Fotbalové utkání. Projekt organizace fotbalového utkání klubu 1.HFK Olomouc. Petr Kučera. Rok 2009/10

Transkript

1 Fotbalové utkání Projekt organizace fotbalového utkání klubu 1.HFK Olomouc. Petr Kučera Rok 2009/10 Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 1

2 Obsah: I. Charakteristika projektu... 3 Úvod... 3 Současný stav... 3 Cíl projektu... 3 Cílové skupiny... 4 Hodnotící kritéria... 4 Rizika projektu... 4 II. Personální obsazení...4 Současné personální obsazení... 4 Plánované personální obsazení...5 Logický rámec projektu... 6 III. Aktivity... 7 Klíčové aktivity... 7 WBS Work Breakdown Structure... 8 Popis vykonávaných aktivit... 9 Ganttův diagram Síťový graf metoda CPM IV. Zhodnocení projektu Finanční efektivita Efektivita pracovní doby Zhodnocení projektu Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 2

3 I. Charakteristika projektu Úvod: Tento projekt se zabývá organizací fotbalového utkání fotbalového týmu 1.HFK Olomouc hrající třetí nejvyšší soutěž (MSFL). Projekt je zaměřen na předzápasovou přípravu hrací plochy a areálu stadionu, která je rozložena do týdenního cyklu, kdy probíhají různorodé procedury a úpravy hrací plochy, příprava interiérových prostor a zařízení stadionu a další spíše rutinní práce. Tento projekt nabízí univerzální a přehledný návod pro jakýkoliv fotbalový i sportovní klub, který chce minimalizovat časové prodlevy a finanční ztráty. Současný stav: Pořadatelská služba má již velké zkušenosti s organizováním mnoha fotbalových i nefotbalových akcí pořádaných na stadionu 1.HFK Olomouc, nabízí se však možnost zefektivnění celého procesu přípravy Celý proces přípravy zápasu je v současné době spíše záležitostí intuitivního jednání a krátkodobého plánování (2-4 dny dopředu) ze strany vedení klubu a hlavního pořadatele. Proto se nabízí možnost tento proces zdokumentovat a ustálit jeho časovou a finanční náročnost na určitý standard s minimálními odchylkami. Cíl projektu: Cílem projektu je vytvořit optimální časový harmonogram, který by dovolil kvalitní organizaci a přípravu fotbalového utkání klubu 1.HFK Olomouc a její časové i finanční zefektivnění. Rovněž je cílem zkvalitnění celého pořadatelského servisu pro samotné hráče a samozřejmě pro příchozí diváky. Strom cílů: Organizace fotbalového utkání Minimalizace spotřeby časového a finančního fondu. Zvýšení kvality nabízených služeb divákům. Efektivnější využití pracovní doby pořadatelů. Zkvalitnění odváděných služeb divákům. Efektivnější využití finančního fondu klubu. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 3

4 Cílové skupiny: Projekt je určen pro pořadatele fotbalového klubu 1.HFK Olomouc, kteří mají zájem svoji práci co nejvíce zefektivnit, šetřit finanční fond klubu a odvádět hráčům potažmo i divákům co nejkvalitnější provedené služby. Hodnotící kritéria: Hodnocení tohoto projektu je závislé na dlouhodobějším využívání těchto podkladů. Hodnotícím ukazatelem bude, zda byl uspořen časový fond pořadatelů a finanční zdroje klubu oproti dříve organizovaným fotbalovým utkáním bez využití projektového řízení. Dále bude za pomocí divácké ankety zjištěno, zda byly zkvalitněny nabízené služby (prodej občerstvení, prodej vstupenek a permanentek). Rizika Projektu: Za hlavní riziko tohoto projektu je považováno neodehrané utkání z důvodu neregulérnosti hrací plochy (podmáčený terén, extrémní počasí). Méně významným rizikem je možná závada na některém zařízení nutném pro přípravu samotného zápasu (technika pro úpravu hrací plochy, závada zavlažovacího systému) nebo ostatního vybavení stadionu (sociální zařízení). Mezi rizika rovněž musíme zahrnout možnost neuspokojení poptávky ze strany diváků vzhledem k počtu vstupenek (2900 míst) a dostupného občerstvení, kdy se ve skutečnosti jedná o ideální situaci (stadion je vyprodán, občerstvení je vyprodáno). II. Personální obsazení Současné personální obsazení: V současné době je příprava fotbalového utkání klubu 1.HFK Olomouc závislá na slovní domluvě mezi členy pořadatelské služby a hlavním pořadatelem, termíny o započetí či ukončení jednotlivých prací nejsou pevně stanoveny s výjimkou pevně stanoveného času samotného fotbalového utkání. Klub v současné době disponuje 9 stálými zaměstnanci, kteří mají za úkol přípravu hrací plochy a interiérových prostor stadionu určených pro přímé účastníky zápasu (hráči, rozhodčí, delegát zápasu). Při samotném utkání jsou tito stálí zaměstnanci obsazeni ve svých funkcích, případně jako pokladníci a prodavači občerstvení. Na úklid stadionu a jeho areálu jsou povoláváni hráči z mládežnických týmů 1.HFK Olomouc, kteří rovněž zajišťují plynulost zápasu, jako podavači míčů. Jedná se vždy o počet 5-8 hráčů na úklid areálu stadionu a hráčů pro samotný zápas. Restaurace klubu je v provozu nepřetržitě po celý týden, proto její personální obsazení a chod není závislý pro tento projekt a její zaměstnanci nejsou zavedení do počtu stálých zaměstnanců starajících se o přípravu Rovněž finanční příjmy z restauračního zařízení nebudou zavedeny do výstupů projektu. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 4

5 Plánované personální obsazení: Typ zaměstnance: Počet: Stálí zaměstnanci 9 Pro úklid areálu stadionu 8 Podavači míčů 18 Ze současného stavu stálých zaměstnanců starajících se o hrací plochu, interiérové prostory a poskytování služeb divákům při samotném zápase není možné žádného uvolnit, kvůli jejich pracovnímu vytížení, proto byl jejich stav ponechán v původní podobě. Pozice stálého zaměstnance: Počet zaměstnanců: Správce areálu stadionu 3 Správce hrací plochy 3 Správce interiérových prostor 1 Zásobování 1 Uklízečka 1 Celkem zaměstnanců: 9 V den zápasu, kdy již není využit plný počet stálých zaměstnanců na svých postech, jsou nevyužití zaměstnanci dosazeni do pozice určené hlavním pořadatelem (prodej vstupenek, prodej občerstvení, dohled na plynulý průběh utkání). Některé pozice při samotném utkání jsou rovněž obsazeny z řad dobrovolníků, tyto složky se ovšem přímo nepodílí na předchozí organizaci utkání a proto jejich počet není zaveden to tabulky uvedené výše (jedná se o osoby, které v průběhu zápasu dohlíží na bezpečnost utkání). V případě hráčů mládežnických týmů starajících se o úklid areálu stadionu bylo přistoupeno k využití horní hranice jejich dosud využívaného počtu. Důvodem je urychlení úklidových prací současně s úsporou času stálých zaměstnanců klubu, kteří těmto mladým hráčů tvoří dozor. Na pozici podavačů míčů v den zápasu byl počet mladých hráčů ustálen na hodnotě 18, protože se z dlouhodobého pohledu jedná o optimální počet. Hráči mládežnických týmu, kteří se budou podílet na přípravě utkání konkrétního kola soutěže, budou vždy informování s dostatečným předstihem. Byl vytvořen pořadník, který předem jasně určuje, kteří mladí hráči se přípravy zápasu budou účastnit, aby nedocházelo k předem nenahlášeným absencím. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 5

6 Logický rámec Projektu: Pro snazší pochopení celého projektu ze strany zaměstnanců klubu 1.HFK Olomouc byl vytvořen logický rámec, který obsahuje základní cíl a účel projektu, dále jeho hlavní výstupy a vykonávané aktivity. Rovněž logický rámec obsahuje nejvýznamnější rizika projektu. Popis: OOU: Způsob ověření: Předpoklady a rizika: Účel: Odehrání domácího zápasu fotbalového klubu 1.HFK Olomouc. Odehrané domácí utkání klubu 1.HFK Olomouc. Zápis o uskutečnění zápasu určitého kola MSFL. Riziko neodehraní zápasu z důvodu neregulérnosti hrací Cíle: Zorganizování a příprava fotbalového utkání. Úspěšně připravené fotbalové utkání k datu jeho konání. Zápis o uskutečnění zápasu určitého kola MSFL. Riziko neuskutečnění zápasu z důvodu neregulérnosti hrací Připravená hrací plocha k uskutečnění fotbalového Potvrzení regulérnosti hrací plochy rozhodčími a delegátem Zápis v knize o provedených pracích a zápise o utkání. Špatný stav hrací plochy v podzimních měsících. Konkrétní výstupy: Připravené interiérové prostory stadionu pro uskutečnění fotbalového Využité interiérové prostory během Zápis v knize o provedených pracích. Možné problémy s vybavením interiérových prostor a SZ. Připravené služby nabízené divákům (prodej vstupenek, permanentek a občerstvení). Diváci vpuštění na tribuny stadionu přes turnikety pokladny. Zápis v účetní knize klubu o příjmech z odehraného Vyšší poptávka po nabízeném zboží a lístcích na zápas, než je klub schopen nabídnout. Uskutečněné fotbalového utkání. Odehraný zápas. Zápis o uskutečnění zápasu určitého kola MSFL. Riziko neuskutečnění zápasu z důvodu neregulérnosti hrací Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 6

7 Příprava hrací Připravená hrací plocha. Zápis v knize provedených prací. Možná závada na zařízení pro přípravu hrací Úklid areálu stadionu a příprava sociálních zařízení pro diváky. Uklizený areál stadionu. Zápis v knize provedených prací. Je třeba zajistit hygienickou nezávadnost sociálních zařízení. Aktivity: Zajištění zásob občerstvení. Naskladněné zboží ve skladu klubu. Potvrzené faktury zavedené do účetnictví klubu. Zjištění možnosti výhodnějšího nákupu, po provedení nákupu. Příprava interiérových prostor stadionu. Prostory jsou připraveny k využití. Zápis v knize provedených prací. Je třeba zajistit hygienickou nezávadnost sociálních zařízení. Úklid areálu stadionu a interiérů po zápase. Areál a interiérové prostory uvedeny do původního stavu. Zápis v knize provedených prací. Možné závady na zařízení stadionu nebude možné opravit ihned po skončení III. Aktivity Klíčové aktivity: Organizace fotbalového zápasu soutěže MSFL (Moravsko-Slezská fotbalová liga) není jednodenní záležitostí. Tato fotbalová soutěž vyžaduje kvalitně připravené zázemí pro samotné účastníky utkání a rovněž parametry stadionu musejí splňovat určitá kritéria vzhledem k předepsaným regulím ČMFS (Českomoravský fotbalový svaz). Pro přehlednou orientaci v přípravě na domácí utkání týmu 1.HFK Olomouc byl vytvořen WBS diagram, který znázorňuje klíčové aktivity i v jejich chronologické posloupnosti. Jednotlivé aktivity budou následně stručně popsány. Není podstatné jejich přesné vysvětlení, protože každý pracovní útvar klubu má k dispozici přesný popis vykonávané práce. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 7

8 WBS Work Breakdown Structure: Organizace fotbalového utkání Příprava hrací Úprava povrchu. Sečení trávy Kropení hrací Zajištění občerstvení pořadatelskou službou. Zjištění současných zásob použitelného občerstvení ze zásob skladu.likvidace již dále nepoužitelných zásob skladu. Dokoupení a naskladnění potřebného zboží. Úklid areálu fotbalového stadionu. Shromáždění odpadu do místa sběru komunálního odpadu. Zajištění a úklid sociálního zařízení pro diváky. Příprava vnitřních prostor stadionu. Zajištění a úklid prostor určených pro domácí a hostující tým a rozhodčí. Zajištění a úklid sociálních zařízení pro přímé účastníky Konečná předzápasová příprava Vyměření a nalajnování nutných rozměrů a parametrů hřiště. Instalace brankových konstrukcí a brankových sítí. Předzápasové kropení hrací Příjezd přímých účastníků Příjezd hostujícího týmu, rozhodčích a delegáta Kontrola regulérnosti hrací plochy a jejího vybavení rozhodčímy a delegátem. Příchod diváků do hlediště. Prodej vstupenek a kontrola permanentek. Zajištění bezpečnosti diváků ze strany pořadatelské služby. Začátek Dohled pořadatelské služby na plynulý průběh Konec Úklid areálu a vnitřních prostor stadionu pořadatel. službou. Zkontrolování a uzavření areálu stadionu. Konečná příprava stánků s občerstvením. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 8

9 Popis vykonávaných aktivit: 1) Příprava hrací plochy: Úprava povrchu (A,G) po každém odehraném utkání se provádí běžná úprava povrchu (urovnání plochy, dosetí vyšlapaných míst nebo jejich případná výměna), doba trvání 5 hodin. Před každým zápasem se provádí konečná úprava povrchu, doba trvání 4 hodiny. Sečení trávy (B1,B2) provádí se 2x týdně (v podzimních měsících 1x týdně), doba sečení 3 hodiny, současně probíhá přihnojování trávníku. Kropení hrací plochy provádí se automaticky, nevyžaduje tudíž zásah pracovníka, provádí se 2x denně po dobu 1 hodiny. Poznámka: V případě kropení hrací plochy není třeba tento proces zavádět do prováděných prací, protože probíhá automaticky, je pouze přizpůsoben ostatní plán prací, aby nekolidoval s dobou kropení. 2) Zajištění občerstvení pořadatelskou službou: Zjištění současných zásob použitelného občerstvení ze zásob skladu. Likvidace již dále nepoužitelných zásob skladu (C) je provedena revize skladovaného zboží určeného k prodeji, vyřazení již dále nepoužitelného zboží (prošlá doba spotřeby), doba trvání 2 hodiny. Dokoupení a naskladnění potřebného zboží (D) dokupování potřebného zboží je prováděno vždy současně s nákupem ostatního potřebného zboží pro chod klubu, doba nákupu a uskladnění 4 hodiny. 3) Úklid areálu fotbalového stadionu: Shromáždění odpadu do místa sběru komunálního odpadu (E) provádí se úklid tribun, prostor vstupu na stadion a nejbližšího okolí stadionu, shromáždění odpadu do kontejnerů patřících klubu, doba úklidu 3 hodiny. Zajištění a úklid sociálního zařízení pro diváky (F) provádí se úklid sociálního zařízení určeného v den utkání divákům, doba úklidu 3 hodiny. 4) Příprava vnitřních prostor stadionu pro přímé účastníky zápasu: Zajištění a úklid prostor určených pro domácí a hostující tým a rozhodčí (H) provádí se příprava šaten pro domácí a hostující tým a šatna určená rozhodčím, doba úklidu a přípravy 2 hodiny. Zajištění a úklid sociálních zařízení pro přímé účastníky zápasu (I) provádí se úklid a zajištění hygienické nezávadnosti sociálních zařízení určených pro hráče a rozhodčí, doba úklidu 4 hodiny. Poznámka: Úklid šaten a sociálního zařízení určeného hráčům a rozhodčím není možné provést dříve jako v den Důvodem je využívání tohoto zařízení v průběhu týdne, při tréninkových jednotkách týmů 1.HFK Olomouc. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 9

10 5) Konečná předzápasová příprava: Vyměření a nalajnování nutných rozměrů a parametrů hřiště (J) provádí se lajnování všech potřebných parametrů hrací plochy, doba lajnování 2 hodiny. Instalace brankových konstrukcí a brankových sítí (K) provádí se usazení brankových konstrukcí a instalace brankových sítí, doba trvání 1 hodina. Předzápasové kropení hrací plochy (L) provádí se krátké intenzivní kropení hrací plochy, doba kropení 30 minut. Konečná příprava stánků s občerstvením (M) ze skladu je vyskladněno potřebné zboží a přemístěno do stánků s občerstvením, doba trvání 1 hodina. 6) Příjezd přímých účastníků zápasu: Příjezd hostujícího týmu, rozhodčích a delegáta zápasu (N) hostujícímu týmu, rozhodčím a delegátovy zápasu jsou předány šatny a náležité sociální zařízení, doba trvání 15 minut. Kontrola regulérnosti hrací plochy a jejího vybavení rozhodčími a delegátem (O) rozhodčími a delegátem zápasu je zkontrolována regulérnost hrací plochy, doba trvání 30 minut. 7) Příchod diváků do hlediště: Prodej vstupenek a kontrola permanentek (P) probíhá prodej vstupenek a kontrola permanentek divákům a jejich vpouštění na stadion, doba trvání: 45minut před zápasem až do konce utkání, dohromady 2,5 hodiny. Zajištění bezpečnosti diváků ze strany pořadatelské služby (Q) pořadatelská služba poskytuje dozor divákům v hledišti od otevření turniketů až po odchod všech diváků ze stadionu, doba trvání 3 hodiny. 8) Začátek zápasu: Dohled pořadatelské služby na plynulý průběh zápasu (R) podavači míčů zajišťují plynulý průběh celého zápasu a úklid míčů po zápase, doba trvání 2 hodiny. 9) Konec zápasu: Úklid areálu a vnitřních prostor stadionu pořadatelskou službou (S) provádí se hrubý úklid stadionu a jeho areálu, interiérových prostor stadionu a sociálních zařízení, doba úklidu 2 hodiny. Zkontrolování a uzavření areálu stadionu (T) kontrola vypnutí všech spotřebičů interiérových prostor a zařízení stadionu a uzamčení celého areálu stadionu, doba trvání 45 minut. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 10

11 Časový rozpis prací: Činnost: Doba činnosti: Činnost: Doba činnosti: A Pondělí 6:00 11:00 K Neděle 12:00 13:00 B1 Úterý 6:00 9:00 L Neděle 13:00 13:30 B2 Sobota 14:00 17:00 M Neděle 13:00 14:00 C Pátek 6:00 8:00 N Neděle 14:00 14:15 D Pátek 8:00 12:00 O Neděle: 14:15 14:45 E Pátek 14:00 17:00 P Neděle 15:15 17:45 F Pátek 14:00 17:00 Q Neděle 15:15 18:15 G Sobota 10:00 14:00 R Neděle 16:00 18:00 H Neděle 6:00 8:00 S Neděle 18:15 20:15 I Neděle 8:00 12:00 T Neděle 20:15 21:00 J Neděle 10:00 12:00 Ganttův diagram: Pro snazší orientaci v návaznosti jednotlivých prací byl vytvořen Ganttův diagram. Do diagramu není zavedeno kropení hrací plochy, protože tato činnost probíhá automaticky a není k jejímu provedení nutný zásah pracovníka. Poznámka: Význam zkratek jednotlivých činností v Ganntově diagramu vysvětlen u popisu činností uvedených výše. Činnost: Pondělí Úterý Pátek Sobota Neděle A B1 C D E F G B2 H I J K L M N O P Q R S T Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 11

12 Síťový graf metoda CPM: Činnosti organizace fotbalového utkání byly rovněž zavedeny do síťového grafu metody CPM. Byly znázorněny doby trvání jednotlivých činností a zvýrazněna kritická cesta grafu. E (3) A (5) B 1 (3) C (2) D (4) 4 5 F (3) 6 7 G (4) B 2 (3) Pokračování CPM: P (2,5) H (2) I (4) K (1) 11 L (0,5) N (0,25) O (0,5) Q (3) J (2) M (1) R (2) Pokračování CPM: S (2) T (0,75) 17 Celková doba trvání kritické cesty je 38,5 hodiny Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 12

13 IV. Zhodnocení projektu Finanční efektivita: Hodnocení efektivity z finančního hlediska bude možné konkrétněji zpracovat až po dlouhodobějším využívání těchto podkladů. Avšak finanční efektivita projektu se spíše projeví v úspoře nákladů v provozu zařízení klubu a v úsporách na mzdách zaměstnanců (bude snížen počet přesčasových hodin) Podklady byly poprvé využity k k domácímu utkání 1.HFK Olomouc. Konkrétní finanční výstupy zobrazuje následující tabulka: Efektivita pracovní doby: Položka: Popis: Částka: 1. Dokoupené zboží Kč 2. Prodej vstupného Kč 3. Prodej občerstvení Kč Celkem: Kč Z hlediska spotřeby pracovního času byl projekt zhodnocen už na jeho počátku jako úspěšný. Přesčasová pracovní doba byla snížena na naprosté minimum, tudíž byly ušetřeny i finanční zdroje v podobě absence přesčasových hodin. Konkrétní vyhodnocení pracovních časů jednotlivých pracovníků je možná nalézt v pracovním výkazu klubu. Zhodnocení projektu: Komplexnější hodnocení projektu bude možné provést až po delším využívání těchto podkladů. Ovšem již v počátku se projekt jeví jako přínos při organizaci domácích zápasů klubu 1.HFK Olomouc a tudíž lze hodnotit jako úspěšný. Fakulta textilní Technická univerzita v Liberci Stránka 13