CURRENT OPPORTUNITIES 23rd January 2013

Transkript

1 Praktické zkušenosti s realizací projektů 7. RP Miroslav Konečný (ADDSEN) CURRENT OPPORTUNITIES 23rd January 2013

2 Zkušenosti Mgr. Miroslav Konečný Projektový manažer a konzultant 7 let specialista na programy 7RP a CIP Hlavní reference: ARDACO a.s. (6 let) Typy projektů 9 realizovaných (2 x CIP) nejvíce v SR Programy SPOLUPRÁCE a KAPACITY (MSP) IP / FP / NoE / Smluvní výskum

3 VZTAHY zkušenosti ze 7. RP

4 Vztahy mezi partnery /Fáze/ 1. Příprava Známí známých s neznámými hledají společný zájem Nic není jisté, ale vše je potřeba brát vážně - je to základ příštího fungování konsorcia 2. Proces vyjednávání Hurá, máme projekt!.. Kdy už začne?.. Proč to trvá tak dlouho?.. 3. V průběhu realizace projektu Chemické reakce od kick-off meetingu po final review Konec dobrý všechno dobré

5 Vztahy mezi partnery /Specifika/ Řídící struktura Hierarchie v konsorciu (koordinátor = princeps inter pares) Pracovní nasazení a plnění termínů (pre-financing v praxi) Dohody a smlouvy (sliby se slibují) Spolupráce napříč EU (and beyond) Aneb kolika způsoby lze vyložit jasné ujednání Lingua franca ENGLISH v praxi Různorodost zájmů a motivací Univerzita vs. Malá Firma vs. Velká Firma vs. Jednotlivec

6 Vztah PROJEKT - EK Fáze přípravy (pohled za kulisy) Konzultace projektového návrhu s Project Officer-em Proces vyjednávání (zkouška odvahy) Guide for Negotiations + tisíc tváří EK V průběhu realizace projektu (spojenci) Osobní setkání (Kick-off reviews) Řízení změn (PO nemají rády/i překvapení) Dobrý dojem je dobré využít pro další projekt

7 PRAVIDLA A PRAXE zkušenosti ze 7. RP

8 Reporting projektu a platby Reporting odlišná praxe na různých DGs Požadovaná úroveň detailů Vhodné dojednat s PO již v prvních měsících projektu Platby termíny jsou pouze orientační (nevymahatelné) Různé důvody pro pozdržení lhůt: Problémy na straně EK personální kvantita, změny, odbornost Problémy na straně konsorcia chyby, různé metodiky, vztahy a nedohoda na final FormC

9 Technický audit Periodic project review Seznámení s odborníky review team (můžete namítnout konflikt) Přezkoumání průběžných výsledků (deliverables praktické ukázky) Posouzení nákladů a kvality Extraordinary project review V prípadě problémů / nutnosti signalizuje potřebu zlepšení Final project review Grilování a důraz na strategii využití výsledků projektu

10 Finanční audit Audit prvního stupně Výběr vlastního nezávislého auditora Důležité je trvat na postupech: Guidance Notes on Audit Certification Audit druhého stupně Auditor kontrahován EK + asistuje lokální auditor Příprava cca 1 měsíc (zaslání dokumentů + intenzivní komunikace) Audit samotný trvá cca 3 dny (zpráva další ~3 měsíce) Není to hledání chyb za každou cenu, férový přístup a možnost obhájit vlastní postupy

11 Řízení změn Nezastupitelná role dobrého koordinátora Zkušenosti a komunikační dovednosti jsou k nezaplacení Běžné změny (zdůvodnění pro PO / review) Změny v DOW částečná změna plánu, odklad Deliverables Re-alokace zdrojů, navýšení MMs < 10% Kritické změny (posouzení PO / změna GA) Vyloučení a přibrání partnera Prodloužení /ukončení projektu

12 ADMINISTRACE zkušenosti ze 7. RP doporučení

13 Jednoduchá administrace 7RP? Specifika programu FP7 Jednodušší než strukturální ale má specifika (~50 mld. ) Nepravidelná aktualizace a doplnění pravidel Zvyklosti stejně důležité jako formální pravidla ČR / SR jsou pod drobnohledem kontrolních auditů EK Až do 5-ti let po skončení projektu, možné sankce Typické problémy Neznalost příruček, pravidel a zvyklostí = pers. podcenění Slabé využití alokovaných prostředků = nízká efektivita Složité interní pravidla, anebo naopak nedostatečné podklady k nákladům = nepřiměřená administrace

14 Komplexní přístup k administraci a finančnímu řízení projektu 7RP Co je to komplexní přístup Eliminace rizik v průběhu přípravy/ realizace projektu Praxe formálních pravidel, procesů, kontrolních mechanismů Dostatečná personální kompetence (interní/ externí) Přínosy komplexního přístupu Maximální využiti dotace přidělené podle pravidel programu FP7 Minimalizace rizik spojených s auditem programu FP7 Kontrola nákladů a efektivity jednotlivých aktivit Zjednodušení implementace pro řídící personál organizace Udržitelný systém pro další projekty a aktivity v H2020

15 Spolupráce Konzultační služby Zavedení komplexního přístupu adm./ fin. řízení Nezávislé přezkoumání / udržitelnost systému Poradenství při sestavení / změně rozpočtu Ověřené postupy > 3 Mil > 7 projektů > 6 let zkušeností Využití prostředků blízké 100% (96-99%) Postupy úspěšně prošli kontrolním auditem Evropské komise

16 Ďakujem za pozornosť konecny(at)addsen.eu