Smlouva příkazní o obstarání správy domu a vedení podvojného účetnictví, uzavřená v souladu s NOZ

Transkript

1 Smlouva příkazní o obstarání správy domu a vedení podvojného účetnictví, uzavřená v souladu s NOZ Společnost:... se sídlem:... zastoupené: zapsané / -á u MOS v Praze oddíl..., vložka... dále jen vlastník jako příkazce a IČ:... Bankovní spojení:... Správce: Pavla Ježková, společnost dle 2716 a násl. NOZ se sídlem: K Řeporyjím 37, Praha 5 IČ: Bankovní spojení: / 0300, dále jen správce jako příkazník Kontakty: Technická správa Ing. Jaroslava Stuchlíková, , stuchlikova@jezkova.cz Účetnictví, administrativa, právo: Mgr. Pavla Ježková sprava@jezkova.cz uzavírají spolu PŘÍKAZNÍ SMLOUVU o obstarání správy nemovitosti a vedení účetnictví Čl. I. Předmět smlouvy 1. Předmětem této smlouvy je obstarání správy nemovitosti, kterou tvoří domy č.p.... v... ulici, Praha... Správou je míněno zajišťování provozu a údržby zmíněné nemovitosti na účet vlastníka nemovitosti. 2. Předmětem této smlouvy je dále vedení podvojného účetnictví příkazce. Tzn. Zpracování účetní závěrky, vypracování daňového přiznání, zpracování tzv. klientských sestav Přesné vymezení činností správce je součástí této smlouvy. Čl. II. Práva a povinnosti

2 Povinnosti správce: 1. Správce je povinen převzít výše uvedenou nemovitost včetně veškeré dokumentace nezbytné pro spravování nemovitosti a vyhotovit o této skutečnosti písemný zápis. Součástí zápisu je i jmenovitý seznam převzatých dokumentů. 2. Správce je povinen spravovat nemovitost a vést účetnictví příkazce efektivně podle svých nejlepších znalostí a schopností, v souladu se zákonem a v souladu s pokyny vlastníka. Správce zodpovídá za případné škody způsobené svojí činností vlastníkovi. Opravy nad... Kč může správce objednávat u dodavatele jen se souhlasem majitele. 3. Od pokynů vlastníka se může odchýlit jen tehdy je-li to nezbytné v zájmu vlastníka a nemůže-li včas obdržet jeho souhlas. 4. Správce na požádání předloží přehled o příjmech a výdajích příkazce a veškeré informace související se správou objektu. Minimálně tak učiní 2 x ročně v termínech a Správce je povinen 1 x ročně provést vyúčtování nákladů za služby proti předepsaným zálohám jednotlivých domácností, připravit podklady pro finanční vypořádání. 6. Správce zajistí pravidelné úhrady jednotlivých domácností na účet vlastníka domu dle aktuálních rozpisů plateb (fond oprav, poplatky, zálohy na služby atp.) dohodnutým způsobem. 7. Správce odevzdá nejpozději dańové přiznání, účetní závěrku a výkazy (rozvahu a výsledovku), dále odevzdá nejpozději přehled hodpodaření, inventuru finančních prostředků a majetku včetně příloh, inventuru závazků a pohledávek včetně příloh, účetní deník, hlavní knihu, knihu došlých faktur, knihu odeslaných faktur, pokladní deník, knihu, přehled výnosů a nákladů, a vyúčtování zůstatku fondu bytového hospodaření ve formě srozumitelné řadovým členům SVJ. 9. Správce seznámí vlastníka se zákonnými možnostmi členění fondu bytového hospodaření a způsobu jeho účtování a stanoví nadále závaznou metodiku po odsouhlasení některé z předložených možností příkazcem. Metodika musí být schválena ještě před zahájením účetní uzávěrky. 10. Rozsah smluvních povinností správce je stanoven v příloze této smlouvy a je její nedílnou součástí 11. Vlastník může u správce objednat jakékoli další práce nad rámec této smlouvy (vícepráce), které budou správcem fakturovány v režijní ceně 350,- Kč za jednu člověkohodinu. Povinnosti vlastníka: 1. Vlastník se zavazuje poskytnout správci všechny nezbytné informace a dokumenty nezbytné pro spravování objektu. 2. Vlastník je povinen hradit řádně a včas faktury za služby (odpad, spol. elektřina, výtahy...) 3. Vlastník je povinen řádně a včas ze svého účtu hradit faktury za revize a opravy od dodavatelů. 4. Vlastník sám spravuje svůj účet. Výpisy z účtu nebo jejich kopie předává správci. 5. Vlastník je povinen uzavřít pojištění nemovitosti. 6. Vlastník je povinen dodat v dohodnutém termínu všechny účetní doklady. Účetní doklady musí mít všechny náležitosti dle zákona. 7. Vlastník se zavazuje informovat zhotovitele o všech okolnostech, které mohou mít vliv na účetnictví. Čl. III Odměna za správu a vedení účetnictví Vlastník se zavazuje platit řádně a včas dohodnutou částku... Kč měsíčně za vedení účetnictví,... za evidenční správu,... za technickou správu. Specifikace dle přílohy. Tato odměna bude pravidelně 1x ročně valorizována po dohodě. Nesplní-li správce své smluvní povinnosti, může mu být měsíční odměna jednorázově snížena. Čl. IV Ukončení smluvního vztahu 1. Tato smlouva se uzavírá od... na dobu neurčitou. 2. Smlouvu lze ukončit kdykoli písemnou dohodou smluvních stran. 3. Smlouvu lze kdykoli písemně vypovědět kteroukoli smluvní stranou. Výpovědní lhůta je...měsíční

3 a počíná běžet prvním dnem následujícího měsíce po doručení výpovědi. Čl. V Zvláštní ujednání Správce se bude se všemi záležitostmi souvisejícími se správou nemovitosti obracet na předem určeného člena výboru / představenstva / jednatele, případně na jeho předem určeného zástupce. Čl. VI Závěrečná ustanovení 1. Tuto smlouvu lze měnit pouze písemnými dodatky potvrzenými oběma smluvními stranami. V případě ukončení smluvního vztahu je správce povinen předat veškerou dokumentaci k nemovitosti, která mu byla svěřena a zpracovat a odevzdat vlastníkovi zprávu o hospodaření. V Praze dne Vlastník (příkazce) Správce (příkazník) Příloha mandátní smlouvy: 1) Evidenční správa Předpisy plateb Při změně výše nájemného či fondu oprav, při změně počtu osob, při změně cen energií ap. vždy nejpozději k 30. t.m.(má-li klient SIPO pak k 25. t.m.) s platností od 1.následujícího měsíce Změny v kmeni plátců SIPO dtto Vedení evidenčních listů a pasportů k bytům a nebytům Evidence převodů družstevních podílů či vlastnictví bytů, evidence korespondence a její zakládání vyúčtování, opravy a reklamace, roční bilance předpisů a úhrad k jednotlivým bytům a nebytům atp. zakládání interních dokladů (např. zpětné snížení záloh na služby), příprava a evidence nájemních smluv Evidence úhrad k bytům - SIPO (soubor zaplacených plateb), VAK, banka, PKL, přímé platby Aktualizace probíhá 1 x měsíčně po zadání a zpracování v PC, doklady za uplynulý měsíc dostáváme cca do 17. následujícího měsíce, do konce měsíce je zpracováno Vymahání pohledávek Dle dohody s klientem, doporučujeme tento postup: měsíčně upozorňovat tzv. sváteční dlužníky telefonem, mailem či SMS na fakt že jim vypadla měsíční platba, pokud dluží dlužník více než za 1 měsíc, upozorníme dopisem, nedojde-li k nápravě pak doporučeným dopisem s vyjmenováním možných právních důsledků, dluží-li dlužník za 3 a více měsíců posíláme předžalobní upomínku (v kopii mailem Družstvu), na žádost BD zajistíme právníka na vymáhání dluhu či žalování dlužné částky / ukončení nájemního vztahu. Činnost právníka je honorovaná zvlášť v jeho obvyklé sazbě. Zajištění dodávek vody, tepla atd.

4 Zajištění při převzetí domu, aktualizace smluv, vyplňování odběrových diagramů ap. v požadovaném termínu, rozdělení podílové a spotřební složky pro vyúčtování tepla dle měřičů Zajištění podkladů pro zajištěná vyúčtování teplé vody ze strany Pražské teplárenské Zpracování podkladů k vyúčtování dle měřičů pro firmu Ecoterm apod. Do 30 dnů od obdržení poslední relevantní faktury Vyúčtování služeb jednotlivým bytům a nebytům Do 30 dnů od obdržení poslední relevantní faktury u domů bez měřičů UT, jinak do 15 dnů od obdržení podkladů od zpracovatele (Ecoterm). Nejdříve však (po ukončení účetních závěrek) Zajištění kontroly měřičů při reklamaci v bytě uživatele do týdne od nahlášení Reklamační řízení k odečtům a vyúčtování měřičů, vysvětlování vyúčtování služeb Administrativní kontrola max. do týdne od nahlášení, obvykle obratem, měřiče viz. předchozí bod Výpočet nové výše záloh dle vyúčtování U bytů s nedoplatky automaticky, u bytů s přeplatky na jejich žádost (tj. jen s jejich souhlasem) Příprava majetkového daňového přiznání příprava platebního kalendáře, komunikace s FÚ Potvrzení nájemníkům / majitelům Například pro účely přiznání státní podpory, pro žádost o přidělení bytu, pro rozvodová řízení ap. Příprava informačních panelů Nástěnka s důležitými telef. Čísly, s texty - např. "Co dělat když ", vysvětlení k vyhláškám ap. Jednotné označení zvonků, schránek, seznam osob pro Českou poštu Dle požadavků klienta Označení stoupaček, hlavních uzávěrů, místností dle požadavků klientů Potvrzení o výši anuity pro členy / společníky Právní služby Správce zajišťuje poradenství ve věcech bytových družstev pro členy představenstva v rámci paušálu v běžném rozsahu. (dotazy představenstva telefonem či mailem např. společné členství manželů, dědění, náležitosti převodu, kdo hradí opravy v bytě ap.), Písemné zpracování odpovědí na dotazy a stížnosti některých náruživých členů BD:-) a s tím spojené exkurze do záležitostí starých třeba i 6 let je již nad rámec tohoto paušálu neb to může zabrat i 14 hodin včetně schůzek s představenstvem 2) Technická správa Meziodečty měřičů při stěhování, po dohodě s převádějícím a přejímajícím dle jejich časových možností Zajišťování revizí (elektroinstalace společná, hromosvod, výtah, STA, hydranty a hasicí přístroje, plyn) V předepsané frekvenci Zajišťování oprav Zajišťování provozuschopného osvětlení, výtahu, rozvodů vody, plynu atd. Tj. Objednávání oprav ve společných prostorách, objednávání oprav v bytech dle pokynů BD (Doporučujeme objednávat opravy hrazené dle vyhlášky majitelem domu ve stejném režimu jako opravy společných prostor, opravy hrazené nájemníkem objednávat po potvrzení ze strany nájemníka i ze strany BD, s tím že nájemník bude upozorněn na fakt, že mu bude náklad následně přeúčtován. Běžné opravy budou objednány do 3 dnů od nahlášení (může to být klidně do 24 hodin ale pro vás výhodnější je požadavky kumulovat), havárie budou řešeny ihned. Zajištění havarijního servisu je v paušálu správce, náklady dodavatele (Bytoservis či jiná firma zvolená Družstevm) jsou hrazeny zvlášť dle ceníku. Spolupráce klienta: požadavky na běžné opravy bude předávat správci zástupce BD, který rovněž na žádost správce zajistí v případě potřeby účast nájemníků (např. musí-li být v době od do zpřístupněny byty nad sebou atd.), v případě havárie mohou volat nájemníci přímo správci nebo mimo úřední dobu

5 správce (po-pá 8 až 17 h) buď přímo Bytoservisu (záleží na tom co s nimi ujednáme) nebo pověřenému členovi představenstva (pro potvrzení požadavku nájemníka dispečinku BTS) Zajištění pravidelné výměny měřičů v bytech dle platné legislativy Plán oprav Na základě výsledku revizí a zprávy ITI tvorba plánu oprav včetně finančního plánu (tj. rozložení investic dle naspořených financí nebo doporučení navýšení čerpání úvěru nebo jiný způsob (např. jednorázové zvýšení plateb včetně možnosti zápočtu přeplatků z vyúčtování) Kontrola domu Správce provede 2 x ročně kontrolu domu tj. Kontrola soudržnosti fasády, klempířských prvků, střešní krytiny, stavu ležatých rozvodů vody, funkčnosti uzávěrů, známky zatékání, osvětlení, kontrola únikových cest ap. Účast správce na technické prohlídce je v rámci paušálu za TS, je-li nutná následně např. účast instalatéra ap. bude činnost dalšího odborníka hrazena zvlášť. Nahlášení škodních událostí, jednání s pojišťovnou V ceně TS jsou telefony s pojišťovnou, písemné zprávy a dopisy, výjezdy jsou hrazeny zvlášť Výběrová řízení Na investiční akce zajistí správce dle požadavku majitele výběrové řízení. Vzhledem k zcela odlišným nárokům na čas nutný k uzavření jednotlivých řízení (dodavatelé zpracují/ nezpracují přesně dle poptávky, jejich služby / výrobky jsou známé, nebo je nutné jet na místo prověřit, atd.) nedáváme tuto službu do paušálu. Fakturujeme dle skutečných nákladů počet hodin na sestavení poptávky, počet hodin na prostudování upřesnění nabídky, případné výjezdy ap. Pro zákazníka je takto výhodnější.