INTERNÁ SMERNICA ZIPCeM. Podpisový poriadok Združenia Informačných a poradenských centier mladých v SR IS 5/2011

Transkript

1 Podpisový poriadok ZIPCeM Strana: 1/5 INTERNÁ SMERNICA ZIPCeM Podpisový poriadok Združenia Informačných a poradenských centier mladých v SR IS 5/2011

2 Podpisový poriadok ZIPCeM Strana: 2/5 Článok 1 Základné ustanovenia 1. Združenie Informačných a poradenských centier mladých v SR (ďalej len ZIPCeM) vypracovalo v súlade so Stanovami ZIPCeM a Zásadami hospodárenia a rozpočtovania ZIPCeM tento Podpisový poriadok ako Internú smernicu ZIPCeM č. 5/ Podpisový poriadok ZIPCeM upravuje oprávnenia a zodpovednosti zamestnancov, pracovníkov a členov jednotlivých orgánov ZIPCeM pri podpisovaní písomností pochádzajúcich z činnosti ZIPCeM. Taktiež upravuje zásady používania služobných pečiatok. Článok 2 Zásady podpisovania písomností 1. Podpis sa umiestňuje na koniec písaného textu, ak naň nie je vyhradené osobitné samostatné miesto (napr. vo výkazoch, v bankových dokladoch a pod.); ak je list opatrený pečiatkou, podpis sa umiestňuje pod odtlačok pečiatky. 2. Pod vlastnoručným podpisom musí byť vypísané meno a priezvisko podpisujúceho vrátane jeho titulu a funkcie. 3. Podpis nemá prekrývať odtlačok pečiatky a nemá zasahovať do vypísaného mena a priezviska podpisujúceho. 4. Bežné písomnosti sú spravidla opatrené jedným podpisom; dva podpisy sú na tých písomnostiach, u ktorých to ukladajú osobitné právne predpisy (napr. zmluvy atď.). 5. Pri jednom podpise sa podpis osoby umiestňuje na pravú stranu pod písaným textom. V prípadoch, kde sa vyžadujú dva, príp. viac podpisov, sa podpis funkčne vyššieho umiestňuje vľavo pod písaným textom, podpis funkčne nižšieho vpravo. 6. Ak sa umiestňujú podpisy pod písaný text v poradí pod sebou, prvý je podpis funkčne vyššieho a pod ním sú podpisy funkčne nižších podpisujúcich. 7. Pri elektronicky zasielaných písomnostiach je nevyhnutné použiť certifikovaný elektronický podpis. Článok 3 Oprávnenia na podpisovanie písomností 1. Oprávnenie na podpisovanie písomností zamestnancami, pracovníkmi a členmi jednotlivých orgánov ZIPCeM vyplýva zo Stanov ZIPCeM a z IS 2/2011: Zásady hospodárenia a rozpočtovania ZIPCeM. 2. Predseda ZIPCeM ako štatutárny zástupca podpisuje: a) v majetkovoprávnych vzťahoch občianskoprávne a obchodné zmluvy uzatvorené medzi ZIPCeM a fyzickými a právnickými osobami, b) v pracovnoprávnych vzťahoch všetky písomnosti súvisiace so vznikom, zmenou a skončením pracovného pomeru, oznámenia o výške a zložení platu, všetky dohody uzatvorené v súlade so Zákonníkom práce; taktiež riadne a mimoriadne dovolenky, náhradné alebo neplatené voľno a priepustky vedúcej kancelárie ZIPCeM, úpravy pracovného času zamestnancov/pracovníkov ZIPCeM, c) všetky dôležité a závažné dokumenty, ktoré ZIPCeM reprezentujú navonok, d) oficiálnu korešpondenciu v mene ZIPCeM, e) zápisnice a uznesenia zo zasadnutí Valného zhromaždenia ZIPCeM, taktiež uznesenia zo zasadnutí Predsedníctva ZIPCeM (tieto písomnosti sú vždy podpísané aj overovateľmi),

3 Podpisový poriadok ZIPCeM Strana: 3/5 f) všetky dokumenty a písomnosti, ktoré vychádzajú z rozhodnutí jednotlivých orgánov ZIPCeM, g) dokumentáciu a písomnosti k cestovným náhradám, h) vystavené objednávky (ich vyhotovenie, schválenie vystavených objednávok nad EUR), i) príjmové a výdavkové pokladničné doklady, platobné poukazy (ich vyhotovenie a schválenie), j) účtovné závierky, k) dokumentáciu k refundácii tovarov a služieb, l) predseda ZIPCeM má ďalej právo podpísať akékoľvek iné písomnosti a dokumenty, ako aj tie písomnosti, ktoré podľa tohto podpisového poriadku patria do pôsobnosti iných osôb; taktiež má právo poveriť ďalšie osoby podpísaním aj tých písomností, ktoré sú výlučne v jeho právomoci. 3. Tajomník ZIPCeM alebo iný člen Predsedníctva ZIPCeM podpisuje: a) dokumentáciu a písomnosti, kde na oboch stranách zmluvného vzťahu figuruje predseda ZIPCeM, b) písomnosti na základe poverenia predsedu ZIPCeM. 4. Predseda Dozornej rady ZIPCeM podpisuje: a) vykonanie následnej finančnej kontroly, b) všetky dokumenty a písomnosti vzniknuté pri vykonávaní kontrolnej a rozhodcovskej činnosti dozornej rady, najmä kontrolu hospodárenia a nakladania s finančnými prostriedkami a majetkom ZIPCeM, c) materiály predkladané v mene dozornej rady na zasadnutiach jednotlivých orgánov ZIPCeM. 5. Vedúca kancelárie ZIPCeM podpisuje: a) písomnosti vyplývajúce z jej náplne práce a z príkazu priameho nadriadeného predsedu ZIPCeM, b) príkazy na pracovné cesty zamestnancov/pracovníkov ZIPCeM, vrátane schvaľovania správ o výsledkoch pracovných ciest, c) dokumentáciu a písomnosti k cestovným náhradám vrátane schvaľovania správ o výsledkoch pracovných ciest, d) riadne a mimoriadne dovolenky, náhradné alebo neplatené voľno a priepustky zamestnancov/ pracovníkov ZIPCeM, ktorí sú jej priamymi podriadenými, e) vystavené objednávky (ich vyhotovenie, schválenie objednávok do EUR), f) vystavené faktúry, g) dodacie listy, h) príjmové a výdavkové pokladničné doklady (ich vyhotovenie, schválenie PPD a VPD jej priamych podriadených), i) platobné poukazy (ich vyhotovenie, schválenie PP jej priamych podriadených) vrátane schvaľovania mesačných správ o činnosti, resp. mesačných správ o činnosti pracovných výkazov vypracovávaných na základe zmluvného vzťahu atď., j) vykonanie predbežnej finančnej kontroly, k) bežnú korešpondenciu v mene ZIPCeM, l) písomnosti na základe poverenia predsedu ZIPCeM. 6. Ostatní zamestnanci/pracovníci ZIPCeM podpisujú: a) písomnosti vyplývajúce z ich náplne práce a z príkazu priameho nadriadeného, b) vystavené objednávky (ich vyhotovenie, schválenie objednávok do EUR vystavených vedúcou kancelárie ZIPCeM), c) príjmové a výdavkové pokladničné doklady (ich vyhotovenie), d) platobné poukazy (ich vyhotovenie), e) dokumentáciu a písomnosti k cestovným náhradám, f) písomnosti na základe poverenia predsedu ZIPCeM.

4 Podpisový poriadok ZIPCeM Strana: 4/5 7. Manažér pre ekonomiku ZIPCeM podpisuje: a) príjmové a výdavkové pokladničné doklady (ich vyhotovenie), b) vykonanie formálnej kontroly účtovných dokladov pred ich zaúčtovaním, c) vyúčtovanie pracovných ciest, d) dokumenty a písomnosti súvisiace s ekonomickou agendou ZIPCeM, e) písomnosti na základe poverenia predsedu ZIPCeM. Článok 4 Zodpovednosť pri podpisovaní písomností 1. Podpisujúci zamestnanec/pracovník alebo člen niektorého z orgánov ZIPCeM svojím podpisom schvaľuje obsah danej písomnosti. 2. Spracovateľ písomnosti zodpovedá podpisujúcemu za formálnu a vecnú správnosť danej písomnosti. 3. Dôsledky zavinené prekročením právomoci pri podpisovaní nesie tá osoba, ktorá písomnosť podpísala, a to v rozsahu stanovenom Zákonníkom práce, Stanovami ZIPCeM a Zásadami hospodárenia a rozpočtovania ZIPCeM. Článok 5 Pečiatky ZIPCeM a zásady disponovania s nimi 1. Typy pečiatok používaných pri činnosti ZIPCeM: a) všeobecná pečiatka ZIPCeM (vyobrazenie všeobecnej pečiatky tvorí prílohu č. 1 tejto smernice), b) pečiatka s názvom Predbežná finančná kontrola, c) pečiatka s názvom Hradené z dotácie MŠ SR. 2. Predseda ZIPCeM disponuje pečiatkou podľa bodu 1. a). 3. Vedúca kancelárie ZIPCeM disponuje pečiatkami podľa bodov 1. a), b). 4. Manažér pre ekonomiku ZIPCeM disponuje pečiatkou podľa bodu 1. c). 5. Pečiatky organizácie sa prideľujú ich používateľom proti podpisu. 6. Pečiatky organizácie musia byť uložené tak, aby bolo zabránené ich zneužitiu, resp. aby nedošlo k ich strate alebo odcudzeniu. Prípadnú stratu pečiatky je potrebné ihneď ohlásiť predsedovi ZIPCeM. Článok 6 Záverečné ustanovenia 1. Interná smernica ZIPCeM č. 5/2011 Podpisový poriadok ZIPCeM bola schválená uznesením Predsedníctva ZIPCeM zo dňa

5 Podpisový poriadok ZIPCeM Strana: 5/5 Príloha č. 1 Vyobrazenie všeobecnej pečiatky ZIPCeM