PŘÍPRAVA A PODÁVÁNÍ PROJEKTŮ VE VĚDĚ A VÝZKUMU

Transkript

1 PŘÍPRAVA A PODÁVÁNÍ PROJEKTŮ VE VĚDĚ A VÝZKUMU Mgr. Dora Truncová Ing. Martin Sedláček Podpora přednášky kurzu Projektový management

2 Osnova 1. Příprava projektu postupy dle IPMA, PMI, ISO 2. Tvorba rozpočtu projektu 3. Praktické informace a tipy pro podávání žádostí o grant 4. Dotační příležitosti ve VaV

3 Fáze projektu

4 Projekt Projekt dle IPMA Časově, nákladově a zdrojově omezený proces realizovaný za účelem vytvoření definovaných výstupů Projekt dle ISO Jedinečný proces sestávající z řady koordinovaných a řízených činností s daty zahájení a ukončení, prováděny pro dosažení předem stanoveného cíle, který vyhovuje specifikovaným požadavkům, včetně omezení daných časem, náklady a zdroji

5 Přínosy a cíl projektu Přínosy projektu Přínosy jsou užitky, které se dostaví používáním dosažených cílů projektu Cíl projektu Cíl je popis stavu po realizaci změny (popis služby, produktu, díla)

6 VZNIK PLÁNOVÁNÍ REALIZACE UKONČENÍ Přínosy a cíl projektu PŘÍNOSY Zadání CÍL - PRODUKT ZAČÁTEK KONEC

7 Cíl jako Trojimperativ 1. Co (kvalita) 2. Kdy 3. Za kolik

8 Vznik projektu 1. Identifikace problému 2. Prioritizace je třeba se problému věnovat? 3. Cíl projektu co, kdy, za kolik (+ určující osa) 4. Přínosy 5. Co stojí mimo projekt Nástroje: projektový záměr

9 Strategie projektu 1. Proč realizovat projekt 2. Jaký je cíl, jak ho měřit 3. Jaký bude mít konkrétní užitek 4. Předpoklady realizace 5. Jaká jsou rizika 6. Jak jsou výstupy a jaké aktivity 7. Jaké jsou potřebné zdroje Nástroje: SWOT analýza, LRM, Stakeholder analysis, Risk analysis

10 Plánování projektu 1. Co specifikace produktu 2. Jak cesta k vytvoření (pracovní balíčky) 3. S kým kdo co udělá, jak bude řízen 4. Kdy harmonogram 5. Za kolik kolik to bude stát Nástroje: WBS, CPM, Gannt Chart, Rozpočet

11 Harmonogram Datum zahájení a datum ukončení činnosti Naplánování činností v tomto intervalu 1. Definování pracovních balíčků (co vše má být uděláno, dílčí úkoly pro jednotlivce až menší pracovní tým cca 3 lidí), 2. Vazby mezi činnostmi - stromová struktura se vztahy a souvislostmi návaznosti jednotlivých aktivit

12 Harmonogram 1. Plánování jaké činnosti a v jaké logické posloupnosti vytvoří produkty projektu 2. Sestavení grafu (např. Ganttův graf)

13 Harmonogram projektu Milníky Milník má nulovou dobu trvání a identifikuje kritické místo v plánu. Dosažení tohoto stavu musí být naplánováno: musí být stanoven čas, ve kterém ho dosáhneme musí být určeno čeho dosáhneme (měřitelný výstup)

14 Rozpočet 1. Tvoříme podle pracovních balíčků (WP) 2. K aktivitám přidělujeme potřebné prostředky

15 Rozpočet Při přípravě žádosti o dotaci se vždy vychází z pravidel určených výzvou a poskytovatelem: 1. % dotace 2. Struktura způsobilých výdajů 3. Maximální požadovaná částka 4. Nezpůsobilé výdaje 5. Harmonogram proplácení 6. DPH 7. Limity rozpočtových kapitol

16 Rozpočet Investiční výdaje Dlouhodobý hmotný majetek na 40 tis. Kč Dlouhodobý nehmotný majetek nad 60 tis. Kč Odepisují se Neinvestiční výdaje Doba upotřebitelnosti kratší než 1 rok Provozní náklady, kancelářské potřeby, osobní náklady, drobný hmotný majetek, režie,

17 Struktura rozpočtu 1. Kapitálové (Investiční) výdaje 2. Běžné (Neinvestiční) výdaje - Osobní náklady (mzdy, odvody, FKSP) - Věcné náklady (materiál, kancelářské potřeby, léky, atp.) - Služby - Cestovné

18 Osobní náklady 1. Mzdy tarif + osobní ohodnocení 2. Odvody sociální 25% zdravotní 9% 3. Fond kulturních a sociálních potřeb (FKSP) tvoří organizace, obvykle 1-2% DPP bez odvodů - do 300 hodin za rok, do 10 tis. /měsíc DPČ nad limit DPP platí se odvody

19 Příprava projektu Základem je plán 1. Co specifikace produktu projektu (WBS) 2. Jak cesta vytvoření produktu (Síťový graf) 3. S kým sestavení projektového týmu (garant, řešitel apod.) 4. Kdy sestavení harmonogramu projektu 5. Za kolik kolik to bude stát rozpočet projektu

20 Příprava projektu První krok myšlenka, nápad, téma práce apod. 1. Pojmenování myšleny/nápadu název projektu 2. Definovat důvody proč chceme projekt realizovat 3. Stanovit cíl co chceme - výsledek kolik financí a jaké prostředky na to potřebujeme (do žádosti potřebujeme přesnou částku, ne interval) jak dlouho nám to potrvá resp. kolik času potřebujeme - harmonogram 4. Přínosy projektu - jaké užitky přinese projekt při dosažení cíle

21 Vytvoření žádosti Žádost o dotaci obsahuje zejména tyto hlavní části: 1. Popis projektu 2. Projektový tým 3. Rozpočet projektu 4. Harmonogram projetu

22 Popis projektu 1. co chceme 2. jaké jsou předpoklady pro realizaci projektu 3. jak to uděláme postupy, metodiky apod. 4. jaké klíčové výstupy vzniknou (závazné výstupy projektu) 5. jaké zdroje budou potřeba 6. pro koho je projekt určen tzv. cílová skupina uživatelé výsledků a služeb projektu 7. jaký je cíl projektu 8. přidaná hodnota projektu v čem je inovativní 9. zdůvodnění realizace projektu proč je projekt důležitý, co přinese jeho realizace, jaké jsou přínosy projektu 10. naplnění požadavků zadavatele (soulad s výzvou a strategiemi)

23 Projektový tým Realizační tým Hlavní řešitel Spoluřešitelé Administrativní síla (administrátor projektu, finanční manažer projektu, asistenti apod.) Partner projektu (externí, FO nebo instituce) Řídicí tým Statutární zástupce nebo odpovědný pracovník s pravomocemi rozhodovat v oblasti projektu Další zástupci organizace s rozhodovacími kompetencemi

24 Projektový tým 1. Tým sestavujeme dle typu projektu určíme funkce / pozice 2. Obsazujeme jednotlivé pozice 3. Realizační tým je zpravidla financován z projektu osobní náklady (mzda, odměna, DPP, DPČ) osobní náklady nelze čerpat a využívat na někoho, kdo není v realizačním týmu projektu

25 Rozpočet 1. Sestavení rozpočtu projektu dle předepsané struktury 2. Nastavení rozpočtu tak, abychom dosáhli definovaného cíle 3. Rozpočet projektu nenadhodnocovat ani nepodhodnocovat 4. Pozor na limity určené zadavatelem Minimální a maximální výše celkového rozpočtu Omezení výše jednotlivých kapitol rozpočtu (v %)

26 Harmonogram projektu Etapy projektu Etapy projektu na sebe vzájemně navazují. Etapa je určitý časový a věcný úsek, který může mít dílčí výstup. U evropských projektů je etapa shodná s monitorovacím obdobím podává se monitorovací zpráva a žádost o platbu Po skončení projektu se podává závěrečná zpráva

27 Dokumenty 1. Výzva 2. Příručky pro žadatele, pro příjemce 3. Metodické pokyny 4. Podmínky 5. Formuláře

28 Výzva 1. Základní iniciační dokument 2. Oznamuje vyhlášení příjmu žádostí (období kdy je možné odevzdávat žádosti o dotaci) 3. Definuje předmět soutěže, základní podmínky, informace o příručkách pro žadatele, přílohách příruček, vzorových dokumentech apod. 4. Určuje typy vhodných žadatelů (výzkumné instituce, veřejné VŠ, podnikatelské subjekty apod.) 5. Stanovuje minimální a maximální výši rozpočtu projektu 6. Stanovuje maximální délku trvání projektu 7. Vymezuje zdroj a způsob financování projektu (100%, 85 a 15 nebo jiný poměr) 8. Bývá zveřejněna s časovým předstihem

29 Příručky 1. Závazné dokumenty pro žadatele a příjemce dotace 2. Rozsáhlejší než výzva k podávání projektů 3. Obsahují pravidla a podmínky pro získání projektu příručky pro žadatele 4. Pravidla a podmínky realizace projektu příručky pro příjemce 5. Přílohy příruček doplnění obecných pokynů a podmínek o konkrétní oblasti, popř. vzorové dokumenty a formuláře (výběrová řízení, publicita, změny v projektu, způsobilé výdaje a jejich dokladování apod.)

30 Formulář přihlášky 1. Každá soutěž, resp. každý poskytovatel může mít různé formy přihlášek projektových žádostí o dotaci 2. Existují zejména tyto formy: Webové aplikace (Benefit,, e-acount, e-project, GAČR webová aplikace, Benefill apod.) Offline elektronické formuláře 3. Řádně vyplnit veškerá požadovaná pole dodržovat pokyny pro vyplnění 4. Pozor na omezení v počtu znaků 5. Vyplňovat a postupovat dle příruček

31 Způsob podání přihlášky 1. Způsob podání je stanoven ve výzvě k předkládání žádostí o dotaci 2. Způsoby odevzdání: Elektronické odevzdání přes webovou aplikaci nebo jiným elektronickým způsobem na adresu určenou zadavatelem Osobní doručení Zaslání poštou listinná verze Kombinace obou zmíněných způsobů

32 Forma podání přihlášky 1. Odevzdání listinné podoby Zpravidla musí být spojená tak, aby bylo zamezeno manipulaci sešité, v deskách, uzavřené obálce apod. 2. Odeslání elektronické verze em s elektronickým podpisem Odesláním přímo ve webové aplikaci 3. Kombinace obou zmíněných způsobů

33 Přílohy žádosti 1. Příručka pro žadatele stanoví jaké přílohy a v jaké formě mají být předloženy (kopie, originál, úředně ověřená kopie) 2. Příručka stanovuje také podmínky kdo a v jakém případě přikládá určitou přílohu 3. Jak mají být přílohy řazeny a označeny 4. Jak mají být přílohy připojeny k žádosti (elektronicky do formuláře žádosti, pouze papírově apod.) 5. Jak mohou být staré (často bývá 3 měsíce týká se různých výpisů s rejstříků)

34 Příprava příloh 1. Připravovat přílohy od začátku přípravy projektu 2. Některé přílohy mohou vyžadovat delší časový interval na získání a přípravu - mohou ohrozit termín odevzdání celého projektu 3. Doporučení - check list (může být součástí příloh příručky)

35 Kontrola a schválení žádosti 1. O přípravě projektu by měla být informována instituce za kterou žadatel hlavní řešitel projekt podává 2. Informaci o přípravě projektu může zejména požadovat projektové/grantové oddělení, finanční oddělení apod. 3. Schválení projektu bývá ještě v rámci jejich přípravy je potřeba anotace projektu, návrh rozpočtu a harmonogramu projektu.

36 Podpis žádosti 1. Před samotným odevzdání finální verze projektu je potřeba zajistit podpisy vyžadované vyhlašovatelem dotace 2. Nejčastěji to bývá statutární zástupce 3. S časovým předstihem zjistit přítomnost statutárního zástupce 4. Oznámit požadavek na podpis může zajišťovat grantové oddělení dané instituce 5. Počítat s tím, že podepsání žádosti, popř. všech příloh zabere určitý čas

37 Deadline a odevzdání 1. Zjistit nejzazší termín pro odevzdání a mít ho na paměti nejlépe stále viditelně na očích 2. Datum a hodina 3. Počítat s tím, že v poslední den bude odevzdávat většina žadatelů o dotaci riziko zhroucení systému, fronty na příjmu žádostí apod. Deadline = den kdy se začíná pracovat Práce zabere tolik času, kolik je na ní vyčleněno

38 Zdroje financování 1. Strukturální fondy (podmínky schválené EU) 2. Evropské programy podpora mezinárodní spolupráce v oblasti VaV 3. Veřejné zakázky v oblasti VaV

39 Evropské programy podpora VaV RP Spolupráce Kapacity Lidé Myšlenky 2. Navazuje HORIZON 2020 ( ) V současné době v přípravě 3. ERC European research council podpora vědců v různých fázích jejich kariéry

40 Evropské programy podpora VaV 4. EUREKA evropská spolupráce v oblasti aplikované a průmyslové VaV výstup s komerčním využitím podpora MSP 5. Program pro konkurenceschopnost a inovace CIP Podnikání a inovace [EIP] Podpora ICT politik [ICT] Inteligentní energie Evropa [IEE] Bude navazovat program COSME Další programy dle zaměření (kosmická agentura, obranná agentura, a další vědecké nadace)

41 Strukturální fondy 1. Období (část strukturálních fondů je zaměřena na podporu VaV, inovací a vzdělávání) 3. Operační programy OP VaVpI (věda a výzkum pro inovace) OP VK (vzdělávání pro konkurence schopnost) OP PI (podnikání a inovace)

42 Strukturální fondy OP VaVpI 1. Řídicí orgán a poskytovatel - MŠMT 2. Zaměření na posilování VaV a inovačního potenciálu ČR prostřednictvím vysokých škol, výzkumných institucí a dalších subjektů 3. dotace až 100% 4. Prioritní osy Evropská centra excelence - rozvoj nejlepších výzkumných týmů Regionální VaV centra - posílení cíleného výzkumu v regionech Komercializace a popularizace výzkumu a vývoje - zajištění rychlého a efektivního přenosu výsledků výzkumu a vývoje do praxe a zlepšení systému informovanosti o výsledcích VaV Infrastruktura pro výuku na vysokých školách spojenou s výzkumem - podpora infrastruktury vysokých škol k využití pro nárůst v nabídce lidských zdrojů pro výzkum a inovace

43 Strukturální fondy OP VK 1. Řídicí orgán a poskytovatel - MŠMT 2. zaměření na rozvoj vzdělanostní společnosti, posílení konkurenceschopnosti ČR 3. dotace až 100% 4. Prioritní osy Počáteční vzdělávání - Zvyšování kvality ve vzdělávání, Rovné příležitosti žáků, Další vzdělávání pracovníků škol, zlepšení podmínek zákl. škol Terciární vzdělávání, výzkum a vývoj Vyšší odborné vzdělání, Vysokoškolské vzdělávání, Lidské zdroje ve výzkumu a vývoji, Partnerství a sítě

44 Strukturální fondy OP PI 1. Řídicí orgán MPO, zprostředkovatelský subjekt - Czechinvest 2. rozvoj podnikatelského prostředí, konkurenceschopnosti podniků, zvýšení podílu obnovitelných zdrojů na výrobě energie 3. dotace dle regionální mapy podpory 45% - 65% 4. Programy: Inovace Potenciál

45 Veřejná podpora čl. 107 odst. 1 Smlouvy o fungování EU Podpory poskytované v jakékoli formě státem nebo ze státních prostředků, které narušují nebo mohou narušit hospodářskou soutěž tím, že zvýhodňují určité podniky nebo určitá odvětví výroby, jsou, pokud ovlivňují obchod mezi členskými státy, neslučitelné s vnitřním trhem, nestanoví-li Smlouvy jinak.

46 Veřejná podpora 4 definiční znaky veřejné podpory 1. podpora je poskytnuta státem nebo z veřejných prostředků 2. podpora zvýhodňuje určité podniky nebo určitá odvětví podnikání a je selektivní 3. je ovlivněn obchod mezi členskými státy a 4. je narušena nebo hrozí narušení soutěže Vždy musí být naplněny všechny znaky zároveň

47 Veřejná podpora Zdroj: Rámec Společenství pro státní podporu výzkumu, vývoje a inovací (2006/C 323/01) 1. Projekt nezakládá veřejnou podporu 100% 2. Projekt zakládá veřejnou podporu De minimis (do 200 tis. EUR za 3 roky v rámci jedné instituce) Bloková výjimka (% dotace podle velikosti podniku)

48 Veřejná zakázka 1. Veřejná zakázka ve výzkumu a vývoji 2. Příjemce provádí výzkum a vývoj pro potřeby poskytovatele 3. Poskytovatel je jediným uživatelem výsledků 4. Výběr uchazečů je prováděn na základě výsledků veřejné soutěže dle zákona o zadávání veřejných zakázek 5. Dotace může dosáhnout 100% nákladů bez ohledu na typ výzkumu