INFORMAČNÍ MEMORANDUM (INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ)

Transkript

1 INFORMAČNÍ MEMORANDUM (INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ) Statutární město Ústí nad Labem Verze 1.0

2 Cíl regulace nakládání s osobními údaji Naším cílem je zajistit maximální ochranu Vašich osobních u daju pr i jejich zpracovávání. Ať jste nám své osobní u daje svěr ili na základě smlouvy, nebo souhlasu, či jsme je získali na základě zákona, který nám to určuje, náš postup pr i jejich ochraně ctí ta samá pravidla: 1) minimalizovat jejich nutný rozsah, 2) chránit je a kontrolovat pr ístup k nim, 3) vymazat je, když už nejsou aktuální a potr ebné. Konkrétní zásady a postupy při zpracování. 1. Předmět: Tento dokument vysvětluje zpu sob shromažd ování a používání osobních u daju. Osobní u daje jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby (subjektu u daju ), tj. osoby, kterou lze pr ímo či nepr ímo identifikovat prostr ednictvím odkazu na identifikátor, jako je jméno, identifikační číslo, u daje o umístění, on-line identifikátor, nebo odkazu na jeden či více faktoru specifických pro fyzickou, fyziologickou, genetickou, duševní, ekonomickou, kulturní nebo sociální identitu této fyzické osoby. Osobní u daje shromažd ujeme ru znými zpu soby během své činnosti, a to jak on-line, tak off-line. Ke shromažd ování u daju dochází pr i výkonu povinností orgánu ver ejné moci v rámci pr enesené i samostatné pu sobnosti, pr i uzavírání smluv nebo komunikaci s občany a ostatními subjekty, nebo pr i návštěvách a používání našich webových stránek. 2. Správce osobních údajů: Statutární město Ústí nad Labem, Velká Hradební 8, , Ústí nad Labem, pověr enec pro ochranu osobních u daju Ing. Martin Kolár, gdpr@metropolnet.cz. Žádosti (námitky, odvolání souhlasu apod.) o naplnění Vašich práv v oblasti osobních u daju zasílejte takto: prostr ednictvím Vaší datové schránky, máte-li ji zr ízenu em podepsaným kvalifikovaným elektronickým podpisem zaslaným na e-podatelnu osobně na podatelně magistrátu města, kde proběhne i fyzické ověr ení Vaší totožnosti 3. Kategorie osobních údajů: Mezi osobní u daje, které mu žeme shromažd ovat a zpracovávat, patr í mimo jiné: Adresní a identifikační u daje Údaje, jejichž zpracování nám ukládá zákonná povinnost Informace, které nám poskytnete pr i komunikaci s námi Informace potr ebné k zajištění bezpečnosti, ochrany zdraví a majetku jako jsou kamerové záznamy Jedná se napr íklad o: Adresa místa trvalého pobytu; Adresy pr edchozích míst trvalého pobytu; Datová schránka; Datum narození; Datum, místo, okres a stát uzavr ení manželství; Datum, místo, okres a stát vzniku partnerství; Doklady o du chodu; Doklady o vzdělání; Doručovací adresa; ; Invalidita, zdravotní znevýhodnění; Jméno, popr ípadě jména; Jméno, popr ípadě jména, pr íjmení, rodné pr íjmení a rodné číslo dítěte; Jméno, popr ípadě jména, pr íjmení, rodné pr íjmení a rodné číslo manžela nebo partnera; Místo a okres narození; Místo narození; Místo pobytu; Obsah rozsudku soudu; Omezení svéprávnosti; Platový výměr; Podpis; Pohlaví; Popisné u daje na záznamovém zar ízení: vzhled, činnost, doba, audio záznam; Pr edchozí zaměstnavatel; Rodinný stav; Rodné číslo; Stát narození; Státní občanství a datum jeho nabytí nebo pozbytí, popr ípadě více státních občanství a data jejich nabytí nebo pozbytí; Státní pr íslušnost; Stav; Telefon; Titul; Trvalé bydliště; Údaje o opatrovníkovi; Údaje o oprávněné osobě; Údaje o osvojenci; Zákaz pobytu, místo zákazu pobytu a doba jeho trvání, datum 2 / 6

3 nabytí právní moci rozhodnutí soudu nebo správního orgánu o zákazu pobytu; Zdravotní pojišťovna; Zdravotní prohlídky a další u daje. 4. Právní základ pro zpracování osobních údajů: Zpracování Vašich osobních u daju je vždy podloženo právním základem, kterým je: zpracování nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje. Mezi základní právní akty patr í: 128/2000 Sb, obecní zr ízení; 561/2004 Sb. Školský zákon; 500/2004 Sb. Správní r ád; 89/2012 Sb. Zákon občanský zákoník; 134/2016 Sb. Zákon o zadávání ver ejných zakázek; 106/1999 Sb. Zákon o svobodném pr ístupu k informacím; 250/2016 Sb., o odpovědnosti za pr estupky;; 499/2004 Sb. Zákon o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonu a další sektorová legislativa. zpracování nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt u daju, nebo pro provedení opatr ení pr ijatých pr ed uzavr ením smlouvy na žádost tohoto subjektu u daju souhlas subjektu u daju se zpracováním svých osobních u daju pro jeden či více konkrétních u čelu zpracování nezbytné pro ochranu životně du ležitých zájmu subjektu u daju nebo jiné fyzické osoby zpracování nezbytné pro splnění u kolu prováděného ve ver ejném zájmu nebo pr i výkonu ver ejné moci, kterým je pověr en správce zpracování nezbytné pro u čely oprávněných zájmu pr íslušného správce či tr etí strany, kromě pr ípadu, kdy pr ed těmito zájmy mají pr ednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu u daju vyžadující ochranu osobních u daju, zejména pokud je subjektem u daju dítě 5. Úc ely zpracování: plnění povinností v pr enesené a samostatné pu sobnosti, včetně poskytování informací plnění povinností v pracovně právních vztazích se zaměstnanci správa našich smluvních závazku a probíhajícího smluvního vztahu, včetně jednání se smluvními stranami zajišťování bezpečnosti našich webových stránek, sítí, systému a areálu a rovněž ochrana proti podvodu m a v soudních sporech správa našich každodenních provozních potr eb, napr íklad zpracování u hrad a správa finančních u čtu, správa smluv, správa webových stránek, audit, kontrola, vykazování a dodržování právních pr edpisu, atd. 6. Příjemci osobních údajů: Dle požadavku zákona: osobní u daje týkající se jednotlivcu mu žeme zpr ístupn ovat orgánu m ver ejné moci a soudního sytému, složkám určeným k prosazování zákona, a to v rozsahu vyžadovaným zákonem. V pr ípadech, kdy je to pr ípustné podle zákona, mu žeme tyto u daje poskytovat také tr etím stranám, pokud je to nutné k prokazování, uplatn ování nebo ochraně právních nároku, a to dle našich pokynu a v souladu s pr íslušnou legislativou. 7. Uchovávání: Osobní u daje budou uchovávány pouze po dobu, která je potr ebná pro u čely, za kterými byly shromážděny, obvykle po dobu stanovenou právním rámcem ČR nebo stanovenou Vaším souhlasem. 8. Ochrana osobních údajů: 3 / 6

4 Uplatn ujeme vhodná technická, fyzická a organizační opatr ení, která jsou pr iměr eně navržena tak, aby zajišťovala ochranu osobních u daju pr ed náhodným nebo protiprávním zničením, zcizením, ztrátou, u pravami, nepovoleným zver ejněním nebo pr ístupem a dalšími formami nezákonného zpracování. Pr ístup k osobním u daju m je omezen na oprávněné pr íjemce, kter í tyto u daje potr ebují znát. Udržujeme ucelený systém informační bezpečnosti, jehož rozsah je u měrný riziku m spojeným se správou a zpracováváním u daju. Tento systém je neustále pr izpu sobován za u čelem zmírnění provozních rizik a k ochraně osobních u daju pr i zohlednění uplatn ovaných postupu. Pr i správě a zpracovávání jakýchkoli citlivých osobních u daju rovněž uplatn ujeme rozšír ená bezpečnostní opatr ení. V některých pr ípadech zpracováváme osobní u daje jako zpracovatelé osobních u daju. Tyto osobní u daje shromažd ujeme a zpracováváme pouze podle pokynu správce a nepoužíváme je ani nepr edáváme dále k jiným u čelu m. Osobní informace sdělujeme nebo pr enášíme pouze podle pokynu správce nebo za u čelem výkonu svěr ených agend. 9. Nas e webové stránky: Soubory cookie, využití dat a podobné nástroje Když navštívíte naše webové stánky, mu žeme automaticky shromažd ovat určité informace pomocí technologií, jako jsou soubory cookie, nástroje pro analýzu internetového prohlížeče a protokoly serveru. V r adě pr ípadu jsou informace shromažd ované pomocí souboru cookie a dalších nástroju používány neidentifikovatelným zpu sobem bez jakéhokoli odkazu na osobní u daje. Cookie jsou malé textové soubory, které webová stránka pr i návštěvě ukládá prostr ednictvím prohlížeče na pevný disk počítače nebo jiného zar ízení. Soubory cookie mu žeme používat k zefektivnění používání webových stránek a rovněž k pr izpu sobení preferencí procházení a zlepšení funkce našich webových stránek. Soubory cookie je možné používat k r ízení výkonu a shromažd ování informací o tom, jakým zpu sobem jsou používány naše webové stránky, k analytickým u čelu m. Existují dva druhy souboru cookie: soubory cookie relace, které jsou z vašeho zar ízení odstraněny po opuštění webové stránky, a trvalé soubory cookie, které zu stávají ve vašem zar ízení po delší dobu, nebo dokud je ručně neodstraníte. V souborech protokolu z našich serveru mohou být shromažd ovány informace o tom, jakým zpu sobem uživatelé používají webové stránky (u daje o použití). Mezi tyto u daje patr í mimo jiné název domény uživatele, jazyk, typ prohlížeče a operační systém, poskytovatel internetových služeb, adresa IP (internetový protokol), lokalita nebo odkaz, ze kterého uživatel pr išel na webovou stránku, web, který jste navštívili pr ed pr íchodem na naši webovou stránku, a webová stránka, kterou navštívíte po opuštění našeho webu, a rovněž čas strávený na našem webu. Údaje o používání webu mu žeme sledovat a využívat k hodnocení jeho výkonu a činnosti, ke zlepšení jeho designu a funkcí, nebo k bezpečnostním u čelu m. Nastavení svého internetového prohlížeče mu žete změnit tak, aby pr ijaté soubory cookie zablokoval nebo na jejich pr ijetí upozornil či je smazal. Pr ípadně mu žete našimi webovými stránkami procházet pomocí anonymního profilu prohlížeče. Další informace o u pravách či změnách nastavení internetového prohlížeče naleznete v pr íručce nebo v nápovědě k prohlížeči. Pokud nesouhlasíte s použitím souboru cookie nebo podobných technologií, které ukládají informace do vašeho zar ízení, musíte odpovídajícím zpu sobem změnit nastavení svého prohlížeče. Upozorn ujeme, že některé funkce našich webových stránek nemusejí pracovat správně, pokud zakážete pr íjem souboru cookie nebo tyto technologie. Propojené stránky: Na našich webových stránkách mu žeme poskytovat odkazy na weby tr etích stran ( propojené stránky ). Propojené stránky nejsme povinni hodnotit, kontrolovat ani zkoumat. Každá propojená stránka mu že mít vlastní podmínky použití a prohlášení o ochraně osobních u daju. Uživatelé se pr i používání propojených stránek musí s těmito podmínkami seznámit a dodržovat je. Neneseme odpovědnost za zásady a postupy jakýchkoli propojených stránek a pr ípadných dalších odkazu, které se na těchto stránkách nacházejí. Tyto odkazy nepr edstavují naše schválení propojených webu nebo jakékoli 4 / 6

5 Děti: společnosti či služby. Doporučujeme uživatelu m, aby se seznámili spodmínkami a odpovídajícími dokumenty těchto propojených webu dr íve, než je začnou používat. Naše webové stránky nejsou zaměr eny na děti. Nevyužíváme je k vědomému získávání osobních u daju od dětí ani k poskytování služeb dětem. Zjistíme-li, že dítě poskytlo své osobní u daje prostr ednictvím některého z našich webu, tyto u daje ze svých systému odstraníme. Služba Google Analytics: Na našich webových stránkách mu žeme rovněž používat službu Google Analytics ke shromažd ování informací o on-line aktivitách uživatelu na webových stránkách, jako jsou napr íklad navštívené webové stránky, odkliknuté odkazy a provedená vyhledávání. Tyto informace používáme k sestavování zpráv a k vylepšování webu. Soubory cookie anonymně shromažd ují informace, jako je počet návštěvníku na webu, odkud návštěvníci pr išli a stránky, které navštívili. Informace vytvor ené těmito soubory cookie a vaše aktuální adresa IP budou pr eneseny z vašeho internetového prohlížeče a budou uloženy na serverech Google ve Spojených státech a dalších zemích. Google bude tyto informace používat ve vašem zastoupení pro u čely vyhodnocení zpu sobu, kterým používáte náš web, jak bylo popsáno výše. Adresa IP získaná prostr ednictvím služby Google Analytics nebude spojena s jakýmikoli jinými daty v držení společnosti Google. Další informace o u dajích shromažd ovaných službou Google Analytics získáte na adrese Tyto soubory cookie mu žete zablokovat pomocí odpovídajících nastavení internetového prohlížeče. Pokud tak učiníte, je možné, že nebudete moci plně využít funkcí našich webu. Doplněk internetového prohlížeče Google Analytics Opt-out je možné stáhnout na následující adrese: Vas e práva: Máte právo v relevantních pr ípadech a do míry pr ípustné podle platného zákona se na nás obracet za u čelem uplatnění práva na pr ístup k Vašim osobním u daju m, na jejich opravu nebo aktualizaci Vašich nepr esných nebo neaktuálních osobních u daju, na výmaz, pokud dochází k jejich zpracování v rozporu s ochranou definovanou pr íslušnou legislativou nebo v rozporu s Vámi uděleným souhlasem, nebo pokud svu j souhlas odvoláte, na omezení zpracování Vašich osobních u daju, vznést námitku proti zpracování Vašich osobních u daju, na pr enositelnost Vašich osobních u daju a dalších práv podle obecného nar ízení o ochraně osobních u daju. Stejně tak máte právo se na nás obracet v pr ípadě u daju zpracovávaných na základě Vašeho souhlasu a rovněž za u čelem odvolání tohoto souhlasu se zpracováním osobních u daju. Svá práva mu žete uplatnit zpu sobem uvedeným v bodě 2 tohoto memoranda. Naplnění Vašich práv je umožněno bezplatně a ve lhu tě do 30ti dnu od podání žádosti. Lhu tu je možné v mimor ádných pr ípadech prodloužit max. o 2 měsíce. Mu žete mít rovněž právo na podání stížnosti u Dozorového orgánu, kterým je Úr ad na ochranu osobních u daju ( 11. Souhlas a jeho odvolání: Vědomým poskytnutím Vašich osobních u daju berete na vědomí a souhlasíte se shromažd ováním, zpracováváním a použitím takových u daju, ve smyslu jak je uvedeno v tomto dokumentu. V pr ípadech, kdy tak vyžaduje platný zákon, budete požádáni o výslovný souhlas. 5 / 6

6 Máte vždy možnost zdarma vyjádr it námitku proti použití Vašich osobních u daju, nebo odvolat jakýkoli dr ívější souhlas udělený ke konkrétnímu u čelu kontaktováním osoby určené pro uplatnění práv subjektu u daju uvedené v bodě 2 tohoto memoranda. 12. Automatizované rozhodování: Neprovádíme automatizované rozhodování. 13. Kontaktní moz nosti: Budete-li mít k dané problematice nějaké dotazy, mu žete kontaktovat určeného pověr ence uvedeného v bodě 2, nebo p. Jana Kymličku, tel.č , jan.kymlicka@mag-ul.cz. 14. Úpravy dokumentu Informac ní memorandum (Informace o ochraně osobních údajů): Vyhrazujeme si právo kdykoli provádět změny, u pravy a aktualizace tohoto dokumentu. Pravidelně ověr ujte, zda pracujete s nejnovější verzí tohoto dokumentu. Datum u činnosti tohoto dokumentu: / 6