Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT

Transkript

1 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT

2 2 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: 2.0 Verze Změny 2.0 Nové grafické rozvržení dokumentu. Aktualizace obrázků a odkazů. 1.1 Nový formát. Část obsahu byla přesunuta do jiných částí příručky. 1.0 První verze. Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Referenční číslo: ECHA-12-G-16-CS Datum zveřejnění: červenec 2012 Jazyk: CS Evropská agentura pro chemické látky, 2012 Titulní strana Evropská agentura pro chemické látky Prohlášení o vyloucení odpovednosti a záruk: Toto je pracovní preklad dokumentu, který byl puvodne zverejnen v anglickém jazyce. Originální dokument je k dispozici na internetových stránkách agentury ECHA. Reprodukce je povolena pod podmínkou uvedení zdroje ve znění: Zdroj: Evropská agentura pro chemické látky, a za předpokladu, že tato skutečnost bude písemně oznámena oddělení pro komunikaci agentury ECHA (publications@echa.europa.eu). Tento dokument je k dispozici v těchto 22 jazycích: angličtina, bulharština, čeština, dánština, estonština, finština, francouzština, italština, litevština, lotyština, maďarština, maltština, němčina, nizozemština, polština, portugalština, rumunština, řečtina, slovenština, slovinština, španělština a švédština. Máte-li otázky nebo připomínky týkající se tohoto dokumentu, zašlete je prosím (s uvedením referenčního čísla a data vydání) prostřednictvím formuláře žádosti o informace. Tento formulář je k dispozici na internetové stránce agentury ECHA s kontakty na adrese: Evropská agentura pro chemické látky Poštovní adresa: P.O. Box 400, FI Helsinki, Finsko Adresa pro osobní návštěvu: Annankatu 18, Helsinki, Finsko

3 Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Datum zveřejnění: červenec Obsah 1. JAK PŘÍRUČKU PRO PRŮMYSLOVÉHO UŽIVATELE POUŽÍVAT Cíl Uspořádání příručky Zásady Ikony Zásady týkající se textu Tlačítka a odkazy Nápověda CO JE NÁSTROJ REACH-IT? Základní informace Kdo nástroj REACH-IT používá? Příslušné orgány Průmyslový subjekt Architektura nástroje REACH-IT Souvislost mezi nástroji REACH-IT a IUCLID Požadavky nástroje REACH-IT Obecné charakteristiky nástroje REACH-IT agentury ECHA Navigace v nástroji REACH-IT Obecná pravidla Pravidla pro průvodce JAK ZÍSKAT PODPORU Webové stránky agentury ECHA Kontaktní místo agentury ECHA Dokument s často kladenými otázkami (FAQ) Seznam obrázků a tabulek Obrázek 1: Hlavní principy navigace v nástroji REACH-IT... 6 Obrázek 2: Architektura nástroje REACH-IT... 9 Obrázek 3: Uspořádání typické stránky v rozhraní nástroje REACH-IT Obrázek 4: Navigační nástroje s ukázkou pozitivní zprávy zvýrazněné zeleně níže Obrázek 5: Příklad zprávy s hlášením o chybě zvýrazněné červeně Tabulka 1: Části Příručky pro průmyslového uživatele... 4 Tabulka 2: Rozdíly mezi nástroji REACH-IT a IUCLID

4 4 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: JAK PŘÍRUČKU PRO PRŮMYSLOVÉHO UŽIVATELE POUŽÍVAT 1.1 Cíl Příručka pro průmyslového uživatele (PPU) slouží jako referenční příručka ke všem funkcím nástroje REACH-IT, které jsou a budou dostupné průmyslovým subjektům. Tato PPU je určena průmyslovému uživateli, který potřebuje pomocí nástroje REACH-IT předkládat nebo prohlížet údaje. Různí uživatelé nástroje RECH-IT jsou popsáni v části 2 (Registrace uživatele a správa účtu). Vzhledem k tomu, že bude k dispozici stále více funkcí, budou také vydávány další doplňující či aktualizované části této příručky PPU, které budou zpřístupněny na webových stránkách agentury ECHA ( 1.2 Uspořádání příručky Příručka pro průmyslového uživatele je rozdělena na několik částí, které vysvětlují mnohé aspekty nástroje REACH-IT. Jelikož pro určitého uživatele jsou některá témata důležitější než jiná, budou jednotlivé části příručky pro snazší použití uveřejněny na internetové stránce agentury ECHA samostatně. Části, které jsou v současnosti k dispoziici, jsou uvedeny v Tabulka 1 níže. Tabulka 1: Části Příručky pro průmyslového uživatele Číslo Název 01 Seznámení s nástrojem REACH-IT 02 Registrace uživatele a správa účtu 03 Přihlášení a interní schránka 04 Pozdní předběžná registrace 05 Předběžné fórum pro výměnu informací o látce 06 Předkládání dokumentace 07 Společné předložení údajů 08 Fakturace 09 Rozšířené vyhledávání

5 Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Datum zveřejnění: červenec Žádost o registrační číslo pro oznámenou látku 11 Vytvoření a předložení dokumentace k dotazu on-line 15 Řízení vaší skupiny výrobců či dovozců 16 Jak připravit a předložit oznámení o klasifikaci a o označení pomocí on-line nástroje REACH-IT 17 Změna právního subjektu Část 1 (Seznámení s nástrojem REACH-IT) představuje prostředí nástroje REACH-IT a uvádí definice a pojmy, které je třeba znát před tím, než uživatel přistoupí k dalším částem příručky. Část 2 a další obsahují návod k používání nástroje REACH-IT krok za krokem, od registrace uživatele k přihlášení, vyhledávání a dalším funkcím. Pokyny krok za krokem jsou navrženy tak, aby byly co nejnázornější, a čtenář tak mohl tento nástroj snadno používat pomocí obrazovek a příkladů. Důrazně se proto doporučuje přečíst si nejprve část 1 (kapitoly 1 až 3), aby byly ostatní části pochopitelnější a aby bylo snadnější je používat. Celá příručka PPU však byla sepsána tak, aby čtenáři umožnila rovněž přejít přímo do jiných částí. 1.3 Zásady V celé příručce PPU se budou používat následující zásady. 1.4 Ikony Ikony používané v této PPU: Vykřičník upozorňuje na užitečné zjednodušení nebo pomáhá pochopit důležité informace. Upomínka zdůrazňuje něco k zapamatování, např. jak zvládnout nějaký obzvláště složitý úkon. Tato ikona předznamenává technické informace. Pokud nechcete, nemusíte je číst, avšak pomohou vám lépe pochopit danou problematiku. Varování signalizuje, kdy si máte dát pozor na obvyklá úskalí. 1.5 Zásady týkající se textu Text mezi < > vždy popisuje příkazy, tlačítka či odkazy, které lze nalézt na obrazovkách nebo v textech na stránkách nástroje REACH-IT.

6 6 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: Tlačítka a odkazy V nástroji REACH-IT se používají dva druhy tlačítek, a to tlačítka akce a přepínací tlačítka. Tlačítka akcí se nacházejí na konci obsahového okna stránky a používají se k provedení základních akcí jako například <Edit>, <Cancel>, <Save> atd. Přepínací tlačítka (analogická k zaškrtávacím políčkům) se nacházejí v prvním sloupci tabulek (vedle záznamu) a používají se k výběru určitého záznamu. Odkazy v nástroji REACH-IT mohou sloužit k různým účelům. Na stránkách v horní části obsahového okna: odkazy se používají k návratu k informacím, které byly dostupné v předchozích oddílech nebo k přechodu k dalšímu oddílu. Na stránkách nad tabulkami: odkazy se používají k přidávání záznamů (např. pro přidání nových kontaktních údajů). V tabulkách: odkazy se používají k prohlížení podrobných informací u zvoleného záznamu. V dolní části přihlašovací stránky je uveden specifický odkaz <Forgot your user ID or password> pro případ, že jste zapomněli své uživatelské jméno či heslo. Obrázek 1 znázorňuje hlavní způsoby navigace. Obrázek 1: Hlavní principy navigace v nástroji REACH-IT Snímky obrazovek uvedené v této příručce jsou pouze ilustrativní. Mohou obsahovat nepravě (pouze názorné) položky, které by neměly být považovány za platné položky k přímému použití uživatelem. 1.7 Nápověda Nástroj REACH-IT v současnosti nabízí dvě funkce nápovědy. Otazník v modrém rámečku, který je umístěný vedle některých polí pro zadání v systému - při pohybu myší po tomto znaku se zobrazí tipy a vysvětlení ke konkrétnímu poli pro zadání. Odkaz <Contact> v pravém horním rohu úvodní stránky nástroje REACH-IT (Obrázek 3) vás přesměruje na internetovou stránku kontaktních míst agentury ECHA, kam budete moci zaslat dotaz týkající se jakéhokoli aspektu nařízení REACH, včetně nástroje REACH-IT.

7 Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Datum zveřejnění: červenec CO JE NÁSTROJ REACH-IT? 1.9 Základní informace Centrální informační systém, který poskytuje podporu požadavkům nařízení REACH (ES č. 1907/2006, zde dále jako nařízení REACH), se nazývá REACH-IT. Cílem nástroje REACH-IT je: zajistit, aby v rámci Evropské agentury pro chemické látky (agentury ECHA neboli agentury), příslušných orgánů členských států, průmyslových subjektů a dalších partnerů byly postupy podle nařízení REACH podporovány vhodným informačním systémem / vhodnými informačními systémy a odpovídajícími prostředími, aby tak byly splněny další požadavky stanovené právními předpisy, například článkem 77 (úkoly agentury) a článkem 111 (formáty a programové vybavení pro předkládání informací agentuře). Systém REACH-IT je centrálním systémem spravovaným agenturou ECHA. Nástroj REACH-IT má dvě základní skupiny subjektů, kterým poskytuje příslušné funkce. Rozhraní pro průmyslové subjekty: jedná se o místo, kde se společnost může například zapsat, kde může předběžně registrovat látky, získat kontakt na další společnosti, které již předběžně registrovaly tutéž látku, kde může společnost předkládat své registrace, stahovat faktury a prohlížet stav předložených registrací a plateb. Navíc umožňuje přípravu dokumentace, např. pro dotaz. Příklady uživatelů domovské stránky pro průmyslové subjekty: výrobci, dovozci, zástupci, výhradní zástupci, následní uživatelé. Rozhraní pro agenturu: tato část nástroje REACH-IT podporuje každodenní práci týkající se řízení regulačních procesů agentury ECHA. Uživateli rozhraní pro agenturu jsou zaměstnanci agentury ECHA a příslušných orgánů členských států Kdo nástroj REACH-IT používá? Nástroj REACH-IT je určen k použití ze strany subjektů, které pro systém představují účastníky. Tyto subjekty jsou rozděleny do tří skupin, z nichž každá má přístup k určitým funkcím nástroje Příslušné orgány Nástroj REACH-IT poskytuje specifickou podporu zaměstnancům agentury ECHA a příslušných orgánů členských států pro sledování dokumentací předkládaných průmyslovými subjekty, pro provádění hodnocení a pro komunikaci s průmyslovými subjekty a s dalšími příslušnými orgány. ECHA je jedinečnou stranou a představuje agenturu. Zaměstnanci příslušných orgánů členských států jsou považováni za vzdálené uživatele nástroje REACH-IT a mají možnost prohlížet pouze ty údaje uložené v systému, které jsou pro ně relevantní Průmyslový subjekt Nástroj REACH-IT je určen k bezpečnému předkládání údajů / dokumentací průmyslových subjektů a k bezpečnému sdělování informací průmyslovým subjektům, např. rozhodnutí o dokumentaci, registračního čísla atd. Průmyslové subjekty mohou prohlížet a aktualizovat pouze své vlastní údaje.

8 8 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: 2.0 Průmyslové subjekty lze dále rozdělit na následující kategorie (kapitola 3.1): Společnost, která zastupuje výrobce, dovozce nebo následného uživatele (NU) a/nebo výhradního zástupce. Třetí osoba jako zástupce, která se jménem společnosti podílí na činnostech při sdílení údajů [článek 4 nařízení REACH]. Držitel údajů, který zastupuje strany, jež vlastní informace o předběžně registrovaných látkách a překládají informace [čl. 28 odst. 7 nařízení REACH] (např. obchodní sdružení) Architektura nástroje REACH-IT Systém REACH-IT se skládá ze dvou různých aplikací (Obrázek 2): Hlavní aplikace obsahuje všechny moduly nezbytné pro základní činnosti podle nařízení REACH. Podporuje hlavní funkce dostupné schváleným stranám, tj. průmyslovým subjektům, agentuře ECHA a příslušným orgánům členských států. Hlavní aplikace také před šířením informací odstraní důvěrné informace. Aplikace pro šíření informací je navržena tak, aby mohly být údaje, které nejsou důvěrné, uchovávány v samostatné databázi. Podporuje prohlížení veřejně dostupných údajů neověřenými stranami, tj. stranami, které se nemusí zapisovat do nástroje REACH-IT a získávat doporučení (např. široká veřejnost a další zúčastněné strany). Hlavní aplikace nástroje REACH-IT a aplikace pro šíření informací jsou fyzicky oddělené aplikace s vlastními servery, databázemi a pod-sítěmi. Obrázek 2 níže poskytuje přehled interakcí mezi agenturou ECHA a průmyslovými subjekty v nástroji REACH-IT. Zobrazuje aplikace, jejich hlavní vnitřní moduly a jejich vzájemné vztahy a dále toky nejdůležitějších údajů a interakcí.

9 Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Datum zveřejnění: červenec Obrázek 2: Architektura nástroje REACH-IT Nástroj REACH-IT obsahuje nejrůznější toky údajů, jako například toky údajů při registraci uživatele, při interních zprávách a při provádění plateb Souvislost mezi nástroji REACH-IT a IUCLID 5 IUCLID 5 je bezplatně dostupná softwarová aplikace určená průmyslovým subjektům, která slouží ke shromažďování a uchovávání údajů o vlastních látkách uživatelů v jejich lokálním IT prostředí a k předkládání těchto údajů v náležitém formátu agentuře ECHA. Více informací o nástroji IUCLID 5 je uvedeno na webových stránkách IUCLID 5 na stránce Obrázek 2 znázorňuje také souvislost mezi nástroji REACH-IT a IUCLID 5 a naznačuje, že nástroj IUCLID 5 má být všemi zúčastněnými subjekty používán jako samostatná aplikace k přípravě dokumentací (např. registračních dokumentací). Poté, co se subjekty zaregistrují, lze dokumentace exportované z nástroje IUCLID 5 nahrát do nástroje REACH-IT a následně je předložit agentuře ECHA. Aplikace REACH-IT a IUCLID 5 jsou zcela oddělené a nejsou určeny k tomu, aby jedna nahrazovala druhou (Tabulka 2). Tabulka 2: Rozdíly mezi nástroji REACH-IT a IUCLID 5 REACH-IT IUCLID 5 webová aplikace 1- aplikace typu klient-server

10 10 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: samostatná aplikace [decentralizovaný systém, instaluje se lokálně] vyhrazená pro nařízení REACH aplikace, pomocí které uživatelé předkládají dokumentace systém zahrnující více stran (subjektů), v rámci něhož koexistují průmyslové subjekty a příslušné orgány používaná globálně, kromě nařízení REACH také pro další regulační účely (např. program velkého objemu výroby chemických látek organizace OECD (program HPV), právní předpisy EU týkající se biocidů atd.) aplikace, která komplexně shromažďuje a uchovává informace o chemických látkách pro různé regulační účely každá instalace je v podstatě systém zahrnující pouze jednu stranu 1.15 Požadavky nástroje REACH-IT K použití nástroje REACH-IT potřebuje potenciální uživatel: počítač s připojením k internetu, nejlépe širokopásmovým, které podporuje předkládání velkých souborů s dokumentacemi; aplikaci Adobe Acrobat Reader (poslední verzi) k prohlížení zpráv o předložení a faktur. Aplikace nástroje REACH-IT byla testována s prohlížeči - Internet Explorer 7.0 a vyšší na platformě Microsoft Windows - Mozilla Firefox 3.0 a vyšší na platformě Microsoft Windows Použití starších verzí prohlížečů Internet Explorer nebo Mozilla Firefox může omezit funkčnost nástroje REACH-IT Obecné charakteristiky nástroje REACH-IT agentury ECHA Nástroj REACH-IT je k dispozici prostřednictvím internetu na adrese Toto rozhraní je webovou aplikací, která se spouští v internetovém prohlížeči. Obecné uspořádání daného rozhraní znázorňuje Obrázek 3 níže.

11 Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Datum zveřejnění: červenec Obrázek 3: Uspořádání typické stránky v rozhraní nástroje REACH-IT Menu funkcí na levé straně zobrazuje aktuální funkce, které jsou dostupné danému uživatelskému účtu. Horní panel zobrazuje odkaz <Contact>, který vás přesměruje na internetovou stránku agentury ECHA, kde budete moci kontaktnímu místu agentury ECHA odeslat dotaz týkající se jakéhokoli aspektu nařízení REACH. Panel nastavení uživatelského účtu zobrazuje profil uživatele, který je aktuálně připojen (<User> a <Organisation>). Z tohoto panelu jsou dostupné rovněž funkce možnosti <Preferences> a odhlášení <Logout>. Panel záložek stránek s průvodcem zobrazuje záložky, které jsou specifické pro aktuálně zvolenou položku menu. Každá záložka je odkazem na pododdíl funkcí dostupných pod danou položkou menu. Aktivní záložka má bílé pozadí. Podle toho o jakou stránku s průvodcem se jedná, může být na stránce jedno či více tlačítek akcí, například aktualizace <Update> nebo vyhledávání <Search>. Stránka s cestou je zleva doprava hierarchicky seřazený seznam stránek, přes které se uživatel dostal na stránku aktuální. Cesta uživateli naznačuje, kde přesně se v aplikaci právě nachází. Cesta obsahuje aktivní odkazy, takže se uživatel může vrátit na původní stránky, například až na domovskou stránku. V internetové terminologii drobečková navigace (breadcrumb) znázorňuje hierarchicky seřazené stránky, přes které se uživatel dostal na aktuální stránku. Ukazuje uživateli, jak se dostat zpět k bodu, odkud začal. Celková drobečková navigace (= odkaz) se objevuje v panelu úplně nahoře. Tato navigace umožňuje dostat se z daného místa zpět na vyšší úrovně (viz také Obrázek 4). Aktuální drobečková navigace (= záložky) ukazuje, kde se na dané stránce právě nacházíte (viz také Obrázek 4).

12 12 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: 2.0 Funkce, které jsou dostupné v rámci uživatelského účtu, závisí na typu daného účtu a úloze/úlohách uživatele. Obsah stránky závisí na zvolené funkci a činnosti. V horní části stránky se nachází oblast, v níž se zobrazují zprávy informující uživatele o tom, zda určitá činnost byla úspěšná, nebo neúspěšná. Pozitivní zpráva, potvrzující kladný výsledek, je zvýrazněna zeleně, jak ukazuje Obrázek 4 níže. Obrázek 4: Navigační nástroje s ukázkou pozitivní zprávy zvýrazněné zeleně níže Zpráva s hlášením o chybě je zvýrazněna červeně, jak ukazuje Obrázek 5. Například může být povinné pole nevyplněné nebo mohou mít vložená data nesprávný formát. Zprávy s hlášením o chybě obsahují informace, které mohou uživateli pomoci vyřešit daný problém. Obrázek 5: Příklad zprávy s hlášením o chybě zvýrazněné červeně Pro přihlášení musí uživatel poskytnout své autorizační údaje a vložit znaky znázorněné formou CAPTCHA do pole <Enter the text shown>. Cílem CAPTCHA je, že počítač uvedené znaky nepřečte, ale člověk ano. Nástroj CAPTCHA tak zajistí, že se může přihlásit pouze člověk, což zabraňuje použití počítače například k mnohonásobným automatickým pokusům o přihlášení ve snaze uhodnout heslo. CAPTCHA znamená plně automatický Turingův test k odlišení počítačů a lidí (z angl. Completely Automated Public Turing test to tell Computers and Humans Apart). Jedná se o kategorii technologií užívaných k zajištění toho, že danou online transakci provádí člověk, a nikoliv počítač. Zobrazují se zdeformovaná náhodná slova či písmena, která může rozluštit člověk, a nikoli software. Uživatelé jsou požádáni, aby zapsali, co vidí na obrazovce, aby se ověřilo, že se jedná skutečně o přihlášení prováděné člověkem.

13 Část 01 - Seznámení s nástrojem REACH-IT Datum zveřejnění: červenec Navigace v nástroji REACH-IT 1.18 Obecná pravidla Nástroj REACH-IT je internetovou aplikací, a stránky se proto zobrazují jako internetové formuláře. Komplexní informace jsou strukturovány do záložek (oddílů). Pole údajů se zobrazují v levé části obrazovky, pole položek v její pravé části (Obrázek 3). Pod polem údajů se případně zobrazuje stručné vysvětlení, čeho se dané pole týká (např. čísla DIČ a D-U-N-S mají specifický formát a je zde uveden příklad). Povinná pole jsou označena oranžovou hvězdičkou ( ). Standardně se informace uvádějí v režimu pouze pro čtení. V závislosti na své úloze (viz kapitola 3.2.1) může uživatel přepnout na režim Aktualizace. Při aktualizaci informací v nástroji REACH-IT nezapomeňte kliknout na <Save>, protože systém vás nevyzve, abyste změny uložili Pravidla pro průvodce Při navigaci pomocí průvodce (např. při procesu registrace uživatele), je třeba požadované činnosti provádět v určitém pořadí: uplatňuje se princip jeden krok, jeden formulář, jedna záložka. Znamená to, že uživatel musí zapisovat do jedné záložky všechny požadované podrobnosti najednou. Na konci okna s obsahem jsou k dispozici tlačítka předchozí <Previous> a následující <Next>, sloužící k pohybu od jedné záložky k další. Údaje se ukládají pouze po kliknutí na <Next>. Není možné pokročit dále, dokud aktuální kroky nebyly úspěšně dokončeny. Navigace zpět umožňuje uživateli změnit dříve uložené údaje, s výjimkou uživatelského jména JAK ZÍSKAT PODPORU Webové stránky agentury ECHA Webové stránky agentury ECHA jsou ústředním místem pro aktuality, informace a informační nástroje, které souvisejí s nařízením REACH. Jsou udržovány a průběžně aktualizovány agenturou ECHA na následující adrese: Webové stránky agentury ECHA obsahují menu pro nástroj REACH-IT na stránce: Kontaktní místo agentury ECHA Kontaktní místo agentury ECHA je hlavním zdrojem odpovědí na otázky týkající se nástrojů REACH-IT, IUCLID 5 a nařízení REACH. Máte-li nějaký dotaz, podívejte se nejprve, zda odpověď nenaleznete v dokumentaci dostupné na webových stránkách agentury ECHA: nemůžete-li nalézt příslušnou odpověď, obraťte se na kontaktní místo agentury ECHA. Toto kontaktní místo zpracovává otázky zákazníků včas a standardizovaným způsobem tak, aby bylo dosaženo vysoce kvalitního řešení. Kontaktní formuláře jsou k dispozici na následující adrese: Internetové formuláře nástrojů REACH-IT a IUCLID 5 jsou určeny pouze pro žádosti o technickou podporu pro informační nástroje.

14 14 Příručka pro průmyslového uživatele nástroje REACH-IT Verze: 2.0 Dokument s často kladenými otázkami (FAQ) Agentura ECHA vytvořila různé dokumenty s často kladenými otázkami (FAQ) z otázek týkajících se nástroje REACH-IT zpracovávaných kontaktními místy agentury ECHA. Jsou k dispozici na webových stránkách dotazů a registrace a na následující adrese:

15 EUROPEAN CHEMICALS AGENCY ANNANKATU 18, P.O. BOX 400, FI HELSINKI, FINLAND ECHA.EUROPA.EU