Analýza funkčnosti informačního systému firmy McDonald s z pohledu uživatele

Transkript

1 Vysoká škola ekonomická v Praze Fakulta informatiky a statistiky Vyšší odborná škola informačních služeb v Praze Petra Roubíková Analýza funkčnosti informačního systému firmy McDonald s z pohledu uživatele Bakalářská práce 2010

2 Prohlašuji, že jsem bakalářskou práci na téma Analýza funkčnosti informačního systému firmy McDonald s z pohledu uživatele zpracovala samostatně a použila pouze zdrojů, které cituji a uvádím v seznamu použité literatury. V Praze dne Podpis

3 1 Obsah 1 Obsah Anotace Společnost McDonald s Historie společnosti McDonald s McDonald s v České republice Franchising Organizační struktura společnosti Dodavatelé Logistika Produkty McDonald s Zákazníci McDonald s McDonald s a konkurence McDonald s a životní prostředí Informační systém SMS Historie informačního systému Využití systému Zabezpečení systému Provázání informačního systému SMS s pokladním systémem POS Funkce programu SMS Programování SMS Programování Změna data a času Otevření / zavření systému Cash Denní plánovaná tržba Hodinová plánovaná tržba Report Produkt Mix Hourly Sales Report Cash report History reports Daily cash sheet Operations Report

4 Daily sales Report Sales History Report Počítání pokladen Bank Depozit Personál Programování zaměstnance Docházka Reporty Inventura Programování Objednávky Transfery, neplánovaná dodávka, vrácení dodávky Transfer výdej Transfer příjem Neplánovaná dodávka Vrácení dodávky Surový odpad / promo Tisk inventury Vložení inventury Kontrolní report Reporty Současná spotřeba Měsíční spotřeba Variance report Denní karty Přehled objednávek a transferů McInfo / Česlog Programy Fox Pro Faktury Ostatní faktury Reporty aktuální Food Cost Central File Maintenance Programování CFM Suroviny ke zrušení

5 Převod karet Zobrazení reportů Přepočítat teoretickou spotřebu e-production Nastavení / Konfigurace Nahrání dat na e-production server Uživatelé systému SMS Analýza požadavků - teorie Analýza požadavků na informační systém SMS Požadavky ze strany uživatele Sběr a analýza požadavků Požadavek na přehlednost Požadavek jednoduché ovladatelnosti Požadavek na dostupnost Požadavek na rychlost Požadavek na možnost nastavení kritérií při vyhledávání Požadavek na získání aktuálních dat Požadavek na zápis do databáze Požadavek na archivaci záznamu v systému Požadavek zabezpečení systému a dat samotných Požadavek na efektivní práci se systémem Požadavek na komunikaci s interními a externími subjekty Zaznamenání požadavků Analýza funkčnosti - teorie Analýza funkčnosti informačního systému SMS Přehlednost Ovladatelnost Dostupnost Rychlost Kritéria pro vyhledávání informací Aktuálnost získaných dat Zápis do databáze Archivace záznamu Bezpečnost

6 9.10 Efektivnost Komunikace s interními a externími subjekty Zobrazení procesů v informačním systému SMS Závěr Použité zdroje Knižní zdroje Elektronické zdroje články Elektronické zdroje webové stránky Elektronické zdroje ostatní Příloha č.1: Vybrané ekonomické údaje z hospodaření spol. McDonald s

7 2 Anotace Práce pojednává o informačním systému společnosti McDonald s Česká republika. Cílem této práce je popsat současný stav používaného systému z pohledu aktivního uživatele, managera restaurace, a provést analýzu funkčnosti systému. Výsledkem analýzy by pak měly být návrhy na zefektivnění práce se systémem. Měla by se též potvrdit hypotéza, že systém není dokonalý, a že jsou zde příležitosti pro jeho vylepšení. První část práce je věnovaná společnosti McDonald s jako firmě působící na tuzemském trhu v oblasti rychlého občerstvení. Nalezneme zde informace o historii i současnosti společnosti, o její organizační struktuře nebo například o jejích konkurentech. Druhá část obsahuje popis jejího informačního systému. Jsou zde podrobně vysvětleny všechny důležité funkce a reporty používané v rámci restaurace. Závěrečná část se poté zabývá vlastní analýzou funkčnosti, kde se porovnávají jednotlivé požadavky uživatele a současný stav informačního systému. The text deals with the information system of McDonald's Czech Republic. The aim of this work is described the current state of the system in terms of active user, a manager of restaurant, and analyze of the functionality of the system. The result of analysis should be suggestions for more effective work with the system. It should also confirm the hypothesis that the system is not perfect, and that there are opportunities for improvement. The first part is devoted to McDonald's as a company operating in the domestic market in fast food field. Here we can find information about the history and present of the company, its organizational structure or for example its competitors. The second part contains a description of its information system. All the important functions and reports used in the scope of the restaurant are explained in detail. The final section deals with its own functional analysis, where user s various requirements are compared with the current state of information system. 8

8 3 Společnost McDonald s Společnost McDonald s, která si zakládá na rychlém a kvalitním občerstvení, patří již několik let mezi celosvětové lídry v oblasti tzv. fast foodů. Základními zásadami podnikání tohoto řetězce je kvalita produktů, která začíná již u výběru surovin a jejich dodavatelů, příjemná, rychlá a ochotná obsluha, dále čistota, jež je nedílnou součástí každodenního provozu a v neposlední řadě také přiměřené ceny, které jsou konkurenceschopné ve srovnání s ostatními cenami ve stravovacích zařízení stejného či podobného typu. 3.1 Historie společnosti McDonald s První restaurace byla otevřena v roce 1955 v Des Plaines ve státě Illinois (USA). Za jejím otevřením stál Raymond Albert Kroc, syn českého emigranta Aloise Kroce. Raymond Kroc při svých cestách po Spojených státech narazil na bratry Maca a Dica McDonaldovi a jejich restauraci s rychlým občerstvením. Efektivní provoz této restaurace ho zaujal natolik, že začal s bratry úzce spolupracovat a podporovat jejich koncept a principy. V roce 1959 se v Chicagu otevřela již stá restaurace McDonald s a rozsáhlá expanze nebrala konců. O tři roky později odkoupil Raymond Kroc celou firmu od jejich původních majitelů za 2,7 miliónů dolarů a pustil se do budování sítě poboček restaurací tohoto typu i za hranicemi Spojených států. První restaurace McDonald s mimo území USA se otevřely v roce 1967 a to v Kanadě a v Portoriku. Za další čtyři roky se dočkala i Evropa, resp. Německo a Nizozemí. Nevídaná expanze nově se otevíraných restaurací ani po 30 letech neztrácela na síle. Spíše naopak. Psal se rok 1987 a ve 47 zemích světa se v téměř restaurací denně stravovalo okolo zákazníků. V 90.letech se spolu s politickými změnami dostává americký fenomén i na půdu střední a východní Evropy. V tehdejším Československu se zlaté oblouky objevily na jaře roku [25] 3.2 McDonald s v České republice Společnost McDonald s Československo, spol. s.r.o. byla zapsána do obchodního rejstříku 27.května Základní kapitál v té době činil Kč. K prosinci roku 1999 (poslední platný údaj v obchodním rejstříku) činil tento kapitál již Kč. 9

9 Současnými jednateli firmy jsou Andrea Schwerla z Německa a ing. Radek Janalík, generální ředitel společnosti McDonald s v České, Slovenské a Maďarské republice. Společník společnost McDonald s je Systém of the Czech republic, Inc., sídlící ve Spojených státech. Předměty činnosti společnosti jsou tyto: - hostinská činnost - výroba, obchod a služby neuvedené v přílohách 1 až 3 živnostenského zákona - činnost účetních poradců, vedení účetnictví, vedení daňové evidence [27] Po necelém roce od zápisu do obchodního rejstříku, přesně 20.března 1992, se otevřela první restaurace McDonald s v Praze. V témže roce se postupně otevřely ještě další dvě pražské provozovny. O rok později se počet otevřených restaurací téměř ztrojnásobil a krom Pražanů mohli hamburgery a další produkty ochutnat i obyvatelé a návštěvníci Ostravy, Brna, Liberce či Velkého Meziříčí. V tom samém roce se vzhledem k rozdělení Československa změnil oficiální název firmy na McDonald s ČR spol. s.r.o. V průběhu působení společnosti v České republice roste počet jejích příznivců, ale i odpůrců. Navíc se na tuzemských trh dostávají konkurenční společnosti v čele s firmou KFC. I přes to všechno se společnost McDonald s vyhoupla do čela a stala se tahounem v segmentu rychlého občerstvení. Každým rokem se otevírají nové a nové pobočky po celé republice (výjimku tvoří pouze rok 2006, kdy nebyla otevřena žádná nová provozovna). Stejně jako jinde ve světě se i u nás stal tento typ rychlého občerstvení oblíbený pro svou rychlost a cenovou dostupnost. Svědčí o tom nejeden ukazatel (viz. tabulka č.1 a příloha č.1). Za více jak 18 let působení na českém trhu je v provozu na 82 restaurací (stav k ) po celé České republice, což rozhodně není konečné číslo. Rostoucí tržby i počet obsloužených zákazníků dokazují, že i přes všudypřítomnou a sílící konkurenci (KFC, Burger King a další) si firma může dovolit investovat a rozšiřovat svou síť poboček. 10

10 A právě díky rostoucímu počtu provozoven přistoupila společnost k systému pronájmu svých poboček, k tzv.franchisingu. [25] [27] Tabulka č.1: Ročenka McDonald s 2008 zdroj: Franchising Franchising je moderní způsob podnikání, který se v praxi velmi osvědčuje jak firmám, které propůjčují svou obchodní známku, tak licencistům, kteří mohou pod známou a zavedenou obchodní značkou provozovat své vlastní podnikání. U společnosti McDonald s začíná vše tím, že sama firma vybere vhodnou lokalitu, kde na vlastní náklady vybuduje novou provozovnu. Tu pak prodá franchisantovi za cca Kč (záleží na velikosti restaurace). Franchisant tím získá vybavení restaurace a samotnou franchisu. Tato licence se uděluje na 20 let. Franchisa umožňuje využití všech výhod (centrální nákup, know-how, marketingové kampaně, atd.), ale také zavazuje k plnění standardů společnosti (vysoká kvalita produktů, poplatky z pronájmu, procenta z obratu,...). Dalším způsobem nabytí franchisy je tzv. BFL program (Business Facilities Lease). Tento program spočívá v pronájmu vybavené restaurace franchisantovi na tři roky s možností akumulace kapitálu a opcí, za které si potom franchisant koupí vybavení provozovny. Podmínkou je vlastní kapitál ve výši minimálně 1,5 mil. 2 mil. korun. Partnerem (franchisantem) společnosti se může stát pouze fyzická osoba, která projde náročným výběrovým řízením a následně téměř ročním tréninkem pro provoz restaurace. 11

11 První restaurace McDonald s, která byla zapojena do systému franchisingu, byla předána novému majiteli, panu Karlu Sukovi, v roce K datu bylo registrováno celkem 20 franchisantů, kteří provozují dohromady 58 restaurací, což představuje 68% ze všech dosud otevřených provozoven McDonald s. [23] [25] [31] 3.4 Organizační struktura společnosti V čele každé země, ve které se McDonald s vyskytuje, stojí generální ředitel. V České republice zastává tuto funkci od 12.prosince 2008 ing. Radek Janalík. Druhým významným postem je pozice operation directora, která je zodpovědná například za zavádění novinek pro českou (i slovenskou) větev společnosti. Tuto funkci zastává od 1.února 2009 pan Michael Öhler. Další pozice zastávají tzv. operations manageři, kteří mají na starosti různé oblasti potřebné pro chod celé společnosti (např.franchising, PR, marketing a jiné). Dalším postem v organizační struktuře je pozice business konzultanta. Každý z business konzultantů má na starosti několik restaurací, které nepravidelně navštěvuje a hodnotí různá kritéria provozu, které následně konzultuje s managementem restaurace. S další funkcí se již dostáváme do samotné restaurace. Zodpovědnou osobou za chod pobočky je restaurant manager, který se společně se svým managerským týmem snaží o co nejvyšší úroveň poskytovaných služeb při dodržování přísných standardů společnosti. Jeho pravou rukou je I.asistent, manager, který je pověřen vedením restaurace v době jeho nepřítomnosti.dalším postem je pozice II.asistenta, kterou většinou zastává více osob (záleží na velikosti manager trainee generální ředitel operation director operation manager business consultant restaurant manager I.asistent floor manager crew trenér crew II.asistent obr. č. 1 organizační struktura 12

12 restaurace). Tito lidé mají za úkol, mimo jiné, efektivně vést jednotlivé oblasti restaurace (profit, personál, marketing, a další). Specifickým postem je manager trainee. Tato funkce je pro vybrané uchazeče, kteří vykazují potenciál být kvalitním managerem (asistentem) a tak prochází jakýmsi rychlokurzem po jehož úspěšném zakončení se dostávají na post II.asistenta. Floor manageři zastávají v provozu roli vedoucích jednotlivých úseků a nebo též post vedoucího směny (záleží na počtu úspěšně zakončených kurzů v rámci vzdělávání managementu). Předposledním stupínkem v organizační struktuře je pozice crew trenéra. Tito lidé zvládají s přehledem práci na všech stanovištích restaurace a navíc mají schopnost předávat své zkušenosti nově příchozím zaměstnancům. Část z nich má v sobě navíc potencionál, který jim později umožní rozšířit řady managementu restaurace. Nejníže v hierarchii, ale za to základním kamenem a nejpočetnější skupinou, jsou tzv.crew. Jsou to zaměstnanci, se kterými se nejčastěji setkáme v restauraci. Podle zkušeností a délky pracovního poměru jsou odlišeni barvou jmenovky. Zelená barva označuje nově příchozího pracovníka, modrá jmenovka označuje zaměstnance, který již prošel základním tréninkem, ale stále ještě neovládá všechna stanoviště restaurace. Žlutou barvou jmenovky jsou označeni pracovníci, kteří jsou schopni samostatné práce na všech stanovištích v restauraci (nejedná-li se o handicapovaného zaměstnance). Další barvou je červená tou se mohou pyšnit crew, kteří dokázali, že mají navíc a dostali možnost stát se crew trenérem. Pokud v daném období splní tzv. akční plán (krátkodobé hodnocení práce), vymění červenou barvu jmenovky za bílou a tím povýší na post crew trenéra (bílá jmenovka). [25] 3.5 Dodavatelé Se společností McDonald s ČR spolupracuje mnoho tuzemských ale především zahraničních firem (např. AHB Bakery dodavatel žemlí, Coca cola a další). Každý z dodavatelů musí splňovat přísná kritéria, aby se jeho zboží mohlo dodávat do skladů tohoto řetězce rychlého občerstvení. Velký důraz je kladen především na výběr firem nabízející potraviny a to v jakékoliv formě (mražené, chlazené a ostatní). Evropské restaurace McDonald s mají nastavený systém MAAP (McDonald s Agricultural Assurance Programme). Jedná se o program, který poskytuje přehled nad všemi aspekty, které jsou důležité při chovu zvířat a pěstování plodin na farmách 13

13 dodávajících produkty pro společnost McDonald s. Přísné předpisy programu zajišťují bezpečnost a vysokou kvalitu dodávaných produktů. Hlavní oblasti programu MAAP se zaměřují na: - životní prostředí - zemědělské postupy - ochranu zvířat - zdraví zvířat - průhlednost chovu a pěstování - genetiku Díky důkladné evidenci je též možné zpětné vyhledání produktu až k jeho původu. Další zárukou kvality a bezpečnosti produktů je zavedený systém kontroly kritických kontrolních bodů, tzv. HACCP (Hazard Analysis Critical Control Points). Tento systém je závazný jak pro dodavatele tak pro restaurace samotné. Ani tím však dozor nad dodavateli nekončí. Krom již zmíněných systémů jsou dodavatelé též pod přísným dohledem hygienických a veterinárních kontrol, kontrol nezávislých auditorských a inspekčních organizací a také pod kontrolou samotné společnosti McDonald s. [24] [25] 3.6 Logistika Logistické služby pro McDonald s v České republice zajišťuje kladenská firma Česlog s.r.o., dceřiná společnost Alpha Group. Její mateřská společnost Alpha Management, sídlící v Německu, spolupracuje s evropskými provozovnami McDonald s již více jak 25 let a tak není divu, že pro tuzemské restaurace zajišťuje veškerou logistiku právě Česlog s.r.o. Úloha této firmy je nakoupit, skladovat a následně dovést požadované dodávky do jednotlivých restaurací po celé České republice (viz obr. č. 2). Přepravu zboží zajišťují nákladní soupravy Scania, které jsou plně přizpůsobené pro převoz dodávek všech teplotních zón (mražené, chlazené a suché zboží). Komunikace mezi jednotlivými restauracemi a firmou Česlog probíhají především pomocí informačního systému společnosti McDonald s (více v kap McInfo / Česlog). [22] [25] 14

14 Chov zvířat Sestavení objednávky Restaurace_1 Dodavatel_1 Odeslání objednávky Pěstování plodin Nákup zboží Restaurace_2 Česlog Dodavatel_2 Zpracování objednávky Restaurace_3 Dodavatel_3 Výroba spotřebního materiálu Expedice Restaurace_4 Obr. č. 2: Schéma SCM 3.7 Produkty McDonald s McDonald s nabízí širokou škálu stálých produktů, kterou navíc neustále doplňuje a inovuje. Pod touto značkou už nalezneme víc než jen typický hamburger s plátkem masa. Na své si přijdou vegetariáni díky nabídce salátů, dezertů a dalších bezmasých produktů. Díky lehce dostupným nutričním hodnotám a zveřejněným alergenům si lehce mohou vybrat i osoby, pro které jsou tyto informace z jakéhokoliv důvodu nezbytné. Stálou nabídku tvoří v současné době šestnáct sendvičů (stav k ). Velkou část z nich lze kombinovat do výhodných menu, které zákazníka nejen více zasytí, ale také na nich ušetří. Na své si přijdou jak milovníci hovězího masa, tak i vepřového, kuřecího a dokonce i rybího masa. Dále si zákazník může vybírat z pěti druhů zeleninových salátů, z několika druhů dezertů a samozřejmě nechybí oblíbené hranolky. Samozřejmostí jsou různé dresingy a omáčky. I sortiment nápojů má co nabídnout. Z chlazených nápojů si lze vybrat z pěti druhů sycených nápojů, dvou druhů džusů, perlivé či neperlivé vody, ale také energetického nápoje či piva. Nabídka horkých nápojů zahrnuje kromě tří druhů čajů a horké čokolády i sedm druhů kávy. 15

15 Stálý sortiment je doplňován ještě promo nabídkou. Tato akce nabízí většinou dva až pět odlišných sendvičů, které jsou v prodeji pouze po dobu cca 3 měsíců. Celá nabídka bývá navíc doplněna tzv. finger foodem. Finger food mívá podobu malých kousků určité potraviny (v minulosti např. krevety, malé smažené hermelíny a další). Občas se může objevit také alternativa k hranolkům (např. americké brambory). Před několika lety přišla firma s novinkou se snídaňovou nabídkou. Tato nabídka je dostupná ve většině restaurací na území České republiky a to každé ráno do 10:30. V sortimentu nalezneme 9 produktů, které si lze zakoupit samostatně nebo ve formě menu s hranolky či dalším typickým snídaňovým produktem, tzv. hash brownem (bramborová placička). Každé menu je ještě doplněno kterýmkoliv nápojem ze standardní nabídky. Snídaňové produkty se od klasických sendvičů liší použitými surovinami. Většině vévodí vejce v různých podobách (míchaná vejce, sázená či vaječné omelety). Další typickou surovinou je žemle, tzv. anglický muffin. Příprava snídaňový produktů je náročná na stroje a zařízení a tak neumožňuje současný prodej snídaňové a standardní nabídky. V minulém roce přišla společnost s další velkou novinkou. V nových i stávajících restauracích se od července 2009 můžeme setkat s konceptem McCafé kavárnou v rámci restaurací McDonald s. Zde si můžeme vybrat z osmnácti druhů káv a šesti druhů čajů, které jsou odlišné od známé standardní nabídky. A jelikož k dobré kávě patří také dobrý dezert, nabízí McCafé výběr z osmnácti druhů dortů, muffinů a croissantů. [25] 3.8 Zákazníci McDonald s Stejně jako jinde ve světě se i u nás podařilo společnosti prorazit. Americký koncept rychlého občerstvení si získal své příznivce a to v široké škále strávníků. Díky velkému výběru produktů, který zahrnuje jak masové pokrmy tak i vegetariánské produkty, si přijde na chuť snad každý. Nejpočetnější skupinou zákazníků jsou mladí lidé od 18-ti do 35-ti let. Velké popularitě se firma těší též u dětí a to hlavně díky prodeji dětského menu, tzn. Happy mealu, ve kterém na nejmenší krom jídla čeká překvapení ve formě hračky. Těmito skupinami výčet zákazníků rozhodně nekončí. Není problém mezi strávníky v restauraci najít i občany starší 35-ti let či osoby důchodového věku, které si vychutnávají oblíbenou kávu. 16

16 Dá se říct, že společnost McDonald s má každému, co nabídnout, a proto je oblíbenost tohoto řetězce rychlého občerstvení tak velká a řadí ho mezi lídry v tomto segmentu nejen u nás, ale i ve světě. Samozřejmě tato forma stravování a značka samotná má též i své odpůrce. Jsou to především odpůrci globalizace, ochránci zvířat či zastánci zdravé výživy. [25] 3.9 McDonald s a konkurence Po pádu komunismu u nás byla společnost McDonald s jedna z prvních, která k nám přišla s konceptem rychlého občerstvení a získala si tak náskok před ostatními konkurenty. Největší konkurenční firma KFC (Kentucky Fried Chicken) přišla na tuzemský trh v roce Řetězec KFC je americká firma, která zakládá své úspěchy na prodeji kuřecího masa obalovaného v tajné směsi jedenácti druhů bylinek a koření. Koncept obou společností je hodně podobný, složení prodávaném sortimentu se již trochu liší. Zatímco společnost KFC se specializuje na prodej kuřecího masa, společnost McDonald s má v tomto směru bohatší nabídku. Na druhou stranu milovníci kuřecího masa mají ve výběru oblíbeného řetězce nejspíše jasno. V současnosti je v provozu přes 50 restaurací KFC po celé České republice. Za těmito dvěma giganty v oblasti rychlého občerstvení stojí řada dalších, ale o poznání menších společností. Jediný, kdo by mohl v současné době ohrozit suverenitu dvou stálic je nováček na českém trhu (nikoliv však na světovém) společnost Burger King. První provozovna se u nás otevřela v Praze 25.listopadu Tato firma se specializuje na prodej velkých grilovaných hamburgerů. Stejně jako řetězec KFC je v České republice provozována polskou společností AmRest s.r.o. K dnešnímu dni ( ) je otevřeno celkem 6 poboček Burger King. Pět poboček je v Praze, šestá v Brně. Z dalších známých značek fast foodů působí v České republice např. americká síť poboček Subway Restaurants. [21] [25] [26] 17

17 3.10 McDonald s a životní prostředí Stejně jako ve světě i u nás se společnost McDonald s vydala směrem zdravějšího životního stylu a také ekologičtější a pro životní prostředí přívětivější cestou. Hlavní cíle v této oblasti jsou: - omezené využívání zdrojů: snižování spotřeby energie a vody, surovin, snižování objemu a hmotnosti obalů - efektivní využívání zdrojů: používání recyklovaných materiálů všude, kde je to vhodné - snižování emisí: optimalizace distribuce zboží, kontrola odpadních vod, omezování hlučnosti - minimalizace množství netříděných odpadů: průběžné zvyšování efektivity třídění odpadů a rozšiřování počtu tříděných frakcí vždy, když je to možné a vhodné [25] Samozřejmostí pro všechny restaurace je třídění odpadu (neplatí pro restaurace, které se sami nestarají o odpadový materiál např. restaurace umístěné v obchodních centrech). Odpad se třídí na směsný, papír, plast, kartóny, tuk a nebezpečný odpad (např. zářivky). Další oblastí, na kterou se již společnost zaměřila je používání čistících prostředků. Klasická balení, která známe ze svých domácností, vystřídaly dávkovací automaty. Ty se starají o to, aby bylo použito pouze nezbytně nutné množství čistícího prostředku. Množství polyetylénových lahví tak bylo vyměněno za 10-ti litrové koncentráty. Výsledkem bylo snížení hmotnosti plastového odpadu (o 81%), snížení odpadu přepravního materiálu - kartóny - a v neposlední řadě se snížila zátěž odpadních vod způsobené právě čistícími prostředky. Zájem firmy o životní prostředí bude v brzké budoucnosti vidět i na první pohled pouhým okem. Společnost se rozhodla pro radikální změnu typickou červenou barvu bude postupně nahrazovat barva zelená barva životního prostředí. [25] 18

18 4 Informační systém SMS 4.1 Historie informačního systému Informační systém SMS (Store Management System) je software původně navržený a vyvinutý společností McDonald s Germany. Projekt tohoto informačního systému začal v roce 1985 a souvisel s pořízením prvního pokladního systému TEC pos1. V začátcích sloužil hlavně pro účely zjednodušeného účetnictví a pro docházku. Do roku 1988 byl informační systém SMS zaveden ve všech německých restauracích. S příchodem nového pokladního systému značky Panasonic bylo nutné přepracovat a vylepšit některé aplikace stávajícího informačního systému. Také se zde vyskytl prostor pro přidání nových funkcí. V roce 1994 byl program SMS zmezinárodněn postupně se začal používat pro všechny restaurace McDonald s po celém světě. [29] 4.2 Využití systému Informační systém SMS je určen primárně pro management restaurací. Díky údajům z tohoto systému lze zefektivnit všechny povinností spojené s kontrolou hotovosti, zásobami a s objednáváním, s účetnictvím, se zaměstnanci a v neposlední řadě s time managementem (jednotlivé funkce jsou popsány v kapitole 4.5). V činnosti je po celý den, 365 dní v roce, a to vzhledem k vytíženosti některých restaurací (nonstop provoz). Všechny potřebné změny a aktualizace jsou tak aplikovány za provozu. Díky přístupovým právům je SMS systém uzpůsoben pro všechny posty managementu od floor managera až po vedoucího restaurace. 4.3 Zabezpečení systému Do programu se lze dostat jen přes platnou kombinaci uživatelského jména a hesla. Tři měsíce po poslední změně hesla navíc vyzve systém uživatele ke změně stávajícího hesla. Tato hláška se poté objevuje při každém přihlášení do doby, než je heslo změněno. 19

19 Po každé, když přihlášený zaměstnanec ukončí práci s programem, by se měl odhlásit. Pokud tak neučiní a program bude následující 3 minuty nečinný, dojde k automatickému odhlášení uživatele. Pro další práci s programem je nutné opět se přihlásit. Každý oprávněný uživatel se po úspěšném přihlášení dostane do hlavní nabídky. O tom, jak velká bude nabídka, rozhodují přístupová práva, která jsou uživateli přiřazena spolu s uživatelským jménem a heslem. Celkem je 5 úrovní přístupu z čehož floor manageři mají pouze základní nabídku (1.úroveň) a naopak vedoucí restaurací mají k dispozici o poznání více funkcí (4.úroveň). O aktualizaci a funkčnost softwaru se stará IT oddělení společnosti McDonald s ČR, které sídlí, stejně jako celá centrála společnosti, na pražském Zličíně v Řevnické ulici. Vzhledem k tomu, že většina restaurací má otevřeno po celý rok a část z nich dokonce 24 hodin denně, probíhá aktualizace jednou za den a to vždy při otevírání tzv. nového obchodního dne (více informací v kap Otevření / zavření systému). [29] 4.4 Provázání informačního systému SMS s pokladním systémem POS Všechny akce provedené v rámci pokladního systému se automaticky a okamžitě převádí do systému SMS. Platí to i pro opačný směr (obr. č.3). Pokud je do SMS systému nahrán například nový produkt, zaznamená tuto změnu i pokladní systém a dle příslušného naprogramování (poslaného z IT oddělení) se umístí na obrazovku pokladny a aktivuje v příslušný obchodní den. Pomocí pokladního systému se do SMS systému zaznamenávají kromě transakcí také události typu: - vložení hotového odpadu (pozn. hotový odpad je takový, kde produkty, které prošly celým výrobním procesem, nebyly prodány v určeném čase) - zapsání produktů, které byly vydány na promo (tj. zadarmo; příkladem jsou různé šeky nebo promo kartičky pro zákazníky) [29] Pokud se vyskytne chyba nebo nějaký jiný problém s některou z pokladen, provoz a činnost informačního systému to neovlivní. Jen některá z načtených dat problémové kasy nemusí být kompletní. Po odstranění komplikace však data znovu nahrát a nekompletní data vymazat. 20

20 V opačném případě (chyba ze strany systému) může být problém závažnější a je občas nutný zásah přímo IT oddělení. Takové to problémy jsou však rychle odstraněny a pokud vůbec, ovlivňují provoz restaurace minimálně. Centrála společnosti IT oddělení Restaurace IS SMS pokladní systém tiskárna POS Kuchyň e-production server tiskárna PC monitor 1 e-production monitor 2 e-production monitor 3 instore monitor 4 DT monitor 5 instore + DT tiskárna Obr. č.3: Schéma provázání IS a pokladního systému v prostoru restaurace Další dnes již nezbytnou součástí provázanosti informačního a pokladního systému jsou monitory rozmístěné na kuchyni, drivu i pokladním úseku. Monitory slouží k vylepšení komunikace a zrychlení přípravy objednaných produktů. Na kuchyni jsou monitory prezentující dva druhy informací. První informují o optimálním stavu hotových produktů (tzv. e-production, více v kapitole ), které by měly být připraveny pro okamžitý prodej, a druhé informující o druhu a počtu prodaných produktů. Monitory určené pro instore (objednávky vytvořené v prostoru restaurace) mají informativní charakter pro pracovníky na servisovém úseku. Urychlují jim sestavování objednávky (v případě, že zaměstnanec na něco zapomene, podívá se na monitor a nemusí se vracet až k pokladně). Objednávku kompletuje jeden až dva pracovníci. 21