Dvakrát měř a jednou řež

Transkript

1 PRŮVODCE KOMPETENCÍ - ORGANIZACE A PLÁNOVÁNÍ Dvakrát měř a jednou řež Slova organizace a plánování jsou sama o sobě pojmy, které zcela přirozeně a automaticky spojujeme s pracovním procesem, ať už jde o pracovní proces související se zaměstnáním nebo soukromým životem. Není proto žádným překvapením, že se na žebříčku požadavků na kvalitního zaměstnance tato kompetence figuruje velmi často. 1

2 ÚVODEM Slova organizace a plánování jsou sama o sobě pojmy, které zcela přirozeně a automaticky spojujeme s pracovním procesem, ať už jde o pracovní proces související se zaměstnáním nebo se soukromým životem. Není proto žádným překvapením, že se na žebříčku požadavků na kvalitního zaměstnance a také ve většině inzerovaných míst objevuje požadavek na kompetenci právě k těmto dovednostem. Plánování a organizování jsou podstatnou složkou aktivit při řízení firem a společností, ale i jakýchkoliv ostatních celků, které mají být funkční. Dobrá organizace práce a plánování to jsou určitě základní předpoklady pro efektivní využívání pracovní doby, stabilního výkonu a dosahování výsledků v očekávané kvalitě. Lze rovněž předpokládat, že dobrou organizací a plánováním lze předcházet konfliktům, nejasnostem, nedorozuměním a stresům. Proto je kompetence k plánování a organizaci práce pojímána jako jedna z klíčových kompetencí vyžadovaných pracovním trhem. Kompetence k plánování a organizaci práce vnímáme jako schopnost strukturovat práci (úkoly, procesy) a definovat prostředky a zdroje, které bude potřeba zajistit nebo činnosti, které musí být podniknuty k dosažení cíle. V průvodci kompetencí naleznete alespoň část toho, co s kompetencí k plánování a organizaci práce souvisí. Tento trénink ukáže, že: plánování a organizace práce přináší řadu výhod plánování lze rozdělit do čtyř fází existuje několik technik usnadňujících plánování a organizaci práce při organizaci práce ve skupině je nejdůležitější vzájemná komunikace Udělej si čas na práci, to je cena za úspěch. Udělej si čas na přemýšlení, to je zdroj síly. Udělej si čas na hraní, to je tajemství mládí. Udělej si čas na čtení, to je základ vědění. Udělej si čas na přátelství, to je brána ke štěstí. Udělej si čas na snění, to je cesta ke hvězdám. Udělej si čas na milování, to je pravá radost ze života. Udělej si čas na zábavu, to je hudba duše. Irské přísloví 2

3 Zde naleznete teorii související s kompetencí k plánování a organizaci práce, se kterou se seznámíte v rámci tohoto tréninku: Téma Přiblížení Řízení času Plánování a jeho fáze Naše cíle Jak se rozhodnout? Eisenhowerův princip Obsahuje zásady o řízení času a pravidla, která musím dodržet, abych zvládl/a úkol včas V této kapitole jsou popsány zásady efektivního plánování, čtyři fáze plánování a to, co by měl obsahovat každý plán. Stanovování cílů pomocí techniky SMART Popis dvou technik pomáhajících při rozhodování, a to analýzy pozitivních a negativních sil a SWOT analýzy. Věnuje se principu naléhavosti a důležitosti. Obsahuje konkrétní příklad. Technika ALPEN Technika ALPEN slouží k tomu, abychom nezapomněli při plánování na něco důležitého. Příklad pro použití techniky. Myšlenkové mapy Ganttův diagram Síťová analýza KAM Semafor Co jsou myšlenkové mapy a jak je sestavovat. Výhody myšlenkových map. Příklady konkrétních myšlenkových map. Co je to Ganttův diagram a jak jej sestavovat. Co je to síťový graf a jak jej sestavit. Technika pro dlouhodobé plánování pomocí cílů. Popisuje techniku hodnocení realizace akce. 3

4 ŘÍZENÍ ČASU V tomto teoretickém vstupu se dozvíte základní informace o řízení času. Alenka otráveně vzdychla. Myslím, že bys mohl Čas lépe využít, řekla než jím plýtvat na kladení hádanek, na které neexistuje odpověď. Kdybys znala Čas, tak dobře jako já, řekl Kloboučník, nemohla bys mluvit o jeho plýtvání. To je na něm. Nevím, co tím myslíš, řekla Alenka. Samozřejmě že nevíš! řekl Kloboučník, pohrdavě potřásaje hlavou. Troufám si tvrdit, že jsi s Časem nikdy ani nemluvila! Asi ne, opatrně odpověděla Alenka, ale vím, že se s ním musím vypořádat, když mám hodinu hudby. Á, vysvětlím Ti to, řekl Kloboučník, Čas se nenechá ovládat. Ale když s ním budeš zadobře, udělá s hodinami téměř vše, co budeš chtít. Například, dejme tomu, že je devět hodin ráno, čas, kdy začíná škola, stačí, když Času zašeptáš formulku, obejdeš hodiny kolem dokola a v mžiku je půl jedné čas oběda! Alenka v říši divů Čas se nedá ovládat, nelze s ním ani diskutovat. Odtikává stále dál, ve stále se opakujícím neměnnému sledu, šedesát sekund za minutu, šedesát minut za hodinu. Objektivní čas může být zcela pod kontrolou, ale subjektivní čas je mnohem proměnlivější. Váš postoj k tomu, co děláte, má obrovský dopad na tok subjektivního času. Je schopný ho zpomalit, až se bude jen ploužit nebo ho můžete nesmírně zrychlit. Řečeno jinak: obvykle můžeme ovlivnit nároky na náš čas jak na kvantitu, tak na realizaci a efektivitu, s jakou daný čas využijeme. Čas možná ovládat nelze, ale prostředky nutné k jeho ovlivnění jistě ano. Řízením času můžeme ovlivnit řadu kvalit našeho života. Od toho, abychom si našli čas na naše koníčky, až po to, abychom si našli lepší práci, abychom dokázali skloubit svou práci s rodinou, až po to, abychom si splnili naše nové cíle. Lidé často dělají věci na poslední chvíli ve spěchu, což příliš nesvědčí o kvalitě odvedené práce, ani jejich zdraví. Ideální by bylo, kdybychom dělali věci v optimálním tempu, přesto stihli všechno důležité a navíc nežili v neustálém stresu. 4

5 Zásady efektivního plánování času 1. Přiřazujte k úkolům priority. Začínejte plánovat od nejdůležitějších věcí. Uvědomujte si, co je důležité. 2. Plánujte svůj čas - kdy a jak dlouho se budete určité činnosti věnovat. Tento plán si někam pište a jak budete úkoly plnit, jednotlivé položky si odškrtávejte - pohled na splněné úkoly v daném termínu vám dodá pocit sebeuspokojení a motivaci do další práce. 3. Nenechte se vyrušovat - měli byste se snažit pracovat v celku, v delším časovém úseku. Pokud jste vyrušováni nebo od práce odbíháte, musíte pokaždé znovu vynaložit určité úsilí a čas, abyste se do své práce opět "dostali". 4. Podobné úkoly vykonávejte v jednom bloku po sobě pokud mám nějaký menší úkol, který zrovna nespěchá, je lepší počkat, až se podobných úkolů nahromadí víc, a dělat je všechny najednou. 5. Větší úkoly rozdělte na menší pokud máte větší úkol, jehož výsledek bude vidět až po delším čase, pokuste se ho rozdělit na menší části, kterým přiřadíte termíny splnění. 6. Odhadujte doby trvání jednotlivých aktivit pokud jste nějakou činnost nikdy nedělali, můžete se v tomto odhadu splést. Abyste se tomu vyhnuli, můžete požádat o radu lidi, kteří mají s takovým úkolem zkušenosti, případně požádejte ostatní, kteří budou do tohoto úkolu zapojeni, aby udělali svůj vlastní odhad. 7. Plánování pravidelně vyhodnocujte, abyste věděli, jak si vedete a zda všechno stihnete v termínu. Pokud víte, že nějaký úkol nestihnete, jak jste měli, informujte osoby, které jsou na vašem plnění závislé. 8. Nezapomínejte na časové rezervy - nelze plánovat každou minutu, je to nerealistické. Jestliže chcete splnit všechny své úkoly, naplánujte si jen 60 % vašeho času. Vždy musíte počítat s nějakými vyrušeními a nepředvídatelnými okolnostmi. 9. Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní (některé věci nemusíte dělat sám, můžete je delegovat). 10. Využívejte plánovací kalendáře, které vám vyhovují (týdenní, měsíční, atd.) Každému vyhovuje něco jiného. Můžete využít následující pomůcky: Seznam úkolů (musí být napsán jasně, nejlépe veďte dva seznamy první pro kratší období, tj. maximálně jeden týden; ve druhém evidujte úkoly, které nemusíte plnit ve stanoveném období; v seznamu úkolů je vhodné označovat priority úkolů prostřednictvím symbolů či barev) Lístečkový systém (každý lísteček představuje jeden úkol; rizikem je malá přehlednost či pravděpodobnost ztráty některého z lístečků; jedná se o operativní systém, kdy můžete prioritu úkolů rozlišit barvou jednotlivých lístků např. červeně naléhavé úkoly, zeleně důležité, bíle ostatní; můžete lístečky umístit na 5

6 nástěnku rozdělenou podle potřeby např. na ZAVOLAT, ZPRACOVAT, ODESLAT, NÁPADY, ) Kalendáře (kapesní, nástěnné, plánovací, elektronické jednotlivé úkoly ze seznamu úkolů zapsané do diáře); existují i rodinné kalendáře, kde mohou být zapisovány aktivity jednotlivých členů rodiny. Time management čtvrté generace K plánování a organizování času slouží celá řada pomůcek, doporučených metod a postupů. Moderní vědní disciplína, která řeší člověka z pohledu jeho činnosti v čase, se nazývá, Time Management. Historicky - podle důrazů na jednotlivé rozhodující klíčové faktory a zaměření této teorie a jednotlivých aplikací v praxi se hovoří již o čtyřech generacích Time Managementu. Ve které generaci se nyní kdo nachází? To je individuální, prakticky se lidé nacházejí v nejrůznějších z nich, podle svých zkušeností, vzdělání, praxe a především osobního individuálního naturelu a psychické vybavenosti. První generace přinesla zavedení pořádku v úkolech a činnostech. Výsledkem byly přehledy úkolů a činností a jejich propojení s osobami a zdroji jejich zajištění. Tehdejší teorie řešila především, co máme dělat. Druhá generace přiřadila úkoly a činnosti k časové posloupnosti. Vznikl časový harmonogram, kalendář či diář s úkoly, tj. co a kdy máme dělat. Třetí generace prioritně řešila, jak dosáhnout vytyčených cílů. Začíná tedy od cílů a k nim definuje strategii a následně konkrétní úkoly v čase. Zabývá se stanovením a definicí cíle a strategií jeho dosažení, tedy jak, co a kdy máme dělat a k definovaným cílům a jim odpovídajícím úkolům přiřadíme priority. Jedná se o tzv. aktivní přístup člověka k problémům a svým činnostem. (Pozn. podle P. Pacovského reaktivní přístup pod méně kontrolovaným nebo nesměrovaným vlivem emocí.) Čtvrtá generace začíná od sebepoznání člověka, od jeho individuálních hodnot s důrazem na osobnost člověka, na jeho dobrý pocit, vyrovnanost, kondici, dobré vztahy. Klíčovým aspektem je dosažení dobrého pocitu pomocí pochopení strategické role, poslání a priorit jedince. Prioritám se přiřazují cíle a následné úkoly, nikoli opačně, tj. úkolům priority. Dodržuje se postup: Proč, jak, co a kdy. Důležitější než výsledky je síla pocitu, že jdeme správným směrem. Ve čtvrté generaci hovoříme o tzv. proaktivním přístupu člověka k problémům a činnostem, ke svému životu a jeho uspořádání (spolupráce logiky a nasměrovaných emocí). Klíčovou zásadu Time Managementu čtvrté generace vyjádřil krásně např. český odborník a lektor pan Petr Pacovský ve své knize Člověk a čas: Prosperita začíná tím, že se cítím dobře. Priorita je hned vedle času klíčovým a primárních pojmem teorie i praxe Time Managementu. Je z pohledu moderního Time Managementu průběžnou hodnotou člověka. Je obecná, neměřitelná nebo měřitelná jen pocitem. Naopak cíl (dominantní u třetí generace) je konkrétní a měřitelný. Priorita 6

7 podle současného výkladu a zkušeností musí předcházet cíli. Ve třetí generaci se často jasně definovaný cíl stával stresujícím strašákem. Frustrace z nesplnění úkolů odradila člověka často i rozumně plánovat. Mnoho cílů často znamenalo manažerskou smrt. Dogmatický přepis činnosti často nevyhovuje člověčímu naturelu, jeho nedokonalosti. Je třeba nejprve najít role a priority a poté jim přiřazovat strategické cíle. Místo na slunci se pak člověku vědy zjeví v pravou chvíli, stejně tak se dostaví i jeho dobrý pocit jít správnou cestou, správným směrem a v odpovídajících proporcích si plánovat čas. Okamžitý krok správným směrem je více než podrobné plánování budoucnosti. Cesta člověka ve čtvrté generaci se tedy koncentruje na vyhledávání priorit (kam člověk směřuje) v základních oblastech jeho zájmu (práce, vztahy, kondice apod.). Při standardních úvahách se řeší otázka odkud, kam a jak půjdeme. Základní myšlenkou je dosažení dlouhodobě dobrého pocitu člověka. Každý dobře fungující systém time managementu by měl být založen na jednoduchých principech. Měl by vám umožnit analyzovat sebe sama, své priority, přesně si promyslet své cíle, jejich vzájemné vztahy, postup. To vše umožní koordinaci Vašich jednotlivých činností a možností jejich využití pro více cílů a naučí vás, jak dobře rozplánovat čas. Současný životní styl a nástroje Time Managementu Renomovaný časopis Economist uvedl, že podle posledních výzkumů, prováděných v roce 1999 na amerických univerzitách (základními respondenty jejich bývalí studenti), vyšlo najevo, že prakticky 100% všech sledovaných absolventů, kteří se aktivně účastní řízení nejrůznějších ekonomických subjektů ve Spojených státech, používá internet ke komunikaci a 64% z nich i jako zdroj dalších informací. 95% z celkového počtu dotázaných pak používá nějaký klasický osobní plánovací systém, zpravidla Day Runner, a jen 34% z nich tento systém kombinuje s některým ze softwarových produktů. Těch je v USA nepřeberné množství, především na internetu. Pouze elektronický plánovací systém či kalendář užívá jen 4,5% dotázaných. Vzhledem k nedávnému relativně velikému boomu elektronických databank a rozvoji nejrůznějších palmtopů a souvisejících internetových aplikací je zřejmé, že jejich uživateli nejsou manažeři, kteří mají vyšší nároky na příslušný nástroj jejich osobního plánování, správy dat a informací. Od nedávných výzkumů přínosů plánovacích systémů bylo již většinou upuštěno, neboť ušetřený čas (dříve zpravidla uváděné 2 až 3 hodiny denně) je v moderním hektickém životním stylu automaticky pohlcen a nahrazen dalším objemem práce a vyššími příjmy a životním standardem. Díky vyšší produktivitě práce a vyšším příjmům pak Američané tráví více času konzumací zábavy. Výrazným přínosem plánovacího systému - ve spojení s mobilním telefonem a možností připojení se na internet prakticky kdekoli - se dle uvedených výzkumů stává změna životního stylu spočívající především v prolnutí původně více oddělené pracovní, relaxační či dokonce rodinné a noční části dne. Celý den je možné pružněji přizpůsobit práci, volnému času a zábavě, odpočinku a relaxaci dle možností i potřeb jedince a jeho okolí. K tomu dnes vedle moderních technologií přispívá také právě plánovací systém. 7

8 Diář versus manažerský plánovací systém Diář s kalendářem v klasické papírové či kožené podobě asi netřeba podrobně představovat, taktéž je tomu i u jeho elektronických mutací na PC, internetu a dnes u mobilního telefonu. Jeho základem je strukturovaný kalendář a monolitická poznámková část umožňující zápisy schůzek a úkolů v chronologickém pořadí, jednoduché struktury zápisů dat včetně telefonů a adres. Při pohledu na příslušnou část diáře je vždy vidět právě jen dané sledované období a chronologické řazení schůzek či úkolů. Diář neumožňuje vidět období v rámci jiného období, v kontextu dlouhodobějších či složitějších úkolů a osobních cílů člověka, neumožňuje jednoduše vidět a zaznamenávat vazby a souvislosti mezi uchovávanými informacemi člověk je musí nosit stále v hlavě a to často bolí a dříve či později je stejně většinou ztratí. Plánovací čára času je přímá, chronologicky obsazená naplánovaná. Následně pod vlivem skutečností a reálných plnění úkolů lze však velmi obtížné měnit data na časové ose co se naplánuje a nesplní v termínu, se složitě přesouvá, další termíny jsou již obvykle obsazené, nové úkoly se do zaplněného období již nevejdou a vzniká zmatek v prioritách a množství nahromaděných úkolů. Člověk své úkoly ani z časových důvodů nezvládá, plýtvá časem na jednodušší, ale nepodstatné nebo zcela ztrátové činnosti a je ve stresu. Plánovací systém umožňuje vidět vše v nejrůznějších souvislostech a najednou. Okamžitě poskytuje přehled o vzájemných vazbách a souvislostech. Poskytuje pružnou strukturu osobních informací a dat. Nejprve obecných a při dalším pohledu i všech hlubokých a podrobných. Plánovací systém umožňuje dynamicky měnit, korigovat, doplňovat úkoly a plány a dle své kvality a úrovně pak i s náležitou snadností a jednoduchostí (i když na první pohled to vypadá naopak složitěji a pracněji než u diáře). Plánovací systém na rozdíl od diáře umožňuje řazení priorit a jejich dynamické úpravy a korekce dle reálné skutečnosti a stavu plnění úkolů, a to naprosto v souladu a s ohledem na osobnost konkrétního člověka a jeho životních cílů a individuality. Samozřejmostí pak je možnost strukturovaného záznamu i čtení jednotlivých intuitivních informací a dat nebo jen vazeb mezi úkoly a informacemi, mezi životními cíli a třeba jednotlivými operativními telefonáty v tom kterém okamžiku apod. Technicky se plánovací systém na první pohled odlišuje od běžného diáře přítomností více barevně odlišných a strukturovaných sekcí formulářů a především víceúrovňovým kalendářem zvlášť pro kalendářní rok, měsíc v roce, týden v roce a jednotlivý den. Větší formáty pak rozlišují v rámci dne a hodiny. Plánovací systém bývá zpravidla ve výrazně kvalitnějším materiálovém provedení a díky použitým materiálům a přidané informační hodnotě a know how i dražší. Manažerské plánovací systémy a moderní technologie Oblast elektronické komunikace již dnes nabízí řadu možností i pro osobní plánování. Současné elektronické plánovací systémy PC, internetu či mobilního telefonu, a především jejich vzájemné propojení, skýtají do budoucna netušené možnosti. Zajímavé využití skýtá již dnes např. Microsoft Outlook nebo jeho propojení s mobilním telefonem. Většina současných elektronických diářů a organizérů na PC 8

9 či internetu nebo různé palmtopy apod. bohužel často neodpovídá ani úrovni klasických diářů. Je to především díky zatím limitujícímu technickému záznamu intuitivních, prostorových či plošných informací a souvislostí a jejich následnému jednoduchému a rychlému čtení a aktualizaci (plošné křivky, kresby a vazby definující jasněji konkrétní informační fakta, prostorové vnímání času a informací, složité struktury dat a úkolů aj.). Svou roli zatím hraje i složitější obsluha a omezení daná potřebnou požadovanou klávesnicí pro vkládání dat uživatelem. Uživatelsky komfortnější a jednodušší výběry standardizovaných textů a struktur dat z příslušných doprovodných elektronických knihoven jsou, oproti zadávání celých textů z klávesnice, zatím nedostatečné a neuspokojují patřičně individuální nároky uživatele. Softwarové produkty, které klasické požadavky osobního plánování v současnosti suplují, jsou zatím stále složité na obsluhu, uživatelsky nekomfortní a určeny jen fajnšmekrům nebo vybraným odborníkům se speciálním pracovním zaměřením. Jejich cena a nároky na kvalifikaci obsluhy tomu také odpovídá. Tradiční uživatel, kterému má jeho systém především ušetřit a zefektivnit čas a usnadnit rozhodování, jej zatím zpravidla nevyužije. Ke standardnímu širokému používání je ještě daleká cesta rozvoje moderních technologií. I takové produkty však na sebe jistě nedají v budoucnosti dlouho čekat. Tímto směrem se jistě bude v blízké budoucnosti ubírat i příprava a vývoj pokrokových technologií firem pracujících v oblasti produktů Time managementu a osobních plánovacích systémů. Malá rada na závěr: Myslete vždy jako vítěz. Vítěz je vždy připraven vyzkoušet něco nového. Miluje změny, nemá z nich strach. Vítěz nemá obavy z konkurence, díky proaktivnímu přístupu je vždy o krok vpředu. Vítěz si uvědomuje, že se občas mýlí a je ochoten přiznat své chyby. Těží ze svých silných stránek a ví o svých slabinách. Vítěz cítí nový problém jako výzvu a nespoléhá se na pomoc zvenčí, nýbrž je připraven převzít osobní odpovědnost. Vítěz je rozhodný. Vítěz si uvědomuje, že je třeba splnit úkol právě nyní a přitom chápe rozdíl v pojetí přežít dnes a v pojetí cíleného řízení osobního rozvoje. Vítěz myslí pozitivně a žije pozitivně a do tohoto pozitivního života zahrnuje i rodinu, přátele, zdraví, relaxaci a všechny další své životní role. Time management čtvrté generace je především o mimořádné koncentraci, a pokud člověk v životě objeví cíl a koncentruje se ke svému cíli, tak je to obrovská síla. Zásady efektivního plánování času 1. Přiřazujte k úkolům priority. Začínejte plánovat od nedůležitějších věcí. Uvědomujte si, co je důležité. 2. Plánujte svůj čas - kdy a jak dlouho se budete určité činnosti věnovat. Tento plán si někam pište a jak budete úkoly plnit, jednotlivé položky si odškrtávejte - pohled na splněné úkoly v daném termínu vám dodá pocit sebeuspokojení a motivaci do další práce. 3. Nenechte se vyrušovat - měli byste se snažit pracovat v celku, v delším časovém úseku. Pokud jste vyrušováni nebo od práce odbíháte, musíte 9

10 pokaždé znovu vynaložit určité úsilí a čas, abyste se do své práce opět "dostali". 4. Podobné úkoly vykonávejte v jednom bloku po sobě pokud mám nějaký menší úkol, který zrovna nespěchá, je lepší počkat, až se podobných úkolů nahromadí víc, a dělat je všechny najednou. 5. Větší úkoly rozdělte na menší pokud máte větší úkol, jehož výsledek bude vidět až po delším čase, pokuste se ho rozdělit na menší části, kterým přiřadíte termíny splnění. 6. Odhadujte doby trvání jednotlivých aktivit pokud jste nějakou činnost nikdy nedělali, můžete se v tomto odhadu splést. Abyste se tomu vyhnuli, můžete požádat o radu lidi, kteří mají stakovým úkolem zkušenosti, případně požádejte ostatní, kteří budou do tohoto úkolu zapojeni, aby udělali svůj vlastní odhad. 7. Plánování pravidelně vyhodnocujte, abyste věděli, jak si vedete a zda všechno stihnete v termínu. Pokud víte, že nějaký úkol nestihnete, jak jste měli, informujte osoby, které jsou na vašem plnění závislé. 8. Nezapomínejte na časové rezervy - nelze plánovat každou minutu, je to nerealistické. Jestliže chcete splnit všechny své úkoly, naplánujte si jen 60 % vašeho času. Vždy musíte počítat s nějakými vyrušeními a nepředvídatelnými okolnostmi. 9. Co mohou dělat jiní, ať dělají jiní (některé věci nemusíte dělat sám, můžete je delegovat). 10.Využívejte plánovací kalendáře, které vám vyhovují (týdenní, měsíční, atd.) Každému vyhovuje něco jiného. Můžete využít následující pomůcky: Seznam úkolů (musí být napsán jasně, nejlépe veďte dva seznamy první pro kratší období, tj. maximálně jeden týden; ve druhém evidujte úkoly, které nemusíte plnit ve stanoveném období; v seznamu úkolů je vhodné označovat priority úkolů prostřednictvím symbolů či barev) Lístečkový systém (každý lísteček představuje jeden úkol; rizikem je malá přehlednost či pravděpodobnost ztráty některého z lístečků; jedná se o operativní systém, kdy můžete prioritu úkolů rozlišit barvou jednotlivých lístků např. červeně naléhavé úkoly, zeleně důležité, bíle ostatní; můžete lístečky umístit na nástěnku rozdělenou podle potřeby např. na ZAVOLAT, ZPRACOVAT, ODESLAT, NÁPADY, ) Kalendáře (kapesní, nástěnné, plánovací, elektronické jednotlivé úkoly ze seznamu úkolů zapsané do diáře); existují i rodinné kalendáře, kde mohou být zapisovány aktivity jednotlivých členů rodiny. 10

11 Tipy pro každý den: Do nového dne pozitivně! Začít pohledem na denní plán. Neodkládat důležité úkoly, udělat je co nejdříve, ať nás netíží. Práci si dobře připravit. Vyhnout se impulsivním odskokům. Být důsledný v dokončování započatých úkolů. Průběžně kontrolovat výsledky. Poučit se z chyb. Naplánovat si schůzku sám se sebou bilancovat, přehodnotit priority, vyladit emoce. Během dne relaxovat. Praktická doporučení k řízení času: Průběh dne: Každý den je jednou za život :) Nepropásněte jej 1. Jak začít den? Dopřejte si ranní "rituál". Jednak vás příjemně naladí, jednak posílí vaše návyky. (Např.: Může jít o šálek kávy) Vstávejte ve stejnou dobu - efektivní lidé vstávají brzy. Zkraťte náběhové doby jako je převlekání, přesun, pracovní zahřívání (noviny, klábosení s kolegy, internet ) Upřesněte si plán zkoordinujte, co je potřeba udělat, třeba i (vyřizování nesmí trvat 2 hodiny, to je potom lépe přesunout na pozdější dobu) Vyřiďte vždy nejdůležitější úkol! Naléhavé úkoly až poté. 2. Jak během dne? Jak být flexibilní aneb jak odstranit žrouty času? Než na něčem začnete pracovat, položte si několik otázek: Je nutno úkol dělat? - změnily se např. priority a dělá již na něm někdo jiný Musím to udělat já? - co takhle delegovat? Musím na tom dělat teď? - není možnost je odložit a věnovat se něčemu důležitějšímu? 3. Jak ukončit den? Ponechte si rezervu na zítřek - abyste si připravili, co zítra. Ukliďte si váš pracovní stůl - další den se vám začne lépe pracovat; jednak si tak nějak psychicky ukončíte den, jednak začít druhý den práci na čistém stole vás povzbudí. Odcházejte domů s dobrou náladou. 11

12 Týdenní plánování Když chcete něco udělat, čas si najdete. 1. Co vám týdenní plánování přinese? zmizí stres a frustrace; když něco nestihnete, víte, že to přesunete celý týden uvidíte na jednom papíře přehledně zaznamenán jste připraveni na krizové události; víte, co můžete přesunout a kde máte mezery vidíte, co jste již zvládli a máte z toho dobrý pocit 2. Jak začít? Téměř k tomu není nic potřeba, jen jednoduchý týdenní kalendář. Je možno dodržovat několik zásad, které používání kalendáře zpříjemňují. Jde o označování barevnými propiskami: černě - moto (myšlenka dne), cíle, schůzky, výročí, návyky modře - co je potřeba udělat, důležité činnosti (priority) zeleně - pokud se něco povede - přeškrtnout (zpětná vazba) červeně podtrhnout, co se nepovedlo, popřemýšlet, proč (odloženo, neaktuální) Počítejte s časovou rezervou. Je lépe zpracovat 20% úkolů, které přinesou 80% potřebných výsledků. Pochvala aneb trochu motivace Pochvalte se, nikdo jiný to za Vás neudělá. Důležitá je pochvala, proto, pokud se vám něco povede, pochvalte se. Postupně zjišťujete, kolik času je čemu potřeba věnovat, co jste stihli a máte z toho dobrý pocit. Pokud toho stihnete hodně, ale vaše nálada není nejlepší, doporučujeme vše přehodnotit. 12

13 PŘEHLED ZTRACENÉHO ČASU Dnes jsem ztratil čas: Zbytečně dlouhým telefonním hovorem Planým řečněním bez viditelných výsledků Rozhovorem s neplánovanou návštěvou Prací, kterou by mohl udělat někdo jiný Častým vyrušováním z práce, kdy jsem se musel znovu soustředit Hledáním věcí, které nebyly na svém místě Odkládáním povinností, do kterých se mi nechce a které stejně budu muset udělat, což mne ruší v koncentraci Věnováním se věcem, které mne baví, ale nejsou pro mne vůbec důležité (důležité pro splnění cíle) Tím, že jsem si naložil více práce než zvládnu a rozptyluji tak svou pozornost Tím, že mám ve svých věcech nepořádek a ztrácím tak přehled Tím, že musím svým spolupracovníkům opakovaně vysvětlovat své záměry minut minut minut minut minut minut minut minut minut minut minut Tím, že neumím říci NE a tak dělám věci, které nejsou v mé kompetenci (má je dělat někdo jiný) minut Sledováním televizních seriálů (televize obecně) Hraním počítačových her Psaním SMS, chatováním, surfováním na internetu Uklízením po své rodině Nakupováním v šopingparcích minut minut minut minut minut. minut. minut. minut. minut Dnes jsem zbytečně ztratil.. minut, což je hodin. 13

14 PLÁNOVÁNÍ A JEHO FÁZE V tomto teoretickém vstupu se seznámíte se čtyřmi fázemi plánování. Proces plánování bychom mohli rozdělit do čtyř fází. Prvním krokem je správné stanovení cílů pojmenování toho, co vlastně chceme dosáhnout. Cíl by měl být SMART: Správně definovaný, Měřitelný, Akceptovatelný, Reálný a Termínovaný. Máme-li pojmenovaný cíl, můžeme přistoupit ke druhému kroku tím je naplánování aktivit a potřebných zdrojů. V této fázi stanovíme, jakým způsobem požadovaného cíle dosáhneme pojmenujeme konkrétní činnosti, které musíme udělat. Odpovíme si také na následující otázky: Kolik času máme k dispozici? Kolik času zabere každá z činností? Co je naléhavé? Které činnosti je možné dělat současně a které je nutné dělat postupně? Musíme si také uvědomit, jaké zdroje potřebujeme, ať už se to týká lidí, peněz, informací, strojů, technologií apod. Dále pak, jaké zdroje máme k dispozici. Například nás v rozletu může omezovat nízký rozpočet celé akce a my se tomu musíme přizpůsobit. Pomocníky v této fázi nám mohou být technika ALPEN, Eisenhowerovo pravidlo, myšlenkové mapy, Ganttovy diagramy, síťové grafy, KAM a další. Při sestavování plánu se často setkáváme s nejistotou nebo sporem. Máme udělat to, nebo ono? K tomu, abychom se dokázali rychle rozhodnout a byli se svým rozhodnutím spokojeni, nám může pomoci například technika SWOT nebo analýza pozitivních a negativních sil. V této fázi nesmíme zapomenout na to, že ne všechno se bude dít podle našeho přání. Některé komplikace můžeme dokonce předvídat. Proto bychom měli myslet na přípravu více variant pro tento případ. Třetím krokem je realizace toho, co jsme si naplánovali. K tomu, abychom již v průběhu realizace byli schopni poznat, jestli jsme na dobré cestě k dosažení popsaného cíle, nám slouží tzv. milníky. Jedná se o kontrolní body, které by měly být obsaženy v našich plánech a obsahují informace o tom, co by v daném termínu již mělo být hotovo. Během realizace se snažíme dosáhnout dohodnutých cílů. Pokud se vyskytnou problémy, musíme podniknout kroky, se kterými se původně nepočítalo, a tudíž nejsou obsaženy v plánu. Často znamenají časové zdržení, dodatečné finanční zdroje apod. Abychom předešli těmto komplikacím, měli bychom se je předem pokusit odhalit a tak trochu s nimi počítat případně pak zpracovat více variant plánu. 14

15 K uvědomění si možných komplikací a hlavně pro stanovení okamžiků, kdy můžeme vzniklý problém odhalit, nám poslouží tato tabulka identifikace kontrolních okamžiků. Kontrolní prvek Kvalita Co by se mohlo pokazit? Jak a kdy to zjistíme? Co s tím uděláme? Náklady Čas Kvantita Další Poté, co jsme svůj plán realizovali, bychom neměli zapomenout na poslední krok, kterým je vyhodnocení a poučení se z vlastní zkušenosti. Jednoduchou technikou, kterou můžeme využit, je tzv. Semafor. Zásady efektivního plánování: Stanovte si správné cíle (výsledky, kterých chcete dosáhnout) Sepište si, co ke splnění cílů a úkolů potřebujete informace, lidi, finance, technické zařízení apod. o Čas Kolik času máte k dispozici? Kolik času zabere každá z činností? Co je naléhavé? Které činnosti je možné dělat současně a které je nutné dělat postupně? o Náklady Jaké finance máte k dispozici? Kdy musíte platit (předem, během realizace, až po dokončení)? Je možné nějak ušetřit? Za jakých podmínek? o Lidi Koho potřebujete zapojit? Na jak dlouho? Za jakých podmínek? Vytvořte harmonogram, který zahrnuje všechny úkoly potřebné k uskutečnění cíle. Svůj plán si zaznamenejte. Přemýšlejte nad náhradním plánem, uvědomujte si rizika Realizujte svůj plán a pravidelně jej vyhodnocujte, abyste věděli, jak si vedete. Vyhodnoťte svůj plán a jeho realizaci. Můžete se poučit pro příště. Odpovězte si na otázky: Co se dařilo? Co se nedařilo? A co byste příště udělali jinak? 15

16 Každý plán by měl obsahovat následující informace: Úkoly, které je potřeba vykonat. Pracovníci, kteří jsou k realizaci plánu nezbytní. Způsob, jakým by měly být dané úkoly provedeny. Termín, dokdy by měly být jednotlivé úkoly provedeny. Plán by zkrátka měl obsahovat odpovědi na otázky: Co? Kdo? Kdy? Kde? Proč? Jak? NAŠE CÍLE Všichni máme nějaké cíle. Jak si je správně stanovovat se dočtete v tomto teoretickém vstupu. Všichni lidé si v průběhu života stanovují různé cíle. Někteří malé, jiní velké. Takovým cílem může být třeba to, že zhubnou, vyhrají závod, změní se, začnou cvičit, pojedou na dovolenou apod. Někteří své cíle většinou splní a jiným se to nepodaří nikdy. Je docela běžné, že si někteří stanovují svůj cíl a už dopředu vědí, že jej nesplní buď proto, že je nereálný, nebo nechtějí či nevědí, jak jej dosáhnout, případně mají slabou vůli a podobně. Přesto nás cíle provázejí celým životem. Když nevíte, proč něco děláte, nemůžete počítat s tím, že se vám podaří něčeho dosáhnout. Bez jasně stanoveného cíle se pravděpodobně dostanete někam jinam, než byste si přáli. Cíle je však potřeba rozlišit od záměru. Záměr je pouze obecnou ideou, která není tak konkrétní jako cíl. A to je jedna z častých chyb, které si při stanovování našich cílů dopouštíme. Tedy, že záměry vydáváme za naše cíle. Při definování cílů můžeme využít jednoduchá, avšak účinná pravidla, shrnutá do poučky, že každý cíl by měl být SMART. Slovo SMART je převzato z angličtiny a v překladu znamená chytrý. V našem případě je to současně i tzv. akronymum, neboli zkratkové slovo pro základní charakteristiky, které by měl cíl naplňovat: S M Prvním předpokladem splnění cíle je jeho snadné a správné definování. Správně definovaný cíl je cíl definovaný snadno a jasně, jednoduše vysvětlitelný, popsatelný. Dalším důležitým kritériem je měřitelnost cíle. Měřitelný cíl znamená cíl dobře kontrolovatelný, stanovený tak, že člověk ví, v jaké míře a kdy daného cíle dosáhl. A nejen cíl, ale stejně tak i jeho dopady a efekty by měly být měřitelné. 16

17 A R T Cíl by měl být rovněž akceptovaný a akceptovatelný. Znamená to jednak, že by měl být pochopen a vzat za vlastní tím, kdo odpovídá za jeho dosažení. Ale znamená to rovněž, že by měl být přijatelný okolím neměl by cíleně škodit zájmům ostatních. Někdy bývá písmeno A spojováno rovněž se slovíčkem ambiciózní. Tedy ve významu, že bychom při stanovování cílů měli být dostatečně ctižádostiví. Neměli bychom si tedy klást cíle které jsou v podstatě a dokonce bez námahy - předem splněny či zdaleka podceňují naše schopnosti a možnosti. Jejich naplněním možná pocítíme krátkodobě pocit spokojenosti, avšak z dlouhodobého hlediska jej vystřídá zklamání či rozčarování z toho, co jsme tenkrát všechno mohli, na co jsme všechno měli Cíl by rozhodně měl být také reálný, realistický, tedy i realizovatelný (uskutečnitelný). Reálný by měl být cíl z hlediska člověka, který ho má dosáhnout. Každý člověk je jiný a to, co jednomu skýtá možnost předvést se, nemusí někdo jiný zvládnout. Poslední z kritérií, avšak neméně důležité, je termínovanost cíle. Jinými slovy: měl by být stanoven termín, do nějž bude cíl naplněn, čímž opět zajistíme předpoklad pro jeho časovou i věcnou kontrolu. Kromě konečného termínu je dobré si, zvláště u dlouhodobějšího cíle, jeho uskutečňování rozdělit do jednotlivých etap. Tedy stanovit si i průběžné termíny, do nichž splním dílčí cíle / podcíle. Tímto zabráním při uskutečňování dlouhodobějšího cíle určité demotivaci, opadnutí nadšení, která se v průběhu mohou dostavit, neboť práce je vykonáno spousta, avšak cíl je stále v nedohlednu. Splněním všech těchto bodů bude položen základ, nutná podmínka, nikoliv však podmínka jediná, pro úspěšné převedení cíle ve skutečnost. 17

18 JAK SE ROZHODNOUT? V tomto teoretickém vstupu se seznámíte s analýzou pozitivních a negativních sil a s analýzou silných a slabých stránek, příležitostí a hrozeb. Při sestavování plánu se často setkáváme s nejistotou nebo sporem. Máme udělat to, nebo ono? K tomu, abychom se dokázali rychle rozhodnout a byli se svým rozhodnutím spokojeni, nám může pomoci technika SWOT nebo analýza pozitivních a negativních sil. ANALÝZA POZITIVNÍCH A NEGATIVNÍCH SIL Pokud se nemůžeme rozhodnout, protože existuje mnoho kladů i záporů, lze možno použít analýzu pozitivních a negativních sil. Nejprve napíšeme do levého sloupce pozitivní prvky (proč ano) a do pravého sloupce prvky negativní (proč ne). Ke každému prvku nakreslíme šipku, která odráží závažnost, kterou danému prvku připisujeme. Některé šipky se navzájem vyruší a přehled zbylých sil nám ukáže, jaká je pravděpodobnost, že aktivitu úspěšně uskutečníme. Následující příklad ukazuje, jak tabulku využít pro rozhodnutí, zda modernizovat počítačový systém. Čím je šipka delší, tím významnější důsledky má daný prvek. Které síly převažují? SWOT ANALÝZA Vše v životě je ovlivňováno množstvím vlivů. A ty pak můžeme jednoduše rozdělit na dobré a špatné. Jak ale poznáme, které vlivy považovat za kladné a které vlivy za záporné? Kladné vlivy posunují naše zájmy žádoucím směrem a záporné naopak směrem nežádoucím. 18

19 Některé z těchto vlivů nastanou určitě a některé jen možná. Výsledkem této úvahy jsou čtyři základní skupiny vlivů a to ty, které: Jsou kladné a nastanou určitě (a bývají více závislé na vnitřních faktorech) Jsou záporné a nastanou určitě (a bývají více závislé na vnitřních faktorech) Jsou kladné a nastanou možná (a bývají více závislé na vnějších faktorech) Jsou záporné a nastanou možná (a bývají více závislé na vnějších faktorech) Uvedené 4 skupiny vlivů se staly základem pro tzv. SWOT analýzu (pojmenování vychází z prvních písmen anglického výrazu označujícího danou skupinu). Tyto skupiny vlivů jsou pak nazvány: Silné stránky S (Strengths) Slabé stránky W (Weaknesses) Příležitosti O (Opportunities) Hrozby T (Threats) Žádné rozhodnutí nepřináší jen klady a žádné jen zápory. Takže to pro nás znamená, že vždy musíme hledat všechny čtyři skupiny vlivů, jinak by náš pohled nebyl kompletní a mohl by být velmi jednostranný a zavádějící. Určitě jste si mnohdy o něčem řekli: To nebude tak jednoduché, v tom bude nějaký háček. V podobných případech jste na nejlepší cestě k získání opravdu co nejobjektivnějšího pohledu na danou situaci. Pokud máte problém najít vlivy patřící do jedné z těchto skupin, pak to určitě neznamená, že takové vlivy v dané situaci objektivně nejsou. Zcela určitě to znamená, že tyto vlivy jen nemůžeme najít. Pokud jste spíše povahy optimistické, budete mít více problémy s odhalováním slabých stránek a hrozeb. Pokud jste naopak založením spíše pesimisté, budete mít pravděpodobně problémy s odhalováním silných stránek a příležitostí. Vždy by ale mělo platit, že byste neměli lhát sami sobě a měli byste si stanovit všechny 4 skupiny vlivů podle svého nejlepšího vědomí a svědomí. SWOT analýza je základem pro rozhodování při personální práci v řadě podniků pro rozvoj zaměstnanců, jejich kariéru, pro další vzdělávání ale také pro jejich uvolňování. 19

20 EISENHOWERŮV PRINCIP Tento teoretický vstup se věnuje principu rozlišování naléhavosti a důležitosti Eisenhowerovu principu. Důležitou pomůckou při plánování cílů (aktivit, úkolů) je tzv. Eisenhowerův princip, tedy princip rozlišování naléhavosti a důležitosti. Ne všechno, co se jeví naléhavé, je rovněž důležité! Kolikrát se vám jistě stalo, že abyste měli klid raději jste vyhověli někomu (případně něčemu), kdo se nejhlasitěji či nejvytrvaleji dožadoval vaší pozornosti. A to přesto, že pro plnění vašich osobních či pracovních cílů měla tato aktivita nepatrný či žádný přínos a jen vám ukrojila z již tak malého koláče času. Eisenhowerův princip nás učí mít pod kontrolou vlastní záležitosti tedy nenechat se ovládat tím, kdo (co) nejhlasitěji vyrušuje. Vyjasněním důležitých a/nebo naléhavých záležitostí pak zvyšujeme svoji efektivitu. Být efektivní znamená dělat správné věci. Ty mohou být naléhavé nebo nikoliv. Musí se tedy udělat hned anebo se musí naplánovat. Stejně tak je důležité stanovit si priority, neboli to, co je důležité. Zabráníme tak plýtvání časem na věci nedůležité a nezapomene dělat to, co opravdu důležité je. Pomocí Eisenhowerova principu okamžitě rozhodnete, zda se budete úkolům věnovat hned, později či vůbec. Podle naléhavosti pak můžete určit čas pro jejich provedení (teď nebo později). Důležitost/naléhavost nenaléhavé naléhavé důležité nedůležité B) Naplánovat a pokud možno udělat sám! Př. tíživé problémy termínované projekty termínovaná příprava jednání s termínem D)Nezabývat se jimi! Př. vyrušující telefonáty některá pošta a zprávy některá setkání A) Udělat hned a sám! Př. vyjasňování si hodnot budování vztahů skutečný odpočinek získávání sil C) Pověřit někoho nebo odsunout po splnění jiných úkolů! Př. bezvýznamná pošta některé telefonáty únikové činnosti 20