Tabulky 1. Zpracování v MS Excel. Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

Transkript

1 Tabulky 1. Zpracování v MS Excel Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí

2 Součástí písemností bývají nejrůznější přehledy a tabulky. Vypracování kvalitní tabulky vyţaduje velkou písařskou zdatnost, přesnost psaní a také estetické cítění písařky. Velice důleţité je harmonické rozvrţení údajů, na celkové vyváţenosti tabulky a na jejím rozvrţení na ploše papíru. Tabulky můţeme umísťovat na samostatné listy papíru, kdy je uvádíme jako přílohu textu. V takovém případě musí mít tabulka název. V některých případech umísťujeme tabulky přímo do textu, a potom stačí tabulky číslovat. Obsah tabulky vyplývá z předchozího textu. Uspořádání a úprava tabulek není řízena ţádnou závaznou normou. Při jejich tvorbě respektujeme určité zvyklosti a pravidla. Jejich znalost a dodrţování zajišťuje estetický vzhled tabulky a účelné uspořádání jednotlivých údajů. Při zpracování tabulek na počítačích pouţíváme stejného programu a obdobného postupu, jaký ţáci ovládají z předmětu informatika nebo výpočetní technika. Při tvorbě tabulky pouţíváme buď tabulkového kalkulátoru, např. EXCEL nebo textového editoru, např. WORD. V našem případě se budeme zabývat zpracováním tabulek na počítači, a to v tabulkovém kalkulátoru EXCEL.

3 Zásady pro tvorbu tabulek Věcná správnost a srozumitelnost Jednoznačnost Úspornost Pěkný vzhled Správné umístění Přehlednost Čisté provedení Náležitosti tabulky Nadpis Měrné jednotky Hlavička tabulky Legenda Údajová část Součtový řádek Poznámka Zvláštní poznámka Pramen Ohraničení Značky pouţívané v tabulce Umístění na stránce

4 Nadpis Název (nadpis) můţeme upravit podle vlastního uváţení. Zpravidla se píše doprostřed nad tabulku. Začíná velkým písmenem a nekončí ţádným interpunkčním znaménkem. Nepouţívá se v něm slovo tabulka ani přehled. Vţdy jej však zvýrazňujeme, obvykle pouţitím tučného písma nebo podtrţením. Delší nadpis nemá přesahovat šířku tabulky, proto jej rozdělujeme s ohledem na logickou návaznost do dvou nebo více řádků. Mezi nadpisem a tabulkou vynecháváme mezeru minimálně 6 bodů (jeden aţ dva řádky). Příklad: 1 Srovnání vybraných krajů ČR v roce 2007 Příklad: 2 Vývoj nezaměstnanosti absolventů středních škol podle kategorie vzdělání

5 Měrné jednotky Jestliţe jsou v tabulce všechny číselné údaje vyjádřeny ve stejných měrných jednotkách, napíše se její zkratka nebo název do závorek doprostřed pod nadpis tabulky, nezvýrazněně. Pokud jsou v jednotlivých sloupcích údaje v různých měrných jednotkách, píše se značka nebo název měrné jednotky do závorek pod nadpisy jednotlivých sloupců, výjimečně vedle nadpisu jednotlivých sloupců. Pokud je ovšem údaj o měrné jednotce logickým pokračováním nadpisu, nevkládáme ho do závorek, ale je součástí nadpisu tabulky. Jsou-li v měrných jednotkách vyjádřeny pouze údaje v jednom sloupci, píšeme je do záhlaví příslušného sloupce. Vyjádření měrné jednotky můţeme vloţit také do poznámky. Příklad: 1 Produkce a obchodování s chmelem v ČR (t)

6 Příklad: 2 Produkce a obchodování s chmelem v ČR v tunách Hlavička tabulky (Záhlaví) Názvy sloupců označují jejich obsah. Text se píše zásadně vodorovně. V praxi se mohou vyskytnout tabulky s velkým mnoţství velice úzkých sloupů lze psát text svisle, zdola nahoru. Nadpisy sloupců se umisťují na horizontální a vertikální střed buňky. Začínají velkým počátečním písmenem, na konci neděláme ţádné interpunkční znaménko. U sloţeného záhlaví se názvy podsloupců píší s malým počátečním písmenem, protoţe jsou pokračováním hlavního názvu. Záhlaví se člení svislými a vodorovnými čárami. Čára pod záhlavím se zvýrazňuje tučnou nebo dvojitou čarou. Tabulka může mít: Jednoduché záhlaví Sloţené záhlaví

7 Smíšené záhlaví Jednoduché záhlaví Názvy uvádíme obvykle v jednotném čísle a píšeme je s velkým počátečním písmenem. Názvy umísťujeme doprostřed šířky sloupce (centrujeme). Mezi názvem sloupce a svislými ohraničujícími linkami vynecháváme alespoň jednu mezeru. Příklad: 1 Produkce a obchodování s chmelem v ČR (t) Rok Produkce Vývoz Dovoz Příklad: 2 Největší čajoví producenti Země Sklizená plocha v tis. ha Produkce v tis. tun Export v tis. tun

8 Složené záhlaví Názvy uvádíme v jednotném čísle a píšeme je s velkým počátečním písmenem. Názvy podsloupců píšeme s malými začátečními písmeny, protoţe je povaţujeme za pokračování věty. Všechny názvy umísťujeme doprostřed šířky sloupce (centrujeme). Mezi názvem sloupce a svislými ohraničujícími linkami musí být alespoň jedna mezera. Příklad: 1 Cizinci z vybraných nečlenských zemí EU v České republice podle stavu k 31. říjnu 2005 Stát Cizí státní příslušníci Pracovní povolení celkem muţi ţeny celkem muţi ţeny

9 Příklad: 2 Stav zakázek v ČR ke konci 3. čtvrtletí 2005 Počet zaměstnanců podniku Zakázky celkem objem v mil. Kč Průměrná velikost zakázky v mil. Kč Zakázky veřejného sektoru počet % objemu % počtu Smíšené záhlaví Takovéto záhlaví je kombinací tabulky s jednoduchým záhlavím a se sloţeným záhlavím. Některé sloupce jsou rozděleny na podsloupce, některé jsou jednoduché. Názvy uvádíme v jednotném čísle a píšeme je s velkým počátečním písmenem. Názvy podsloupců píšeme s malými začátečními písmeny, protoţe je povaţujeme za pokračování věty. Všechny názvy umísťujeme doprostřed šířky sloupce (centrujeme). Mezi názvem sloupce a svislými ohraničujícími linkami musí být alespoň jedna mezera.

10 Příklad: 1 Předčasné ukončení studia v 1. ročníku ve školním roce 2004/2005 Kategorie vzdělávání Ţáci Předčasné ukončení absolutně v % Příklad: 2 Knihovny vysokých škol v ČR Studijní směr Počet knihoven Knihovní jednotky celkem přírůstky Registrovaní čtenáři

11 Legenda První sloupec tabulky je obvykle textový. Označuje obsah řádků a říkáme mu legenda. Slovní údaje v něm píšeme pod sebe a začínáme vţdy od jednotné svislice. Šířku textového sloupce upravíme tak, aby před a za nejdelším slovem byla alespoň jedna mezera. Kaţdý údaj píšeme s velkým počátečním písmenem. Pokud je některý údaj v legendě příliš dlouhý a sloupec jiţ nelze dále rozšiřovat, rozdělíme text do dvou nebo více řádků. Pokud je některý z řádků vyšší, je potřeba upravit i ostatní řádky na stejnou výšku. Číselné údaje v tom případě však musíme zarovnat svisle na střed buňky.

12 Příklad: 1 Cizinci z vybraných nečlenských zemí EU v České republice Stát Cizí státní příslušníci Pracovní povolení celkem muţi ţeny celkem muţi ţeny Ukrajina Moldavsko Rusko Bulharsko Mongolsko Spojené státy Bělorusko Rumunsko Příklad: 2

13 Příklad: 3 Bytová výstavba v ČR stav ke konci 2. čtvrtletí Dokončené byty Zahájené byty Rok absolutně meziroční absolutně meziroční index index , , , , , , , , , , , ,4 Údajová část Druhý, případně další sloupce tabulky bývají zpravidla číselné. Číselné údaje píšeme tak, aby byly ve sloupci řádově pod sebou, tj. jednotky pod jednotkami, a měly stejný počet desetinných míst (u zaokrouhlených čísel doplňujeme nuly, ne pomlčky). Vţdy oddělujeme tisíce. Pokud sloupce obsahují stejnorodé údaje, musí být stejně široké. Pokud by se však při zachování stejné šířky sloupců tabulka nevešla na šířku papíru, mohou

14 mít sloupce různou šířku, a to podle čísla s nejvyšším počtem míst v kaţdém sloupci. Příklad: 1 Země Největší čajoví producenti Sklizená plocha v tis. ha Produkce v tis. tun Export v tis. tun Čína Indie Srí Lanka Keňa Turecko Indonézie Japonsko Vietnam

15 Příklad: 2 Index spotřebitelských cen vybraných potravinářských výrobků šetřených k cenám Výrobek Hovězí zadní maso bez kosti Vepřová pečeně s kostí Jihomoravský Kraj Zlínský Moravskoslezský Česká republika 100,4 101,1 99,6 100,3 102,7 100,0 102,6 101,1 Šunkový salám 98,8 100,0 100,6 100,2 Kuře kuchané 1. jakost Mléko polotučné pasterizované 99,6 99,1 99,6 99,7 100,0 100,0 99,3 100,2 Eidamská cihla 102,8 101,2 102,2 100,9 Součtový řádek Součtový řádek je obvykle posledním řádkem tabulky. Obsahuje součty údajů v jednotlivých sloupcích. Tento řádek vţdy oddělujeme od ostatních řádků, vodorovnou čarou, kterou zvýrazníme stejným způsobem, jakým jsme zvýraznili vodorovnou čáru pod záhlavím.

16 Jestliţe je na součet kladen důraz, můţe být umístěn v prvním řádku. Je-li součet v následujících řádcích rozveden úplně, uvádějí se jednotlivé poloţky výrazem v tom. Pokud jde pouze o dílčí výčet, nadepisují se vybrané poloţky výrazem z toho, součtový řádek potom není součtem uvedených čísel. Příklad: 1 Stav zakázek v ČR ke konci 3. čtvrtletí 2005 Počet zaměstnanců podniku Zakázky celkem Průměrná velikost Zakázky veřejného sektoru objem zakázky počet v mil. Kč v mil. Kč % objemu % počtu a více ,8 76,9 64, ,7 82,5 62, ,3 50,9 50, ,1 44,5 63, ,4 72,4 51, ,8 53,6 32, ,5 43,1 43, ,3 49,8 52, ,0 42,8 34, ,0 31,6 23,8 Celkem ,3 70,2 42,5

17 Příklad: 2 Knihovny vysokých škol v ČR Studijní směr Počet Knihovní jednotky Registrovaní knihoven celkem přírůstky čtenáři Technický Univerzitní Ekonomický Zemědělský Umělecký Jiný Celkem Poznámka Do poznámky píšeme vysvětlivky nebo společnou měrnou jednotku, pokud jsme ji neuvedli uţ v nadpisu. Poznámku začínáme psát pod tabulku od svislic shodné s levým okrajem tabulky. Délka poznámky na řádku by neměla přesáhnout šířku tabulky. Poznámku uvádíme obvykle slovním označením "Pozn." nebo "Poznámka". Po dvojtečce začínáme psát velkým písmenem a větu ukončujeme tečkou. Pokud se poznámka nevejde na jeden řádek, pokračuje na

18 druhém řádku tak, ţe výraz "Pozn." je předsazen. Jiná moţnost je psaní všech řádků od stejné svislice jako výraz "Poznámka". Text poznámky teda začínáme psát aţ na řádek pod slovo Poznámka: Pokud je jako poznámka uveden pouze heslovitý výraz, začínáme ho psát velkým písmenem a na konci neděláme ţádné interpunkční znaménko. Příklad: 1 Poznámka: Údaje jsou z roku 1996 Příklad: 2 Poznámka: V počtech knihoven jsou zahrnuty knihovny celoškolské, fakultní, univerzitní i dílčí. Zvláštní poznámky V praxi se pouţívají zvláštní poznámky, vysvětlující text k některým údajům v tabulce. U příslušného údaje se uvede číslo poznámky arabskou číslicí s kulatou

19 závorkou. Číselné označení poznámky se umisťuje pořadově shora dolů a zleva doprava. Očíslované poznámky se píší pod tabulku podle čísel pod sebe. Příklad: 1 Poznámka: Údaje byly získány z plošného šetření NÚOV, který obeslal standardizovaným dotazníkem středních škol v celé ČR s počtem ţáků téměř Pramen Pramenem rozumíme zdroj informací, z něhoţ jsme čerpali data uvedená v tabulky. Pramen uvádíme pod tabulkou. Označujeme ho slovem "Pramen" nebo "Zdroj" a po dvojtečce píšeme název příslušné publikace, časopisu atd. Za názvem nikdy nepíšeme tečku. Příklad: 1 Zdroj: Hospodářské noviny

20 Příklad: 2 Zdroj: Ohraničení Tabulka by vţdy měla mít vnější orámování. Svislou čarou pak dále oddělujeme jednotlivé sloupce. Vodorovnou čarou oddělujeme záhlaví tabulky a součtový řádek. Je-li údajová část nepřehledná, oddělujeme čarou i jednotlivé řádky tabulky. Všechny pouţité čáry jsou obyčejné, výrazněji, silnější nebo dvojitou čarou, potom musíme oddělit záhlaví tabulky a součtový řádek.

21 Příklad: 1 Země Největší čajoví producenti Sklizená plocha v tis. ha Produkce v tis. tun Export v tis. tun Čína Indie Srí Lanka Keňa Turecko Indonézie Japonsko Příklad: 2 Produkce a obchodování s chmelem v ČR (t) Rok Produkce Vývoz Dovoz Zdroj: ČTK

22 Značky používané v tabulce Pouţívají se proto, aby byla v tabulce vyplněna všechna pole a aby se zbránilo dodatečnému vpisování číselných hodnot. Nejčastěji se pouţívají tyto značky: - (pomlčka) případ se nevyskytuje; 0 (nula) číselná hodnota je tak malá, ţe ji nelze vyjádřit podle pravidel o zaokrouhlování čísel; x údaj by byl v daném místě nelogický;. (tečka) údaj není k dispozici nebo není věrohodný

23 Příklad: 1 Zdroje informací při získání prvního zaměstnání absolventů SOU, SOŠ a VOŠ Zdroj SOU SOŠ VOŠ počet % počet % počet % Rodina , , ,8 Dotaz ve firmě , , ,5 Úřad práce 39 9,2 32 8,0 36 5,4 Inzerát 29 6,9 29 7,2 60 9,0 Internet 63 15, ,9 Škola 36 8,5 17 4, ,0 Vlastní podnikání 23 5,5 18 4,5 14 2,1 Nabídka práce 60 14, ,7 Informace kamarádů ,1 Agentura 28 4,2 Poznámka: Data převzata ze šetření absolventů s výučním listem v roce 2003, absolventů SOŠ v roce 2003 a absolventů VOŠ v roce Umístění na stránce Tabulku vypracujeme na samostatnou stránku A4 a umístíme ji doprostřed, a to vodorovně (do šířky) i svisle (do výšky). V případě příliš úzké resp. příliš krátké tabulky je vhodné rozšířit číselné sloupce resp. zvětšit výšku řádku, a to při zarovnání obsahu řádků svisle na střed.

24 Tabulku umístěnou do textu lze zarovnat doleva, na střed nebo doprava. Tabulka nesmí přesahovat řádek. Lze také nastavit obtékání tabulky textem. Nad tabulkou a pod tabulkou se vynechává alespoň jeden řádek. Tabulka, která je přímým pokračováním textu, nemusí mít případně nadpis. V praxi bývá tabulka součástí určitého dokumentu a není proto na zvláštní stránce. Bývá pouze označena číslem. Pokud se tabulka nevejde na jednu stránku, je nutné upozornit na její rozdělení. Na následující stránce se uvede, ţe jde o dokončení. Celá hlavička se opakuje.

25 Příklad: 1 Tabulka s jednoduchým záhlavím Největší čajoví producenti Země Sklizená plocha v tis. ha Produkce v tis. tun Export v tis. tun Čína Indie Srí Lanka Keňa Turecko Indonézie Japonsko Vietnam Pozn.: Údaje jsou z roku 1996

26 Příklad: 2 Tabulka se složeným záhlavím Cizinci z vybraných nečlenských zemí EU v České republice Stát Cizí státní příslušníci Pracovní povolení celkem muţi ţeny celkem muţi ţeny Ukrajina Moldavsko Rusko Bulharsko Mongolsko Spojené státy Bělorusko Rumunsko Zdroj:

27 Příklad: 3 Tabulka se smíšeným záhlavím Knihovny vysokých škol v ČR Studijní směr Počet Knihovní jednotky Registrovaní knihoven celkem přírůstky čtenáři Technický Univerzitní Ekonomický Zemědělský Umělecký Jiný Celkem Poznámka: V počtech knihoven jsou zahrnuty knihovny celoškolské, fakultní, univerzitní i dílčí.

28 Tabulky 2. Zpracování v MS Excel Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: Levová, J. Slavíčková, M. Valešová, I., Praha, NÚOV STÚ Pojmy PEK, NÚOV STÚ Technika administrativy 2, Krouţek, J., Novák, J. ROZHLEDY, časopis pro písemnou a elektronickou komunikaci, NÚOV