SŽDC SM108. Postup při užívání kamerových systémů

Transkript

1 Směrnice Úroveň přístupu A SŽDC SM108 Postup při užívání kamerových systémů Touto směrnicí se nahrazuje směrnice SŽDC č. 108 o postupu při zpracování osobních údajů získaných prostřednictvím kamerových systémů státní organizace Správa železniční dopravní cesty, čj. S 7607/2014 O30, vydaná dne Schváleno pod čj. S /2018-SŽDC-GŘ-KGŘ Dne: Bc. Jiří Svoboda, MBA generální ředitel

2 Změny proti předchozímu vydání [pouze při nahrazení] V novém vydání této směrnice byly mimo formálních jazykových a stylistických úprav provedeny následující obsahové a věcné změny: Dne 25. května 2018 nabylo účinnosti Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů. Zpracován postup před zahájením provozu kamer. systémů. Nově vymezena práva a povinnosti subjektu údajů. Nově vymezena práva a povinnosti správce a zpracovatele osobních údajů. Byla zrušena povinnost registrace (oznámení zpracování osobních údajů) na ÚOOÚ. SŽDC SM108 Postup při užívání kamerových systémů Gestorský útvar: Správa železniční dopravní cesty, státní organizace Generální ředitelství Kancelář generálního ředitele Praha Rok vydání: 2018 Náklad: vydáno pouze v elektronické podobě ( formát A4) Správa železniční dopravní cesty, státní organizace, 2018 Tento dokument je duševním vlastnictvím státní organizace Správa železniční dopravní cesty, na které se vztahuje zákon č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (autorský zákon), ve znění pozdějších předpisů. Státní organizace Správa železniční dopravní cesty je v uvedené souvislosti rovněž vykonavatelem majetkových práv. Tento dokument smí fyzická osoba použít pouze pro svou osobní potřebu, právnická osoba pro svou vlastní vnitřní potřebu. Poskytování tohoto dokumentu nebo jeho části v jakékoliv formě nebo jakýmkoliv způsobem třetí osobě je bez svolení státní organizace Správa železniční dopravní cesty zakázáno. 2

3 ZÁZNAMY O OPRAVÁCH A ZMĚNÁCH Držitel listinné podoby tohoto dokumentu je odpovědný za včasné a správné zapracování účinných oprav a změn a za provedení příslušného záznamu. Oprava/změna a její pořadové číslo Číslo jednací Účinnost od Opravu/změnu zapracoval 3

4 OBSAH Strana Rozsah znalostí... 5 Zkratky a značky... 6 Kapitola I ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ... 7 Čl. 1 Úvodní ustanovení... 7 Čl. 2 Vymezení základních pojmů... 7 Čl. 3 Odpovědnost za soulad... 8 Kapitola II NĚKTERÉ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ... 9 Čl. 4 Zásada přiměřenosti... 9 Čl. 5 Povinnost mlčenlivosti... 9 Kapitola III ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A POSTUP PŘED JEHO ZAHÁJENÍM... 9 Čl. 6 Postup před zahájením zpracování osobních údajů... 9 Čl. 7 Užívání fotopastí Čl. 8 Užívání kamerových systémů jinými subjekty Kapitola IV OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ Čl. 9 Uchovávání osobních údajů Čl.10 Opatření proti neoprávněnému nebo nahodilému přístupu Čl.11 Opatření proti neoprávněnému zpracování a zneužití Čl.12 Likvidace osobních údajů Čl.13 Porušení zabezpečení osobních údajů Kapitola V PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ Čl.14 Sdělení a postupy pro výkon práv subjektu údajů a jejich informování Čl.15 Právo na výmaz Čl.16 Právo na omezení zpracování Čl.17 Právo vznést námitku Čl.18 Poučení o právu na správní a soudní ochranu Kapitola VI SPRÁVCE A ZPRACOVATEL Čl.19 Smlouva o zpracování osobních údajů Čl.20 SŽDC jako zpracovatel Kapitola VII ŠKOLENÍ, KONTROLA, NĚKTERÁ DALŠÍ PRÁVA A POVINNOSTI Čl.21 Školení Čl.22 Kontrolní pravomoc SSOOÚ Kapitola VIII ZMOCŇOVACÍ, PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl.23 Zmocňovací ustanovení Čl.24 Přechodná ustanovení Čl.25 Závěrečná ustanovení Související dokumenty Příloha A Vzorový provozní řád kamerového systému Příloha B Seznam dokumentace kamerového systému Příloha C Informativní tabulka o provozování kamerového sytému Příloha D Vzorový balanční test Příloha E Vzorové posouzení slučitelnosti Příloha F Vzorové informace poskytované subjektu údajů Příloha G Vzorový záznam o činnostech zpracování (zpracovatel SŽDC) Příloha H Vzorový záznam o činnostech zpracování Příloha I Vzorové ohlášení porušení zabezpečení osobních údajů ÚOOÚ Příloha J Vzorové ohlášení porušení zabezpečení osobních údajů subjektům údajů

5 ROZSAH ZNALOSTÍ Níže uvedená tabulka stanovuje rozsah znalosti tohoto dokumentu pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost, přičemž: informativní znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a při náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; úplnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec má povědomí o tomto dokumentu, zná předmět jeho úpravy a bez náhledu do příslušného ustanovení je schopen se podle takového ustanovení samostatně řídit nebo podle něj samostatně konat; doslovnou znalostí se rozumí taková znalost, při které příslušný zaměstnanec zná text, který je v příslušném ustanovení napsán v uvozovkách kurzivou, přesně a je schopen jej bez náhledu do příslušného ustanovení samostatně reprodukovat. Není-li rozsah znalosti pro pracovní zařazení (funkci) nebo činnost stanoven, stanoví rozsah znalosti, pokud je tak třeba učinit, příslušný vedoucí zaměstnanec. Pracovní činnost nebo zařazení (funkce) Vedoucí zaměstnanci organizačních složek SŽDC zpracovávající osobní údaje prostřednictvím kamerových systémů, jejich zástupci, obsluhy kamerových systémů Ostatní zaměstnanci Úplná: celá směrnice Znalost ustanovení Informativní: celá směrnice 5

6 ZKRATKY A ZNAČKY Níže uvedený seznam obsahuje zkratky a značky použité v tomto dokumentu. V seznamu se neuvádějí legislativní zkratky, zkratky a značky obecně známé, zavedené právními předpisy, uvedené v obrázcích, příkladech nebo tabulkách. CBA civilní bezpečnostní agentura DOS.. dotčená organizační složka GDPR Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 HZS. hasičský záchranný sbor edap. elektronická knihovna dokumentů a předpisů EZS. elektronický zabezpečovací systém KS.. kamerový systém MP.. městská policie PČR Policie České republiky PŘ.. Provozní řád kamerového systému SSOOÚ Samostatná skupina ochrany osobních údajů SŽDC Správa železniční dopravní cesty, státní organizace ÚOOÚ.. Úřad pro ochranu osobních údajů ZOÚ.. zpracování osobních údajů 6

7 Státní organizace Správa železniční dopravní cesty (dále jen SŽDC) vydává na základě Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 tuto Směrnici. KAPITOLA I ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Čl. 1 Úvodní ustanovení (1) Tato Směrnice upravuje v souladu s nařízením EP a Rady (EU) 2016/679 - obecné nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen GDPR), ostatními příslušnými obecně závaznými právními předpisy a Směrnicí SŽDC č. 97, ochrana osobních údajů (dále jen Směrnice č. 97) některé zvláštní aspekty postupu a odpovědnosti při zpracování osobních údajů pořízených prostřednictvím kamerových systémů užívaných SŽDC a některé aspekty užívání kamerových systémů v rámci SŽDC. (2) Veškerá ustanovení této Směrnice lze vykládat jen v souladu s GDPR, ostatními obecně závaznými právními předpisy a Směrnicí č. 97. (3) Na kamerové systémy (dále jen KS), jimiž nejsou zpracovávány osobní údaje ve smyslu čl. 4 odst. 2 GDPR, se ustanovení této Směrnice použijí přiměřeně. (4) Ustanovení interních předpisů SŽDC, která jsou s touto Směrnicí v rozporu, pozbývají její účinností platnosti. Čl. 2 Vymezení základních pojmů (1) Citlivé údaje jsou takové osobní údaje, které jsou svou povahou obzvláště citlivé z hlediska základních práv a svobod a jejichž zpracováním by mohlo vzniknout závažné riziko pro tato práva a svobody, pročež tyto osobní údaje zasluhují zvláštní ochranu. Jedná se především o osobní údaje, které vypovídají o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznání či filozofickém přesvědčení nebo členství v odborech, a zpracování genetických údajů, nebo biometrických údajů za účelem jedinečné identifikace fyzické osoby a údajů o zdravotním stavu či o sexuálním životě nebo sexuální orientaci fyzické osoby. (2) Dotčená organizační složka (dále jen DOS) je každá organizační složka SŽDC, která a) používá KS, b) má přístup ke KS, c) jinak nakládá s KS, d) zpracovává osobní údaje získané KS, nebo e) má přístup k osobním údajům dle písm. d). Pro účely této směrnice se organizační složkou míní každý útvar, jehož vedoucí je kompetentní samostatně rozhodnout o příslušné činnosti podle písm. a) až e). (3) Kamerovým systémem se pro potřeby této Směrnice rozumí jak kamery, tak veškeré jejich příslušenství včetně záznamového zařízení. (4) Fotopast je plně automatické digitální zařízení určené pro denní i noční záznam statických snímků - fotografií nebo videa. (5) Oprávněnou osobou je osoba, která: a) na pokyn vedoucího DOS zpracovává osobní údaje nebo k nim má s jeho souhlasem přístup, 7

8 b) je prokazatelně seznámena s právními předpisy upravujícími zpracování osobních údajů, zejména s GDPR, Směrnicí č. 97, touto Směrnicí a příslušným Provozním řádem KS (dále jen PŘ), a c) nedopustila se jednání porušujícího právní předpisy o ochraně osobních údajů, osobnostních práv nebo práva na soukromí, které vedlo k pravomocnému rozhodnutí orgánu veřejné moci potvrzujícímu spáchání uvedeného protiprávního jednání touto osobou nebo k ukončení pracovněprávního či jiného smluvního vztahu s touto osobou. (6) Osobní údaje jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen subjekt údajů ); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. (7) Pověřenec pro ochranu osobních údajů - poskytuje informace a poradenství správcům nebo zpracovatelům a zaměstnancům, kteří provádějí zpracování, o jejich povinnostech podle GDPR a dalších předpisů Unie nebo členských států v oblasti ochrany údajů. Monitoruje soulad interních předpisů s GDPR, dalšími předpisy Unie nebo členských států v oblasti ochrany údajů a s koncepcemi správce nebo zpracovatele v oblasti ochrany osobních údajů. Poskytuje poradenství na požádání, pokud jde o posouzení vlivu na ochranu osobních údajů, a monitorování GDPR v prostředí SŽDC; působí jako kontaktní osoba pro dozorový úřad v záležitostech týkajících se zpracování, včetně předchozí konzultace podle Článku 36 GDPR, a případně vedení konzultací v jakékoli jiné věci. (8) Shromažďování osobních údajů je systematický postup nebo soubor postupů, jehož cílem je získání osobních údajů za účelem jejich dalšího uložení na nosič informací pro jejich okamžité nebo pozdější zpracování. Pro účely této Směrnice se shromažďováním rozumí i sledování monitoru KS, jímž je pořizován záznam. (9) Správce je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. Pro účely této Směrnice činí SŽDC úkony správce prostřednictvím DOS, pokud tato Směrnice nestanoví jinak. (10) Subjekt údajů je fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují a jimiž je identifikována nebo identifikovatelná (11) Uchovávání osobních údajů je udržování údajů v takové podobě, která je umožňuje dále zpracovávat. (12) Zpracování osobních údajů je jakákoliv operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, který je prováděn pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení. (13) Zpracovatel je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce. Čl. 3 Odpovědnost za soulad (1) Za soulad zpracování osobních údajů získaných KS s GDPR, touto Směrnicí a ostatními právními předpisy zodpovídá vedoucí DOS. (2) Vedoucí DOS rovněž odpovídá za to, že ke každému KS bude k dispozici aktuální dokumentace ke KS podle přílohy B této Směrnice. (3) Za účelem prokázání souladu zpracování osobních údajů s právními předpisy uchovává DOS veškeré dokumenty týkající se povinností SŽDC souvisejících s takovým zpracováním uložených právními předpisy, včetně listinného záznamu o rozhodování o opatřeních dle části páté a kopií související komunikace se subjektem údajů, po celou dobu zpracovávání dotčených osobních údajů a nejméně tři roky po jeho skončení, pokud právní předpisy 8

9 nestanoví jinak. Dokumenty, které předává subjektu údajů nebo jiným subjektům či orgánům proto DOS vyhotovuje v potřebném počtu stejnopisů. KAPITOLA II NĚKTERÉ ZÁSADY ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ Čl. 4 Zásada přiměřenosti (1) KS lze používat a údaje jimi získané zpracovávat jen takovým způsobem, aby nedocházelo k neoprávněnému zasahování do soukromého a osobního života sledovaných osob a subjektů údajů a k újmě na jejich právech, zejména právu na zachování lidské důstojnosti. (2) DOS zajistí, aby byly zpracovávány jen ty osobní údaje, které odpovídají stanovenému účelu a jen v nezbytném rozsahu. Čl. 5 Povinnost mlčenlivosti Všechny osoby, které se podílejí na zpracování osobních údajů nebo na používání KS či k nim mají přístup, jsou povinny zachovávat mlčenlivost o tomto zpracování a těchto KS a o jejich zabezpečení, přičemž povinnost mlčenlivosti se vztahuje i na období po skončení vztahu, na jehož základě se na zpracování osobních údajů a/nebo na používání KS tyto osoby podílí a/nebo k těmto osobním údajům či KS mají přístup. KAPITOLA III ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A POSTUP PŘED JEHO ZAHÁJENÍM Čl. 6 Postup před zahájením zpracování osobních údajů (1) Před zahájením zpracování osobních údajů stanoví vedoucí zaměstnanec DOS svým písemným rozhodnutím v listinné formě právní titul, účel, prostředky a způsob zpracování těchto údajů (dále v textu rozhodnutí o účelu zpracování ). Pokud má docházet ke zpracovávání osobních údajů systematicky získávaných z veřejně přístupných prostor, provede Samostatná skupina ochrany osobních údajů (dále jen SSOOÚ ) ve spolupráci s DOS současně posouzení vlivu na ochranu osobních údajů podle čl. 35 GDPR a záznam o tom uchovává po celou dobu dotčeného zpracování a nejméně 3 roky po jeho skončení. Součástí rozhodnutí o účelu zpracování je posouzení rizika pro práva a svobody osob, zavedení opatření k zajištění a doložení souladu s GDPR, včetně zdůvodnění, proč nelze stanoveného účelu dosáhnout jiným způsobem, který by se tak intenzivně nedotýkal práva subjektu údajů na soukromí či jeho ostatních základních práv a svobod. (2) Oprávněný zájem může být právním titulem zpracování osobních údajů (dále jen ZOÚ) jen tehdy, pokud je výsledek balančního testu, provedeného SSOOÚ na žádost a ve spolupráci s DOS podle přílohy D, který při takovém právním titulu zpracování tvoří přílohu rozhodnutí o účelu zpracování, pozitivní. Originál balančního testu přiloží SSOOÚ k příslušnému záznamu o zpracování osobních údajů a kopii zašle DOS, která ji přiloží k rozhodnutí o účelu zpracování. (3) Vedoucí zaměstnanec DOS obdobně písemně zdůvodní nutnost pokračování zpracování osobních údajů (dále v textu zdůvodnění pokračování zpracování ) vždy, a) když se změní rozhodné skutečnosti, které k rozhodnutí o účelu zpracování vedly, nebo b) když jej k tomu vyzve SSOOÚ, nebo c) po každém roce zpracovávání těchto údajů, pokud právní předpis nestanoví jinak. (4) Posouzení vlivu dle čl. 35 GDPR u dotčeného zpracování provede SSOOÚ ve spolupráci s DOS vždy za tři roky, leda by v mezidobí došlo k podstatné změně skutečností důležitých pro posouzení vlivu. Pro soubor podobných operací zpracování, představujících obdobné riziko, postačí jedno posouzení resp. jeho pravidelné opakování. 9

10 (5) Pokud je právním titulem ZOÚ oprávněný zájem, provádí se při zdůvodnění pokračování zpracování balanční test znovu. Ustanovení předchozího bodu se použijí přiměřeně. (6) Pokud z posouzení vlivu vyplyne, že dotčené zpracování představuje vysoké riziko pro práva a svobody osob, které nemůže být vhodnými opatřeními zmírněno, konzultuje SSOOÚ ÚOOÚ podle čl. 36 GDPR. (7) Při tvorbě rozhodnutí o účelu zpracování a zdůvodnění pokračování zpracování spolupracuje vedoucí zaměstnanec DOS s SSOOÚ, jehož stanovisko je závazné. Čistopis rozhodnutí o zpracování a zdůvodnění pokračování zpracování upravené dle stanoviska SSOOÚ přiloží DOS k PŘ a kopii stanoviska zašle SSOOÚ, který ji přiloží k záznamu o zpracování podle přílohy H. (8) Na základě čistopisu rozhodnutí o účelu zpracování vyhotoví SSOOÚ záznam o zpracování podle přílohy H, který na základě zdůvodnění pokračování zpracování případně aktualizuje. (9) Vedoucí zaměstnanec DOS bezodkladně zastaví zpracování osobních údajů nebo zvýší záruky ochrany práv subjektu údajů a/nebo prostředky a/nebo postupy směřující k dosažení účelu zpracování osobních údajů, pokud se změní skutečnosti ovlivňující výsledek balančního testu podle přílohy D tak, že se stran ZOÚ stane negativním. (10) Podrobnosti ustanovení tohoto článku stanoví PŘ. Čl. 7 Užívání fotopastí (1) Zpracovávání osobních údajů prostřednictvím fotopastí rovněž podléhá úpravě GDPR a této Směrnice. (2) Fotopast funguje na podobných principech jako další bezpečnostní nebo sledovací systémy. Zaznamenává po její aktivaci spuštěním čidla (například i změnou teploty v jeho okolí) pohyb člověka nebo zvířete v zorném poli snímače. Fotopast je tak druhem KS. Čl. 8 Užívání kamerových systémů jinými subjekty (1) V případě užívání nebo spoluužívání KS, aniž by měly být zpracovávány osobní údaje, subjektem odlišným od SŽDC je DOS povinna uzavřít s tímto (dalším) uživatelem písemnou smlouvu, jíž jej zaváže k užívání KS v souladu s interními předpisy SŽDC (dále jen smlouva o užívání KS ). Pokud DOS ve smlouvě o užívání KS nevyloučí, aby druhá smluvní strana umožnila užívání KS třetím osobám, tak současně ve smlouvě o užívání KS stanoví druhé smluvní straně povinnost zajistit písemnou smlouvou, aby i tyto třetí osoby užívaly KS v souladu s interními předpisy SŽDC. Na právní vztahy vzniklé před účinností této Směrnice se ustanovení tohoto bodu vztahuje přiměřeně. (2) V případě užívání nebo spoluužívání KS subjektem odlišným od SŽDC coby správce údajů nebo zpracovatele, při němž dochází k ZOÚ, je DOS povinna před zpracováním osobních údajů uzavřít s tímto (dalším) uživatelem písemnou smlouvu o zpracování osobních údajů dle této Směrnice. KAPITOLA IV OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ Čl. 9 Uchovávání osobních údajů (1) DOS zajistí, aby osobní údaje byly uchovávány jen po dobu nezbytnou k účelu jejich zpracování. Podrobnosti stanoví příslušný PŘ. (2) V případě, že účelem zpracování osobních údajů je (i) ochrana provozované železniční dopravní cesty, je doba uchovávání osobních údajů dle předchozího bodu 168 hodin, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak. V případě jiného účelu ZOÚ doba uchovávání 10

11 osobních údajů dle předchozího bodu činí 120 hodin, pokud zvláštní právní předpis nestanoví jinak nebo takový účel ZOÚ nevyžaduje jinou lhůtu. Čl. 10 Opatření proti neoprávněnému nebo nahodilému přístupu (1) Vedoucí zaměstnanec DOS odpovídá za to, že opatření zajišťující ochranu osobních údajů a jejich zpracování jsou po celou dobu zpracování osobních údajů dostatečně účinná. (2) Vedoucí zaměstnanec DOS zajistí, aby k zpracovávaným a zpracovaným osobním údajům měly přístup jen oprávněné osoby, pokud obecně závazné právní předpisy nebo tato Směrnice nestanoví jinak. (3) DOS v rámci své působnosti vede a bezodkladně aktualizuje seznam oprávněných osob a zajistí zaslání aktuální verze v elektronické podobě SSOOÚ. Pokud DOS rozlišuje u jednotlivých oprávněných osob úroveň přístupu, vede a aktualizuje pro každou úroveň přístupu zvláštní seznam. Aktuální seznam/y dle tohoto článku tvoří přílohu PŘ. (4) Osobě, která nesplňuje podmínky stanovené touto Směrnicí pro oprávněnou osobu, DOS zabrání v neoprávněném přístupu. (5) Opravy, úpravy a údržba (včetně běžného úklidu resp. čištění) prostředků zpracování osobních údajů a prostor, kde probíhá zpracování osobních údajů, prováděné nikoliv oprávněnými osobami jsou možné jen za nepřetržitého osobního dohledu oprávněné osoby, jinak musí být osobní údaje zabezpečeny před neoprávněným nebo nahodilým přístupem. Oprávněná osoba odpovídá za to, že činnosti dle tohoto bodu jsou konány v souladu s předpisy upravujícími zpracování a ochranu osobních údajů. (6) Vedoucí DOS zodpovídá za to, že veškeré přenosové cesty související s provozem KS nebo se zpracováním jím získaných údajů nebudou přístupné bez použití nástrojů nebo zjevné nenávratné destrukce ochranného krytu. (7) V případě, že účelem používání KS je ochrana provozované železniční dopravní cesty, zodpovídá vedoucí DOS za to, že záznam získaný KS nebude možné zobrazit na monitoru určeném pro sledování provozované železniční dopravní cesty on-line, ale na jiném monitoru. (8) V prostoru, kde se nachází záznamové zařízení KS, DOS umístí a vede Provozní knihu záznamů o užívání KS (dále jen provozní knihu). Do provozní knihy oprávněná osoba zapíše veškeré zásahy do záznamového zařízení nebo KS. Vedoucí DOS zodpovídá za to, že veškeré zásahy do KS a souvisejícího záznamového zařízení jsou prováděny v souladu s právními předpisy upravujícími ochranu osobních údajů. (9) Podrobnosti opatření dle tohoto článku stanoví PŘ. Čl. 11 Opatření proti neoprávněnému zpracování a zneužití (1) Vedoucí zaměstnanec DOS odpovídá za jakoukoliv neoprávněnou změnu, zničení, ztrátu nebo jiné neoprávněné zpracování, zneužití či zveřejnění osobních údajů, a to i po ukončení zpracování těchto údajů. Odpovědnost jiných osob dle obecně závazných právních předpisů tím není dotčena. (2) DOS zajistí, aby počítače používané v souvislosti se zpracováním osobních údajů byly chráněny individuálním vstupním heslem uživatele (dále v textu přístupové heslo ). Dotyčný uživatel a příslušný správce informačních systémů odpovídají za to, že se s přístupovým heslem neseznámí třetí osoby. Vedoucí zaměstnanec DOS odpovídá za to, že přístupové heslo přestane umožňovat individuální přístup k počítači neprodleně poté, kdy příslušný uživatel přestane být oprávněnou osobou. (3) DOS zajistí, aby se osobní údaje zpracovávaly na suchém a neprašném místě, vybaveném dostatečným množstvím vhodných hasicích přístrojů, v souladu s právními předpisy. (4) V prostorách, kde se zpracovávají osobní údaje, se nesmí kouřit a manipulovat s otevřeným ohněm. Konzumovat potraviny či nápoje lze v prostorách dle předchozí věty 11

12 jen, pokud to nemůže způsobit změnu, poškození nebo zničení osobních údajů. DOS je oprávněna kontrolovat dodržování ustanovení tohoto bodu a činit opatření k nápravě zjištěných nedostatků. (5) DOS zajistí, aby se nosiče s osobními údaji nacházely vždy v dostatečné vzdálenosti od magnetického pole a od zdroje radioaktivního nebo ionizujícího záření, které by je mohlo poškodit. (6) DOS zajistí, aby všechny nosiče s osobními údaji byly evidovány a individuálně označeny vzájemně nezaměnitelným způsobem. (7) Osobní údaje lze kopírovat nebo předávat třetím osobám jen v souladu s obecně závaznými právními předpisy a interními předpisy SŽDC, po předchozím výslovném písemném souhlasu vedoucího zaměstnance DOS a jen, pokud to vyžaduje účel jejich zpracování nebo to stanoví či umožňuje obecně závazný právní předpis. Ke zpracování osobních údajů pro jiný účel, než pro jaký byly získány může dojít jen po předchozím úspěšném posouzení slučitelnosti dle přílohy E, které na žádost a ve spolupráci s DOS provede SSOOÚ, jenž výsledek písemně zaznamená, uloží a kopii záznamu postoupí DOS k uložení. Stejnopis i kopie posouzení slučitelnosti se uchovává nejméně 3 roky. Povinnost DOS informovat subjekt údajů před zahájením zpracování se týká i zpracování pro jiný než původní účel. (8) Každý případ kopírování nebo předání osobních údajů třetím osobám musí být evidován. V evidenci se uvede, jaké osobní údaje se předávají nebo kopírují, z jakého důvodu, v čí prospěch, na čí žádost nebo pokyn. Dále se v evidenci uvede, kdy, kým a jak byly předané osobní údaje resp. kopie osobních údajů vráceny nebo zlikvidovány. DOS dbá o to, aby likvidaci předaných osobních údajů nebo kopií osobních údajů zajišťovala sama. (9) Souhlas vedoucího zaměstnance DOS a evidenci dle předcházejících dvou bodů uchovává DOS po dobu nejméně 3 let od ukončení zpracování předmětných osobních údajů resp. jejich kopie. (10) Každý je povinen neprodleně prostřednictvím vedoucího zaměstnance DOS nahlásit SSOOÚ neoprávněné zpracování nebo zneužití osobních údajů či jejich ohrožení takovým způsobem. (11) Podrobnosti opatření dle tohoto článku stanoví PŘ. Čl. 12 Likvidace osobních údajů (1) Vedoucí zaměstnanec DOS zajistí neprodleně po uplynutí doby nezbytné pro uchování osobních údajů k účelu jejich zpracování likvidaci těchto osobních údajů, pokud obecně závazné právní předpisy nestanoví jinak. (2) Likvidaci osobních údajů dle této Směrnice lze provést: a) skartací, b) vymazáním v elektronických databázích, c) zachycením jiných (osobních) údajů na nosič s likvidovanými osobními údaji, pokud takový postup do budoucna zcela vyloučí použití osobních údajů, které je třeba zlikvidovat, d) anonymizací tj. takovou úpravou osobních údajů, v jejímž důsledku přestane být příslušný subjekt údajů určený a určitelný, e) trvalým vyloučením z dalšího zpracování. (3) Podrobnosti ustanovení tohoto článku stanoví PŘ. Čl. 13 Porušení zabezpečení osobních údajů (1) Pokud dojde k neoprávněnému či nahodilému přístupu k osobním údajům, k jejich neoprávněnému zpracování, zneužití nebo k jinému porušení zabezpečení osobních údajů, představujícímu riziko pro práva a svobody fyzických osob, či k oznámení takového 12

13 porušení ze strany smluvního zpracovatele nebo třetí osoby (dále jen porušení zabezpečení ), ohlásí to DOS ihned SSOOÚ na adresu zasláním formuláře dle přílohy I. Pro urychlení zašle DOS SSOOÚ formulář elektronicky a bez zbytečného odkladu jej následně zašle i v listinné formě podepsané oprávněným zástupcem DOS. SSOOÚ uchovává originální listinnou verzi oznámení dle tohoto bodu a DOS její kopii nejméně 3 roky. (2) SSOOÚ oznámení posoudí, a pokud se skutečně jedná o porušení zabezpečení, které představuje riziko pro práva a svobody fyzických osob, sdělí je na formuláři dle přílohy I Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen ÚOOÚ) do 72 hodin od doby, kdy se o porušení SŽDC dověděla. V případě porušení lhůty dle předchozí věty je SSOOÚ v oznámení ÚOOÚ zdůvodní. O každém posouzení oznámení učiní SSOOÚ listinný záznam rukopisně podepsaný odpovědnou osobou, který uchovává nejméně 3 roky a jehož kopii zašle DOS, jíž tato uchovává rovněž nejméně 3 roky. (3) Hrozí-li nebezpečí z prodlení, zašle SSOOÚ oznámení dle tohoto článku ÚOOÚ elektronicky a současně v listinné formě. (4) Pokud je pravděpodobné, že porušení představuje vysoké riziko pro práva a svobody fyzických osob, zajistí DOS zveřejnění oznámení dle přílohy I (které na její žádost a ve spolupráci s ní vytvoří SSOOÚ), vedle tabulky dle přílohy C a seznamu informací dle přílohy F. To neplatí, pokud DOS přijala opatření zajišťující, že se vysoké riziko neprojeví. DOS i SSOOÚ uchovávají stejnopis oznámení dle tohoto bodu nejméně po dobu 3 let. (5) Riziko pro práva a svobody osoby dle tohoto článku existuje, zejména pokud může mít porušení zabezpečení za následek nezanedbatelnou škodu, újmu či znevýhodnění dotčených osob. KAPITOLA V PRÁVA SUBJEKTU ÚDAJŮ Čl. 14 Sdělení a postupy pro výkon práv subjektu údajů a jejich informování (1) Pro výkon práv subjektu údajů dle právních předpisů, včetně zajištění přístupu k informacím, zajistí DOS současně možnosti komunikace jak elektronicky, tak písemně i ústně. Při komunikaci se subjekty údajů se vyvaruje užívání termínů a zkratek, které nejsou v běžné komunikaci běžně používány. (2) DOS informuje subjekt údajů o zpracování jeho osobních údajů v rozsahu podle přílohy F, bez zbytečného odkladu nejpozději však do 15 dnů od jejich získání nebo při jejich zpřístupnění jinému příjemci, aniž by o takovou informaci subjekt údajů požádal. Na žádost subjektu údajů se adresně poskytnou všechny informace v rozsahu podle přílohy F, jinak v rozsahu, v jakém o ně požádal. (3) Vždy, kdy je to mimo případ žádosti subjektu údajů možné, použije se k informování dle předchozího bodu tabulka dle přílohy C a seznam informací dle přílohy F, jinak se subjekt údajů rovněž informuje individuálně. (4) Informační tabulka dle přílohy C se umístí vždy na všech vstupech/vjezdech a výstupech/výjezdech sledovaného prostoru. Vedoucí DOS odpovídá za její čitelnost a aktuálnost. (5) Za informování nevidomých nebo slabozrakých osob dle této části odpovídá vedoucí DOS. Podrobnosti stanoví příslušný PŘ. (6) Jestliže subjekt údajů podá žádost o informaci o zpracování svých osobních údajů či uplatní jiné své právo ve věci ochrany osobních údajů, zejména právo na výmaz, právo na omezení zpracování a právo vznést námitku (dále v textu žádost o informaci ), odpoví mu DOS do 15 dnů ode dne, kdy SŽDC žádost o informaci obdržela. (7) V případě podání žádosti o informaci subjektem údajů vůči jiné než DOS, předá požádaná složka tuto žádost neprodleně, nejpozději však do 3 pracovních dnů, DOS. V případě 13

14 nejasné nebo neúplné žádosti o informaci požádá subjekt údajů o její upřesnění nebo doplnění až DOS. Lhůta na odpověď dle předchozího bodu musí zůstat zachována. (8) DOS vždy prokazatelným způsobem ověří, že žadatel je subjektem údajů, na něž se žádost o informaci, vztahuje. Ověření dle předchozí věty uchovává DOS po celou dobu zpracování údajů, na něž se žádost o informaci vztahuje, a nejméně 3 roky po jeho skončení. Pokud nebude možné subjekt údajů identifikovat, informuje o tom DOS žadatele a výkon práva subjektu údajů dle právních předpisů neumožní. (9) DOS poskytne subjektu údajů informaci o zpracování jeho osobních údajů či přijatých opatřeních nebo zamítnutí jeho žádosti či návrhu (dále v textu informace o zpracování ) bezplatně. Jen v případě poskytnutí další kopie zpracovávaných osobních údajů v době, kdy nelze důvodně očekávat jejich změnu, až po úhradě nezbytných nákladů na její poskytnutí. O povinnosti uhradit náklady dle předchozí věty informuje DOS žadatele neprodleně po obdržení žádosti o další kopii zpracovávaných osobních údajů a současně zjistí, zda i přes uhrazovací povinnost žadatel na žádosti o informaci trvá. (10) DOS může informace, požadované kopie zpracovávaných osobních údajů, veškerá sdělení a úkony týkající se zpracování nebo ochrany osobních údajů odmítnout nebo adekvátně zatížit administrativním poplatkem, pokud žádost o ně je zjevně nedůvodná nebo nepřiměřená, zejména proto, že se opakuje, aniž by bylo důvodné v mezidobí od předchozí žádosti očekávat relevantní změny. V případě ukládání poplatku dle předchozí věty o něm DOS předem žadatele informuje a vyžádá si od něj prokazatelný souhlas s jeho zaplacením. (11) Bez ohledu na formu žádosti o informaci bude informace o zpracování vždy též v listinné formě. DOS zajistí prokazatelné doručení informace o zpracování žadateli na adresu, kterou žadatel uvedl. Kopii informace o zpracování a důkaz o jejím doručení žadateli uchovává DOS po dobu nejméně 3 let. (12) Rozhodnutí o žádosti o informaci vyhotoví DOS vždy v listinné formě s podpisem svého odpovědného zástupce a uchovává je nejméně 3 roky. (13) Povinnost poskytnout informaci subjektu údajů dle této kapitoly může za DOS složku splnit za stejných podmínek smluvní zpracovatel, pokud smlouva o zpracování nestanoví jinak. (14) Podrobnosti ustanovení tohoto článku stanoví PŘ. Čl. 15 Právo na výmaz (1) DOS je povinna na žádost subjektu údajů příslušné zpracovávané osobní údaje vymazat, pokud: a) osobní údaje již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány a DOS je zatím sama nezlikvidovala; b) objekt údajů vznese námitky proti zpracování podle čl. 21 odst. 1. GDPR a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování; c) osobní údaje byly zpracovány protiprávně; d) osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti. (2) DOS může odmítnout výmaz zpracovávaných osobních údajů provést jen z důvodů stanovených obecně závaznými právními předpisy. V podmínkách SŽDC se bude zejména jednat o případy, kdy je zpracování nezbytné pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků a nelze toho dosáhnout jinak. (3) O takovém odmítnutí podá DOS žadateli do 15 dnů od podání žádosti odůvodněnou informaci včetně poučení o právu podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a o právu na soudní ochranu před obecným soudem SŽDC coby správce. (4) Pokud DOS provede výmaz, informuje o tom bezodkladně příjemce, jimž byly dotčené osobní údaje zpřístupněny, leda by se to ukázalo nemožným nebo by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí. Příslušný subjekt údajů o příjemcích jeho údajů DOS informuje, jen, pokud to tento subjekt požaduje. 14

15 Čl. 16 Právo na omezení zpracování (1) Na žádost subjektu údajů DOS příslušné osobní údaje nezlikviduje, pokud je tento subjekt požaduje pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků. (2) DOS omezí zpracování osobních údajů, pokud jejich subjekt vznesl námitku proti tomuto zpracování, a to dokud se neprokáže, že oprávněné důvody SŽDC převažují nad oprávněnými důvody dotčeného subjektu údajů. (3) DOS omezí zpracování osobních údajů také tehdy, pokud jejich zpracování bylo protiprávní, ale jejich subjekt výmaz odmítá a žádá jen o omezení jejich použití. (4) Bylo-li zpracování osobních údajů omezeno, mohou být tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, zpracovány pouze se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu EU nebo některého členského státu EU. DOS takové porušení omezení zpracování osobních údajů předem oznámí jejich subjektu. (5) Pokud DOS provede omezení zpracování, informuje o tom bezodkladně příjemce, jimž byly dotčené osobní údaje zpřístupněny, leda by se to ukázalo nemožným nebo by to vyžadovalo nepřiměřené úsilí. Příslušný subjekt údajů o příjemcích jeho údajů DOS informuje, jen pokud to tento subjekt požaduje. (6) Pokud pominou důvody pro omezení zpracování osobních údajů, DOS nejprve neprodleně informuje jejich subjekt a poté omezení zruší. (1) Pokud: Čl. 17 Právo vznést námitku a) je právním titulem zpracování osobních údajů oprávněný zájem SŽDC či třetí strany; b) je takové zpracování nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je SŽDC pověřena; c) jsou li osobní údaje zpracovávány pro účely vědeckého výzkumu nebo pro statistické účely, pokud takové zpracování není nezbytné pro splnění úkolu prováděného z důvodu veřejného zájmu má subjekt údajů právo vznést vůči DOS námitku proti předmětnému zpracování. (2) Vždy, kdy je to možné, zpraví DOS o tomto právu subjekt údajů prostřednictvím informace uvedené na tabulce podle přílohy C a seznamu informací podle přílohy F, jinak individuálně nejpozději při první komunikaci se subjektem údajů. (3) Jakmile DOS obdrží námitku podle tohoto článku podanou oprávněným subjektem údajů, musí příslušné osobní údaje přestat zpracovávat, leda by tyto osobní údaje, s výjimkou jejich uložení, byly nadále zpracovávány se souhlasem subjektu údajů, nebo z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků, z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby nebo z důvodů důležitého veřejného zájmu EU nebo některého členského státu EU. (4) Po obdržení námitky dle předchozího bodu provede SSOOÚ na žádost a ve spolupráci s DOS balanční test podle přílohy D ve vztahu k dotčeným osobním údajům, přičemž zváží konkrétní důsledky zpracování pro individuální situaci jejich subjektu. Stejnopis tohoto balančního testu přiloží DOS k rozhodnutí o žádosti o informaci a kopii balančního testu si SSOOÚ uloží. Stejnopis a kopie balančního testu dle tohoto článku se uchovávají nejméně 3 roky. (5) Po provedení balančního testu může DOS osobní údaje, jichž se námitka týká nadále zpracovávat jen pokud jeho výsledek prokáže existenci závažných oprávněných důvodů pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon či obhajobu právních nároků. 15

16 Čl. 18 Poučení o právu na správní a soudní ochranu Pokud DOS nepřijme opatření dle této části, o něž oprávněný subjekt údajů požádal, informuje bezodkladně, avšak nejpozději do patnácti dnů od přijetí žádosti o výmaz, omezení zpracování nebo námitky, subjekt údajů o důvodech nepřijetí požadovaného opatření a o možnosti podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů a žádat o soudní ochranu u obecného soudu SŽDC. KAPITOLA VI SPRÁVCE A ZPRACOVATEL Čl. 19 Smlouva o zpracování osobních údajů (1) Pokud, byť i jen z části, zpracovává osobní údaje pro účel stanovený DOS jakožto zástupcem správce (SŽDC) subjekt odlišný od SŽDC (dále v textu smluvní zpracovatel ), uzavře s ním DOS před zahájením zpracování smlouvu o zpracování osobních údajů (dále v textu smlouva o zpracování ). Smluvní zpracovatel může osobní údaje pro SŽDC zpracovávat jen za účinnosti smlouvy o zpracování. (2) Smlouva o zpracování musí mít písemnou formu. Kromě obecných náležitostí v ní musí být zejména výslovně uvedeno, předmět (kategorie osobních údajů) a doba trvání zpracování, povaha, způsob a účel zpracování (nesmí překračovat účel původně stanovený správcem v rozhodnutí o účelu zpracování) a kategorie subjektů údajů, povinnosti a práva správce i zpracovatele a údaj na jakou dobu se smlouva uzavírá. Smlouva o zpracování musí rovněž obsahovat závazek smluvního zpracovatele postupovat při zpracování osobních údajů v souladu s obecně závaznými právními předpisy, interními předpisy a pokyny SŽDC a právo SŽDC odstoupit od smlouvy při jeho porušení. (3) Ve smlouvě o zpracování se smluvní zpracovatel pod smluvní sankcí zaručí dostatečně technicky a organizačně zabezpečit ochranu osobních údajů a zajistit ochranu práv subjektu údajů a splnění těchto závazků kdykoliv SŽDC nebo jí pověřené osobě prokázat. DOS ve smlouvě o zpracování stanoví a reálně zajistí, že k zahájení zpracování podle této smlouvy nedojde dříve, než budou skutečnosti dle předchozí věty prokázány. Pro případ, že se v průběhu zpracování osobních údajů dle smlouvy o zpracování zjistí, že zabezpečení a zajištění dle věty první není dostatečné, DOS ve smlouvě o zpracování stanoví a, pokud možno, reálně zajistí, že zpracování bude neprodleně přerušeno nebo zastaveno. (4) DOS uloží zpracovateli ve smlouvě o zpracování povinnost neprodleně DOS předávat kopie jím vedených záznamů o zpracování a taktéž neprodleně jí hlásit porušení zabezpečení osobních údajů. (5) Zpracovatel se ve smlouvě o zpracování současně zaváže nezapojit do zpracování žádného dalšího zpracovatele bez předchozího výslovného písemného souhlasu DOS uděleného v listinné formě podepsané odpovědným zástupcem DOS. Zpracovatel se ve smlouvě o zpracování s DOS zaváže uložit dalšímu zpracovateli alespoň takové povinnosti, jaké má vůči správci na základě smlouvy o zpracování sám. (6) Zabezpečení ochrany osobních údajů a zajištění práv subjektu údajů ze strany smluvního zpracovatele musí být ve smlouvě o zpracování dostatečným způsobem ošetřeno a musí splňovat alespoň podmínky stanovené touto Směrnicí, včetně převzetí povinnosti mlčenlivosti. (7) Smluvní zpracovatel ve smlouvě o zpracování potvrdí, že každá osoba, jejímž prostřednictvím bude závazky ze smlouvy o zpracování plnit, splňuje po celou dobu zpracování osobních údajů všechny požadavky na oprávněnou osobu dle této Směrnice. Smlouva o zpracování umožní SŽDC od ní odstoupit, pokud se potvrzení dle předchozí věty později ukáže nebo stane nepravdivým. (8) Smlouva o zpracování bude rovněž obsahovat závazek smluvního zpracovatele k plnění povinností stanovených právními předpisy DOS nebo jejímu vedoucímu v poměru, v jakém 16

17 smluvní zpracovatel smlouvou o zpracování přejímá zpracování osobních údajů, včetně povinností strpět výkon kontroly ze strany SSOOÚ. (9) Smluvní zpracovatel se ve smlouvě o zpracování rovněž zaváže všechny osobní údaje vrátit DOS nebo je vymazat a DOS výmaz v listinné formě rukopisně podepsané svým odpovědným zástupcem potvrdit. Současně se zaváže smazat všechny kopie těchto osobních údajů a výmaz DOS v listinné formě rukopisně podepsané svým odpovědným zástupcem potvrdit. Ustanovení tohoto bodu neplatí, pokud obecně závazné právní předpisy stanoví jinak. (10) Součástí smlouvy o zpracování může být i smluvní ujednání o poskytnutí příslušných interních předpisů SŽDC smluvnímu zpracovateli. (11) Smlouva o zpracování stanoví, že veškerá dokumentace související se zpracováním osobních údajů na základě smlouvy o zpracování adresovaná SŽDC, která má nebo může mít vliv na ochranu osobních údajů nebo zajištění práv subjektu údajů, bude ze strany smluvního zpracovatele poskytována v listinné formě podepsané rukopisně odpovědným zástupcem zpracovatele. Tuto dokumentaci bude mít DOS uloženu po celou dobu zpracování dotčených osobních údajů a nejméně tři roky po jeho skončení. (12) Smlouva o zpracování stanoví, že smluvní zpracovatel bude zpracovávat osobní údaje jen na pokyn správce a že veškeré pokyny DOS zpracovateli, které mají nebo mohou mít vliv na ochranu osobních údajů nebo zajištění práv subjektu údajů, budou sdělovány rovněž v listinné formě podepsané rukopisně odpovědným zástupcem DOS. DOS stanoví ve smlouvě o zpracování povinnost zpracovatele informovat ji neprodleně o rozporu jejího pokynu s právními předpisy. Kopie těchto pokynů bude mít DOS uloženy po celou dobu zpracování dotčených osobních údajů a nejméně tři roky po jeho skončení. (13) Pro případ porušení zabezpečení osobních údajů stanoví smlouva o zpracování smluvnímu zpracovateli povinnost bezodkladně o něm elektronicky informovat v rozsahu podle přílohy I přímo SSOOÚ a v kopii DOS a poskytnout SSOOÚ maximální součinnost při plnění souvisejících povinností. V listinné formě rukopisně podepsané svým odpovědným zástupcem poskytne smluvní zpracovatel SSOOÚ informaci dle předchozí věty bez zbytečného odkladu. (14) Před uzavřením smlouvy o zpracování zašle DOS její návrh SSOOÚ ke stanovisku a udělení souhlasu. Smlouvu o zpracování může DOS uzavřít až po zapracování stanoviska a udělení souhlasu SSOOÚ. (15) Stejnopis(y) uzavřené smlouvy o zpracování uchovává DOS po celou dobu zpracování údajů smluvním zpracovatelem a 3 roky po jeho skončení. Po uplynutí lhůty dle předchozí věty zašle DOS smlouvu o zpracování na SSOOÚ. Neprodleně po uzavření smlouvy o zpracování zašle DOS její kopii v elektronické podobě na SSOOÚ. Čl. 20 SŽDC jako zpracovatel (1) Pokud DOS není správcem, nýbrž jen zpracovává osobní údaje pro jiného správce, uzavře před zahájením zpracování smlouvu o zpracování ve znění předem výslovně schváleném SSOOÚ, který na žádost a ve spolupráci s DOS provede záznam o činnosti podle přílohy G, jehož kopii SSOOÚ uloží a stejnopis zašle k uložení DOS. Stejnopis i kopie záznamu dle tohoto bodu se uchovává po celou dobu zpracování a nejméně 3 roky po jeho skončení. (2) Jestliže DOS obdrží od správce, pro nějž na základě smlouvy o zpracování osobních údajů tyto zpracovává, pokyn, který je v rozporu s právy nebo právními povinnostmi, bezodkladně na tuto skutečnost upozorní správce i SSOOÚ a pokyn ignoruje do doby, než obdrží stanovisko SSOOÚ a správce. Pokud bude stanovisko SSOOÚ nebo správce negativní, DOS podle povahy pokynu, stanoviska SSOOÚ a stanoviska správce zpracování zastaví nebo pokyn ignoruje. 17

18 KAPITOLA VII ŠKOLENÍ, KONTROLA, NĚKTERÁ DALŠÍ PRÁVA A POVINNOSTI Čl. 21 Školení (1) Na základě požadavků DOS a po dohodě s ní provádí SSOOÚ školení kandidátů pro získání kvalifikace oprávněné osoby (dále v textu kandidát ) o obsahu právních předpisů a rozhodovací praxi orgánů veřejné moci týkající se zpracování osobních údajů (dále v textu vstupní školení ). (2) Po vstupním školení je kandidát povinen absolvovat vstupní test, k jehož úspěšnému absolvování je nezbytné správně zodpovědět nejméně 80 % testových otázek. Vstupní test následuje nejdříve po 5 kalendářních dnech od vstupního školení. SSOOÚ vyhotoví o každém kandidátu potvrzení o absolvování vstupního školení a zprávu o výsledku vstupního testu, s kterými bez zbytečného odkladu seznámí příslušného kandidáta a DOS, která kandidáta na vstupní školení a vstupní test přihlásila. (3) SSOOÚ stanoví na žádost DOS nebo i bez této žádosti příslušným (oprávněným) osobám povinnost absolvovat školení (dále v textu průběžné školení ), dle rozhodnutí SSOOÚ případně zakončené závěrečným testem (dále v textu průběžný závěrečný test ); pokud dojde k relevantní změně příslušných právních předpisů nebo rozhodovací praxe orgánů veřejné moci týkající se osobních údajů nebo pokud si takové školení resp. test vyžádá situace v DOS nebo pochybení oprávněné osoby. Pro průběžné školení a průběžný závěrečný test, včetně potvrzení o absolvování a zprávy o výsledku testu, se přiměřeně použijí ustanovení předchozího bodu. (4) Test dle tohoto článku lze v případě neúspěchu opakovat v období 90 kalendářních dnů nepřetržitě za sebou jdoucích nejvýše dvakrát, a to vždy nejdříve po uplynutí 14 kalendářních dnů od neúspěšného absolvování předchozího testu. DOS a SSOOÚ jsou povinny absolvování a dvojí opakování testu v období 90 kalendářních dnů nepřetržitě za sebou jdoucích umožnit. Testové otázky při opakování nemusí být totožné. Oprávněná osoba, které se ani opakovaně nepodaří v období 90 kalendářních dnů nepřetržitě za sebou jdoucích úspěšně absolvovat test dle této kap., přestává být oprávněnou osobou a k novému absolvování testu může být přihlášena až po uplynutí 90 kalendářních dnů od posledního opakovaného neúspěšného absolvování testu. (5) Při konání školení a testu dle této Směrnice je DOS povinna poskytnout SSOOÚ požadovanou maximální všestrannou součinnost, včetně zajištění příslušných prostor. Čl. 22 Kontrolní pravomoc SSOOÚ (1) SSOOÚ kontroluje plnění interních předpisů SŽDC upravujících používání KS a zpracování osobních údajů jimi získaných. Zaměstnanci kontrolovaných organizačních složek a smluvní zpracovatel nebo uživatel jsou povinni umožnit zaměstnancům SSOOÚ kontrolu všech prostor souvisejících s používáním KS a zpracováním osobních údajů jimi získaných. Kontrolní oprávnění ostatních organizačních složek SŽDC nejsou touto Směrnicí dotčena. (2) O kontrole dle předchozího bodu sepíše SSOOÚ ve 2 stejnopisech zápis, kde uvede datum a místo kontroly (dále v textu zápis o kontrole ), označení DOS, kontrolujících a kontrolovaných osob a zjištěné nedostatky či závady spolu s návrhy a přiměřenými lhůtami na jejich odstranění. Zápis o kontrole podepíší všechny kontrolující osoby a vedoucí DOS, který poté obdrží jeden jeho stejnopis. Podrobnosti stanoví Směrnice GŘ č.113, manuál kontrolní činnosti čj. S 5664/2015-KGŘ, v platném znění. (3) Pokud nejsou závady či nedostatky zmíněné v zápise o kontrole odstraněny ve lhůtě tam uvedené, informuje o tom SSOOÚ vedoucího organizační složky nadřazené DOS, případně další vedoucí zaměstnance SŽDC. (4) Zaměstnanci každé organizační složky a smluvního zpracovatele nebo uživatele jsou povinni poskytnout SSOOÚ neprodleně veškeré informace týkající se předmětu úpravy této Směrnice. 18

19 KAPITOLA VIII ZMOCŇOVACÍ, PŘECHODNÁ A ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 23 Zmocňovací ustanovení DOS bez zbytečného odkladu vydá a aktualizuje PŘ odpovídající vzoru podle přílohy A této Směrnice, který v závislosti na místních poměrech podrobněji upraví předmět úpravy této Směrnice v oblastech, kde to tato Směrnice stanoví. Tento PŘ a jeho změny nabydou účinnosti jen po předchozím schválení SSOOÚ. Vedoucí DOS zodpovídá za to, že SSOOÚ obdrží bez zbytečného odkladu platné znění uvedeného PŘ, a že s jejím textem budou prokazatelně seznámeny všechny příslušné odpovědné osoby. Čl. 24 Přechodná ustanovení (1) Účinnost GDPR představuje relevantní změnu příslušných právních předpisů vyžadující nové průběžné školení a průběžný závěrečný test dle této Směrnice. (2) Osoby, které ke dni účinnosti GDPR vykonávají činnosti vyhrazené oprávněným osobám, se považují za oprávněné osoby dle této Směrnice, pokud se prokazatelně seznámí s jejím textem neprodleně po její účinnosti a pokud do 12 měsíců od účinnosti GDPR absolvují průběžné školení a průběžný závěrečný test dle této Směrnice. Žádost o školení a test dle tohoto bodu musí být SSOOÚ zaslána do jednoho měsíce po účinnosti Směrnice tak, aby mohl organizací školení a testů vyhovět včas a v plném rozsahu všem žádostem. Pozdně podané žádosti dle předchozí věty může SSOOÚ vyhovět jen dle svých kapacitních možností. (3) Právní jednání učiněná nebo uzavřená před účinností GDPR se uvedou do souladu s GDPR a touto Směrnicí bez zbytečného odkladu. (4) Zpracování osobních údajů zahájené před účinností GDPR se uvede do souladu s GDPR a touto Směrnicí bez zbytečného odkladu. (5) Pokud si DOS není jistá souladem zpracování osobních údajů zahájeným před účinností GDPR s GDPR, provede zdůvodnění pokračování zpracování dle této Směrnice. Čl. 25 Závěrečná ustanovení (1) Výjimky z této Směrnice schvaluje generální ředitel SŽDC, pokud její ustanovení nestanoví jinak. (2) Tato Směrnice nabývá účinnosti dnem zveřejnění v edap. 19

20 SOUVISEJÍCÍ DOKUMENTY Mezinárodní a národní právní předpisy, technické normy Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES Ústavní zákon č. 2/1993 Sb., Listina základních práv a svobod, ve znění ústavního zákona č. 162/1998 Sb. Zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů Vnitřní předpisy SŽDC R1 Organizační řád Správy železniční dopravní cesty, státní organizace SŽDC R1/1 Organizační řád Generálního ředitelství SŽDC R2 Spisový řád Správy železniční dopravní cesty, státní organizace Směrnice SŽDC č. 97 Ochrana osobních údajů Směrnice SŽDC č. 113 Manuál kontrolní činnosti 20

21 Příloha A (informativní) VZOROVÝ PROVOZNÍ ŘÁD KAMEROVÉHO SYSTÉMU 1. UMÍSTĚNÍ KAMEROVÉHO SYSTÉMU a) Místo provozování kamerového systému (organizační složka, adresa): b) Osoba zmocněná k zajištění výkonu povinností, které přísluší provozovateli (Jméno, funkce, adresa): c) Účel provozování KS (monitorování děje ve stanici popř. objektu, ochrana života a zdraví osob, ochrana majetku): 2. ORGANIZACE OBSLUHY KA MEROVÉHO SYSTÉMU a) Postup obsluhy se řídí návodem k obsluze: (kde je umístěn) b) Umístění monitorovacího pracoviště : c) Postup při zjištění porušování zákonných opatření k ochraně osob a majetku (informovat vedení DOS, CBA, MP, PČR, HZS, jiné ): d) Postup při porušení zabezpečení osobních údajů (informovat SSOOÚ-gdpr@szdc.cz;) e) Postup obsluhy při poruše kamerového systému: f) Pořadí kamer, snímaný prostor, délka záznamu: Číslo kamery Typ kamery (O/P) Snímaný prostor Délka záznamu ) otočná/pevná 3. ZPRACOVÁNÍ ZÁZNAMU a) Účel zpracování osobních údajů (dokladovací činnost,vydávání údajů oprávněným subjektům - soud, PČR, HZS): b) Způsob informování o používání KS (piktogram, text): c) Oprávněné osoby mající přístup k záznamům KS: Příjmení, jméno, titl. Funkce (OJ) d) Osoby oprávněné vytvořit kopii záznamu: Příjmení, jméno, titl. Funkce (OJ) e) Zpracování záznamu je dokumentováno v provozní knize podle vzoru: o datum kopírování záznamu, o důvod (zjištění škody, zaznamenání pachatele krádeže), o časové rozpětí kopírovaného záznamu, o číslo kamery, ze které je záznam pořizován, 21

22 o jméno a funkce osoby zpracovávající záznam, o čj. pokynu vytvoření kopie, o datum kdy a jak byla provedena likvidace kopie /¹, o oprávněná osoba za likvidaci /¹. Při předání záznamu je třeba vždy uvést: o důvod - soudní řízení, trestní řízení (včetně čísla spisu), o komu byl záznam předán (u PČR služ. č. příslušníků). Osoba vytvářející záznam odpovídá za zdokumentování zpracování pořízených záznamů do provozní knihy. 4. OPATŘENÍ K ZAJIŠTĚNÍ OCHRANY ZÁ ZNAMU a) Záznamové zařízení je umístěno (kde): b) Prostor umístění záznamového zařízení je zabezpečen (režimová opatření, EZS, jaké jiné): c) Přístup k záznamu je zabezpečen (přístupové heslo, jaké jiné): 5. ÚDRŽBA A OPRAVY KAMEROVÉHO SYSTÉMU a) Osoba nebo organizace provádějící údržbu a opravy KS: Osoba provádějící údržbu a opravy KS postupuje podle návodů na údržbu a doporučení výrobce. Udržuje KS v provozuschopném stavu v rozsahu a v nastavení podle projektové dokumentace. Postupuje vždy v souladu s podmínkami smlouvy o provádění servisní činnosti, zejména: o bezodkladně oznamuje správci KS zjištěné odchylky od rozsahu a nastavení KS, zejména záznamového zařízení, o neprovádí žádné změny v nastavení KS bez požadavku správce a to ani na žádost obsluhy KS, o spolupracuje se správcem KS při podezření z porušení OOÚ, o neumožňuje zásah do KS třetím osobám bez vědomí nebo prokazatelného pokynu správce. 6. ODBORNÁ ZPŮSOBILOST OSOB Osoby pověřené obsluhou KS musí být poučeny o zásadách provozu KS: o zachovat mlčenlivost o technických, organizačních a zjištěných skutečnostech souvisejících s obsluhou a dbát, aby se tyto skutečnosti nedostaly k nepovolaným osobám. Zásada mlčelivosti se nevztahuje na informační povinnost podle zvláštních zákonů. o neumožnit sledování snímaných prostor nepovolaným osobám, o neposkytovat jakékoliv informace související s provozem sdělovacím prostředkům. /¹Vyplňuje se v případě využití záznamu jako důkazního materiálu, předkládaného správcem (zpracovatelem). 22

23 Příloha B (normativní) SEZNAM DOKUMENTACE KAMEROVÉHO SYSTÉMU a) Směrnice SŽDC č. 108, postup při užívání kamerových systémů, b) Provozní řád kamerového systému, c) Provozní kniha kamerového systému, Obsah provozní knihy: o veškeré revize (vedeny v příloze této knihy), o veškeré servisní činnosti, o poruchy systému a opravy, všechny vstupy do systému (dokumentováno dle provozního řádu). o d) Návody k použití prvků kamerového systému. 23

24 Příloha C (normativní) INFORMATIVNÍ TABULKA O PROVOZOVÁNÍ KAMEROVÉHO SYTÉMU Tabulka slouží k informování subjektu údajů o zpracovávání osobních údajů prostřednictvím kamer. systému. Rozměry tabulky jsou 210 x 297 mm (formát A4) s textem Prostor je střežen kamerovým systémem a piktogramem kamery. Na tabulce se rovněž uvede kontakt příslušné odpovědné osoby. Podklad tabulky je v barvě modré, písmo a piktogram v barvě bílé. Typ písma pro formát A 4 je Ariel, velikost 48. Při nutnosti umístění tabulky do míst, kde by mohla být čitelnost tabulky snížena, je možné zvětšit rozměr tabulky maximálně na velikost 500 x 500 mm. Kontaktní telefonní číslo je nahrazeno textem: Sdělení o zpracování osobních údajů ve smyslu Obecného nařízení EP a Rady 2016/679 o ochraně osobních údajů - GDPR je uvedeno na o nás. 24