovat sekretáře. Je na MyLCI cvičný program na 365 dní, jako byl na WMMR, který by udržel klubové informace privátní? Mohou se na tomto programu procvičovat také ostatní funkcionáři? Odp.: Ne, je pouze jeden cvičný program který obsahuje poměrně současné údaje. Důvodem změny bylo velmi obtížné průběžné udržování cvičných dat tohoto programu. Všichni registrovaní funkcionáři mohou vstoupit na tréninkové stránky kliknutím na odkaz Support Center v Home Page a kliknutím na Training Area. Ot.: Jako znovu nastupující sekretář musím se znova registrovat, nebo se mohu jenom přihlásit a pokračovat jako předtím? Odp.: MyLCI udržuje veškeré informace průběžně v systému, mělo by stačit přihlášení. MyLCI LOG ON REGISTRACE A PŘIHLÁŠENÍ Ot.: Jsem nový sekretář / pokladník. Kdy dostanu přístupové jméno a heslo? Běžnou poštou nebo em? Odp.: Neobdržíte na MyLCI Logon stránce najdete New user Register Now, čímž se u nás registrujete pro obdržení svého jména a hesla. Předtím byste měl od nás obdržet , kde vás k tomuto kroku vyzýváme, ovšem jen tehdy, je-li vaše ová adresa řádně zaznamenána v naší databázi členů v Oak Brooku. Pokud adresu nemáme, zašleme Vám dopis. Ot.: Nedostal jsem s mými přihlašovacími údaji (jméno a heslo). Odp.: Nejdříve se musíte registrovat v MyLCI a teprve potom si vytvoříte své jméno a heslo. Ot.: Jsem nový sekretář. Při mém prvním přihlášení, ověřujete si systém, kdo jsem před tím, než mi dovolí vstup na stránky? Odp.: Ano, systém pokaždé ověří, že jste uveden jako sekretář daného klubu. Po pravé straně od LOGON jsou odkazy s výukovými videi (nahrávkami), které ukazují jak se zaregistrovat a jak se přihlásit (v angličtině). Ot.: Je moje uživatelské jméno stejné jako moje členské číslo? Odp.: Ne, během registrace sice musíte zadat své členské číslo, po jeho ověření si pak sami vytvoříte své přihlašovací jméno a heslo. Ot.: Jsem sekretářem a současně také GLT koordinátorem, budu používat stejné členské ID (číslo)? Odp.: Ano, po přihlášení do MyLCI naleznete v pravém horním rohu displeje možnost vybrat si kterou ze svých funkcí chcete použít. Ot.: Jsem Zónový chairman a zároveň sekretář. Budu mít pouze jedno jméno a heslo? Odp.: Budete používat pouze jedno heslo, ale budete mít možnost zvolit si, kterou ze svých funkcí chcete použít; v pravém horním rohu stránky.

3 Ot.: Je potvrzení z Oak Brooku o registraci sekretáře zasláno em nebo dopisem všem sekretářům? Odp.: nebo dopis je zasílán koncem května a to průběžně tak, jak jsou jednotliví sekretáři zadáváni do systému. Ot.: Bude moje heslo používané na tréninkových stránkách stejné a platné i na MyLCI? Odp.: Ano, bude. Ot.: Proč jsou při přihlášení v okénku heslo tečky? Odp.: Nejspíše jste někdy předtím zadal do Windows uložení svého hesla. Ot.: Jestli-že zůstanu i nadále sekretářem změní se moje heslo od 1. července? Odp.: Ne; nezmění, ale musíte být řádně nahlášen do Oak Brooku jako sekretář na další rok. Ot.: Jako klubový a zároveň i kabinetní sekretář mohu používat stejné heslo? Odp.: Ano, po přihlášení si budete moci vybrat, ve které funkci budete chtít právě pracovat. MyLCI PRIVILEGIA / OPRÁVNĚNÍ Ot.: Má asistent sekretáře nebo zapisovatel sekretáře přístup na MyLCI stránky? Odp.: Ne, jedině současný sekretář má přístup a může upravovat dané informace, připsat nebo zrušit člena. Ot.: Jak mohou zónoví a regionální chairmani zjistit aktivity svých klubů? Odp.: Zónoví a regionální chairmani, kteří jsou řádně evidováni mohou vidět na MyLCI klubové reporty o aktivitách: kliknutím na My Lions Club -> Service Activities. Ot.: Vytváří-li MyLCI report pro Zónového chairmana, je mu tento report systémem automaticky poslán? Odp.: Ne není, ale Z.Ch. si na MyLCI může vyhledat jakékoliv uvedené aktivity členských klubů. 4. Ot.: Může kterýkoliv člen vidět Activity Reports? Odp.: Ne, Activity Reports může vidět klubový nebo distriktní funkcionář který má přístup na MyLCI. Ot.: Jak GLT koordinátor dostane své heslo? Odp.: Jestli-že je GLT řádně registrován pro tuto distriktní či více distriktní pozici, musí se na MyLCI přihlásit jako New user> Register Now a vytvořit si jméno a heslo pro přihlášení do MyLCI. Ot.: Mají GLT koordinátoři přístup ke členským informacím? Odp.: Ano, distriktní i více distriktní koordinátoři mají přístup na členské stránky, ale nemohou dělat žádné změny. Přístup: My Lions Club -> Members Ot.: Může klubový prezident nahlásit ztrátu člena či vstup nového člena? Odp.: Ano může, má stejný přístup jako sekretář. Ot.: Kdo je District Guest (host distriktu) a jak se mohu takovým stát? Odp.: Distrikt Guest může být jmenován pouze Guvernérem Distriktu a to přihláškou na webových stránkách MyLCI. Má přístup na všechna distriktní data, ale pouze ke čtení.

4 ČLENSTVÍ: HLÁŠENÍ, RŮZNÉ Ot.: Jsem nový sekretář. Musím si stránku kompletně vytvořit sám a vložit tam veškeré členské informace, nebo to bude pro mě již hotové? Odp.: Veškeré databáze jsou již vytvořeny dále udržovány. Jako sekretář do nich můžete vstoupit a pozměnit, upravit nebo vložit nové informace. Ot.: Jestli-že je nový člen přihlášen na WMMR v květnu, bude jeho členství platné od 1. května? Odp.: Ano. O: Jaké je poslední datum, pro odcházejícího sekretáře, aby mohl provést členské změny? Odp.: Poslední den je 31. červenec. Ot.: Může být přibrán nový člen (např. v dubnu) a jeho registrace provedena o 1-2 měsíce později, ale s uvedením skutečného vstupu v dubnu? Odp.: Nahlášení můžete provést buď se současným datem, nebo nevíce 2 měsíce zpět od data uvedeného v MyLCI. Ot.: Člen byl vyloučen, protože nechodil na členské schůzky, nedopatřením byl však zapsán jako zemřelý. Jak tento zmatek opravit? Odp.: Musíte zkontaktovat HQ (ústředí) Club Officers and Reports, nebo stats@lionsclubs.org. Ot.: Bude nahlášení nového člena během měsíce považováno jako odeslání WMMR? Odp.: Aby vám byl ten měsíc uznán, musíte nového člena uvést v tom měsíci na Membership Reports. O: Jestli-že jsem aktualizoval svůj měsíční Membership Report, musím ho také odeslat em do LCI? Odp.: Ne nemusíte. My aktualizujeme naše záznamy přímo z vašich hlášení. Ot.: Mohu opakovaně požadovat sdělení svého členského čísla? Odp.: Své členské číslo si můžete vyžádat od svých klubových nebo distriktních funkcionářů. Také jej naleznete v horní části adresy uvedené na Lionském časopise který dostáváte. Za číslem klubu je vaše členské číslo. Ot.: Je nyní možné vytisknout si naše členské kartičky na běžném vizitkovém formátu nebo volných listech? Odp.: Ano, jde o funkci MyLCI. Ot.: Kde seženu formulář MMR? Odp.: Hledejte M23A pomocí Search Box na našich webových stránkách. O: Jak mohu přihlásit někoho, kdo nebyl přihlášen jako člen před 2 roky? Odp.: Musíte odeslat em MMR formulář na HQ (ústředí). Prosím jasně uveďte (zdůrazněte), že datum je správné!

5 Ot.: Má distriktní funkcionář přístup k Membership Reportům ve svém distriktu? Odp.: Ano. Ot.: Mohou se reporty dělat pouze on-line? Odp.: Ne, rádi zpracujeme váš poštou zaslaný a vyplněný MMR formulář. Ot.: Máme klubového společníka (dlouhodobého hosta) kterého nelze zapsat na formulářích na webu. Tato možnost tam není. Jak můžeme tohoto společníka vyloučit? Odp.: Toto musí udělat ústředí. Pošlete prosím em požadavek na: MyLCI@lionsclubs.org. Ot.: Někteří členové si nepřejí, aby jejich ové adresy byly zveřejněny na MyLCI stránkách, mohu tam zapsat pouze jejich telefonní číslo? Odp.: Toto můžete udělat u řádných členů klubu. Jestli-že se však jedná o klubové či distriktní funkcionáře tak ti musí poskytnout své platné ové adresy. O: Může klubový sekretář posílat členům lionské y přes tento software (MyLCI)? Odp.: Ne nemůže, ale může si všechny členské adresy stáhnout a uložit ve svém ovém programu (např. Outlooku) do jedné skupiny např. Lioni, vytvořit a přeposlat jej na adresu Lioni, tedy všem. Ot.: Plánuje se možnost, abychom si ové adresy našich členů mohli vytisknout přímo z webových stránek? Odp.: Funkce download - stažení vám umožňuje dostat veškerá data, která potřebujete a dále je zpracovat lokálně na svém počítači. Ot.: Mám člena, jehož datum narození není správně uvedeno. Pokoušel jsem se to opravit, ale nešlo to. Jak to mohu udělat? Odp.: Na stránce Edit Member page je ikona Change Info, která nám pošle požadavek o změně. Oprava musí být provedena v ústředí a konkrétní vysvětleni či důvod musí být přiložen. Ot.: Jestli-že člen chce přestoupit z jednoho LC do druhého a původní klub jej vyloučí v měsíčním členském hlášení, můžeme jeho členství převést do svého LC během 12 měsíců? Odp.: Ano můžete. Převody členů se mohou uskutečnit v průběhu 12 měsíců, bez ztráty předchozí délky členství. Ot.: Člen z jiného klubu by rád přestoupil do našeho klubu, ale nezná své členské číslo. Mohu jej i tak převést? Odp.: Členské číslo si můžete vyhledat pomocí jeho příjmení a jména klubu kde byl členem. Ot.: Jak můžeme dostat kopii reportů, jestli-že vše zadáváme přímo do MyLCI na webu? Odp.: MyLCI poskytuje reporty ve všech oblastech, které potřebujete. Jednoduše jděte na stránkách do části s reporty (Repots Section), kde je jejich seznam. Ot.: Máme některé členy, jejichž datum vstupu do LC není správně uvedeno. Jak to mohu opravit? Odp.: Kontaktujte ústředí na mylci@lionsclubs.org.

6 SERVICE ACTIVITY REPORTING ZÁZNAMY O AKTIVITÁCH KLUBU Ot.: Musíme naše měsíční schůzky hlásit jako Aktivity Reports? Odp.: Ne není to nezbytné, ale jestli-že si to klub přeje, pak tak může učinit. Ot.: Co to je Signature Activity? Odp.: Je to významná, opakující se aktivita, která probíhá dlouhodobě v řádech měsíců. Používejte tento výraz při hlášení aktivit na MyLCI. Jakmile je Signature Activity přidána, můžete ji nalézt v dolní nabídce pod add activity. Pak již jen stačí doplnit informace vztahující se k dané akci, jako kolik hodin, kolik členů atd. Další podrobnosti k Signature Activity najdete na: Ot.: Kde mohu nalézt roční report aktivit? Odp.: Tento report již neexistuje, místo něj utvořte souhrn aktivit ke konci lionského roku, na MyLCI Service Activity reporting. Ot.: Máme dlouhodobě probíhající aktivitu, je nějaký způsob jak ji jen okopírovat z měsíce do dalšího měsíce v Activity report, nebo to musím pokaždé vypsat znova? Odp.: Použijte Signature Activity v Reporting Activity. Ot.: Takže já mohu vytvořit Signature Activity? Odp.: Ano. Ot.: Chci nahlásit aktivitu, která pomohla 2000 lidí a její příprava nám zabrala 3 měsíce. Mám každý měsíc nahlásit průběžné číslo odpracovaných hodin a lidí, kteří se přípravy zúčastnili, nebo to mám nahlásit až po uskutečnění té akce? Odp.: Doporučujeme sekretářům dávat reporty až po uskutečnění každé akce s celkovými počty hodin i zúčastněných členů. Pakliže se tato aktivita opakuje (např. každý měsíc) použijte označení signature activity a jednoduše dopište počty pro daný měsíc. Jestli-že se dlouhodobě plánovaná akce uskuteční pouze jednou, hlášení má být provedeno v měsíci jejího uskutečnění. FAMILY UNIT RODINNÁ SKUPINA Ot.: Jaká je definice Family Unit jestliže členové nejsou provdáni či oženěni, jeden je hlavou rodiny, 4 další jsou spřízněni a žijí pod jednou střechou? Odp.: K plnému pochopení vyhledejte na webových stránkách v pravém horním rohu Family Unit v angličtině, v případě potřeby se prosím obraťte na sekretáře distriktu. Ot.: Ve Family Unit se platba poloviny poplatků týká pouze poplatků do Oak Brooku (mezinárodních), nikoliv klubových poplatků? Odp.: Ano; i když DG nebo MD mohou a také nemusejí, povolit úlevy plateb (jako Oak Brook), kdy rodinní příslušníci platí polovinu klubových poplatků. Ot.: Manželé, oba jsou Lioni mohou tvořit Family Unit? Odp.: Ano. Jeden platí poplatky v plné výši a druhý polovinu.

7 Ot.: Koho mohu kontaktovat ohledně poplatků pro Family Unit? Odp.: Pro všeobecné informace a sazby: Membership & Extension Division; memberprog@lionsclubs.org Pro fakturace: membershipbilling@lionsclubs.org. Jestli-že vám nejde zapsat člena do Family Unit na MyLCI stránce, kontaktujte: mylci@lionsclubs.org. Ot.: Může být můj partner zapsán do Family Unit i když v naší zemi manželské svazky stejného pohlaví nejsou uznány? Odp.: Ano. Ot.: Ve Family Unit máme jednoho z rodičů a studenta. Jak je to s jejich poplatky? Odp.: Student platí ½ mezinárodních poplatků do Oak Brooku, protože je student. Rodič bude platit také ½ poplatků do Oak Brooku, protože je členem Family Unit. Až student dostuduje, musí změnit svůj status studenta na řádného člena, a pro něj a jeho rodiče nastane změna i v platbě poplatků. SUPPORT PODPORA Ot.: Kam mohu zavolat s otázkami týkajícími se MYLCI? Odp.: Prosím kontaktujte Support Center na: (číslo ve Spojených státech) Ot.: Kde se mohu registrovat do kurzů na webových stránkách? Odp.: Můžete se registrovat na webových stránkách lionsclubs.org v sekci leadership development. Při registraci byste měli obdržet em link, pomocí kterého určíte, do jakého kurzu se chcete přihlásit. Ot.: Nebyl jsem zapsán do kurzu, neboť jsem řádně nevyplnil sekci registrace. Odp.: Je potřeba vyplnit všechny části registrace, abyste obdrželi další materiály pro kurz. Ot.: Je Angličtina jediný jazyk pro komunikaci? Odp.: Základní funkce pro hlášení do systému budou dostupné v 11 oficiálních jazycích. Ot.: Zpráva PU 101 není správná, na koho se mám obrátit? Odp.: Jste-li klubovým funkcionářem, změny provedete na MyLCI, nebo kontaktujte ústředí. MEMBER DUES ČLENSKÉ POPLATKY Ot.: Jako sekretář, mohu zjistit stav poplatků každého člena svého klubu? Odp.: Ne, my neúčtujeme jednotlivé členy, ale kluby jako celek a to klubovému pokladníkovi. Všichni registrovaní kluboví funkcionáři však mohou vidět členské poplatky a faktury v MyLCI aplikaci. Ot.: Jako sekretář, měl-by jsem dostávat výpis poplatků pro každého člena? Nic takového jsem dosud neviděl, ale náš pokladník to ode mě vyžaduje. Odp.: Veškerá korespondence ohledně poplatků jde vždy klubovému pokladníkovi, a ten ve spolupráci s klubovým sekretářem pak rozhodnou kdo bude či nebude v klubu pokračovat, pakliže neplatí členské příspěvky.

8 Ot.: Prosím o upřesnění pojmu členství studentů. Odp.: Student musí docházet do školy a být mladší 31 let. Jako studentský člen platí ½ povinných poplatků do Oak Brooku. MISC RŮZNÉ Ot.: Hledám standardní formuláře pro ocenění dlouholetého členství, ocenění přínosu, služeb, noví členové atd. Odp.: Kontaktujte Membership Department na ústředí LCI (Oak Brook). Ot.: Co to je GLT, GMT a MyLCI? Odp.: To jsou zkratky pro : Global Leadership Team, Global Membership Team; MyLCI je webová aplikace, která umožňuje všem funkcionářům, aby udržovali a průběžně doplňovali informace o svých klubech na webu, obvykle v pravidelných měsíčních intervalech. Ot.: Může být PU 101 změněno během roku, odejde-li stávající funkcionář a nastoupí nový? Odp.: Ano, můžete podat PU 101 online, nebo poslat formulářem do LCI HQ. Ot: Jako nastupující sekretář jaké jsou moje měsíční povinnosti pro MyLCI? Odp.: Poslat MMR (měsíční členské hlášení) každý měsíc. Vykonává-li tvůj klub aktivity, tak je třeba podat o nich zprávu (vyplnit Activity Report )