Překladatelské a tlumočnické služby. Zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu

Transkript

1 Překladatelské a tlumočnické služby Zadávací dokumentace veřejné zakázky malého rozsahu Datum zveřejnění:

2 ~ 1 ~ ZADÁVACÍ DOKUMENTACE Veřejné zakázky malého rozsahu s názvem 1. Specifikace zadavatele Zadavatelem veřejné zakázky je Regionální rada regionu soudržnosti Severovýchod, IČ , se sídlem Pražská 320/8, Hradec Králové, zastoupená předsedou, Martinem Půtou, která je podle 2 odst. 2 písm. d) zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů, (dále jen zákon ) veřejným zadavatelem veřejných zakázek. 2. Předmět zakázky Předmětem veřejné zakázky malého rozsahu (dále jen zakázka ) je uzavření rámcové smlouvy s jedním dodavatelem na zajištění odborných překladatelských a tlumočnických služeb v oblasti regionální politiky Evropské unie (dále jen EU ), problematiky strukturálních fondů EU s důrazem na jednotnou odbornou terminologii používanou Úředním věstníkem EU 1 a oficiálními překlady strategických dokumentů ministerstev České republiky (dále jen ČR ), včetně zajištění korektur textu rodilým mluvčím. Jedná se o překlady textů, simultánní a konsekutivní tlumočení na jednáních, konferencích a prezentačních akcích zadavatele, které se uskuteční v ČR nebo v zahraničí. Předmětem zakázky je dále pronájem tlumočnické techniky. Hlavním cílem zakázky je zajistit překladatelské a tlumočnické služby při realizaci Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod. Zadavatel uzavře s jedním vybraným dodavatelem rámcovou smlouvu na poskytnutí překladatelských a tlumočnických služeb. Dílčí služby budou realizovány na základě jednotlivých objednávek dle potřeb zadavatele. 1 Úřední věstník EU je volně k dispozici k náhledu a ke stažení na internetových stránkách

3 ~ 2 ~ Rozsah poskytovaných služeb Ve své činnosti bude dodavatel pro potřeby Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod: 1. zajišťovat překlad dokumentů (vč. konzistence překladů): z českého do anglického jazyka, z anglického do českého jazyka, 2. zajišťovat expresní překlad dokumentů: z českého do anglického jazyka, z anglického do českého jazyka, 3. zajišťovat korektury textů, 4. zajišťovat tlumočení (simultánní a konsekutivní): z českého do anglického jazyka, z anglického do českého jazyka, 5. zajišťovat tlumočnickou techniku (v rámci simultánního tlumočení), 6. zajišťovat zvukový záznam z jednání pracovníků zadavatele se zástupci měst, krajů, ministerstev a Evropské komise, z konferencí a prezentačních akcí, v rámci kterých bude zajišťováno simultánní tlumočení, 7. zajišťovat písemný zápis z jednání pracovníků zadavatele se zástupci měst, krajů, ministerstev a Evropské komise, z konferencí a prezentačních akcí, v rámci kterých bude zajišťováno simultánní tlumočení. (Písemný zápis bude zpracován v českém jazyce dodatečně dle pořízeného zvukové záznamu. Písemný zápis nebude doslovným přepisem, nýbrž shrnutím hlavních výstupů a závěrů z jednání, konference nebo prezentační akce.). V následující tabulce je pro informaci uveden přibližný objem nejčastěji zadavatelem požadovaných služeb v rámci jednoho kalendářního roku. Předpokládaný počet překládaných normostran v rámci běžného překladu (z českého do anglického jazyka) za jeden rok Předpokládaný počet hodin simultánního tlumočení za jeden rok Předpokládaný počet hodin konsekutivního tlumočení za jeden rok 150 normostran 12 hodin 12 hodin V rámci korektury požaduje zadavatel kontrolu a úpravu cílového textu a to z hlediska gramatické správnosti, stylistické a věcné vhodnosti. Vzhledem k zaměření překladů je rovněž požadována kontrola použité

4 ~ 3 ~ terminologie. V této souvislosti poskytne zadavatel dodavateli dokumenty (v anglickém i českém jazyce) s jednotnou odbornou terminologií používanou v rámci strukturálních fondů EU a Regionálního operačního programu regionu soudržnosti Severovýchod. Dodavatel bude vykonávat výše popsané činnosti vlastním jménem, samostatně a za dohledu pracovníků Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod. Maximální lhůta pro poskytnutí služby bude stanovena na jednotlivých objednávkách. 3. Předpokládaná hodnota předmětu veřejné zakázky Předpokládaná hodnota předmětu veřejné zakázky činí částku ,- Kč bez DPH. Vzhledem k této skutečnosti se tedy jedná o veřejnou zakázku na služby ve smyslu 10 zákona, která je malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 3 zákona. Tato veřejná zakázka není zadávána podle zákona. 4. Doba plnění Rámcová smlouva bude uzavřena na dobu čtyř let. Rámcovou smlouvu bude možné vypovědět, přičemž výpovědní lhůta bude činit 2 měsíce a počne běžet od prvního dne kalendářního měsíce následujícího po doručení výpovědi druhé straně. budou poskytovány ve výše uvedeném časovém období na základě jednotlivých objednávek, a to vzhledem k potřebám Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod. 5. Místo plnění Místem plnění zakázky bude v závislosti na konkrétním druhu poskytovaných služeb zpravidla sídlo zadavatele. Zadavatel však bude na základě konkrétní objednávky oprávněn požadovat v jednotlivých případech plnění zakázky i v jiném místě a to zejména v rámci Královéhradeckého, Libereckého nebo Pardubického kraje. Plnění zakázky mimo sídlo zadavatele se bude týkat především tlumočnických služeb. 6. Nabídková cena Nabídková cena bude členěna ve struktuře dle níže uvedené tabulky (tabulka je rovněž k dispozici v příloze č. 2 zadávací dokumentace) a všechny její položky budou uvedeny v české měně (Kč). Nabídková cena musí být vyplněna u všech položek (pouze pokud uchazeč není plátcem DPH, uvede toto do poznámky pod tabulkou a nevyplňuje pro něj nerelevantní položky).

5 ~ 4 ~ Cena bez DPH Sazba DPH Výše DPH Cena včetně DPH 1 normostrana běžného překladu Z českého do cizího jazyka (angličtina) Z cizího (angličtina) do českého jazyka 1 normostrana expresního překladu Do 24 hodin Z českého do cizího jazyka (angličtina) Z cizího (angličtina) do českého jazyka Korektura 1 normostrany Z českého do cizího jazyka (angličtina) Z cizího (angličtina) do českého jazyka 1 půlden simultánního tlumočení (4 hodiny, 2 tlumočníci) 1 půlden pronájmu tlumočnické techniky (4 hodiny) * 1 půlden konsekutivního tlumočení (4 hodiny, 1 tlumočník) Pořízení zvukového záznamu (4 hodiny) Pořízení písemného zápisu ** Pozn.: 1 normostrana = znaků včetně mezer. * 1 tlumočnická kabina (malá tlumočnická kabina na stůl), 1 bezdrátový mikrofon, účastnický přijímač (sluchátka) paušální cena do 50ks přijímačů, montáž a demontáž tlumočnické techniky, technická obsluha, ozvučení sálu (2 x 200W včetně příslušenství). ** Uveďte cenu za 1 normostranu zápisu. Cena za překlad textu zahrnuje rovněž případné drobné dodatečné úpravy textu dle požadavku zadavatele. Počet účastníků na akcích, v rámci kterých bude využíváno simultánního tlumočení, se pohybuje okolo 40 účastníků. Doprava (včetně ubytování) tlumočníků bude zajišťována ze strany dodavatele s tím, že náklady spojené s dopravou (popř. ubytováním) tlumočníků budou, jakožto cestovní náhrady, hrazeny ze strany zadavatele.

6 ~ 5 ~ Cestovní náhrady budou poskytovány v souladu s 156 a násl. zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění. Nabídková cena může být měněna pouze v souvislosti se změnou daňových předpisů majících prokazatelný vliv na cenu předmětu plnění. Z jakýchkoliv jiných důvodů nesmí být nabídková cena změněna. 7. Požadavky na kvalifikaci dodavatele Dodavatel musí prokázat splnění požadavků uvedených v příloze č. 1 zadávací dokumentace a to předložením podepsaného čestného prohlášení. Dodavatel musí dále prokázat oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícímu předmětu veřejné zakázky (formou výpisu ze živnostenského rejstříku nebo příslušného živnostenského listu), včetně předložení výpisu z obchodního rejstříku, je-li v něm zapsán (nesmí být k starší než 90 dnů). Požadované dokumenty (oprávnění k podnikání a výpis z obchodního rejstříku) mohou být doloženy v prosté kopii. Zadavatel si vyhrazuje právo vyzvat vybraného uchazeče před uzavřením smlouvy k doložení ověřené kopie nebo originálu oprávnění k podnikání a výpisu z obchodního rejstříku. Dodavatel může prokázat splnění kvalifikace předložením výpisu ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů. Výpis ze seznamu nahrazuje prokázání kvalifikace v rozsahu v něm uvedených údajů. Výpis ze seznamu kvalifikovaných dodavatelů nesmí být k starší než 90 dnů. Dodavatel dále v rámci prokázání splnění kvalifikace předloží seznam významných zakázek, realizovaných v posledních pěti letech, zaměřených na odborné překlady a tlumočení v oblasti strukturálních fondů EU a to v následujícím členění: předmět zakázky (překlady a tlumočení v oblasti strukturálních fondů EU), rozsah (počet překládaných normostran, počet hodin tlumočení v rámci realizované zakázky), kontakt na zadavatele. Přílohou tohoto seznamu bude nejméně pět osvědčení od objednatelů k překladatelským službám, nejméně jedno osvědčení k simultánnímu tlumočení a nejméně jedno osvědčení ke konsekutivnímu tlumočení. Z osvědčení bude vyplývat, že překladatelské a tlumočnické služby byly poskytnuty řádně a s náležitou odborností. Všechna předložená osvědčení musí být zaměřena na problematiku strukturálních fondů EU (např. překlady strategických dokumentů ČR a operačních programů, tlumočení jednání monitorovacích výborů operačních programů apod.). Za jednu významnou zakázku v rámci překladu služeb považována zakázka nejméně 50 přeložených normostran z českého do anglického jazyka. Za jednu významnou zakázku v rámci simultánního tlumočení je považována zakázka o nejméně 4 hodinách simultánního tlumočení (z českého do anglického jazyka nebo z anglického do českého jazyka). Za jednu významnou zakázku v rámci konsekutivního tlumočení je považována zakázka o nejméně 4 hodinách konsekutivního tlumočení (z českého do anglického jazyka nebo z anglického do českého jazyka).

7 ~ 6 ~ 8. Požadavky na zpracování nabídky Nabídka bude zpracována v českém jazyce (s výjimkou uvedení v ČR běžně užívaných cizojazyčných odborných výrazů v relevantním oboru). Listiny prokazující splnění předpokladů dodavatele k plnění veřejné zakázky předloží dodavatel spolu s jejich seznamem a nabídkou svázané v brožuře v tomto pořadí: 1. seznam všech uchazečem předkládaných listin, které tvoří obsah brožury, 2. čestné prohlášení dle přílohy č. 1 zadávací dokumentace podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, 3. oprávnění k podnikání, 4. výpis z obchodního rejstříku, je-li v něm dodavatel zapsán, 5. seznam významných zakázek včetně osvědčení dle bodu 7 zadávací dokumentace, 6. nabídková cena dle přílohy č. 2 zadávací dokumentace, 7. návrh rámcové smlouvy podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, 8. případně další listiny předkládané uchazečem. Nepředloží-li dodavatel všechny zadavatelem požadované listiny, bude zadavatelem ze zadávacího řízení vyloučen. 9. Lhůta a místo pro podání nabídek Uchazeč předloží zadavateli svoji písemnou nabídku včetně požadovaných dokladů, příp. prohlášení prokazujících splnění zadavatelem stanovených kritérií nejpozději do dne , 10:00 hod. Nabídka včetně požadovaných dokladů, příp. prohlášení musí být do uvedené doby doručeny Úřadu Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod se sídlem Pražská 320/8, Hradec Králové a to v řádně uzavřené obálce označené názvem zakázky s uvedením výzvy Neotevírat. Na obálce musí být dále uvedena adresa, na niž je případně možné zaslat oznámení o tom, že nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek. Nabídku včetně požadovaných dokladů, příp. prohlášení lze doručit osobně na adresu sídla zadavatele (v pracovní dny od 8.00 do hod.) nebo prostřednictvím provozovatele poštovních služeb jako doporučenou zásilku. 10. Otevírání obálek s nabídkami Obálky s nabídkami budou otevírány dne v 10:15 hod. na adrese sídla zadavatele.

8 ~ 7 ~ 11. Obchodní a platební podmínky Předmět veřejné zakázky bude realizován na základě smlouvy podle obchodního zákoníku, uzavřené mezi zadavatelem jako objednatelem a vybraným uchazečem jako poskytovatelem, přičemž návrh smlouvy musí být v souladu se zadávací dokumentací a musí obsahovat níže uvedené platební a obchodní podmínky: Pro případ prodlení dodavatele s poskytnutím služby bude sjednána smluvní pokuta ve výši alespoň 0,05 % z ceny ze služby za každý den prodlení se zhotovením či s dodáním. Při prodlení s platbami ze strany zadavatele nesmí být požadovány jiné sankce než zákonné úroky z prodlení. Náklady za dopravu a ubytování tlumočníka hradí zadavatel, v souladu s ustanovením 156 a násl. zákona č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění. Platba za službu bude provedena na základě faktury dodavatele, která bude vystavena po poskytnutí dílčí služby. Faktura bude mít náležitosti daňového dokladu ve smyslu zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v platném znění, a zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, v platném znění (pokud je dodavatel plátcem DPH). Podkladem pro vystavení faktury bude protokol o převzetí přeloženého dokumentu nebo o realizaci tlumočení. Lhůta splatnosti faktury činí 21 kalendářních dnů ode dne doručení řádně vyhotovené faktury zadavateli a bude uváděna na daňovém dokladu. Zadavatel je oprávněn fakturu vrátit před uplynutím její splatnosti, pokud nebude obsahovat zákonem stanovené náležitosti. Dodavatel je povinen vystavit fakturu novou s lhůtou splatnosti v délce 21 kalendářních dnů ode dne doručení zadavateli. Součástí smlouvy o dílo bude ujednání o tom, že si je dodavatel vědom toho, že je ve smyslu 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, v platném znění, povinen spolupůsobit při výkonu finanční kontroly.

9 ~ 8 ~ 12. Hodnocení nabídek Hodnocení nabídek provede hodnotící komise podle základního hodnotícího kritéria, kterým je nejnižší nabídková cena. Nabídková cena bude hodnocena včetně DPH. V rámci základního hodnotícího kritéria nejnižší nabídkové ceny budou hodnocena tato dílčí subkritéria: Cena za 1 normostranu běžného překladu Z českého do cizího jazyka (angličtina) Z cizího (angličtina) do českého jazyka 25 % Cena za 1 normostranu expresního překladu (do 24 hod.) Z českého do cizího jazyka (angličtina) Z cizího (angličtina) do českého jazyka 15 % Cena za korekturu 1 normostrany Z českého do cizího jazyka (angličtina) Z cizího (angličtina) do českého jazyka 5 % Cena za půlden simultánního tlumočení (4 hodiny, 2 tlumočníci) a pronájem tlumočnické techniky (4 hodiny) 25 % Cena za půlden konsekutivního tlumočení (4 hodiny, 1 tlumočník) 20 % Cena za pořízení zvukového záznamu (4 hodiny) 5 % Cena za pořízení písemného zápisu (1 normostrana) 5 % V rámci jednotlivých dílčích subkritérií získá hodnocená nabídka bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 bodů a poměru nejvhodnější nabídky k hodnotě hodnocené nabídky. Názorně vypočteno dle vzorce: nejnižší nabídková cena v Kč x 100 (bodů) hodnocená nabídková cena v Kč Celkové bodové hodnocení nabídek: jednotlivá bodová ohodnocení nabídky podle dílčích subkritérií budou vynásobena příslušnou vahou subkritéria. Na základě součtu výsledných hodnot u jednotlivých nabídek hodnotící komise stanoví pořadí úspěšnosti jednotlivých nabídek tak, že jako nejúspěšnější je stanovena nabídka, která dosáhla nejvyšší hodnoty.

10 ~ 9 ~ 13. Zrušení zadávacího řízení Zadavatel je oprávněn zrušit toto zadávací řízení do doby uzavření smlouvy. 14. Kontaktní osoby Ing. Luděk Váša, telefon , l.vasa@rada-severovychod.cz. Mgr. Lukáš Frolík, telefon , l.frolik@rada-severovychod.cz. 15. Jiné informace důležité pro podání nabídek Zadavatel si vyhrazuje možnost změny, popř. upravení podmínek ve výzvě nebo v zadávací dokumentaci. O případných změnách, popř. úpravách, budou neprodleně informováni všichni uchazeči formou u. V případě, že budou výzva a zadávací dokumentace zveřejněny na internetových stránkách zadavatele, budou změny, popř. úpravy zveřejněny stejným způsobem. V případě dodatečných dotazů k zadávací dokumentaci je nezbytné tyto dotazy zaslat em na výše uvedené kontaktní osoby. Odpovědi na dotazy budou em odeslány všem známým uchazečům a v případě, že budou výzva a zadávací dokumentace zveřejněny na internetových stránkách zadavatele, budou odpovědi zveřejněny stejným způsobem. Telefonické dotazy nebudou akceptovány. Dodavatel je vázán svou nabídkou do Zadavatel si vyhrazuje právo před rozhodnutím o vítězné nabídce ověřit informace uváděné dodavatelem v nabídce. Zadavatel si vyhrazuje právo upravit předložený návrh smlouvy dle právních a obchodních zvyklostí zadavatele. Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádnou z předložených nabídek, případně následně neuzavřít smlouvu, pokud by nedošlo k dohodě na všech smluvních podmínkách. V Hradci Králové dne Martin Půta předseda Regionální rady regionu soudržnosti Severovýchod Přílohy: Příloha č. 1 Čestné prohlášení Příloha č. 2 Nabídková cena

11 Pražská 320/ Hradec Králové tel.: