Informace o zpracování osobních údajů

Transkript

1 Informace o zpracování osobních údajů Bytové družstvo INSTART, IČO: , se sídlem Mladotova 667/7, Praha 10 - Kolovraty, PSČ , zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl Dr, vložka 417 (dále i jen BD INSTART ) v souvislosti a) se svou činností v oblasti zajišťování bytových potřeb svých členů, a b) s činnostmi příslušejícími vlastníkovi nemovitostí a pronajímateli, zpracovává osobní údaje následujících kategorií subjektů údajů: a) členové a bývalí členové BD INSTART, b) podnájemníci a bývalí podnájemníci družstevních prostor, c) osoby, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky, d) členové a bývalí členové volených orgánů BD INSTART, e) návštěvníci webových stránek BD INSTART, f) uživatelé a bývalí uživatelé internetového připojení v rámci družstevních prostor. Osobní údaje zpracovává BD INSTART jako správce. Pro zpracování osobních údajů ze strany BD INSTART není zapotřebí, aby k takovému zpracování subjekt údajů uděloval BD INSTARTu výslovný souhlas. Důvodem je, že zde existují jiné zákonné podmínky, na základě kterých může BD INSTART osobní údaje legálně zpracovávat i bez tohoto souhlasu subjektu údajů. Právní základ pro zpracování osobních údajů ze strany BD INSTART je pro každou kategorii subjektu údajů podrobněji popsán níže. Podrobnější informace pro jednotlivé skupiny subjektů údajů jsou uvedeny níže. BD INSTART nepředává žádné osobní údaje, které zpracovává jako správce, do třetí země (tj. země mimo Evropskou unii) ani žádné mezinárodní organizaci. Při zpracování osobních údajů ze strany BD INSTART nedochází k rozhodování, které by bylo založeno na automatizovaném zpracování včetně profilování. Dílčí procesy zpracování však mohou probíhat automatizovaně. Subjekty údajů mají vůči BD INSTART právo na přístup ke svým osobním údajům a právo na jejich opravu či doplnění. V závislosti na konkrétním druhu zpracování může subjektům údajů vůči BD INSTART vzniknout též právo na výmaz (tzv. právo být zapomenut), právo na omezení zpracování anebo právo vznést námitku. Tato práva mohou subjekty údajů uplatnit buď elektronicky na bdinstart@seznam.cz nebo písemně dopisem doručeným na adresu sídla BD INSTART: schránka BD INSTART, Mladotova 667/7, Praha 10 - Kolovraty, PSČ Pokud se subjekt údajů domnívá, že zpracování jeho osobních údajů ze strany BD INSTART je jakkoliv závadné, má právo obrátit se na kteréhokoli z členů představenstva nebo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů ( Pokud se v tomto dokumentu hovoří o družstevních prostorách či nemovitostech, mají se tím na mysli jakékoli nemovité věci či jejich části, které má BD INSTART ve svém výlučném či podílovém spoluvlastnictví.

2 a) Členové a bývalí členové BD INSTART Účelem zpracování osobních údajů členů i bývalých členů BD INSTART coby bytového družstva je zejména plnění zákonných povinností, které bytovému družstvu plynou ze zákona č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích (především vedení seznamu členů BD INSTART), ze zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, jakož i z dalších právních předpisů (např. oblast exekučního či insolvenčního řízení). Účelem zpracování některých osobních údajů členů i bývalých členů BD INSTART je též řádné plnění nájemní smlouvy uzavřené mezi BD INSTART a jeho (bývalým) členem (např. v souvislosti s úhradami nájemného, poplatků za služby, jejich vyúčtováním). Dalším účelem zpracování některých osobních údajů členů i bývalých členů BD INSTART je ochrana družstevních prostor a dále ochrana majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory. Právním základem pro zpracování takových osobních údajů je oprávněný zájem BD INSTART, Hlavního města Prahy zastoupeného Městskou částí Praha-Kolovraty a osob oprávněně užívajících družstevní prostory na ochraně družstevních prostor a na ochraně majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory. Účelem zpracování některých dalších osobních údajů členů i bývalých členů BD INSTART je plnění povinností BD INSTART vůči Hlavnímu městu Praze zastoupenému Městskou částí Praha-Kolovraty, přičemž jde o povinnosti vzniklé na základě historických vztahů ze smlouvy o sdružení uzavřené dne mezi BD INSTART a Hlavním městem Prahou zastoupeným Městskou částí Praha- Kolovraty. Právním základem pro zpracování takových osobních údajů je oprávněný zájem BD INSTART na plnění jeho povinností ze smlouvy o sdružení uzavřené dne mezi BD INSTART a Hlavním městem Prahou zastoupeným Městskou částí Praha-Kolovraty. Údaje členů i bývalých členů BD INSTART mohou být (v souvislosti s plněním zákonných a smluvních povinností BD INSTARTu a dále v souvislosti s ochranou oprávněných zájmů BD INSTARTu) předávány následujícím příjemcům: správce nemovitostí, Městská část Praha-Kolovraty, aktuální členové BD INSTART, exekutorské úřady, insolvenční soudy či další orgány veřejné správy ČR (v mezích jejich působnosti), auditoři, daňoví či právní poradci, revizní technici. Zpracováním osobních údajů členů i bývalých členů BD INSTART mohou být pověřeni následující zpracovatelé: Městská část Praha-Kolovraty, správce nemovitostí, auditoři, daňoví či právní poradci apod. Osobní údaje členů i bývalých členů BD INSTART jsou zpracovávány po dobu existence BD INSTART a dále po dobu 10 let od zániku BD INSTART. V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti BD INSTART anebo pro splnění smlouvy uzavřené mezi BD INSTART a členem či bývalým členem BD INSTART, je poskytnutí osobních údajů zákonným, resp. smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůže dojít ke vzniku smluvního vztahu mezi subjektem údajů a BD INSTART.

3 V případě osobních údajů zpracovávaných z titulu oprávněného zájmu BD INSTART jde o zákonné požadavky. Tyto osobní údaje jsou subjekty údajů povinny poskytnout. Díky tomu bude BD INSTART zejména schopno zajistit včasnou informovanost svých členů o důležitých skutečnostech (např. škodní události, informace o dění v BD INSTART a spravovaných nemovitostech) a podstatně to zvýší schopnost BD INSTARTu zabraňovat případným škodám jak na družstevních prostorech, tak na majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory. Dále to BD INSTARTu umožní plnit smlouvu o sdružení, díky které mohla být BD INSTARTu poskytnuta dotace z prostředků Státního fondu rozvoje bydlení.

4 b) Podnájemníci a bývalí podnájemníci družstevních prostor Účelem zpracování osobních údajů podnájemníků a bývalých podnájemníků družstevních prostor je zejména plnění zákonných povinností, které bytovému družstvu plynou ze zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku jakož i z dalších právních předpisů (např. oblast exekučního či insolvenčního řízení). Účelem zpracování některých osobních údajů podnájemníků a bývalých podnájemníků družstevních prostor je též řádné plnění podnájemní smlouvy uzavřené mezi (bývalým) podnájemníkem družstevních prostor a (bývalým) členem BD INSTART (zejména v souvislosti se získáváním písemného souhlasu BD INSTART a Hlavního města Prahy zastoupeného Městskou částí Praha-Kolovraty, coby podílových spoluvlastníků podnajatých nemovitostí). Dalším účelem je ochrana družstevních prostor a dále ochrana majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory. Právním základem pro zpracování takových osobních údajů je oprávněný zájem BD INSTART, Hlavního města Prahy zastoupeného Městskou částí Praha- Kolovraty a osob oprávněně užívajících družstevní prostory na ochraně družstevních prostor a na ochraně majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory. Údaje podnájemníků a bývalých podnájemníků družstevních prostor mohou být (v souvislosti s plněním zákonných a smluvních povinností a v souvislosti s ochranou oprávněných zájmů BD INSTARTu a třetích osob) předávány následujícím příjemcům: Městská část Praha-Kolovraty, správce nemovitostí, exekutorské úřady či další orgány veřejné správy ČR (v mezích jejich působnosti), právní poradci. Zpracováním osobních údajů podnájemníků a bývalých podnájemníků družstevních prostor mohou být pověřeni následující zpracovatelé: správce nemovitostí, právní poradci, apod. Osobní údaje členů i bývalých členů BD INSTART jsou zpracovávány po dobu existence BD INSTART a dále po dobu 10 let od zániku BD INSTART. V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů podnájemníků a bývalých podnájemníků družstevních prostor nezbytné pro splnění povinností vyplývajících BD INSTART z právních předpisů anebo ze smlouvy o podnájmu, je poskytnutí osobních údajů nezbytné. V případě osobních údajů zpracovávaných z titulu oprávněného zájmu BD INSTART jde o zákonné požadavky. Tyto osobní údaje jsou subjekty údajů povinny poskytnout. Díky tomu bude BD INSTART zejména schopno zajistit včasnou informovanost podnájemníků o důležitých skutečnostech (např. škodní události) a zvýší to schopnost BD INSTARTu zabraňovat případným škodám jak na družstevních prostorech, tak na majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory.

5 c) Osoby, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky Účelem zpracování osobních údajů osob, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky, je možnost lépe chránit jak družstevní prostory, tak osoby oprávněně užívající družstevní prostory, a dále jejich bezpečnost a zdraví. Právním základem pro zpracování osobních údajů osob, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky, je oprávněný zájem BD INSTART, Hlavního města Prahy zastoupeného Městskou částí Praha-Kolovraty a osob oprávněně užívajících družstevní prostory na ochraně družstevních prostor a na ochraně majetku, zdraví a bezpečí osob oprávněně užívajících družstevní prostory. Osobní údaje osob, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky, mohou být (v souvislosti s ochranou oprávněných zájmů BD INSTARTu a třetích osob) předávány následujícím příjemcům: správce nemovitostí. V této souvislosti BD INSTART uvádí, že historicky byly některé osobní údaje osob, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky, předávány též Městské části Praha-Kolovraty. Zpracováním osobních údajů údaje osob, které fakticky užívaly či užívají družstevní prostory a zároveň nebyly či nejsou členy BD INSTART ani podnájemníky, mohou být pověřeni následující zpracovatelé: správce nemovitostí. Osobní údaje členů i bývalých členů BD INSTART jsou zpracovávány po dobu existence BD INSTART a dále po dobu 10 let od zániku BD INSTART. Poskytnutí těchto osobních údajů je zákonným požadavkem. Subjekty údajů jsou povinny tyto údaje poskytnout. Díky tomu se zvýší schopnost BD INSTART chránit majetek, zdraví a bezpečnost jak BD INSTARTu, tak Hlavního města Prahy zastoupeného Městskou částí Praha-Kolovraty, a dále osob oprávněně užívajících družstevní prostory.

6 d) Členové a bývalí členové volených orgánů BD INSTART Účelem zpracování osobních údajů členů a bývalých členů volených orgánů BD INSTART je plnění zákonných povinností plynoucích zejména ze zákona č. 90/2012 Sb. o obchodních korporacích, a zákona č. 304/2013, o veřejných rejstřících, jakož i z dalších právních předpisů (zejména v oblasti zdravotního pojištění, nemocenského pojištění, sociálního zabezpečení a v oblasti daňové, jakož i v oblasti exekučního či insolvenčního řízení apod.). Účelem zpracování některých osobních údajů členů a bývalých členů volených orgánů BD INSTART je též řádné plnění smlouvy uzavřené mezi BD INSTART a příslušným členem či bývalým členem volených orgánů BD INSTART (zejména smlouvy o výkonu funkce). Účelem zpracování dalších osobních údajů členů a bývalých členů volených orgánů BD INSTART je zajištění efektivní komunikace mezi členy a bývalými členy volených orgánů BD INSTART navzájem a také mezi členy volených orgánů BD INSTART a třetími osobami v souvislosti s výkonem jejich funkce ve voleném orgánu BD INSTART (např. se členy družstva, se správcem nemovitostí). Právním základem zpracování těchto údajů je oprávněný zájem BD INSTARTu na využití moderních komunikačních prostředků pro zajištění efektivního fungování BD INSTART. Údaje členů a bývalých členů volených orgánů BD INSTART mohou být (v souvislosti s plněním zákonných a smluvních povinností BD INSTARTu a dále v souvislosti s ochranou oprávněných zájmů BD INSTARTu) předávány následujícím příjemcům: Česká správa sociálního zabezpečení, orgány daňové správy, zdravotní pojišťovny, veřejné rejstříky, exekutorské úřady, insolvenční soudy či další orgány veřejné správy ČR (v mezích jejich působnosti), správce nemovitostí, auditoři, daňoví či právní poradci, členové a bývalí členové volených orgánů BD INSTART. Zpracováním osobních údajů členů a bývalých členů volených orgánů BD INSTART mohou být pověřeni následující zpracovatelé: správce nemovitostí, auditoři, daňoví či právní poradci, apod. Osobní údaje členů i bývalých členů volených orgánů BD INSTART jsou zpracovávány po dobu existence BD INSTART a dále po dobu 10 let od zániku BD INSTART. Výjimkou jsou osobní údaje vtělené do dokumentů, které je BD INSTART povinno v souladu s právními předpisy archivovat po delší dobu v takovém případě jsou osobní údaje uchovávány po tuto delší archivační dobu. V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění právní povinnosti BD INSTART anebo pro splnění smlouvy uzavřené mezi BD INSTART a členem či bývalým členem volených orgánů BD INSTART, je poskytnutí osobních údajů zákonným, resp. smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůže dojít ke zvolení subjektu údajů do voleného orgánu BD INSTART, a dále nemůže dojít ke vzniku smluvního vztahu mezi subjektem údajů a BD INSTART. V případě osobních údajů zpracovávaných z titulu oprávněného zájmu BD INSTART jde o zákonné požadavky. Tyto údaje jsou subjekty údajů povinny poskytnout. Díky tomu bude BD INSTART schopno zajistit efektivní a rychlou komunikaci s členy či bývalými členy volených orgánů BD INSTART.

7 e) Návštěvníci webových stránek BD INSTART Účelem zpracování osobních údajů návštěvníků webových stránek BD INSTART je zajištění bezpečného a bezproblémového provozu webových stránek BD INSTART, zejména ochranu před kybernetickými útoky apod. Právním základem zpracování těchto údajů je oprávněný zájem BD INSTART na zajištění bezpečného a bezproblémového provozu svých webových stránek. Zpracováním osobních údajů členů a bývalých členů volených orgánů BD INSTART mohou být (v souvislosti s ochranou oprávněných zájmů BD INSTARTu) pověřeni následující příjemci a zpracovatelé: administrátor webových stránek BD INSTART, správce internetového připojení, provozovatel webhostingu. Osobní údaje návštěvníků webových stránek BD INSTART jsou zpracovávány po dobu 12 měsíců od jejich návštěvy webových stránek BD INSTART. Poskytnutí těchto osobních údajů je zákonným požadavkem. Subjekty údajů jsou povinny tyto údaje poskytnout. Díky tomu bude BD INSTART schopno zajistit bezpečný a bezproblémový provoz svých webových stránek.

8 f) Uživatelé a bývalí uživatelé internetového připojení v rámci nemovitostí spravovaných BD INSTARTem Účelem zpracování některých osobních údajů uživatelů a bývalých uživatelů internetového připojení v rámci nemovitostí spravovaných BD INSTARTem je řádné plnění smlouvy o poskytování služby připojení k síti Internet uzavřené mezi BD INSTARTem a příslušným uživatelem, případně bývalým uživatelem internetového připojení v rámci nemovitostí spravovaných BD INSTARTem. Údaje uživatelů a bývalých uživatelů internetového připojení v rámci nemovitostí spravovaných BD INSTARTem mohou být předávány v souvislosti s plněním smluvních povinností BD INSTART následujícím příjemcům: poskytovatel služeb elektronických komunikací, správce nemovitostí, správce internetového připojení, administrátor webových stránek BD INSTART. Zpracováním osobních údajů uživatelů a bývalých uživatelů internetového připojení v rámci nemovitostí spravovaných BD INSTARTem mohou být pověřeni následující zpracovatelé: poskytovatel služeb elektronických komunikací, správce nemovitostí, správce internetového připojení, administrátor webových stránek BD INSTART. Osobní údaje uživatelů a bývalých uživatelů internetového připojení v rámci nemovitostí spravovaných BD INSTARTem jsou zpracovávány po dobu existence BD INSTART a dále po dobu 10 let od zániku BD INSTART. V rozsahu, v jakém je zpracování osobních údajů nezbytné pro splnění smlouvy uzavřené mezi BD INSTART a členem či bývalým členem BD INSTART, je poskytnutí osobních údajů smluvním požadavkem. Pokud osobní údaje nebudou poskytnuty, nemůže dojít ke vzniku smluvního vztahu mezi subjektem údajů a BD INSTART.