Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel

Transkript

1 Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel Diplomová práce Bc. Kamila Nováková Vysoká škola hotelová v Praze 8, spol. s r. o. Katedra hotelnictví Studijní obor: Management hotelnictví a lázeňství Vedoucí diplomové práce: PhDr. Marek Merhaut, Ph.D., MBA Datum odevzdání diplomové práce: Datum obhajoby diplomové práce: k.novakova11@seznam.cz Praha 2014

2 Master s Dissertation The Importance and Significance of Congress Tourism for the Hotel Bc. Kamila Nováková The Institute of Hospitality Managament in Praque 8, Ltd. Department of Hotel Management Major: Hotel and Spa Managament Thesis Advisor: PhDr. Marek Merhaut, Ph.D., MBA Date of Submission: Date of Thesis Defense: k.novakova11@seznam.cz Prague 2014

3 Čestné prohlášení P r o h l a š u j i, že jsem diplomovou práci na téma Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel zpracovala samostatně a veškerou použitou literaturu a další podkladové materiály, které jsem použila, uvádím v seznamu použitých zdrojů a že svázaná a elektronická podoba práce je shodná. V souladu s 47b zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách v platném znění souhlasím se zveřejněním diplomové práce, a to v nezkrácené formě, v elektronické podobě ve veřejně přístupné databázi Vysoké školy hotelové v Praze 8, spol. s r. o. Bc. Kamila Nováková V Praze dne 11. června 2014

4 Poděkování Ráda bych tímto poděkovala vedoucímu diplomové práce PhDr. Marku Merhautovi, Ph.D., MBA, za jeho vstřícný přístup při výběru vlastního tématu, odborné rady, ochotu, podporu a čas věnovaný této diplomové práci.

5 Abstrakt NOVÁKOVÁ, Kamila. Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel. [Diplomová práce] Vysoká škola hotelová. Praha : Počet stran: 143. Cílem diplomové práce je na základě věrohodné analýzy zhodnotit a navrhnout, zda je pro hotel vzhledem k rostoucímu významu kongresové turistiky výhodnější vlastnit kongresovou techniku a odborné zaměstnance, kteří ji obsluhují, anebo je vhodnější využívat služeb odborných firem a v jaké kvalitě hotel tyto služby poskytuje. Pro dosažení cíle práce je zvolena metoda dotazníkového šetření probíhajícího v hotelech, u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a hloubkový rozhovor s majiteli odborných firem. Dotazníkové šetření je doplněno osobní prohlídkou některých ubytovacích zařízení a dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů akcí je doplněno o osobní rozhovory s některými z nich. Na základě komparace výsledků odpovědí pracovníků hotelů, zaměstnanců firem organizujících i iniciujících kongresové akce a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku jsou popsány zjištěné nedostatky a navržena opatření pro zlepšení stávající situace. Navržená opatření by měla vést k zajištění kvalitních kongresových služeb a zvýšení spokojenosti zákazníka. Klíčová slova: hotel, kongresová akce, kongresová technika, kongresový turismus, odborný zaměstnanec vyškolený pro montáž a obsluhu kongresové techniky, organizátoři i iniciátoři kongresových akcí

6 Abstract NOVÁKOVÁ, Kamila. The Importance and Significance of Convention Tourism for the Hotel. [Master s thesis]. The Institute of Hospitality Management in Prague. Prague: No. of pages: 143. The objective of this master s thesis is to use a reliable analysis to assess and recommend whether, in regard to the growing importance of convention tourism, it is more appropriate for the hotel to acquire convention technology and professional staff to operate it or to outsource these services to a company and what quality hotel provides the following services. The methods selected to achieve the thesis objective are a questionnaire survey conducted in hotels and among convention event organizers and initiators and in-depth interviews with company owners. The questionnaire survey was complemented by a personal inspection of various accommodation facilities and the questionnaire survey among convention organizers and initiators was complemented by personal interviews with some of them. Through a comparison of responses from hotel staff, employees of convention organizer and initiator companies and owners of convention technology companies, the shortcomings identified are described and measures to improve the existing situation are proposed. The proposed measures should lead to quality convention services and increased customer satisfaction. Key words: hotel, convention, convention technology, convention tourism, professional staff trained to install and operate convention technology, organizers and initiators of conventions

7 Obsah Seznam tabulek... 9 Seznam grafů Úvod Teoretická východiska diplomové práce Cestovní ruch Cestovní ruch v České republice Kongresový cestovní ruch Historie kongresového cestovního ruchu Funkce kongresového cestovního ruchu Klasifikace akcí kongresového cestovního ruchu Trh kongresového cestovního ruchu Mezinárodní trh kongresového cestovního ruchu Národní trh kongresového cestovního ruchu Poptávka a nabídka kongresového cestovního ruchu Kongresová zařízení Organizování kongresových akcí Fáze přípravy Fáze realizace Fáze závěrečná Kongresová technika Typologie kongresové techniky Analytická část Cíle analýzy a očekávaný výsledek Metody a realizace průzkumu Dotazníkové šetření u kongresových hotelů Dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Osobní prohlídka kongresových prostor v některých hotelech Rozhovory s pracovníky organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Rozhovory s majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku Vyhodnocení průzkumu Vyhodnocení dotazníkového šetření u kongresových hotelů a hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí... 38

8 2.3.2 Vyhodnocení dotazníkového šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Osobní prohlídka některých hotelů Vyhodnocení rozhovorů s organizátory i iniciátory kongresových akcí Vyhodnocení rozhovorů s majiteli odborných firem Návrhová část Závěr Literatura Přílohy... i

9 Seznam tabulek Tabulka 1 Kongresové akce v HÚZ v ČR Tabulka 2 Počet akcí a účastníků v Praze Tabulka 3 Kongresy a konference v HÚZ podle krajů Tabulka 4 Postavení Prahy ve světě podle ICCA Tabulka 5 Rozdělení hotelů podle krajů Tabulka 6 Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů Tabulka 7 Rozdělení hotelů podle velikosti celkem Tabulka 8 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů Tabulka 9 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů Tabulka 10 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem Tabulka 11 Kongresové sály Tabulka 12 Kongresové salonky Tabulka 13 Kapacita hlavního sálu Tabulka 14 Kapacita kongresových prostor celkem Tabulka 15 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů Tabulka 16 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem Tabulka 17 Typy kongresových akcí Tabulka 18 Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím Tabulka 19 Zajištění kongresové techniky podle krajů Tabulka 20 Zajištění kongresové techniky podle velikosti hotelu Tabulka 21 Zajištění kongresové techniky celkem Tabulka 22 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů Tabulka 23 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů Tabulka 24 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem Tabulka 25 Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami... 66

10 Tabulka 26 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů Tabulka 27 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami celkem Tabulka 28 Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle krajů Tabulka 29 Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle velikosti hotelů Tabulka 30 Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika celkem Tabulka 31 Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky Tabulka 32 Kongresová technika Tabulka 33 Kongresová technika u hotelů využívajících pouze vlastní techniku Tabulka 34 Výhodnější služby podle jednotlivých kritérií Tabulka 35 Souhlas či nesouhlas s výroky Tabulka 36 Využívané služby hotelů Tabulka 37 Kongresová technika, kterou organizátoři či iniciátoři nejčastěji potřebují.. 84 Tabulka 38 Dodávku techniky hotelem nebo odbornou firmou Tabulka 39 Srovnání kongresové techniky... 87

11 Seznam grafů Graf 1 Rozdělení hotelů podle krajů Graf 2 Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů Graf 3 Rozdělení hotelů podle velikosti celkem Graf 4 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů Graf 5 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů Graf 6 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem Graf 7 Rozdělení hotelů podle počtu kongresových sálů Graf 8 Rozdělení hotelů podle počtu kongresových salonků Graf 9 Kapacita hlavního sálu Graf 10 Kapacita kongresových prostor celkem Graf 11 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů Graf 12 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem Graf 13 Typy kongresových akcí Graf 14 Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím Graf 15 Zajištění kongresové techniky podle krajů Graf 16 Zajištění kongresovou technikou podle velikosti hotelu Graf 17 Způsob zajištění kongresové techniky celkem Graf 18 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů Graf 19 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů Graf 20 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem Graf 21 Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami Graf 22 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle krajů Graf 23 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů... 70

12 Graf 24 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami celkem Graf 25 Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle krajů Graf 26 Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika podle velikosti hotelů Graf 27 Poskytování vlastní kongresové techniky se službami odborného technika celkem Graf 28 Obsluha a montáž hotelové kongresové techniky Graf 29 Kongresová technika u hotelů využívajících pouze vlastní techniku Graf 30 Využívané služby hotelů Graf 31 Dodání techniky hotelem nebo odbornou firmou... 86

13 Úvod Téma práce Důležitost a význam kongresového turismu pro hotel jsem si zvolila, protože kongresový turismus v současnosti představuje lukrativní segment cestovního ruchu. Cestovní ruch obecně na sebe váže řadu dalších odvětví, jako například dopravu, zdravotnictví, maloobchod a stavebnictví. Plní tak funkci multiplikátoru, neboť k sobě poutá další odvětví, vytváří pracovní místa a tím zvyšuje zaměstnanost a význačnou měrou tak přispívá k regionálnímu rozvoji. Cílem diplomové práce je na základě věrohodné analýzy zhodnotit a navrhnout, zda je pro hotel v rámci důležitosti a významu kongresového turismu výhodnější vlastnit kongresovou techniku a odborné zaměstnance, kteří ji obsluhují, anebo je vhodnější využívat služeb odborných firem a v jaké kvalitě poskytuje hotel tyto kongresové služby. Budu hledat odpověď na to, jaký vliv má daná oblast na spokojenost konečného zákazníka. Tento cíl jsem si zvolila, protože se domnívám, že se touto problematikou téměř nikdo nezabývá. Mnoho lidí ani netuší, co skrývá pozadí kongresové akce z hlediska jejího technického zajištění. Dovolila bych si přirovnat tuto oblast k technickému úseku hotelu. Ten je stejně důležitý jako ostatní hotelové úseky, jen se o něm neví, pokud všechno funguje, jak má. Nebude-li však technický úsek v hotelu správně a bezproblémově pracovat, může nastat celá řada potíží, které budou mít dopad na spokojenost hostů. Dá se říci, že stejná situace nastává také u zajištění potřebné techniky včetně technické produkce při organizování kongresové akce. Při nefunkčním technickém zázemí je akce odsouzena k neúspěchu. Pro dosažení cíle práce bude zvolena metoda dotazníkového šetření provedeného u pracovníků v hotelech, u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a dále bude proveden hloubkový rozhovor s majiteli odborných firem. Dotazníkové šetření probíhající u pracovníků ubytovacích zařízení bude doplněno osobní prohlídkou některých hotelů. Dotazníkové šetření provedené u organizátorů i iniciátorů akcí bude doplněno o osobní rozhovory s některými z nich. 13

14 Nejdůležitějším zdrojem informací budou odpovědi pracovníků hotelů i pracovníků firem, kteří jsou organizátory či iniciátory kongresových akcí, a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Informace o České republice, hlavním městě Praha a hotelech budou čerpány z internetových zdrojů a odborných časopisů. Na základě mého předběžného šetření jsem určila následující hypotézy: Hypotéza č. 1 Hotel není schopen poskytnout kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky v té samé kvalitě jako odborná firma (odborná firma má modernější a specializovanou techniku a vlastní odborné zaměstnance, vyškolené pro montáž a obsluhu kongresové techniky). Hypotéza č. 2 Zákazník bude více spokojen, pokud bude akce zajištěna technikou a odborným zaměstnancem vyškoleným pro montáž a obsluhu kongresové techniky od odborné firmy. Hypotéza č. 3 Pro hotel je výhodnější spolupráce s odbornou firmou. V zájmu naplnění cíle diplomové práce je její text rozdělen do tří částí. První z nich je částí teoretickou a pojednává krátce o cestovním ruchu obecně a podrobněji o kongresovém cestovním ruchu. Kongresový cestovní ruch má svoji historii, plní čtyři funkce a základní rozdělení kongresových akcí je na tradiční kongresové, výstavní a veletržní akce. Na trhu kongresového cestovního ruchu se stejně jako na všech trzích střetává nabídka s poptávkou. Organizování kongresových akcí zahrnuje několik fází. V závěru první části je uvedena typologie kongresové techniky. Druhá část popisuje průběh a výsledky dotazníkového šetření probíhajícího v hotelech i u organizátorů a iniciátorů kongresových akcí, dále osobní prohlídku některých hotelů, osobní rozhovory s pracovníky firem, které organizují či iniciují kongresové akce, a majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Na začátku analytické části bude popsána charakteristika analýzy. Dotazníková šetření budou vyhodnocena podle jednotlivých otázek a výsledky budou zpracovány formou tabulek a grafů. Na základě osobní prohlídky hotelů budou popsány především prostory využívané 14

15 pro kongresové akce a s nimi spojené služby poskytované ze strany hotelu. U osobních rozhovorů s pracovníky firem, které organizují či iniciují akce, a majiteli odborných firem budou uvedeny pokládané otázky a odpovědi budou souhrnně zpracovány. Třetí část obsahuje zhodnocení analytické části na základě dotazníkových šetření, osobních prohlídek a osobních rozhovorů. Budou uvedeny závěry a návrhová opatření na zlepšení stávající situace. Centrem kongresového turismu v České republice je Praha. Hlavní město má nejlepší předpoklady pro pořádání kongresových akcí, přičemž důležitou součástí je také propagace naší metropole ve světě. Na území naší republiky najdu ale i řadu dalších zajímavých kongresových destinací, jako jsou například Karlovy Vary, Brno a Ostrava. V Praze se sdružuje největší počet kongresových hotelů. Majitelé pochopili, že segment kongresové klientely se pro ně stává velice zajímavým, protože se hosté u nich nejen ubytují, ale také se u nich stravují, využívají kongresových prostor včetně kongresové techniky a objednávají si také doplňkové služby a doprovodné programy. Nejen velké hotely se snaží zaujmout svou připraveností vyhovět požadavkům kongresových turistů. Pokud se podívám na nabídky hotelů, zjistím, že prostory a služby kongresového cestovního ruchu se snaží nabízet většina z nich. Pojem kongresový turismus představuje pořádání kongresových akcí a ty jsou spojeny s řadou kongresových služeb. Součástí těchto služeb je také zajištění správné a funkční kongresové techniky. Dá se říci, že bez kongresové techniky nelze kongresovou akci realizovat. Přednášející na kongresových akcích potřebují využívat především projektory, plátna, tabule, ozvučení a osvětlení. Některé akce si žádají dokonce speciální techniku. Při pořádání mezinárodních akcí se neobejdou bez tlumočnické techniky. Dá se tedy konstatovat, že důležitost a význam kongresového turismu pro hotel představuje mimo jiné také skutečnost, jakou váhu hotel připisuje vybavenosti pro tyto účely. 15

16 1 Teoretická východiska diplomové práce 1.1 Cestovní ruch V posledních desetiletích se cestovní ruch zařadil mezi nejvýznamnější celosvětová hospodářství a jeho význam neustále roste. Jde o složitý socioekonomický jev, který zasahuje do celé řady ekonomických i neekonomických oblastí společnosti. S cestovním ruchem je spjata celá řada podnikatelských odvětví. Vytváří mnoho pracovních míst a tím pomáhá snižovat nezaměstnanost v regionech. Schéma 1 Cestovní ruch jako mnohoodvětvová kategorie Kultura Zdravotnictví Stravování Informatika Doprava Cestovní ruch Bankovnictví, pojišťovnictví Služby komunální veřejné Vlastní aktivity cestovního ruchu průmysl cestovního ruchu Další živnosti Obchod Průmysl Rybolov Zdroj: Nejdl, 2011, s. 14 Existuje celá řada definic cestovního ruchu. Obecně se cestovní ruch definuje jako krátkodobý přesun lidí na jiná místa jejich obvyklého pobytu, za účelem pro ně příjemných činností. (Horner, Swarbrooke, 2003, s. 53) 16

17 Podle výkladu slovníku cestovního ruchu je cestovní ruch komplexní společenský jev, jako souhrn aktivit účastníků cestovního ruchu, souhrn procesů budování a provozování zařízení se službami pro účastníky cestovního ruchu včetně souhrnu aktivit osob, které tyto služby nabízejí a zajišťují, aktivity spojených s využíváním, rozvojem a ochranou zdrojů pro cestovní ruch, souhrn politických a veřejně správních aktivit a reakce místní komunity a ekosystémů na uvedené aktivity. (Pásková, Zelenka, 2002, s. 45) Někteří považují cestovní ruch za činnost, která je výsledkem služeb jiných odvětví, jako jsou ubytování, stravování a doprava. Ekvivalentem k pojmu cestovní ruch je výraz turismus. Slovo turismus je anglického, respektive francouzského původu. Oba výrazy můžeme považovat za synonyma. (Palatková, Zichová, 2011, s. 11) Charakteristickými rysy cestovního ruchu jsou změna místa pobytu, pobyt, tj. cestování z místa běžného životního prostředí do místa či míst mimo běžné životní prostředí; tím se doprava jako realizátor pohybu stává jednou ze základních a nezastupitelných součástí cestovního ruchu dočasný (přechodný) pobyt v místě, které není místem běžného životního prostředí účastníka cestovního ruchu; tím se poskytování služeb přechodného ubytování v nejrůznějších, tzn. i nekomerčních, formách stává druhou základní a nezastupitelnou součástí cestovního ruchu hlavní účel cesty není výdělečná činnost v navštívené zemi, jsou tedy vyloučeny cesty za prací v pracovním poměru, ale zahrnují se služební pracovní cesty včetně účasti na kongresových akcích realizace se uskutečňuje převážně ve volném čase účastníka cestovního ruchu vytváření vztahů mezi lidmi, v místě dočasného pobytu mezi účastníky cestovního ruchu a místními obyvateli, mezi účastníky cestovního ruchu navzájem a mezi účastníky cestovního ruchu a zprostředkovateli. (Attl, Nejdl, 2004, s. 8) 17

18 1.1.1 Cestovní ruch v České republice Významným milníkem pro cestovní ruch v České republice byl rok 1989, kdy došlo k zásadním společenským změnám, jež vedly k znovuobnovení soukromého podnikání. Začala výstavba nových hotelů, restaurací a společensko-zábavních zařízení. Zavedeny byly nové technologie a formy komunikace. Do země vstoupila řada zahraničních investorů. Zákazník se stal náročnějším. Česká republika má co nabídnout nejen domácím, ale i zahraničním turistům. Na jejím území se nachází celá řada historických a kulturních památek. Na své si přijdou milovníci přírody, kteří mohou obdivovat nejen překrásné lesy, rybníky a jeskyně, ale také hory či skály. Významné postavení mají v cestovním ruchu české lázně. Dominantu v lázeňství tvoří západočeský trojúhelník, jehož představiteli jsou Karlovy Vary, Mariánské Lázně a Františkovi Lázně. Jejich společnou snahou je zápis na seznam UNESCO. Dalšími významnými lázněmi jsou Luhačovice, Poděbrady, Teplice a Jáchymov. Hlavní město Praha je významné centrum střední Evropy. Turisté z celého světa mohou obdivovat celou řadu kulturně-historických památek a užívat si neopakovatelnou atmosféru města. Mimořádné hodnoty historického jádra Prahy jsou na seznamu UNESCO. Nabídka návštěvnických aktivit v Praze se neustále zvyšuje. Cestovní ruch je významným prvkem pražské ekonomiky. Na seznam kulturního a přírodního dědictví UNESCO byla zapsána celá řada českých měst či jejich částí, které jsou uvedeny v Příloze 1. Na území republiky se nalézají 4 národní parky. Největší z nich je národní park a chráněná krajinná oblast Šumava. Významnou lokalitou je také národní park Podyjí. Nejstarším je Krkonošský národní park KRNAP, naopak nejmladší park České Švýcarsko byl vyhlášen Český ráj byl vyhlášen geoparkem UNESCO od října 2005 a zahrnuje území na rozloze asi sedmi set kilometrů čtverečních. Jeho součástí jsou například Boskovské jeskyně a Jičínsko, skalní města Příhrazské, Hruboskalské, Betlémské, Prachovské, Klokočské a Suché skály. 18

19 1.2 Kongresový cestovní ruch Odborníci řadí kongresový cestovní ruch mezi obchodní cestovní ruch. Jedná se o druh cestovního ruchu, jehož účastníci jsou motivováni zájmem o výměnu vědeckých nebo odborných poznatků a zkušeností. Jeho součástí je incentivní cestovní ruch a služební cesty. Pro označení trhu kongresového a incentivního cestovního ruchu stejně jako služebních cest se používá mezinárodně přijatá zkratka MICE (Meeting, Incentive, Congress/Convention, Exhibition). (Orieška, 2010, s. 311) Předmětem kongresového cestovního ruchu se v odborné literatuře označuje nejčastěji organizování kongresů, sympozií, seminářů, výstav a veletrhů. (Orieška, 2003, s. 7) Historie kongresového cestovního ruchu Již od počátku lidstva existuje mezi lidmi potřeba setkávat se, vzájemně komunikovat, řešit problémy, předávat si a vyměňovat zkušenosti a poznatky. Ze středověku máme záznamy o poutních cestách, které měly především náboženský charakter. Již ve 13. století se organizovaly výroční trhy, předchůdci dnešních veletrhů a výstav. (Orieška, 2003, s. 5) Období politických a hospodářských kongresů datujeme do 17. století. Roku 1681 se v Římě uskutečnil mezinárodní kongres lékařů. V letech následoval Vídeňský kongres 1. (Orieška, 2003, s. 5) Nová éra cestovního ruchu, a tím i nová éra kongresových akcí začala výletem po železnici z Leicesteru do Loughborough, organizovaným Thomasem Cookem v roce Akce konané na předem určeném místě a v předem určené době se staly oblíbenými. Potřeba komunikace a výměny informací se zvyšovala od poloviny 19. století v důsledku technického pokroku. Začal se rozvíjet trh kongresového cestovního ruchu. (Orieška, 2003, s. 5 6) První výstava se konala roku 1851 v Londýně, v Křišťálovém paláci 2. V letech 1855 až 1889 se pořádaly všechny významné světové výstavy v Paříži. Do začátku 60. let 20. století existovalo jen málo profesionálních subjektů zaměřených na organizaci kongresových akcí. Poznatky o kongresovém cestovním ruchu byly 1 Vídeňský kongres předmětem jednání byly problémy uspořádání evropských států po Napoleonově pádu. 2 Křišťálový palác byl dlouho pokládán za jeden z divů světa. 19

20 nevědecké a neověřené. Zařízení pro konání kongresových akcí se od sebe vzájemně příliš nelišila. Velké akce se konaly především v hotelech a organizovali je většinou vedoucí pracovníci, kterým chyběla odbornost v oblasti kongresového cestovního ruchu. (Orieška, 2003, s. 6) Ke změně v pořádání kongresových akcí došlo v důsledku dělby práce, technického i vědeckého pokroku a lidského poznání v 70. letech 20. století. Začala také výstavba kongresových center a paláců. V současnosti je kongresový cestovní ruch významně oceněn a jeho účastníci jsou pro řadu hotelů důležitým tržním segmentem Funkce kongresového cestovního ruchu Kongresový cestovní ruch plní řadu funkcí důležitých jak pro jednotlivce, tak pro společnost. Jde především o funkce vědecko-informační, kulturně-poznávací, funkci ekonomickou a faktor regionálního rozvoje. Vědecko-informační funkce Vědecko-informační funkce umožňuje vzájemné seznámení odborníků z různých vědeckých, technických a společenských oblastí, zprostředkovává výměnu poznatků a zkušeností, získávání nových, aktuálních informací, navazování pracovních kontaktů, rozšiřování vědecké a odborné spolupráce. (Orieška, 2003, s. 8) Kulturně-poznávací funkce Kulturně-poznávací funkce kongresového cestovního ruchu je naplňována poznáváním místa, regionu a země konání kongresové akce, kulturních a historických památek, zvyků a tradic účastníky kongresového cestovního ruchu; dále jejich účastí na různých společensko-kulturních akcích, například koncertech, divadelních, operních a baletních představeních, nebo na akcích gastronomických, zábavních, sportovních a jiných. (Orieška, 2003, s. 9) Ekonomická funkce Kongresové akce přinášejí ekonomické příjmy, které tvoří výdaje účastníků akcí a nepřímé příjmy z nákupů zboží a služeb v místě i mimo místo kongresové akce. Kongresových akcí se účastní vzdělaní lidé ze středních a vyšších sociálních vrstev. Užívají služeb vyššího standardu. (Orieška, 2003, s. 9) 20

21 Faktor regionálního rozvoje Rozvojem kongresového cestovního ruchu se zabývá mnoho podnikatelských i nepodnikatelských subjektů. Plní funkci multiplikátoru, protože aktivuje činnosti v různých odvětvích. Zvyšuje zaměstnanost v místech a regionech vytvářením pracovních příležitostí. (Orieška, 2003, s. 9) Klasifikace akcí kongresového cestovního ruchu Akce kongresového cestovního ruchu dělíme na tradiční kongresové, veletržní a výstavní akce. 1. Tradiční kongresové akce Tradičních kongresových akcí se účastní lidé, kteří mají společné zájmy a jejichž cílem je vyměnit si poznatky, zkušenosti, názory a poslechnout si projevy. Patří mezi ně kongresy, konference, semináře, školení apod. Dělíme je podle několika hledisek: podle počtu účastníků, podle délky trvání, podle formy, podle struktury účastníků, podle tematického zaměření, podle možnosti účasti na akci, podle významu jednání účastníků a jeho závěrů, podle způsobu organizace, nové formy akcí. (Orieška, 2003, s ) Podrobnější charakteristika tradičních kongresových akcí je uvedena v Příloze Veletržní a výstavní akce Jejich předmětem je výměna poznatků a výsledků kreativního myšlení. Hlavním cílem je prezentovat nejmodernější výrobky, technologie, know-how a podobně. Patří mezi ně například výstavy, veletrhy a workshopy. 21

22 Dělení veletržních a výstavních akcí podle následujících hledisek: podle významu a obsahu, podle charakteru, podle určení zájemců, podle obsahu zaměření expozice, podle očekávaných výsledků účasti vystavovatelů a návštěvníků. (Orieška, 2003, 37 38) Podrobnější charakteristika veletržních a výstavních akcí je uvedena v Příloze Trh kongresového cestovního ruchu Na trh kongresového cestovního ruchu je rozlišována mezinárodní, národní a regionální úroveň. Charakteristika kongresového cestovního ruchu na všech uvedených úrovních vychází především z existence věrohodných statistických dat. Na trhu dochází k nabídce a poptávce kongresových služeb, které jsou velice rozmanité. Zahrnují informační, ubytovací, stravovací, tlumočnické služby, dále marketing a propagaci, dopravu, kulturní program, kongresovou techniku a služby odborných zaměstnanců vyškolených pro montáž a obsluhu kongresové techniky Mezinárodní trh kongresového cestovního ruchu Existence a rozvoj kongresového cestovního ruchu jsou závislé na mezinárodní spolupráci. Stejně jako na ostatních trzích, tak i zde dochází ke střetnutí nabídky a poptávky. Na mezinárodní úrovni vznikly na podporu kongresového cestovního ruchu mezinárodní organizace. Systematickým sběrem informací o kongresovém cestovním ruchu se již řadu let zabývá Unie mezinárodních sdružení (UIA Union of International Associations). Ve statistických přehledech UIA jsou zahrnuty: 1. akce organizované a financované mezinárodními organizacemi, 2. setkání na národní úrovni s mezinárodní účastí, organizovaná národními pobočkami mezinárodních organizací. (Orieška, 2003, s. 14) 22

23 Mezinárodní organizace kongresového cestovního ruchu: Evropská asociace veletrhů cestovního ruchu ETTFA (European Travel Trade Fairs Association) Evropská federace kongresových měst (EFCT European Federation of Conference Towns) Mezinárodní asociace kongresových center (IACC International Association of Congress Centers) Mezinárodní asociace kongresů a konferencí (ICCA International Congress and Convention Association) Mezinárodní síť konferencí (INCON International Conference Network) Mezinárodní výstavnická asociace (UFI Union des Foires Internationales) Mezinárodní úřad pro výstavy (IEB International Exhibition Bureau) Mezinárodní sdružení kongresových paláců (AIPC Association Internationale des Palais des Congrés) Mezinárodní sdružení kongresových tlumočníků (AIIC Association Internationale des Interpretes des Congrés) Sdružení profesionálů v průmyslu MICE (MPI Meeting Planners International) Rada kongresového průmyslu (CIC Convention Industry Council) Mezinárodní asociace konferenčních a návštěvnických asociací (IACVB International Association of Convention and Visitor Bureaus) (Rogers, 2003, s ; Belešová, 2012, s ) Národní trh kongresového cestovního ruchu Česká republika se umístila v roce 2012 na 11. místě světového žebříčku. Česká republika má velký potenciál stát se špičkovou destinací kongresového cestovního ruchu. Disponuje mnoha kulturními a historickými památkami, má vhodné přírodní podmínky a technické vybavení hotelů v Praze i mimo hlavní město. Hlavní město Praha patří mezi nejzajímavější města kongresového cestovního ruchu především díky dobré infrastruktuře, relativně dostačující kapacitě Kongresového centra a relativně dobré dopravní a cenové dostupnosti. Praha je především malebné historické město a svou krásou zanechává v návštěvnících příjemný dojem. Naše hlavní město je zvyklé žít z cestovního ruchu. 23

24 Mnoho zahraničních společností má čím dál více zájem o konání akcí kongresového cestovního ruchu na území České republiky. Především popularita Prahy jako kongresové destinace každý rok stoupá. Statistiky ČSÚ 3 vykazují 20% nárůst akcí v roce 2012 ve srovnání s rokem 2009 a zvýšení počtu jejich účastníků v témže období o 40 %. ( Zatímco se v roce 2012 pražský kongresový cestovní ruch těšil znatelnému růstu, loňské statistické údaje ukazují pravý opak. Pokles zájmu o toto odvětví cestovního ruchu je patrný nejen v hlavním městě, ale celkově v rámci naší republiky. Zpracovala jsem statistické údaje za Českou republiku i Prahu do následujících tabulek. Data jsem čerpala z Českého statistického úřadu a ICCA. Tabulka 1 Kongresové akce v HÚZ 4 v ČR 5 Rok Počet akcí Počet účastníků Zdroj: ČSÚ 3 ČSÚ Český statistický úřad 4 HÚZ hromadná ubytovací zařízení 5 ČR Česká republika 24

25 Tabulka 2 Počet akcí a účastníků v Praze Rok Počet akcí Počet účastníků Zdroj: ČSÚ Tabulka 3 Kongresy a konference v HÚZ podle krajů Kraj Počet akcí 2011 Počet akcí 2012 Počet účastníků 2011 Počet účastníků 2012 Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj ČR celkem Zdroj: Ročenka cestovního ruchu, ubytování a pohostinství, 2013, s

26 Tabulka 4 Postavení Prahy ve světě podle ICCA Pozice Prahy ve světě Počet asociačních akcí Zdroj: ICCA V celosvětovém žebříčku Praha poskočila již druhým rokem výrazně vzhůru. Velkou zásluhu na tom má PCB 6, která plní své ambiciózní cíle a chce dostat Prahu do první desítky světových kongresových destinací do roku 2015 a první pětky do roku PCB úzce spolupracuje s vedením hlavního města Prahy. (Rajdlová, 2013, s. 62) Dobrou zprávou pro pražský kongresový cestovní ruch bylo, že vláda v září 2013 schválila převzetí dluhu Kongresového centra Praha státem výměnou za 70% podíl státu na tomto centru. Doposud bylo jediným akcionářem hlavní město, které se zavázalo částkou 800 milionů korun přispět na likvidaci vnitřního dluhu, který vzniknul v důsledku rekonstrukce před zasedáním Mezinárodního měnového fondu a Světové banky v roce V současnosti centrum ztrácí konkurenceschopnost v mezinárodním prostředí díky svému technologickému zaostávání. Mezi hlavní oblasti náprav patří snížení energetické náročnosti, modernizace interiérů a orientačního systému uvnitř centra, dovybavení sálu kongresovou technikou a propojení rezervačních systémů centra a hotelu. (Rajdlová, 2013, s. 51) Dalším významným krokem při získávání mezinárodních kongresových akcí je schválení návrhu týkajícího se zavedení grantů města pro velké mezinárodní kongresy, zastupitelstvem hlavního města Prahy na zasedání 4. září Nárok na podporu budou mít akce, které splní následující tři požadavky. Za prvé musí být dodržen minimální počet 1500 účastníků akce a alespoň polovina z nich musí být ze zahraničí. Za druhé musí účastníci přespat nejméně dvě noci v Praze a za třetí je potřeba mít doporučení od PCB. (Rajdlová, 2013, s. 51) Členové Mezinárodní kongresové a konferenční asociace ICCA v České republice společně kandidovali na pořádání 55. kongresu ICCA v Praze. Hlavní město postoupilo do užšího výběru s malajským Kuchingem. Bohužel Praha výběr nevyhrála a těsného vítězství dosáhl Kuching. Praha se však obohatila o cenné poznatky a získala nové partnery 6 PCB Prague Convention Bureau 26

27 i přátele z opačného konce světa. Na základě zkušeností s kandidaturou na pořádání kongresu ICCA v roce 2016 se český tým rozhodl zúčastnit se další kandidatury na pořádání tohoto kongresu v Praze pro rok (Rajdlová, 2013, s. 50.) Tentokrát český tým v boji o kandidaturu na pořádání 56. kongresu ICCA v Praze došel k vítěznému konci a česká metropole bude v roce 2017 jeho pořadatelem. Hlavní město zvítězilo nad ruským Petrohradem a polským Gdaňskem. ( Národní organizace kongresového cestovního ruchu Na národním trhu působí kongresové asociace convention bureau. Jejich hlavním cílem je reprezentovat své členy a získávat pro své město či region kongresové akce. Mezi úkoly kongresové asociace patří podpora nabídky a prodeje služeb kongresové destinace, pomoc organizátorům v přípravě, podpora turistické nabídky destinace, tvorba a propagace image destinace i státu. Convention bureau v ČR: Czech Convention Bureau Prague Convention Bureau Carlsbad Convetion Bureau North Bohemia Convetion Bureau Pilsen Convention Bureau Moravia Convention Bureau (Belešová, s. 14) Poptávka a nabídka kongresového cestovního ruchu Poptávka Poptávka na trhu kongresového cestovního ruchu je tvořena poptávkou jednotlivých účastníků kongresových akcí a poptávkou iniciátorů (objednavatelů) kongresových akcí. 1. Jednotliví účastníci neboli kongresoví turisté jsou spotřebitelé služeb. Potřeba změny a odpočinku je v jejich případě nahrazena potřebou výměny informací, poznatků, názorů a potřebou vzdělávání. Jejich účast na kongresovém cestovním ruchu je většinou rozhodnutím jejich zaměstnavatele, který jim částečně nebo úplně nahradí náklady spojené s takovou akcí. 27

28 2. Iniciátoři kongresových akcí jsou různé asociace, firmy, společnosti a jiné podnikatelské i nepodnikatelské subjekty. Označují se jako nositelé kongresových akcí. (Belešová, 2012, s. 12) Nabídka Nabídku na trhu kongresového cestovního ruchu představují především organizátoři kongresových akcí a dodavatelé různých kongresových služeb. Organizátoři kongresových akcí: 1. Podniky, instituce nebo společnosti, které vlastní materiálně-technická zařízení, jako jsou například jednací místnosti a výstavní prostory, nebo které hledají pro své produkty lepší způsob prezentace. 2. Podniky, instituce nebo společnosti, které organizují kongresové akce z vlastní iniciativy. 3. Profesionální organizátoři kongresů (PCO Professional Congress Organizer) jsou firmy, které se specializují na organizování kongresových akcí. Patří sem například tzv. Nezávislý plánovač akcí, Kongresové agentury a Kongresové asociace. 4. Cestovní kanceláře a dopravní společnosti Dodavatelé služeb kongresového cestovního ruchu jsou zejména hotely, kongresové a víceúčelové sály nebo haly, výstaviště, vysokoškolské instituce a další. (Belešová, 2012, s ) Kongresová zařízení Setkání účastníků kongresového cestovního ruchu označujeme jako kongresové akce. Ty jsou doprovázeny kongresovými službami. Pro jejich správné zajištění je potřeba existence specifických materiálně-technických podmínek. Specifickými podmínkami disponují: 1. Kongresové hotely nebo hotely zajišťují účastníkům především ubytovací a stravovací služby. Zájmem hotelu je také poskytnout komplexní kongresovou vybavenost, kterou tvoří především jednací prostory s technickým vybavením. Hotely, které nemají kongresovou vybavenost, nabízejí pouze ubytovací i stravovací služby a kongresový 28

29 sál je k dispozici v jiném zařízení vyskytujícím se v blízkosti. Hotely se snaží nabídnout také doplňkové služby. 2. Specializovaná zařízení a budovy. Konkrétně jde o kongresová centra, kongresové paláce a kulturně-společenská centra. Specializovaná zařízení jsou většinou ve vlastnictví jednotlivých měst, zvyšují městům prestiž a přinášejí jim velký zisk. Budují se na dostupných místech jak pro automobilovou, tak pro městskou hromadnou dopravu. Hotely v místě musí nabídnout dostatečnou ubytovací kapacitu a kvalitu poskytovaných služeb. Nejčastěji jsou využívány hotely vyšších tříd. 3. Netradiční kongresová zařízení. Jako taková mohou sloužit například dopravní prostředky, konkrétně říční nebo námořní lodě a letadla. (Belešová, 2012, s ) 1.4 Organizování kongresových akcí Kongresové akce mají předem stanovený odborný program. Většinou jsou doprovázeny souvisejícími akcemi uskutečněnými před zahájením kongresu a pokongresovými akcemi. Odborný program zajišťuje iniciátor akce. Aby byly zajištěny kvalitní služby, musí se organizování kongresových akcí věnovat dlouhodobá příprava, základem je precizní plánování a profesionální přístup. Mnozí iniciátoři kongresových akcí nedisponují dostatečnou odborností, a proto vznikly v posledních letech specializované firmy na organizování kongresových akcí (PCO). Kromě PCO se na tyto aktivity zaměřují i některé cestovní kanceláře a hotely. Organizování kongresové akce je rozděleno do několika etap, kterými jsou fáze plánování, přípravy, realizace a závěrečná fáze. V následujících kapitolách jsem jednotlivá stádia podrobněji charakterizovala. (Orieška, 2003, s. 64) Fáze přípravy Plánování kongresové akce začíná první poptávkou objednavatele adresovanou organizátorovi akce. Jednotlivé akce se musí plánovat dostatečně dopředu (týdny, měsíce i roky), záleží na velikosti a významu akce. Důležité je také seznámit se s přednostmi a nedostatky zařízení, ve kterém se má akce uskutečnit. Fáze přípravy zahrnuje několik důležitých kroků. Nejdůležitějším bodem, od kterého se celá akce odvíjí, je stanovení jejího cíle. Pokud je znám cíl akce, může se následně vytvořit počet a struktura cílových účastníků. V případě velkých akcí se sestavují specializované organizační týmy. V návaznosti na cíl a téma se vytvoří program 29

30 a zpracuje se časový harmonogram akce. Program se většinou dělí na hlavní a doprovodnou část. Iniciátoři kongresové akce si také volí termín a délku trvání a vybírají si místo jejího konání. Preferují atraktivní, bezpečné a dopravně dobře dostupné destinace. S přípravnou fází také souvisí stanovení rozpočtu akce, cenová kalkulace a výpočet účastnického poplatku. Nesmí se zapomenout na zajištění dopravních, ubytovacích a stravovacích služeb i doplňkového programu. S jednotlivými dodavateli služeb se uzavírají smlouvy. Nedílnou součástí této fáze je příprava a tisk kongresových materiálů, propagace a marketingová komunikace. (Belešová, 2012, s ) Fáze realizace Realizační fáze je nejintenzivnější a zároveň nejkratší. Realizační skupinu akce tvoří členové přípravného výboru iniciátora akce a pracovníci i spolupracovníci organizátora. Realizační skupina dojíždí na místo konání minimálně půl dne před zahájením akce. Členové skupiny mívají rozdělené pravomoce a odpovědnosti. Provádí kontrolu prostor, vytváří zázemí iniciátora a organizátora, seznamují se s důležitým personálem, jako jsou vedoucí recepce a členové technického úseku. Důležité je zajistit plynulost a bezproblémovost celé akce od příjezdu účastníků až po jejich odjezd. (Belešová, 2012, s. 29) Fáze závěrečná Stejně jako je důležitá příprava a realizace kongresové akce, je důležitý i její závěr. Kongresovou akci je potřeba ukončit, vyúčtovat a vyhodnotit. Jednací místnosti se vrací majiteli nebo provozovateli. Pokud byla zapůjčena technika, tak se také odváží a vrací pronajímateli. Organizátor vypracovává výslednou kalkulaci, na jejímž základě provede závěrečné vyúčtování. Nesmí se zapomenout na zhodnocení akce. Akce je hodnocena ze strany vedoucích pracovníků iniciátora, organizátora a dodavatelů různých služeb na závěrečném setkání. Vyhodnocení akce je třeba provést jak z hlediska odborného, tak z hlediska organizačního. Součástí vyhodnocení akce může být i průzkum spokojenosti účastníků. Se závěrečnou fází souvisí zasílání děkovných dopisů a ů hlavním účastníkům, řečníkům a sponzorům. Pokud měla akce vědecký nebo odborný charakter rozesílají se post-konferenční materiály. (Belešová, 2012, s. 29) Souhrnný přehled organizačního zabezpečení kongresové akce se nachází v Příloze 5. 30

31 1.5 Kongresová technika Úkolem této kapitoly je přiblížit změnu, k níž došlo během posledních let v zajišťování kongresových akcí z hlediska techniky. Všeobecný technický pokrok se nevyhnul ani jednotlivým zařízením kongresové techniky, ani organizačnímu zajištění. Konference dnes a zítra Na současných kongresových akcích se využívá nejmodernější technika a technické inovace ve všech položkách. Již při kontaktování zákazníka a následně při jeho akreditaci jsou použity nejmodernější softwary. Vznikají speciální aplikace, jež jen na základě průchodu účastníka prezenční zónou hosta zaregistrují. Dle přání klientů jim prostřednictvím mobilních telefonů poskytují různé informace, například se můžou dozvědět, kdy se konají určité přednášky, případně jak se dostanou na večerní program či recepci. Také k úhradě poplatků za účast na kongresu či konferenci dochází většinou prostřednictvím mobilního bankovnictví. Účastník vchází do jednoho z přednáškových sálů, kde hraje kongresová hudba šířená nejmodernějšími zvukovými systémy, jejichž součástí mohou být v dnešní době i stovky mikrofonů. Ty jsou napojeny na kamerový systém a při jeho aktivaci účastníkem se kamery automaticky natočí na řečníka, jehož obraz je následně promítán. Plátna jsou dnes celistvá, dalo by se říci až nekonečná, a jsou součástí dekorace, která vytváří image celé akce. Promítá se na ně i několik obrazů, jež je možné měnit, například jedna až dvě prezentace (podle jazykové mutace), přednášející, logo akce nebo sponzorů, případně výsledky hlasování. V sálech dotváří náladu i osvětlení, které se v průběhu proměňuje dle aktuální potřeby. Další nedílnou součástí kongresové techniky je tlumočnické vybavení, dnes jde o zařízení bezdrátová, fungující pomocí infra světla. Řeč je digitálně přenášena ze zvukotěsných klimatizovaných tlumočnických kabin k posluchačům. V případě potřeby mohou mít posluchači k dispozici ještě další přístroje, například hlasovací zařízení či speciální pomůcky umožňující vzájemnou interakci. Konference dnes a včera V minulosti a občas i dnes je prezence účastníků akce prováděna hosteskami, které se v papírových seznamech snaží najít konkrétního delegáta, aby mu 31

32 předaly materiály, přijaly od něj účastnický poplatek, vypsaly nebo vytiskly příjmový doklad, vydaly stravenky, zajistily lístky na večerní program a provedly mnoho další minuty trvajících úkonů. Při stovkách a někdy i tisících hostů se jedná o nelehkou práci a především o ne příliš zdařilý začátek akce, při němž se návštěvníci tísní v dlouhých řadách či nepřehledných zástupech. Dříve byl kongresový sál také naplněn hudbou. Počet mikrofonů byl značně omezen, jelikož ke každému z nich vedl poměrně objemný kabel, který překážel, a tak byl i nebezpečný. Pouze předsednický stůl byl doplněn jedním až dvěma bezdrátovými mikrofony, ovšem jejich funkčnost nebyla vždy zaručena. Sály byly osvětleny pouze stropními svítidly, která neumožňovala různé způsoby nasvícení. Při projekci muselo dojít k zakrytí oken (přičemž většinou nebyla k dispozici odpovídající technika, častěji byly využívány různé závěsy), a tak obraz nebyl dostatečně výrazný. Při velkých projekcích se promítalo nejčastěji na bílou nebo světlou zeď, protože v sálech nebyla nainstalována velkoformátová plátna. Nejčastěji využívanou projekční technikou byl zpětný projektor, na lékařských kongresech či konferencích byly dva diaprojektory. Tlumočnické kabiny nahrazovaly zástěny postavené na stůl. Tlumočníci rušili delegáty v zadních řadách, že skoro neslyšeli přednášejícího. Již v minulosti se však překlad přenášel bezdrátově pomocí rádiových vln. Hlasování probíhalo formou lístečků, které byly sbírány a vyhodnocovány za pomocí skrutátorů. Zdrojem informací uvedených v této kapitole byli majitelé odborných firem, jež se zabývají dodáváním kongresové techniky a zajišťováním konferencí. V následující subkapitole jsem využila jejich znalostí při zpracování typologie moderní kongresové techniky Typologie kongresové techniky 1. Ozvučovací technika Mikrofony jejich základní rozdělení je na dynamické a kondenzátorové. Další členění je na drátové a bezdrátové. Bezdrátové mikrofony se dále člení na ruční, klopové, náhlavní a konferenční a drátové mikrofony na ruční a konferenční. Mixážní pulty mohou být analogové a digitální. 32

33 Reproduktory Zesilovače Speciální technika zahrnuje například ekvalizéry, eliminátory zpětné vazby. 2. Tlumočnická technika Tlumočnická technika umožňuje delegátům překlad originálního slova do rodného nebo příbuzného jazyka. Její součástí jsou kabiny, jednotky tlumočníků, tlumočnická sluchátka, centrální jednotka, vysílače, zářiče a delegátské přijímače. Tlumočnická technika se dělí na drátovou a bezdrátovou. Bezdrátová zahrnuje rádiovou a infra 7. Bezdrátová tlumočnická technika fungující na principu infra světla se dělí na analogovou a digitální. Drátová tlumočnická technika se používá většinou u pevných instalací. 3. Projekční a prezentační technika Projektory se rozlišují na domácí, kancelářské a konferenční. Rozdíl mezi nimi je ve svítivosti, která se udává v ANSI lumenech 8. Na kongresové akce se využívají kancelářské a konferenční projektory. Konferenční kromě velké svítivosti umožňují také výměnu objektivů. Projekční plátna jsou stativová a rámová. Dělí se na plátna s přední či zpětnou projekcí. Další členění je podle formátu, nejčastěji se využívá formát 4:3 a 16:9. Monitory se dělí podle velikosti uhlopříčky. Největší se dají využít místo projekcí (pláten). Využívají se také jako náhledové monitory. Dnes se už takřka výhradně používají LED 9 monitory ve Full HD 10 rozlišení. Vizualizéry jsou zařízení snímající pevné předměty případně i textové materiály a přenášející je na zobrazovací jednotky. 7 Bezdrátová technika funguje na principu rádiových vln nebo infra světla (například jako dálkové ovládání k televizoru). 8 Základní jednotka svítivosti je Lumen. ANSI je metoda měření podle amerického institutu. 9 LED Light Emitting Diode dioda emitující světlo 10 Full HD Full High Definition vysoké rozlišení obrazu 33

34 4. Hlasovací a interaktivní zařízení může být drátové a bezdrátové. Hlasovací zařízení je třítlačítkové s možnostmi odpovědí ano, ne, zdržel se a interaktivní zařízení umožňuje 10 (0 9) různých odpovědí. 5. Osobní počítače a notebooky se používají při prezentacích. Důležité je softwarové vybavení, aktualizace a obnova počítačů vzhledem k jejich stárnutí. 6. Kamerové systémy zahrnují jednak pevné kamery a kamery s obsluhou, jednak střihové pracoviště a přenosové zařízení, součástí bývají i scalery (scaler přijímá signály a z něj vystupuje jednotný formát, který je volitelný) a případně switche. 7. Videokonference přenáší obraz a zvuk oběma směry. Propojuje například delegáta s konferencí, přenáší operace do konferenčního sálu apod. Videokonference se liší v rozlišení a přenos je hlavně internetový. 8. Osvětlení umožňují bodová, scénická nebo dekorativní světla, lasery, světelné ovládací pulty, rozvaděče a vysokonapěťová kabeláž. 9. Kongresový mobiliář zahrnuje stoly, židle, pódia, stage, stany, dekorativní systémy, flipcharty, řečnické pulty, ubrusy. 10. Kancelářská technika to jsou kopírky, tiskárny, počítače, informační systémy, skartovače. 34

35 2 Analytická část Kongresový cestovní ruch je v posledních letech velice lukrativním tržním segmentem nejen pro hotely. Účastník kongresového cestovního ruchu je většinou vzdělaný člověk z vyšších a středních vrstev a jeho denní výdaje jsou vyšší než výdaje běžného účastníka cestovního ruchu. Předmětem kongresového cestovního ruchu je pořádání kongresových akcí. Kongresové služby představují celý soubor služeb souvisejících s přípravou a realizací kongresové akce. Součástí kongresových služeb je dodání kongresové techniky a zaměstnanců vyškolených pro její montáž a obsluhu. V analytické části práce jsem zkoumala, v jaké kvalitě dodávají hotely tyto kongresové služby a zda je pro ně výhodnější vybavit se vlastní kongresovou technikou nebo spolupracovat s odbornými firmami. 2.1 Cíle analýzy a očekávaný výsledek Cílem analýzy bylo získat informace od kongresových hotelů nebo hotelů disponujících prostory pro pořádání kongresových akcí a zjistit v jaké kvalitě poskytují kongresovou techniku a zaměstnance vyškolené pro její montáž a obsluhu i zda je pro hotel výhodnější vybavit se vlastní kongresovou technikou nebo si ji půjčovat od odborné firmy. Zajímalo mě také, jaký bude následně dopad na koncového zákazníka. Abych dosáhla co nejobjektivnějšího výsledku, doplnila jsem analýzu odpovědí pracovníků hotelů o rozbor názorů organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a majitelů odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Práce by měla přinést reálný pohled na vybavenost kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí kongresovou technikou. Zmapovat by měla také jejich schopnost bezproblémového zajištění kongresové akce po technické stránce. 2.2 Metody a realizace průzkumu Abych naplnila cíl práce, musela jsem zvolit vhodnou metodiku. Analytická část obsahuje primární data. Šetření bylo provedeno u kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí, organizátorů i iniciátorů kongresových akcí a odborných firem dodávajících kongresovou techniku a zaměstnance vyškolené pro její montáž a obsluhu. Data byla sebrána formou internetových dotazníků a osobních prohlídek a rozhovorů. Průzkum proběhl od 17. října 2013 do 23. dubna

36 2.2.1 Dotazníkové šetření u kongresových hotelů Dotazník pro kongresové hotely jsem rozdělila do dvou částí. Jeho první část jsem zaměřila na charakteristiku hotelů (jejich ubytovací kapacitu, klasifikaci, množství a velikost prostor pro pořádání kongresových akcí). Cílem druhé části bylo zjistit, jak jsou hotely vybaveny kongresovou technikou a jestli je pro ně výhodnější mít vlastní kongresovou techniku nebo zda je lepší využít služeb odborných firem. Zaměstnanci hotelů odpovídali celkem na 22 otázek. Vyplnění dotazníku jim nezabralo více než pět minut jejich času. Dotazník jsem rozeslala do 280 hotelů ze všech krajů naší republiky. Zpět jsem obdržela odpovědi od 127 hotelů. Výsledky dotazníkového šetření v hotelech se nachází v subkapitole Dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Abych zjistila spojenost či nespokojenost organizátorů i iniciátorů kongresových akcí s kongresovými službami poskytovanými hotely, vytvořila jsem a rozeslala jim také dotazník k vyplnění. Zaměstnanci firem, které organizují nebo iniciují kongresové akce, odpovídali na 10 jednoduchých otázek. Ty byly sestaveny tak, aby se co nejvíce shodly s otázkami, na které odpovídali i zaměstnanci hotelů. Díky takto připraveným otázkám jsem mohla následně provést komparaci výsledků. Dotazník jsem rozeslala 70 firmám zabývajícím se organizováním kongresových akcí a koncovým zákazníkům. Zpět jsem obdržela odpovědi od 47 z nich. Výsledky dotazníkového šetření se nacházejí v subkapitole Osobní prohlídka kongresových prostor v některých hotelech Dotazníkové šetření u pracovníků v hotelech jsem rozšířila o osobní prohlídky kongresových prostor v některých hotelech. Oslovila jsem především konkrétní pracovníky hotelů, kteří mi vyplnili dotazník a navíc mi zaslali přátelský . Očekávala jsem jejich vstřícnost, která se mi potvrdila. Vyplnění dotazníku a prohlídku kongresových prostor považovali někteří z nich dokonce za součást svých pracovních povinností. Navštívila jsem jedenáct hotelů. Ve třech z nich jsem také přenocovala. Osobní prohlídka těchto hotelů je popsána v subkapitole

37 2.2.4 Rozhovory s pracovníky organizátorů i iniciátorů kongresových akcí Stejně jako jsem doplnila dotazníkové šetření u hotelů o osobní prohlídky, rozšířila jsem také dotazníkové šetření u organizátorů i iniciátorů akcí o osobní rozhovory. Před rozhovorem jsem si připravila osm otevřených otázek. Rozhovor probíhal formou diskuse o dané problematice, kdy pracovníci odpovídali na mnou položené otázky a navíc mi sdělili své dosavadní zkušenosti týkající se spolupráce s hotelem při zajišťování kongresových akcí. Položené otázky a zpracování jejich odpovědí se nachází v subkapitole Rozhovory s majiteli odborných firem dodávajících kongresovou techniku U odborných firem dodávajících kongresovou techniku jsem zvolila pouze osobní rozhovory. Na trhu působí několik dominantních i menších společností. Vedla jsem rozhovory přímo s majiteli pěti odborných firem, z toho dvě z nich mají uzavřené smlouvy o dlouhodobé spolupráci s kongresovými hotely. Měla jsem pro ně připravených sedm otázek. Rozhovor probíhal opět formou diskuse o dané problematice. Položené otázky a zpracování jejich odpovědí se nachází v subkapitole Vyhodnocení průzkumu V této kapitole jsem zpracovala data sebraná od pracovníků kongresových hotelů nebo hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí, dále od pracovníků organizátorů i iniciátorů akcí a od odborných firem dodávajících kongresovou techniku. Začala jsem zpracováním dotazníkových odpovědí od pracovníků hotelů a následně od zaměstnanců firem organizujících kongresové akce a koncových zákazníků. Po analýze dotazníků jsem zpracovala informace z osobních prohlídek některých hotelů. Analýzu jsem uzavřela osobními rozhovory se zaměstnanci organizátorů i iniciátorů akcí a majiteli odborných firem. Vyhodnocení průzkumu bylo anonymní. 37

38 2.3.1 Vyhodnocení dotazníkového šetření u kongresových hotelů a hotelů majících prostory pro pořádání kongresových akcí I. část cílem bylo zjistit ubytovací kapacitu, počet hvězd, počet kongresových sálů a salonků, typ nejčastěji konané akce v hotelu. 1. Jste kongresovým hotelem, případně máte prostory pro pořádání kongresových akcí (kongresy, konference, sympozia, semináře, školení apod.)? Jako první jsem zvolila kontaktní otázku. Dotazníky jsem zasílala kongresovým hotelům nebo hotelům majícím prostory pro pořádání kongresových akcí. Všech 127 hotelů, které vyplnily dotazník, zaškrtlo odpověď Ano. 2. V jakém kraji se nachází váš hotel? Hotely měly označit kraj, ze kterého pocházejí, abych mohla následně vyhodnotit odpovědi v některých dalších otázkách pro různé kraje. Také jsem chtěla vědět, jaké je zastoupení jednotlivých hotelů, které vyplnily dotazník v krajích České republiky. Tabulka 5 Rozdělení hotelů podle krajů Kraje Počet hotelů Hlavní město Praha 39 Středočeský kraj 10 Jihočeský kraj 7 Plzeňský kraj 5 Ústecký kraj 4 Karlovarský kraj 11 Královéhradecký kraj 5 Pardubický kraj 4 Kraj Vysočina 4 Moravskoslezský kraj 7 Jihomoravský kraj 14 Zlínský kraj 4 Olomoucký kraj 6 Liberecký kraj 7 Celkem 127 Zdroj: vlastní 38

39 Graf 1 Rozdělení hotelů podle krajů Hotely podle krajů Hlavní město Praha Středočeský kraj 11% 3% 5% 6% 31% Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj 3% 5% 3% 4% 9% 3% 4% 5% 8% Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Zdroj: vlastní Nejochotněji vyplňovaly dotazník hotely umístěné v Hlavním městě Praha a v krajích Karlovarském, Jihomoravském a Středočeském. V ostatních krajích dotazník vyplnilo pouze několik hotelů. 3. Jakou máte ubytovací kapacitu? Hotely uváděly počet pokojů, abych je mohla roztřídit podle velikosti. Nastavila jsem tři kategorie podle ubytovací kapacity, kterými jsou malé ( pokojů), střední ( pokojů) a velké hotely (250 a více pokojů). Spolu s dělením podle krajů jsem při zpracování některých dalších otázek použila i třídění podle velikosti ubytovacího zařízení. 39

40 Tabulka 6 Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů Kraje Malé hotely Střední hotely Velké hotely Celkem Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Zdroj: vlastní Graf 2 Rozdělení hotelů podle velikosti a krajů Velké hotely Střední hotely Malé hotely Zdroj: vlastní Ve většině krajů převažují malé hotely, kromě Libereckého a Moravskoslezského kraje, kde bylo větší zastoupení středně velkých hotelů. Ve všech krajích mají nejmenší podíl velké hotely, ve Středočeském, Jihočeském, Ústeckém, Královéhradeckém a Zlínském kraji nejsou zastoupeny vůbec. 40

41 Tabulka 7 Rozdělení hotelů podle velikosti celkem Hotely Celkem Malé hotely (10 100) 67 Střední hotely ( ) 39 Velké hotely (251 a více) 21 Zdroj: vlastní Graf 3 Rozdělení hotelů podle velikosti celkem Rozdělení hotelů podle velikosti 16% 31% 53% Malé hotely Střední hotely Velké hotely Zdroj: vlastní Z výsledků je patrná jasná převaha malých hotelů. Střední hotely jsou zastoupeny z jedné třetiny a nejméně je velkých hotelů. 4. Do jaké třídy patří váš hotel (kolik má hvězd)? Třetí otázku jsem zaměřila na získání potřebných informací pro rozdělení hotelů podle počtu hvězd. Provedla jsem trojí rozdělení podle krajů, podle velikosti hotelů a celkové rozlišení do jednotlivých tříd. 41

42 Tabulka 8 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů Kraje Pět hvězd Čtyři hvězdy Tři hvězdy Méně než tři hvězdy Celkem Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Zdroj: vlastní Graf 4 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle krajů Méně než tři hvězdy Tři hvězdy Čtyři hvězdy Pět hvězd Zdroj: vlastní Pětihvězdičkové hotely mají zastoupení pouze ve dvou krajích, a to v Hlavním městě Praha a Karlovarském kraji. Čtyřhvězdičkové hotely převažují v Hlavním městě Praha, Středočeském, Jihočeském, Plzeňském, Ústeckém, Karlovarském, Královéhradeckém, Jihomoravském a Libereckém kraji. V Olomouckém a Pardubickém kraji i Kraji Vysočina 42

43 je poměr tří a čtyřhvězdičkových hotelů vyrovnán. Převaha tříhvězdičkových hotelů je u Zlínského a Moravskoslezského kraje. Tabulka 9 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů Velikost hotelu Pět hvězd Čtyři hvězdy Tři hvězdy Méně než tři hvězdy Celkem Malé hotely Střední hotely Velké hotely Celkem Zdroj: vlastní Graf 5 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd podle velikosti hotelů Méně než tři hvězdy Tři hvězdy Čtyři hvězdy Pět hvězd Malé hotely Střední hotely Velké hotely Zdroj: vlastní Mezi malými, středními i velkými hotely je nejvíc čtyřhvězdičkových hotelů. U malých hotelů jsou značně zastoupeny i tříhvězdičkové hotely a v jediném případě šlo o hotel s méně než třemi hvězdami. Pětihvězdičkové hotely jsou ve všech třech kategoriích, nejvíce jsou však zastoupeny u středních hotelů. 43

44 Tabulka 10 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem Třída Celkem Pět hvězd 13 Čtyři hvězdy 78 Tři hvězdy 35 Méně než tři hvězdy 1 Zdroj: vlastní Graf 6 Rozdělení hotelů do jednotlivých tříd celkem Hotely podle tříd celkem 1% 28% 10% 61% Pět hvězd Čtyři hvězdy Tři hvězdy Méně než tři hvězdy Zdroj: vlastní Více než polovina hotelů spadá do třídy čtyř hvězd, zhruba čtvrtina hotelů je tříhvězdičkových a jedna desetina pětihvězdičkových. Zanedbatelné procento tvoří kategorie Méně než tři hvězdy. 5. Kolik kongresových sálů, salonků vlastníte? Počet kongresových (konferenčních) sálů:. Počet salonků:. Pátou otázkou jsem zjišťovala množství prostor vhodných pro konání kongresových akcí. Hotely vyplňovaly jak počet kongresových sálů, tak počet kongresových salonků. 44

45 Počet kongresových sálů Tabulka 11 Kongresové sály Počet kongresových sálů Počet hotelů Jeden kongresový sál 66 Dva kongresové sály 24 Tři kongresové sály 10 Čtyři kongresové sály 4 Pět kongresových sálů 3 Šest kongresových sálů 2 Sedm kongresových sálů 1 Jedenáct kongresových sálů 2 Dvacet dva kongresových sálů 1 Zdroj: vlastní Graf 7 Rozdělení hotelů podle počtu kongresových sálů 21% 3% 3% 9% 2% Kongresové sály 1% 2% 1% 58% 1 sál 2 sály 3 sály 4 sály 5 sálů 6 sálů 7 sálů 11 sálů 22 sálů Zdroj: vlastní Hotely nejčastěji odpovídaly (více jak polovina), že mají jeden kongresový sál. Zhruba čtvrtina hotelů má dva a jedna desetina má tři kongresové sály. Po třech procentech jsou zastoupeny hotely se čtyřmi nebo pěti sály. Větší počet sálů se objevuje ojediněle. 45

46 Počet kongresových salonků Tabulka 12 Kongresové salonky Počet kongresových salonků Počet hotelů Jeden kongresový salonek 24 Dva kongresové salonky 22 Tři kongresové salonky 17 Čtyři kongresové salonky 6 Pět kongresových salonků 7 Šest kongresových salonků 7 Sedm kongresových salonků 4 Osm kongresových salonků 3 Devět kongresových salonků 1 Jedenáct kongresových salonků 1 Dvanáct kongresových salonků 1 Třináct kongresových salonků 2 Čtrnáct kongresových salonků 1 Osmnáct kongresových salonků 1 Dvacet dva kongresových salonků 1 Zdroj: vlastní Graf 8 Rozdělení hotelů podle počtu kongresových salonků Kongresové salonky 1% 1% 3% 1% 1% 2% 1% 1% 1 salonek 2 salonky 3 salonky 7% 4% 25% 4 salonky 5 salonků 7% 6 salonků 7 salonků 6% 23% 8 salonků 9 salonků 17% 11 salonků 12 salonků 13 salonků 14 salonků 18 salonků 22 salonků Zdroj: vlastní 46

47 Také u počtu salonků byla nejčastější odpověď, a to z jedné čtvrtiny, jeden salonek, necelá druhá čtvrtina disponuje dvěma salonky. Ze sedmnácti procent mají hotely tři salonky. Ze šesti procent vlastní čtyři salonky, po sedmi procentech jsou zastoupeny hotely s pěti a šesti salonky. Zbylý počet salonků se objevuje v malém množství. 6. Jaká je kapacita hlavního sálu? V další otázce hotely vyplnily kapacitu hlavního sálu v divadelním uspořádání, jež umožňuje maximální využití kapacity sálu. Nejčastěji se využívá pro velké akce, jako jsou přednášky a prezentace produktů. Větší akce vyžadují nároky na kongresovou techniku. U divadelního uspořádání chybí prostor pro psaní a počítače. Další nevýhodou je, že posluchači na sebe nevidí. Pro rozdělení kapacity hlavního sálu jsem si zvolila tři kategorie. Do 49 osob jsou nejčastějšími typy kongresových akcí například seminář, školení, kolokvium, zasedání. Od 50 do 299 osob jsou kongresovými akcemi konference nebo sympozia a akcemi nad 300 osob jsou kongresy, sjezdy nebo výstavy. Kapacita hlavního sálu Tabulka 13 Kapacita hlavního sálu Kapacita hlavního sálu Počet hotelů do 49 osob osob a více osob 31 Zdroj: vlastní 47

48 Graf 9 Kapacita hlavního sálu Kapacita hlavního sálu 24% 7% 69% do 49 osob osob 300 a více osob Zdroj: vlastní Téměř tři čtvrtě hotelů má kapacitu hlavního sálu v kategorii účastníků. Necelá jedna čtvrtina pojme kapacitou hlavního sálů více než 300 lidí a pouze sedm procent hotelů má kapacitu do 49 osob. 7. Jaká je kapacita všech prostorů? V předchozí otázce jsem se dozvěděla, jaká je nejčastější kapacita hlavního sálu v hotelech. Sedmá otázka mi ukázala, jakou celkovou kapacitou kongresových prostor hotely nejčastěji disponují. U této otázky jsem kategorie rozšířila. Maximální kapacita kongresových prostor celkem Tabulka 14 Kapacita kongresových prostor celkem Kapacita kongresových prostor celkem Počet hotelů do 49 osob osob osob osob osob osob osob 6 Zdroj: vlastní 48

49 Graf 10 Kapacita kongresových prostor celkem Kapacita kongresových prostor celkem 2% 8% 5% 5% 5% do 49 osob osob 21% 54% osob osob osob osob osob Zdroj: vlastní Nejméně hotelů má celkovou kapacitu do 49 osob. Nejvíce hotelů, z jedné poloviny, má celkovou kapacitu kongresových prostor osob. Necelá jedna čtvrtina hotelů disponuje celkovou kapacitu osob. Kapacita osob je zastoupena z osmi procent. Kapacity , a dosahuje pět procent hotelů. Pouze dva hotely mají kapacitu osob, další dva pak disponují kapacitou osob a jeden hotel pojme1 620 osob. 49

50 8. Můžete odhadnout, jak velké procento obsazenosti hotelu tvoří kongresoví hosté Kraj za rok? Tabulka 15 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů Počet hotelů Obsazenost 0 9 % Počet hotelů Obsazenost % podle krajů Počet hotelů Obsazenost % Počet hotelů Obsazenost % Počet hotelů Obsazenost % Celkem Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Zdroj: vlastní 50

51 Graf 11 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů podle krajů Obsazenost % Obsazenost % Obsazenost % Obsazenost % Obsazenost 0-9 % Zdroj: vlastní Hotely, kde kongresoví turisté tvoří největší roční obsazenost v rozmezí %, se nachází v Hlavním městě Praha, Středočeském, Jihomoravském, Zlínském a Olomouckém kraji. Obsazenost % je zastoupena opět v Hlavním městě Praha, Středočeském, Jihomoravském a Olomouckém kraji, ale také v kraji Karlovarském a Kraji Vysočina. Obsazenost % nenalezneme ve Zlínském a Královéhradeckém kraji. Obsazenost % se nevyskytuje v Karlovarském kraji a Kraji Vysočina. Obsazenost 0 9 % není v Ústeckém, Zlínském a Olomouckém kraji. Tabulka 16 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem Obsazenost v % Počet hotelů 0 9 % % % % % 9 Zdroj: vlastní 51

52 Graf 12 Procentní obsazenost hotelů tržním segmentem kongresových hostů celkem Obsazenost hotelů kongresovými hosty 10% 7% 26% 25% 32% 0-9 % % % % % Zdroj: vlastní Největší zastoupení v obsazenosti hotelu kongresovými turisty je v kategorii Obsazenost %. Téměř stejným podílem, a to jednou čtvrtinou u obou z nich, jsou zastoupeny kategorie Obsazenost 0 9 % a Obsazenost %. Obsazenost % tvoří jednu desetinu. Nejmenší zastoupení má kategorie Obsazenost %. 9. Jaký typ kongresové akce se u vás nejčastěji pořádá? Nápověda: Můžete zvolit více možností. - Kongresy - Konference - Semináře - Školení - Jiné: V deváté otázce zaměstnanci hotelů vybírali typy kongresových akcí konaných v hotelu nejčastěji. 52

53 Tabulka 17 Typy kongresových akcí Typ kongresové akce Počet akcí Kongresy 32 Konference 84 Semináře 101 Školení 108 Tiskové konference 5 Malá jednání 1 Přednášky 2 Eventy 3 Prezentace produktů 4 Workshopy 2 Veletrhy 2 Výstavy 1 Zdroj: vlastní Graf 13 Typy kongresových akcí 1% Typ kongresové akce 2% 1% 0% 1% 1% 1% 0% 9% Kongresy Konference Semináře 31% 24% Školení Tisková konference Malá jednání Přednášky 29% Eventy Prezentace produktů Workshopy Veletrhy Výstavy Zdroj: vlastní 53

54 Nejčastější akce jsou školení (31%) a semináře (29%). Další početnou skupinou jsou konference (24%). Téměř jednu desetinu tvoří kongresy. Zbytek typů kongresových akcí je zastoupen minimálně. Mezi nejčastější kombinace odpovědí patřily semináře plus školení, časté spojení bylo také konference a školení. U malých hotelů se nejčastěji konají školení, což jsem vyhodnotila i z odpovědí na otázky týkající se sálů a kapacity kongresových prostor. II. část dotazníku - cílem bylo zjistit, zda je pro hotel výhodnější vybavit se vlastní kongresovou technikou, nebo spolupracovat s odbornou firmou poskytující kongresovou techniku. 10. Některé kongresové akce vyžadují kongresovou techniku, jiné nikoliv. Odhadněte prosím podíl těch, pro které je potřeba zajistit kongresovou techniku: - Podíl akcí vyžadujících kongresovou techniku % - Podíl akcí nevyžadujících kongresovou techniku % Následující tabulka zobrazuje poměr akcí, na které je potřeba kongresová technika, vůči akcím, na které naopak není toto vybavení zapotřebí. Podle odpovědí hotelů jsem sestavila kategorie poměrů. Tabulka 18 Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím Poměr mezi akcemi vyžadujícími kongresovou techniku Počet hotelů a akcemi nevyžadujícími kongresovou techniku (vyjádřeno v %) 100 x x x x x x x x x 50 8 Zdroj: vlastní 54

55 Graf 14 Poměr akcí vyžadujících kongresovou techniku proti akcím kongresovou techniku nevyžadujícím Procentuální poměr akcí vyžadujících a nevyžadujících kongresovou techniku 10% 4% 6% 13% 4% 100 x 0 % 99 x 1 % 13% 95 x 5 % 90 x 10 % 25% 85 x 15 % 2% 23% 80 x 20 % 70 x 30 % 60 x 40 % 50 x 50 % Zdroj: vlastní Nejvíce odpovědí je v kombinaci 80 na 20 procent a 90 na 10 procent. Pokud z celkových výsledků vypočítám průměr, dojdu k závěru, že v osmdesáti pěti procentech kongresových akcí je potřeba dodat kongresovou techniku. 11. Jakým způsobem zajišťujete kongresovou techniku? - Využíváme jen vlastní techniku - Využíváme jen odborných firem dodávajících kongresovou techniku (zapůjčení či kompletní dodávka) - Využíváme obojí: někdy využíváme jen vlastní techniku, jindy využíváme odbornou firmu Pokud hotel využívá kongresovou techniku, musí si ji obstarat. Má následující tři možnosti, buď využívá pouze vlastní kongresovou techniku, nebo využívá pouze služeb odborných firem, anebo používá svoji vlastní techniku v kombinaci se spoluprací s odbornou firmou. 55

56 Pro potřeby analýzy je důležité vědět, zda hotel disponuje kongresovou technikou a v jaké míře anebo zda spolupracuje s odbornou firmou dodávající kongresovou techniku. Tabulka 19 Zajištění kongresové techniky podle krajů Kraj Vlastní technika Odborná firma Obojí Celkem Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Zdroj: vlastní 56

57 Graf 15 Zajištění kongresové techniky podle krajů Obojí Odborná firma Vlastní technika Zdroj: vlastní Ve Středočeském, Plzeňské a Jihomoravském kraji je více hotelů, ve kterých si vystačí s vlastní kongresovou technikou, než těch, které mají vlastní techniku a v případě potřeby využívají i služeb odborných firem. V ostatních krajích bylo nejvíce odpovědí, v nichž hotely uvedly, že využívají vlastní kongresovou techniku v kombinaci se spoluprací s odbornou firmou. V Hlavním městě Praha a Středočeském kraji se objevily také hotely, které využívají pouze kongresové techniky zapůjčené odbornými firmami. Tabulka 20 Zajištění kongresové techniky podle velikosti hotelu Zajištění Počet malých Počet středních Počet velkých Celkem techniky hotelů hotelů hotelů Vlastní Odborná firma Obojí Celkem Zdroj: vlastní 57

58 Graf 16 Zajištění kongresovou technikou podle velikosti hotelu Obojí Odborné firmy Vlastní technika Malé hotely Střední hotely Velké hotely Zdroj: vlastní V malých a velkých hotelech jsou využívány uvedené formy zajištění techniky. U malých hotelů je nevíce odpovědí, že využívají vlastní kongresovou techniku, ale jen o čtyři hotely méně zaškrtlo možnost Obojí. U středních, stejně jako u velkých hotelů, je nejčastější odpověď Obojí. Tabulka 21 Zajištění kongresové techniky celkem Způsob zajištění Počet hotelů Vlastní technika 46 Odborná firma 3 Obojí 78 Celkem 127 Zdroj: vlastní 58

59 Graf 17 Způsob zajištění kongresové techniky celkem Zajištění kongresové techniky 36% 62% Vlastní technika Odborná firma Obojí 2% Zdroj: vlastní Více jak polovina hotelů využívá jak vlastní kongresovou techniku, tak služeb odborných firem, jež potřebné vybavení dodávají. Nejvíce hotelů, které odpověděly, že využívají pouze vlastní kongresovou techniku, bylo z řad malých ubytovacích zařízení. Malé hotely disponují nejčastěji celkovou kapacitou kongresových prostor do 49 osob, z čehož vyplývá, že nejčastěji konané akce jsou například malá obchodní jednání, školení či semináře. Na zmíněné kongresové akce se nejčastěji využívá plátno, flipchart, dataprojektor a základní ozvučení. V některých případech se akce obejdou bez kongresové techniky, zejména při krátkých obchodních jednáních. 59

60 Filtr: pokud: Využíváme obojí Pokuste se prosím odhadnout podíl akcí, na kterých využíváte vlastní kongresovou techniku, a podíl těch akcí, na které kongresovou techniku dodává odborná firma: - Podíl akcí vyžadujících vlastní kongresovou techniku:..% - Podíl akcí vyžadujících kongresovou techniku externí firmy.% Dvanáctá otázka je otázkou filtrovanou. Odpovídaly na ni pouze hotely, které v předchozí otázce uvedly, že využívají jak vlastní kongresovou techniku, tak i techniku odborných firem. Ze 127 původních odpovědí jich nyní bude 78, neboť tento počet hotelů volil možnost Využíváme obojí. Následující tabulka obsahuje nejčastější poměry, které hotely uvedly v dotazníku. 11 Dotazník obsahoval filtrované otázky. To znamená, že na některé z nich odpovídaly pouze ty hotely, které zvolily jednu z možných variant odpovědí u otázky předcházející filtrovaným otázkám. U Filtru je vždy uvedeno, které varianty odpovědi se následující otázka týká. 60

61 Tabulka 22 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů Kraje Podíl 95 x 5 % Podíl 90 x 10 % Podíl 85 x 15 % Podíl 80 x 20 % Podíl 70 x 30 % Podíl 60 x 40 % Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Kraje Podíl 50 x 50 % Podíl 40 x 60 % Podíl 30 x 70 % Podíl 20 x 80 % Podíl 15 x 85 % Podíl 10 x 90 % Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Zdroj: vlastní 61

62 Graf 18 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle krajů Podíl 10 x 90 % Podíl 20 x 80 % Podíl 15 x 85 % Podíl 30 x 70 % Podíl 40 x 60 % Podíl 50 x 50 % Podíl 60 x 40 % Podíl 70 x 30 % Podíl 80 x 20 % Podíl 85 x 15 % Podíl 90 x 10 % Podíl 95 x 5 % Zdroj: vlastní Hotely v Hlavním městě Praha nejčastěji volily poměr 95 na 5 %, 80 na 20 % a 70 na 30 %, ve Středočeském kraji se nejvíce vyskytl poměr 80 na 20 % a 70 na 30 %, v Jihočeském kraji jsou to poměry 95 na 5 %, 90 na 10 % a 30 na 70 %. V Plzeňském kraji je pouze jeden hotel, který volil poměr 90 x 10 %. Ústecký kraj zastupují dva hotely s poměry 80 na 20 % a 10 na 90 %. Karlovarský kraj reprezentuje větší počet hotelů, které označily poměry 90 na10 %, 80 na 20 %, 70 na 30 % a 50 na 50 %. Hotely v Královéhradeckém kraji uvedly poměry 95 na 5 %, 90 na 10 %, 70 na 30 % a 40 na 60 %. Pardubický kraj je zastoupen dvěma hotely využívajícími kongresovou techniku v poměrech 90 na 10 %, a 85 na 15 %. Stejné odpovědi jako od hotelů v Pardubickém kraji jsem obdržela také z Kraje Vysočina. V Moravskoslezském kraji volily hotely poměry 70 na 30 % a 50 na 50 %, v Jihomoravském kraji 95 na 5 %, 80 na 20 % a 50 na 50 %, ve Zlínském kraji 90 na 10 % a 80 x 20 %, v Olomouckém kraji 95 na 5 %, 80 na 20 % a 70 na 30 % a v Libereckém kraji 95 na 5 %, 80 na 20 % a 50 na 50 %. 62

63 Tabulka 23 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů Podíl akcí v % Malé hotely Střední hotely Velké hotely 95 x x x x x x x x x x x x Celkem Zdroj: vlastní Graf 19 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem podle velikosti hotelů Malé hotely Střední hotely Velké hotely Zdroj: vlastní 63

64 Malé a střední hotely nejčastěji volily poměry 95 na 5 %, 90 na 10 %, 80 na 20 % a 70 na 30 %. U velkých hotelů jsou nejčastější poměry 80 na 20 %, 70 na 30 % a 50 na 50 %. Tabulka 24 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem Podíl akcí v % Počet hotelů celkem 95 x x x x x x x x x x x x 90 1 Celkem 78 Zdroj: vlastní 64

65 Graf 20 Podíl akcí vyžadujících vlastní techniku proti akcím vyžadujícím techniku odborných firem celkem Akce vyžadující vlastní techniku proti akcím vyžadujících techniku odborných firem 3% 12% 3% 1% 1% 1% 4% 18% 95 x 5 % 90 x 10 % 85 x 15 % 80 x 20 % 17% 70 x 30 % 15% 5% 60 x 40 % 50x 50 % 40 x 60 % 20% 30 x 70 % 20 x 80 % 15 x 85 % 10 x 90 % Zdroj: vlastní Hotely nejčastěji využívají z 80 % vlastní kongresovou techniku a z 20 % si doobjednávají kongresovou techniku u odborných firem (možnost podílu 80 na 20 % zvolilo dvacet procent hotelů). O něco méně využívají hotely (z 90 %) vlastní techniku a z 10 procent kongresovou techniku odborných firem. Nejméně odpovědí bylo ve variantách 10 na 90 %, 15 na 85 % a 20 na 80 % (pouhé jedno procento u každé varianty podílu). 65

66 Filtr: pokud = Využíváme obojí 13. Z jakých důvodů si někdy najímáte externí firmu, přestože máte vlastní kongresovou techniku: Nápověda: Můžete zvolit více možností. - Odbornost montáže a obsluhy - Množství techniky na některé akce jí nemáme dost - Nemáme specializovanou techniku na některé akce si klient přeje něco speciálního, co nemáme - Jiný důvod: Hotel disponuje většinou základní kongresovou technikou, ale pokud je kongresová akce náročnější na technické požadavky, musí hotel operativně jednat. Otázka číslo třináct mi pomohla zjistit nejčastější důvody, proč hotel spolupracuje s odbornou firmou. Tabulka 25 Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami Důvody spolupráce Počet hotelů Odbornost montáže a obsluhy 18 Množství techniky 40 Absence specializované techniky 66 Cena pronájmu je výhodnější, než 14 finanční prostředky investované do vlastní techniky Úspora osobních nákladů na pracovní sílu 10 Zdroj: vlastní 66

67 Graf 21 Důvody spolupráce hotelů s odbornými firmami Důvody spolupráce Odbornost montáže a obsluhy 9% 7% 12% Množství techniky 27% Absence specializované techniky 45% Cena pronájmu je výhodnější, než finanční prostředky investované do vlastní techniky Úspora osobních nákladů na pracovní sílu Zdroj: vlastní Nejčastějším důvodem spolupráce je absence specializované kongresové techniky, následuje množství techniky, odbornost montáže obsluhy, úspora osobních nákladů na pracovní sílu a skutečnost, že cena pronájmu je výhodnější než finanční prostředky investované do pořízení vlastní techniky. Filtr: pokud = Využíváme obojí 14. Z jakých důvodů máte vlastní kongresovou techniku, když také využíváte služeb externí firmy pro dodání kongresové techniky? - otevřená otázka Jelikož se jedná o otevřenou otázku, nezpracovávala jsem ji do tabulky a grafu. Základní techniku, jakou je flipchart, dataprojektor a plátno, se vyplatí hotelu pořídit do svého vlastnictví. Hotel vlastní základní techniku z ekonomických důvodů. Pořízení této techniky není finančně příliš náročné a hotelu se investice po čase vrátí. Základní technika stačí na pokrytí většiny akcí konaných během roku v hotelu, tudíž nakoupení této techniky je levnější než výpůjčky od odborné firmy. Hotel má techniku okamžitě k dispozici a její 67

68 instalace a obsluha není tak náročná. Vlastní základní technika je součástí komplexní nabídky a pro hotel generuje výnosy. Pokud je základní technika součástí kongresového prostoru a ceny za jeho pronájem, znamená to také úsporu nákladů pro hosta. Odbornou firmu hotel využívá, pokud potřebuje větší množství techniky, kvalitnější techniku, techniku s vyšším výkonem či specializovaná zařízení, jako je například tlumočnická technika. V těchto případech se hotelu nevyplatí do vybavení investovat, neboť by investice byla těžko návratná. Zmíněná technika se využívá jen občas. Filtr: pokud = Využíváme obojí nebo = Využíváme jen odborných firem 15. Pro dodání kongresové techniky spolupracujete trvale s jednou odbornou firmou, nebo využíváte více firem? - Využíváme trvale jednu firmu - Využíváme různé firmy Na otázku odpovídaly hotely, které využívají pouze kongresovou techniku od odborných firem, a hotely, které vlastní kongresovou techniku i využívají služeb odborných firem. Celkem odpovídalo 81 hotelů. 68

69 Tabulka č. 25 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle krajů Kraje Jedna firma Více firem Celkem Hlavní město Praha Středočeský kraj Jihočeský kraj Plzeňský kraj Ústecký kraj Karlovarský kraj Královéhradecký kraj Pardubický kraj Kraj Vysočina Moravskoslezský kraj Jihomoravský kraj Zlínský kraj Olomoucký kraj Liberecký kraj Celkem Zdroj: vlastní Graf 22 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle krajů Více firem Jedna firma Zdroj: vlastní 69

70 Hotely, které více využívají služeb jedné firmy, převažují v Hlavním městě Praha, v kraji Středočeském, Plzeňském, Královéhradeckém a Jihomoravském. V Jihočeském kraji a Kraji Vysočina je více hotelů využívajících několika odborných firem. V Ústeckém, Karlovarském, Moravskoslezském, Olomouckém a Libereckém kraji je poměr vyrovnaný. Tabulka 26 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů Hotely Jedna firma Více firem Celkem Malé pokojů Střední pokojů Velké 250 a více pokojů Celkem Zdroj: vlastní Graf 23 Spolupráce hotelů s jednou odbornou firmou nebo s více odbornými firmami podle velikosti hotelů Více firem Jedna firma Malé hotely Střední hotely Velké hotely Zdroj: vlastní Malé, střední i velké hotely více spolupracují pouze s jednou odbornou firmou. 70