Vzděláváním k úspěšnému zemědělskému a potravinářskému podniku

Transkript

1 Vzdělávací materiály k projekt: 13/018/1310b/120/ Vzděláváním k úspěšnému zemědělskému a potravinářskému podniku kurz: Řízení zemědělských a potravinářských projektů - administrativa a výkaznictví TENTO PROJEKT JE SPOLUFINANCOVÁN EVROPSKOU UNIÍ EVROPSKÉHO ZEMĚDĚLSKÉHO FONDU PRO ROZVOJ VENKOVA 1

2 Úvod do projektového řízení Projektové řízení, respektive řízení velkých změn ve společnosti, je celosvětově uznávanou manažerskou disciplínou. O projektovém řízení bylo již mnoho napsáno a existuje velké množství teoretické literatury. V této knize bychom rádi přiblížili projektové řízení z té praktičtější stránky a seznámili vás s nástrojem, který vám řízení projektu může výrazným způsobem usnadnit. Nicméně je nutné mít stále na zřeteli, že nástroj nezvládne vše a že profese projektového manažera neobsahuje pouze umění nakládat s nástrojem, ale i umění řídit lidi, pracovat s konflikty a umění komunikovat. V této úvodní kapitole se seznámíme se základy projektového řízení jako celku. Ukážeme si, že ne vše je pokryto nástrojem MS Project a že se jedná o obor širší, než jen jak je podporován uvedeným nástrojem. Definice projektu Projektové řízení je jen jednou z manažerských metod jak dosáhnout cíle a je vhodné pouze pro určité konkrétní úkoly, které musí manažer řešit. V následující tabulce jsou uvedeny typické případy, kdy by bylo vhodné zvolit projektové řízení jako hlavní nástroj k realizaci vytyčených cílů. Co potřebuji? Jaký přístup zvolit Důvody volby Zavést nový produkt Otevřít novou provozovnu Realizace nového typu zakázky Projektový přístup Projektový přístup Projektový přístup Zavedení nového produktu je velký zásah do chodu firmy. Nikdo dopředu přesně neví, jakým způsobem se bude nový produkt propagovat, vyrábět a prodávat. Všechny tyto kroky musí být dopředu definovány a teprve potom můžeme začít nastavovat nějaký standardní proces pro realizaci produktu. Jedná se o jednorázovou činnost, která se nebude pravidelně opakovat. Každá nová pobočka je vysoce specifická a nelze použít úplně stejný vzor pro všechny případy. Je možné se inspirovat u předchozích případů, ale nelze předchozí případ prostě zkopírovat do nového prostředí. Pokud se objeví zakázka takového typu, kterou jsem doposud nerealizoval, je dobré před její standardizací zvolit projektový přístup, který mi pomůže lépe nastavit parametry pro realizaci budoucího standardního výrobního procesu. U zakázek typu dodávka služeb je často každá zakázka pojímána projektovým způsobem, protože odlišnosti jednotlivých zakázek jsou natolik velké, že se nevyplatí budování nového procesu. Jak je z výše uvedených příkladů vidět, projektové řízení použiji v případě, že chci realizovat v organizaci nějakou velkou změnu, nebo se snažím proniknout do, pro mne doposud neznámé, oblasti. Změny v organizaci velice často vyplývají z dlouhodobých cílů a záměrů. Projektově se tedy realizují především strategické úkoly. Uvedené případy se dají zobecnit do definice projektu jako takového. Projekt je činnost, která má svůj začátek a konec. Je plánována, kontrolována a vedena k požadovaným výstupům. Projekt přináší změnu. Projektové dilema Když se budete bavit s projektovým manažerem, brzy poznáte, že řízení projektu je převážně o balancování mezi třemi základními faktory dodanou kvalitou výstupů, časem, který je potřeba k realizaci a náklady, které jsou na řešení vynaloženy. 2

3 Kvalitu lze dosáhnout správnou motivací pracovníků a kontrolou a testováním výstupů z projektu. Obecně dle Parkinsonových zákonů platí, že 80% práce je provedeno za posledních 20% času. Toto rozdělení má však ve většině případů dopad na kvalitu výstupů projektu a proto by projektový manažer měl umět rozdělit práci tak aby bylo možné veškeré úkoly provést tak aby byly provedeny v čas a v požadované kvalitě. K tomuto úkolu slouží projektovému manažerovi nástroje, o kterých si povíme v dalších částech této knihy. Kvalita je zvláště u SW projektů také ovlivněna kvalitou zadání v úvodní části projektu. Příliš změn v realizační fázi sebou obecně nese vyšší riziko výskytu chyby, nebo nekonzistence. Posledním aspektem projektu jsou peníze. Dodržení rozpočtu je nejpoužívanějším kritériem pro hodnocení úspěšnosti projektového manažera. Při plánování musíte vzít v potaz, že nikdy neodhalíte všechna rizika projektu a nikdy nezaplánujete úplně všechny položky a v průběhu projektu pak řešíte dilema naznačené v trojúhelníku projetu. V praxi se proto často počítá s 10% rozpočtu na nepředvídatelné události. Nejhorším případem, kdy musíte toto dilema řešit je případ, ve kterém se rozhodnutí váže na kritickou cestu projektu. Jedná se o případ, kdy prodloužením času na určitou aktivitu prodloužíte dobu trvání projektu, dodržením času pak ohrožujete kvalitu výstupu a jste nucen čerpat rezervní finanční prostředky, případně překročit rozpočet projektu. Žádná z uvedených variant není dobrá, a proto je lepší jim předcházet. Jak? Tak to si povíme v následujících kapitolách pojednávajících o životním cyklu projektu a o řízení projektových rizik. Životní cyklus projektu Životní cyklus projektu zahrnuje fáze projektu od jeho vzniku až po ukončení. Jednotlivé fáze jsou formálně ukončovány, kontrolovány a odsouhlasovány a výstupy obvykle předávány jako podklady pro navazující fáze. Tato závislost však není pravidlem. Může se stát, že následující fáze začíná před ukončením fáze předchozí. Náplň jednotlivých fází je specifikována dle konkrétního projektu. Význam životního cyklu projektu je především ve stanovení úplnosti a přesnosti celkového obsahu projektu, a to i v detailech (např. analýza požadavků uživatelů, vyhodnocení projektu, atd.). Čím přesněji a detailněji je náplň určena, tím menší jsou rizika vzniku vyšších nákladů, vyšší pracnosti, nedokončení projektu... atd. 3

4 Podívejme se teď na jednotlivé fáze podrobněji. Fáze zahájení projektu Zahájení projektu, někdy také iniciace, je ve většině případů svázána se strategií a dlouhodobými cíli. Výstupem ze strategické analýzy je seznam dlouhodobých cílů a úkolů, které je nutné naplnit, aby byla připravená strategie realizována. Tyto úkoly jsou pak překlopena do zadání projektu a zde začíná fáze zahájení projektu. Projekt je možné iniciovat i z nižší úrovně řízení, pak je však nutné získat adekvátní podporu nejvyššího vedení organizace a odpovídající schválení pro legitimizaci projektových aktivit. Mezi obvyklé kroky v této fázi patří především: definice cílů projektu na strategické úrovni sběr a analýza požadavků uživatelů a následně definice detailních cílů projektu studie proveditelnosti (ověření reálnosti cílů a plánovaných kroků k dosažení těchto cílů) stanovení konkrétních výstupů projektu jmenování projektového týmu stanovení způsobu komunikace, kontroly a odsouhlasování výstupů Z fáze zahájení projektu jsou nejdůležitější především dva kroky. Prvním z nich je definice cílů projektu a druhou je pak definování výstupů projektu. Cíl projektu nám musí jasně říci, čeho chci pomocí projektu dosáhnout. Cílem není realizace projektu jako taková, ale například navýšení tržeb, zefektivnění práce, nebo získání náskoku před konkurencí. Obecně se dá říci, že dobrým cílem projektu je takový cíl, který nám pomáhá překonat nějakou překážku, jejíž odstranění není úplně jednoduché pro nás a ani pro konkurenci. Díky tomuto cíli mohu získat výhodu na trhu, která mi umožní další rozvoj. Pokud je jasně definován cíl pak je také možné v průběhu projektu správně reagovat na vzniklé komplikace a řešit je pružně a efektivně vzhledem k opravdovým potřebám organizace. Cíl projektu můžete klidně opakovat na každé projektové schůzce, uvidíte, že některá řešení problémů, která se přímo nabízejí nejsou v souladu s tím, co by jste měli dodat a je třeba hledat řešení jiná, lépe odpovídající zadání. Cíl projektu musí přejít do krve všem členům týmu, všichni musí uvažovat ve stejných dimenzích. Výstupy projektu nám definují, jakými prostředky chceme cíle dosáhnout. Ve většině případů není výstup pouze jeden, ale jedná se o množinu výstupů pro různé části organizace. Toto platí, zejména pokud se jedná o projekty založené na realizaci strategických cílů. U výstupů je podstatná kontrola budoucích uživatelů, zda opravdu obdrží to, co potřebují. Uživatelé by neměli dostat méně, ale ani více. Důležité je efektivní nakládání s disponibilními zdroji. 4

5 Fáze sestavení plánu projektu Než se v rámci projektu pustíme do detailního plánování, měla by proběhnout část zabývající se celkovým vyhodnocením projektu z hlediska jeho realizovatelnosti, takzvaná Studie proveditelnosti. Tato studie by měla upozornit na možná rizika projektu a v rámci detailního plánování musíme pak na zjištěná rizika odpovídajícím způsobem reagovat. Studie proveditelnosti by měla pokrýt všechny relevantní oblasti projektu a budoucího řešení. Nejběžnějšími oblastmi jsou technologická část, procesní část, marketingová a legislativní část. Po ukončení a schválení studie proveditelnosti přecházíme k dalšímu kroku a tím je detailní plánování projektu. U složitějších projektů se projekt rozděluje na segmenty (streamy), které většinou odpovídají výše zmíněným oblastem řešení. Detailní plánování zahrnuje následující kroky: rozdělení projektu na jednotlivé kroky a určení jejich pracnosti, časové, finanční a kapacitní náročnosti (tj. potřebná doba k realizaci, předpokládané náklady a nároky na kapacitu strojů a lidí); identifikace dílčích úkolů - dílčí úkoly mohou mít hierarchickou úroveň, jeden dílčí úkol se může rozpadat na několik dalších. Vhodným způsobem jak identifikovat dílčí úkoly je Brainstorming (meeting týmu zaměřený na identifikaci úkolů moderovaný nezávislým člověkem); logické uspořádání dílčích úkolů - Administrativní úkoly (pověření zaměstnanců, rozpočet provozních nákladů, příprava smluv s dodavateli, organizace jednání atd.) a úkoly týkající se výstupů projektu; studie závislostí - detailní rozbor dotčených procesů včetně zásahů do IT infrastruktury, křížení s ostatními projekty atd; odhad nutných zdrojů obsahuje revizi odhadů z přípravné fáze, detailní rozpis lidských zdrojů, který je každým dotčeným schválen (předejde se tak překročení pracovní kapacity), dále kapacita testovacího pracoviště, kapacita technologických zařízení, apod Než přistoupíme k další fázi projektu, musíme si ověřit, že navržený pracovní postup je realizovatelný a všichni dotčení jsou s tímto plánem srozuměni a souhlasí s ním. Dotčené osoby nejsou pouze členové projektového týmu, ale i všichni příjemci výstupů projektu, všichni, kteří na projektu budou participovat jako interní dodavatelé a všichni externí dodavatelé. Detailní plán projektu je obvykle vedoucím projektu prezentován vedení organizace a to schválí jeho realizaci, nebo navrhne úpravy, či dopracování. Nastavení organizace projektu Organizace projektu závisí především na jeho velikosti a počtu zasažených útvarů organizace. Velice důležité je, aby na projektu bylo zainteresováno nejvyšší vedení. Projektový manažer by se měl zodpovídat Řídícímu výboru projektu, který je primárně složen z vedení organizace. Nicméně členy řídícího výboru mohou být i zástupci uživatelů a i klíčových dodavatelů. Základním úkolem řídícího úkolu je schvalovat postup projektu, jeho jednotlivé etapy a řešit případné rozpory a rizika vysokého významu. Přímé řízení projektového manažera pak spadá do kompetence Sponzora projektu, což je člen nejvyššího vedení a je i členem Řídícího výboru projektu. Úkolem Sponzora je prosazovat zájmy projektu na nejvyšší úrovni a zastřešit vztahy s externími dodavateli. Sestavení projektového týmu je klíčové pro úspěch celého projektu. Platí pravidlo, že v projektovém týmu musí být jeho jednotlivými členy pokryty všechny oblasti, které projekt obsahuje. Z pohledu Project manažera je výhodné mít projektový tým rozdělený na jednotlivé sub-týmy, které mají své vedoucí a ti se přímo zodpovídají Projektovému manažerovi za splnění úkolů v rámci projektu. Řízení sub-týmů bývá jednodušší a efektivnější zvláště v případech, kdy projektový manažer není expertem v konkrétní problematice. Nikdy nesmíte zapomenout, že součástí projektu je i zbytek organizace a jednotliví dodavatelé dílčích projektových prací. Pravidelné koordinační schůzky jsou základem pro úspěšnou realizaci požadovaných kroků. 5

6 Řídící výbor projektu - vedení organizace - sponzor projektu - zástupce uživatelů - vedoucí projektu - zástupce dodavatele Sponzor projektu - prosazuje zájmy projektu v prostředí organizace a u dodavatelů Projektový tým - vedoucí projektu - technický specialista - procesní specialista - zástupce uživatelů - právní vztahy - marketingový specialista Dodavatelé - technologie - služby - poradenství Uživatelé (Odběratelé) - ověřování kvality V rámci organizace projektu se nastavují jednotlivé role a odpovědnosti. Mezi odpovědnosti na které bychom neměli zapomenout, patří mimo jiné i kontrola rozpočtu, účetních náležitostí, kontrola tvorby dokumentace, kvality odvedené práce, dodržení časového harmonogramu atd. Podívejme se ještě na roli Projektového manažera. Projektový manažer nemusí být v oboru, ve kterém je realizován projekt nutně specialistou, musí však být schopen velice rychle proniknout do základních principů a do detailů nezbytné úrovně. Musí být schopen komunikovat s odborníky v dané oblasti rámcově posoudit navrhovaná řešení. Musí být připraven řešit konflikty, vést jednání a komunikovat s lidmi. Další vlastností, kterou by měl projektový manažer mít je určitá míra systematičnosti a schopnost vést evidenci. Projekt je totiž také o dokumentaci a záznamech, které je nutné předat uživatelům, případně mít k dispozici pro navazující projekty, nebo jiné práce. Systematičnost může být částečně vnucena metodikou, ale konečný výsledek vždy závisí na konkrétním projektovém manažerovi. Fáze realizace V této fázi je třeba sledovat především průběžné plnění jednotlivých kroků projektu. Je třeba kontrolovat termíny plnění, náklady spojené s jednotlivými kroky a kvalitu díla. Jako dobrý pomocník při plnění těchto úkolů je plán projektu připravený v předchozí fázi. V rámci realizace je nutné být připraven na změnové řízení projektu a řešení odchylek od stanoveného plánu. V obou případech je nutné mít vše řádně zdokumentováno a schváleno dotčenými stranami. Ve většině případů se změny a odchylky od plánu promítají také do cílů a výstupů projektu. Proto je nutné vždy vyhodnotit, zda změny, nebo odchylky nemají zásadní charakter a pokud ano tak jestli stále projekt směřuje směrem, kterým jsme předpokládali. V průběhu projektu si můžeme naplánovat několik milníků, v rámci kterých si vyhodnotíme, zda vše běží podle plánu a zda na konci projektu opravdu obdržíme požadované výstupy. Vyhodnocování milníků se účastní nejvyšší management firmy (Řídící výbor projektu), aby mohl přijmout odpovídající opatření. Na těchto jednáních se vyplatí být projektovému manažerovi maximálně otevřený a upozornit na všechna potenciální rizika včetně návrhu na jejich omezení. Pouze tento přístup umožní nastavit důvěru mezi vedení organizace a vedení projektu. Projekt, který vykazuje neustále, že je bez rizik je podezřelý. 6

7 V rámci realizační fáze je nezbytné vedle vlastních pracovníků hlídat i dodavatele. U dodavatelských smluv je nutné si zajistit dodržování souladu s původním plánem projektu. Na tento krok je nutné dbát už při přípravě projektu, v realizační fázi je pak nutné pouze již kontrolovat plnění smluv a vymáhat jejich dodržování. Posledním úkolem v rámci realizační fáze, který se váže ke kvalitě výstupu projektu je testování a pilotní provoz. Testování by mělo být naplánováno již v úvodu realizační fáze. Testování by se mělo zaměřit především na úplnost dodaných výstupů a jejich funkčnost. Čím dříve budou naplánovány testy tím lépe se bude pracovat na realizaci protože bude zřejmé jaké detailní požadavky musí řešení splňovat. Reporting Reporting je jednou ze základních činností projektového manažera. Dodává vedení projektu potřebné informace k řízení a zpětnou vazbu o průběhu projektu. Reporting by měl být především přehledný a jednoznačný. V reportingu by se měli objevit informace popisující současný stav v oblasti: Řízení rizik projektu Rozpočtu projektu Souladu s plánovaným časovým harmonogramem Řízení kvality výstupů projektu Způsob reportingu může být různý. Typickým způsobem jsou osobní jednání, nebo výkaznictví. Obvykle se používá jednání s prezentací. U jednání by měla platit následující pravidla: Jednání musí být pravidelná a jejich doba trvání by neměla překročit hodinu Zaměřte se nejen na shrnutí hotového, ale především na budoucí postup Je nezbytná otevřenost, jinak se problémy pak jen hromadí. V počátku se dají, většinou sice s pomocí, ale snadno, řešit. Je nutné se zmínit o požadavcích na nutnou koordinaci činností s jinými útvary. Na jednáních musí být jasné kdo je vede, ten také hlídá čas schůzky a případně koriguje nastalé diskuse. Často je nutné korigovat odcházení od tématu, nebo zabředávání do detailů, které nejsou pro všechny účastníky schůzky. Pak je vhodné diskusi přesunout na separátní setkání na odborné úrovni a na projektovém meetingu prezentovat pouze závěry a ujednání. Pro názorné zobrazení v jakém stavu se projekt nachází, se často používá semaforová grafika. Pomocí tohoto nástroje je možné rychle seznámit vedení, zda se projekt nachází v problémech, nebo je vše v pořádku. Semaforová grafika je založená na stejném principu jako semafory na křižovatkách. Vše je v zeleném = plynule jedeme dál, žlutá = pozor může nás ohrozit konkrétní riziko, nemá dopad na kritickou cestu a červená = nastalo konkrétní riziko, je třeba ho řešit, jeho dopady jsou do celého rozsahu projektu, je zasažena kritická cesta Fáze ukončení V rámci ukončování projektu musíme realizovat následující kroky: schválení a formální předání výstupů projektu uživatelům převedení výstupů projektu do účetnictví převedení projektu do účetnictví vyhodnocení průběhu projektu promítnutí výstupů z projektu do metodiky, uzavření SLA uvolnění zdrojů alokovaných na projekt Ukončovací práce bývají často podceňovány a nevěnuje se jim dostatečná pozornost. Předání výstupů je nutné provést jak po formální, tak i po technické stránce. Projektový manažer musí zajistit, že všechny výstupy projektu budou popsány nejen v projektové dokumentaci, ale také v interních směrnicích a postupech. Řízení projektových rizik Rizikem rozumíme pravděpodobnost vzniku škody nebo jiného negativního dopadu na průběh nebo výsledek projektu. K identifikaci možných projektových rizik, jejich pravděpodobnosti, dopadu a způsobu řešení se provádí analýza rizik. Projektová rizika jsou identifikována v jednotlivých oblastech a řešitelé v rámci těchto oblastí musí zajistit, že 7

8 řešení, která jsou identifikována, budou také v průběhu projektu naplněna. Kontrolou plnění řešení jednotlivých rizik je pověřen Projektový manažer. Na prioritní rizika musí být přijata konkrétní opatření směřující k omezení rizika (snížení pravděpodobnosti, nebo snížení dopadu, případně obojí). Tato opatření musí mít jasného vlastníka a termíny splnění. Rizika středního významu nemusí být prioritně řešena a vedení projektu může rozhodnout o tom, že budou akceptována bez dalších opatření. Rizika nízkého významu je nutno v průběhu celého trvání projektu monitorovat, vyhodnocovat. Zlatá pravidla projektového řízení Na závěr kapitoly bych rád shrnul základní pravidla projektového řízení. Těchto pravidel se vyplatí držet. Předejdete tak problémům a potenciálně konfliktním situacím. (1) Ptát se na důležité věci Vím co mám dělat? Jaký se požaduje výsledek? Proč projekt existuje? Je zadaný úkol zvladatelný? Kdo co bude dělat? Kdo rozhoduje? Jaké prostředky mám k dispozici? Je důležitější čas nebo peníze? (2) Nikdy nic nepředpokládej, ověř si to Špatné předpoklady ubírají na čase, penězích a i na motivaci lidí. Není nic horšího než zbytečná práce. Snažte se vyvarovat konstatování typu: Myslím, že jsem to v té nabídce viděl. nebo Myslím, že to je v ceně.. (3) Stále si ověřuj projektový cíl To co děláš, nemusí být vždy to, co je potřeba dělat. V průběhu projektu se objeví spousta tlaků na změny v detailech a právě tyto změny mohou posunout cíl projektu jinam, než se původně zamýšlelo. Důsledkem bývá více utracených peněz, nebo delší doba realizace. (4) Měj na zřeteli okolní prostředí Tvůj projekt není jediná aktivita ve společnosti. Ovlivňuješ další lidi? Tak je informuj! 8

9 Proč jsou cíle tak důležité? Existuje-li něco, na čem se všichni odborníci na úspěch shodnou, pak je to důležitost stanovení cílů. Úspěch se nedostavuje náhodou, je plánovaný. Psycholog Charles Garfield pracoval s astronauty, s předními světovými sportovci, vědci, vynálezci, obchodníky a dalšími velice úspěšnými lidmi. Je přesvědčený, že jakýkoli druh úspěchu začíná posláním: přesně stanoveným cílem doprovázeným toužebným přáním. Cíle byly východiskem pro každý pokrok v lidské historii. Postup je vždy stejný: sen se změní v cíl a cíl v úspěch. Slovy Napoleona Hilla: "Co lidská mysl zformuluje a v co uvěří, toho dosáhne." Žít bez cílů je jako jít na výlet a nevědět kam. Pokud nevíš, kam jdeš, pravděpodobně nikam nedojdeš a ani nebude záležet na tom, kterou cestou tam půjdeš. Navzdory tomu, že žijeme v zemi neomezených možností, skončí miliony lidí právě tam -nikde. A zdá se, že si ani neuvědomují, proč se to stalo. Existuje relativně jednoduchý recept, který může změnit směr života kteréhokoli člověka bez ohledu na věk nebo okolnosti. Zní: jasně stanovený seznam cílů. Je skoro neuvěřitelné, co všechno člověk dokáže, když objeví existenci cílů, když zjistí, jaké výhody mu přinese jejich stanovení, a když přijde na to, jak je uskutečnit. Výhody stanovení cílů Stanovení cílů v mnoha směrech obohatí náš život. Přinese nám to: - Motivaci. Cíle jsou startovací bloky motivace. - Nezávislost. Stanovení cílů nám pomůže vzít život do vlastních rukou. Místo abychom následovali dav nebo se toulali životem nazdařbůh, vybereme si svou vlastní cestu, která nás dovede k naplnění našich ambicí. - Směr. Stanovením cílů si zvolíme směr. Víme-li, kam jdeme, máme mnohem větší naději, že se tam dostaneme. - Smysl. Cíle vnášejí do života účel. Pokud je nám jasné, co chceme, má život větší smysl. S cílem máme důvod, abychom začali skutečně žít a přestali jen přežívat ze dne na den. - Radost. Cíle jsou protilátkou na nejobávanější sociální nemoc: na nudu. Jak byste se mohli nudit, když máte před sebou vzrušující úkoly? S cílem se život stane zábavnějším, zajímavějším, ambicióznějším. - Naplnění. Cíle přispívají víc než cokoli jiného k tomu, že využíváme svou kapacitu. Stanovíme-li si cíle, poznáme, co je možné. Každý úspěšný krok na cestě k jejich uskutečnění posiluje naše sebevědomí. Každý splněný cíl nám ukáže další možnosti a vede k novým cílům a úspěchům. Jak se stanovením cílů začít a jak vnést do života víc vzrušení: 1. Uvědom si rozdíl mezi cílem a přáním. Zeptejte se stovek lidí na jejich cíle. Tři nejčastější odpovědi budou znít: štěstí, bohatství. sláva. To nejsou cíle, to jsou přání. Přání je mlhavý sen a my doufáme, že se přihodí. Mezi přáním a cílem existuje obrovský rozdíl. Cíl je jasná představa, které dosáhneme, protože se o to přičiníme. Vyžaduje spoustu tvrdé práce, disciplíny a rozumné hospodaření s časem. 2. Sepiš své cíle co nejkonkrétněji Plánujeme své bydlení,. obchodní záměry, schůze, svatby, večírky, dovolené, důchod atd. Plánujeme si však také své životy? Tomu právě slouží stanovení cílů. Pokud si sedneme a sepíšeme seznam svých životních cílů, bude to jedna z nejlepších investic. Může se stát programem vzrušujícího a užitečného života. Sepsání cílů je první částí závazku, který dáváte sami sobě. Jakmile jsou jednou na papíře, udělali jsme první krok k jejich uskutečnění. Čím jsou přesnější, tím víc budou přitahovat vaši mysl. Při plánováni života musíme brát v úvahu i několik dalších věcí: Jaké kroky je třeba podniknout, abychom dosáhli velkých cílů? Jaké překážky budu muset překonat? Čí pomoc budu potřebovat? Co se musím naučit? Jaká bude odměna? Čím podrobněji plány sepíšete, tím jasnější obrázek vyvstane. 3. Cíle je zapotřebí rovnoměrně roztřídit Jedním z klíčových znaků úspěšného života je jistý smysl pro rovnováhu. Pokud bychom si stanovili cíle jen v jedné kategorii, omezily by nás. Náš obzor by se zúžil a stali by se z nás jednorozměrní lidé. Nejlépe se tomu vyhneme, když si cíle rozdělíme do kategorií, které nám umožní prožít život v celé jeho rozmanitosti. Roztřídění cílů pomáhá udržovat správnou perspektivu pohledu a vnáší do života rovnováhu. První seznam cílů, který jsem v životě viděl byl rozdělený do kategorií, a tak jsem si svůj udělal stejně. Uvědomte si, že cíle netesáme do kamene. Neexistuje pravidlo, které by zakazovalo cíle měnit. Některé z mých cílů, a dokonce i kategorií cílů, se během třiceti let změnily podle toho, jak se měnily moje zájmy a životní hodnoty. Přesto jsem si jistý, že člověk prožije zajímavější život, stanoví-li si různorodé cíle. I když by si každý měl vybrat své vlastní kategorie, uvedu pro inspiraci ty, které momentálně mám já: - Vzdělání - Kariéra - Příjmy - Vlastnictví (věci, které chci mít) - Rodina - Zábava, dobrodružství (věci, které chci udělat) - Sport 9

10 - Osobní růst - Duchovní oblast - Učení - Turistika - Cestování do ciziny 4. Pravidelně své cíle kontrolujte a upravujte Zkusili jste si někdy udělat seznam věcí, které chcete udělat? Nemáte dojem, že čím častěji se do něj díváte, tím víc věcí splníte? Proto si podobné seznamy umisťujeme na viditelné místo. S cíli je to stejné. Potřebujeme je často vidět. Minimálně jednou týdně. Jsou to lákavé ukázky toho, co nás čeká. Pravidelná vizualízace cílů nás přivádí blíž k jejich uskutečnění a pomáhá nám soustředit se na ně. Alespoň jednou za rok je dobré cíle poopravit. Pokud už něco ze seznamu za svůj cíl nepovažuji, neškrtám ho, ale napíšu před něj zkratku NAC (není aktuální cíl). Stanovování cílů je průběžný proces, a proto není k zahození občas se ohlédnout a podívat se, jak jsme se změnili. Pravidelně se na seznam dívejte, upravujte ho, když je to potřeba, a především na své cíle co nejčastěji myslete (a představujte si je). Shrnutí - Cíle nám dávají směr a smysl. - Cíle dodávají našemu životu význam. - Cíle jsou výzva. - S cíli žijeme zajímavější život. - S cíli žijeme užitečnější život. - S cíli žijeme lepší život. Podnikatelé jsou nuceni téměř neustále vymezovat cíle. Prioritně jsou to ty dlouhodobé strategické, které určují směřování celého podniku, dále rozhodují o cílech střednědobých a krátkodobých, Přesně je nadefinovat je velice důležité pro komunikaci, pochopení a porozumění všemi lidmi, kterých se týkají. Proto by se měl při stanovování jakýchkoliv dílčích cílů (to znamená s výjimkou cílů strategických, jenž jsou obecné) dodržovat princip SMART. SMART je souhrn pravidel, která určují, jakým způsobem mají být cíle vyjádřeny tak, aby bylo možné na závěr vyhodnotit, zda jich bylo dosaženo nebo ne. Měly by tedy být: S specifické a konkrétní, to znamená, že by měly být přesně popsány. Pokud jsme schopni si odpovědět na otázku, co je předmětem a daným problémem, potom jsme toto kritérium specifičnosti splnili. M měřitelné, kvantifikovatelné, což nám umožňuje přesně vyjádřit, sledovat a kontrolovat průběh a stupeň plnění. Zde si můžeme například položit otázku, jak poznáme, že jsme byli úspěšní. A akceptovatelné pro všechny, kterých se jakýmkoliv způsobem týkají. R reálné a realizovatelné, a to z hlediska všech potřebných zdrojů. Položme si otázku, jestli vůbec můžeme tohoto cíle dosáhnout s tím, co máme. T termínované, tedy stanovit požadovaný termín plnění. Podle principu SMART lze rozpracovat již zmíněné hlavní cíle v cíle dílčí. Například cíle z ekonomické oblasti týkající se zvýšení obratu, rozpracováváme v dílčí cíl "zvýšení odbytu na základě lepších dotacích a platebních podmínek, vyšších poskytovaných záruk a kvalitnějšího a rychlejšího vyřizování případných reklamací" nebo "zvýšení efektivnosti fungování logistického systému podniku (přepravy, manipulace, skladování, balení) a tím dosáhnout snížení nákladů na základě racionálního řešení". Zdá se to jednoduché, ale pojďme si raději ukázat, jak by mohl vypadat zcela konkrétní příklad na princip SMART v praxi: Strategický cíl firmy je stanoven jako "zlepšení postavení našeho podniku na trhu a dosažení co nejvyššího tržního podílu". Tento cíl je potom konkretizován například do tohoto dílčího: "získání 25% podílu na českém trhu se zdravou výživou do , a to prostřednictvím zařazení bioproduktů od nových výrobců. S důležité je povšimnout si, že postupný cíl je mnohem konkrétnější a určitější než cíl strategický. Máme zde také stanoven konkrétní postup, jak tohoto podílu dosáhnout. M - dílčí cíl je měřitelný na konci roku si můžeme odpovědět na otázku, zda jsme daného podílu dosáhli či nikoliv. A předpokládáme, že cíl je všemi akceptovatelný. R předpokládáme, na základě výzkumů trhu a sestavením rozpočtu, že cíl je dosažitelný a reálný. T - cíl je časově specifikován - má být splněn do Jak lze odvodit z uvedeného příkladu, pokud jsou dílčí cíle správně nadefinované podle pravidel SMART, pak nejen, že jsou motivací k vyšším výkonům, ale také značně zjednodušují a zefektivňují dosažení strategického plánu. 10

11 Praktické příklady na řešení projektů 11

12 Kalkulace zakázky - projektu Pro úspěšné zvládnutí práce s příkladem v této kapitole je nezbytné seznámit se s některými pokročilejšími funkcemi Excelu. Prostudujte si nejprve problematiku propojování buněk mezi jednotlivými listy, tvorbu grafů a také práci s makry ve VBA včetně vkládání ovládacích prvků na list (stačí příkazové tlačítko). Znalosti funkcí Excelu jako jsou úprava vzhledu listů, grafická úprava buněk, kopírování celých listů apod. považujeme za samozřejmé. Doporučujeme pro práci s tímto sešitem rozlišení obrazovky alespoň 1024 bodů na šířku. V opačném případě je viditelný výřez příliš malý a ztěžuje uživateli orientaci na listu. Do určité míry si můžete rovněž pomoci snížením hodnoty zoomu pro celý list - v menu Zobrazit/Lupa nastavte méně než 100%, například 70. Popis řešeného problému Vedoucí projektu dostal za úkol realizovat jednorázovou zakázku pro zahraničního klienta, která je zároveň pilotním projektem a na jejím výsledku záleží také získání případných dalších kontraktů. Sám vedoucí spolu s jedním externím spolupracovníkem (subdodavatelem) pojedou do zahraničí a na místě u klienta odvedou požadovanou práci. Klient uhradí cestovní náklady a za práci bude platit ve sjednané hodinové sazbě. K dopravě na místo bylo určeno služební auto, které může být rovněž použito na místě k výjezdům pro klienta. Na celý projekt je připravena finanční bilance podle vstupních parametrů a kvalifikovaného odhadu objemu prací. Vedoucí projektu potřebuje průběžně sledovat její vývoj a po ukončení prací a návratu z cesty vyhodnotit údaje o výnosech, nákladech i úspěšnosti předběžného kvalifikovaného odhadu. Cílové sledování financí je prováděno v českých korunách, protože to je naše hlavní účetní měna. Proto v tabulkách dochází k přepočítávání Eura na koruny podle zadaných přepočítacích měnových kurzů. V detailním popisu tvorby sešitu podle tohoto příkladu si přesně popíšeme význam jednotlivých buněk v tabulkách a vysvětlíme použité vzorce. Popisovaný příklad je ilustrační. Vychází sice ze zadání, které bylo použito v reálné praxi, ale pro účely výuky byly požadavky na projekt a tím i struktura tabulek i grafů značně zjednodušeny. V dalším textu této kapitoly vás proto na několika místech upozorníme na možnosti rozšíření, které pak můžete použít ve své další práci. 12

13 Zadání příkladu Aby mohl náš vedoucí projektu průběžně sledovat a vyhodnotit požadované finanční údaje, připraví si excelovský sešit se třemi listy: Plán - bude obsahovat vstupní bilanci podle kvalifikovaného odhadu Skutečnost - bude průběžně korigován a doplňován o skutečné hodnoty Vyhodnocení - bude automaticky zobrazovat sledované rozdíly mezi plánem a skutečností Protože jedním ze sledovaných údajů je rovněž počet dní na cestě kvůli výpočtu cestovních náhrad (diet), bude součástí excelovského sešitu také jednoduché makro pro vkládání aktuálního data. Popisovaný příklad pracuje pouze s jedním vlastním pracovníkem a jedním pracovníkem zahraničního subdodavatele. Subdodavatel i zákazník jsou ze zemí EU a oba používají ve finančním styku Euro. Ve své reálné praxi můžete rozšířit tabulky pro více pracovníků na své straně i na straně subdodavatele a použít pro přepočty kurzy více měn v případě, že subdodavatel a zákazník nepoužívají shodně Euro. Příprava tabulek Souhrnný postup vytváření 1. Založíme nový excelovský sešit a ponecháme v něm pouze jeden list, který nazveme jménem Plan. 2. Vytvoříme jednotlivé oblasti listu pro příjmovou stranu a výdajovou stranu v levé části tohoto listu, včetně jejich barevného formátování a ohraničení; vytvoříme oblasti pro pomocné údaje v pravé části tohoto listu, včetně jejich ohraničení a vložíme příslušné názvy buněk. 3. Do vytvořených oblastí přidáme textové popisky a konstantní číselné údaje 4. Na příslušná místa vložíme potřebné vzorce pro výpočet a zkontrolujeme jeho správné provedení (zkorigujeme případné chyby v údajích nebo vzorcích) 5. Pomocí wizardu vložíme graf struktury nákladů a graf celkového přehledu 6. Přetažením myší nebo jinou vhodnou metodou vytvoříme novou kopii listu Plan a nazveme ji jménem Skutecnost. 7. Na list Skutecnost doplníme tlačítko nazvané Dnešní datum a vytvoříme pro něj makro zápisem v editoru VBA. 8. Založíme v tomto sešitu další list (bude již třetí v pořadí) a nazveme jej Vyhodnocení. 9. Upravíme grafický vzhled jednotlivých oblastí pro vyhodnocení údajů v tomto listu a doplníme příslušné popisky a vzorce. 10. Uložíme celý sešit na disk pod vhodným názvem. V celém sešitu nepoužíváme českou diakritiku pro pojmenování listů, buněk ani jiných objektů. V případě použití na počítači v zahraničí nemusí diakritika pracovat správně a 13

14 tabulku by pak mohlo být obtížné používat. Proto jsme například první list pojmenovali Plan a nikoliv Plán! Během práce na tomto příkladu si můžete svůj postup zkontrolovat podle vzorových souborů. Soubor 3_7_1_Kalkulace1.xls obsahuje vzor sešitu s kompletní grafickou úpravou listu Plan a listu Vyhodnoceni, avšak zatím bez vzorců, grafů a maker. Soubor 3_7_1_Kalkulace2.xls pak obsahuje kompletně zpracovaný vzorový sešit, jehož základní tvar vidíte na následujícím obrázku: Všimněte si barevného rozlišení jednotlivých buněk. Tabulky jsou graficky upraveny tak, že buňky do kterých budeme v budoucnu ručně vkládat hodnoty mají bílý podklad. Naopak buňky s barevným podkladem obsahují vzorce nebo odkazy a nejsou určeny k ručnímu zadávání dat. Můžete pochopitelně zvolit jiné barevné podání, ale doporučujeme zachovat rozlišení buněk na ručně vkládané a automaticky počítané - usnadníte si tak práci s tabulkou. List Plán Spusťte Excel a založte nový sešit. Ponechte v něm pouze jeden pracovní list a pojmenujte jej Plan. Podle ukázky na předchozím obrázku upravte šířky sloupců. Všimněte si, že sloupec A zůstává prázdný a je nastaven na malou šířku - tvoří tak levý okraj uvnitř listu a tím přispívá k lepší čitelnosti jednotlivých tabulek. Nyní nastavíme jednotlivé buňky do požadované grafické úpravy ještě bez vkládání vzorců. Grafy zatím vkládat nebudeme, tuto část ponecháme až na konec. 14

15 Začneme úpravou tabulky pro příjmovou stranu. POZOR - zatím tvořte pouze grafickou úpravu a vkládejte jen popisky a konstantní hodnoty. Vzorce budeme doplňovat do buněk později, až bude vytvořeno pojmenování patřičných údajů. Jednotlivé buňky tabulky obsahují tyto údaje nebo vzorce: Hodinová sazba pro zákazníka - sazba, za kterou se bude fakturovat každá odpracovaná hodina našich lidí koncovému zákazníkovi, objednateli projektu. Tuto sazbu lze pro výpočet kdykoliv zadat ručně, a to přímo v cílové měně (v našem případě Euro). Pod touto buňkou je uveden vzorec pro přepočet Euro do českých korun: =C3*kurz1, kde kurz1 je název buňky z pravé části listu obsahující kurz EUR->CZK deviza. Odpracováno vlastní prací - počet hodin, které odpracoval sám vedoucí vyslaný na tento projekt (viz Popis řešeného problému). Zadává se ručně. Odpracováno v subdodávce - počet hodin, které odpracoval spolupracující subdodavatel. Celkové inkaso od klienta - tato buňka obsahuje vzorec sumarizující celkový počet odpracovaných hodin a násobený hodinovou sazbou pro zákazníka: =(C7+C8)*C3. Pod buňkou celkového inkasa v Eurech je ještě stejný výpočet, ale vycházející z přepočtené sazby do českých korun: =(C7+C8)*C4. Mimořádná účtovaná doprava - buňka obsahuje počet kilometrů, které byly ujety našim vlastním firemním autem v místě projektu jako doprava na přání klienta. Ve dvou dalších buňkách níže je vyjádření ujetých kilometrů v Eurech a českých korunách, které budou rovněž vyfakturovány zákazníkovi. Příslušné vzorce jsou =C12*lokalauto, respektive =C13*kurz1, kde lokalauto je název buňky z pravé části listu obsahující místní sazbu za auto v Eurech. Cestovní paket - buňka obsahuje ručně zadanou částku v Eurech, která byla se zákazníkem sjednána jako paušál za dopravu na místo projektu při zahájení prací a zpět do ČR po jejich ukončení. Ostatní mimořádné výnosy - buňka obsahuje ručně zadanou částku v Eurech, kterou případně budeme fakturovat za předem neplánované plnění vůči zákazníkovi. V našem příkladu je uvedena jediná souhrnná částka, jejíž rozdělení po detailech v tomto příkladu neřešíme - v reálné praxi však můžete tuto část tabulky rovněž rozložit do detailů. Celkový výnos od klienta - obsahuje sumu v Eurech, kterou budeme za všechna plnění fakturovat. Hodnota se počítá podle vzorce: =C9+C13+C16+C17. 15

16 Pokračujeme tabulkou výdajové strany. Opět tvořte pouze grafickou úpravu a vkládejte jen popisky a konstanty. Vzorce vložíme později. Jednotlivé buňky tabulky obsahují tyto údaje nebo vzorce: Ujeté kilometry na cestu (v paketu) - buňka obsahuje ručně zadaný počet kilometrů, které jsme skutečně ujeli vlastním firemním autem při cestě na projekt a zpět. Slouží pro vyhodnocení, jestli byl správně vyčíslen a pak dodržen rozpočet na paušálně účtovanou cestu na projekt a zpět (viz buňku Cestovní paket v oblasti pro příjmovou stranu). Další kilometry (mimo paket) - buňka obsahuje ručně zadaný počet kilometrů, které jsme ujeli vlastním firemním autem během samotné práce na projektu. Bez ohledu na to, jestli pro zákazníka nebo pro sebe. Jiné dopravní náklady v cizině - buňka obsahuje ručně zadanou částku v Eurech, kterou jsme během prací zaplatili například za místní dopravu, taxi, vlaky apod. Mýtné a poplatky v cizině - buňka obsahuje ručně zadanou částku v Eurech, kterou jsme během prací zaplatili za mýtné na mostech, tunelech, dálnicích apod. Nocleh na cestě v cizině - buňka obsahuje ručně zadanou částku v Eurech, kterou jsme zaplatili za noclehy během cesty na projekt a zpět. Jiné dopravní náklady a poplatky - buňka obsahuje ručně zadanou částku v českých korunách, která vyjadřuje případné vícenáklady na dopravu. Celkové vlastní cestovné - buňka obsahuje sumarizaci všech výdajů na dopravu a cestování během projektu, vyjádřené v českých korunách. Cestovní náklady subdodavateli - buňka obsahuje ručně zadanou sumu v Eurech, kterou nám za svou dopravu vyúčtuje subdodavatel. Pod ní je přepočet subdodavatelových dopravních nákladu na české koruny, podle vzorce: =C29*kurz3, kde kurz3 je název buňky z pravé části listu obsahující kurz CZK->EUR valuta, protože proplatíme subdodavateli dopravu v Eurech hotově. Pokud by se platilo fakturačně s převodem na účet, použil by se kurz2. Celkem za dopravu - buňka sumarizuje celkové náklady za dopravu v českých korunách podle vzorce: =C27+C30. Počet dní pro denní diety vlastní - buňka obsahuje počet dní rozhodný pro vyplacení zákonem stanovených diet vedoucímu (to je náš vlastní zaměstnanec). Buňka obsahuje vzorec =KDYŽ((posledniden-prvniden)>=0;posledniden-prvniden+1;0), který počítá 16

17 rozdíl mezi datem zahájení a ukončení projektu. Tyto data jsou uvedeny v buňkách První den práce a Poslední den práce uprostřed listu. Sazba diet (včetně kapesného) - buňka obsahuje sazbu denních diet v Eurech. Zadává se ručně při tvorbě listu, ale vedoucí by ji neměl měnit - jde o zaměstnavatelem stanovenou hodnotu, která je pak po celý projekt konstantní. Vlastní diety - buňka vyjadřuje celkovou sumu diet přepočtenou do českých korun, které vedoucí dostane vyplaceny, a to podle vzorce: =(C34*C35)*kurz3. Kurz je valutový, protože diety platíme vedoucímu v hotovosti. Za odpracované hodiny subdodávky - buňka obsahuje celkovou sumu v Eurech, kterou nám subdodavatel vyfakturuje za svou práci. Výpočet je proveden podle vzorce: =C8*subsazba, kde subsazba je název buňky z pravé části listu obsahující hodinovou sazbu subdodavatele. Vícenáklady subdodávky - buňka obsahuje ručně zadanou částku v Eurech, kterou nám subdodavatel vyfakturuje na základě případných víceprací nebo jiných plnění. Podobně jako v případě údaje o ostatních výnosech v našem příkladu je uvedena jen jediná souhrnná částka, jejíž rozdělení po detailech v tomto příkladu neřešíme - v reálné praxi však můžete tuto část tabulky rovněž rozložit do detailů. Práce za subdodávku - buňka obsahuje celkovou sumu vyjádřenou v českých korunách, kterou budeme muset zaplatit za práci a vícenáklady subdodavateli, a to podle vzorce: =(C38+C39)*kurz2. Nyní upravíme část tabulky se sumarizací výnosů a nákladů. Opět postupujeme tak, že vytvoříme grafickou podobu oblasti a vložíme textové popisky. Vzorce doplníme až později. Jednotlivé buňky tabulky obsahují tyto údaje nebo vzorce: Celkový výnos - celkový fakturovaný výnos zákazníkovi, vyjádřený v českých korunách. Výpočet provádí vzorec: =C18*kurz1. Celkový náklad - celkové náklady na projekt, které zahrnují cestovní výdaje, diety, vícenáklady a veškeré náklady účtované subdodavatelem. Výpočet provádí vzorec: =C32+C36+C40. Provozní zisk - jde o prostý rozdíl celkových výnosů a celkových nákladů podle vzorce: =G2-G3. Subdodavateli Doprava a Práce jsou buňky, které jen přehledně zobrazují pod sebou již dříve spočítané hodnoty. Proto obsahují jen jednoduché vzorce =C29 respektive =C38. Pod nimi je sumarizace v Eurech. Jedná se o prostý součet podle vzorce: =SUMA(G7:G8). Na závěr této části je pak buňka Celkem - obsahuje celkovou sumu vyplacenou subdodavateli vyjádřenou v českých korunách, a to podle vzorce: =G9*kurz3. pokud 17

18 budeme platit hotově, nebo použijeme kurz2, pokud budeme platit fakturačně převodem na účet. Nyní vytvoříme část tabulky s měnovými kurzy a se sazbami na auto a za subdodavatele: Na závěr vložte do buněk G14 až J15 data předpokládaného prvního a posledního dne práce na projektu včetně potřebných popisek. V tuto chvíli máme připravenu grafickou podobu tabulky, ale zatím bez vzorců. Abychom se ve výpočtech v budoucnu lépe orientovali, pojmenujeme nejprve některé důležité buňky vlastními názvy: Buňky K3, K4 a K5 pojmenujeme postupně názvy kurz1, kurz2 a kurz3. Buňky K8, K9 a K10 pojmenujeme postupně názvy autokm, subsazba a lokalauto. Význam kurzů je jistě jasný, vysvětlíme však význam buněk K8 až K10: autokm - nákladová sazba za jeden km cesty autem (zahrnuje PHM a amortizaci) subsazba - hodinová sazba za práci jednoho pracovníka subdodavatele lokalauto - sazba účtovaná zákazníkovi za ujetý kilometr Posledními pojmenovanými buňkami jsou J14 a J15, jimž přiřadíme názvy prvniden a posledniden. Pozor - opět platí pravidlo o diakritice: při pojmenování buněk zásadně píšeme bez háčků a čárek, když máme v úmyslu tento excelovský sešit používat na počítači v zahraničí s jinou než českou jazykovou verzí operačního systému! Nyní máme tabulku připravenou pro vkládání vzorců. Jednotlivé vzorce vložte podle vzorového souboru nebo podle údajů z předchozího popisu. Po zapsání vzorců a kontrole správnosti výpočtu vložíme na list graf představující strukturu nákladů, který je tvořen zdrojovými daty z oblasti o třech buňkách: Celkem za dopravu, Vlastní diety a Práce za subdodávku. 18

19 A nakonec vložíme graf znázorňující celkový přehled výnosů, nákladů a hrubého provozního zisku, který je tvořen zdrojovými daty z oblasti F2:G4 tohoto listu: Oba grafy vložíme pomocí příslušného průvodce (wizardu), který byl popsán v předchozích kapitolách této publikace. Znázornění výsledných dat pomocí grafů je jedna z oblastí listu Plan, kterou si můžete ve vaší reálné praxi upravit například o jiné členění nákladů, podrobnější celkový přehled apod. List Skutečnost Další list sešitu vytvoříme až po dokončení listu Plan. Postupujeme velmi jednoduše tak, že celý list Plan zkopírujeme (nejlépe přetažením myši za ouško listu se současným podržením klávesy Ctrl). Tím vznikne nový list pojmenovaný Plan(2), který přejmenujeme na Skutecnost. Dbejte na to, aby před kopírováním byl list Plan již plně vytvořen a upraven do konečné podoby. Pokud by bylo nutné v ještě udělat nějakou změnu na listu Plan, v takovém případě nejprve odstraňte list Skutecnost, upravte list Plan a znovu jej zkopírujte podle návodu v předchozím odstavci. Tím máte zaručeno, že oba listy Plan i Skutecnost budou mít shodnou grafickou úpravu i požadovanou funkčnost! 19

20 List Skutecnost má jednu odlišnost: datum posledního dne prací není konstantní, ale mění se podle toho, jak postupuje čas na projektu. Proto k němu přidáme tlačítko pro aktualizaci data podle obrázku a k tomuto tlačítku bude přiřazeno jednoduché makro, jehož výpis vidíte na obrázku následujícím. 20

21 List Vyhodnocení Poslední list sešitu vytvoříme až na závěr, protože nutným předpokladem pro jeho správné vyplnění je existence obou předchozích listů Plan a Skutecnost. Postupujeme tak, že vložíme do sešitu nový prázdný list, který přejmenujeme na Vyhodnoceni. Obdobně jako u prvního listu Plan nejprve upravíme šířku sloupců a grafickou podobu jednotlivých tabulek tak, jak vidíme na následujícím obrázku: 21

22 List Vyhodnoceni má jiné barevné podání, než předchozí dva listy. Přestože většina buněk má bílý podklad, jedná se o list, kde všechny údaje jsou počítány automaticky. Základní údaje jsou propojeny do příslušných míst předchozích listů, takže jsou automaticky aktualizovány při jakékoliv změně v plánovaných nebo skutečných údajích. Tato propojení vytvořte sami, aby jste si tento úkol dobře procvičili. Správnost provedení můžete potom zkontrolovat porovnáním se vzorovým souborem 3_7_1_Kalkulace2.xls. Jako příklad jak postupovat si nyní uvedeme obsah vzorců na řádku číslo 8 - Fakturace za práci: Buňka C8 - Fakturace za práci, jak byla naplánována: =Plan!C10 Buňka D8 - Fakturace za práci, podle skutečnosti: =Skutecnost!C10 Buňka E8 - Rozdíl mezi plánem a skutečností v korunách: =D8-C8. Všimněte si pořadí odečítání. Je tak dáno proto, že v případě vyšší skutečnosti nám vyjde kladný rozdíl. Kladná hodnota vyjadřuje prakticky zlepšení stavu oproti plánu (vyšší výnos). Záporná hodnota by naopak značila propad proti plánu. Buňka F8 - Rozdíl z buňky E8 vyjádřený v procentech (o kolik byl překročen nebo nedodržen plán): =KDYŽ(C8>0;E8/C8*100;0). V tomto vzorci je použita testovací podmínka, kdy C8 22

23 musí být větší než nula, aby nedocházelo k chybám ve výpočtu kvůli případnému dělení nulou v době, kdy ještě nejsou v tabulkách vyplněny patřičné hodnoty. Typ pro vás: pro buňky ve sloupcích E a F můžete použít podmíněné formátování, které vám například barevně odliší záporné hodnoty. Již na první pohled tak ve vyhodnocení poznáte, u které položky nebylo dosaženo plánované hodnoty. V našem vzorovém souboru 3_7_1_Kalkulace2.xls je použito podmíněné formátování u sloupce F s procentním vyjádřením. List Vyhodnocení nabízí největší možnosti pro případná rozšíření funkčnosti podle vaší reálné praxe. V tomto příkladu jsme pro zjednodušení ukázali vyhodnocování pouze základních ukazatelů, tedy formou rozdílu mezi plánem a skutečností. Závěr Uvedený příklad pro kalkulaci zakázky nebo projektu vám může posloužit i ve vaší denní praxi, pokud si jeho jednotlivé části přizpůsobíte svým konkrétním podmínkám. Upravit strukturu výpočtu by vám již po úspěšném zvládnutí našeho příkladu nemělo činit vážnější problémy. Některé základní typy na tyto úpravy jsou přímo uvedeny v předchozím textu této kapitoly. 23

24 Jak si znázornit přehled tržeb? Obdrželi jste právě tabulku s přehledem tržeb ze svých prodejních míst za jednotlivé měsíce prvního čtvrtletí? Podívejte se na příklad do souboru 3_7_4_trzby.xls. Zdá se vám nepřehledná? Proč si tedy uvedenou tabulku nevykreslit do grafu, který ukáže, jak to na daných prodejních místech v jednotlivých měsících vypadalo? Označte si tedy celou tabulku a poté klepněte na standardním panelu nástrojů na ikonu Vložit graf. Zobrazí se první dialogové okno průvodce, ve kterém je třeba si vybrat typ grafu. Pro rychlý přehled v této situaci ponechejte graf sloupcový. Jestliže klepnete na tlačítko Dokončit, tak se sloupcový graf hned vytvoří (obrázek grafu najdete v příkladu 3_7_4_trzby.xls). Zamyslete se však, nad jeho přehledností a tedy i jeho vypovídací hodnotou. 24

25 Je to opravdu to, co vám vyhodnocení situace může usnadnit? Nebo byste potřebovali trochu jiné znázornění jednotlivých tržeb? Při tvorbě grafu totiž není důležitá jen volba základního typu, ale je třeba se dívat i na jeho podtypy a další možnosti úprav. Zkuste tedy v prvním kroku průvodce grafem zvolit sice sloupcový graf, ale jako jeho podtyp vyberte Skládaný sloupcový. Jedná se o graf, který umí porovnat příspěvek každé hodnoty vzhledem k celkovému součtu pro jednotlivé skupiny (kategorie) dat. Nejlépe je to vidět na obrázku součtového grafu, kde je vždy u každého prodejního místa pouze jeden sloupec, který však obsahuje tři barvy podle měsíců. Hned tak můžete vidět, jaká prodejnost na daném místě v uvedeném období byla. Například na první pohled je vidět, že nejvyšší prodejnost je v Plzni, naopak nejnižší zase v Brně. Navíc si můžete do uvedeného grafu přidat také popisky, které ukáží konkrétní hodnoty prodejnosti v daných měsících. Jak? V nabídce Graf klepněte na položku Možnosti grafu a zobrazí se dialogové okno, ve kterém přejděte na kartu Popisky dat. Zde si zatrhněte volbu Hodnota. Tím se číselné údaje z tabulky přenesou jako popisky jednotlivých částí vašeho grafu. 25

26 Po klepnutí na tlačítko OK se tyto údaje samozřejmě přenesou i do vašeho výsledného grafu. Pokud budou sloupce vzhledem k zobrazeným údajům příliš úzké, tak je označte a poté klepněte na panelu nástrojů Graf na ikonu Formát datové řady. V zobrazeném dialogovém okně pak přejděte na kartu Možnosti. Jestliže zde zmenšíte Šířku mezery mezi sloupci, tak zároveň rozšíříte dané sloupce pro zobrazení jednotlivých prodejních míst. To znamená, že popisky mohou být již součástí jednotlivých barevných políček grafu. 26

27 A jestliže nyní řeknete, že vás zajímá vývoj situace v prodeji také po jednotlivých měsících, tak zkuste zaměnit v hotovém grafu řádky a sloupce. Stačí jen klepnout na panelu nástrojů Graf na ikonu Podle řádků. Tím se celý graf překreslí tak, že uvidíte pouze tři sloupce s měsíci, a barevně pak budou odlišena prodejní místa. Můžete tedy sledovat podíl jednotlivých prodejních míst na celkové tržbě v jednotlivých měsících. Pokud byste tento poměr chtěli vidět raději v procentuálním zastoupení, pak můžete ještě vyzkoušet 100% skládaný sloupcový graf (jedná se o podtyp grafu sloupcového). Stačí, když v nabídce Graf klepnete na položku Typ grafu. Zde vyberte typ grafu sloupcový a jako jeho podtyp si zvolte 100% skládaný sloupcový, který umí porovnat procentuální příspěvek každé hodnoty k celkovému součtu pro jednotlivé skupiny dat, v daném případě pro měsíce. 27

28 Zde se stane to, že sloupce pro jednotlivé měsíce budou stejně vysoké (100%), proto v nich již nebudete moct sledovat absolutní podíl jednotlivých prodejních míst na celkové tržbě. Ale naopak, budete moci pozorovat poměr tržeb na jednotlivých prodejních místech vůči sobě. Pokud se podíváte například na měsíc leden, snadno zjistíte, že největší zastoupení je u Ostravy, ale v únoru je na tom nejlépe Liberec a v březnu zase Plzeň. Na uvedeném příkladě 3_7_4_trzby.xls je vidět, že tržby můžete opravdu znázornit různými způsoby, i když k tomu například použijete obyčejný sloupcový graf. Vše se pak odvíjí od toho, co chcete ze získaných údajů vyhodnocovat. To znamená, zda je pro vás prioritní zobrazení podle řádků či podle sloupců, zda chcete sledovat absolutní hodnoty tržeb či procentuální zastoupení. A právě na základě všech těchto hledisek je třeba zvolit potřebný graf a jeho úpravu. 28

29 Výpočet penále podle datumu splatnosti V této krátké kapitole si neprobereme nic zásadně nového. Jejím tématem je použití již zvládnutých postupů na konkrétní prakticky užitečný problém, kterým je určení penále při opožděném placení, což patří k velice častým účetnickým výpočtům. Penále se zpravidla určuje podle určeného procenta účtované částky, připočítávané za každý den, o který se platba zpozdí ve srovnání s datumem splatnosti. Výpočet penále vyřešíme novými uživatelskými funkcemi, jejichž vývoj si popíšeme v této kapitole. Ukázky použití popsaných funkcí je v sešitu 3_7_4_penale.xls. Postupy při tvorbě uživatelské funkce, které budeme využívat v této kapitole, jsou obecně popsány v kapitole Sestavení kódu funkcí Pro praktické účely bude vhodné vytvořit dvě funkce: první bude počítat samotné penále, druhá celkovou fakturovanou částku včetně penále. V kódu druhé funkce využijeme funkci první. Dále budeme potřebovat, aby se při výpočtu penále vypočítaná částka zaokrouhlila na haléře nebo na celé koruny. To vyřešíme pomocným parametrem, který bude určovat způsob zaokrouhlení. Funkce pro výpočet penále bude mít tedy tyto parametry: castka: účtovaná částka. Tento parametr bude odkaz na buňku s peněžní částkou nebo konkrétní číslo, zapsané z klávesnice. procenta: procento, podle které se počítá penále. tento údaj bude představovat procento za každý den, o který je platba opožděna. Vstupní hodnotou bude celé nebo desetinné číslo, bez symbolu procent, a to jako odkaz na buňku nebo jako hodnota, zapsaná z klávesnice. splatnost: datum splatnosti. Funkci bychom měli vytvořit tak, aby bylo do parametru možné dosadit odkaz na buňku s datumovým údajem, nebo zapsat konkrétní datum z klávesnice. ke_dni: Datum vyúčtování, tedy datum, ke kterému se porovnává datum splatnosti. Také tento parametr může obsahovat odkaz na buňku se zapsaným datumem nebo datum zapsané přímo z klávesnice. cele_kc: tento parametr bude určovat, jak bude vypočítané penále zaokrouhleno. Pro hodnotu nula bude výsledek výpočtu bude zaokrouhlen na haléře (dvě desetinná místa), pro hodnotu jedna bude výsledek bude zaokrouhlen na celé jednotky. Funkci vytvoříme tak, aby byl tento poslední parametr nepovinný a pokud je nevyplněn, funkce provede zaokrouhlení na haléře. Tvorba funkce pro výpočet penále a celkové částky Funkce pro výpočet penále, kterou nazveme penale, bude mít tedy tyto vstupní parametry: castka, procenta, splatnost, ke_dni, cele_kc. Parametry splatnost a ke_dni jsou datumové hodnoty, proto u těchto parametrů použijeme v deklaraci funkce klauzuli As a typ Date. Poslední parametr cele_kc je nepovinný. Tento typ parametru se uvozuje klauzulí Optional a v deklaraci funkce je třeba přiřadit výchozí hodnotu, která se použije, pokud ve funkci tento parametr nezadáme. V našem případě to bude hodnota nula. Dalším krokem je vyřešení situace, kdy se penále neplatí. Tato situace nastane, jestliže datum splatnosti není menší, než parametr ke_dni, tedy při splnění podmínky splatnost >= ke_dni V takovémto případě dosadíme do názvu funkce rovnou nulu a kód předčasně ukončíme příkazem Exit Function. Vlastní vypočtené penále, dosazené do pomocné proměnné vypocet, bude potom počítáno ze vzorce vypocet = castka * (ke_dni - splatnost) * procenta / 100 Tuto vypočtenou hodnotu musíme ještě potřebným způsobem zaokrouhlit. K tomu použijeme standardní funkci Round, která má dva parametry: zaokrouhlovanou hodnotu a počet míst, na které se má zaokrouhlení provést. Tento počet míst, použitý k zaokrouhlení, bude uložen v proměnné n_mist a bude nabývat hodnoty 2 (pro vstupní parametr cele_kc roven nule) a hodnoty nula (pro vstupní parametr cele_kc roven jedné). Pro určení parametru n_mist použijeme standardní funkci Visual Basicu IIf, což je analogie standardní funkce Excelu KDYŽ: n_mist = IIf(cele_kc = 0, 2, 0) 29

30 Druhá funkce castka_penale, která počítá celou částku včetně penále, bude mít stejné parametry jako funkce penale, avšak podstatně jednodušší kód. V této funkci postačí jediný příkaz, který k parametru castka připočte penále, vypočítané funkcí penale. Využijeme tedy skutečnosti, že v jedné uživatelské funkci můžeme používat funkci druhou. Pro tvorbu uvedených funkcí musíme nejprve do sešitu vložit programový modul, kam zapíšeme kódy obou funkcí. Proto zobrazíme editor jazyka Visual Basic for Application příkazem Nástroje/Makro/Editor Jazyka VisualBasic. Klepnutím na hlavním panelu se přepneme do okna editoru VBA a vydáme příkaz Insert/Module. Tím se do sešitu vloží nový modul se symbolickým názvem Module1. V levé dolní části editoru VBA je okno vlastností (Properties). Vložený modul má jedinou vlastnost: Name, která určuje jeho název. Klepnutím do řádku Name můžeme modul přejmenovat. Pro vložení nové funkce vydáme příkaz Insert/Procedure, v přepínači Type označíme volbu Function, v položce Name vyplníme název a potvrdíme tlačítkem OK. Tím se do okna kódu vloží první a poslední řádek programové sekvence s vytvářenou funkcí. Vytvořenou funkci můžeme vyzkoušet pomocí ladícího okna, které zobrazíme příkazem View/Immediate Window nebo v některé buňce na listu. Jestliže změníme kód uživatelské funkce v okně VBA, výsledek, vypočítaný v buňce pomocí této funkce se nezmění. Proto si musíme vynutit přepočet sešitu klávesou F9. Příklady na použití dvou popsaných funkcí penale a castka_penale nalezneme v sešitu 3_7_4_penale.xls na prvém listu Penále k zadanému dni. Ve čtyřech dílčích tabulkách jsou na tomto listu uvedeny příklady použití funkcí penale a castka_penale, a to jak při zaokrouhlení na haléře, tak na celé koruny. V tabulkách, používajících funkci penale, je pro srovnání také výpočet součtu penále a původně fakturované částky. Tvorba funkce pro výpočet penále a celkové částky, odkazující se na aktuální datum Funkce penale a castka_penale používají jako jeden z parametrů datumovou hodnotu ke_dni, která určuje datum, ke kterému se má datum splatnosti porovnávat. Při praktických výpočtech se bude v mnoha případech jednat o aktuální datum. V takovém případě bychom mohli situaci vyřešit tím, že bude parametr ke_dni odkazovat na buňku se vloženou funkcí DNES, při praktickém použití funkcí by to však znamenalo zbytečnou komplikaci. Proto vytvoříme ještě další dvojici funkcí penale_dnes a castka_penale_dnes, které budou datum splatnosti porovnávat s aktuálním datumem. Kód funkce penale_dnes bude velmi podobný kódu funkce penale s tím rozdílem, že v hlavičce funkce nebude figurovat parametr ke_dni, nýbrž se hodnota této proměnné dosadí přímo v kódu funkce. Pro nastavení aktuálního datumu má Visual Basic k dispozici funkci Date (bez parametrů), která je analogií standardní funkce Excelu DNES. 30

31 Kód funkce castka_penale_dnes bude opět obsahovat pouze jeden příkaz, který k parametru castka připočte penále, vypočítané funkcí penale_dnes. Práci druhých dvou funkcí castka_penale_dnes a castka_penale_dnes si můžeme v sešitu 3_7_4_penale.xls ověřit na druhém listu Penále k aktuálnímu dni. Struktura tabulek i peněžní částky jsou stejné, jako na prvním listu. Na rozdíl od prvého listu nejsou datum splatnosti ve sloupci D zapsány jako konstantní hodnoty, ale jsou vytvořeny pomocí vzorců, využívajících funkci DNES. Použití vytvořených funkcí v praktické práci Aby bylo možné vytvořené uživatelské funkce využívat ke tvorbě dalších vzorců, musíme v Excelu povolit provádění maker. To provedeme tak, že vydáme příkaz Nástroje/Makro/Zabezpečení, ve vyvolaném dialogu označíme volbu Střední nebo Nízké a potvrdíme tlačítkem OK. Uživatelské funkce vložíme do označené buňky obdobně, jako kteroukoliv standardní funkci Excelu. V dialogu pro výběr funkce označíme skupinu vlastní, poté název funkce a potvrdíme. Okno pro zadávání parametrů je do uživatelské funkce je stejné, jako u standardních funkcí Excelu. Jestliže ve vzorci použijeme některou z uživatelských funkcí, její název se, na rozdíl od standardních funkcí Excelu, nezařadí do skupiny naposledy použité. Při rutinním používání uživatelské funkce je výhodné doplnit funkci jednoduchou nápovědou, která se zobrazí v dialogu pro vložení funkce. Pro přidání komentáře k uživatelské funkci přejdeme do okna Excelu a vydáme příkaz Nástroje/Makro/Makra. V seznamu maker nejsou názvy uživatelských funkcí zobrazeny, proto název funkce zapíšeme do položky Název makra z klávesnice. Po zápisu správného názvu se zpřístupní tlačítka na pravém okraji okna. Stiskneme tlačítko Možnosti, do položky Popis zapíšeme potřebný komentář, potvrdíme tlačítkem OK a zavřeme okno se seznamem maker. Použití vytvořených funkcí v jiném sešitu 31

32 Uživatelské funkce můžeme normálně používat pouze v tom sešitu, ve kterém byly vytvořeny. V jiném sešitu je nelze běžně používat, a to ani tehdy, jestliže jsou oba sešity otevřeny. Na rozdíl od běžných maker, které provádějí jednorázové akce, jsou vzorce s uživatelskými funkcemi vloženy do buněk trvale a pokud zavřeme sešit s vytvořenými funkcemi, vzorce hlásí chybu #NÁZEV? Jestliže chceme vytvořené uživatelské funkce bez problémů používat i v jiných sešitech, můžeme to provést třemi způsoby: 1. Sešit s vytvořenými uživatelskými funkcemi uložit jako šablonu a z této šablony vytvořit sešit nový. Vytvořené uživatelské funkce pak budou v tomto novém sešitu běžně k dispozici. Vytvořením šablony sešitu se zabývá kapitola Ze sešitu s vytvořenými uživatelskými funkcemi vytvořit doplněk, který lze do Excelu dodatečně nainstalovat. Tento způsob je zcela univerzální, neboť po instalaci doplňku budou funkce přístupné ihned při spuštění Excelu. O této možnosti se dozvíme podrobněji v některé z dalších kapitol. 3. Kód s vytvořenými uživatelskými funkcemi překopírovat z jednoho sešitu do druhého. Abychom nemuseli oba sešity otvírat a kopírovat text kódu pomocí schránky, Excel nám nabízí možnost uložení modulu s funkcemi do pomocného souboru, odkud jej můžeme do jiného sešitu snadno načíst. Pro export celého modulu s funkcemi využijeme podokno projektu, které je v okně editoru jazyka Visual Basic umístěné vpravo nahoře. V tomto podokně je umístěn stromeček projektu s názvy listů a programových modulů. Pro export modulu klepneme v podokně projektu na jeho název pravým tlačítkem myši a z vyvolané místní nabídky použijeme příkaz Export File. Modul se bude exportovat do souboru, který má stejný název, jako programový modul a příponu BAS. Zvolíme umístění exportovaného souboru, podle potřeby můžeme změnit název a potvrdíme tlačítkem Uložit. Pro import modulu do jiného sešitu nejprve příkazem Nástroje/Makro/Editor Jazyka VisualBasic zobrazíme okno s editorem jazyka VBA. Pravým tlačítkem myši klepneme do podokna projektu a z místní nabídky zvolíme příkaz Import File. Nalezneme soubor s exportovaným modulem a potvrdíme tlačítkem Otevřít. Tím se do sešitu vloží modul se stejným názvem, jako je název importovaného souboru. 32

33 Práce s formulářovými prvky Základní popis Formulářové prvky v programu MS Excel jsou různé posuvníky, přepínače, tlačítka a roletky, jak je známe z ovládání dialogových oken. Tyto formulářové prvky jsou vázány na buňky v tabulce, do kterých se promítají hodnoty, odpovídající stavu těchto prvků. Tyto hodnoty jsou mnohdy vázány na další výpočty pro dosažení nejrůznějších výstupů (ceny aut z tabulky typů, sazby přepočítané na procenta apod ) Formulářové prvky většinou používáme k často se opakujícím výběrům v tabulkách, které jsou vázány na určité konstantní hodnoty. A tyto konstantní hodnoty nám dále přepočítávají naše výpočty vedoucí k výsledným výstupům. Praktická ukázka použití Na příkladu 2_13_2_leasing.xls máme praktickou ukázku práce v sešitu Excelu pomocí formulářových prvků. Je to příklad na výpočet výše leasingové splátky z předem navolených vztažných údajů: S formulářovou tabulkou pracujeme následujícím způsobem: - Z Výběru auta zvolíme auto a jeho cena se nám přepíše do tabulky (Cena) - Pomocí číselníku zvolíme výši akontace (pohybujeme se mezi 0% a 100%) - Pomocí posuvníku zvolíme leasingový koeficient (pohybujeme se mezi 1,00 a 2,00) - Pomocí dalšího číselníku nastavíme počet splátek ( ) - A v poli Leasingová splátka vidíme výši pravidelné splátky. Tento příklad si podrobně popíšeme a naučíme se jej vytvářet v jedné z následujících kapitol. Další podrobná ukázka formulářových prvků V příkladu 2_13_2_vzor.xls se můžeme podívat na všechny standardně přístupné formulářové prvky a jejich používání. Všechny tyto prvky a jejich vazby na další prvky budou popsány v další kapitole. Podíváme se zde na výsledky činnosti těchto prvků, nikoliv na jejich vytváření a smysl vzájemně vázaných matematických výrazů, které tyto výsledky tvoří. 33

34 Při otevření tohoto souboru je nutno povolit makra (pomocí příkazu povolit makra v úvodním dialogu). Otevře se nám následující soubor: Nyní si popíšeme druhy jednotlivých formulářových prvků s příklady jejich použití: - jednotlivé prvky jsou pro přehlednost umístěny v jednotlivých sloupcích Popisek /A/: - slouží jen jako obyčejné textové pole Zaškrtávací pole /A/: - pomocí přepínače se nám mění hodnota ANO/NE buňce A2 Tlačítka /A/: - pomocí tlačítek spouštíme makra v našem případě tlačítkem AHOJ spustíme makro, které zapíše do buňky A12 slovo AHOJ a tlačítko AHOJ jej smaže. Seznam nebo pole se seznamem /B/: - touto volbou vybíráme ze seznamu položku, která se zobrazí v buňce B2 Posuvník /C,D/: - tímto prvkem pohybujeme obdobně jako standardním posuvníkem v jiných programech. Ve sloupci C se nám v buňce C1 mění hodnoty mezi 100 a 200. Ve sloupci D se mění v buňce D2 hodnota v rozmezí 10% až 20% po 0,1% Číselník /E/: pomocí šipek nahoru nebo dolů se nám mění hodnoty v buňce E2 v rozmezí 36 až 60 po 6. Přepínač /F/: - v závislosti na volbě 0%, 5% nebo 22% se nám uvedená hodnoty zobrazí v buňce F2 (pro sloupec F) nebo ŽENA/MUŽ (pro sloupec G). Skupinový rámeček s přepínači ve sloupci G: - aby byl přepínač ŽENA/MUŽ nezávislý na přepínači sazeb DPH, musí být vždy každé prvky přepínače v samostatném rámečku. V tomto příkladu vidíme, že výsledky většiny formulářových prvků jsou vázané na nejrůznější výpočty (např. výpočty v buňkách A2, B2, D2, F2 a G2) a tak přímo vázané buňky na tyto prvky jsou podstatě pomocnými. Některé prvky naopak berou údaje z jiných buněk (např. dny v týdnu do seznamu B12:B18). Tyto všechny skutečnosti jsou dány nastavením těchto prvků a jejich následnou úpravou výpočtem. 34

35 Tvorba a úprava formulářových prvků Nyní si všechny prvky detailně popíšeme a předvedeme na předchozím příkladu. Otevřeme si opět soubor 2_13_2_vzor.xls a přepneme se na list procvičení. Na tento list si budeme vytvářet sami stejné prvky se stejnými vlastnostmi jako jsou na původním listu. Pomocí pravého tlačítka myši na panelech nástrojů si přidáme další panel nástrojů Formuláře: Vloží se nám nový panel nástrojů, pomocí kterého budeme do tabulky vkládat jednotlivé formulářové prvky: Šedivé nezvýrazněné prvky jsou určeny pro ovládání v jiném režimu a proto je nebudeme popisovat. Název prvku zobrazíme přesunutím kurzoru myši na prvek bez stisknutého tlačítka. Formulářový prvek vložíme ťuknutím na ikonu na panelu nástrojů a následným zatažením myši v prostoru umístění na listu. Například vložení popisku: - ťukneme myší na ikonu - pomocí levého tlačítka myši označíme prostor popisky (textového pole) - uvolníme levé tlačítko myši. Popisku je vložena v tabulce: 35

36 - text popisky změníme ťuknutím dovnitř a standardním způsobem přepíšeme nový text - změna velikosti, přesun nebo grafická úprava se provede standardními způsoby jako jakýkoliv jiný grafický prvek pomocí myši nebo pomocí příkazu formát ovládacího prvku a volbou příslušných grafických vlastností na listu Velikost. Tyto vlastnosti jsou obdobné u všech formulářových prvků a byly popisovány v jiných částech knihy, proto se o nich dále nebudeme zmiňovat. Můžeme tak upravit popisku následujícím způsobem: Nyní si ukážeme vkládání jednotlivých formulářových prvků včetně jejich použití a procvičení na příkladu: 1. Popiska Je to pasivní prvek bez jakýchkoliv dalších vazeb a byl popsán v předchozích odstavcích. 2. Zaškrtávací pole Pomocí tohoto prvku aktivujeme/deaktivujeme zatržítko, které je vázáno s určenou buňkou, do které se promítá výsledek funkce prvku: hodnota PRAVDA/NEPRAVDA. Tuto buňku můžeme použít potom jako výchozí pro další výpočty vázané na naše zaškrtávací pole. V našem příkladu si ukážeme, jak pomocí tohoto pole budeme měnit v buňce A2 text ANO nebo NE v závislosti na aktivním/neaktivním zatržítku. - Pomocí myši si vložíme do tabulky zaškrtávací pole a následně si jej graficky upravíme podle vzoru: - Nastavíme vazbu z uvedeného prvku do buňky A1. Ve formátu ovládacího prvku se přepneme na záložku Ovládací panel nastavíme výchozí hodnotu (zaškrtnuto,nezaškrtnuto) a propojení na buňku A1: 36

37 Výsledek bude fungovat následovně: pokud bude prvek zatržen, v buňce A1 bude PRAVDA, jinak tam bude NEPRAVDA: - Nyní doplníme buňku A2 výpočtem, který na základě hodnoty v buňce A1 bude do buňky A2 psát hodnotu ANO/NE- Zapíšeme tam následující vzorec: =KDYŽ(A1=PRAVDA;"ANO";"NE") // viz. práce s výpočty a funkcemi// - Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: 3. Tlačítko Pomocí tohoto prvku spouštíme makro, které si předem vytvoříme a potom jej přiřadíme k tlačítku. V našem příkladu si ukážeme, jak pomocí dvou tlačítek budeme spouštět makro, které nám do buňky A12 napíše text AHOJ a druhé tlačítko, které tento text vymaže. 37

38 - Vytvoříme si dvě makra (např. v záznamu). Jedno makro ahoj zapíše do buňky A12 slovo AHOJ, vycentruje ji na střed a upraví písmo na tučné. Druhé makro vymaže text z buňky A12: - Pomocí myši vložíme do tabulky tlačítko. Po jeho vložení se nás hned Excel zeptá, které makro chceme tímto tlačítkem spouštět. Zvolíme makro ahoj pro vkládání uvedeného textu: Pokud by se uvedený příkaz nespustil nebo bychom jej vypnuli, tak jej spustíme ručně pravým tlačítkem myši na tlačítku a příkazem Přiřadit makro. - Stejným způsobem vložíme druhé tlačítko, které bude spouštět makro ahoj2 - Upravíme text na tlačítkách, velikost a pozici tlačítek podle vzoru v příkladu. - Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: 38

39 4. Seznam a Pole se seznamem Oba prvky mají stejné vlastnosti, pouze rozdílný tvar. Pole se seznamem je rozvírací a položky z něj vybíráme rozbalením seznamu pomocí šipky v pravé části. Seznam je trvale rozevřen a položky z něj vybíráme posuvníkem v jeho pravé části (vyzkoušejte si v příkladu) Pomocí tohoto prvku volíme údaj z předvoleného seznamu a pořadí tohoto údaje v seznamu přenášíme do určené buňky. Ve většině případů potom musíme z výsledného čísla vytáhnout původní text ze seznamu (nejlépe pomocí vyhledávacích funkcí) V našem příkladu si ukážeme, jak pomocí těchto seznamů budeme vybírat položky pondělíneděle z buněk B12:B18 a výsledný den se nám bude zapisovat do buňky B2. - Do buněk B12:B18 zapíšeme text pondělí-neděle a přichystáme si tak zdroj seznamů - Vložíme prvek Pole se seznamem a graficky si jej upravíme podle vzoru - Nastavíme vazby vstupních hodnot u uvedeného prvku z buněk B12:B18 a výstupní do buňky B1. Ve formátu ovládacího prvku se přepneme na záložku Ovládací panel nastavíme vazby podle následujícího obrázku: Hned si vyzkoušíme, že nám prvek funguje v buňce B1 se nám vždy zobrazí číslo, které odpovídá pořadí zvoleného textu/buňky ze vstupní oblasti. - Nyní doplníme buňku B2 výpočtem, který na základě hodnoty v buňce B1 a vstupní oblasti B12:B18 vypočte hodnotu bude do buňky B2 - Zapíšeme tam následující vzorec: =INDEX(B12:B18;B1) // viz. práce s výpočty a funkcemi// 39

40 - Nakonec použijeme stejný postup i pro obdobný prvek Seznam - Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: 5. Posuvník Pomocí tohoto prvku volíme celé kladné číslo z rozmezí zadaného ve vlastnostech prvku. Následně můžeme výsledné číslo matematicky upravit a dostat se tak i k jiným než celým číslům (procenta, desetiny v rámci rozmezí 0 až 1 apod ) V našem příkladu ve sloupci C a D si ukážeme, jak pomocí posuvníku budeme volit položky z rozmezí 100 až 200 a potom v upravení položky z rozmezí 10% až 20% po 0,1%. - Vložíme Posuvník a graficky upravíme podle vzoru (lze vložit i na délku i na šířku) - Nastavíme vlastnost výstupu u uvedeného prvku do buňky C1 (D1) a rozmezí možných hodnot. Ve formátu ovládacího prvku se přepneme na záložku Ovládací panel nastavíme vazby podle následujícího obrázku: 40

41 - Hned vyzkoušíme správnou funkci: budeme pohybovat posuvníkem ve sloupci C a v buňce C1 se nám mění hodnota po 1 mezi 100 a Vytvoříme si do sloupce D stejný posuvník se s tejnou vazbou (na buňku D1) - Nyní doplníme buňku D2 výpočtem, který na základě hodnoty v buňce D1 a požadovaného výsledku upraví původní hodnoty na hodnoty 0,100-0,200 (10%-20%) Zapíšeme následující vzorec: =D1/ Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: 6. Číselník Je velmi podobný posuvníku. S tím rozdílem, že nemůžeme volit skokově mezi jezdcem a konečnou šipkou tzv. stránku. Pomocí tohoto prvku opět volíme celé kladné číslo z rozmezí zadaného ve vlastnostech prvku s příslušným krokem. Následně je možno opět v jiné buňce výsledné číslo matematicky upravit. V našem příkladu si ukážeme, jak pomocí číselníku budeme volit položky počtu splátek, které mohou být 3 5 let s možnostmi voleb celých půlroků - tedy v rozmezí 36 až 60 měsíců s krokem 6 měsíců (tímto tedy budou možné pouze čísla ). - Vložíme Číselník a graficky upravíme podle vzoru (lze vložit i na délku i na šířku) - Nastavíme vlastnost výstupu u uvedeného prvku do buňky E1 a rozmezí možných hodnot podle následujícího obrázku: 41

42 - Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: 7. Přepínač Tento prvek je několikapoložkový a jeho výsledkem je vždy volba mezi těmito položkami, která může být pouze jedna. Výsledkem je ve zvolené buňce číslo, odpovídající zvolenému prvku. Toto výsledné číslo můžeme opět matematickou úpravou převést do příslušného výsledku, který očekáváme. Pokud je v tabulce více skupin položek, musíme je mezi sebou oddělit uzavřením do prvku Skupinový rámeček. Jinak by nebylo možno volit jednu položku v rámci skupin přepínačů ale jednu položku ze všech. V našem příkladu si ukážeme, jak pomocí přepínačů budeme volit sazbu DPH, která se nám bude promítat do buňky F2. V dalším příkladu ve sloupci G je přepínač MUŽ/ŽENA, který je uzavřením do skupinového rámečku nezávislý na předchozím přepínači. - Vložíme tři přepínače do sloupce F a graficky upravíme podle vzoru - Nastavíme vlastnost libovolného z přepínačů na propojení s buňkou F1 podle následujícího obrázku: 42

43 - Nyní doplníme buňku F2 výpočtem, který na základě hodnoty v buňce F1 vypočte výslednou hodnotu: 0%, 5% nebo 22% - Zapíšeme tam následující vzorec: =ZVOLIT(F1;0%;5%;22%) // viz. práce s výpočty a funkcemi// - Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: - Pro druhý příklad si připravíme přepínače na MUŽ a ŽENA - Oba přepínače uzavřeme do skupinového rámečku tak, aby z rámečku nepřečnívala žádná část jednotlivých přepínačů: - Nastavíme vlastnost libovolného z přepínačů na propojení s buňkou G1 - Doplníme buňku G2 výpočtem pro výsledek MUŽ / ŽENA: - Zapíšeme tam následující vzorec: =KDYŽ(G1=1;"MUŽ";"ŽENA") // viz. práce s výpočty a funkcemi// - Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet: 43

44 Tímto jsme si ukázali práci se všemi standardně dostupnými formulářovými prvky, se kterými se pracuje v rámci tvorby maker, šablon a často se měnících sestav.v následující kapitole si ukážeme postup vytvoření malé aplikace pro výpočet leasingových splátek, jak bylo ukázáno na začátku tohoto dílu. Před spuštěním tohoto příkladu si uvedený soubor ze začátku dílu znovu otevřete a vyzkoušejte jeho funkčnost. Příklad tvorby formuláře pro výpočet leasingových splátek Otevřeme si soubor 2_13_2_leasing2.xls, ve kterém máme celý příklad rozpracován do jednotlivých částí a přepneme se na list 01, ze kterého budeme vycházet: 1. Vložení formulářových prvků a nastavení jejich vazeb: 44

45 Nejprve upravíme výšku řádků 1 a 2 podle vzoru, a následně vkládáme následují prvky s vazbami a vlastnostmi: - Pole se seznamem propojeno s výstupní buňkou O4 a vstupní oblastí buněk L4:L12, kde máme tabulku typů aut (L4:L12) a jejich cen (M4:M12) - v našem případě pojmenovaná oblast - Skupinový rámeček pro Výběr auta pouze z grafického důvodu nikoliv funkčnosti - Číselník Akontace nastavený na rozmezí a krokem 5, propojený s buňkou O5 - Číselník Počet splátek nastavený na rozmezí a krokem 6, propojený s konečnou buňkou D8 - Posuvník Koeficient nastavený na rozmezí a krokem 1, propojený s buňkou O7 Celá pomocná část buněk se nachází vpravo od naší tabulky: 45

46 2. Úprava výstupních buněk formulářových prvků pro použití v tabulce: Doplnění výpočtů odkazující se na výstupní buňky formulářových prvků pro vhodné použití v naší tabulce: - Cena výpočet vychází z volby seznamu Výběr auta do buňky O4. Cenu potom v požadované buňce D3 vypočteme pomocí funkce: =INDEX(cena;O4), kde cena je oblast cen (M4:M12) - Akontace výpočet vychází z posuvníku a jeho propojení na buňku O5. Akontaci potom v požadované buňce D4 vypočteme pomocí vzorce: =O5/ Koeficient výpočet vychází z číselníku a jeho propojení na buňku O7. Koeficient potom v požadované buňce D4 vypočteme pomocí vzorce: =O7/ Doplnění výpočtů leasingových splátek do tabulky: Doplnění těchto výpočtů vychází ze standardního postupu výpočtu leasingových splátek (bez zahrnutí pojistných částek): - Nesplacená část vpodstatě pomocná částka, která nám ukazuje výši naší leasingové půjčky se zohledněním leasingového koeficientu a akontace (splacené části). Výpočet bude podle vzorce: =(D3*D7-D3*D4) - Leasingová splátka konečný výpočet splátky je potom dán podílem Nesplacené části a počtu splátek podle vzorce: =(D3*D7-D3*D4)/D8 4. Dokončení grafické úpravy a ochrany proti nechtěnému přepsání: Tímto doplněním se z naší tabulky stává téměř profesionální aplikace, která vypadá jak pěkně graficky, tak i umožňuje práci bez nebezpečí možného poškození tabulky: 46

47 - Skrytí vzorců u buněk D3:D7 pomocí funkce Formát/Buňky/Zámek - Zajištění odemknutí buněk D8, O4, O5, O7 pomocí funkce Formát/Buňky/Zámek - Skrytí nepotřebných sloupců I:IV pomocí funkce Formát/Sloupec/Skrýt - Skrytí nepotřebných řádků 10:65536 pomocí funkce Formát/Řádek/Skrýt - Obarvení pozadí buněk A1:A9 a B1:H1 šedivě pomocí funkce Formát/Buňky/Vzorky - Uzamknutí listu pomocí funkce Nástroje/Zámek/Zamknout List uzamkneme bez hesla Příklad je hotov a můžeme si jej vyzkoušet. Pracuje přesně podle našeho úvodního vzoru: Pro další procvičení si můžeme sami zkusit vytvořit další příklad na práci s těmito prvky příklad na sestavení ceníku počítačových sestav z volbami marží, sazeb a výběrem položek z externího ceníku. 47

48 Procvičovací příklady na formulářové prvky V předcházející kapitole jsme si ukázali jak se používají a k čemu jsou formulářové prvky. Tyto formulářové prvky můžeme využít ve spoustě aplikací, které zdánlivě vypadají jako profesionálně vytvořené programy, avšak jsou to podstatě obyčejné xls tabulky (samozřejmě vhodně graficky upravené. V následujících příkladech si takové tři ukázky předvedeme a následně se je naučíme podrobně vytvářet. Příklad 1 Výpočet hypotéky: Otevřeme si již připravený soubor 2_13_3_hypoteka-ukazka.xls. Objeví se nám formulář výpočtu hypoteční splátky: Vidíme zde ukázkový příklad pro výpočet hypoteční splátky. Můžeme si sami namodelovat výši této hypoteční splátky na základě následujících vstupních údajů: - cena nemovitosti: zadáváme ručně - vlastní prostředky: zadáváme ručně výši částky, kterou máme k dispozici - výše hypotečního úvěru: vypočítaná hodnoty rozdílu mezi těmito částkami - úroková sazba: volíme pomocí posuvníku sazbu v rozmezí 1% 20% po půl procentu - jako dlouhodobý klient banky můžeme snížit výši hypotečního úroku o 0,5%: volíme zaškrtávacím políčkem - délka splácení: celková délka hypotečního úvěru volíme 5,10,15 nebo 20 let - nakonec máme možnost zvolit termín platby v rámci období (na konci nebo začátku měsíce) Jako výsledek všech námi zadaných hodnot se nám zobrazí výše hypoteční splátky. Příklad 2 Výpočet leasingové splátky automobilu: Otevřeme si již připravený soubor 2_13_3_leasing-ukazka.xls. Objeví se nám zde formulář výpočtu leasingové splátky automobilu: 48

49 Opět je zde ukázkový příklad tentokrát pro modelování výše leasingové splátky automobilu, kterou si namodelujeme podle následujících vstupních údajů: - typ auta: volíme ze seznamu (vypsán v nastavení na skrytém listu) a následně se nám zobrazí ve spodním řádku volba jednotlivých druhů daného typu - druh auta: volíme z rozbalovacího seznamu a následně se nám vedle zobrazí cena zvoleného auta (ceny vychází z cenových tabulek na skrytém listu) - akontace: volíme pomocí posuvníku z rozmezí 0% - 100% po 5% (pokud chceme jiné procenty, musíme pomocí myši posuvník jemně posouvat) - leasingový koeficient: volíme opět pomocí posuvníku z rozmezí 1,00 2,00 po 0,01 - celkový počet splátek: volíme číselníkem po 6 měsících mezi 36 a 60 měsíci (3-5let) Jako výsledek všech námi zadaných hodnot se nám zobrazí celková výše hypoteční splátky. Příklad 3 Výpočet splátky spotřebitelského úvěru: Otevřeme si další již připravený soubor 2_13_3_splatky-ukazka.xls. Zde máme formulář výpočtu splátky úvěru na spotřební elektroniku: 49

50 Formulář je obdobný jako v minulém příkladu, pouze jsou zde doplněny možnosti periody plateb a způsobu platby. Celý úvěru si zde namodelujeme podle následujících vstupních údajů: - druh zboží: zadáváme opět ze seznamu a zobrazí na dalším řádku seznam jednotlivých typů - typ zboží: volíme z rozbalovacího seznamu (vedle se nám zobrazí cena zvoleného zboží) - akontace: volíme opět pomocí posuvníku z rozmezí 0% - 100% po 5% - doba splatnosti: volíme pomocí posuvníku z rozmezí 6 až 60 měsíců po 6 měsících - celkový počet splátek: vypočítaná hodnota závislá na době splatnosti a periodě plateb - způsob platby: volíme přepínačem mezi platbou na začátku a konci období (např. měsíce) - perioda plateb: volíme ze seznamu mezi měsíců Jako výsledek všech námi zadaných hodnot se nám zobrazí celková výše jedné splátky. To byly tři ukázky možností využití formulářových prvků. V následujícím textu si podrobně popíšeme vytvoření uvedených příkladů. 1. Výpočet hypotéky Vycházíme ze souboru 2_13_3_hypoteka.xls, kde máme postupně na listech A až D jednotlivé fáze vytvoření této aplikace. a) na listu A máme poloručně upravovanou tabulku výpočtu hypotéky: - do buňky C4 uvedeme výši ceny nemovitosti, do buňky C5 vlastní prostředky a v buňce C6 se nám vypočte výše hypotečního úvěru (=C4-C5) - do buněk C7 si ručně dopíšeme roční úrokovou sazbu a do buňky C8 dobu hypotéky v letech - nakonec si v buňce C9 spočteme konstantní výši splátek podle finanční funkce PLATBA =PLATBA(C7/12;C8*12;-C6;0;1) Funkce PLATBA je podrobně vysvětlena v kapitole o finančních funkcích. Zde si uvedeme pouze použité parametry: 50

51 C7/12 je úroková sazba za období (v našem případě měsíc platíme měsíční splátky) C8*12 je počet splátek (v našem případě násobíme 12 abychom měli počet měsíčních splátek) -C6 je celková výše úvěru (záporné znaménko uvádíme z důvodu přehlednější kladné výše spočtené měsíční splátky, která by za normálních okolností měla vyjít záporná ) 0 je konečný zůstatek (budoucí hodnota), který chceme mít po skončení splácení hypotéky 1 je kód pro platbu na začátku období/měsíce (0 by byl kód pro platbu na konci období) Tip pro analýzu výši hypoteční splátky: Pokud bychom chtěli vidět rozdělenou výši hypoteční splátky na splátku anuity a úrok, použijeme funkce: PLATBA.ZÁKLAD pro výpočet části anuity z konstantní splátky, kde máme oproti předchozí funkci doplněn druhý parametr v obdobím, za které chceme anuitu zobrazit (1 znamená první období - měsíc) PLATBA.ÚROK pro výpočet části úroku z konstantní splátky, kde máme stejně jako u anuity doplněn druhý parametr v obdobím, za které chceme úrok zobrazit. Pro výpočet anuity a úroku pro první měsíc budou obě funkce vypadat následovně: =PLATBA.ZÁKLAD(C7/12;1;C8*12;-C6;0;1) =PLATBA.ÚROK (C7/12;1;C8*12;-C6;0;1) V buňkách A12 až C18 máme ke shlédnutí vypočtené anuity i úroky k 1, 60 a 120 měsíci splácení hypotéky: b) na listu B máme doplněnou tabulku o možnost úpravy hypoteční sazby: Vycházíme zde z možnosti volby úrokové sazby a možnosti zvýhodněné úrokové sazby o půl procenta v případě dlouhodobého klienty banky. - buňky C4,C5,C6 jsou stejné jako na předchozím listu 51

52 - v buňce C7 máme vypočtenou roční úrokovou sazbu z údajů ve spodní části tabulky: použili jsme logickou funkci KDYŽ, kde zohledňujeme půlprocentní zvýhodnění oproti zadané sazbě (v buňce C13), pokud je v buňce C14 hodnota ANO: =KDYŽ(C14="ANO";C13-0,5%;C13) - do buňky C8 ručně vepíšeme dobu hypotéky v letech - v buňce C9 vypočteme stejně jako v předchozím příkladu konstantní výši splátek podle finanční funkce PLATBA =PLATBA(C7/12;C8*12;-C6;0;1) - do buňky C13 ručně zadáme úrokovou sazbu hypotéky - do buňky C14 pomocí Ověření dat (menu Data/Ověření) volíme ANO/NE pro dlouhodobého klienty (podrobně viz. kapitola Manažerské nástroje ) - do buňky C15 zadáváme kód pro způsob platby: na začátku období kód=1 nebo na konci období kód=2 Pro platbu na začátku období, zvýhodněný úrok a úrokovou sazbu 6% bude tabulka vypadat dle následujícího obrázku: c) na listu C2 máme tabulku doplněnou již o formulářové prvky: Pro procvičení vycházejme z listu C1, kde máme tabulku připravenou na doplnění prvků a navázání výpočtů. Uvádíme zde pouze změny oproti základnímu stavu z listu A: Posuvník pro volbu úrokové sazby: - pomocí ikon na panelu nástrojů Formuláře vložíme do prostoru buňky B7 posuvník, který propojíme s pomocnou buňkou G4 a nastavíme jej dle následujícího nastavení (pravým tlačítkem myši na posuvníku a volbu Formát ovládacího prvku ) 52

53 Posuvník jsme si tak připravili, aby po úpravě zobrazoval hodnoty 1% až 20% po půl procentu. - ve druhém kroku bychom zapsali do buňky C7 vzorec =G4/200. Výpočet úrokové sazby ale ještě vychází z volby dlouhodobý klient, takže jej doplníme až po nastavení prvku této volby. Číselník pro volbu délky splácení: - nyní vložíme do prostoru buňky B8 číselník, který přímo propojíme s buňkou C8 a nastavíme jej dle následujícího nastavení (opět pomocí volby formátu ovládacího prvku) Číselník jsme si připravili, aby bez jakékoliv úpravy přímo ukazoval požadované hodnoty (let). Zaškrtávací políčko pro volbu dlouhodobý klient banky : - pod tabulku vložíme tento prvek, který propojíme s pomocnou buňkou G5, kde se nám nyní bude zobrazovat hodnoty PRAVDA/NEPRAVDA 53

54 - nyní upravíme výpočet úrokové sazby o zohlednění této volby a máme konečnou úpravu vkládání úrokové sazby: =KDYŽ(G5=PRAVDA;G4/200-0,5%;G4/200) Přepínač pro volbu doby platby: - pod tabulku vložíme dva prvky přepínač, do kterých dopíšeme uvedený text a který propojíme s pomocnou buňkou G6, kde se nám nyní budou zobrazovat hodnoty 1/2 podle volby: - nyní upravíme konečný výpočet výše splátky, kde zohledníme tuto volbu. Protože funkce očekává hodnotu 1/0 a ne 1/2, musíme od hodnoty buňky odečíst 1. Konečný vzorec v buňce C9 bude vypadat následovně: =PLATBA(C7/12;C8*12;-C6;0;G6-1) Konečný výsledek si porovnáme s listem C2: c) nakonec celý list C upravíme do podoby listu D pro zajištění ochrany proti poškození : Pro procvičení vycházejme z listu C2, kde máme poslední prováděné změny. Zamknutí buněk a skrytí vzorců - označíme si buňky G4, G5, G6 a C8 a zrušíme Zamknout buňky - označíme buňky C4:C9 a nastavíme Skrýt vzorce /vše najdeme v menu Formát/Buňky/Zámek) Skrytí řádků a sloupců - označíme sloupce E: IV a pomocí pravého tlačítka myši zvolíme Skrýt - označíme řádky 14:65536 a pomocí pravého tlačítka myši zvolíme Skrýt /označování je možno urychlit označením prvního řádku/sloupce a stiskem CTRL+SHIFT+<šipka>) Vystínování okolí tabulky 54

55 - označíme sloupce A,D a řádky 1:3 a 10:13 (pomocí CTRL jako nesouvislou oblast) - a pomocí Formát/Buňky/Vzorky zvolíme výplň šedá25% Skrytí záhlaví řádků a sloupců - nalezneme v menu Nástroje/Možnosti/Zobrazení a volba Možnosti okna: Záhlaví řádků a sloupců : Zamknutí listu: - nakonec zamkneme list příkazem Nástroje/Zámek/Zamknout list (a nastavením příslušného hesla), případně můžeme zamknout celý sešit (pro znemožnění kopírování listu a práci s listy) Příklad je hotov podle vzoru na začátku kapitoly a můžeme si jej vyzkoušet 2. Výpočet leasingové splátky automobilu Uvedený příklad je vyřešen v souboru 2_13_3_leasing2.xls. S tímto souborem si v průběhu práce kontrolujte výsledky, a případně je podle něj korigujte. Budeme pracovat se souborem 2_13_3_leasing1.xls, kde máme připravený soubor: Na listu splátka máme připravenou prázdnou tabulku, ze které budeme tvořit náš příklad Na listu seznam jsou připravena data, která budeme využívat jako vstupní hodnoty pro příklad. Jsou zde připraveny pojmenované oblasti buněk pro snadnější práci s buňkami (vytvářejí se označením dané oblasti a v menu pod příkazem Vložit/Název/Definovat tuto oblast pojmenujeme viz. předcházející kapitoly). Tyto vstupní oblasti si nyní popíšeme: - jako vstupní údaje pro typ aut je připravena oblast A2:A6 (pojmenovaná typ ) - vstupní údaj pro první druh auta je připravena oblast B2:B6 (pojmenovaná druh1 ) - vstupní údaje pro další druhy auta jsou pojmenovány oblasti D2:D5 (druh2), F2:F5 (druh3), H2:H5 (druh4) a J2:J5 (druh5) - vstupní údaj pro cenu prvního druhu auta je připravena oblast C2:C6 (pojmenovaná cena1 ) - vstupní údaje pro ceny dalších druhů aut jsou pojmenovány oblasti E2:E5 (cena2), G2:G5 (cena3), I2:I5 (cena4) a K2:K5 (cena5) 55

56 Tyto připravené údaje i názvy oblastí budeme dále využívat pro tvorbu našeho příkladu. Nyní se přepneme na list splátka a začneme postupně vytvářet náš příklad: Seznam pro typ auta : - Do prostoru buňky B5 vložíme prvek seznam. Data do tohoto seznamu se budou načítat z oblasti typ (A2:A6 na listu seznam ) a výstup tohoto prvku bude propojen s buňkou E6 (pomocí volby formátu ovládacího prvku): Pole se seznamem pro druh auta : - Pro toto pole si musíme nejprve vytvořit virtuální oblast buněk, kterou nazveme druh. Tato oblast bude generovat oblast s příslušnými druhy aut z listu seznam podle zvoleného typu (tedy oblasti druh1 až druh5). Oblast vytvoříme pomocí menu Vložit/Název/Definovat, kde zapíšeme do horního pole název ( druh ) a do spodního odkazu následující vzorec: =NEPŘÍMÝ.ODKAZ("druh"&tvorba!$E$6). Tento vzorec nám říká, že se vytvoří oblast s názvem druhx, kde x je hodnota v buňce E6 (tedy pořadové číslo zvolené hodnoty v seznamu typů aut, kde může být číslo 1-5), tedy oblast s názvem druh1 až druh5: - Následně do prostoru buňky B7 vložíme prvek pole se seznamem. Data do tohoto seznamu se budou načítat z oblasti zbozi (viz. předchozí postup) a výstup tohoto prvku bude propojen s buňkou E7: 56

57 Volba ceny auta: - Pro výpočet ceny (C7) si musíme opět vytvořit virtuální oblast buněk, kterou nazveme cena. Tato oblast bude (obdobně jako v předchozím) generovat oblast s příslušnými cenami aut z listu seznam podle zvoleného typu (tedy oblasti cena1 až cena5). Oblast vytvoříme pomocí menu Vložit/Název/Definovat, kde ji nazveme cena a do spodního odkazu vložíme následující vzorec: =NEPŘÍMÝ.ODKAZ("cena"&splátka!$E$6). Opět si tuto funkci popíšeme: vzorec nám říká, že se vytvoří oblast s názvem cenax, kde x je hodnota v buňce E6 (tedy pořadové číslo zvolené hodnoty v seznamu cen aut, kde může být číslo 1-5), tedy oblast s názvem cena1 až cena5: - Cenu auta v buňce C7 nyní vypočítáme podle jednoduchého vzorce: =INDEX(cena;E7). Funkce nám prohledá oblast cena (cena1 až cena5) a vybere nám hodnotu, která odpovídá pořadí řádku (E7 např. číslo 1 až 5) v oblasti cena. Posuvník pro volbu výši akontace: - Do prostoru buňky B8 vložíme posuvník, který propojíme s pomocnou buňkou E8 a nastavíme jej dle následujícího nastavení: - Dále do buňky C8 zapíšeme vzorec: =E8/100, který nám zobrazuje výši akontace z rozmezí 0% až 100% po 5%. 57

58 Posuvník pro volbu leasingového koeficientu: - Do prostoru buňky B9 vložíme opět posuvník, který propojíme s pomocnou buňkou E9 a nastavíme jej dle následujícího nastavení: - Dále do buňky C9 zapíšeme vzorec: =E9/100+1, který nám zobrazuje výši akontace z rozmezí 1,00 až 2,00 po 0,01. Výpočet ceny leasingu : - Do buňky C10 vložíme vzorec: =C7*C9-C7*C8. Tento vzorec nám spočítá, jakou částku si vlastně od leasingové společnosti půjčujeme (cena auta vynásobená leasingovým.koeficientem, od které se odečte výše akontace) Číselník pro volbu celkového počtu splátek: - Poslední prvek, který vložíme (do prostoru buňky B11) je číselník. Tento prvek přímo propojíme s buňkou C11 a nastavíme jej dle následujícího nastavení (hodnoty mezi 36 a 60 měsíci vždy po 6měsících) - Pro efektní zobrazení měsíců v buňce C11 si můžeme vytvořit vlastní číselný formát, který nám zobrazí měsíců přímo v čísle. Použijeme k tomu menu Formát/Buňky/Číslo vlastní a do pole Typ zapíšeme následující kód: #" měsíců " 58

59 Výpočet celkové výše splátky : - Poslední krok při vytváření tabulky je vlastní výpočet splátky. K tomuto výpočtu potřebujeme mít správně všechny předchozí hodnoty, protože se na ně vzorec odkazuje. Zapíšeme sem vzorec: =C10/C11 (cena leasingu dělená počtem splátek) Celý příklad si nyní zkontrolujeme se vzorovým 2_13_3_leasing2.xls a přistoupíme k poslední části ke grafické úpravě a uzamknutí listu a sešitu: - Skryjeme list seznam (Formát/List/Skrýt) - Odemkneme buňky E6:E9 a C11 a skryjeme vzorce v buňkách C7:C12 (Formát/Buňky/Zámek) - Skryjeme sloupce E:IV a řádky 14:65536 (označíme a Formát/Řádek-sloupec skrýt) - Zrušíme zobrazení záhlaví řádků a sloupců (Nástroje/Možnosti/Zobrazení) - Zamkneme list (Nástroje/Zámek/Zamknout list) - Zamkneme sešit (Nástroje/Zámek/Zamknout sešit) Příklad je hotov podle vzoru na začátku kapitoly a můžeme si jej vyzkoušet 59

60 3. Výpočet splátky spotřebitelského úvěru Tento další procvičovací příklad máme opět vyřešen v souboru 2_13_3_splatky2.xls. S tímto souborem si v průběhu práce kontrolujte výsledky, a případně je podle něj korigujte. Otevřeme si pro vytváření soubor 2_13_3_splatky1.xls, kde máme připravený soubor: Na listu splátka máme připravenou prázdnou tabulku, ze které budeme vytvářet příklad: Na listu seznam jsou připravena opět data, která budeme využívat jako vstupní hodnoty pro příklad. Opět zde jsou již připraveny pojmenované oblasti buněk pro snadnější práci s buňkami - jako vstupní údaje pro typ zboží je připravena oblast A2:A5 (pojmenovaná typ ) - vstupní údaj pro první druh zboží (televize) je připravena oblast B2:B6 ( druh1 ) - vstupní údaje pro další druhy zboží jsou pojmenovány obdobně: D2:D6 (druh2), F2:F6 (druh3) a H2:H6 (druh4) - vstupní údaj pro cenu prvního druhu zboží je připravena oblast C2:C6 ( cena1 ) - vstupní údaje pro ceny dalších druhů aut jsou pojmenovány oblasti E2:E6 (cena2), G2:G6 (cena3) a I2:I6 (cena4). - další oblastí je oblast platby, která obsahuje buňky K2:K5, kde máme volbu typu plateb - poslední oblastí je oblast perioda (buňky L2:L5), ze kterých si budeme volit periodu plateb Tyto připravené oblasti budeme dále využívat pro tvorbu našeho příkladu. Přepneme se na list splátka a začneme postupně vytvářet náš příklad. Mnohé prvky jsou stejné nebo obdobné jako u předchozího příkladu. Přesto je pro názornější procvičení znovu uvedeme : Seznam pro druh zboží : 60

61 - Do prostoru buňky B5 vložíme prvek seznam. Data do tohoto seznamu se budou načítat z oblasti typ (A2:A5 na listu seznam ) a výstup tohoto prvku bude propojen s buňkou E6. Pole se seznamem pro typ zboží : - Pro toto pole si musíme opět nejprve vytvořit virtuální oblast buněk, kterou nazveme druh. Tato oblast bude generovat oblast s příslušnými druhy zboží z listu seznam podle zvoleného typu (oblasti druh1 až druh4). Oblast vytvoříme pomocí menu Vložit/Název/Definovat, kde zapíšeme do horního pole název ( druh ) a do spodního odkazu následující vzorec: =NEPŘÍMÝ.ODKAZ("druh"&tvorba!$E$6). Tento vzorec nám říká, že se vytvoří oblast s názvem druhx, kde x je hodnota v buňce E6 (tedy pořadové číslo zvolené hodnoty v seznamu typů aut, kde může být číslo 1-4), tedy oblast s názvem druh1 až druh4: - Následně do prostoru buňky B7 vložíme prvek pole se seznamem. Data do tohoto seznamu se budou načítat z oblasti zbozi (viz. předchozí postup) a výstup tohoto prvku bude propojen s buňkou E7: 61

62 Volba ceny zboží: - Pro výpočet ceny (C7) si musíme opět vytvořit virtuální oblast buněk, kterou nazveme cena. Tato oblast bude (obdobně jako v předchozím) generovat oblast s příslušnými cenami zboží z listu seznam podle zvoleného typu (tedy oblasti cena1 až cena4). Oblast vytvoříme pomocí menu Vložit/Název/Definovat, kde ji nazveme cena a do spodního odkazu vložíme následující vzorec: =NEPŘÍMÝ.ODKAZ("cena"&splátka!$E$6). Opět si tuto funkci popíšeme: vzorec nám říká, že se vytvoří oblast s názvem cenax, kde x je hodnota v buňce E6 (tedy pořadové číslo zvolené hodnoty v seznamu cen zboží, kde může být číslo 1-4), tedy oblast s názvem cena1 až cena4: - Cenu zboží v buňce C7 nyní vypočítáme podle jednoduchého vzorce: =INDEX(cena;E7). Funkce nám prohledá oblast cena (cena1 až cena4) a vybere nám hodnotu, která odpovídá pořadí řádku (E7 např. číslo 1 až 4) v oblasti cena. Posuvník pro volbu výši akontace: - Do prostoru buňky B8 vložíme posuvník, který propojíme s pomocnou buňkou E8 a nastavíme jej dle následujícího nastavení: - Dále do buňky C8 zapíšeme vzorec: =E8/100, který nám zobrazuje výši akontace z rozmezí 0% až 100% po 5%. Posuvník pro volbu úrokové sazby: 62

63 - Do prostoru buňky B9 vložíme opět posuvník, který propojíme s pomocnou buňkou E9 a nastavíme jej dle následujícího nastavení: - Dále do buňky C9 zapíšeme vzorec: =E9/200, který nám zobrazuje výši úroku z rozmezí 0% až 20% po 0,5%.. Výpočet výše půjčky : - Do buňky C10 vložíme vzorec: =(1-C8)*C7. Tento vzorec nám spočítá, jakou částku si vlastně půjčujeme. Číselník pro volbu celkového počtu splátek: - Další prvek, který vložíme (do prostoru buňky B11) je číselník. Tento prvek přímo propojíme s buňkou C11 a nastavíme jej dle následujícího nastavení (hodnoty mezi 6 a 60 měsíci vždy po 6měsících) - Pro efektní zobrazení měsíců v buňce C11 si opět vytvoříme vlastní číselný formát (který nám zobrazí měsíců přímo v čísle). Použijeme k tomu menu Formát/Buňky/Číslo vlastní a do pole Typ zapíšeme následující kód: #" měsíců " 63

64 Volba periody plateb: - Do spodní části tabulky si vložíme pole se seznamem, které nastavíme na vstupní oblast platby a propojíme jej s výstupní buňkou E12 podle následujícího nastavení: Výpočet celkového poštu splátek : - Zde bude proveden výpočet podle vzorce: =ZVOLIT(E12;C11;C11/2;C11/3;C11/6). Vzorec nám vypočte počet splátek tím, že podělí dobu splatnosti periodou plateb (na základě zvolené periody 1-4 / měsíčně/půlročně) Nastavení způsobu platby: - Pod tabulku vložíme dva prvky přepínače, do kterých vepíšeme uvedený text a který propojíme s pomocnou buňkou E13, kde se nám nyní budou zobrazovat hodnoty 1 nebo 2 podle volby: Oba přepínače jsme orámovali skupinovým rámečkem, do kterého jsme dopsali název: Způsob platby. Výpočet celkové výše splátky: - Konečný výpočet výše splátky, kde zohledníme i periodu a způsob plateb spočítáme podle vzorce: =PLATBA(C9*E12/12;C12;-C10;0;E13-1). Od posledního parametru musíme odečítat jedničku, protože funkce očekává hodnotu 1/0 a ne 1/2, která je výstupem předcházejících přepínačů. Celý příklad si nyní zkontrolujeme se vzorovým 2_13_3_splatky2.xls a přistoupíme opět k poslední části ke grafické úpravě a uzamknutí listu a sešitu: 64

65 - Skryjeme list seznam - Odemkneme buňky E6:E9, E12:E13 a C11 a skryjeme vzorce v buňkách C7:C13 - Skryjeme sloupce E:IV a řádky 20: Zrušíme zobrazení záhlaví řádků a sloupců - Zamkneme list (Nástroje/Zámek/Zamknout list) - Zamkneme sešit (Nástroje/Zámek/Zamknout sešit) Příklad je hotov podle vzoru na začátku kapitoly a můžeme si jej vyzkoušet 65

66 2/14.3 Vlastní pohledy a pracovní prostor Vytváření vlastních pohledů v Excelu patří možná k poněkud méně známým a využívaným prvkům programu. V některých případech může však jít o celkem užitečnou pomůcku. Vlastní pohledy Začneme tím, že si prohlédneme připojený příklad pohledy.xls. Na listě Komplet je rozsáhlejší tabulka. Sešit již také obsahuje několik uložených pohledů. Můžeme si je prohlédnout pomocí nabídky Zobrazit Vlastní pohledy, vybrat příslušný pohled a zobrazit jej pomocí tlačítka Zobrazit:. Pro samostatné procvičení (podle dále popsaného postupu) je vhodné list zkopírovat do nového sešitu. Nastavení skrytých sloupců (řádků), příček a filtrů Příklad 1 Vytvoříme nyní první vlastní pohled. V nabídce Zobrazit použijeme příkaz Vlastní pohledy. Stiskneme tlačítko Přidat a do následujícího dialogového okna napíšeme název. 66

67 Dialogové okno potvrdíme OK. Jestliže později zapneme tento pohled, navrátíme se vždy k prvotní podobě tabulky. V tabulce můžeme nyní využít různé funkce a nastavení programu, abychom ji zpřehlednili pro konkrétní účely. Následující nastavení, která provedeme, si nebudeme podrobně popisovat, protože jim byly věnovány již jiné kapitoly. 1. označíme sloupce G-L a příkazem Formát Sloupec Skrýt je nastavíme jako skryté tabulka má tedy tuto podobu: 2. umístíme (pomocí nabídky Okno Rozdělit) příčku a sloupec Daň posuneme tak, aby sousedil se sloupcem Hrubá mzda. Nyní tabulka vypadá takto: 3. Příčku ukotvíme příkazem Okno - Ukotvit 4. Označíme sloupce A a B a nastavíme na nich filtr (pomocí nabídky Data Filtr Automatický filtr). Pro automatický filtr nastavíme podmínku viz následující obrázek: 67

68 Vytvoření vlastního pohledu nám umožní, že se uloží všechna nastavení, která jsme nyní provedli. Postup: V nabídce Zobrazit opět potvrdíme příkaz Vlastní pohledy. V dialogovém okně stiskneme tlačítko Přidat. Do následujícího dialogového okna zapíšeme název výstižný pohledu (v našem příkladu jsme nyní nastavili tabulku tak, že pomocí filtrů a příček se zobrazují údaje o dani za 3. čtvrtletí zadáme tedy název Daň 3. čtvrtletí): V listu jsme použili skryté sloupce a nastavení filtru, proto musí být označeno zaškrtávací políčko Skryté řádky,sloupce Máme tedy uložené již dva pohledy a pomocí nabídky Zobrazit Vlastní pohledy můžeme mezi nimi přepínat. V dialogovém okně vždy označíme název požadovaného pohledu a stiskneme tlačítko OK. Nastavení tisku Příklad 2 Vyvoláme dialogové okno Vlastní pohledy, v seznamu pohledů označíme základní tabulka a potvrdíme OK. Zobrazí se původní tabulka. Pomocí nabídky Soubor Náhled nyní ověříme, jak by se tabulka vytiskla. V případě této tabulky není vhodné ji přímo vytisknout, protože vždy dva sloupce přecházejí na další tiskovou stranu. V náhledu provedeme následující úpravy tabulky pro tisk orientace na šířku, přizpůsobit na 1 stránku vodorovně a 4 stránky svisle, vodorovné vycentrování. Náhled zavřeme a tiskové nastavení uložíme pomocí nabídky Zobrazit Vlastní pohled. Tento pohled uložíme pod názvem Tisk na šířku. Podobně můžeme nadefinovat a uložit i jiná nastavení tisku. Další možnosti Mimo popsaných nastavení můžeme do pohledů uložit: aktivní list a aktivní buňky tj. takové, které byly vybrány při uložení pohledu 68

69 velikost a umístění ručně nastaveného okna Tip: V sešitě můžeme využívat několik listů, občas potřebujeme zobrazit všechny najednou. Provedeme následující nastavení. Pomocí nabídky Okno Nové okno zobrazíme každý z listů v samostatném okně. Z nabídky Okno dále použijeme příkaz Uspořádat (např. vodorovně). Toto nastavení uložíme pomocí nabídky Zobrazit Vlastní pohledy (třeba pod názvem Zobrazit všechny listy). Odstranění pohledu Pohled, který již nepotřebujeme, můžeme odstranit v dialogovém okně Vlastní pohledy. V seznamu jej označíme a stiskneme tlačítko Odstranit. Shrnutí Vlastní pohledy můžeme využít k tomu, abychom uložili následující nastavení provedená v sešitě: - příčky, ukotvené příčky - fitry a jejich nastavení - skryté řádky a sloupce - nastavení tisku - nastavení velikosti a polohy oken Pomocí nabídky Zobrazit Vlastní pohledy se můžeme mezi jednotlivými uloženými pohledy přepínat a vracet se tak k jednotlivým typům zobrazení. 69

70 Pracovní prostor Soubor pracovního prostoru je soubor, ve kterém jsou uloženy informace o zobrazení otevřených sešitů, aby bylo později možné pokračovat v práci při zachovaném nastavení okna, se stejnými oblastmi tisku, se stejným měřítkem zobrazení a se stejným nastavením zobrazení. Soubor pracovního prostoru neobsahuje samotné sešity. Příklad: máme tři sešity: výnosy.xls, náklady.xls a analýza.xls. Tyto sešity spolu obsahově souvisejí, potřebujeme je pro svou práci vždy otevřít a rozmístit určitým způsobem na obrazovce. Abychom tento postup nemuseli provádět vždy znovu, můžeme si informace o otevřených sešitech a rozmístění jejich souborových oken uložit jako tzv. pracovní prostor. Postup uložení pracovního prostoru je následující: 1. Uspořádáme si naše tři soubory na obrazovku tak, v jakém stavu je chceme později otevírat: 2. Z nabídky Soubor zvolíme příkaz Uložit prostor. Otevře se nám dialogové okno Uložit pracovní prostor. Přednastavený název souboru změníme na prostor.xlw. Typ souboru ponecháme nastaven na hodnotě Pracovní prostory. 3. Uložením vznikne soubor s příponou.xlw. Tento soubor můžeme otevřít přímo v Excelu pomocí příkazu Soubor Otevřít, kde v poli Typ souboru nastavíme Pracovní prostory. Jiná možnost je otevřít soubor pomocí průzkumníka... Otevřením tohoto souboru se otevřou všechny tři sešity v uspořádání podle původního vzoru včetně označené oblasti. Při ukončení práce je třeba uložit postupně uložit každý z otevřených souborů. Smazáním pracovního prostoru se nemažou soubory v něm obsažené, ale pouze nastavení uspořádání sešitů. Upozornění: názvy sešitů uložených v pracovním prostoru nelze měnit ani tyto sešity mazat. Taková změna by způsobila, že by pracovní prostor přestal fungovat. 70