WinSKL. Skladové hospodářství. Verze programu 5.35 pro Windows. Příručka supervizora

Transkript

1 WinSKL Skladové hospodářství Verze programu 5.35 pro Windows Příručka supervizora Copyright Gordic spol. s r.o. Jihlava prosinec

2 2

3 Obsah 1. ÚVOD PŘEDMLUVA KOMPATIBILNÍ VERZE EKONOMICKÝCH ÚLOH WIN & DOS ZÁSADY DODÁVKY PROGRAMU WINSKL STRUČNÁ CHARAKTERISTIKA FUNKCÍ PROGRAMU WINSKL INSTALACE PROGRAMU HARDWAROVÉ NÁROKY PRŮBĚH INSTALACE ZÁKLADY OVLÁDÁNÍ PROGRAMU STRUČNÝ PŘEHLED ZÁKLADNÍCH OVLÁDACÍCH PRVKŮ OBECNÉ VLASTNOSTI ZÁKLADNÍ FILOSOFIE PROGRAMU VSTUPNÍ ÚDAJE VÝSTUPY PRŮMĚRNÉ CENY ČÍSELNÍKY SPUŠTĚNÍ PROGRAMU WINSKL SPUŠTĚNÍ PROGRAMU Z OPERAČNÍHO SYSTÉMU WINDOWS ZADÁNÍ HESLA A KONTROLA DAT PŘÍSTUPOVÝ SYSTÉM LICENCE A JEJICH DOPAD NA SYSTÉM MNOŽSTVÍ ZPRACOVÁVANÝCH DAT POPIS HLAVNÍHO MENU PROGRAMU ZÁKLADNÍ MENU PROGRAMU STRUČNÝ POPIS NABÍDEK HLAVNÍHO MENU UKONČENÍ PRÁCE REŽIM POŘIZOVÁNÍ DAT MENU PŘÍJEM POŘÍZENÍ NOVÉ PŘÍJEMKY Postup zadání hlavičky příjemky Hledání skladových karet Zápis příjímaného množství na skladovou kartu Ukončení příjemky MENU VÝDEJ POŘÍZENÍ NOVÉ VÝDEJKY Postup zadání hlavičky výdejky Hledání skladových karet Zápis vydávaného množství na skladovou kartu

4 9.1.4 Ukončení výdejky MENU KARTY PROHLÍŽENÍ KARET Popis formuláře skladové karty Zakládání nových karet DPH PRODEJNÍ CENY MENU DOKLADY PŘÍJEMKY VÝDEJKY HROMADNÝ TISK DOKLADŮ Hromadný tisk příjemek Hromadný tisk výdejek ZÁPISY NA STARÉ DOKLADY MENU NÁSTROJE GENERÁTOR SESTAV STAVY ÚČTŮ VÝSTUP DO ÚČETNICTVÍ Vlastní výstup Kontace OPERATIVNÍ EVIDENCE PŘIRÁŽKY VÝPIS DPH UZÁVĚRKA MENU RŮZNÉ ZMĚNA OBDOBÍ ARCHIVACE OBNOVENÍ DAT ČÍSELNÍKY Číselník skladových účtů Číselník odběratelů Číselník druhů příjmů Číselník druhů výdejů Číselník skladových přirážek Číselník skladů Nastavení číselníků Vlastní firma DATA Karty Doklady Index všeho Nulování karet

5 Zrušení pohybů Zrušení všeho Přepočet stavů SOUBORY Prohlížeč souborů - Popis funkcí Prohlížeč souborů - nastavení tiskárny a tiskových formátů EDITOR SOUBORŮ Otevření textového souboru Editační okno EDITOR - Popis funkcí NASTAVENÍ Konfigurace Odblokování Úpravy CFG NÁPOVĚDA NÁPOVĚDA O APLIKACI PŘÍLOHY OPRAVA DOKLADU ÚDAJE O SOUBORECH Popis SKL.PTH POPIS PŘEPÍNAČŮ V SOUBORU SKLT0000.CFG ZÁVĚR

6 6

7 1. Úvod 1.1 PŘEDMLUVA Vážení uživatelé - zákazníci Firma GORDIC spol. s r.o. software Vám předkládá k prostudování uživatelskou příručku SUPERVIZOR s podrobným popisem funkcí programu WinSKL. Program byl převeden z původní verze pro operační systém DOS do nového prostředí Windows 95, Windows 98, Windows 2000, příp. Windows NT. Aby byl přechod na novou verzi v prostředí Windows co nejméně problematický, data programu mají stále stejnou strukturu a není tedy třeba dělat žádné konverze dat. Ani hlavní menu programu nedoznalo v tomto novém prostředí podstatnějších změn. Je třeba se hned na počátku zmínit o tom, že verze pro Windows plně podporuje myš a zvyšuje tím uživatelský komfort při ovládání ve všech fázích programu. Tato PŘÍRUČKA SUPERVIZORA WinSKL má za úkol popsat veškeré funkce programu, tvorbu a význam datových, řídících i pomocných souborů a některé zvláštnosti při práci s programem. L Program WinSKL GORDIC je v současnosti dodáván ve dvou verzích: LOC- lokální verze sloužící ke zpracování na lokálních PC; NET - síťová verze sloužící k multiuživatelskému přístupu k jedné databázi - více uživatelů může pracovat s daty téže organizace. Díky vlastnímu řešení databázových konfliktů při práci více uživatelů nad jednou databází je systém provozovatelný v jakémkoli síťovém prostředí. Přestože původní zadání vychází z potřeb organizací státní správy a místní samosprávy, modulární stavba programového vybavení zajistí pokrytí širokého rozsahu potřeb ostatních organizací, podniků a větších soukromých firem. WinSKL je systém skladového hospodářství, který funguje samostatně, ale je z něj možné provádět výstupy do následujících programů naší firmy: UCR (WinUCR) - podvojné účetnictví (rozpočtových i příspěvkových org.). Programové řešení nové verze programu je realizováno v jazyce INPRISE DELPHI 3.0 se systémem oken otevíraných prostřednictvím položek menu, běžných pro systémy Windows. Aktuální položka, na které stojí plošný kurzor, je ve spodním Help-Line řádku doplněna komentářem vybrané funkce a činí tak vlastní obsluhu zcela snadnou záležitostí. PŘÍRUČKU SUPERVIZORA WinSKL je možné doporučit začínajícím i zkušeným uživatelům, protože vysvětluje podrobně veškeré manipulace s daty - při pořizování karet nebo dokladů, prohlížení, tisku sestav, archivacích, měsíčních uzávěrkách i ostatních funkcích. 7

8 Všechny pořízené záznamy týkající se karet a materiálových dokladů jsou archivovány a lze je kdykoli zpětně prohlížet. Ukládají se i informace běžnému uživateli nepřístupné, ale pro funkci systému nezbytné. Autorský tým vám přeje příjemnou práci s programem Skladové hospodářství ve verzi pro Windows. Jestliže se před vámi objeví neřešitelný problém, který nedokážete sami odstranit ani s pomocí této příručky, volejte vašeho dealera. 1.2 KOMPATIBILNÍ VERZE EKONOMICKÝCH ÚLOH WIN & DOS Program WinSKL je 32-bitová aplikace pracující v grafickém režimu a je součástí nabídky ekonomických úloh v tzv. WIN&DOS verzi. To znamená, že program WinSKL lze společně provozovat s DOS verzí (i v kombinaci) nad společnými daty v lokální i síťové verzi (100 % datová kompatibilita s již existujícími daty) v architektuře WIN&DOS klient-fileserver. V programu WinSKL je plně zachovaná funkčnost jako u verze pro systém MS DOS. POZOR!!! Programy - pro systém DOS i Windows musí mít stejné číslo verze! 1.3 ZÁSADY DODÁVKY PROGRAMU WINSKL Program WinSKL je typem softwaru, který je legislativně závislý a za roční udržovací poplatek má zabezpečen tzv. "legislativní update", jímž se jeho funkčnost neustále obnovuje. Pojem "legislativní update" znamená, že firma při nákupu garantuje, v případě zaplacení udržovacího poplatku, změny algoritmů programu v závislosti na změnách legislativy. Zejména se to týká požadavků na změny DPH, inventarizací, udržování číselníků, správnosti výstupu dat do účetnictví apod. Tento typ softwaru musí mít, zejména v závislosti na legislativních změnách, tuto funkčnost stále obnovovanou, jinak není použitelný směrem k celostátnímu zpracování. Případné další požadavky uživatele mohou být řešeny jen na základě zvláštní smlouvy. Poznámka Tuto charakteristiku mají i všechny ostatní ekonomické aplikace firmy, které musí být k sobě vzájemně ve všech verzích plně datově kompatibilní. 8

9 1.4 STRUČNÁ CHARAKTERISTIKA FUNKCÍ PROGRAMU WINSKL L Hlavní funkce systému lze shrnout do následujících bodů: úloha umožňuje evidenci veškerých skladových zásob organizace (firmy) podle legislativních a účetních pravidel aktuálně platných; úloha je vhodná pro všechny uživatele - státní podniky, rozpočtové a příspěvkové organizace, podnikatele, a.s., družstva a soukromé firmy; úloha umožňuje široké možnosti přizpůsobení programu svému uživateli od změny funkčnosti pro plátce a neplátce DPH až po nastavení barevných palet; možnost evidovat zásoby až pro 99 různých skladů; jednoduché a intuitivní ovládání, přímá vazba na účetní systém UCR, resp. WinUCR (pro některé příspěvkové organizace vazba i na starší program UCT); maximální automatizace pořizování dat - volba potřebných položek, číselníkové položky, přesun dat mezi počítači, blokové operace, atd...; vlastní generátor sestav umožní tvorbu neomezeného množství přehledů; sestavy jsou vždy nejprve zobrazeny na monitoru, a teprve potom je lze případně tisknout a tím šetřit čas a papír; textový editor, export dat do EXCELu; možnost konverze z jiných produktů; program lze provozovat v lokálních sítích typu Novell Netware, Nexos, Lantastic a Unix. Upozornění Důležité pro uživatele je sledovat spodní okraj obrazovky, ve kterém se v tzv. "Help-Line řádku" objevují důležitá hlášení a upozornění programu! Program je zabezpečen tak, že obsluha je před provedením závažné operace s daty (rušení, mazání, spuštění uzávěrky) upozorněna zvláštním dotazem zda OPRAVDU chce následující závažnou operaci provést!!! 9

10 2. Instalace programu Výchozím předpokladem pro bezchybnou funkci programu WinSKL je jeho správná instalace. Instalací dochází nejenom ke kopírování souborů na disk, ale i k autorizaci programu, vytvoření adresářové struktury a nezbytným úpravám prostředí Windows. 2.1 HARDWAROVÉ NÁROKY L Vzhledem k uživatelskému komfortu je doporučení minimální konfigurace počítače pro reálnou práci s programem WinSKL následující: PC PENTIUM /90; 32 MByte RAM (v závislosti na použitém operačním systému - pro Win95 stačí 16 MB); grafická karta VGA nebo karta s vyšší rozlišovací schopností (podporující rozlišení min. 800x600), nejlépe SVGA. Doporučuje se používat rozlišení s 24- bitovou hloubkou barev; VGA COLOR Monitor 15"; AT klávesnice; dostatečně velká kapacita HardDisku počítače a potřebná velikost volného prostoru na HardDisku - instalace programových souborů zabere minimálně 5 MByte diskové kapacity (program+číselníky), disketová mechanika FD 1,44 MByte 3.5". Program standardně používá tiskárnu, předvolenou v systému Windows v menu START-NASTAVENÍ-TISKÁRNY. Vlastní tisk na tiskárně je řízen externími parametry systému Windows, s možností nastavení tiskárny přímo z programu WinSKL. L Program WinSKL podporuje standardní kódovou stránku systému Windows: CP česká kódová stránka. 2.2 PRŮBĚH INSTALACE Program WinSKL je poskytován na dvou instalačních 3.5 disketách. Předtím, než začnete instalovat, přesvěčte se, že váš počítač splňuje nezbytné minimální podmínky pro provoz programu WinSKL a že program WinSKL není právě spuštěn (pokud již byl jednou nainstalován), protože by došlo k chybě při instalaci programových souborů! 10

11 L Postup vlastní instalace programu WinSKL: 1) Do disketové mechaniky vložíme první instalační disketu programu. 2) Z nabídky Start zvolíme příkaz Spustit. 3) V dialogovém okně Spustit zadáme do povelového řádku příkaz: A:\SETUP (resp. B:\SETUP) (můžeme použít také tlačítko Procházet..., abychom snáze vyhledali soubor SETUP.EXE, nalézající se na disku A:\, resp.b:\) a potvrdíme tlačítkem OK. Tím je instalace odstartována, takže nyní se budeme již řídit pokyny instalačního programu. 4) Nejprve se objeví úvodníinformační okénko Instalátoru, kde je zobrazena informace o načítání programu InstallShield(R) Wizard, který nás provede zbytkem instalačním procesem. 5) V následujícím přivítání se nejprve zobrazí doporučení na uzavření všech programů Windows ještě před spuštěním tohoto instalátoru, aby se minimalizovala pravděpodobnost výskytu chyby při instalaci programových souborů. Dále je v okně obsaženo upozornění na zákonnou ochranu instalovaného programového vybavení a varování před jeho nedovoleným rozmnožováním a distribucí. Tlačítko Storno možnost ukončení instalace pokud i v následujícím okně potvrdíme Konec instalace, následuje ukončení bez nainstalování programu WinSKL. Stiskem tlačítka Pokračovat se vrátíme zpět do instalačního procesu. Tlačítko Další pokračování instalačního dialogu. 6) Následuje okno Dohoda o softwarové licenci. Kurzorovými klávesami šipka nahoru a dolů, PgUp a PgDn si můžeme přečíst celý obsah licenční smlouvy, se kterým je nutné souhlasit, abychom mohli pokračovat v průběhu instalace. Tlačítko Zpět - skok o jeden instalační dialog (okno) zpět. Tlačítko Ne - nesouhlas s licenčními podmínkami a ukončení instalace pokud i v následujícím okně potvrdíme Konec instalace, následuje ukončení bez nainstalování programu WinSKL. Stiskem tlačítka Pokračovat se vrátíme zpět do instalačního procesu. Tlačítko Ano - souhlas s licenčními podmínkami. Pokud chceme nainstalovat program WinSKL, musíme dohodu přijmout. 7) Následující okno obsahuje informace o vlastním průběhu instalace: Instalace proběhne do již existujícího adresáře se stávající DOS verzí - obsahuje pouze upgrade na verzi pro Windows 95,98,2000 nebo NT. Instalační program neumí automaticky vyhledávat stávající verzi a proto je při první instalaci nutné zadat ručně adresář, ve kterém se stávající verze DOS nachází. Tento adresář bude zapsán do registru, takže v další instalaci nebo přeinstalaci bude již předplněn správně. 11

12 Program automaticky vytvoří skupinu Gordic ve vašem menu Start s položkou WinSKL nebo je nutné vytvořit zástupce na pracovní plochu Windows. Ostatní tlačítka použitá v okně popis viz výše. 8) Následuje okno s informacemi o cílovém umístění instalovaných souborů s možností změny cílového adresáře. Tlačítko Procházet... chceme-li zadat nebo změnit cílový adresář formou výběru z adresářové struktury vybraného pevného disku našeho počítače, klikneme na toto tlačítko. Ostatní tlačítka použitá v okně popis viz výše. 9) Následuje okno s nabídkou komponent, které můžeme instalovat: Programové soubory - hlavní modul programu, generátor sestav a ostatní řídící i pomocné soubory; Soubory nápovědy - soubor nápovědy programu WEMA.HLP; Prohlížeč souborů - volba poskytuje tyto možnosti (podkomponenty): Prohlížeč souborů - modul prohlížeče souborů programů GORDIC; Export do Excelu - knihovna pro export sestavy (souboru) do aplikace MS-EXCEL; Odeslání el.poštou - knihovna pro odeslání souboru (jako přílohy) klientem elektronické pošty; Řídící soubory - řídící soubory programu (sestavy apod): Stručný popis aktivní komponenty k instalaci viz pole Popis. Pod tímto polem je ještě zobrazena informace o požadovaném volném místu na disku (minimální místo, nutné pro zdárný průběh instalace) a o celkovém volném místě na vybraném disku. Tlačítko Změna - je přístupné pouze tehdy, je-li v okně Komponenty aktivní položka Prohlížeč souborů. Po stisku tlačítka Změna se otevře okno Zvolte podkomponenty, které poskytuje eventuelní možnost dalšího přesnějšího výběru instalovaných součástí v rámci nabízené komponenty. Po výběru určitých podkomponent Prohlížeče souborů uzavřeme okno tlačítkem Pokračujte. Ostatní tlačítka použitá v okně - popis viz výše. 10) V dalším kroku instalace se již začnou kopírovat soubory vybraných komponent programu do vybraného adresáře. Pokud byl program WinSKL již jednou regulérně nainstalován, dojde na závěr k reinstalaci řídících souborů na vyšší verzi. Pokud nebylo vytvořeno menu START-PROGRAMY-GORDIC, pak se vytvoří. Do něj se vloží spustitelná položka programu WinSKL. Tlačítko Storno možnost přerušení a ukončení instalace pokud i v následujícím okně potvrdíme Konec instalace, následuje ukončení bez 12

13 kompletní instalace programu WinSKL!!! Stiskem tlačítka Pokračovat se vrátíme zpět do instalačního procesu. 11) Na závěr instalace se zobrazí okno Instalace je ukončena. Tlačítko Skončit po kliknutí na toto tlačítko se instalační program WinSKL ukončí. 13

14 3. Základy ovládání programu Program WinSKL pracuje v prostředí Windows a při jeho ovládání se používá všech standardních zásad a základních ovládacích prvků pro ovládání aplikací ve Windows. Pokud jste dosud v prostředí Windows nepracovali, doporučujeme vám se před vlastním započetím práce se zásadami ovládání Windows seznámit. Program lze ovládat pomocí myši a většinu jeho částí také z klávesnice. Vzhledem k tomu, že většina administrativních pracovníků je zběhlejší v psaní na klávesnici, je v programu umožněno pohybovat se po jednotlivých položkách na obrazovce klávesou ENTER (spolu s klávesami ve Windows obvyklými TAB a SHIFT-TAB). 3.1 STRUČNÝ PŘEHLED ZÁKLADNÍCH OVLÁDACÍCH PRVKŮ Tlačítko pro odskok do číselníku Pokud je po pravé straně editačního pole zobrazeno tlačítko se třemi tečkami, znamená to možnost přímého výběru z určitého odpovídajícího číselníku (výběr z určitých hodnot), ze kterého je možné dosadit údaj do aktuálního pole. Tlačítko je ekvivalentní stisku klávesy F4. Editační pole Podle okolností můžeme zadat textovou či číselnou položku. Pokud je to potřeba, probíhá automatické formátování textu. Jsou-li na zadávanou hodnotu kladeny speciální nároky, je na to obsluha upozorněna pouze tehdy, neodpovídá-li hodnota požadavku. Pokud je položka například omezena maximálním počtem znaků, nepovede se nám více znaků zapsat. POZOR! Může se však stát, že máme text zprava doplněn mezerami a editační pole nám již neumožní napsat další znaky, i když pro vás se situace jeví, jako když nemůžeme připsat text na konec (nevšimneme si mezer zprava textu). Pokud je obsah pole (masky) vybraný do bloku (označeno modrou barvou), je obsah pole (masky) při prvním stisku klávesy vymazán a nahrazen novým, námi psaným textem. V případě, že chceme hodnotu pouze upravit a nikoli celou přepsat, musíme zrušit vybrání. Zrušení vybrání pole (masky) se provede kliknutím myši kdekoli uvnitř pole (masky) nebo stisknutím některé z následujících kurzorových kláves: šipka vpřed, šipka vzad, šipka nahoru, šipka dolů. Editační pole pro zobrazení/zadání datumu 14

15 Datum se zadává ve formátu DD.MM.RRRR. Editační pole s krokováním Do editačního pole můžeme zapsat hodnotu buď ručně, nebo se pomocí šipek nahoru a dolů či myši a pravé části editačního pole pohybovat v seznamu optimálních (doporučených) hodnot. Roletová nabídka (Combobox) Seznam platných hodnot se zobrazí (rozvine) po kliknutí na tlačítko se šipkou dolů. Pro vyhledávání v seznamu hodnot lze použít stisk klávesy s prvním písmenem hledaného textu. Po opakovaném stisku této klávesy se periodicky výběr posouvá postupně po všech řádcích (hodnotách) začínajících tímto znakem Zaškrtávací políčka: Akce vybrána (přepínač aktivní); Volba vybrána Volba nevybrána Akce nevybrána (přepínač neaktivní); Přepínače: Tlačítka: Běžné tlačítko je možné stisknout klávesou mezerník, klávesou Alt+podtržené písmeno nebo kliknout myší; Přednastavené tlačítko je možné stisknout stejnými způsoby jako u běžného tlačítka, ale také reaguje na klávesu Enter použitou kdekoliv v okně, kde se toto tlačítko vyskytuje. Zpravidla se v takovémto okně vyskytuje i tlačítko Zrušit, které je možné zvolit stiskem klávesy ESC. Tlačítko přístupné aktivní V tomto okamžiku je možné danou volbu použít. Tlačítko nepřístupné - neaktivní 15

16 V tomto okamžiku nelze danou volbu použít. Hlavička dialogového okna při otevření a uložení souboru: - Kde hledat po kliknutí na šipce se položka rozbalí do okénka, ve kterém je přehledně zobrazena celá struktura počítače - seznam všech disků (včetně síťových i disků okolních připojených počítačů) a adresářů na nich (možnost provedení výběru, na jakém disku a v jakém adresáři najít hledaný soubor); První tlačítko skok o úroveň výše (ve struktuře celého systému Windows); Druhé tlačítko založení nové složky (nového adresáře); Třetí tlačítko Čtvrté tlačítko přepínač - zobrazí se pouze názvy adresářů a souborů; přepínač - zobrazí se detaily adresářů i souborů (název, velikost, typ, datum poslední změny). Toolbutton rychlá volba Tlačítka jsou umístěna na nástrojové liště přímo pod hlavním horizontálním menu WinSKL. Toto tlačítko (ikonu) lze stisknout pouze myší. Každému tlačítku je přiřazena určitá funkce z menu nebo submenu funkcemi odpovídajícího menu. Ovládací prvky okna (nabízí se v pravém horním rohu okna): Levé tlačítko pracovní plocha (okno) se sbalí do minimalizované podoby - (schová se do spodního stavového řádku Windows); Prostřední tlačítko přepínač velikosti okna změna mezi oknem přes celou obrazovku a uživatelským nastavením velikosti okna; stejného výsledku dosáhneme i dvojitým stiskem levého tlačítka myši v horním řádku okna (současně se změnou velikosti okna se mění i vzhled prostředního tlačítka ovládacích prvků okna); Pravé tlačítko zavření aktivního okna (ekvivalent tlačítka Konec nebo Zrušit). - hlavička okna Po kliknutí (levým či pravým tlačítkem myši) na znak firmy GORDIC (v levém horním rohu hlavního okna) se rozbalí systémové menu, ve kterém je možné vybírat z činností, souvisejících s vlastnostmi hlavního okna (pracovní plochy): - Obnovit - obnoví uživatelskou velikost okna; - Přesunout - přesune okno pomocí klávesnice na jiné místo obrazovky; - Velikost - nastaví pomocí klávesnice jinou uživatelskou velikost okna; 16

17 - Minimalizovat - pracovní plocha (okno) se sbalí do minimalizované podoby - (schová se do spodního stavového řádku Windows); - Maximalizovat - nastaví velikost okna přes celou obrazovku; - Zavřít - ukončí program - horká klávesa Alt-F4; - Vystředit - umístí okno do středu obrazovky (pouze pokud je programové okno zobrazeno v uživatelské velikosti). 3.2 OBECNÉ VLASTNOSTI L Po kliknutí pravým tlačítkem myši na libovolném editačním poli (v režimu POŘIZOVÁNÍ i v režimu PROHLÍŽENÍ) se zobrazí se následující menu: - Zpět - obnoví zpět předchozí hodnotu pole (pouze v režimu pořizování); - Vyjmout - vyjme obsah aktivního pole (nebo jeho část), které je označeno jako blok (pouze v režimu pořizování) a uloží jej do paměti; - Kopírovat - zkopíruje obsah pole nebo jeho část (není-li pole prázdné), které je označeno jako blok do paměti; - Vložit - vloží obsah paměti do aktivního pole (pouze v režimu pořizování); - Odstranit - odstraní obsah pole (nebo jeho část), které je označeno jako blok, z aktivního pole a uloží jej do paměti (pouze v režimu pořizování); - Vybrat vše - označí obsah pole jako blok (inverzně). Výjimkou jsou celoplošná prohlížecí okna typu BROWSE, kde jsou na pravém tlačítku (po kliknutí na seznam) definována specifická místní menu (např. v pořizovači dokladů, v kartotéce, v pohledech, v prohlížení číselníků, apod. - tyto odlišná menu jsou vždy popsána v příslušných kapitolách). L Pojmy Levé/pravé tlačítko myši - pokud není tlačítko specifikováno, rozumí se vždy levé tlačítko myši; Uchopení myší stisknutí levého tlačítka myši na objektu (pokud není řečeno jinak) a držení tohoto tlačítka; Tažení myší - za stálého držení levého tlačítka myši (pokud není řečeno jinak) přesunutí kurzoru myši na cílové místo a zde uvolnění levého tlačítka myši. 17

18 4. Základní filosofie programu Programové vybavení Skladová hospodářství (WinSKL, resp. SKL) slouží organizacím, případně firmám, k vedení operativní evidence veškerých zásob. Nyní je k dispozici v licencované verzi 5.xx. Obecná pravidla hospodaření s majetkem upravuje řada materiálů (Zákon o dani z příjmu, Účtová osnova, atd...). Programový systém WinSKL předpokládá znalost dané problematiky u uživatele. Není proto smyslem této příručky podrobně popisovat daná pravidla, nýbrž samotné programové vybavení. Úkolem programu je umožnit vedení skladového hospodářství v prostředí osobního počítače, což je oblast poměrně rozsáhlá. Program zajišťuje všechny základní funkce skladového hospodářství: 1. pro sklad příjem materiálu na sklad výdej materiálu ze skladu práce se skladními kartami prohlížení, tisk, historie prodejní ceny přirážky DPH 2. pro finanční účtárnu tisk příjemek a výdejek obratové soupisky zásob náklady podle skladových účtů a nákladových středisek (odběratelů) automatizovaný vstup do programů UCR a WinUCR, případně UCT ve vstupních formátech Gordic výnos skladových přirážek 3. pro MTZ hlídání minimálních zásob prohledávání skladních karet prohlížení archívu příjemek a výdejek Pro efektivní práci programu je důležité zapisovat pohyby na skladních kartách ihned s výdejem nebo příjmem zboží. Je tím zaručen jednak odpovídající fyzický stav materiálu na skladě a zároveň možnost získat aktuální informace o stavu a pohybu zásob. Všechny pořízené záznamy jsou archivovány a lze je kdykoliv zpětně prohlížet. Ukládají se i informace běžnému uživateli nepřístupné, ale pro 18

19 funkci systému nezbytné. Předpokládá se umístění počítače přímo ve skladě nebo v místě administrativního zpracování příjmů a výdejů. Zpracovaná verze skladového hospodářství je vyzkoušena pro sklad o velikosti skladních karet a s pohybem zápisů na skladní karty za měsíc, přičemž nevykazuje znatelné zpomalení práce. Zpomalení se projeví pouze u hromadných operací, např. generování tiskových sestav atd. 4.1 VSTUPNÍ ÚDAJE Vstupní data vycházejí z běžných písemností používaných při provozu skladu. Pro příjem je to "Dodací list" a "Faktura", pro výdej "Výdejka" nebo "Žádanka". 4.2 VÝSTUPY Po každém příjmu materiálu na sklad se podle zadaných údajů tiskne příjemka. Číslování příjemek je automatické, např. první příjemka v kalendářním roce má číslo 1 atd. Počátek číselné řady příjemek lze v průběhu práce kdykoliv měnit ve volbě Různé Konfigurace Konfigurace. Po každém výdeji ze skladu se tiskne výdejka za stejných podmínek jako příjemka. Číslování výdejek je automatické, např. první výdejka v kalendářním roce má číslo 1 atd. Počátek číselné řady výdejek lze v průběhu práce kdykoliv měnit ve volbě Různé Konfigurace Konfigurace. Jakoukoliv příjemku nebo výdejku lze kdykoliv vytisknout. Každý měsíc lze tisknout obratovou soupisku zásob, která obsahuje všechny karty, na kterých byl jakýkoliv pohyb materiálu. Soupiska je srovnána podle účtů a obsahuje údaje o zásobě z minulého měsíce, o příjmu a výdeji a o konečné zásobě v Kč. Soupisku lze tisknout i za více měsíců najednou. Dále je možno vytisknout sestavy obsahující náklady na jednotlivá střediska rozdělené podle účtů a nákladových středisek. Kdykoliv lze vytisknout inventurní soupis jako podklad pro inventarizaci zásob. U všech výstupů se požadovaný text nejprve objeví na obrazovce, kde je možno ho prohlížet, kopírovat, označovat a tisknout bloky textu aj. Po skončení prohlížení se program zeptá, zda se má prohlížená sestava vytisknout. Při kladné odpovědi se sestava vytiskne na připojené tiskárně. V konfiguraci lze nastavit i počet výtisků, které se budou tisknout 19

20 Při všech výstupech na tiskárnu lze vyvolat standardní dialog pro výběr a nastavení tiskáren. Program má vlastní generátor sestav, takže je možno kdykoliv vytvořit sestavu skladových karet, dokladů, pohybů na kartách bez nutnosti zásahu do programu. 4.3 PRŮMĚRNÉ CENY Program je navržen tak, aby umožňoval vést skladovou evidenci moderním způsobem, tj. evidenci v průměrných cenách. Je zde tedy možnost založit na jeden druh materiálu pouze jednu kartu a na ni přijímat materiál za různé ceny. Pro ty, kteří se rozhodnou vést evidenci v pevných cenách, to znamená jedinou odlišnost v práci z programem, a to nutnost zakládat více karet pro stejný materiál. Obsluha a chování programu jsou však naprosto stejné. Na kartě se udržuje kromě zásoby v měrných jednotkách i zásoba v Kč. Průměrná cena je pak podílem těchto dvou čísel. Při používání průměrných cen se zadává příjem ve skutečných cenách podle faktury, čímž nemůže dojít k rozdílům mezi částkou, za kterou je materiál přijímán na sklad a částkou, která se za materiál skutečně zaplatí. Po ukončení příjmu se zadávají další související částky, např. balné, doprava, případné slevy nebo přirážky atd. Při výdeji pak program vydává v aktuální průměrné ceně, kterou program před každým výdejem sám spočítá. Při příjmu materiálu na sklad obsluha zadává celkem tři údaje. Cenu za měrnou jednotku, počet přijímaných měrných jednotek a celkovou cenu přijímaného materiálu. Z těchto údajů je nejdůležitější množství materiálu, kterým se zvýší zásoba na kartě a celková cena, kterou se zvýší celková zásoba v Kč na kartě. Není tedy tak důležitá průměrná cena, kterou zadáme, ale hlavně celková cena, která se pak přičte k zásobě v Kč. Např. přijímáme 11 kg barvy po Kč. Vyplníme kolonku ceny a množství podle těchto údajů a program nám nabídne pronásobenou hodnotu celkové ceny ve výši Kč. Výrobce však celkovou cenu zaokrouhlí a jeho celková cena je Kč. Tuto cenu je tedy potřeba zadat do kolonky celkové ceny a s touto cenou bude program nadále počítat. Cena za měrnou jednotku se přepočítá a bude zobrazována za tento příjem v hodnotě Kč. Průměrná cena na kartě se může a nemusí změnit v závislosti na tom, zda na kartě již nějaký materiál byl a zda byl přijímán za jinou cenu, než jaká byla stávající průměrná cena. Jestliže na kartě zásoba nebyla, průměrnou cenou se stane cena, která se zadá při prvním příjmu. Jestliže cena při příjmu je stejná jako cena na kartě, průměrná cena zůstává stále stejná. 20

21 Při výdeji se již o cenu za měrnou jednotku nestaráme, zadává se pouze vydávané množství, materiál se vydává za vypočtenou průměrnou cenu. V konfiguraci je možno nastavit možnost, kdy se dá výdejní cena vybírat ze tří nabízených prodejních cen. Tyto ceny lze samozřejmě těsně před použitím ještě upravit. Tento způsob je vhodný pro uživatele, kteří zboží nebo materiál prodávají a rozlišují ceny pro různé odběratele. 4.4 ČÍSELNÍKY Program používá k práci několik číselníků. - číselník skladových účtů se používá již při zakládání nové karty a charakterizuje vlastně druh zboží. Rozdělení zboží nebo materiálu do skladových účtů se využije hlavně při výstupních sestavách, protože ty jsou tříděny podle skladových účtů (a tedy i podle druhu materiálu) - číselník odběratelů (nákladových středisek) se používá při výdeji, kde se z něj vybírá ten, pro koho se vydává materiál. Lze vygenerovat různé sestavy nákladů setříděné podle nákladových středisek - číselník dodavatelů se používá při příjmu za stejných podmínek jako číselník odběratelů. Podmínkou je dále zápis příslušného parametru DVC do konfiguračního souboru. (viz kapitola Konfigurační soubor) - číselníky druhů příjmů a druhů výdejů se používají na členění příjmů nebo výdejů do skupin, např. prodej, vlastní spotřeba atd. - číselník přirážek se používá tam, kde se k výdejní ceně má přidat nějaká přirážka, a to buď procentní sazbou podle ceny nebo konstantní částkou k celé výdejce. - pro víceskladovou verzi číselník jednotlivých skladů 21