Studijní materiály k e-learningovému kurzu Prezentační dovednosti

Transkript

1 Studijní materiály k e-learningovému kurzu Prezentační dovednosti 2013 RENTEL a.s. Odborné praxe jsou realizovány v rámci klíčové aktivity Odborné praxe CS studenti VŠ projektu Budoucnost technických oborů reg.č.: CZ.1.07/2.4.00/ , jehož příjemcem je VUT v Brně. 1

2 Obsah 1 ZÁKLADY ÚSPĚŠNÉ PREZENTACE Úspěšný řečník Neverbální komunikace První dojem Barvy Oční kontakt Základní postoj Verbální komunikace Hlas Naslouchání Specifika dospělého publika Pozornost a paměť Styl přijímání informací Bariéry a jejich překonávání Pojmy k zapamatování PŘÍPRAVA PREZENTACE Proč Kdo Co Pomůcky Kde Pojmy k zapamatování STRUKTURA PREZENTACE Zahájení Úvod a hlavní body Shrnutí a závěr Otázky Pojmy k zapamatování PROBLÉMY A NEPŘÍJEMNÉ SITUACE Transakční analýza Tréma a stres Problémové typy účastníků Syndrom vyhoření Prevence syndromu vyhoření Pojmy k zapamatování

3 1 Základy úspěšné prezentace Záměr kapitoly První kapitola představuje základní kameny úspěšné prezentace. Zjistíte, jak můžete prostřednictvím řeči těla i slov znásobit účinek svého projevu. Shrneme si specifické vlastnosti dospělého publika a jak s nimi pracovat. Naučíte se rozlišovat tři typy lidí podle způsobu vnímání informací a připravíte si prezentaci tak, aby byla pro všechny typy zajímavá. Cíle Na konci této kapitoly budete schopni: 1) používat řeč těla ke zvýšení účinku své prezentace, 2) zpracovat srozumitelnou přípravu prezentace, 3) popsat specifika dospělého publika, 4) popsat tři základní typy vnímání informací. Doba 1 hodina 30 minut 1.1 Úspěšný řečník Prezentační dovednosti do značné míry určují náš úspěch a spokojenost v zaměstnání. Schopnost srozumitelně, jednoznačně a přesvědčivě předat klíčové informace pozitivně ovlivňuje výsledek jednání s klienty, obchodními partnery, nadřízenými i kolegy. Je to dovednost, kterou se může naučit opravdu každý člověk. U úspěšného řečníka můžeme odhalit pět klíčových dovedností: 1. stále svou prezentaci (své prezentační dovednosti) vylepšuje 2. má naprosto jasno v tom, čeho chce dosáhnout prostřednictvím prezentace 3. informace podává v krátkých logicky uspořádaných blocích 4. nabízí různé úhly pohledu na téma prezentace (obrázek č. 1) 5. věří v úspěch své prezentace

4 Obr. č. 1 Různé úhly pohledu v prezentaci A ještě jedna věc je velmi důležitá, znalost sama sebe. Každý člověk, který se připravuje na veřejné vystoupení, musí dobře znát zvuk svého hlasu, přednosti i nedostatky své postavy, charakteristická gesta, schopnost komunikace s publikem atd. Musíme dobře znát svůj osobní styl prezentace, který zaručí oboustranné pohodlí pro nás i naše posluchače. Výsledkem bude prezentace na profesionální úrovni. Úkol Proto dříve než začnete procházet tímto kurzem, otestujte svou aktuální úroveň prezentačních dovedností. Test je rychlý, nezávazný, výsledky okamžité, avšak pouze orientační. Pokud chcete získat opravdu reálnou představu o svých prezentačních dovednostech, při první příležitosti své vystoupení zaznamenejte na kameru a záznam důkladně zhodnoťte. Řekněte si, jaké jsou vaše přednosti a kde vidíte naopak slabiny. Pak se rozhodněte pro jednu věc, kterou při příštím vystoupení zlepšíte. Prezentaci opět natočte a postup opakujte. Příklad Přibližně před rokem a půl jsem byla na firemním setkání se zákazníky. Cílem setkání bylo představení klíčových produktů společnosti. Organizátor oslovil jednoho ze svých předních zákazníků a požádal ho o prezentaci, v níž zhodnotí svou spokojenost s produktem. Na tuto prezentaci dodnes nezapomenu. Byla brilantní. Stručná, zábavná a názorná. Řečník postupně ukázal přibližně 5 snímků s citáty, které přesně vystihovaly klíčové body realizace projektu. Zaměřil se pouze na informace z kategorie musí znát. Informace, které je dobré taky vědět nabídl v diskusi v závěru prezentace. Výzkumy ukazují, že posluchači jsou schopni najednou vstřebat maximálně 4 až 5 klíčových sdělení. Proto se zaměřte pouze na podstatné body a jejich dostatečné vysvětlení. Úkol Vzpomeňte si na nejlepší prezentaci, kterou jste zažili v uplynulém roce. Proč byla podle vás tak dobrá? Co vám dala (informace, klíčové sdělení, pobavení, argumenty)? Jakou měla strukturu? Jaké audiovizuální pomůcky mluvčí používal? Své postřehy si zapište a při první příležitosti se inspirujte. 1.2 Neverbální komunikace Ukazuje se, že největší vliv na výsledek prezentace (cca 55%) má neverbální a paraneverbální komunikace tzv. řeč těla (mimika, gestika, pachy a vůně, styl oblékání, společenské vystupování atd.).

5 Na druhém místě (cca 38%) posluchače výrazně ovlivní náš hlas, to jak s ním pracujeme. Jak přecházíme z tóniny do tóniny tzv. modulace hlasu. Jakou má náš hlas melodii tzv. intonace. Zda srozumitelně vyslovujeme tzv. artikulace. Pro lepší zapamatování používáme zkratku M-I-A (modulace, intonace, artikulace). Mimochodem, pro práci s hlasem platí, že člověk, který hovoří pomaleji a hlubším hlasem, je vnímán jako silná a důvěryhodná osobnost, která si zaslouží dostatečnou pozornost. Slova, která sdělujeme během prezentace, mají překvapivě pouze 7% účinek. Zjednodušeně lze říci, že značná část naší image závisí na tom, jak vypadáme a zníme, než na tom, co říkáme. Obr. č. 2 Složky komunikace Ve srovnání s dorozumíváním prostřednictvím slov je neverbální komunikace vývojově starší, bohatší a pravdivější. Zpravidla ji nedokážeme tak dobře ovládat, abychom přesvědčivě obelhali druhou stranu. Je známo, že když člověk cítí nesoulad mezi slovním sdělením a neverbálním signálem, pětkrát častěji uvěří právě neverbálnímu sdělení než slovům. Pro řečníka je důležité, aby se naučil rozumět a mluvit řečí těla. Podívejme se, jaké nástroje máme v mimoslovní komunikaci k dispozici. Největší význam je připisován výrazům tváře (mimika) a sdělení očí. Pak se posluchači soustředí na gesta (gestika) a doteky (haptika). Poslední informace získávají z pohybů celého těla (kinezika), postoje a pozice (prosturologie) a vzdálenosti (proxemika). Řečníci mohou pomocí těchto nástrojů výrazně ovlivnit dynamiku a účinek vystoupení První dojem První dojem rozhoduje. Vytváří se právě na základě komunikace neverbální (mimoslovní např. gesta, mimika) a paraneverbální (např. vůně). Výzkumy ukazují, že lidem stačí k prvotnímu ohodnocení člověka a vytvoření prvního dojmu pouhých 5 10 sekund. Do sekund se jim tento podvědomý názor potvrdí nebo jej podle okolností lehce upraví. Vždy jsou ale připraveni jej kompletně změnit. Proto je důležité soustředit se na to, jak můžeme vytvoření prvního dojmu pozitivně ovlivnit. Kromě promyšlené přípravy úvodních vět je důležitý i náš vzhled. Samozřejmostí je kvalitní péče o tělo tzn.

6 pleť, účes a fyzickou kondici. Publikum od řečníka očekává, že bude ctít základní pravidla společenského chování a má vytříbený osobní styl oblékání. Platí, že řečník by měl být vždy oblečen raději o jeden stupeň lépe než posluchači. Pro formální prezentaci je u muže žádoucí tmavý oblek, bílá košile a karmínová nebo šarlatová kravata s decentním vzorem. Ponožky by měly být tmavě modré nebo černé a bez vzorku. Boty černé a pečlivě vyleštěné. Ženy mohou kombinovat blejzrová saka se sukněmi, kalhotové kostýmky a šaty. Barvy oblečení by měly ladit s barvou vlasů, očí a pleti Barvy Barvy hrají v životě lidí obrovskou roli. Působí na naši psychiku, ovlivňují nejdříve naše podvědomí a přenášejí informace přímo do mozku. Nepřímo ovlivňují úsudek náš i našich posluchačů. Podle švýcarského profesora Lűschnera si barvu vybíráme podle toho, co potřebuje naše osobnost, nikoliv jaká barva se nám líbí. Barva oděvu je největší vnímanou plochou na našem těle. Vhodně zvolenou barvou můžeme vyvolat v posluchačích dojem, který posílí žádoucí účinek naší prezentace. Znalost psychologie barev nám také pomáhá při počátečním seznamování s posluchači. Vysvětlíme si nyní, jak jsou obvykle některé barvy vykládány. 1 Bílá barva je synonymem čistoty, ctnosti, dokonalosti, nevinnosti, spolehlivosti a pravdomluvnosti. Mají ji rádi lidé otevření, upřímní a nekompromisní vůči sobě i ostatním, se sklonem k altruismu. Vytváří pocit čistoty a ochoty ke změnám. Žlutá barva povzbuzuje, varuje, rozveseluje. Vyjadřuje radost, optimismus a touhu po svobodě. Vyvolává v nás ostražitost, proto se používá pro barevné označení. V ostatních může řečník ve žlutém oblečení vyvolávat neklid. Růžová je barva pozitivní. Uklidňuje a podporuje tvůrčí schopnosti. Je symbolem intuice. Prozrazuje sentimentalitu, jemnost, bezbrannost a ohleduplnost. Teplé odstíny působí hravě a emotivně. Studená růžová je elegantní. Červená barva může ve větším množství působit agresivně. Je vhodná, pokud chceme získat pozornost, uznání a moc. Mají ji rádi lidé, kteří jsou často impulzivní a nekompromisní. Svým nejbližším ale projevují něžnost a srdečnost. Význam červené barvy záleží hodně na odstínu. Teplé odstíny tj. červenožluté, rajčatové vyvolávají vzrušení a touhu, upoutávají mužskou pozornost. Studené tj. modročervené odstíny vyjadřují energii, vřelost, talent a odvahu. Upřednostňují je právě ženy. 1 Režná-Kubicová, R., Homolová, L. Profesionální image osobnosti. Orlová: CIT OUT, 2007, s

7 Modrá je barvou důvěry, jistoty, úcty a respektu. Mají ji rádi lidé opatrní, rozvážní s často bohatým vnitřním světem. V modrém oblečení budete působit hloubavěji a moudřeji. Posluchači se budou cítit pohodlně a uvolněně. Pro setkání obchodního rázu a konzervativnější povolání je vhodná námořnická modř. Vzbuzuje respekt a vážnost. Vrcholový management, bankéři a právníci volí tmavě modrou barvu. Je barvou tradice, solidnosti a autority. Světle modrá probouzí hravost, vzbuzuje laskavost a dojem čistoty. Jednou z nejoblíbenějších odstínů modré je tyrkysová. Symbolizuje prestiž, finanční úspěch, sebevyjádření. Podporuje sebevědomí, fantazii a spontaneitu. Dokáže potlačit trému, zdrženlivost. Vzbuzuje přátelské city a sympatie. Zelená je příjemná uklidňující barva. Vyjadřuje vstřícnost, pochopení a otevřenost. Představuje kreativitu, citlivost a ochotu pomáhat druhým. Je spojována s novým začátkem. Můžeme v ní proto působit nezrale a nezkušeně. Raději ji nepoužíváme na prezentace, přijímací pohovory a situace, kdy žádáme o peníze a jiné výhody. Hnědá je příjemná, neformální a nevýrazná barva. Lidé v hnědé barvě působí spolehlivě, vyrovnaně, trpělivě a klidně. Hnědá barva signalizuje přístupnost a povzbuzuje k rozhovoru. Šedá barva vyjadřuje kultivovanost, tendence k neutralitě, opatrnost a ochotu ke kompromisům. O lidech, kteří se oblékají výhradně do šedé, se tvrdí, že mají sklon k potlačování a omezování sebe sama, trpí nejistotou a strachem ze života. Černá barva bez doplňků působí smutně až depresivně. Je však oblíbenou a spolehlivou základní barvou. Milovníci černé se vyznačují citlivostí a sklony k tajemství. Baví je filozofování. Jsou skvělými vyjednavači. Obecně se doporučuje kombinovat max. tři různé barvy. Pro vystoupení před početnějším publikem jsou vhodné střední tóny modré barvy, která působí komunikativně. Přístupnost, přátelskost a vlídnost mluvčího podporuje tlumená růžová, korálově červená a broskvová barva, pastelové barvy a barvy se žlutým základem. Pocit autority a rozhodnosti navodíme vhodnou kombinací světlých a tmavých barev. Všeobecně se na veřejné proslovy a jiná vystoupení doporučují barvy, které vyvolávají pozornost, vzrušení, zaujetí a vyvolají příznivou reakci: tmavě modrá, černá, červená, žlutá, sytě růžová, středně až námořnicky modrá, modrozelená.

8 Obr. č. 3 Barvy vhodné pro prezentaci Pro zájemce Více o barvách, jak je vnímáme, o psychologii barev a osobnostní typologii, o charakteristice žen podle oblíbené barvy a charakteristice mužů podle barvy automobilu, o působení barev v prostoru, barevnosti v oblékání při obchodním jednání a o významu barev v různých kulturách si můžete přečíst v knížce Průvodce úspěšnou komunikací, která je částečně k nahlédnutí na internetové adrese Oční kontakt Oční kontakt má zásadní význam pro účinek prezentace. Pomáhá nám udržovat aktivní pozornost všech posluchačů. Pohledy rozdělujeme rovnoměrně po celém publiku tzv. technika maják. Představte si, že jste maják a vaše oči jeho světlo, které klouže po hladině moře. Na každého posluchače se dívejte 2 až 3 vteřiny. Delší pohled může být nepříjemný a druhá strana si jej může vykládat jako výzvu či drzost. Výjimkou je, pokud posloucháme něčí hovor. V tomto případě pohled smí trvat nejdéle sedm vteřin. Tím, že řečníka sledujeme, dáváme najevo zájem. Pochybnosti u posluchačů můžeme vyčíst také z toho, že se na nás dívají s mírně přivřenými horními víčky. 2 Abychom navázali oční kontakt s co největším počtem posluchačů, můžeme využít působení tzv. aura efektu. Náš pohled do publika se automaticky rozptýlí na více osob, než které je přímo určen. Osoby, které sedí v těsné blízkosti, mají pocit, že se díváte právě na ně. Jsou situace, kdy je oční kontakt s posluchači nežádoucí. Pokud například potřebujete, aby se posluchači na chvíli zamysleli, je lepší oční kontakt úplně přerušit. Naopak na rušivé posluchače se díváme upřeně a současně se k nim co nejvíc přiblížíme. Svůj význam má kromě délky pohledu i pohyby očí různými směry. Podle psychologů máme v sobě ukrytou podvědomou potřebu pohledem lokalizovat to, o čem mluvíme. Minulost vnímáme vlevo, 2 Langová, D. Oči vás mohou u pohovoru prozradit. MF DNES, Dostupné na

9 budoucnost vpravo. Pokud se díváme vlevo dolů, vracíme se do našich skutečných vzpomínek. Při mluvení pravdy pracuje více paměť, při lhaní nebo fabulaci zapojujeme více část mozku zodpovědnou za fantazii. Díváme se zpravidla vpravo dolů Základní postoj Vzpřímeným postojem a správným dýcháním zlepšíte zvuk svého hlasu a získáte potřebnou duševní rovnováhu. Stojíme mírně rozkročeni, hlavu držíme zpříma, váha těla je rovnoměrně rozložená (obě nohy zatěžujeme stejnou vahou), nehrbíme se, nekrčíme, nenakláníme na jednu stranu, paže máme volně spuštěné podél těla, používáme přiměřená vstřícná gesta, oční kontakt průběžně rozdělujeme mezi posluchače, od publika zachováváme přiměřenou vzdálenost. Pomocí signálů těla můžete mezi svými posluchači rychle odhalit člověka, kterého jste zaujali. Jeho vstřícný postoj vám může pomoci překonat počáteční nervozitu. Pozitivním signálem například je, když má sedící osoba přehozenou nohu přes nohu a její horní koleno ukazuje vaším směrem, podpírání hlavy dlaní nebo také naklonění hlavy na stranu. Pro zájemce Bruno, T., Adamczyk, G. Řeč těla: přesvědčte svou mimikou, gesty a držením těla. Praha: Grada, Černý, V. Řeč těla. Praha: Computer Press, Hartley, M. Řeč těla v praxi. Praha: Portál Jamesová, J. Řeč těla. Jak vzbuzovat příznivý dojem. Alman, Morris, D. Bodytalk = Řeč těla. Praha: IŽ, s. Řeč těla. Komunikace je hra 12/13. TV pořad České televize, Ke zhlédnutí na internetu. Tegze,O. Neverbální komunikace. Brno: Computer Press, s. Thiel, E. Mluvíme tělem: řeč těla prozradí víc než tisíc slov. Praha: Knižní klub, s. Valenta, J. Manuál k tréninku řeči lidského těla. Kladno: AISIS, s. 3 Langová, D. Oči vás mohou u pohovoru prozradit. MF DNES, Dostupné na

10 1.3 Verbální komunikace Tajemství úspěšného slovního vyjadřování spočívá ve schopnosti sdělit základní myšlenku tedy jasnou, jednoduchou a jednoznačnou větu, která vyjadřuje, co chceme říci. Vyvarujte se vedlejších vět, slovní vaty a vodopádu cizích slov. Mějte stále na paměti, že čím více mluvíte, tím méně si posluchači zapamatují. Nadbytečná slova násobí délku sdělení a rozmělní jeho účinek. Pomoci nám může tzv. metoda pěti vět. Spočívá v tom, že o problému řekneme pouze pět vět. V první větě uvedeme posluchače do tématu. Ve druhé, třetí a čtvrté větě vyslovíme argumenty a v páté větě shrneme hlavní myšlenku. Stále máme na paměti smysl prezentace. Úkol Vysvětlete pojem neverbální komunikace. Použijte právě 18 slov: Svou definici zkraťte na 12 slov, aniž změníte podstatu: Svou definici zkraťte na 6 slov, aniž změníte podstatu: Svou definici zkraťte na 3 slova, aniž změníte její podstatu: Hlas Důležité je mít rád a pravidelně pečovat o svůj hlas. Pomocí jednoduchých cvičení můžete rozvinout působivé vlastnosti svého hlasu. Váš hlas může být bohatší a zajímavější. Příklad Cvičení Big Ben 4 vychází z jednoduché metody, jak snížit polohu hlasu a zvýšit jeho přizpůsobivost. Opakujte ho po sobě čtyřikrát až pětkrát, jednou až dvakrát denně. Výsledek se určitě brzy dostaví. Pohodlně se posaďte. Hrudník a bránice nechejte úplně uvolněné. Nyní začněte svým přirozeným tónem hlasu prozpěvovat stále se opakující spojení ding, dong, bing, bong a postupně hlas snižujte. Pokračujte tak dlouho, až dosáhnete nejnižšího tónu, který jste schopni ze sebe vydat, aniž přepínáte hlasivky. Pak postupujte stejným způsobem, tentokrát po stupnici směrem vzhůru. Pro zájemce Maříková, M. Rétorika. Manuál komunikačních dovedností. Professional publishing, Přeučil, J. Kouzlo rétoriky. Frýdek-Místek: Alpress, Svobodová, M. Mluv, mluv zajímáš mě. Praktický průvodce mluveným projevem. Praha: Pragoeduca, Umění prezentace. Komunikace je hra 5/13. TV pořad České televize, prezentaci. Praha: Portál, Vymětal, Jan. Průvodce úspěšnou komunikací. Efektivní komunikace v praxi. Praha: Grada, Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat a přesvědčit. Praha 2003, s. 120.

11 1.3.2 Naslouchání Aktivní naslouchání je dovednost, která se získává velmi obtížně, ale pro úspěšnou komunikaci je klíčová. Vytváří dobrou obousměrnou komunikaci a přispívá k řešení problémů a efektivnímu plánování. Znamená to, že dokážeme být vnímaví a pozorní k osobě, která hovoří. Vlastní myšlenky a názory předkládáme, až partner úplně dokončí svou myšlenku. Druhého člověka můžeme přerušit pouze ve třech případech: 1. uráží nás chováním nebo slovy, 2. opakuje se (spirála), 3. soustavně přerušuje náš výklad. 5 Nejčastěji se setkávám s druhou situací. Řečník si musí uvědomit, že pokud mnohomluvného a stále se opakujícího účastníka taktně nepřeruší, může ztratit čas a pozornost celé skupiny. Přitom jej stačí požádat o shrnutí klíčových bodů např. Dovolte mi, abych vás přerušila. To hlavní, co chcete zdůraznit (na co nás chcete upozornit), je za prvé Je to tak?. Slovně můžeme dát účastníkům najevo, že jim nasloucháme například pomocí: doslovného zopakování řečeného (echo), zpětnou vazbou, jak to vidíme my (reflexe), shrnutím podstatného (sumarizace), pobídkami, aby účastník uvažoval dál, co by bylo, kdyby (povzbuzování). V řeči těla se aktivní naslouchání projevuje: uvolněným držením těla, klidným přerušovaným vizuálním kontaktem, přiměřenými úsměvy a přikyvováním. Výzkumy ukazují, že až 80% lidí neumí naslouchat. 6 Stěží zachytíme 30% toho, co slyšíme. 7 Jedním z důvodů může být i to, že v našem mozku vznikají myšlenky 3 až 4 krát rychleji než mluvíme. To svádí 5 O Brienová, Paddy. Pozitivní řízení. Asertivita pro manažera. Management Press, 2003, s Vymětal, Jan. Průvodce úspěšnou komunikací. Efektivní komunikace v praxi. Praha: Grada, Barták, Jan. Základní kniha lektora/trenéra. Praha: Votobia 2003.

12 k tomu, abychom si již připravovali odpověď, zatímco druhý mluví, nebo dokonce mysleli na něco zcela jiného. Výsledek naslouchání komplikuje také to, že zvuky jsou zpracovávány podle představ posluchače nikoliv reality odesílatele. Naše představy o tom, co si druhý skutečně myslí, naše domněnky a podvědomé asociace, které v nás slova druhého člověka vyvolávají, jsou zabijáky účinného dorozumívání. To zda a nakolik nás budou účastníci prezentace skutečně poslouchat, záleží na: významu informace pro posluchače, novosti zajímavosti informace, hlasitosti projevu, osobnosti (naší i účastníka), způsobu prezentace sdělení, očekávání účastníků od prezentace, vnímavosti a ochotě naslouchat, duševní svěžesti a aktivitě účastníků. Pro zájemce Nichols, Michael P. Zapomenuté umění naslouchat. Proč naslouchání vztahům prospívá. Praha: Návrat domů, O Brienová, Paddy. Pozitivní řízení. Asertivita pro manažera. Management Press, 2003, s Umění naslouchat. Komunikace je hra 4/13. Pořad České televize, Specifika dospělého publika Úspěšný řečník potřebuje také dostatečné znalosti a dovednosti z oblasti kognitivní psychologie s přihlédnutím k dospělé populaci. Rychlost vstřebání informací závisí na senzomotorických a tělesných funkcích. S přibývajícím věkem například klesá rychlost vnímání, snižuje se rychlost úkonů, stoupá tzv. reakční doba, zvyšuje se unavitelnost organismu, zhoršuje se sluch a zrak. 8 8 Petřková, A. Psychologické základy vzdělávání dospělých. Olomouc 2000, s. 6.

13 Více než 85% informací vnímáme zrakem. Pouze 7 11% informací získáváme čistě odposlechem. Průměrný posluchač si z verbální prezentace vybaví po třech hodinách 70% informací. Po třech dnech je to již jen 10%. Z vizuální prezentace si po třech hodinách zapamatuje 75%, po třech dnech až 20%. Pokud propojíme mluvené slovo s vizuálními pomůckami, posluchač si po třech hodinách je schopen vybavit 85% obsahu, po třech dnech téměř 66%. Proto je pro úspěšnou prezentaci tak důležitý správný výběr a použití vizuálních pomůcek. 9 čas slovo obraz slovo + obraz po třech hodinách 70% 75% 85% po třech dnech 10% 20% 66% Tabulka č. 1 Účinnost prezentace S přibývajícím věkem ubývá v populaci počet lidí se zdravým zrakem. V dospělosti se postupně prodlužuje doba reakce na změnu osvětlení a snižuje ostrost vidění. Největší pokles ostrosti vidění nastává mezi 45 a 55 rokem. Proto je nezbytné pomáhat posluchačům překonávat zrakový handicap například: kvalitní úpravou vizuálních materiálů (dostatečná velikost písma, kvalitní kopie dokumentů), zajištěním optimální světelné pohody (dostatečná intenzita světla, správné stínění, směřování a rovnoměrné rozptýlení světla) drobnými radami, jak odstranit pocit zrakové únavy (krátké přestávky, zavření očí, pohled do dálky atp.). Zrak a sluch jsou komplementární, to znamená, že každý z nich zlepšuje vnímání podnětu tím druhým smyslem. Poruchy sluchu sice nepostihují tak velkou část populace, jako je tomu u zrakových vad, ale týkají se až 51 % sedmdesátníků. Zhoršené vnímání mluvené řeči u starších lidí způsobuje obtížnější rozlišování některých souhlásek. Proto je důležité během prezentace mluvit pomalu, srozumitelně a dostatečně hlasitě. Senzomotorická činnost závisí na aktuálním fyziologickém stavu posluchačů. Výzkumy potvrzují, že pohybová a reakční rychlost vrcholí kolem dvaceti let. Na dosažené úrovni stagnuje až do padesáti let. Potom pozvolna klesá. Jde však o velmi individuální záležitost. Je prokázáno, že čtvrtina padesátníků si uchovává senzomotorickou aktivitu na úrovni mladých dospělých. Rychlost senzomotorického učení klesá po třicítce. Koordinační přesnost se zhoršuje po čtyřicítce a obojí po padesátce. Výkon se zpomaluje, roste však úsilí o jeho preciznost a tím se zmenšuje počet chyb. Ztrátu rychlosti nelze změnit, je třeba ji respektovat. Optimální podmínky pro vnímání prezentace můžeme posluchačům vytvořit např. tím, že jim předložíme výrazné, jednoznačné informace, a poskytneme jim dostatek času k jejich zapamatování. S rostoucím věkem se tempo řeči zvolňuje, klesá pružnost hlasových chrupavek a hlas se stává vyšší. Zvyšuje se počet slov, které si je člověk schopen vybavit nebo rozpoznat. Obojí se však zpomaluje. 9 Bradbury, A. Jak úspěšně prezentovat přesvědčit. Praha: Computer Press, 2003, s. 61

14 Dospělý je schopen zařadit stále větší počet informací do širších logických a smysluplných celků a zobecnit je Pozornost a paměť Schopnost soustředit se na konkrétní činnost se s věkem zvyšuje. Naopak klesá schopnost vnímat více podnětů najednou. Schopnost přijímat, vybírat a zpracovat informace závisí také na dosavadních životních zkušenostech, aktuálních aktivitách a zájmech posluchače. Vnímání dospělých účastníků prezentace je přesnější a objektivnější než u mladších lidí. 10 Paměť se postupem věku mění. Přechází z mechanické polohy spíše na schopnost logického uspořádání učiva. Dospělí posluchači si lépe pamatují abstraktní pojmy. Rozvíjí se tzv. profesní paměť. 11 Jedná se o speciální zaměření paměti, které se u dospělého utváří a rozvíjí v souvislosti se stálým opakováním úkonů a činností při výkonu povolání Styl přijímání informací Rozlišujeme tři základní typy lidí podle ukládání nových informací do paměti: zrakový, 2. sluchový, 3. motorický typ. Zrakový typ posluchače (40 55%) vstřebává informace převážně pomocí grafických zobrazení, textů, schémat, tabulek a video ukázek. Při prezentaci jej poznáte podle toho, že klidně sedí, pozoruje mluvčího, častěji mrká, dýchá v horní polovině těla a rychle. Má sklon mluvit vyšším hlasem, rychle a přímo k věci. Obléká se tak, aby zaujal. Má často vzpřímené držení těla. Vyžaduje řád, pořádek a jasné, nejlépe psané instrukce. Mluví o tom, jak věci vypadají: Vypadá to, jako Vidíte to také tak? Při prezentaci ocení: obrázky, schémata, textový podklad, rekvizity, video. 14 Sluchový typ posluchače (40 30%) si více informací zapamatuje ze zvukových signálů. Pokud si něco chce zapamatovat, zpravidla si nahlas předříkává a opakuje. 10 Petřková, A. Psychologické základy vzdělávání dospělých. Olomouc 2000, s Palán, Z. Lidské zdroje. Výkladový slovník. Dostupné z 12 Palán, Z. Strategie a rozvoj lidských zdrojů výkladový slovník Dostupné z 13 Kontakt prostřednictvím smyslů. Portál Dostupné z 14 Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál, 2007, s. 52

15 Během vaší prezentace jej poznáte podle toho, že naklání hlavu na stranu (nastavuje preferenční ucho) případně si pohrává se svým ušním lalůčkem. Zpravidla nesleduje mluvčího. Dívá se do strany a přerušuje oční kontakt, aby se soustředil. Mluví stejně elegantně, jako se obléká. Dokáže být velmi přesvědčivý. Má příjemný a podmanivý hlas. Mluví poněkud pomaleji a dýchá zpravidla ze spodní části hrudníku. Obtížně udržuje tělo v klidné poloze. Tento typ posluchače má zpravidla potíže v klasickém prostředí. Mluví o tom, jak věci znějí: Nelíbil se mi tón jeho hlasu. To, co řekl, mi znělo povědomě. Úplně mi vzala řeč. Při prezentaci ocení: hudební pozadí při přestávkách a podávání občerstvení, zvukové efekty, zvukové triky, mluvené slovo, zvukomalebná slova. 15 Dotykový typ posluchače (20 15%) si nejlépe zapamatuje na základě pocitů, chutí, pachů a hmatových počitků. Informace si zapisuje. Od ostatních jej rozeznáte podle výraznější gestikulace, nepravidelných pohybů, třením paže či nohy a hlubšího hlasu. Obléká se pohodlně a funkčně. Obvykle mluví velmi pomalu anebo se vyžívá v detailech. Na vstřebání informací zpravidla nepotřebuje absolutní klid. Preferuje netradiční místo a polohu. Potřebuje mít volnost pohybu. Mluví o tom, jaký má z věcí pocit: Jsem vážně nakloněn tomu, dát mu ještě příležitost. Pokračujme s chladnou hlavou a soustředěním. Při prezentaci ocení: hudbu pro dotvoření atmosféry, letáky, vzorky, modely, dárky, slovní popisy, historky, metafory, alegorie, pachy, chutě, zapojení všech smyslů a vyvolání představy pocitů horka, chladu a bolesti. 16 Při prezentaci je důležité oslovit všechny typy posluchačů. Dát jim příležitost, aby viděli, slyšeli a zažili. Úkol Vyplňte Test stylu ukládání informací do paměti. Získáte informaci o tom, jaký způsob zapamatování preferujete. Vizuální styl Často Někdy Zřídka nebo nikdy Lépe si pamatuji informace, když si je zapíšu Udržím pozornost lépe, když se dívám na lidi Pro práci potřebuji klidné místo Když si vybavuji informace, představuji si stránky v materiálech Když se učím nové informace, musím si dělat poznámky Hudba nebo okolní zvuky mne při studiu ruší Nepochopím vždy pointu vyprávěného vtipu Do materiálů si kreslím na okraj listu Mám problém udržet pozornost při přednáškách Barvy na mne silně působí Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál, 2007, s Townsend, J. Prezentace. Praha: Portál, 2007, s. 52

16 Celkem Auditivní styl Mé písemné poznámky vždycky vypadají neupraveně Když čtu, používám záložku Neřídím se dobře písemnými pokyny Když něco slyším, pamatuji si to Psaní mi vždycky dělalo problémy Často zaměňuji písmena, když čtu Raději se učím poslechem, než četbou Nedokážu příliš dobře interpretovat individuální řeč těla Obtížně se mi čte drobný text nebo kopie špatné kvality Oči se mi rychle unaví (i když zdravotně jsem v pořádku) Celkem Motorický /dotykový styl Začínám úkol, aniž si přečtu pokyny Nevydržím sedět u pracovního stolu delší dobu Raději se nejdřív podívám na vzor, ukázku a pak to udělám sám Při řešení problémů používám metodu pokus omyl Rád se učím ze skript (učebnice), když trénuji na rotopedu Když se učím, často dělám přestávky Je pro mne obtížné poskytnout informace v krocích (postupně) Mám rád/a sport a jsem dobrý/á v různých sportech Když něco popisuji, hodně používám gesta Musím přepsat ručně nebo na počítači své poznámky, abych si upevnil/a nové vědomosti. Celkem Sečtěte body v každé kategorii. Výrazná inklinace znamená, že u jednoho typu dosáhnete 21 a více bodů. Nejvyšší skóre ukazuje na nejefektivnější způsob, jak získáváte informace. Druhé nejvyšší skóre je způsob, jak můžete posilovat ten první způsob zapamatování informací. Vzájemně se doplňují Bariéry a jejich překonávání Dospělí lidé jsou náročnými a kritickými posluchači. Mají často bohaté pracovní i životní zkušenosti, různou úroveň znalostí a dovedností, ustálený hodnotový systém a motivaci. To vše může být pro řečníka příležitost i nebezpečí. Zájem o nové informace se v průběhu lidského života vyvíjí. Zda a nakolik nás posluchač vnímá, může ovlivnit i to, v jaké etapě dospělosti se právě nachází. Počátek dospělosti (přibližně od 20 do 30 let) charakterizuje vysoká vitalita a tvůrčí svěžest. Růstové fyziologické změny a intelektuální rozvoj pokračují. Hlavním motivem chování je snaha po sebeuplatnění a sebeprosazení. Je to doba začínající profesionalizace a zahájení naplňování individuálních životních plánů. Z hlediska vzdělávání má mladší dospělý velmi dobré předpoklady k přijímání nových informací. Vzdělání pokládá za prostředek k dosažení vytyčených cílů. V období od 30 do 45 let dochází k ustálení v partnerské i profesní oblasti. Jsme povahově vyrovnanější, získáváme mnoho životních zkušeností, efektivněji hospodaříme se svými fyzickými silami a zastáváme důležité funkce v zaměstnání, politickém i veřejném životě. Učení spojujeme

17 s pracovním postavením. Získané poznatky chceme využít při řešení konkrétních úkolů v zaměstnání. Je zde viditelný sklon k prakticismu. Ve věku od 45 do 60 let přicházejí tělesné potíže, ubývá energie. Kompenzují to bohaté životní i pracovní zkušenosti, svědomitost a stálejší postoje. V zaměstnání již zpravidla zastáváme vedoucí místa. Věnujeme se řídícím, organizačním a reprezentačním činnostem. Uvědomujeme si potřebu hlubšího vzdělání. Upřednostňujeme individuálně organizované kurzy krátkodobějšího charakteru. Při prezentaci je třeba brát v úvahu i další rysy dospělých posluchačů: preference praxe, často kritický přístup k teorii, nechuť k mechanickému osvojování informací, důraz na smysluplnost a osobní přínos prezentace, zájem ekonomické využití času během účasti na prezentaci, různorodá, hlubší a výraznější motivace, ustálenost chování, stabilizovaný systém hodnot, vytvořený životní způsob, významný vliv pracovních, rodinných, osobních a jiných faktorů na průběh přijímání informací, dříve zmíněné změny v senzomotorických a paměťových funkcích. Pro úspěšnou prezentaci je z hlediska psychologie učení dospělých důležité: zapojit posluchače účastníků do průběhu prezentace, čím více se zapojí, tím více si odnáší, poskytnout jim efektivní zpětnou vazbu, zda vše podstatné pochopili, zaměřit se na praxi. Pojmy k zapamatování neverbální komunikace, paraneverbální komunikace, verbální komunikace, paraverbální komunikace, řeč těla, mimika, gestika, haptika, proxemika, posturologie, modulace, intonace, artikulace, první dojem, technika maják, aura efekt, metoda pěti vět, profesní paměť, styl učení, zrakový styl učení, sluchový styl učení, dotykový styl učení

18 2 Příprava prezentace Záměr kapitoly Druhá kapitola je krátká. Je to spíše návod, jak krok za krokem připravit srozumitelnou a zajímavou prezentaci. Čekají vás tři zásadní úkoly. Díky nim budete mít hotovou přípravu své budoucí prezentace. Cíle Na konci této kapitoly budete schopni: vyjmenovat klíčové otázky pro přípravu prezentace, tvořit cíle prezentace, přizpůsobit prezentaci potřebám a očekáváním publika, připravit vhodné prostředí pro prezentaci, zvolit vhodné prezentační pomůcky. Doba 1 hodina Říká se, že dobrá příprava dělá až 80% úspěchu. Tajemství dobré přípravy spočívá v důkladném, opravdu důkladném zodpovězení tří hlavních otázek: 1. Proč? Proč vás požádali, abyste mluvili? 2. Kdo? Kdo jsou vaši posluchači? 3. Co? Co jim máte sdělit? 2.1 Proč

19 Musíte znát jednoznačnou odpověď na otázku co je skutečným cílem prezentace. Cíl popisuje, co bude účastník schopen na konci prezentace udělat s informacemi, které získal. Pozor, nezaměňujte cíl se záměrem. Záměr je to, co má řečník v úmyslu v průběhu prezentace dělat. Cíl formulujte tak, aby posluchače motivoval a dráždil jejich pozornost. Používejte aktivní slovesa, krátké věty a přesvědčivé argumenty. Když účastníci prezentace ví, co je tématem prezentace a proč se jí právě oni účastní, více a snadněji se zapojí. Odpovězte si na otázky: Proč prezentaci děláte? Čeho chcete dosáhnout? Chcete posluchačům předat důležité informace, ovlivnit jejich názor, vyprovokovat je k akci? Co si mají na konci myslet a co mají dělat? Jak zjistíte, že prezentace měla úspěch? Při tvorbě cílů prezentace můžeme vycházet z mnoha zdrojů informací např.: strategie firmy, analýzy a statistiky, osobní rozhovory s posluchači, jejich nadřízenými, podřízenými, přímé pozorování. V průběhu prezentace naznačujeme posluchačům, nakolik se přibližujeme stanoveným cílům např. Do této chvíle jsme vyřešili. Cíle s větší perspektivou jsou pro posluchače přitažlivější. Čím více se k požadovaným cílům přibližujeme, tím jsou zajímavější a mají větší motivační náboj. V závěru porovnáme dosažený reálný výkon s předpokládaným cílem. Účastníci prezentace tak získají informaci o tom, co vše získali a zda prezentace naplnila jejich očekávání a potřeby. Úkol Zamyslete se nad prezentací, která vás v nejbližší době čeká. Položte si co nejvíce otázek, které vám pomohou vytvořit žádoucí cíl prezentace. Jednoznačně formulujte cíl prezentace. 2.2 Kdo Další klíčovou otázkou je, kdo bude prezentaci sledovat, komu je určena. Kdo je vaše publikum? Posbírejte všechny potřebné informace o tom, kdo se prezentace zúčastní: Kolik lidí přijde, odkud a kam se po prezentaci vrací?

20 Jaký je průměrný věk účastníků? Jaká je jejich motivace? Mají o prezentaci skutečný zájem? Jaké mají zkušenosti, znalosti, potřeby v daném oboru? Jaké je zastoupení mužů a žen? Jsou dostatečně informováni o předmětu prezentace? Je účast dobrovolná, nebo povinná? Znají se navzájem? V jakém jsou vůči sobě postavení? Jaké informace jsou pro ně opravdu užitečné a proč právě tyto? Co očekávají, že od vás uslyší? Primárním zdrojem informací je organizátor akce. Zkuste od něj získat co nejvíce informací. Znalost publika nám umožní přizpůsobit prezentaci jejich individuálním možnostem, cílům a potřebám. Informace o posluchačích nám mohou konkrétně pomoci například s výběrem informací, které jsou pro posluchače podstatné, přípravou přesvědčivých argumentů a konkrétních příkladů z praxe. John Townsend doporučuje, abyste si zahráli na ďáblova advokáta a položili si otázku: Kdybych chtěl své posluchače urazit, jak bych to mohl udělat nejlépe?. Takto se můžete ujistit, že svou prezentaci máte skutečně ušitou na míru. Velikost publika se promítne do struktury vaší prezentace. U malých skupin (do 12 osob) je dostatek příležitostí k aktivnímu zapojení účastníků do diskuse, průběžnému zodpovídání otázek a vyjádření vlastního názoru. Prezentace je více dialogem a diskusí. Výborné přednesení prezentace u malého publika vyžaduje schopnost pružně reagovat na aktuální situaci, sebevědomé vystupování a dostatečnou míru empatie. Pokud vás láká improvizace, jste na správném místě. U větších skupin (nad 12 osob) je komunikace převážně jednosměrná. Je to příležitost pro ty z vás, kteří vítají dostatečný prostor pro přípravu a mají kultivovaný souvislý projev. Výsledkem může být logicky strukturovaná a přesvědčivá prezentace, ze které čiší připravenost a profesionalita. Pamatujte, že žádná prezentace není nikdy dost krátká. Proto svůj projev maximálně zkraťte a raději dejte více prostoru pro dotazy. U větších místností nezapomeňte zkontrolovat dostatečnou slyšitelnost i viditelnost ze všech částí sálu. Ale to se již dostáváme ke třetímu klíčovému bodu přípravy. Úkol Zamyslete se nad prezentací, která vás v nejbližší době čeká. Zjistěte si co nejvíce informací o publiku. Klíčové informace si pečlivě zaznamenejte.