Organizační pokyny INCHEBA EXPO PRAHA Výstaviště Holešovice

Transkript

1 Organizační pokyny INCHEBA EXPO PRAHA Výstaviště Holešovice

2 Vážení vystavovatelé, v zájmu zabezpečení hladkého průběhu akcí, vás prosíme, abyste věnovali pozornost následujícím důležitým informacím. Název akce: PRAGOALARM / PRAGOSMART 2013 Místo konání: Výstaviště Praha Holešovice Pravé křídlo Průmyslového paláce, venkovní plocha Termín konání: Otevírací doba: pro návštěvníky: hod. pro vystavovatele: hod. Doprovodný program: Průvodce návštěvníka: Zdarma, vystavovatelé obdrží 1 ks při registraci Vstupné: ,- Kč 80,- Kč zlevněné přes internet Kancelář organizátora: Registrační centrum: Foyer Pravého křídla Průmyslového paláce Vlevo před vjezdovou bránou do areálu Výstaviště (pod Hotelem EXPO )!!! Manažer veletrhu: Stavba stánků: Schvalování projektů : Lubor Dvořák T M Viktor Zvelebil T M Josef Pospíšil T E L.Dvorak@incheba.cz E v.zvelebil@incheba.cz E j.pospisil@incheba.cz Produkce : Jiří Humpl T E j.humpl@incheba.cz Tisková mluvčí: Markéta Holatová T M E m.holatova@incheba.cz 2

3 Vystavovatelé i realizátoři expozic jsou povinni bezpodmínečně dodržovat Provozně bezpečnostní předpisy platné v areálu Výstaviště Praha Holešovice, které jsou přílohou těchto Organizačních pokynů! Podepsané Provozně bezpečnostní předpisy prosíme přinést sebou k registraci, popř. je možné podepsat je přímo u registrace. 1. REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ Po příchodu vystavovatelů či realizátorů stánků na Výstaviště je nutné se zaregistrovat v Registračním centru, které se nachází v budově Incheba Expo Praha, vlevo před Hlavní vjezdovou bránou na Výstaviště Viz bod A na orientačním plánku areálu na konci tohoto dokumentu).. Registrace probíhá ve dnech : :00 16:00 hod :00 16:00 hod. Všichni vystavovatelé se musí zaregistrovat nejpozději do 16:00 hod. Veškeré vystavené faktury musí být uhrazeny před akcí! V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte: - montážní průkazy, platné po dobu montáže a demontáže - vystavovatelské průkazy, platné po dobu veletrhu v předepsaném počtu dle velikosti stánku do 20 m2 5 ks do 30 m2 6 ks do 50 m2 8 ks nad 50 m2 10 ks Další vystavovatelské průkazy je možné doobjednat resp. Dokoupit v registračním centru v hotovosti. Cena je 150,- Kč/ks + 21% DPH. - objednané parkovací karty. Přiobjednání na místě je možné jen v omezeném množství. Karta umožňuje parkování v areálu Výstaviště po celou dobu montáže a konání veletrhu. Místo stání dle pokynů obsluhy vjezdové brány. - průvodce návštěvníka Bez vystavovatelského nebo montážního průkazu nebude žádná osoba vpuštěna na výstavní plochu. 2. PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY V případě, že jste některé faktury uhradili méně než 14 dní před začátkem montáže, prosíme, přineste s sebou kopie dokladů (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě) o jejich uhrazení. Pokud realizaci Vašeho stánku zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, je třeba, aby se i tato firma prokázala u registrace kopiemi uvedených dokladů. V případě, že platba nebyla připsána na náš účet a vystavovatel se nemůže prokázat výše uvedenými doklady, nebude mu umožněna realizace stánku. Všechny objednané služby vyfakturované předem musí být uhrazeny v termínu splatnosti před začátkem montáže. Dodatečné objednávky, realizované přímo na Výstavišti, budou účtovány s 10% přirážkou a je třeba uhradit je v hotovosti v pokladně registračního centra ve dnech Pokladna je otevřena v průběhu registrace a ve všední dny 9:00 16:30 hod. 3

4 3. MONTÁŽ EXPOZIC Montáž vlastních realizací stánků probíhá následovně: Pondělí :00 22:00 hod. Úterý :00 23:00 hod. Středa :00 08:30 hod. pouze instalace exponátů a aranžování V případě, že montážní čas není dostačující pro realizaci Vašeho stánku, kontaktujte nás na tel: Zajistíme pro Vaši firmu individuální řešení. Stánky realizované INCHEBOU Praha spol. s r. o. budou k dispozici vystavovatelům k převzetí a instalaci exponátů v úterý od 12:00 hod. Ve středu je třeba dokončit instalaci exponátů nejpozději do 8:30 hod. Upozornění: Při pokládání koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepící pásce, budou Vám náklady na její odstranění fakturovány. S ohledem na druh podlahy ve foyer platí zákaz návozu exponátů přes tento prostor. K návozu použijte návozové vstupy v jednotlivých halách. Upozornění: Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových, sádrokartonových a podobných materiálů v halách. 4. DEMONTÁŽ EXPOZIC Pátek :00 24:00 hod. Sobota :00 12:00 hod Vzhledem k tomu, že v Průmyslovém paláci následuje bezprostředně další akce, není možné demontáž prodloužit! Prosíme všechny vystavovatele, kteří mají expozici od společnosti INCHEBA Praha, aby si svoje zařízení a exponáty odvezli z expozic hned po ukončení veletrhu tj po 17:00 hod, aby se mohly stánky okamžitě demontovat. MONTÁŽ 5. POVOLENÍ K VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU V průběhu montáže ( ) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: - Parkovací karta (platná ) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro 1 osobní nebo nákladní auto. - Vjezdové povolení pro montážní firmy umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. Povolení v podobě parkovacího lístku s čárovým kódem obdržíte ZDARMA při registraci. PRŮBĚH VELETRHU Po dobu trvání veletrhu je možný vjezd osobních a dodávkových aut za účelem doplnění zásob vždy ráno od 8 do 9 hod a od 8 do 9 ZDARMA na základě parkovacího lístku s čárovým kódem, který si sami odeberete z parkovacího automatu přímo u vjezdové brány. Areál výstaviště je nutné opustit do 45min po vjezdu. Po této době bude vjezd zpoplatněn. 4

5 DEMONTÁŽ PRAGOALARM / PRAGOSMART 2013 V průběhu demontáže ( ) může vystavovatel nebo jím pověřená osoba svůj materiál přivážet a odvážet na/z Výstaviště osobním nebo nákladním autem následovně: - Parkovací karta (platná ) umožňuje celodenní stání v horní části areálu pro 1 osobní nebo nákladní auto. - Vjezdové povolení pro montážní firmy umožňuje v průběhu dne opakovaný vjezd / výjezd z areálu Výstaviště. Povolení v podobě parkovacího lístku s čárovým kódem obdržíte ZDARMA při registraci. Upozornění: informujte své montážní firmy o pravidlech montáže a demontáže!!!!!!!!!! 6. PARKOVÁNÍ VOZIDEL Parkování osobních automobilů je v průběhu výstavy umožněno uvnitř v horní části areálu. Cena parkovací karty je 1.500,- Kč / osobní automobil (bez DPH). Povolení k parkování platí od do Počet parkovacích míst je omezený. V případě Vašeho zájmu o parkovací průkazy nás kontaktujte, a to nejpozději do Platba bude zahrnuta do fakturace za služby. V případě pozdního objednání bude platba nutná na místě v hotovosti při registraci. Další parkovací plochy jsou k dispozici u vjezdové brány za plaveckým bazénem. 7. ODVOZ ODPADU V souvislosti s montáží a demontáží upozorňujeme vystavovatele, kterým stánky nestaví INCHEBA Praha, na nutnost odvozu stavebního odpadu a objemných obalových materiálů realizačními firmami. V případě potřeby přistavení kontejneru pro vlastní potřebu kontaktujte produkci veletrhu na tel.: Vícenáklady spojené s odvozem odpadu budou dodatečně vyfakturovány. 8. SPEDICE A MANIPULAČNÍ SLUŽBY Spedičními a manipulačními službami pro vystavovatele je pověřena společnost, která se nachází v areálu Výstaviště. V případě, že chcete využít výše jmenovaných služeb, doporučujeme kontaktovat firmu BECK SPEDITION předem. BECK SPEDITION Ing. Pavel Beck Areál Výstaviště 67, Praha 7 Holešovice T/F M E beck.pavel@volny.cz Odvoz a uskladnění prázdných obalů je možné objednat rovněž u výše uvedené spediční firmy. Skladování prázdných obalů a instalačního materiálu v prostoru za expozicemi je zakázáno! 9. OCHRANA MAJETKU Počínaje dnem zahájení montáže až po ukončení demontáže je v možném rozsahu zabezpečena ochrana majetku proti jeho zcizení prostřednictvím pořadatelské služby a bezpečnostní služby. Po uzavření prostor, denně po 18:00 hod (v době konání výstavy), resp. Denně ihned po ukončení montáže nebo demontáže, je hala zabezpečena. 5

6 Organizátor neručí za škody zaviněné třetí osobou anebo v důsledku jím nezaviněných okolností v době konání výstavy, její montáže a demontáže, a proto doporučujeme vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky (individuální ochranu stánku je možno objednat u pořadatele) a pojistnou smlouvou. 10. POJIŠTĚNÍ 1. Účast na výstavě je na vlastní riziko vystavovatele. Vystavovatel nebude činit organizátora zodpovědným za jakékoliv požadavky třetích stran na náhradu škod vzniklých jako důsledek účasti vystavovatele na výstavě. 2. Organizátor nezodpovídá vystavovateli, spoluvystavovateli ani realizátorům za ztrátu, zničení nebo jakékoliv poškození exponátů, vybavení a zařízení stánku, obalů a balicího materiálu bez ohledu na to, ať ke zničení nebo jinému poškození došlo před začátkem, během nebo po skončení výstavy. 3. Vystavovatelé a realizátoři jsou povinní na vlastní náklady uzavřít pojištění za škody způsobené vlastní činností v rozsahu podle následující tabulky: Vystavovatelé realizující expozici vlastními silami 500 tis. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 30m2 1 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 50m2 2 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 100m2 3 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 200m2 4 mil. Kč realizační firmy, které realizují expozice do 300m2 5 mil. Kč Vystavovatel bude mít možnost pojistit svou expozici či exponáty u České pojišťovny a.s. Pracovnice pojišťovny Sylvie Kolářová, mobil: , telefon: , fax , sykolarova@cpoj.cz Vám po předchozí domluvě připraví smlouvy k vyzvednutí během registrace. 11. RESTAURAČNÍ SLUŽBY Na balkóně Střední haly a v Pravém křídle Průmyslového paláce budou v provozu samoobslužné Veletržní restaurace (150 míst), kromě těchto zařízení budou ve Foyer Průmyslového paláce k dispozici stánky s rychlým občerstvením. Přímo v areálu jsou v provozu restaurace: RESTAURACE NA STŘÍDAČCE vedle Pravého křídla (Malá sportovní hala) RESTAURACE PRAŽAN před Levým křídlem Průmyslového paláce VENKOVNÍ OBČERSTVENÍ Mimo areál v těsné blízkosti: HOTEL EXPO, PARK HOTEL 12. KVĚTINY V případě zájmu o objednání květinové výzdoby předem, kontaktujte prosím KVĚTINOVÝ KLUB, Komunardů 47B, Praha 7, tel.: , , fax: , obchod@kvetinovyklub.cz, KVĚTINY Po dobu veletrhu doporučujeme zahraničním vystavovatelům využít ke komunikaci s návštěvníky výstavy služby tlumočníka. V případě Vašeho zájmu o tuto službu můžete kontaktovat společnost Channel Crossings preklady@chc.cz,

7 14. REKLAMNÍ PŘÍLEŽITOSTI PRAGOALARM / PRAGOSMART 2013 Po dobu veletrhu PRAGOALARM/PRAGOSMART je možné využít k podpoře Vaší účasti a propagaci firmy, expozice nebo novinek řadu reklamních příležitostí v areálu Výstaviště Praha Holešovice: umístění transparentu na hlavní bráně Výstaviště, pronájem billboardových ploch, spoty v areálovém rozhlase, dále nabízíme umístění plošných poutačů, bannerů, infostojek a nafukovacích reklamních předmětů, reklamu na balustrádě Průmyslového paláce, distribuci firemních materiálů našimi nebo vlastními hosteskami promotéry atd. Pozor pouze pro jednoho vystavovatele nabízíme např. možnost přiložení reklamního letáku ke každé vstupence nebo umístění mega poutače na průčelí Průmyslového paláce! Bližší informace k jednotlivým marketingovým aktivitám Vám sdělí p. Tomáš Růžička (tel , fax: , mobil , t.ruzicka@incheba.cz), který Vám rovněž rád pomůže zvolit vhodnou reklamní příležitost s ohledem na cílovou skupinu a Vaše požadavky. Marketingová příručka je Vám rovněž k dispozici na v sekci Areál Výstaviště/ Reklamní příležitosti. Veškerá reklama a propagace v areálu Výstaviště podléhá schválení a zpoplatnění ze strany pronajímatele! 15. DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ metrem na stanici Nádraží Holešovice (trasa C červená) a dále jednu stanici tramvajemi č. 5, 12, 14 nebo 17 (výstupní stanice Výstaviště ) z centra Prahy tramvajemi č. 5, 12, 14 nebo 17 (výstupní stanice Výstaviště ) osobním automobilem po magistrále ve směru od Brna, stále rovně (směr Holešovice) přijedete přímo k pražskému Výstavišti, parkování je možné v okolí Tesla arény (HC Sparta) i přímo v areálu Výstaviště Důležité upozornění v příjezdu na Výstaviště a výjezdu z Výstaviště Při příjezdu ulicí U výstaviště upozorňujeme na dopravní značení na křižovatce u Tesla arény (HC Sparta) - zákaz odbočení vlevo. K příjezdu využijte Bubenskou ulici! Rovněž při výjezdu z areálu je na křižovatce u Tesla arény (HC Sparta) zákaz odbočení vlevo do ulice Partyzánská. 16. ZÁKLADNÍ KONTAKTY Lubor Dvořák, manažer výstavy l.dvorak@incheba.cz Viktor Zvelebil, technická realizace v.zvelebil@incheba.cz Jiří Humpl, produkce j.humpl@incheba.cz Dana Vlachová, propagace d.vlachova@incheba.cz Tomáš Růžička, reklamní příležitosti t.ruzicka@incheba.cz Vážení vystavovatelé, věříme, že Vám tyto informace pomohou k lepší orientaci v námi poskytovaných službách a přejeme Vám příjemný pobyt v Praze a mnoho obchodních úspěchů. Tým veletrhu Pragoalarm/Pragosmart Závěrem si Vás dovolujeme ještě jednou upozornit na dopravní uspořádání na křižovatce u TESLA Arény (HC Sparta), kdy platí zákaz odbočení doleva ze všech směrů. Doporučujeme proto pozorně sledovat dopravní značení!!! 7

8 8