Směrnice Oběh účetních dokladů státní organizace Správa železniční dopravní cesty

Transkript

1 Směrnice Úroveň přístupu A SŽDC 41 Směrnice Oběh účetních dokladů státní organizace Správa železniční dopravní cesty Změna č. 3 Schváleno pod čj /2018-SŽDC-GŘ-O1 dne Bc. Jiří Svoboda, MBA v.r. generální ředitel

2 SŽDC 41 Změna č. 3 Oběh účetních dokladů státní organizace Správa železniční dopravní cesty Gestorský útvar: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Odbor finanční Praha Rok vydání: 2018 Náklad: vydáno pouze v elektronické podobě Správa železniční dopravní cesty, státní organizace, 2018 Tento dokument je duševním vlastnictvím státní organizace Správa železniční dopravní cesty, na které se vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Státní organizace Správa železniční dopravní cesty je v uvedené souvislosti rovněž vykonavatelem majetkových práv. Tento dokument smí fyzická osoba použít pouze pro svou osobní potřebu, právnická osoba pro svou vlastní vnitřní potřebu. Poskytování tohoto dokumentu nebo jeho části v jakékoliv formě nebo jakýmkoliv způsobem třetí osobě je bez svolení státní organizace Správa železniční dopravní cesty zakázáno. 2

3 Generální ředitel schválil tuto změnu směrnice SŽDC 41 - Oběh účetních dokladů státní organizace Správa železniční dopravní cesty (dále jen směrnice ). Tato změna je zapracována do konsolidovaného znění. Směrnice se mění takto: Čl. 1 (1) Do seznamu značek a zkratek přidat zkratky CCS, CSS, DIČ, D/O, IČO, SAP R/3, SNB. (2) V bodě 2.1 změnit formulaci poslední věty v odstavci na Organizační složce jsou v účetnictví přiřazeny pracovní úseky. (3) V bodě 3.2 ve větě nad tabulkou vymazat slovní spojení pracovních úseků (dále jen PÚ) Dále v tabulce doplnit do záhlaví tabulky do prvního sloupce název prvního sloupce Číslo pracovního úseku, do druhého sloupce název druhého sloupce Název organizační složky. Dále do této tabulky doplnit u stavebních správ ve sloupci Zkratky pro pracovní úsek 617 zkratku SSV a pro pracovní úsek 618 zkratku SSZ. Ve stejné tabulce v sekci Oblastní ředitelství doplnit do Oblastního ředitelství Olomouc pod pracovní úsek 307 nový řádek pracovní úsek 292 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB, do Oblastního ředitelství Ostrava pod pracovní úsek 306 nový řádek pracovní úsek 298 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB, do Oblastního ředitelství Brno pod pracovní úsek 305 nový řádek pracovní úsek 293 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB, do Oblastního ředitelství Hradec Králové pod pracovní úsek 304 nový řádek pracovní úsek 294 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB, do Oblastního ředitelství Praha pod pracovní úsek 301 nový řádek pracovní úsek 295 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB, do Oblastního ředitelství Ústí nad Labem pod pracovní úsek 303 nový řádek pracovní úsek 296 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB, do Oblastního ředitelství Plzeň pod pracovní úsek 302 nový řádek pracovní úsek 297 Segment nádražních budov a ve sloupci Zkratky zkratku SNB. (4) V bodě 4.1 v první větě nahradit ve slovním spojení účetní složky slovo účetní slovem organizační. (5) V bodě 4.3 poslední větu v odstavci Jiná forma je nepřípustná doplnit tuto větu o s výjimkou přijatých daňových dokladů na SŽE. (6) V bodě 4.4 v první větě vymazat slovní spojení pracovních úsecích. (7) V bodě 8.2 mezi stávající první a druhou větu vložit větu Tištěná podoba může být použita pouze ve výjimečných případech např. při selhání elektronické formy a se souhlasem ředitele odboru finančního GŘ.. (8) V bodě 9.2 v poslední větě, která začíná slovním spojením Obsah účetního dokladu vložit do slovního spojení a specifikuje za slovo a slovo případně. (9) V bodě 9.4 rozdělit ze stávajícího jednoho odstavce na 3 odstavce, přičemž druhý odstavec začíná větou Osoba odpovědná za zaúčtování je i zodpovědná za pořízení dat shodných s originálem faktury včetně bankovního spojení. V této větě dále nahradit slovo faktury slovem dokladu a za slovo včetně vložit slovo případného. Třetí odstavec tohoto bodu vznikne vyčleněním věty z původního prvního odstavce Osobou odpovědnou za provedení/odsouhlasení účetního zápisu se rozumí osoba, která je odpovědná za vlastní provedení účetního zápisu. (10) V bodě 12.3 v poslední větě původního prvního odstavce nahradit slovo nascanované slovem naskenované. Ve čtvrté větě prvního odstavce přidat před první slovo faktury slovo naskenované. V tomto bodě přibude celý nový druhý odstavec Elektronické faktury (zálohy a další daňové doklady) přijaté ve strukturovaném formátu dle Usnesení vlády České republiky ze dne 10. Května 2017 č. 347 se tisknout a opatřovat čárovým kódem nemusí a jsou pouze zpracovávány v systému SAP R/3. Přílohou elektronické faktury je zároveň PDF soubor, který je uložen v elektronické podobě v systému DMS a 3

4 duplicitně v adresáři SAP R/3. Papírová podoba dokladu je ze systému tištěna jen pro potřeby kontroly. Každému dokladu systém SAP R/3 přidělí jedinečné číslo elektronického dokumentu. (11) V bodě 12.5 v prvním odstavci nahradit slovo nascanované slovem naskenované. Přidat celý nový druhý odstavec v tomto bodě Oddělení finanční účtárny na CSS, které zpracovává účetnictví pro další organizační jednotky, pracuje pouze s naskenovanými doklady v rámci elektronického oběhu účetních dokladů. Originály faktur včetně příloh zůstávají založeny na podatelně OS, která doklady přijala. (12) V bodě 12.6 Za slovním spojením přepracování dodavateli formou odmítacího dopisu přidat nový druhý odstavec v následujícím znění Faktury týkající se pracovního úseku, kterému zpracovává finanční účetnictví CSS, přidělí dotčenému úseku zaměstnanec účtárny OJ v rámci prvotního pořízení v systému SAP/R3. Vyplnění likvidačního listu a další agendu již zajistí finanční účetní CSS. (13) V bodě 14.1 přidat nový druhý odstavec Organizační jednotky, pro které vede agendu účtování OJ CSS, musí bez zbytečného odkladu předat podklady k vystavení dokladu Oddělení finančního účetnictví CSS prostřednictvím elektronické pošty. Oddělení finančního účetnictví CSS následně zajistí vystavení dokladu. (14) V bodě 14.2 pod první odrážku, vložit novou odrážku adresu doručení faktury/daňového dokladu v případech, kdy je odlišná od adresy dle Obchodního rejstříku. Pod novou odrážkou adresu doručení faktury/daňového dokladu v případech, kdy je odlišná od adresy dle Obchodního rejstříku nahradit původní zkratku IČ novou zkratkou dle platných právních norem IČO. Pod odrážku Bankovní spojení vložit novou odrážku splatnost faktury, pokud je sjednáno odlišně od Ekonomických pravidel (30 dní od vystavení). Pod odrážku číslo zakázky vložit novou odrážku číslo smlouvy/objednávky. V odrážce v případě daňového dokladu výši sazby DPH doplnit tuto odrážku takto: v případě daňového dokladu výši sazby DPH, daňový režim. Pod poslední odrážku v případě daňového dokladu cenu celkem bez DPH vložit novou odrážku uvedení případných specifik sjednaných s odběratelem ve smlouvě/objednávce např. dokumenty, které mají být součástí (přílohou) faktury/daňového dokladu (kopie objednávky, předávacího protokolu, výpočet spotřeby atd.) nebo uvedení konkrétního textu na faktuře/daňovém dokladu. (15) Bod 14.4 přečíslovat na 14.5, bod 14.5 přečíslovat na 14.6, bod 14.6 přečíslovat na 14.7, bod 14.7 přečíslovat na 14.8 (16) Mezi bod 14.3 a 14.5, pak vložit celý nový bod 14.4 V případě uznaných reklamací ze strany SŽDC nebo zjištění opravy v původní fakturaci předá příslušný odpovědný zaměstnanec podklady k vystavení faktury/dobropisu/opravného daňového dokladu finanční účtárně: - informace o původním dokladu, kterého se oprava týká - důvod opravy - rozdíl mezi původním a novým základem plnění fakturace v Kč. (17) V nově posunem vzniklém bodě 14.8, jehož znění je Odpovědná pracovnice účtárny sleduje platby odběratelů přidat za platby odběratelů následující část věty případným vyrovnáváním rozúčtovacích účtů. (18) V novém bodě 14.9 Upomínky jsou vystavovány vrcholově na Generálním ředitelství SŽDC jako celek. Příslušné finanční účetní spolupracují při nesrovnalostech, které se případně při zjištění tohoto procesu vyskytnou. (19) Aktualizace seznamu Souvisejících předpisů a norem strana 28. (20) Aktualizace seznamu Příloh na straně 29 doplněna příloha č. 13 Likvidační list investiční. 4

5 (21) Aktualizace v Příloze č. 12 Souvisejících interních předpisů a norem v platném znění na straně (22) Přidána příloha č. 13 Likvidační list investiční na straně 47. Čl. 2 Aktualizované znění Směrnice č. 41 Oběh účetních dokladů státní organizace Správa železniční dopravní cesty ve znění změny č. 3 je zveřejněno spolu s touto změnou na intranetu SŽDC v záložce edap. 5