Záznam o činnostech zpracování Institut plánování a rozvoje hlavního města Prahy

Transkript

1 Správce údajů Vyšehradská 2077/ Praha 2 Nové Město IČO: Vedení databáze uchazečů o zaměstnání za účelem možného budoucího zaměstnání těchto uchazečů Personální a mzdy, Personální agenda jméno, adresa, údaje o vzdělání, údaje o praxi, kontakt, datum narození Uchazeči o zaměstnání Údaje o žadatelích na základě zákona č. 106/1999 Sb. Veřejné zakázky, Odpovědi na žádosti dle zákona 106/1999 Sb. jméno, datum narození, adresa Právní povinnost Organizace veřejných zakázek Veřejné zakázky, Organizace veřejných zakázek jméno, , telefonní číslo Plnění či uzavření smlouvy Strana 1 / 22

2 Evidence fyzických osob v rámci plnění odběratelsko-dodavatelských vztahů. Ekonomika, Účetnictví jméno adresa IČO, DIČ Plnění či uzavření smlouvy Dodavatelé Odběratelé Zákazníci Finanční úřad Evidence kontaktů v rámci plnění odběratelskododavatelských vztahů (smlouvy, dodací listy, apod.) Ekonomika, Dodavatelsko odběratelské vztahy jméno, , telefon Plnění či uzavření smlouvy Dodavatelé Odběratelé Kontaktní osoby Evidence údajů v souladu se z. č. 134/2016 Sb. - kontaktní osoby a OSVČ Ekonomika, Evidence zakázek jméno, datum narození, adresa, , telefon Plnění či uzavření smlouvy Dodavatelé, kontaktní osoby Registr smluv, Větstník veřejných zakázek, profil zadavtele Strana 2 / 22

3 Evidence příjmových a výdajových pokladních dokladů Ekonomika, Pokladna jméno, adresa, datum narození Zaměstnanci Slouží Kanceláři komunikace při rozesílání tiskových zpráv a pozvánek na akce IPR Praha. Kancelář komunikace komunikuje o aktivitách IPR Praha veřejnosti, často přes novináře, jejichž kontaktní údaje jsou v media listu. PR / marketing, Media list Jméno, , telefon Novináři Slouží celé Sekci vnějších vztahů (SVV) k propagaci IPR Praha a rozesílání pozvánek na akce IPR Praha. Adresář je rozsáhlý excelový dokument s kontakty na akademiky, politky, developery a úřady městských částí. Kontaktům z adresáře se posílají pozvánky. PR / marketing, Adresář SVV Jméno, , telefon Strana 3 / 22

4 Na konferencích slouží prezenční listiny k zaznamenání účasníků. Toto je zejména důležité kvůli návazosti na danou událost. Např. Všem účastníkům se po skončení akce pošlou prezentované materiály atp. PR / marketing, Prezenční listiny Jméno, , podpis Veřejnost Web o participačních projetech. Registrovaní uživatelé mohou návrhy komentovat a debatovat s ostatními. PR / marketing, Web Spolupraze (připravuje se) Jméno, Veřejnost Slouží k rozesílání pozvánek na participační akce. ová adresa je při registraci na akce anonymizovaná. V případě, že chce dotyčný získávat I další infromace, jeho ová adresa je zařazena do mailing listu. PR / marketing, Mailing list participace Jmeno, Veřejnost Strana 4 / 22

5 Registrace účastníků na akce IPR Praha. Na akcích, které mají omezenou kapacitu je potřeba vytvořit registrační formulář. Nejčastěji toto využívá Kancelář CAMP, ale I Kancelář komunikace a Kancelář participace. PR / marketing, Registrace účastníků na akce Google forms Jméno, Zaměstnanci Veřejnost IPR Praha a CAMP na své sociální sítě (Facebook a Instagram) pravidelně umisťují záznamy z konaných akcí. Také používají funkce live stream na akce IPR Praha/CAMPu. Záznamy jsou většinou uloženy i na YouTube kanále IPR Praha. PR / marketing, Videa a live streamy Obrazový materiál Zaměstnanci Veřejnost Fotografie se běžně pořizují během akcí IPR Praha. Fotografie jsou uloženy na webu, ke kterému má přístup jen omezený počet zaměstnanců IPR Praha. Zároveň jsou některé fotografie sdílené na sociální sítě IPR Praha - Facebook a Instagram. PR / marketing, Fotografie Obrazový materiál Zaměstnanci Veřejnost Strana 5 / 22

6 IPR Praha a CAMP používá Facebook a Instagram k šíření povědomí o jejich činnosti a o plánovaných akcích. Zároveň na sociální sítě sdílíme fotografie z akcí, kde je nachází zaměstnanci IPR i veřejnost. PR / marketing, Sociální sítě Obrazový materiál Veřejnost Interní newsletter slouží k šíření informací pro zaměstnance. Newsletter je rozesílán pomocí služby Mailchimp. PR / marketing, Newsletter Jméno, Zaměstsnanci Telefonní seznam zveřejněný na internetu pro zákazníky (klienty) Zákazníci / veřejnost, telefonní seznam na externím webu jméno, , telefon (pevná linka), funkce Zaměstnanci Strana 6 / 22

7 Elektronické posílání a předávání dokumentací DSPS (dokumentace skutečného provedení stavby) sloužící k pozdějšímu zapracování do DTMP (digitální tech. Mapa Prahy). Zákazníci / veřejnost, aplikace epřejímka Titul, jméno, příjmení, , adresa, telefon, IČO, DIČ Geodeti Aplikace sloužící pro vydávání geografických dat hl. m. Prahy Zákazníci / veřejnost, aplikace evýdej Titul, jméno, příjmení, , adresa, telefon, IČO, DIČ Plnění či uzavření smlouvy Zákazníci (klienti) Software je určen pro import dat z výměnného formátu ISKN do formátu geodatabáze. Zákazníci / veřejnost, ISKN_Studio Titul, jméno, příjmení, rodné číslo, adresa, IČO Veřejný zájem či výkon veřejné moci Majitelé pozemků a nemovitostí Strana 7 / 22

8 Modulární informační systém - správa území a nemovitého majetku Zákazníci / veřejnost, MISYS Titul, jméno, příjmení, rodné číslo, adresa, IČO Veřejný zájem či výkon veřejné moci Majitelé pozemků a nemovitostí Registr evidence nemovitostí Zákazníci / veřejnost, REN (registr nemovitostí) Titul, jméno, příjmení, rodné číslo, adresa, IČO Veřejný zájem či výkon veřejné moci Majitelé pozemků a nemovitostí Městská část, organizace zřízené městem Aplikace ÚAP - uap.iprpraha.cz (atlas Praha 5000, pasporty) Zákazníci / veřejnost, aplikace ÚAP jméno, telefon, mail Kontaktní osoby poskytovatelů dat Strana 8 / 22

9 Publikace metadat dle směrnice INSPIRE Zákazníci / veřejnost, metadata Titul, jméno, příjmení, adresa, telefon, mail Zaměstnanci, poskytovatelé dat www stránky Evidence kontaktů organizací MHMP zveřejňující jednotlivé mapové vrstvy v Geodatech Zákazníci / veřejnost, GIS data Titul, jméno, příjmení, adresa, telefon, mail, IČO atd. Zaměstnanci, poskytovatelé dat MHMP Publikace mapových služeb data jsou zobrazeny uživatelům Zákazníci / veřejnost, Mapové služby; Portal for ArcGIS Titul, jméno, příjmení, adresa, telefon, mail, IČO atd. Zaměstnanci, poskytovatelé dat www stránky (omezené údaje) Strana 9 / 22

10 Územní plán (garance území) Zákazníci / veřejnost, Územní plán (garance území) jméno, firemní kontaktní údaje Zaměstnanci teoreticky nejsou Aplikace Změna plánu, registrace pro "hlidací pes". Umožňuje posílat změny v preferenční lokalitě na registrovaný . Zákazníci / veřejnost, aplikace Změna plánu , preferenční lokalita Zákazníci (klienti) - uživatelé aplikace Kontaktní údaje pro komunikaci v rámci zadání a řešení chyby v aplikacích IPR Praha Zákazníci / veřejnost, moduly pro hlášení chyb v aplikacích souhlas Zákazníci (klienti) Strana 10 / 22

11 Přehled faktur IPR. Kontaktní údaje v případě OSVČ. Zákazníci / veřejnost, aplikace Supervizor Název, jméno, příjmení, IČO, adresa Právní povinnost Zákazníci (klienti) www stránky Kontakty pro zasílání změn na porrtálu geoportalpraha.cz Zákazníci / veřejnost, geoportalpraha.cz jméno, , instituce Zákazníci (klienti) Publikace datových služeb Zákazníci / veřejnost, Elastic web services (EWS) vybraná data včetně ; jméno, příjmení, název firmy, , telefon, mobil, jiné údaji (www, atp.) Významný veřejný zájem Zákazníci (klienti) Internet Strana 11 / 22

12 Evidence zpracované dokumentace - UR (územní rozhodnutí). Obsahuje informace o zúčastněných subjektech (navrhovatel, vlastník, zástupce) Zákazníci / veřejnost, aplikace PDU (proces disponováním území) jméno, adresa, rodné číslo (IČO u OSVČ) zúčastněné subjekty MHMP Identifikace zaměstnance - Tisky do Rady Zákazníci / veřejnost, TED jméno, sl. Číslo Zaměstnanci MHMP Evidence kontaktů architektů za účelem výběru nejvhodnějšího dodavatele, případně oslovení konzultantů Zákazníci / veřejnost jméno / název firmy, adresa, IČO / RČ, číslo autorizace Plnění či uzavření smlouvy Dodavatelé Strana 12 / 22

13 Kontaktní údaje pro svolávání pracovních skupin, jednání a zasílání informací o průběhu zadání Zákazníci / veřejnost, Organizace soutěží - tvorba zadání jméno, telefon, mail Plnění či uzavření smlouvy OU Kontaktní údaje pro komunikaci s účastníky, prokázání kvalifikačních předpokladů, prokázání oprávnění disponovat autorskými právy požadované v soutěži o návrh Zákazníci / veřejnost, Organizace soutěží - zadávací řízení jméno, telefon, mail, adresa, IČO, číslo autorizace; u vybraného dodavatele také výpis z evidence rejstříku trestů, potvrzení finančního úřadu plnění či uzavření smlouvy Dodavatelé OU Kontaktní údaje pro zprostředkování informací mezi městem, podniky a výzkumnými organizacemi Zákazníci / veřejnost, Databáze pro inovační portál (připravuje se) jméno, pracovní kontaktní údaje MHMP-INF; z webu ale bude možné je exportovat uživatelem Strana 13 / 22

14 Kontaktní údaje - předávání analytických dat pro potřeby TA ČR a IPR Praha. Data o podnikatelských subjektech z projektu INKA (garant Technologická agentura ČR - TA ČR) Zákazníci / veřejnost, Data o podnikatelských subjektech jméno, pracovní kontaktní údaje TA ČR Evidence doručerné a odeslané pošty Interní systémy, Spisová služba jméno, adresa, datum narození, , rodné číslo, název firmy, sídlo firmy, IČO, č. architekta v evidenci ČKA, identifikace pozemku Právní povinnost Zaměstnanci Kontaktní údaje v rámci agendy informace k pozemkům dle zákona 503/2012 Sb. Interní systémy, Žádost o informace k pozemkům jméno, adresa Právní povinnost Strana 14 / 22

15 Zpracování geografických údajů z územního rozhodnutí. se samostatně nikde neevidují Interní systémy, Územní rozhodnutí jméno, adresa, datum narození, R.Č. Majitelé pozemků a nemovitostí Zpracování geografických údajů z Oznámení o řízení. se samostatně nikde neevidují Interní systémy, Oznámení o řízení jméno, adresa, datum narození, R.Č. Majitelé pozemků a nemovitostí Zpracování geografických údajů z informací o záměrech. se samostatně nikde neevidují Interní systémy, Záměry jméno, adresa, datum narození, R.Č. Majitelé pozemků a nemovitostí Strana 15 / 22

16 Zpracování geografických údajů z územního souhlasu. se samostatně nikde neevidují Interní systémy, Územní souhlas jméno, adresa, datum narození, R.Č. Majitelé pozemků a nemovitostí Ukládání a skartace spisové dokumentace vzniklé z činnosti IPR Praha. jsou uvedeny ve scanech dokumentace, ve většině případů je možná identifikace dle geolokace Interní systémy, Spisovna pouze ve scanu Interní telefonní seznam přístupný zaměstnancům Interní systémy, Telefonní seznam na intranetu jméno, příjmení, pozice, kancelář, telefoní číslo, mobil Zaměstnanci Strana 16 / 22

17 Ochrana majetku Interní systémy, Evidence návštěv jméno, organizace, příchod, odchod, za kým Vyúčtování telekomunikačních poplatků zaměstnancům Interní systémy, Tarifikace telefonní číslo Zaměstnanci Zajištění výměny dat s externími subjekty Interní systémy, Výměna dat Jméno Zaměstnanci, ostatní Strana 17 / 22

18 Elektronická pošta Interní systémy, Elektronická pošta nestrukturovaná data Zaměstnanci, ostatní Telefonní seznamy v mobilních telefonech zaměstnanců Interní systémy, Mobilní telefony jméno, telefonní číslo, adresa, Přihlašování k odběru novinek geoportalpraha.cz Interní systémy, geoportal jméno, Uživatelé Strana 18 / 22

19 Distribuce / redistribuce dat (TSK, ROPID) bez kontroly obsahu Interní systémy, opendata jméno, , telefon správce dat Kontaktní údaje sloužící pro provoz KPS Interní systémy, kontakt list jméno, telefon, , organizace Servisní webkamera sloužící k vizuální kontrole promítacích pláten v prostoru CAMP Interní systémy, servisní kamera obrazový záznam Zaměstnanci Veřejnost Strana 19 / 22

20 Petiční seznamy posílané na vědomí IPR Interní systémy, Petice jméno, adresa, podpis Veřejnost 12 kamer pro ostrahu majetku v lokalitě Jehněčí dvůr Interní systémy, kamerový dohled obrazový záznam Veřejnost Identifikace subjektu údajů pro uplatnění jeho práv v rámci nařízení GDPR GDPR, Žádosti subjektu jméno, adresa, datum narození, , telefon, podpis Právní povinnost Strana 20 / 22

21 Identifikace osobního certifikátu dodavatelů pro přístup pomocí VPN Technické systémy, VPN - dodavatelé jméno, Plnění či uzavření smlouvy Dodavatelé Monitoring přístupu na web Technické systémy, Monitoring webu IP adresa Systémové logy (bezpečnostní, aplikační) Technické systémy, Systémové Logy IP adresa Zpracování IP adres v rámci síťové komunikace Technické systémy, Síťová infrastruktura IP adresa Strana 21 / 22

22 Strana 22 / 22