MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í

Transkript

1 MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 3 Rada městské části U S N E S E N Í č. 278 ze dne Zakázka malého rozsahu "Zpracování dokumentů v souvislosti s implementací GDPR pro Úřad městské části Praha 3" Rada městské části I. s c h v a l u j e II. 1. zadání zakázky malého rozsahu "Zpracování dokumentů v souvislosti s implementací GDPR pro Úřad městské části Praha 3" 2. zápis o posouzení a hodnocení nabídek a zadání zakázky malého rozsahu na služby vybranému dodavateli GENESIS SECURITY s.r.o., IČ , dle přílohy č. 1 tohoto usnesení 3. uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem GENESIS SECURITY s.r.o., IČ , dle přílohy č. 2 tohoto usnesení u k l á d á 1. Ing. Vladislavě Hujové, starostce městské části 1.1. podepsat uvedenou smlouvu dle přílohy č. 2 tohoto usnesení Ing. Vladislava Hujová starostka městské části Mgr. Lucie Vítkovská zástupkyně starostky

2 Příloha č.1 usnesení č.278 ze dne Zpráva o hodnocení nabídek

3 Příloha č.1 usnesení č.278 ze dne Zpráva o hodnocení nabídek

4 Příloha č.1 usnesení č.278 ze dne Zpráva o hodnocení nabídek

5 Příloha č.1 usnesení č.278 ze dne Zpráva o hodnocení nabídek

6 SMLOUVA O DÍLO uzavřená ve smyslu ust a násl. zák. č. 89/2012 Sb., občanský zákoník (dále jen občanský zákoník ) ve znění pozdějších předpisů mezi těmito smluvními stranami Městská část Praha 3 se sídlem: Havlíčkovo nám. 700/9, Praha 3 zastoupena: Ing. Vladislavou Hujovou, starostkou IČO: (dále jen Objednatel ) a GENESIS SECURITY s.r.o. se sídlem: Na Folimance 2155/15, Praha 2, IČO: DIČ: CZ společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, oddíl C, vložka bank. spojení: Raiffeisen banka a.s. č. účtu: /5500 zastoupena: Miroslavem Černým, jednatelem společnosti datová schránka: xjddeci (dále jen Zhotovitel ) I. Úvodní ustanovení Dne nabude účinnosti Nařízení EU č. 679/2016 ze dne , o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále jen GDPR ). Objednatel vědom si této skutečnosti má zájem za účelem dosažení souladu svých vnitřních procesů nakládání s osobními údaji s GDPR na zpracování 1) analýzy rizik spojených se zpracováváním osobních údajů, 2) plánu dosažení souladu s GDPR, 3) dokumentace ochrany osobních údajů. II. Předmět smlouvy 1. Touto smlouvou se zhotovitel zavazuje na svůj náklad a nebezpečí provést pro objednatele následující výstupní dokumenty: Analýzu rizik spojených se zpracováváním osobních údajů v podmínkách objednatele (dále jen Analýza rizik ). Plán dosažení souladu s GDPR Dokumentaci ochrany osobních údajů 2. Objednatel se zavazuje řádně provedené dílo převzít a zaplatit za něj zhotoviteli níže sjednanou cenu díla.

7 III. Rozsah díla 1. Zhotovitel bude při provádění díla vycházet ze Srovnávací analýzy s požadavky nařízení EU GDPR, kterou má objednatel k dispozici (dále jen Podkladová analýza ). Zhotovitel prohlašuje, že se s touto Podkladovou analýzou seznámil a dále prohlašuje, že neshledává žádné její nedostatky, které by bránily provedení díla. 2. Analýza rizik bude zpracována tak, že jejím výsledkem bude zejména: Identifikace, zda jde o zpracování osobních údajů popsané v čl. 35 odst. 3 písm. a), b) nebo c) GDPR; Identifikace, zda je zpracování označené za rizikové Úřadem pro ochranu osobních údajů (dále jen dozorový úřad ); Identifikace hrozeb spojených se zpracováním (např. porušení zabezpečení údajů, zpracování údajů v rozporu se základními zásadami GDPR apod.); Identifikace potenciální újmy dotčených osob spojené se zpracováním jejich osobních údajů (fyzická, hmotná nebo nehmotná újma způsobená správcem nebo třetí stranou); Zhodnocení pravděpodobnosti, že újma vznikne (posouzení slabých míst systémů a procesů zpracování oproti povaze hrozby); Zhodnocení závažnosti potenciální újmy, pokud by vznikla (z hlediska citlivosti nebo objemu osobních údajů apod.); Vyhodnocení, zda zpracování obsahuje rizikové faktory dle výkladového pokynu WP29 ze dne (WP 248); Vyhodnocení rizika (vysoké riziko je důvodem k tomu, aby bylo provedeno podrobné Posouzení vlivu na ochranu osobních údajů; naopak nízké riziko může být důvodem pro aplikaci některé výjimky z povinností dle GDPR). 3. Plán dosažení souladu s GDPR bude spočívat v navržení jednotlivých změn, které je třeba provést před nabytím účinnosti GDPR. Jde o dokument stanovující plán přijetí potřebných opatření k odstranění nesouladu prostření objednatele s požadavky GDPR, jejich vzájemnou návaznost a doporučení pro jejich realizaci. V rámci zpracovávání Plánu dosažení souladu s GDPR se zhotovitel zaměří zejména na: redukci rozsahu potřebného zpracování údajů a snížení nákladů na opatření nezbytných na jeho zabezpečení; revizi bezpečnostní politiky a další bezpečnostní dokumentace, pokrývající oblast osobních údajů; úpravu procesů spojených s osobními údaji a jejich ochranou; přijetí technických opatření pro zlepšení bezpečnosti osobních údajů; revizi smluv s externími subjekty, které vstupují do zpracování osobních údajů, případně se kterými jsou osobní údaje vyměňovány na základě právní normy; provedení školení zaměstnanců zodpovědných za zajištění bezpečnosti osobních údajů. 4. Součástí Plánu dosažení souladu s GDPR bude detailní popis zadání pro následnou implementaci IT/non IT opatření a dále odhad náročnosti jednotlivých kroků a doporučení pro postup implementace potřebných opatření do prostření objednatele. Součástí plánu dosažení souladu s GDPR bude též návrh parametrů jednotlivých navrhovaných opatření. 5. V návaznosti na výsledky Podkladové analýzy, Analýzy rizik a Plánu dosažení souladu s GDPR bude Dokumentace ochrany osobních údajů upravovat pravidla a postupy ochrany osobních údajů, a to minimálně v následující podobě:

8 Směrnice pro klasifikaci aktiv; Směrnice pro ochranu osobních údajů; Metodika hodnocení rizik zpracování osobních údajů včetně rizik subjektů údajů; Pravidla pro zvládání porušení ochrany osobních údajů. IV. Provedení díla 1. Zhotovitel zahájí provádění díla ihned po nabytí účinnosti této Smlouvy. 2. Zhotovitel se zavazuje provést dílo do 3 měsíců od podpisu smlouvy. 3. Zhotovitel provede dílo v následujících dílčích termínech: Analýza rizik do 3 týdnů od podpisu smlouvy Plán dosažení souladu s GDPR do 5 týdnů od podpisu smlouvy Dokumentace ochrany osobních údajů do 9 týdnů od podpisu smlouvy 4. Dílo bude předáváno po částech, kterými jsou jednotlivé výstupní dokumenty dle čl. II. odst. 1 této smlouvy. Dílo je provedeno jeho řádným dokončením a předáním, tj. všech jeho částí objednateli. Má-li dílo vady, není Objednatel povinen dílo, resp. jeho část převzít. O předání a převzetí díla, resp. jeho části bude mezi smluvními stranami sepsán protokol o předání a převzetí díla (dále jen protokol ), jehož obsahem bude zejména: přesná identifikace předávajícího a přejímacího, a to s uvedením názvu/jména, sídla, IČO, označení osob jednajících za přejímacího a předávajícího uvedením jména a funkce, uvedení dalších účastníků přejímacího řízení, konstatování, že dílo je bez zjevných vad, prohlášení objednatele, že předmět díla přijímá, označení výstupního dokumentu, datum a místo ukončení přejímacího řízení, vlastnoruční podpis osob zastupujících za přejímacího a předávajícího. 5. Předáním díla, resp. jeho části dle této smlouvy se rozumí předání 2 vyhotovení v tištěné podobě a 2 vyhotovení v elektronické podobě (CD či jiný obdobný elektronický nosič) ze strany zhotovitele a jejich převzetí ze strany objednatele. 6. Vznikne-li jako výsledek plnění dle této Smlouvy Zhotovitelem ( předmět díla ) předmět požívající ochrany autorského díla podle zák. č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů (dále jen autorský zákon ), ve znění pozdějších předpisů, je objednatel na základě této smlouvy oprávněn užít toto dílo v neomezeném územním a množstevním rozsahu, a ke všem způsobům užití, zejména jej zveřejňovat, upravovat, spojovat s jiným dílem, zařazovat do souborného díla a uvádět jej pod svým jménem, k čemuž zhotovitel poskytuje objednateli výhradní licenci. Odměna za výše uvedená oprávnění (tj. cena licence) je již zahrnuta v ceně díla dle této Smlouvy. V.

9 Cena za dílo a platební podmínky 1. Cena za dílo se skládá z částky ve výši ,- Kč a z částky odpovídající dani z přidané hodnoty (DPH) ve výši platné v době uskutečnění zdanitelného plnění. Cena za dílo je stanovena jako pevná ve smyslu 2620 občanského zákoníku. 2. Cena za dílo bude uhrazena objednatelem po řádném provedení díla, a to na základě zhotovitelem vystaveného daňového dokladu (faktury). 3. Objednatel neposkytuje zálohu na úhradu ceny za dílo. Právo na zaplacení ceny díla vzniká zhotoviteli provedením díla, tj. tehdy, je-li dílo řádně dokončeno a předáno dle podmínek sjednaných v této smlouvě, nebylo-li smluvními stranami dohodnuto jinak. 4. Všechny platby týkající se této smlouvy budou prováděny bezhotovostním způsobem na účet uvedený v záhlaví této smlouvy. 5. Zhotovitel se zavazuje určit splatnost faktury tak, aby nenastala dříve než 30 dnů od dne jejího doručení objednateli. Za den zaplacení se považuje den odepsání příslušné částky z účtu Objednatele ve prospěch účtu Zhotovitele. Faktury. 6. Faktura musí mít náležitosti daňového dokladu podle zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o DPH ). V případě, že faktura nebude mít odpovídající náležitosti či budou údaje v ní chybné, je objednatel oprávněn zaslat je ve lhůtě splatnosti zpět zhotoviteli k doplnění, aniž by se tak dostal do prodlení se splatností. Lhůta splatnosti počíná běžet znovu ode dne doručení nové faktury objednateli. 7. Zhotovitel je povinen ve faktuře za účelem provedení úhrady faktur uvést číslo svého bankovního účtu, které sdělil registru plátců a identifikovaných osob zveřejněnému správcem daně (dále jen registr ), a označil jej jako účet pro ekonomickou činnost určený ke zveřejnění. Dále se zhotovitel zavazuje toto číslo bankovního účtu udržovat po celou dobu smluvního vztahu v registru jako aktuální, resp. nebude k datu úhrady faktury vyžadovat po objednateli úhradu na jiné číslo bankovního účtu. Nahradí li zhotovitel číslo bankovního účtu uvedené v registru jiným číslem bankovního účtu, uvědomí o tom současně objednatele, a to průkazným způsobem (kopií dokladu o oznámení změny účtu v registru). 8. V případě, že se číslo bankovního účtu uvedené zhotovitelem na faktuře nebude k datu úhrady shodovat s číslem bankovního účtu uvedeným v registru, je objednatel oprávněn odvést DPH z uskutečněného zdanitelného plnění přímo příslušnému finančnímu úřadu (správci daně) a zhotoviteli uhradit pouze základ daně. Objednatel odvede částku DPH z uskutečněného zdanitelného plnění přímo příslušnému finančnímu úřadu (správci daně) vždy, když bude tuzemský zhotovitel - plátce DPH požadovat úhradu na číslo bankovního účtu v zahraničí, nebo bude k datu zdanitelného plnění uveden v registru jako nespolehlivý plátce. 9. Úhradou DPH na účet finančního úřadu se pohledávka Zhotovitele na zaplacení části ceny díla odpovídající DPH vůči objednateli v částce uhrazené DPH považuje bez ohledu na další ustanovení smlouvy za uhrazenou. Zhotovitel neprodleně písemně objednateli oznámí, zda takto provedená platba je evidována jeho správcem daně. VI. Práva a povinnosti smluvních stran

10 1. Zhotovitel se zavazuje provést předmět díla za podmínek stanovených touto smlouvou a občanským zákoníkem. 2. Zhotovitel se zavazuje provést dílo s vynaložením odborné péče zaměstnanci s příslušnou odbornou kvalifikací, kterou je povinen kdykoli v průběhu provádění díla na požádání objednatele prokázat. 3. Objednatel se zavazuje poskytnout zhotoviteli nezbytnou součinnost nutnou k provedení díla. 4. Zhotovitel je povinen zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech, které se při provádění díla dozví. Stejnou povinnost je zhotovitel povinen zajistit u svých poddodavatelů. 5. Zhotovitel není oprávněn bez předchozího písemného souhlasu objednatele uvedené smlouvy provádět dílo dle této smlouvy prostřednictvím třetí osoby (poddodavatele). Předchozí písemný souhlas je rovněž nezbytný pro změnu poddodavatele. 6. V případě, že zhotovitel užije k provádění díla třetí osobu (poddodavatele), resp. jeho části, odpovídá, jako by dílo prováděl sám. 7. Zhotovitel je dle ustanovení 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s placením zboží nebo služeb z veřejných výdajů. 8. Zhotovitel je oprávněn postoupit tuto Smlouvu či práva z ní plynoucí třetí osobě pouze a výhradně po předchozím písemném souhlasu Objednatele. VII. Smluvní pokuta a úrok z prodlení 1. Zhotovitel se zavazuje při nedodržení sjednaného termínu provedení díla zaplatit smluvní pokutu ve výši 0,2 % z celkové ceny díla bez DPH za každý i jen započatý den prodlení. 2. Zhotovitel se zavazuje při nedodržení sjednaného dílčího termínu provedení části díla dle čl. IV. odst. 3 této smlouvy zaplatit smluvní pokutu ve výši Kč za každý i jen započatý den prodlení, pokud toto prodlení nevzniklo na straně objednatele. 3. Zhotovitel je povinen objednateli zaplatit smluvní pokutu ve výši Kč v případě nesplnění jakékoliv povinnosti zhotovitele uvedené v článku VI. této smlouvy, a to za každé jednotlivé porušení. 4. Zaplacením smluvní pokuty není dotčeno právo objednatele na náhradu škody vzniklé z porušení povinnosti, ke kterému se smluvní pokuta vztahuje, a to ani co do výše, v níž případně náhrada škody smluvní pokutu přesáhne.

11 VIII. Odstoupení od smlouvy 1. Smluvní strany jsou oprávněny odstoupit od této smlouvy z důvodu porušení povinností podstatným způsobem ve smyslu 2002 občanského zákoníku druhou smluvní stranou. 2. Zjistí-li objednatel, že dílo je prováděno vadně, může požadovat, aby zhotovitel zajistil včasnou nápravu. Nezajistí-li zhotovitel nápravu, může objednatel od této smlouvy odstoupit. 3. Prodlení Zhotovitele s předáním díla o více než 30 dnů se pro účely této smlouvy považuje za podstatné porušení smluvní povinnosti zhotovitele. 4. Odstoupení od smlouvy musí být učiněno písemně. Účinky odstoupení od smlouvy nastávají dnem doručení písemného oznámení o odstoupení druhé smluvní straně. V pochybnostech se má za to, že účinky odstoupení nastávají 3. dnem po jeho prokazatelném odeslání. IX. Ostatní ujednání 1. Zhotovitel prohlašuje, že se seznámil s rozsahem díla, je schopen dílo ve smluvené době provést. 2. Nastanou-li u některé ze stran skutečnost bránící řádnému plnění smlouvy, je tato strana povinna toto ihned bez zbytečného odkladu písemně oznámit druhé straně a vyvolat jednání k odstranění nastalých skutečností. 3. Zánik závazku z této smlouvy nemá vliv na povinnost objednatele zaplatit poměrnou část ceny dosud provedeného díla, má-li tato část pro objednatele význam, a povinnost zhotovitele zaplatit uplatněnou smluvní pokutu. 4. Kontaktní osobou objednatele, tj. osobou pověřenou pro účely této smlouvy ke komunikaci se zhotovitelem, neoznámí-li objednatel zhotoviteli jinak, je Ing. Mgr. Jonáš Merta, jonasm@praha3.cz. 5. Kontaktní osobou zhotovitele, tj. osobou pověřenou pro účely této smlouvy ke komunikaci s objednatelem, neoznámí-li zhotovitel objednateli jinak, je Miroslav Černý, jednatel společnosti, cerny@czech-gss.cz. 6. Veškerá komunikace mezi smluvními stranami bude primárně zajišťována prostřednictvím výše uvedených kontaktních osob. X. Závěrečná ustanovení 1. Práva a povinnosti plynoucí z této smlouvy, se řídí platným právním řádem České republiky. Právní vztahy neupravené touto smlouvou se řídí ustanoveními občanského zákoníku. 2. Zhotovitel prohlašuje, že k výkonu činnosti, která je předmětem této smlouvy, je náležitě erudován a má k ní příslušné oprávnění.

12 3. Podepsáním této smlouvy smluvní strany výslovně souhlasí s tím, aby byl celý text této smlouvy, případně její obsah a veškeré skutečnosti v ní uvedené ze strany Městské části Praha 3 uveřejněny, a to i v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb., o zvláštních podmínkách účinnosti některých smluv, uveřejňování těchto smluv a o registru smluv (zákon o registru smluv). Smluvní strany též prohlašují, že veškeré informace uvedené v této smlouvě nepovažují za obchodní tajemství ve smyslu 504 zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku a udělují svolení k jejich užití a uveřejnění bez stanovení jakýchkoliv dalších podmínek. 4. Veškeré změny nebo doplňky této smlouvy jsou vázány na souhlas smluvních stran a mohou být provedeny po vzájemné dohodě obou smluvních stran pouze formou písemného dodatku k této smlouvě. Smluvní dodatky musí být řádně označeny, pořadově vzestupně očíslovány, datovány a podepsány oprávněnými zástupci obou smluvních stran. 5. Smlouva je sepsána ve čtyřech (4) stejnopisech v jazyce českém, z nichž objednatel obdrží tři (3) výtisky a zhotovitel jeden (1) výtisk stejnopisu. 6. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podepsáním přečetly, jejímu obsahu porozuměly a souhlasí s ním, a že byla uzavřena podle jejich pravé a svobodné vůle, vážně a srozumitelně, což níže potvrzují svými podpisy. 7. Tato smlouva nabude platnosti dnem, kdy podpis připojila smluvní strana, která ji podepsala jako druhá v pořadí. Účinnosti nabude tato smlouva dnem jejího zveřejnění v registru smluv dle zákona č. 340/2015 Sb. V Praze dne V P. dne Za Objednatele.. Ing. Vladislava Hujová, Starostka Za Zhotovitele.. Miroslav Černý jednatel společnosti

13 Důvodová zpráva Zpracoval: Jonáš Merta, vedoucí odboru organizačního S ohledem na novou právní úpravu ochrany osobních údajů obsaženou v nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů, dále jen GDPR ) městská část za účelem dosažení souladu svých vnitřních procesů nakládání s osobními údaji s GDPR má zájem na zpracování příslušné dokumentace nutné k implementaci principů GDPR do fungování organizace. Jedná se především o zpracování: Analýzy rizik při zpracovávání osobních údajů; Plánu dosažení souladu s GDPR, který bude spočívat v navržení jednotlivých změn, které je třeba provést před nabytím účinnosti GDPR. Jde o dokument stanovující plán přijetí potřebných opatření k odstranění nesouladu prostření objednatele s požadavky GDPR, jejich vzájemnou návaznost a doporučení pro jejich realizaci. Součástí bude detailní popis zadání pro následnou implementaci IT/non IT opatření a dále odhad náročnosti jednotlivých kroků a doporučení pro postup implementace potřebných opatření do prostředí objednatele. Součástí plánu dosažení souladu s GDPR bude též návrh parametrů jednotlivých navrhovaných opatření. Dokumentace ochrany osobních údajů, která v návaznosti na výsledky podkladové analýzy, analýzy rizik a plánu dosažení souladu s GDPR bude upravovat pravidla a postupy ochrany osobních údajů. Dokumenty jsou podrobněji popsány v přiložené smlouvě. K podání nabídky byli vyzváni čtyři dodavatelé, kteří mají v dané oblasti a s obdobnými dodávkami zkušenost. Nabídku ve stanovené lhůtě podali čtyři dodavatelé. Zápis o posouzení a hodnocení nabídek je přílohou č. 1 tohoto usnesení. Nejnižší nabídkovou cenu a tedy nejvýhodnější nabídku předložila firma GENESIS SECURITY s.r.o. Smlouva byla zpracována AK Veselý, doložka prokazující soulad dokumentu s právním řádem je podkladem k jednání.