Úprava seminárních prací na středních školách

Transkript

1 Mendelova zemědělská a lesnická univerzita Institut celoživotního vzdělávání SVSČ - Koordinace v oblasti ICT Úprava seminárních prací na středních školách Závěrečná práce Vedoucí práce: Ing. Ludmila Brestičová Mgr. Zdeňka Krišová Brno 2009

2 Ve své práci jsem vycházela zejména z přednášek a studijního materiálu docenta Jiřího Rybičky, kterému tímto velmi děkuji za kvalitní informace. Také děkuji Ing. Ludmile Brestičové za metodické vedení a cenné rady při tvorbě mé závěrečné práce i za veškeré informace, podněty, poznatky a její vstřícný přístup ke studentům v průběhu celého studia. 2

3 3 Prohlašuji, ţe jsem tuto závěrečnou práci vyřešila samostatně s pouţitím literatury, kterou uvádím v seznamu. V Zábřehu 8. února 2009

4 4 Abstract Krišová, Z. Computer-assisted project work processing at secondary schools. Final thesis. Brno, 2009 In my thesis I focuse on possibilities of using a PC in processing and modification of students project work files (or records of similar character). The thesis shows the importance of typography in the course of creating documents as well as the ways of its integration into the process of teaching. The main objective of my thesis was to assort various typographic rules in writing classified texts and enhance both the aesthetic and usable quality of special projects. Abstrakt Krišová, Z. Úprava seminárních prací na středních školách. Závěrečná práce. Brno, 2009 Práce se zabývá moţnostmi zpracování seminárních prací (případně prací podobného charakteru) pomocí počítače. Ukazuje význam typografie při tvorbě dokumentů a moţnosti jejího zařazení do výuky. Hlavním cílem práce bylo uspořádat různě dostupná typografická pravidla pro psaní a zpracování odborného textu, která zvýší jeho estetickou i uţitnou hodnotu.

5 5 Obsah 1 Úvod Typografie a její význam při zpracování textů Cíl práce Zařazení pravidel typografie do výuky Stavební prvky dokumentu Znak Skupiny písem Řez písma Velikost (stupeň) písma Odstavec Základní vlastnosti odstavce Vztah odstavce a stránky Stránka Vlastnosti stránky Vloţené objekty Zásady pro práci s objekty Úprava tabulek Matematické vzorce Úpravy (formátování) textu Styly Znakové styly Odstavcové styly Příklady stylů Vytvořené styly znakové Vytvořené styly odstavcové Základní pomocné nástroje Kontrola pravopisu Automatické opravy Automatické dělení slov Tezaurus synonyma Základní typografická a estetická pravidla Zásady přípravy textu Znaky, ve kterých se často chybuje Mezery Členící (interpunkční) znaménka Značky... 38

6 Čísla a číslice Úprava speciálních znaků v textu Odstranění skupin mezislovních mezer Úprava uvozovek Pouţití regulárních výrazů při nahrazování Postup při úpravě dokumentu Logická struktura seminární práce Popis částí práce Seznam literatury Kritéria hodnocení formální stránky školních dokumentů Závěr Seznam použité literatury Přílohy A Titulní strana práce B Prohlášení C Ascii kódy vybraných symbolů a písmen... 56

7 7 1 Úvod 1.1 Typografie a její význam při zpracování textů Pojem typografie pochází z řeckého typos (znak) a grafein (psát) a vyjadřuje tedy doslova způsob psaní znaků. Dnes typografie zahrnuje všechna pravidla nejen pro psaní jednotlivých znaků, ale také větších celků odstavců, stránek i celých dokumentů. Výsledkem je dokument optimálně čitelný pro člověka. Od vynálezu knihtisku se lidé snaţili, aby tiskovina byla dobře čitelná, snadno se v ní orientovalo a aby působila esteticky. V minulosti byla typografie klasické umělecké řemeslo, které se několik století vyvíjelo klidně a plynule, neboť technologie knihtisku se dlouho v zásadě neměnila. V 18. století se objevily první psací stroje a s nimi nová moţnost, jak vytvářet textové materiály. Dlouhá léta pak bylo zvykem psát texty na psacím stroji, vznikaly tzv. strojopisy. Situace se diametrálně změnila s nástupem počítačů. V první fázi byly počítače pouţívány především jako lepší psací stroje. Neměly ţádné převratné moţnosti klávesnice podobná jako na psacím stroji, znakový terminál a jednoduché tiskárny, to vše umoţňovalo tvorbu strojopisných textů. Základním typem počítačového programu pro zpracování textů je od těch dob textový editor, který zásadně pracuje se strojopisem. K nejpouţívanějším textovým editorům současnosti patří MS Word (součást kancelářského balíku MS Office) a OpenOffice.org Writer. Tyto programy postupně zcela nahradily psací stroje, neboť s nimi lze text připravit daleko jednodušeji, provádět mnoho úprav, automatizovat některé zdlouhavé a monotónní činnosti, minimalizovat počet překlepů apod. Kromě strojopisů však bylo třeba vytvářet i texty pomocí kniţního písma. K tomuto účelu byly vyvinuty tzv. systémy pro malou publikační činnost (Desk Top Publishing, DTP). DTP systémy jsou programy pro přípravu publikací. Od začátku svého vývoje byly zaměřeny na počítačovou sazbu se všemi jejími moţnostmi a pravidly. Umoţňují montáţ stránky z textu a obrázků. Mají velké moţnosti formátování a úpravy stránky (např. Adobe InDesign, Adobe PageMaker, Ventura Publisher (Corel), QuarkXPress) a poskytují kvalitní sazbu odborných textů (např. program TEX dávkový systém pro kvalitní sazbu včetně matematických výrazů). V současnosti se tedy při tvorbě textového dokumentu musíme rozhodnout mezi dvěma výstupními tvary:

8 8 strojopisným textem zpracovaným na počítači, dokumentem s knižním písmem. Strojopis má i v dnešní době uplatnění, ovšem za předpokladu, ţe je realizován počítačem se všemi uvedenými výhodami. Pro strojopisný text je závazná norma ČSN Úprava písemností zpracovaných textovými editory nebo psaných strojem, jejíž poslední verze je z roku Pouţijeme-li v dokumentu kniţní písmo, nemůţeme se řídit normou pro strojopis, protoţe je v řadě případů v přímém rozporu se zásadami sazby. Pro ni platí zcela odlišná pravidla. Pro dokumenty s knižním písmem je tedy nezbytné vycházet ze starší oborové normy (ON , 1974), k níţ se musí připojit specifikum počítačového zpracování. Jednou z nejhrubších chyb, které se dopouštějí ţáci (a nejen oni), je aplikace normy pro strojopis na texty s kniţním písmem. Také řada autorů textů soudí, ţe ţádné platné normy nejsou závazné a ţe libovolný text můţeme zhotovit bez jakýchkoliv omezení a pravidel. Navíc velké rozšíření počítačů v současné době, vývoj jejich programového vybavení a moţnost kvalitního tisku umoţňují prakticky kaţdému, aby se pustil do přípravy tiskoviny. Je řada tiskových materiálů, zejména drobnějších (pozvánky, oznámení, letáky), které si dnes připravujeme sami a ani nás nenapadne, ţe ještě docela nedávno jsme se museli obrátit na odborníky. Také rozsáhlejší dokumenty pro tisk připravujeme často na počítačích doma nebo v práci aţ do konečné podoby. Zaměřujeme se především na obsah a často si neuvědomujeme, ţe formální stránka dokumentu je také velmi důleţitá a teprve sladěním obsahu a formy vzniká kvalitní textový dokument. 1.2 Cíl práce Jsem učitelkou na Střední odborné škole v Šumperku. Škola nabízí 4 studijní obory: Sluţby cestovního ruchu, Veřejnosprávní činnost, Ochrana přírody a prostředí a Agropodnikání. Naši studenti se zúčastňují soutěţí na regionální i národní úrovni, mnoha konferencí, pracují na různých projektech, do nichţ se škola zapojila. V rámci těchto aktivit vytvářejí velké mnoţství prací textových dokumentů odlišného rozsahu a zaměření. Studenti všech oborů umí z hodin výpočetní techniky ovládat program MS Word a znají zásady práce s textem, přesto jsou jejich práce po grafické stránce značně problematické. Problémy mají i vyučující, kteří seminární (ročníkové, závěrečné aj.) práce hodnotí, neboť právě pro grafickou podobu těchto textových dokumentů neexistují na naší škole jednotná pravidla a typografii prakticky nikdo nezná.

9 9 Situaci bylo třeba řešit a vznikla myšlenka vytvořit studijní materiál pro naše studenty, který by upřesnil zásady práce s textem, doplnil a sjednotil estetická a typografická pravidla, která budou ve studentských pracích vyţadována. Tuto myšlenku jsem se pokusila zrealizovat ve své práci. Úkol to byl nesnadný, neboť typografická pravidla musíme dodrţovat při kaţdém zpracování textu s kniţním písmem. Velmi rozšířený a uţívaný program Microsoft Word však nemá dostatek sluţeb, aby správně vysadil takovíto text a zároveň je většinou jediným programem, který se při zpracování textů na osobních počítačích vyuţívá nejen na školách ale také v praxi. Dalším problémem, který jsem musela řešit, byl fakt, ţe oblast typografie je velmi rozsáhlá a sloţitá a bylo ji třeba pro školní účely značně zjednodušit a zkonkretizovat. Ţáci totiţ rádi přijímají jasná a jednoznačná pravidla, která jsou ochotni akceptovat. Zároveň jsem si ale jasně uvědomovala, ţe svoji práci musím vytvořit tak, aby byla vyuţitelná pro velkou cílovou skupinu osob. První skupinou jsou všichni ţáci školy, kteří potřebují graficky upravovat své seminární, ročníkové a maturitní práce. Další skupinu tvoří výborní ţáci naší školy, kteří školu reprezentují v různých soutěţích, projektech, mimoškolních aktivitách. Tito ţáci potřebují vytvářet kvalitní tiskoviny a potřebují daleko podrobnější a přesnější informace o formální úpravě textových prací neţ jejich spoluţáci. Třetí skupinu tvoří pracovníci školy, kteří potřebují znát základní pravidla sazby a získat potřebné vědomosti k tomu, aby byli schopni nejen texty správně upravit, ale také zhodnotit kvalitu dokumentů z hlediska typografických a estetických pravidel. Rozhodla jsem se proto, ţe se v práci zaměřím na jednoduchost a jednoznačnost, zároveň ji ale vypracuji podrobně, aby odpovídala poţadavkům všech sledovaných skupin. Cílem tohoto textu je tedy pomoci autorům rozsáhlejších textových prací, ale i hodnotitelům těchto prací, aby byli schopni určit, co má text obsahovat, jak má být upraven, a kterých chyb je nutné se vyvarovat.

10 10 2 Zařazení pravidel typografie do výuky Na školách je kladen stále větší důraz na kvalitní zpracování textů. Výuka, která zahrnuje základní typografická pravidla spolu s radami pro správné pouţití písem a jiných grafických prvků, pronikla spolu s ŠVP (školními vzdělávacími programy) uţ na základní školy. Středoškolsky vzdělaný člověk by měl kromě základních dovedností, jako jsou psaní a úprava textu, umět prezentovat svoje schopnosti kvalitním vypracováním tiskovin a odborných prací. Vlastní vypracování díla předpokládá znalost určitých pravidel týkajících se jak obsahové, tak formální stránky práce, dále seznámení s poţadovanými náleţitostmi a způsobem psaní odborného textu. Ve všech pracích (především pak odborných) jsou nepřípustné chyby významové a jazykové, ale také prohřešky proti typografickým zásadám. V některých situacích se jazyková a typografická pravidla prolínají a doplňují. Estetická a typografická pravidla a doporučení směřují k větší čitelnosti textu a zvyšují jeho uţitnou hodnotu. Odborníci dnes při přípravě tiskovin různého typu uţívají DTP systémy. Na většině škol však tyto systémy nejsou příliš rozšířené, protoţe mezi nejuţívanější programy pro úpravu textu patří programy MS Word a OpenOffice.org Writer v různých verzích. Školy, které nemají dostatek finančních prostředků na softwarové licence, volí takové programy, s nimiţ se absolventi nejčastěji v praxi setkají. Díky masivní reklamní politice jsou to produkty právě firmy Microsoft. MS Word nebo jeho silně zjednodušená varianta WordPad jsou programy vhodné pro dokumenty typu strojopis, protoţe z této koncepce vycházejí, a pro formátování kniţního písma nemají dostatek prostředků. Z tohoto pohledu je nutné k zařazení pravidel typografie do výuky přistupovat. Je třeba pro sazbu textu vyuţít všechny moţnosti Wordu, ale zároveň se snaţit vyvarovat řady závaţných typografických chyb. Není účelné, abychom ţáky zahrnuli řadou pokynů z různých norem a směrnic. Pokusíme se spíše nastínit nejzákladnější pravidla, která je nutné při úpravách textových dokumentů dodrţovat, a upozornit na časté chyby, jichţ se autoři prací dopouštějí. Odvodíme obsahová a formální doporučení, která mohou slouţit jako uţitečná pomůcka všem autorům rozsáhlejších textů a publikací. MS Word je vyučován na naší škole v rámci předmětu IKT (Informační a komunikační technologie), norma ČSN v rámci Obchodní korespondence. Ţáci, kteří vytvářejí řadu tiskových materiálů ve všech odborných i všeobecných předmětech, se seznámili s některými pravidly typografie při výuce jiţ zmiňovaného textového editoru. Při výuce obchodních dopisů a dalších firemních tiskovin poznali normu ČSN Úpravy strojopisného textu pak začali

11 uţívat při úpravě všech textových dokumentů bez rozdílu. Bylo tedy třeba vytvořit ucelený přehled všech pravidel a doporučení pro psaní textů kniţním písmem a zařadit typografická a estetická pravidla do výuky některého předmětu jako samostatný celek. To jsme se pokusili zrealizovat při tvorbě našeho ŠVP, kdy jsme do výuky přidali nový předmět Písemná a elektronická komunikace, v jehoţ rámci by se nejzákladnější pravidla sazby vyučovala. Moje práce bude základním učebním materiálem tohoto předmětu a bude slouţit jako metodický návod nejen ţákům ale také ostatním pracovníkům školy. 11

12 12 3 Stavební prvky dokumentu Datový soubor neboli dokument, je textový soubor, který vytváříme pomocí nástrojů textového editoru. Kaţdý textový dokument se skládá z prvků, které můţeme různě nastavovat a měnit. Stavebními prvky jsou znak, slovo, odstavec, stránka a vloţené objekty. 3.1 Znak Základním elementem kaţdého dokumentu je znak, písmeno. Skupiny znaků tvoří slova, která se od sebe oddělují jednou mezerou. Mezera se nikdy nepíše před interpunkčními znaménky (,. ; :!?), naopak za kaţdým znaménkem (jedna) mezera musí být. Chceme-li vzhled slova nebo skupiny slov změnit, upravíme jejich vlastnosti (tzv. formát písma). Písmo je určeno sadou (fontem, druhem písma), stylem (řezem) písma a velikostí (stupněm) Skupiny písem Druhů písem je mnoha, některá se však podobají, a lze je pro přehlednost dělit do skupin. Při základním rozdělení písma rozlišujeme: písmo strojopisné (neproporcionální), písmo knižní (proporcionální. Písmo strojopisné písmo, které navozuje dojem textu psaného psacím strojem. Základní vlastností tohoto písma je stejná šířka všech znaků, písmu se tedy také říká neproporcionální. Písmo strojopisné se dnes uţívá daleko méně neţ dříve, protoţe je hůře čitelné neţ písmo kniţní. V počítači je toto písmo reprezentováno fontem Courier New. Př. Písmo psacího stroje (neproporcionální). Písmo knižní písmo, které má pro čtenáře tu nejlepší čitelnost. Písmo má pro kaţdý znak jinou šířku a nazývá se tedy také proporcionální. Kniţní písma lze rozdělit na tyto kategorie: písma antikvová (patková), písma grotesková (bezpatková), písma ostatní.

13 13 Písmo antikvové základní tiskové písmo, má stínované tahy, které jsou zakončeny serify (patkami). Někdy se také označuje jako patkové písmo. To, ţe má stínované tahy, znamená, ţe nejsou všechny linky stejně široké. Používá se při psaní základního textu (dlouhých odstavců), protoţe je povaţováno za čitelnější neţ písmo bezpatkové. V počítači antikvu zastupují např. písma (Times New Roman, Palatino, Bookman, Garamond, Georgia). Kaţdé písmo má jiný vzhled a také poněkud jiné určení. Je proto chybou pouţívat na všechny dokumenty stejné písmo. Bookman a Garamond jsou určeny pro beletrii, Georgia jak pro beletrii, tak i pro odborné texty, Palatino pro odborné a technické texty, Times New Roman je novinové písmo pro dočasné a esteticky nevýznamné dokumenty. Groteskové písmo lineární bezpatkové písmo. Lineární znamená, ţe všechny jeho tahy (linky) jsou stejně široké. Písmo nemá ani patky ani stíny. Je velmi výrazné a používá se proto u nadpisů a nápisů. V počítači grotesk zastupují např. písma Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma atd. Obr. č. 1: Typy písma Ostatní písmo sem zahrnujeme všechna další písma, která máme k dispozici (např. písma zdobená, gotická, kaligrafická), která se hodí jen pro příleţitostné dokumenty (např. pozvánky, oznámení apod.). Pro základní text běţného dokumentu volíme zpravidla některé písmo aktikvové (pro odborný text nejlépe Georgiu nebo Palatino). Někdy se pouţívá kombinace písma antikvového a vhodného groteskového pro nadpisy, titulky a podobné doplňkové texty Řez písma Pojmem řez písma je myšlena změna podoby (modifikace) základního tvaru písma a to v několika parametrech (např. sklon, šíře znaků, provedení tahů atd.). Většina písem je v počítači v několika různých řezech: obyčejné (normal, regular), tučné (bold), kurzíva (italic), tučná kurzíva (bold italic). Různé řezy se pouţívají pro tzv. vyznačování, tedy pro zdůraznění určité části textu.

14 14 Kurzíva je hlavním vyznačovacím řezem. Chceme-li vyznačit v kurzívním textu, pouţijeme obyčejného řezu. Písmo tučné se pouţívá pro vyznačování klíčových slov nebo sousloví, která mají být patrná na první pohled (např. pojmy v učebnicích). Chceme-li vyznačovat ještě v tučném textu, pouţijeme tučnou kurzívu. Podtržení je pro vyznačování zcela nevhodné, protoţe se jím narušují dolní dotahy písmen a zhoršuje se tím výrazně čitelnost textu. Pro vyznačování jmen a názvů lze pouţít KAPITÁLKY. Pro vyznačování je moţno pouţít i tzv. prostrkávání jednotné zvětšení meziznakových mezer o cca 1 2 body při běţné velikosti písma 12 b (velikost mezery představuje % velikosti písma). Prostrkávání se uţívá i u písmene "ch" a připojených interpunkčních znamének, ale zakazuje se u čísel a iniciálových zkratek. Mezi dvěma takto vyznačenými slovy nebo mezi slovem s prostrkáváním a slovem bez tohoto vyznačení náleţí tři mezery. Prostrkávání je moţné vyuţít jen pro kratší úseky textu, protoţe zhoršuje čitelnost textu. V programu MS Word 2003 se dá prostrkávání nastavit v menu FORMÁT PÍSMO, karta PROLOŢENÍ ZNAKŮ v nabídce MEZERY. Příklad: T O T O J E P R O S T R K Á V Á N Í. Mezislovní mezery mají být v prostrkaném textu také zvětšeny o stejnou hodnotu, ve Wordu však zůstávají stejně velké. Od prostrkávaného textu se pro jeho špatné optické vlastnosti dnes, v době elektronické sazby, upouští. Textový editor MS Word dělá mezi písmeny ve slovech a mezi slovy všude stejné mezery. To se zdá být v pořádku, někdy to ale správné není, protoţe písmena nejsou stejná a některá se pak jeví opticky dále od sebe neţ jiná. Pro optické vyrovnání mezer (tzv. kerning) stačí vybrat text, který chceme upravit, a v dialogovém okně FORMÁT PÍSMO na kartě PROLOŢENÍ ZNAKŮ zaškrtnout volbu PROKLÁDÁNÍ PÍSEM VELIKOSTI. Dále stanovíme velikost písma, od které bude Obr. č. 2: Nastavení mezer mezi znaky

15 15 kerning proveden (viz obr. č. 2). Mezi často vyrovnávané dvojice patří AV nebo ij. Kerning se často uţívá u textů psaných velkými písmeny (verzálkami) nebo u nadpisů Velikost (stupeň) písma Písmo v počítači můţeme libovolně zvětšovat nebo zmenšovat. Velikost písma se udává v bodech [b]. Jeden bod je cca 0,3759 mm. Základní písmo pouţívané pro sazbu knih má stupeň 10 b. Na běţný kancelářský A4 se píše písmem velikosti 12 bodů, u nadpisů písmo zvětšujeme, naopak popisky objektů vloţených do textu, poznámky pod čarou atd. se zmenšují na 10 b. Noviny jsou psány velikostí 8 aţ 10 bodů, dětské knihy velikostí 14 aţ 16 bodů. Vţdy platí, ţe pro dostatečné odlišení písma v jednom dokumentu musí být rozdíl mezi stupněm písma alespoň 20 %. 3.2 Odstavec Odstavcem ve Wordu je část textu ukončená klávesou ENTER. Skládá se samozřejmě ze znaků, kterým můţeme nastavit vlastnosti písma. U odstavce se dají nastavit ještě další vlastnosti: zarovnání, levý a pravý okraj s odstavcovou zaráţkou, odsazení, řádkování, číslování atd. Pokud chceme změnit formát jednoho odstavce, stačí do něj umístit kurzor, více odstavců musíme před jejich úpravou označit Základní vlastnosti odstavce Pro úpravu vzhledu odstavců je potřebné nastavit řadu parametrů, u nichţ je nutné znát příslušné typografické zásady. Nastavení parametrů odstavce provádíme pomocí nabídky FORMÁT ODSTAVEC (viz obr. č. 3). Obr. č. 3: Nastavení vlastností odstavce

16 16 Oddělení odstavců Odstavec vţdy tvoří určitou ucelenou myšlenku, měl by být v textu tedy dobře rozpoznatelný. Pro dostatečné oddělení odstavců se uţívá jeden ze dvou způsobů: odstavcová zarážka, odstavcové odsazení. Odstavcová zarážka speciální mezera, která se vkládá před první řádek odstavce. Slouţí k optickému oddělení odstavců. Její velikost tedy musí být dostatečná, aby oči spolehlivě rozpoznaly začátek odstavce, avšak ne příliš velká, aby se nerozpadla jednotnost sazby. Při běţné velikosti písma 12 b a standardní délce řádku by měla být max. 0,85 cm. Odstavcové odsazení vertikální mezera mezi dvěma po sobě jdoucími odstavci. Její velikost je určena zejména hodnotou řádkování. Volí se tak, aby mezera mezi odstavci byla dostatečně zřetelná, avšak nikoliv příliš velká. Při běţné velikosti písma bývá nastavena na 6 12 bodů. Řádkování Řádkování je vzdálenost po sobě jdoucích řádků odstavce. Je nastavováno podle způsobu sazby. Dnes se nejčastěji pouţívá tzv. volná sazba, při níţ je vzdálenost dvou po sobě jdoucích řádků mírně větší neţ velikost pouţitého písma. Většinou se volí řádkování rovno 120 % velikosti písma, které nejlépe vyhovuje optimální čitelnosti. V programu MS Word neuţíváme nastavení pro psací stroj (tj. řádkování jednoduché, jedna a půl, dvě či násobky), ale pouze volbu PŘESNĚ nebo NEJMÉNĚ. Okraje Pro běţný text jsou prakticky vţdy nulové. Existují však případy, kdy je potřeba určité odstavce opticky odlišit (např. tzv. seznamy a výčty zde se nastavuje levý okraj nenulový, pravý nulový). Zarovnání odstavce Text můţe být v odstavci zarovnán čtyřmi způsoby: zarovnání vlevo, zarovnání vpravo, zarovnání na střed, zarovnání do bloku.

17 17 Zarovnání vlevo levý okraj je zarovnaný, pravý není (tzv. sazba na prapor vpravo). Pouţívá se často při sazbě do uţšího rozměru (více sloupců či malý formát). Jedinou nevýhodou je nezarovnaný pravý okraj. Zarovnání vpravo pravý okraj je zarovnaný, levý není (tzv. sazba na prapor vlevo). Pouţívá se výjimečně a u krátkých textů (např. u citátů, věnování, popisků objektů). Zarovnání na střed text je zarovnán na středovou osu. Pouţívá se zejména u nadpisů, titulků a podobných objektů. Zarovnání do bloku oba okraje jsou zarovnány. Pouţívá se nejčastěji, neboť je nejpřijatelnější pro běţný text. Zarovnání se dosahuje tím, ţe se mění mezislovní mezery (zvětšují se nebo zmenšují), coţ sniţuje čitelnost textu. Je tedy nutné toto zarovnání pouţít pouze s nastavenou funkcí DĚLENÍ SLOV (viz obr. č. 17). Odrážka a číslování odstavců Vlastností odstavce jsou i pouţité odráţky nebo automatické číslování odstavců, které vybereme v nabídce FORMÁT ODRÁŢKY A ČÍSLOVÁNÍ. Delší text se obvykle člení na části, které se pro zvýšení přehlednosti číslují. Způsob číslování se řídí těmito zásadami: Části textu se označují údaji složenými z arabských číslic, které se člení tečkami (tzv. desetinné číslování). Uvnitř údaje se za tečkou nedělá mezera. Číslování na každém stupni začíná jedničkou, k označení úvodu se může použít nula. Na konci číselného výrazu se tečka nepíše. Mezi číslem a textem se dělá rozšířená mezera (její šířka odpovídá velikosti písma textu). Přehledy a obsahy se píší od levého okraje se zřetelem k nejdelšímu číselnému označení. Číslování nebo odráţky slouţí k zadávání výčtů. Začátek a konec výčtu se od předchozího textu odděluje svislou mezerou. Jednotlivé body výčtu se označují arabskými anebo římskými číslicemi, písmeny abecedy, pomlčkami nebo jinými značkami. Při vnoření výčtů do sebe a při vyuţití velkých a malých písmen, římských a arabských číslic se uţívá tento postup: velká písmena, římské číslice, arabské číslice, malá písmena. Za velké písmeno, za římské a arabské číslice náleţí tečka,

18 18 za malé písmeno se můţe připojit kulatá závorka. Za tečkou a závorkou se vynechává mezera (viz obr. č. 4). V případě odráţkových seznamů platí tato pravidla: tato číslování jsou nepřípustná Jsou-li položky nevětné, píší se malým písmenem, oddělují čárkami a za poslední se píše tečka. Jsou-li položky seznamu větné, píší se jako věty s velkým písmenem na začátku a s tečkou na konci. Například: Naše agentura pronajímá sportovní potřeby: Obr. č. 4: Formátování výčtů tenisové rakety, golfové hole, gumové míčky. Hráči se shodli na následujících pravidlech: Ve hře se budou střídat podle věku, počínaje nejstarším. Komu padne šestka, musí oběhnout hřiště. Komu padne jednička, jednou nehraje. V celém textu je nezbytné dodržovat jednotnou úpravu výčtů. Jedná-li se o nečíslované výčty, je nezbytné jednotně určit, kterým znakem začínají poloţky na první úrovni, kterým na druhém apod. U číslovaných výčtů dodrţujeme identický způsob číslování na jednotlivých úrovních. Přehledy se řadí stupňovitě nebo od levého okraje. Speciálním druhem přehledů je obsah. Jeho úprava můţe být dvousloupcová, kde v jednom sloupci je název kapitoly, ve druhém pak číslo stránky, kde kapitola začíná. V odborné literatuře přibývá ještě číslo kapitoly, které se umisťuje před jejím názvem. Pro přehlednost mohou být názvy kapitol včetně čísla stránky zvýrazňovány. V obsahu nebo přehledu se

19 19 volí desetinné číslování názvů kapitol, které se řadí od levé svislice, text nadpisů je zarovnán také od levé svislice se zřetelem k nejdelšímu číselnému označení. Obsah lze vytvořit pomocí značek tabulátorů nebo přes stejnojmennou kartu OBSAH v nabídce VLOŢIT ODKAZ REJSTŘÍK A SEZNAMY. Příklad obsahu: 0 Úvod Psací stroje Rozdělení psacích strojů Psací stroje podle pohonu Ruční psací stroje Elektrické psací stroje Stroje podle účelu pouţití Kancelářské psací stroje Vztah odstavce a stránky Na kartě TOK TEXTU máme moţnost nastavit zejména vztah daného odstavce a stránkového zlomu. Stránkový zlom (konec stránky) můţe některé odstavce rozdělit na dvě části. Je nepřípustné, aby na konci stránky zůstal pouze první řádek odstavce nebo na začátku nové stránky pouze poslední (tzv. východový) řádek odstavce. Za odstavcem, který představuje nadpis, musí na téţe straně následovat ještě začátek dalšího odstavce (nejméně tři řádky). Některé zvláštní odstavce nesmí být nikdy rozděleny koncem stránky (například nadpisové odstavce, odstavce tvořící tabulku). Kaţdý odstavec musí být tedy vybaven parametry, které upravují výskyt stránkového zlomu uvnitř nebo v jeho okolí (viz obr. č. 5). Obr. č. 5: Nastavení stránkového zlomu

20 20 Pole KONTROLA OSAMOCENÝCH ŘÁDKŮ zajišťuje, ţe první ani východový řádek odstavce nezůstane osamocen na stránce. Zatrţením nabídky SVÁZAT ŘÁDKY docílíme toho, ţe uvnitř odstavce nedojde ke stránkovému zlomu. Moţnost SVÁZAT S NÁSLEDUJÍCÍM pohlídá, ţe daný odstavec nikdy nebude na konci stránky. Obě tyto volby jsou vhodné pro běţné nadpisy. Volba VLOŢIT KONEC STRÁNKY PŘED je uţitečná pro nadpisy nejvyšší úrovně, které vţdy začínají na nové stránce. V nadpisech se také často pouţívá další pole BEZ DĚLENÍ SLOV, jehoţ zatrţením zajistíme, ţe se v tomto odstavci nikdy nepouţije dělicí algoritmus. 3.3 Stránka Stránka je prostor, do kterého píšeme text. Můţeme určit její velikost, orientaci (zda bude na výšku či na šířku), okraje a další vlastnosti Vlastnosti stránky Stránku upravujeme přes SOUBOR VZHLED STRÁNKY, zde lze nastavit: velikost stránky, orientaci stránky, okraje stránky. Velikost stránky je většinou dána pouţitou tiskárnou, určuje se nejčastěji označením odvozeným z technické dokumentace, tzv. řadou A. Nejběţněji pouţívaný formát je A4. Stránky lze tisknout jednostranně i oboustranně. Obr. č. 6: Vlastnosti stránky

21 21 Okraje stránky vymezují prázdné místo po stranách. Jsou většinou nutné z technického i estetického hlediska. Standardně jsou nastaveny na 2,5 cm (viz obr. č. 7), ale mohou být různé na všech stránkách dokumentu. Zrcadlové okraje vznikají tak, ţe v místě vazby se přidá okraj na svázání dokumentu. Vnitřní okraje musí být proto zvětšeny právě o tuto vazbu. Okraje pro stránku formátu A4 je doporučeno volit v poměru 3 : 4 : 5 : 7 nebo v poměru 2 : 3 : 4 : 5 (tj. levý okraj : horní okraj : pravý okraj : dolní okraj). Pro konečné hodnoty okrajů lze tedy pouţít např. následující hodnoty: vnitřní okraj 35 mm (včetně cca 15 mm zapuštění do vazby), vnější okraj cca 20 mm, horní okraj 30 mm, dolní okraj 50 mm. Obr. č. 7: Nastavení okrajů stránky Záhlaví a zápatí stránky nastavujeme přes nabídku ZOBRAZIT ZÁHLAVÍ A ZÁPATÍ. Záhlaví je text umístěný nad horním okrajem stránky, ale ještě v tisknutelné oblasti. Zápatí je naopak pod spodním okrajem stránky. Záhlaví i zápatí (přesněji pata stránky) můţe obsahovat libovolný text a nastavuje se většinou najednou pro celý dokument. Záhlaví a zápatí se pouţívají pro zvýšení přehlednosti textu. V záhlaví se často objevuje název kapitoly společně s číslem stránky. Pokud je dokument formátován jako dvoustranný, pak na levé stránce je informace o názvech kapitol, na pravé stránce o názvech podkapitol. Číslo stránky se obvykle umisťuje na vnější okraj. Záhlaví můţe být od hlavního textu opticky odděleno linkou. V patě stránky se obvykle kromě čísla stránky další údaje neuvádějí.

22 22 Pokud chceme, aby další text dokumentu pokračoval na začátku další stránky, je chybou dostat se na další stránku vkládáním prázdných odstavců. Provedeme uživatelský přechod na novou stránku. Stiskneme CTRL + ENTER a tím vloţíme na pozici kurzoru znak Konec stránky. Stejný úkon můţeme udělat také přes nabídku VLOŢIT KONEC KONEC STRÁNKY. 3.4 Vložené objekty Do textu můţeme pro jeho oţivení a zvýšení názornosti vkládat různé objekty: tabulky, obrázky, grafy, schémata, matematické vzorce. Objekty, které v textovém editoru vytvoříme, v něm můţeme také libovolně upravovat. Vloţené objekty z jiných programů nemůţeme v textovém editoru upravovat vůbec nebo jen velmi omezeně Zásady pro práci s objekty Pro umisťování objektů na stránce a členění dokumentu platí několik zásad: Zásada 1: Základním poţadavkem z hlediska typografie je jednotnost významově shodných objektů v textu. Všechny tabulky by tedy měly mít podobný vzhled a podobné umístění, stejně tak obrázky (jednotná velikost, posazení, popisky) a matematické výrazy (velikost, způsob sazby). Zásada 2: Pokud strana obsahuje jeden dominantní prvek (název dokumentu), měl by být umisťován v optickém středu, který je nad středem geometrickým (viz obr. č. 8). Obr. č. 8: Optický střed Zásada 3: Nejdůležitější nadpisy nebo objekty by měly být v textu umístěny na tzv. zlatém řezu (viz obr. č. 9). Obr. č. 9: Zlatý řez

23 23 Zásada 4: Pokud je v textu více objektů, měly by jejich okraje být v lince. Kdyţ je na obrázku pohybující se předmět nebo někam hledící člověk, měl by pohyb (pohled) směřovat dovnitř knihy (viz obr. č. 10). Zásada 5: Popisky objektů se dávají do textových polí pod objekty, píší se menším písmem neţ je základní text (někdy i kurzívou) a nepíše se za nimi tečka. Popisky se zarovnávají k levému nebo pravému okraji textového pole (viz obr. č. 11) a číslují se, mají vždy jednotnou formu platnou pro celý dokument. Zásada 6: Většinou se snaţíme, aby objekty nebyly obtékány textem. Jednotná úprava na šířku stránky nebo na rozměr poloviční s dvěma objekty vedle sebe se jeví jako nejjednodušší varianta. Obr. č. 10: Vlastnosti objektů Obr č. 11: Nastavení popisek Úprava tabulek Tabulky jsou běţnou součástí odborných textů. Text v buňkách tabulek se sází stejným typem, avšak menší velikostí (stupněm) písma neţ je základní text. Buňky záhlaví jsou odlišeny tučným řezem písma. Názvy sloupců v hlavičce tabulky a názvy řádků začínají velkým písmenem, názvy podsloupců u sloţeného záhlaví mají malé počáteční písmeno. Záhlaví je od zbývající části tabulky odděleno dvojitou nebo tučnou čarou. Čísla v tabulkách musí být zarovnána vodorovně i svisle na střed buňky a současně na desetinnou čárku, jednotlivé trojice řádů jsou odděleny zúţenými mezerami (symetricky od desetinné čárky). Textové údaje v tabulce jsou zarovnány vodorovně k levému okraji buňky a svisle na střed. Samotné tabulky jsou v textu umístěny jednotným způsobem (nejčastěji na střed nebo na celou šířku stránky).

24 Matematické vzorce Jedná se obvykle o objekty, které se nejobtíţněji umisťují do textu. Jsou svázány řadou velmi striktních pravidel, mnoho z nich není Word schopen jednoduše realizovat. Rozlišujme tyto způsoby umístění matematických výrazů: textová matematika výraz je součástí odstavce, vysazená matematika výraz je umístěn samostatně mezi odstavce. Textová matematika vyţaduje takovou sazbu, která co nejméně naruší text odstavců. Je pochopitelné, ţe se vyhýbáme zlomkům s vodorovnou zlomkovou čarou, odmocninám, integrálům, sumám apod., v případě nutnosti matematické symboly píšeme menším typem písma, jinak ale musí být stejné jako okolní text (tj. zejména stejný řez, typ písma, správné mezerování). Vysazená matematika je realizována externími programy, které matematické vzorce vkládají jako samostatné objekty. Matematický výraz lze technicky realizovat ve Wordu dvěma způsoby: zápisem speciálních znaků, pomocí externího programu Editor rovnic. Pro zápis speciálních symbolů, které vkládáme přímo do textu odstavce (pouţitelné pro jednodušší vzorce) vyuţijeme nabídku VLOŢIT SYMBOL, kartu SYMBOLY písmo SYMBOL (při vkládání speciálních znaků přímo z fontu lze zvolit odpovídající font). Editor rovnic nalezneme v nabídce VLOŢIT OBJEKT. Tento externí program dodá do dokumentu objekt se vzorcem, jehoţ konstrukce se provádí podle jiných pravidel neţ konstrukce okolního textu. Je potřeba tedy ve spuštěném Editoru rovnic upravit některá nastavení (zejména písmo) tak, aby matematické výrazy odpovídaly základnímu písmu dokumentu. Výrazy se většinou umisťují na střed stránky a oddělují se od okolního textu svislou mezerou.

25 25 4 Úpravy (formátování) textu Delší texty je výhodné nejprve napsat (vytvořit tzv. holý text, na němţ nebyly provedeny ţádné úpravy) a teprve potom provádět vizuální úpravy textu. Takovým úpravám se říká formátování textu. 4.1 Styly Pro efektivní formátování textu slouţí ve Wordu mechanismus tzv. stylů. Pod pojmem styl zde chápeme souhrn parametrů popisujících vlastnosti odstavce nebo části odstavce. Pro úpravu části odstavce slouţí znakový styl, pro úpravu celého odstavce pak odstavcový styl. U delších dokumentů je technologie stylů velmi uţitečná a přináší uţivateli velkou úsporu času. Proto budeme pro jakékoliv úpravy textu styly vţdy pouţívat Znakové styly Znakové styly pouţijeme nejčastěji pro změnu řezu písma uvnitř odstavce, tj. pro vyznačování. Z typografického hlediska je naprosto nezbytné, aby stejný druh vyznačení v celém textu vypadal naprosto stejně. K tomu se pouţívají znakové styly. Pro kaţdý druh vyznačení si vytvoříme jeden styl, pojmenujeme jej a přiřadíme příslušným částem textu. Z technického hlediska se jedná o jednodušší typ stylu. U něj si zároveň ukáţeme celý postup práce se styly, který vyuţijeme i u stylů odstavcových. Obr. č. 12: Okno styly a formátování Vytvoření a úprava stylů se provádí z nabídky FORMÁT STYLY A FORMÁTOVÁNÍ. Při volbě této sluţby se zobrazí okno STYLY A FORMÁTOVÁNÍ, v němţ máme k dispozici aktuální styl v místě kurzoru v textu, moţnost vytvoření nového stylu a seznam jiţ vytvořených stylů (viz obr. č. 12). V obrázku je vidět situace po najetí myši na jeden ze zobrazených stylů zobrazí se kompletní popis vlastností stylu a moţnost styl vybrat v textu, upravit, aktualizovat podle výběru nebo odstranit. Chceme-li nějaký styl nově vytvořit, stiskneme tlačítko NOVÝ STYL. Dostaneme se do dialogového okna, v němţ lze nastavit základní

26 26 vlastnosti daného stylu. Na obr. č. 13 je vidět situace, kdy byl vybrán nový styl a v nabídce TYP STYLU byla zvolena moţnost znak. V tomto případě se tedy jedná o tvorbu znakového stylu. Obr. č. 13: Nastavení vlastností stylu Políčko NÁZEV naplníme názvem nově vytvářeného stylu. Pod tímto názvem jej pak můţeme vyhledat v seznamu stylů (v okně STYLY A FORMÁTOVÁNÍ nebo v příslušné nástrojové liště). Velmi důleţitý je seznam STYL ZALOŢENÝ NA. V něm můţeme vybrat styl, jehož vlastnosti se zkopírují do nově vytvářeného stylu. Změna těchto vlastností v předchozím stylu se projeví i ve stylu následném, který je na původním stylu zaloţen! Zděděné vlastnosti tak můžeme ovlivňovat ve více stylech současně jedinou změnou určitého parametru. V části FORMÁTOVÁNÍ máme moţnost zjednodušeně zvolit typ písma, velikost a řez písma. Dále je k dispozici náhled stylu a popis jeho vlastností, v dolní části dialogu jsou tlačítka OK (pouţijeme při ukončení práce na stylu), STORNO (pouţijeme pro odmítnutí všech změn, které jsme doposud provedli), FORMÁT (jeho pomocí nastavíme veškeré parametry), dále zaškrtávací pole PŘIDAT DO ŠABLONY a AUTOMATICKY AKTUALIZOVAT.

27 27 Všechny styly, které si vytvoříme, se dají sdruţovat do tzv. šablony (předlohy). Styl je základním prvkem všech šablon. Pole PŘIDAT DO ŠABLONY připojí styl k šabloně dokumentu. Pole AUTOMATICKY AKTUALIZOVAT umoţňuje měnit parametry stylu podle ručního nastavení v tom místě dokumentu, kde byl daný styl aplikován. Nastavení všech parametrů stylu zajišťuje tlačítko FORMÁT. Při jeho stisku se objeví nabídka se sedmi poloţkami, z nichţ jsou u znakových stylů dostupné a pouţitelné jen tři: PÍSMO, OHRANIČENÍ a JAZYK. Lze tedy znakovému stylu přiřadit jen tyto tři skupiny parametrů. Vloţení stylu do textu provedeme tak, ţe označíme (myší, klávesnicí) zvolený text a vybereme styl z nabídky stylů v okně STYLY A FORMÁTOVÁNÍ. Od této chvíle je text formátován vybraným stylem a okamţitě nabývá vizuální podoby, která je ve stylu nastavena. Přiřadíme-li takto styl například deseti místům v textu, všechna budou mít stejný vzhled. Co je však nejdůleţitější, vzhled všech těchto míst můţeme naráz změnit, kdyţ změníme některý parametr stylu! Tím zajistíme jiţ uvedené typografické pravidlo, ţe text stejného významu bude mít vţdy i stejný vzhled. Chceme-li se přesvědčit, ţe určitému textu je přiřazen daný styl, stačí do textu umístit textový kurzor a v příslušné nástrojové liště se objeví jméno přiřazeného stylu. Bohuţel se však nedá zjistit, jaký odstavcový styl je přiřazen v místě, v němţ je současně přiřazen znakový styl, neboť ten má při určování stylu přednost. Styl z jednoho místa textu lze kopírovat jinam tlačítkem KOPÍROVAT FORMÁT. Postup je jednoduchý. Umístíme kurzor do místa, z něhoţ chceme styl převzít, zvolíme tlačítko pro kopírování formátu a umístíme kurzor do cílového místa Odstavcové styly Všechny uvedené parametry lze nastavovat u odstavcových stylů. Ke třem skupinám parametrů znakových stylů: PÍSMO, OHRANIČENÍ, JAZYK přibývají další čtyři skupiny parametrů: ODSTAVEC, TABULÁTORY, RÁM, ČÍSLOVÁNÍ. Stejně jako styly znakové i styly odstavcové mají moţnost parametry dědit, coţ je zde vyuţíváno v daleko hojnější míře. V následujících příkladech ukáţeme, jak lze odstavcové a znakové styly nastavovat a vhodně kombinovat a dědit jejich parametry.

28 Příklady stylů Vytvořené styly znakové Řekněme, ţe v dokumentu potřebujeme 3 typy vyznačení: vyznačení písmem tučným pro zvýraznění slov nebo sousloví, která mají být patrná na první pohled, vyznačení kurzívou pro delší úseky textu a vyznačení kapitálkami pro názvy voleb v nabídkách programu. V této chvíli je velmi důleţité si uvědomit, které vlastnosti mají být na sobě nějak závislé. Především musíme dodrţet typografická pravidla, je tedy nezbytné, aby řezy byly odvozeny z typu písma, kterým je psán okolní text. Vytvoříme tři styly: Zvýraznění, ve kterém definujeme základní vlastnosti všech znakových stylů, Zvýraznění1 s řezem tučným, Zvýraznění2, v němţ nastavíme kapitálky a Zvýraznění3 s kurzívním řezem. Začneme stylem Zvýraznění. V nabídce FORMÁT- STYLY A FORMÁTOVÁNÍ tlačítkem NOVÝ STYL zobrazíme dialog NOVÝ STYL, zde nastavíme: TYP STYLU znak, dále NÁZEV STYLU Zvýraznění a v seznamu STYL ZALOŢENÝ NA vybereme úplně první poloţku Standardní písmo odstavce, která zaručuje, ţe se převezme písmo okolního odstavce. Tlačítkem FORMÁT a následnou volbou JAZYK nastavíme češtinu. Opět tlačítkem FORMÁT, avšak tentokrát následnou volbou PÍSMO zobrazíme dialog pro nastavení písma zde zvolíme typ písma Georgia, velikost 12 b. POZOR! Do ostatních políček nic nevyplňujeme, neboť bychom tím zabránili zdědění ostatních parametrů písma z odstavce! V popisu stylu si můţeme zkontrolovat nastavení. Objeví se tam text: písmo tohoto stylu odstavce + písmo: Georgia, 12 b, Čeština. Víme tedy, ţe kromě převzatých parametrů okolního písma bude nastavena čeština a písmo Georgia velikosti 12 b. V dialogovém okně NOVÝ STYL stiskneme tlačítko OK a styl je hotov. Zvýraznění Zvýraznění1 Zvýraznění2 Zvýraznění3 Obr. č. 14: Hierarchická struktura znakových stylů Obdobně budeme postupovat při tvorbě dalších znakových stylů. Styl Zvýraznění1 bude mít v seznamu STYL ZALOŢENÝ NA poloţku Zvýraznění, tím převezme parametry tohoto stylu, pouze změníme řez na tučný. Podobně budeme postupovat i v případě stylu Zvýraznění2. Styl bude zaloţen opět na Zvýraznění, pouze nastavíme řez na kapitálky. U posledního znakového stylu Zvýraznění3 změníme řez na

29 29 kurzívu. Nyní vyzkoušíme návaznosti vytvořených stylů a jejich parametrů. Změníme například typ písma ve stylu Zvýraznění. Ihned po provedení změny se upravily také styly Zvýraznění1, Zvýraznění2 a Zvýraznění3, protoţe parametr typ písma byl díky návaznosti stylů zděděn. Nejlépe to uvidíme, pokud vloţíme styly do textu, neboť text formátovaný vybraným stylem nabývá vizuální podoby, která je ve stylu nastavena Vytvořené styly odstavcové Představme si dokument tvořený z odstavců běţného textu, mezi nimiţ jsou nadpisy tří úrovní. Běţný text vysázíme některým serifovým písmem (např. Georgia), vzhledem k formátu papíru A4 volíme velikost 12 b. Odstavce budou zarovnány do bloku, s řádkováním 14 b odsazením za odstavcem 12 b. Dále nastavme kontrolu osamocených řádků. Všechny tyto parametry nadefinujeme do stylu Základ, který bude stavebním prvkem celého dokumentu. Nadpisy budou tučné, zarovnány vlevo s desetinným číslováním. Nadpis nesmí zůstat na konci stránky, text nadpisu nesmí být přerušen koncem stránky. Vlastnosti všech nadpisů shrneme do stylu Nadpisy. Pro hlavní nadpis nastavíme velikost písma 16 b a odsazení za odstavcem 24 b, tento nadpis by měl vţdy začínat na nové stránce. Nadpis niţší úrovně bude mít velikost písma 14 b a odsazení před odstavcem 18 b, odsazení za odstavcem 12 b. Nadpis nejniţší úrovně se bude lišit od předchozího pouze velikostí písma 12 b. Všechny uvedené parametry nastavíme ve stylech N1, N2 a N3. Vytváření jednotlivých stylů začneme u stylu Základ. Budeme postupovat takto: Z nabídky FORMÁT STYLY A FORMÁTOVÁNÍ tlačítkem NOVÝ STYL zobrazíme dialog NOVÝ STYL. Typ stylu je odstavec. V poli NÁZEV STYLU zapíšeme Základ. V seznamu STYL ZALOŢENÝ NA musíme zajistit, aby tento styl nenavazoval na parametry jiného stylu, abychom měli jistotu, ţe všechno, co nastavíme, budeme mít pod kontrolou. Zvolíme tedy úplně první poloţku (ţádný styl). Seznam STYL NÁSLEDUJÍCÍHO ODSTAVCE nebyl u znakových stylů dostupný, vysvětlíme tedy jeho smysl. Informaci pouţijeme v této situaci: vkládáme text z klávesnice a styl právě psaného odstavce je Základ. Stiskneme-li klávesu ENTER, současný odstavec se ukončí a začne nový. To ovšem znamená, ţe nový odstavec také musí obdrţet nějaký styl. Jméno stylu pro tento nový odstavec tedy nastavíme v tomto seznamu. Je přirozené, ţe po odstavci ve stylu Základ obvykle následuje další odstavec ve stylu Základ, v seznamu tudíţ vybereme tento styl. Naproti tomu u nadpisů se předpokládá, ţe následující odstavec jiţ nebude nadpisem stejné úrovně, proto bude styl následujícího odstavce odlišný.

30 30 Nastavení parametrů provedeme stejně jako u znakových stylů tlačítkem FORMÁT. Po vytvoření stylu Základ uzavřeme všechna dialogová okna a přiřadíme nový styl všem odstavcům textu. Přiřazování odstavcového stylu je moţné provést stejně jako u znakového stylu, tedy označením textu a výběrem ze seznamu stylů. Protoţe však odstavcový styl platí pro celý odstavec, není nutné v případě jednoho odstavce označovat text, stačí jen kamkoliv do odstavce umístit kurzor. Pokračujeme tvorbou stylu Nadpisy. V dialogu NOVÝ STYL nastavíme základní vlastnosti: NÁZEV STYLU Nadpisy, v seznamu STYL ZALOŢENÝ NA zvolíme Základ, v seznamu STYL NÁSLEDUJÍCÍHO ODSTAVCE zvolíme Základ. Dále nastavujeme jen parametry odlišné od zděděných hodnot. V dialogu PÍSMO nastavíme pouze tučný řez, v dialogu ODSTAVEC nastavíme zarovnání vlevo, svázat řádky a poloţku svázat s následujícím (karta TOK TEXTU). Zvláštností tohoto stylu je, ţe nebude přiřazen ţádnému odstavci textu, slouţí pouze k soustředění všech parametrů společných všem nadpisům. Z něj tedy odvodíme další tři styly pro konkrétní typy nadpisů styl N1, N2 a N3. Pokračujeme tvorbou stylů N1, N2 a N3. V dialogu NOVÝ STYL nastavíme základní vlastnosti: NÁZEV STYLU, v seznamu STYL ZALOŢENÝ NA zvolíme Nadpisy. Dále nastavujeme jen parametry odlišné od zděděných hodnot. V dialogu PÍSMO nastavíme příslušnou velikost a v dialogu ODSTAVEC příslušná odsazení (před a za odstavcem). U nadpisu nejvyšší úrovně, tedy N1 zatrhneme na kartě TOK TEXTU volbu VLOŢIT KONEC STRÁNKY PŘED, která zajistí, ţe tyto nadpisy budou začínat vţdy na nové stránce. Je také vhodné, aby nadpisy měly jinou pozici v tzv. osnově textu. To zařídíme nastavením v seznamu ÚROVEŇ OSNOVY, kde zvolíme pro styl N1 hodnotu Úroveň 1, pro styl N2 hodnotu Úroveň 2 a pro styl N3 hodnotu Úroveň3. Tato nastavení se projeví například při zobrazení dokumentu formou osnovy. Základ Nadpisy Při návrhu všech stylů daného dokumentu je třeba vycházet z toho, jaké typy odstavců dokument obsahuje. Ke kaţdému typu odstavce vytvoříme odpovídající styl a tyto styly uspořádáme tak, aby se kaţdý parametr dokumentu nastavoval v určitém stylu pouze jednou a do všech potřebných stylů se zdědil. N3 N1 N2 Obr. č. 15: Hierarchická struktura odstavcových stylů

31 31 V našem příkladu se typ písma nastavuje pouze ve stylu Základ a toto nastavení se promítá do všech ostatních stylů, nebo tučný řez pro všechny nadpisy se nastavuje jen ve stylu Nadpisy apod. S vyuţitím vhodných parametrů znakových a odstavcových stylů jsme schopni správně zformátovat text včetně nadpisů. V mnoha zejména odborných dokumentech se však nacházejí rovněţ další prvky tabulky, obrázky a matematické výrazy, u nichţ můţeme vytknout některé společné vlastnosti (např. podobné umístění, jednotná velikost, popisky). Tyto objekty lze chápat jako odstavce a těm lze také přiřadit vhodné styly. V některých případech Word při vloţení určitého textu automaticky přiřadí předdefinovaný styl. Jedním z takových případů je vloţení poznámky pod čarou. Z nabídky VLOŢIT ODKAZ POZNÁMKA POD ČAROU můţeme do vhodného místa textu vloţit odkaz na poznámku pod čarou. Samotný text poznámky i odkaz na poznámku jsou však automaticky formátovány předdefinovanými styly Text pozn. pod čarou (odstavcový, zaloţen na stylu Normální) a Značka pozn. pod čarou (znakový, zaloţen na stylu Standardní písmo odstavce). Vzhledem k tomu, ţe podle typografických pravidel musí být poznámka pod čarou sázena stejným typem písma jako běţný text, je zcela nepřijatelné, aby její styl byl odvozen z jiného stylu. Ztratili bychom tak moţnost ovládat změnou parametrů ve stylu Základ celý dokument, neboť poznámky pod čarou by byly formátovány zcela nezávisle. Proto je nezbytné, aby i styl Text pozn. pod čarou byl navázán na Základ s jedinou změnou nastavení, a to zmenšením stupně písma na 10 b. Úpravu provedeme pomocí poloţky ZMĚNIT v dialogu STYLY A FORMÁTOVÁNÍ. Po úpravě dostáváme celý dokument opět pod kontrolu (viz obr. č. 16). Obdobnou operaci bychom provedli i se znakovým stylem Značka pozn. pod čarou. Tento styl je odvozen z předdefinovaného znakového stylu, který například napevno definuje typ písma Times New Roman, coţ je pro ovládání dokumentu nepřijatelné.

32 32 Normální Základ Nadpisy Text. pozn. pod čarou N1 N2 N3 Obr. č. 16: Návaznost odstavcových stylů Podobným způsobem jsou vkládány automatické styly pro běţná záhlaví, obsahové poloţky, čísla stránek apod. Všechny musíme po jejich automatickém vloţení přesunout do vlastní stylové hierarchie. 4.3 Základní pomocné nástroje MS Word obsahuje mnoţství pomocných nástrojů, které nám usnadňují práci s textem a poskytují důleţité informace. Většinou se jejich volby nacházejí v nabídce NÁSTROJE Kontrola pravopisu Zvolíme NÁSTROJE PRAVOPIS nebo klávesu F7. Editor začne procházet celý dokument od začátku a ukazuje nám slova, která povaţuje za chybu. Projdeme tak celý dokument a získáme jistotu, ţe jsme ţádnou chybu nepřehlédli. Správná slova přeskakujeme nebo přidáváme do slovníku, chybná opravujeme. Často je výhodnější nastavit místo ruční kontroly pravopisu kontrolu průběţnou v nabídce NÁSTROJE MOŢNOSTI, záloţka PRAVOPIS, políčko AUTOMATICKÁ KONTROLA PRAVOPISU. POZOR! Ne všechny chyby dokáže Word opravit.

33 Automatické opravy Nastavujeme přes NÁSTROJE MOŢNOSTI AUTOMATICKÝCH OPRAV. Textový editor MS Word sám opravuje slova, která jsou očividně chybou. Přesněji má v sobě seznam běţných chyb a správných slov. AUTOMATICKÉ OPRAVY provádějí opravy slov bez našeho vědomí, coţ můţe někdy způsobovat problém a být naopak chybou. Příkladem je zapnutá volba VELKÁ PÍSMENA NA ZAČÁTKU VĚT, která zobrazuje po kaţdé tečce velké písmeno (např. 1. Ledna). Je lepší ji vypnout. Další slova a slovní spojení, ve kterých často chybujeme, můţeme do seznamu častých chyb doplnit. AUTOMATICKÉ OPRAVY se tak stávají silným nástrojem při správné tvorbě dokumentu Automatické dělení slov Nachází se v poloţce NÁSTROJE JAZYK DĚLENÍ SLOV. Editor automaticky dělí slova na konci řádku podle našeho nastavení (viz obr. č. 17). Pro správné rozdělení slova systém pouţívá dělicích vzorů pro daný jazyk. Je nutné správně nastavit jazyk, v němţ je příslušný text zapsán (FORMÁT JAZYK). Můţeme povolit nebo zakázat dělení slov psaných velkými písmeny (iniciálové zkratky se dělit nesmí, lze to v celém textu zakázat). Nikdy slova nedělíme vložením spojovníku (znaménka minus, dělítka)! Pokud bychom pak do odstavce něco dopsali, můţe dělítko vyjít doprostřed řádku, coţ nebude dobře vypadat. Při automatickém dělení rozdělovník zmizí, jakmile nebude na konci řádku. Pokud systém dělí slovo jinak neţ by měl, lze dělicímu procesu pomoci vloţením volitelného rozdělení. Je to zvláštní znak vkládaný z nabídky VLOŢIT SYMBOL, karta SPECIÁLNÍ ZNAKY. Dostane-li se tento znak do blízkosti konce řádku, systém bude v tomto místě slovo dělit, v jiném místě jsou automaticky všechna dělení zakázána. Připravené hodnoty většinou vyhovují, zmenšení šířky oblasti pro dělení slov způsobí hladší pravý okraj, ale více rozdělených slov. Dělení slov je vázáno typografickým pravidlem, které stanovuje, ţe maximální počet po sobě jdoucích řádků končících rozdělovníkem nebo drobnou interpunkcí je tři. Označené slovo se dá rozdělit i ručně přes tlačítko RUČNĚ. Obr. č. 17: Nastavení funkce DĚLENÍ SLOV