ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ INFORMACE PRO OBCHODNÍ PARTNERY, KONTAKTNÍ OSOBY A NÁVŠTĚVY

Transkript

1 ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ INFORMACE PRO OBCHODNÍ PARTNERY, KONTAKTNÍ OSOBY A NÁVŠTĚVY ÚVODNÍ INFORMACE Vážení obchodní partneři a návštěvníci, tyto zásady mají za cíl informovat Vás, jakým způsobem společnost Murr CZ, s. r. o. a společnost MURRELEKTRONIK CZ, spol. s r.o. (dále společně také jen Společnost ) shromažďuje, zpracovává, používá a předává Vaše osobní údaje (společně dále zpracování osobních údajů ). Osobními údaji se rozumí informace týkající se určité fyzické osoby, kterou lze na základě této informace, případně ve spojení s dalšími informacemi, identifikovat. Nejběžnějšími příklady osobních údajů, které Společnost v rámci každodenní podnikatelské činnosti zpracovává, jsou identifikační údaje (zejména jméno a příjmení, pozice) a kontaktní údaje (zejména ová adresa a tel. spojení) obchodních partnerů (fyzických osob), jejich zaměstnanců, zástupců nebo jiných kontaktních osob partnerů (dále společně jako obchodní partneři ) a také záznamy o návštěvnících Společnosti. OBSAH Kdo je správcem Vašich osobních údajů?... 1 Jaké Vaše osobní údaje a za jakým účelem Společnost zpracovává?... 2 Z jakých zdrojů získává Společnost Vaše osobní údaje?... 2 Sdílíme Vaše osobní údaje s dalšími osobami?... 3 Předává Společnost Vaše osobní údaje do zemí mimo EHP?... 3 Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené?... 4 Jak dlouho bude Společnost Vaše osobní údaje uchovávat?... 4 Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů?... 4 Dotazy a kontakty... 4 Změny těchto zásad... 5 Kdo je správcem Vašich osobních údajů? Správcem údajů je společnost, se kterou spolupracujete nebo kterou se chystáte navštívit: Murr CZ, s. r. o., IČO , se sídlem Průmyslová 762, Stod, společnost zapsaná v OR pod sp. zn. C vedená u Krajského soudu v Plzni, nebo MURRELEKTRONIK CZ, spol. s. r. o., IČO , se sídlem Průmyslová 762, Stod, společnost zapsaná v OR pod sp. zn. C vedená u Krajského soudu v Plzni. Společnost určuje, jakým způsobem a za jakým účelem se Vaše osobní údaje budou zpracovávat. Kontaktní údaje Společnosti naleznete v kapitole Dotazy a kontakty níže.

2 Společnost a další propojené společnosti ze skupiny Murrelektronik jsou v těchto zásadách souhrnně označovány jako skupina Murrelektronik. Jaké Vaše osobní údaje a za jakým účelem Společnost zpracovává? V níže uvedené tabulce je uvedeno, jaké osobní údaje, z jakého důvodu a za jakým účelem osobní údaje Společnost Vaše osobní údaje zpracovává. a) Obchodní partneři Osobní údaje (kategorie a příklady) Identifikační údaje a kontaktní údaje (zejména Vaše jméno, příjmení, pracovní pozice, společnost, tel., ) Platební a dodací údaje (např. číslo účtu a dodací adresa). Účel zpracovávání Sjednání a plnění příslušné smlouvy a související obchodní komunikace, objednávky, poptávky zasílání obchodních sdělení našim obchodním partnerům. Oslovování zákazníků přímým marketingem. Uzavření a plnění příslušné smlouvy s našimi obchodními partnery. Právní základ zpracování Uzavření a plnění smlouvy, oprávněný zájem společnosti na zajištění komunikace s obchodními partnery, souhlas příslušné osoby (i předáváním vizitky) nebo udělený souhlas se zasíláním obchodních sdělení, oprávněný zájem na oslovování zákazníků přímým marketingem. Uzavření a plnění smlouvy. b) Návštěvy společnosti a pracovníci našich dodavatelů Osobní údaje (kategorie a příklady) Identifikační údaje (zejména Vaše jméno, příjmení, pracovní pozice, společnost a účel návštěvy) Účel zpracovávání Evidence společnosti. návštěv Právní základ zpracování Oprávněný zájem společnosti na kontrole vstupu a ochraně majetku. Bezpečnostní údaje (kontrola vstupu do společnosti, údaje z kamerového a přístupového systému společnosti (u externích dodavatelů). Podrobná informace o kamerovém systému je připojena v Příloze č. 1 (Informace o kamerovém systému) Ochrana majetku společnosti, zajištění bezpečnosti a kontroly vstupu do areálu společnosti. Oprávněný zájem společnosti na ochraně majetku společnosti, zajištění bezpečnosti a kontroly vstupu do areálu společnosti. Z jakých zdrojů získává Společnost Vaše osobní údaje?

3 Společnost získává osobní údaje, které následně zpracovává, přímo od obchodních partnerů, příp. z veřejně dostupných zdrojů (např. OR nebo ARES), z návštěv obchodních partnerů a jiných osob přímo ve Společnosti nebo v rámci skupiny Murrelektronik. Sdílíme Vaše osobní údaje s dalšími osobami? a) Poskytovatelé služeb Společnost využívá externí poskytovatele služeb, kteří pro nás zajišťují zejména účetnictví, správu pohledávek, marketing, ostrahu areálu a stravování. Pro účely plnění jejich povinností jim musí být Společností osobní údaje předány, nebo pro nás zpracovávají určité osobní údaje obchodních partnerů a návštěvníků (ostraha). Externí poskytovatelé služeb jsou Společností prověřeni a poskytují dostatečné záruky s ohledem na důvěrnost a ochranu osobních údajů obchodních partnerů. Se všemi těmito poskytovateli má Společnost uzavřené písemné smlouvy o zpracování osobních údajů, v nichž se poskytovatelé zavázali k ochraně osobních údajů a dodržování standardů Společnosti pro zabezpečení osobních údajů. Společnost Murr CZ s.r.o. zajišťuje jako zpracovatel pro společnost MURRELEKTRONIK CZ, spol. s r.o. jako správce nábor, vedení personální a mzdové agendy, vedení finančního a mzdového účetnictví a IT podporu. b) Společnosti ze skupiny Murrelektronik Osobní údaje sdílíme v rámci skupiny Murrelektronik Group pouze za určitých okolností, a to v případech, kdy je takový postup v souladu se zákonem. Je tedy možné, že budeme Vaše osobní údaje sdílet s naší skupinovou centrálou Murrelektronik v Německu nebo s některými společnostmi skupiny Murrelektronik Group. Podrobnosti o členech skupiny Murrelektronik Group je možné nalézt na Přístupová práva mezi jednotlivými společnostmi ze skupiny Murrelektronik Group jsou omezena a udílíme je pouze, pokud daná osoba potřebuje příslušné údaje znát na základě své pracovní pozice nebo svých pracovních povinností. c) Sdělování osobních údajů třetím osobám Společnost je povinna za určitých okolností sdílet osobní údaje obchodních partnerů nebo návštěvníků se třetími osobami mimo výše uvedené poskytovatele služeb nebo společností ze skupiny Murrelektronik, a to v souladu s právními předpisy o ochraně osobních údajů. Mezi takovéto třetí osoby patří zejména: správní a obdobné orgány (finanční úřady), finanční instituce (banky, pojišťovny), policie, státní zastupitelství, externí poradci. Předává Společnost Vaše osobní údaje do zemí mimo EHP? Vaše osobní údaje nepředáváme do zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP). Vaše zpracovávané osobní údaje rovněž předáváme do zemí mimo Evropský hospodářský prostor (EHP), např. pokud některý z našich poskytovatelů služeb využívá personál či vybavení, které se nachází mimo EHP.

4 S ohledem na ochranu Vašeho soukromí, základní práva a svobody a výkon Vašich práv však máme zavedena bezpečnostní opatření, když zejména zajišťujeme adekvátní úroveň ochrany na základě standardních smluvních doložek EU, které vychází z modelových doložek Evropské komise. Chcete-li podrobnější informace ohledně takového předávání, můžete nás kontaktovat (viz Dotazy a kontakty níže). Jak jsou Vaše osobní údaje zabezpečené? Společnost za účelem zajištění důvěrnosti, integrity a dostupnosti osobních údajů uchazečů o zaměstnání využívá moderní IT bezpečnostní systémy. Společnost udržuje vhodná bezpečnostní technická a organizační opatření proti nezákonnému nebo neoprávněnému zpracování osobních údajů a proti náhodné ztrátě či poškození osobních údajů. Přístup k Vašim osobním údajům je umožněn pouze osobám, které jej potřebují, aby mohly plnit své pracovní povinnosti a jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Jak dlouho bude Společnost Vaše osobní údaje uchovávat? Společnost uchovává Vaše osobní údaje pouze po dobu, po kterou je potřebuje k účelu, za kterým byly shromážděny, příp. pro ochranu oprávněných zájmů Společnosti nebo po dobu, po kterou byl udělen souhlas ke zpracování. Pokud údaje Společnost zpracovává na základě Vašeho souhlasu, bude tak činit po dobu 10-ti let od udělení souhlas nebo do jeho odvolání. Informace o návštěvách Společnosti jsou uchovávány po dobu 3 let od Vaší návštěvy. Jaká jsou Vaše práva týkající se zpracování osobních údajů? Za stanovených podmínek můžete uplatnit veškerá níže uvedená práva, která Vám přiznávají právní předpisy upravující ochranu osobních údajů, a to zejména obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR): právo na přístup k osobním údajům a poskytnutí dalších informací o zpracování Vašich osobních údajů; právo na opravu nesprávných a neúplných osobních údajů; právo získat Vaše osobní údaje a přenést je k jinému správci; právo na omezení zpracování osobních údajů; právo na vymazání osobních údajů; právo kdykoliv odvolat poskytnutý souhlas se zpracováním; právo podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, Pokud zpracováváme Vaše údaje pro účely (i.) oprávněných zájmů Společnosti nebo (ii.) za účelem přímého marketingu, máte dále právo podat námitky proti zpracovávání osobních údajů. Na Vaše žádosti o výkon práv budeme reagovat v zákonné lhůtě, a to obvykle nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti. Pokud by naše odpověď vyžadovala ve výjimečných případech delší dobu, budeme Vás o tom informovat. Dotazy a kontakty Pokud budete chtít využít jakékoliv své právo v souvislosti se zpracováním Vašich osobních údajů nebo máte jiný dotaz či stížnost ohledně jejich zpracování, použijte níže uvedené kontakty.

5 1. Murr CZ, s. r. o. Průmyslová 762, Stod tel.: MURRELEKTRONIK CZ, spol. s r.o. Průmyslová 762, Stod info@murrelektronik.cz, tel.: Změny těchto zásad Je možné, že se Společnost rozhodne tyto zásady změnit nebo aktualizovat. Aktuální znění budete mít vždy k dispozici na webových stránkách Společnosti v sekci servis/ právní otázky. Ujišťujeme Vás však, že nedojde k žádným změnám se zpětnou platností a že nebudeme žádným způsobem měnit naše zásady, které se týkají nakládání s dříve získanými údaji.

6 Příloha č. 1: Podrobná informace o kamerovém systému INFORMACE O KAMEROVÉM SYSTÉMU provozovaném společností Murr CZ, s. r. o., IČO , se sídlem Průmyslová 762, Stod, společnost zapsaná v OR pod sp. zn. C vedená u Krajského soudu v Plzni (dále jen Správce ) A. Popis kamerového systému 1. Účelem provozování kamerového systému a účelem zpracování osobních údajů získaných prostřednictvím kamerového systému je ochrana majetku Správce, zaměstnanců a dalších osob, ochrana před krádežemi nebo jinou trestnou činností a kontrola bezpečnosti práce a ochrana zdraví zaměstnanců. 2. Kamerový systém Správce zpracovává popisné osobní údaje, a to obrazové záznamy osob nacházejících se v monitorovaných prostorech (zejména zaměstnanci, návštěvníci nebo zákazníci či dodavatelé). 3. Kamerový systém Správce zpracovává prostý obrazový záznam bez zvuku nebo možnosti zpracovávaní jakýchkoliv biometrických údajů. 4. Kamerový systém je instalován v areálu Správce na adrese Průmyslová 762, Stod, kde jsou také uloženy osobní údaje (záznamy) získané jeho provozem. 5. Osobní údaje získané kamerovým systémem je možné poskytnout jako příjemci výhradně Policii České republiky nebo jiným orgánům činným v trestním řízení pro účely trestního řízení, případně správním orgánům pro účely přestupkového řízení nebo řízení o jiném správním deliktu. Pro výše uvedené účely mohou být záznamy zpřístupněny také oprávněným zaměstnancům MURRELEKTRONIK CZ, spol. s r.o., která sídlí v areálu Správce, pokud se záznamy týkají majetku nebo zaměstnanců této společnosti. 6. Osobní údaje nejsou předávány do zemí mimo Evropský hospodářský prostor. 7. V rámci kamerového systému provozuje Správce celkem 27 kusů venkovních kamer monitorujících vstupy/výstupy do areálu a jednotlivých hal, parkoviště a okolí hal a 5 kusů vnitřních kamer monitorujících uskladnění výrobních suroviny. 8. Situační plánek rozmístění kamer a monitorovaných prostor v areálu Správce:

7 a) Venkovní kamery

8 b) Vnitřní kamery 9. Záznamy z kamerového systému jsou uchovávány po dobu 7 dnů. K vymazání záznamu dochází automaticky přepisem ve smyčce. 10. Prostory snímané kamerovým systémem jsou viditelně označeny upozorněním (informačními tabulkami) o této skutečnosti vč. informace o Správci a uvedení kontaktu pro další informace. 11. Režim fungování kamerového systému je nepřetržitý. B. Práva subjektů údajů 12. Za stanovených podmínek můžete uplatnit veškerá níže uvedená práva, která Vám přiznávají právní předpisy upravující ochranu osobních údajů, a to zejména obecné nařízení o ochraně osobních údajů (GDPR): právo na přístup k osobním údajům a poskytnutí dalších informací o zpracování Vašich osobních údajů; právo na opravu nesprávných a neúplných osobních údajů; právo získat Vaše osobní údaje a přenést je k jinému správci; právo podat námitky proti zpracovávání Vašich osobních údajů; právo na omezení zpracování osobních údajů; právo na vymazání osobních údajů; právo kdykoliv odvolat poskytnutý souhlas se zpracováním; právo podat stížnost k dozorovému úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů, Na žádosti o výkon práv bude Správce reagovat v zákonné lhůtě, a to obvykle nejpozději do 1 měsíce od obdržení žádosti. Pokud by odpověď Správce vyžadovala ve výjimečných případech delší dobu, budou o tom žadatelé informováni. 13. Správce upozorňuje, že subjektu údajů nebudou poskytnuty osobní údaje/záznamy zasahující do práv jiných osob. V případě zjevně nedůvodných nebo nepřiměřených žádostí může Správce požadovat náhradu nákladů vynaložených na poskytnutí informace nebo takový požadavek odmítnout.

9 C. Kontaktní údaje Správce 14. V případě dotazů nebo žádostí ohledně kamerového systému a Vašich práv využijte, prosím, následující kontaktní údaje: Murr CZ, s. r. o. Průmyslová 762, Stod recepce@murrelektronik.cz, tel.: