GDPR - OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ. Počet stran: 44 Spr 306/2018 Účinnost od:

Transkript

1 Okresní soud v Mostě Moskevská Most Vnitřní předpis č. 1/2018 Vydáno dne: Vyřizuje: Bc. Martina Ščuková Tel: GDPR - OCHRANA OSOBNÍCH ÚDAJŮ Schválil: Mgr. Martin Beneš předseda soudu Počet stran: 44 Spr 306/2018 Účinnost od: Obsah: 1. Preambule 2. Legislativa 3. Základní pojmy 4. Kontaktní údaje 5. Zásady zpracování osobních údajů 6. Určení zpracovávaných osobních údajů v rámci agend soudu 7. Zajištění bezpečnosti a ochrana osobních údajů 8. Vyřizování žádostí subjektů údajů 1. Preambule V souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 a směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 stanovuji podmínky přístupů, zpracování, ochrany a ukládání osobních údajů v rámci všech agend Okresního soudu v Mostě. 2. Legislativa Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení) Směrnice Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/680 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů příslušnými orgány za účelem prevence, vyšetřování, odhalení či stíhání trestných činů nebo výkonu trestu, o volném pohybu těchto údajů a o zrušení závazného rozhodnutí Rady 2008/977/SVV Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, v platném znění - návrh nového zákona je aktuálně v legislativním procesu (zákon o ochraně osobních údajů) Další uváděné zákony: Zákon č. 6/2002 Sb., o soudech, soudcích, přísedících a stání správě soudů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (zákon o soudech a soudcích) Zákon č. 141/1961 Sb., Zákon o trestním řízení soudním, ve znění pozdějších předpisů (trestní řád) Zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů 1

2 Zákon č. 219/2000 Sb., zákon o majetku České republiky a jejím vystupování v právních vztazích, ve znění pozdějších předpisů (zákon o majetku státu) Zákon č. 555/1992 Sb., zákon České národní rady o Vězeňské a justiční stráži České republiky, ve znění pozdějších předpisů (zákon o Vězeňské a justiční stráži) Zákon č. 586/1992 Sb., zákon České národní rady o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (zákon o daních z příjmů) Zákon č. 181/2014 Sb., o kybernetické bezpečnosti, ve znění pozdějších předpisů (zákon o kybernetické bezpečnosti) 3. Základní pojmy GDPR = General Data Protection Regulation, nařízení zpřesňuje ochranu osobních údajů a posiluje právo fyzické osoby na kontrolu zpracování osobních údajů, které mohou být zachycené v listinné, ale i v elektronické podobě, v různých informačních systémech. osobní údaj = veškeré informace o fyzické osobě, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor (jméno, číslo) nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. kategorie osobních údajů = a) základní identifikační údaje (např. jméno, adresa, telefonní číslo), biometrické údaje (např. fotografie) nebo webové údaje (např. IP adresa, lokace, informace z cookies); b) zvláštní údaje o rasovém či etnickém původu, politických názorech, náboženském vyznáním, filozofickém přesvědčení, členství v odborech, zdravotním stavu, sexuálním životě nebo sexuální orientaci (též možné označit jako citlivé údaje). subjekt údajů = identifikovaná nebo identifikovatelná fyzická osoba. Osobní údaje mohou být pouze ve vztahu k žijící fyzické osobě, jelikož obecné nařízení vylučuje svoji působnost na údaje o zesnulých osobách. Subjektem údajů není právnická osoba. správce = subjekt, který určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů. zpracovatel = zpracovává osobní údaje pro správce, v rámci této činnosti může provádět jen takové zpracovatelské operace, kterými jej správce pověřil. zpracování osobních údajů = jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, které jsou prováděny pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, např. shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení, pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění, seřazení, zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení právní důvody zpracování = znamenají oprávnění správce osobní údaje zpracovávat: a) subjekt údajů udělil souhlas pro jeden či více konkrétních účelů; b) zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů; c) zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na správce vztahuje; d) zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů subjektu údajů nebo jiné fyzické osoby; e) zpracování je nezbytné pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je pověřen správce; f) zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů příslušného správce či třetí strany, kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů, zejména pokud je subjektem údajů dítě; 2

3 g) zpracování osobních údajů týkajících se rozsudků v trestních věcech a trestných činů či souvisejících bezpečnostních opatření se může provádět pouze pod dozorem orgánu veřejné moci. Jakýkoli souhrnný trestní rejstřík může být veden pouze pod dozorem orgánu veřejné moci. souhlas se zpracováním osobních údajů = svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů, ke kterému nesmí být nucen. Subjekt údajů má právo svůj souhlas kdykoli odvolat, ale odvoláním není dotčena zákonnost zpracování vycházejícího ze souhlasu. práva subjektu údajů = a) právo na transparentní postupy při zpracování osobních údajů b) právo na informace a přístup k osobním údajům c) právo na opravu a výmaz d) právo na omezení zpracování e) právo vznést námitku f) právo na přenositelnost údajů záznamy o činnostech zpracování = každý správce vede záznamy o činnostech zpracování, za které odpovídá a které obsahují tyto informace: a) jméno a kontaktní údaje správce b) účely zpracování c) popis kategorií subjektů údajů a kategorií osobních údajů d) kategorie příjemců, kterým byly nebo budou osobní údaje zpřístupněny e) informace o případném předání osobních údajů do třetí země nebo mezinárodní organizaci f) plánované lhůty pro výmaz jednotlivých kategorií údajů g) obecný popis technických a organizačních bezpečnostních opatření Záznamy o činnostech poskytne správce na požádání dozorovému úřadu. 4. Kontaktní údaje Výkonem funkce společného pověřence pro ochranu osobních údajů pro okresní, krajské a vrchní soudy v oblasti agend, které nejsou spojeny s rozhodovací činností soudů, je pověřen na základě smlouvy Spr 299/2018 ze dne státní zaměstnanec Ministerstva spravedlnosti ČR Mgr. Jan Panoš, se sídlem: Ministerstvo spravedlnosti, Vyšehradská 16, , Praha 2, tel: , JPanos@msp.justice.cz, poverenec@msp.justice.cz, Kontaktní osobou za Okresní soud v Mostě pověřenou pro komunikaci v oblasti GDPR je ředitelka správy soudu Bc. Martina Ščuková, Moskevská 2, Most, tel.: , e- mail : mscukova@osoud.mst.justice.cz a gdpr@osoud.mst.justice.cz. 5. Zásady zpracování osobních údajů Okresní soud v Mostě při zpracování osobních údajů dodržuje tyto zásady: a) zákonnost, korektnost a transparentnost správce musí zpracovávat osobní údaje na základě nejméně jednoho právního důvodu a vůči subjektu údajů transparentně; b) účelové omezení osobní údaje musí být shromažďovány pro určité a legitimní účely a nesmějí být zpracovávány způsobem neslučitelným s těmito účely; c) minimalizace údajů osobní údaje musí být přiměřené a relevantní ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány; d) přesnost zpracovávané osobní údaje musí být přesné a v případě potřeby aktualizované; 3

4 e) omezení uložení osobní údaje by měly být uloženy ve formě umožňující identifikaci subjektu údajů jen po nezbytnou dobu pro dané účely zpracování; f) integrita a důvěrnost technické a organizační zajištění osobních údajů před neoprávněným či protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením či poškozením; g) odpovědnost správce odpovídá za dodržování zásad zpracování uvedených v a) f) a musí být schopen toto dodržení souladu doložit. 6. Určení zpracovávaných osobních údajů v rámci agend soudu Jako správce osobních údajů Okresní soud v Mostě zpracovává a ukládá osobní údaje nezbytné pro plnění právních povinností správce, osobní údaje nezbytné pro plnění úkolů prováděných ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci (vykonává soudní pravomoc v oblasti své působnosti). Detailní popis agend Okresního soudu v Mostě je v příloze č. 1 tohoto vnitřního předpisu. 6.1 Výkon soudnictví a související povinnosti Okresní soud v Mostě pro výkon soudnictví a dalších jím zákonem svěřených pravomocí zpracovává osobní údaje výlučně za účelem právních povinností a výkonu veřejné moci. Podle ustanovení 2 zákona o soudech a soudcích soudy: a) projednávají a rozhodují spory a jiné věci patřící do jejich pravomoci podle zákonů a občanském soudním řízení; b) projednávají a rozhodují trestní věci patřící do jejich pravomoci podle zákonů o trestním řízení; c) rozhodují v dalších případech stanovených zákonem nebo mezinárodní smlouvou, s níž vysloví souhlas parlament, jíž je Česká republika vázána a která byla vyhlášena. V souvislosti s výkonem soudnictví dále Okresní soud v Mostě vyřizuje stížnosti právnických a fyzických osob podle ustanovení 164 a násl. zákona o soudech a soudcích, a žádosti o informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím. K zajištění dalších činností spojených s rozhodovací pravomocí soudů vede Okresní soud v Mostě podle trestního řádu a občanského soudního řádu evidenci advokátů ustanovovaných ex-offo a evidenci plných mocí a pověření. Za účelem plnění všech výše uvedených zákonných povinností Okresní soud v Mostě zpracovává osobní údaje fyzických osob, které jsou účastníky řízení, žadateli, stěžovateli nebo oznamovateli, případně v řízení vystupují jako svědci či jiné na řízení zúčastněné osoby nebo se na ně vztahuje evidenční povinnost či možnost evidence dobrovolné. Za účelem plnění všech výše uvedených zákonných povinností Okresní soud v Mostě zpracovává osobní údaje přísedících, zákonným důvodem pro zpracování je zákon o soudech a soudcích. 6.2 Výkon správy soudu Podle zákona o majetku státu zastupuje Okresní soud v Mostě stát v právních vztazích hospodaření s majetkem České republiky, Za účelem plnění této úlohy a k zajištění řádného hospodářského a finančního chodu zpracovává soud osobní údaje smluvních partnerů, dodavatelů a dalších zúčastněných osob z titulu plnění smluvních povinností a právních povinností organizační složky státu. 4

5 6.3 Zajištění pořádku a bezpečnosti Za účelem veřejného zájmu zajištění pořádku a bezpečnosti v budově soudu podle ustanovení 2 odst. 1 písm. f) a 4a písm. d) zákona o Vězeňské a justiční stráži jsou prostory soudu monitorovány kamerovým systémem. Při vstupu do neveřejných částí soudní budovy jsou zaznamenány identifikační údaje návštěvníků. 6.4 Kategorie a účely osobních údajů zpracovávaných pro plnění právních povinností a) Ve vztahu k zaměstnancům a soudcům, v souladu s Instrukcí MSp č. 46/1998-pers. ze dne , která stanovuje pravidla pro vedení osobního spisu, jsou zpracovávány a ukládány osobní údaje, které jsou uvedeny v osobním dotazníku (Příloha č. 8). Podle stávajícího zákona na ochranu osobních údajů byl součástí každého osobního spisu soudce a zaměstnance Souhlas se zpracováním osobních údajů, který obsahoval informace o účelu zpracování osobních údajů pro potřeby zaměstnavatele. Vzhledem k tomu, že tuto formu souhlasu nelze s novou právní úpravou využít, bude od používán u Okresního soudu v Mostě nový formulář tzv. notifikace Informace pro soudce a zaměstnance Okresního soudu v Mostě o zpracování osobních údajů (viz Příloha č. 4 tohoto vnitřního předpisu). Tato notifikace splňuje požadavky GDPR a bude uložena v osobních spisech všech zaměstnanců a soudců ve správě soudu. Osobní údaje zpracovávané ve vztahu k zaměstnancům a soudcům Okresního soudu v Mostě, kterými jsou jméno a příjmení, rodné číslo, místo trvalého bydliště, číslo občanského průkazu, státní příslušnost a počet nezletilých dětí, zpracovává zaměstnavatel za tím účelem, aby vyhověl povinnostem souvisejícím se zaměstnáváním fyzických osob, vyplývajícím z právních předpisů především v oblasti nemocenského, důchodového a zdravotního pojištění a daní z příjmu a zaměstnanosti Osobní údaj zpracovávaný ve vztahu k zaměstnancům a soudcům Okresního soudu v Mostě, kterým je informace o dosaženém vzdělání a kvalifikaci, zpracovává zaměstnavatel za tím účelem, aby mohl plnit povinnosti vyplývající z pracovní smlouvy uzavřené se zaměstnancem. b) Ve vztahu k fyzickým osobám, které se ucházejí o zaměstnání, zpracovává Okresní soud v Mostě osobní údaje, které jsou obsaženy v osobním dotazníku (Příloha č. 6). Pro potřeby ukládání osobních údajů těchto žadatelů je vytvořen nový formulář tzv. notifikace Informace pro uchazeče o zaměstnání o zpracování osobních údajů (Příloha č. 7). Pro evidenční potřeby budou osobní údaje těchto uchazečů o zaměstnání evidovány dle Přílohy č. 9 Záznamy o udělených souhlasech subjektů údajů a ukládány pouze v listinné podobě ve správě soudu. Dobu ukládání osobních údajů uchazečů o zaměstnání stanovuji maximálně na 12 měsíců od doby, kdy byly Okresnímu soudu v Mostě doručeny a to v zájmu dodržení zásad GDPR a omezení uložení a účelovém omezení. Skartace životopisů či kontaktních údajů proběhne vždy nejpozději v poslední den před uplynutím 12 měsíců. Skartaci provede neprodleně ředitelka správy soudu nebo jí pověřený zaměstnanec správy, o skartaci provede zápis do tabulky dle Přílohy č. 8 Záznamy o udělených souhlasech subjektů údajů, který uloží do správního deníku Spr. Tyto osobní údaje zpracovává zaměstnavatel za účelem výběru vhodného uchazeče v rámci prováděné opatření směřujících k uzavření pracovní smlouvy, k nimž dochází na základě návrhu osoby ucházející se o zaměstnání. c) Ve vztahu k fyzickým osobám, které se ucházejí o bezplatnou stáž nebo studentskou praxi, zpracovává Okresní soud v Mostě tyto osobní údaje: a) jméno a příjmení; 5

6 b) datum narození; c) adresu trvalého po bytu; d) název školy. Pro potřeby ukládání osobních údajů těchto žadatelů je vytvořen nový formulář tzv. notifikace Informace pro uchazeče o bezplatnou stáž nebo studentskou praxi o zpracování osobních údajů (Příloha č. 7). Pro evidenční potřeby budou osobní údaje těchto uchazečů evidovány dle Přílohy č. 9 Záznamy o udělených souhlasech subjektů údajů a ukládány pouze v listinné podobě ve správě soudu. Dobu ukládání těchto osobních údajů stanovuji maximálně na 12 měsíců od doby podpisu a to v zájmu dodržení zásad GDPR a omezení uložení a účelovém omezení. Skartace údajů proběhne vždy nejpozději v poslední den před uplynutím 12 měsíců. Skartaci provede neprodleně ředitelka správy soudu nebo jí pověřený zaměstnanec správy, o skartaci provede zápis do tabulky dle Přílohy č. 8 Záznamy o udělených souhlasech subjektů údajů, který uloží do správního deníku Spr. Tyto osobní údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Okresního soudu v Mostě, kterým je zajištění pořádku, bezpečnosti a ochrany života a zdraví soudců, zaměstnanců a všech osob nacházejících se v objektu soudu. d) Ve vztahu k osobám, které nejsou zaměstnanci Okresního soudu v Mostě, nebo k zaměstnancům jiných organizací či firem, kteří provádějí údržbu, opravy nebo jiné práce na základě smluv o dílo a na základě poučení o bezpečnosti práce a požární ochraně, mohou být zpracovávány a ukládány tyto osobní údaje: e) jméno a příjmení; f) číslo občanského průkazu nebo průkazu o povolení pobytu; g) datum narození; h) výpis z trestního rejstříku. Tyto osobní údaje jsou zpracovávány na základě oprávněného zájmu Okresního soudu v Mostě, kterým je zajištění pořádku, bezpečnosti a ochrany života a zdraví soudců, zaměstnanců a všech osob nacházejících se v objektu soudu. e) Ve vztahu k příslušníkům Vězeňské služby ČR jsou zpracovávány osobní údaje příslušníků justiční stráže: a) jméno a příjmení; b) titul a hodnost; c) číslo služebního průkazu; d) datum narození. Tyto osobní údaje zpracovávané jsou zpracovávány a ukládány na základě oprávněného zájmu Okresního soudu v Mostě, kterým je umožnění přístupu do bezpečnostních a kamerových systémů. f) Ve vztahu k fyzickým osobám, které nejsou zaměstnanci nebo soudci a vstupují do budovy soudu, je prostřednictvím justiční stráže a technických prostředků prováděna kontrola osob a jejich zavazadel. Podrobnosti jsou uvedeny v Nařízení předsedy Okresního soudu v Mostě ke kontrolám osob vstupujících do budovy Okresního soudu v Mostě - Spr 88/2017 ze dne Kontrola je prováděna na základě zákona o soudech a soudcích a oprávněného zájmu Okresního soudu v Mostě. Ve vztahu k fyzickým osobám, které vstupují do soudní budovy střežené kamerovým systémem je zpracováván a ukládán obrazový záznam kterým je kamerový záznam, zpracovává Okresní soud v Mostě na základě svého oprávněného zájmu za účelem zajištění pořádku, bezpečnosti a ochrany života a zdraví, soudců, zaměstnanců a všech osob nacházejících se v objektu soudu, z důvodu ochrany majetku státu, pro kontrolu přiměřenosti zásahu justiční stráže či jako získání důkazního materiálu pro orgány činné v trestním řízení. 6

7 Osobní údaje zpracovávané ve vztahu k osobám vstupujícím do soudní budovy, u kterých je prováděna kontrola zavazadel, zpracovává Okresní soud v mostě na základě oprávněného zájmu za účelem zajištění pořádku bezpečnosti a ochrany života a zdraví soudců, zaměstnanců a všech osob nacházejících se v objektu soudu. g) Ve vztahu ke svědkům jsou zpracovávány osobní údaje svědka pro účely plnění zákonných povinností, tedy zajištění podkladů potřebných pro provedení refundace mzdy. V trestním řízení podle ustanovení 104 odst. 1 trestního řádu a podle ustanovení 139 odst. 1 občanského soudního řádu má svědek nárok na náhradu svědečného. Tento příjem vyplácí soud, který svědka k podání svědectví předvolal. Podle ustanovení 6 zákona o daních z příjmů se jedná o plnění zdaňované a svědek se stává z pohledu zdravotního pojištění zaměstnancem soudu. Soud má tedy zákonnou povinnost odvodu pojistného v souladu se zákonem, včetně splnění oznamovací povinnosti vůči zdravotní pojišťovně svědka. I přes výše uvedené se stále jedná o výkon soudnictví a žádný souhlas svědka pro zpracovávání osobních údajů není potřeba. Osobní údaje, které dotčené osoby předkládají na formuláři Prohlášení svědka (Příloha č ) s vyúčtováním nároků soudci, jsou předkládány účtárně soudu výlučně za účelem realizace výplaty přiznaného nároku a následně ukládány spolu s účetními doklady v účtárně soudu. 8. Ochrana a bezpečnost osobních údajů 8.1 Ochrana osobních údajů Základním předpokladem ochrany osobních údajů je zásada, že k osobním údajům mají přístup jen zaměstnanci disponující příslušným oprávněním. Ochrana osobních údajů v informačních systémech provozovaných na pracovišti Okresního soudu v Mostě se řídí požadavky zákona o kybernetické bezpečnosti a Instrukce MSp č.j. MSP- 53/2015-OI-SP o zajištění bezpečnosti informací v prostředí informačních a komunikačních technologií resortu spravedlnosti. Na základě výše uvedených předpisů je v organizaci nastaveno řízení přístupů uživatelů do informačních systémů a externích evidencí, které odráží nastavení přístupových oprávnění a rolí, nutných k plnění pracovních povinností jednotlivých uživatelů. Přístupy uživatelů vymezují navíc interní předpisy organizace, a to: Vnitřní předpis č. 1/2016 Spr 138/2016 Pokyn pro přístupy do rejstříků, dokumentů a databází., kterým je všem zaměstnancům soudu zakázáno vstupovat do informačních systémů z jiných než pracovních důvodů Pokyn předsedy Okresního soud v Mostě, kterým se upravuje postup při podávání a vyřizování žádostí o poskytnutí údajů z informačního sytému CEO- Spr 37/ Doba zpracování a uchovávání osobních údajů Zpracování osobních údajů může být vykonáváno jen po nezbytně nutnou dobu. Pomine-li účel, pro který byly osobní údaje zpracovávány, zpracování musí být ukončeno. Po uplynutí této doby mohou být osobní údaje uchovávány pouze pro účely archivace, vědeckého či historického výzkumu a statistické. Okresní soud v Mostě se řídí Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, a dále pak Instrukcí Ministerstva spravedlnosti č.75/1999-oi, kterou se vydává ukládací řád počítačových údajů. 7

8 8.3 Povinnosti při nakládání s osobními údaji Zaměstnanci a soudci jsou povinni zpracovávat osobní údaje pouze způsoby zpracování a v rozsahu, který je jim správcem stanoven a povolen. Zaměstnanci a soudci jsou povinni neumožnit neoprávněným osobám seznamovat se s osobními údaji. Osobní údaje v listinné podobě jsou povinni zabezpečit fyzicky, tzn. ukládat spisy a listiny s osobními údaji do uzamykatelných skříní, schránek nebo spisoven. Prostory pro ukládání spisů (kanceláře a spisovny) je nutné před odchodem uzamknout. Přístupové údaje (přihlašovací hesla) do informačních systémů a externích evidencí jsou povinni udržovat v tajnosti. Všichni uživatelé informačních systémů a výpočetní techniky okresního soudu mají povinnost při vzdálení se z pracoviště uzamknout počítač. Zaměstnanci, kteří zpracovávají osobní údaje nebo k nim mají přístup, jsou povinni zachovávat mlčenlivost jak o těchto osobních údajích, tak o všech technickoorganizačních opatřeních, která jsou u okresního soudu přijímána na jejich ochranu. Tato povinnost trvá i po skončení pracovního poměru zaměstnance. V případě podezření na možné zneužití či neoprávněné zpracování osobních údajů jsou zaměstnanci a soudci povinni toto neprodleně oznámit pověřené sobě. Všichni zaměstnanci a soudci jsou povinni se seznámit s tímto předpisem a řídit se jím. 8.4 Kontrolní činnost Správce osobních údajů provádí namátkovou kontrolu: - zda zaměstnanci mají v rámci IS přístup jen k takovým agendám s osobními údaji, ke kterým mají oprávnění; - monitoruje soulad s obecným nařízením o ochraně osobních údajů; - sbírá informace o zpracování a identifikuje procesy zpracování, analyzuje je a ověřuje jejich soulad. Mapování, kontrola a vyhodnocení rizik zpracování osobních údajů bude prováděno minimálně 1x za 12 měsíců, nejpozději však do běžného roku. V případě změn budou změny zapracovány průběžně formou dodatků tohoto opatření. 9. Vyřizování žádostí subjektů údajů Při vyřizování žádosti subjektů údajů o poskytnutí informací musí být vždy jistota o totožnosti subjektu údajů. Komunikace by měla probíhat písemně, a to jak v listinné, tak elektronické podobě, pokud si však subjekt údajů vyžádá, je možné informace poskytnout ústně formu stanovuje subjekt údajů. Žádosti mohou být podávány na jakoukoli zveřejněnou adresu správce a vyřizují se bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce od jejího doručení. V případě potřeby a s ohledem na počet žádostí je možné lhůtu prodloužit o další 2 měsíce, žadatel však musí být o prodloužení lhůty i důvodech pro odklad informován. Vzhledem k tomu, že MSp nevytvořilo pro evidenci agendy týkající se ochrany osobních údajů speciální rejstřík a tato agenda přímo souvisí se státní správou soudu, bylo v rámci správního rejstříku Spr vytvořeno nové heslo GDPR, kde budou evidována všechna došlá podání na úseku ochrany osobních údajů. Postup při podání žádosti subjektu údajů dle GDPR: Žádost subjektu údajů bude neprodleně předložena k posouzení pověřené osobě správce osobních údajů, resp. ustanovené kontaktní osobě, kterou je Bc. M. Ščuková, ředitelka správy. Žádost bude následně zapsána do rejstříku Spr a bude založen věcný spis. Podle toho, do jaké 8

9 soudní agendy bude žádost směřovat, bude pověřená osoba kontaktovat příslušného zaměstnance OS Most s žádostí o vyjádření (součinnost). Náležitosti podání nejsou výslovně právním předpisem upraveny, žadatelé mohou využít vzory žádostí uvedené v Příloze č. 6. Most Mgr. Martin Beneš předseda okresního soudu Příloha č. 1 - Seznam a popis agend obsahujících osobní údaje Příloha č. 2 - Vzor kontrolního listu Příloha č. 3 - Vzor notifikace pro veřejnost Příloha č. 4 - Vzor notifikace pro soudce a zaměstnance OS Most Příloha č. 5 - Vzor notifikace pro přísedící OS Most Příloha č. 6 - Vzor notifikace pro uchazeče o zaměstnání Příloha č. 7- Vzor notifikace pro žadatele o stáž nebo studentskou praxi Příloha č. 8 - Vzor dotazníku pro uchazeče o zaměstnání Příloha č. 9 - Vzor dotazníku pro přísedící Příloha č Prohlášení svědka Příloha č Vzor záznamu o udělených souhlasech subjektů osobních údajů Příloha č základních pravidel zpracování 9

10 Příloha č. 1 SEZNAM A POPIS AGEND OKRESNÍHO SOUDU V MOSTĚ, VE KTERÝCH JSOU ZPRACOVÁVÁNY OSOBNÍ ÚDAJE 1) Trestní agenda rejstříky T, Nt a Td účel zpracování zajištění prvoinstančního trestního řízení vyjma mladistvých kategorie osobních údajů osobní + citlivé (zdravotní stav, předchozí odsouzení) podezřelí, obvinění, obžalovaní, odsouzení, svědci, poškození, advokáti, zmocněnci poškozených, státní zástupci, opatrovníci, znalci, tlumočníci, mediátoři, probační kategorie subjektu údajů úředníci, osoby oprávněné podat odvolání ve prospěch obžalovaného, další zúčastněné osoby souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul NE - trestní řád - v.k.ř. - instrukce MSP č.j. 224/2002 OI SP o zajištění přístupu zaměstnanců MSp k informačnímu systému CEO - skartační řád - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 75/1999 OI, kterou se vydává ukládací řád počítačových údajů - délka archivace 10, 30 a 50 let od skončení řízení - v seznamu jmen vedeno trvale - elektronické záznamy neomezeně zatím není stanovena délka - při zahájení řízení, při opětovném projednávání věci, při novém projednávání, průběžně podle potřeby v daném řízení, na základě podání, - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) některé údaje jsou přenášeny do ISYZ, na Rejstřík trestů a do CESO b) orgány činné v trestním řízení c) nahlížení do spisu - účastníci řízení, zástupci, ustanovení znalci, tlumočníci d) postoupení místně a věcně příslušným soudům e) zveřejnění písemnosti na úřední desku soudu f) poskytnutí údajů v průběhu veřejného soudního jednání, zasedání, hlavního líčení či při vyhlašování rozsudku g) zaslání návrhů, oznámení či rozhodnutí OVM či subjektům ( 8 v.k.ř. h) studium spisů z vědeckých (výzkumných) důvodu 189 v.k.ř. i) půjčování spisů v.k.ř. j) zpracování údajů včetně jejich správy na základě dodavatelských smluv (manipulace se spisy, správa informačních systémů) k) výkon státní správy soudů kontrolní činnost dle zákona o soudech a soudcích l) žádost o informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím anonymizované údaje účastníků řízení m) psychiatrické nemocnice, detenční zařízení n) členské státy EU, zahraniční justiční orgány (Z.č. 104/2013 O mezinárodní justiční spolupráci ve věcech trestních; Usnesení rady EU 2009/315/SVV; Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací) o) PMS a OSPOD forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování 10 - listinné trestní spis - elektronické ISAS

11 Příloha č. 1 2) Trestní agenda rejstříky Tm, Ntm účel zpracování zajištění prvoinstančního trestního řízení ve věcech mladistvých osobní + citlivé (zdravotní stav, předchozí odsouzení, speciální právní ochrana kategorie osobních údajů mladistvých účastníci řízení, podezřelí, obvinění, obžalovaní, odsouzení, svědci, poškození, advokáti, zmocněnci poškozených, znalci, tlumočníci, mediátoři, státní zástupci, kategorie subjektu údajů opatrovníci, znalci, tlumočníci, mediátoři, probační úředníci, osoby oprávněné podat odvolání ve prospěch obžalovaného, další zúčastněné osoby souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul NE - zákon o soudech a soudcích ( 175a - 175h) - zákon č. 218/2003 Sb., o odpovědnosti mládeže za protiprávní činy a soudnictví ve věcech mládeže a o změně některých zákonů - v.k.ř. - instrukce MSP č.j. 224/2002 OI SP o zajištění přístupu zaměstnanců MSp k informačnímu systému CEO - skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 75/1999 OI, kterou se vydává ukládací řád počítačových údajů - délka archivace 10, 30 a 50 let od skončení řízení - v seznamu jmen vedeno trvale - elektronické záznamy neomezeně zatím není stanovena délka - při zahájení řízení, při opětovném projednávání věci, při novém projednávání, průběžně podle potřeby v daném řízení, na základě podání, - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) některé údaje jsou přenášeny do ISYZ, na Rejstřík trestů a do CESO b) orgány činné v trestním řízení c) nahlížení do spisu - účastníci řízení, zástupci, ustanovení znalci, tlumočníci d) postoupení místně a věcně příslušným soudům e) zveřejnění písemnosti na úřední desku soudu f) poskytnutí údajů v průběhu veřejného soudního jednání, zasedání, hlavního líčení či při vyhlašování rozsudku g) zaslání návrhů, oznámení či rozhodnutí OVM či subjektům ( 8 v.k.ř. h) studium spisů z vědeckých (výzkumných) důvodu 189 v.k.ř. i) půjčování spisů v.k.ř. j) zpracování údajů včetně jejich správy na základě dodavatelských smluv (manipulace se spisy, správa informačních systémů) k) výkon státní správy soudů kontrolní činnost dle zákona o soudech a soucích l) žádost o informace podle zákona o svobodném přístupu k informacím anonymizované údaje účastníků řízení m) psychiatrické nemocnice, detenční zařízení n) členské státy EU, zahraniční justiční orgány (Z.č. 104/2013 O mezinárodní justiční spolupráci ve věcech trestních; Usnesení rady EU 2009/315/SVV; Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací) o) PMS a OSPOD forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - listinné trestní spis - elektronické ISAS 11

12 3) Občanskoprávní úsek agendy občanskoprávní a obchodní Příloha č. 1 rejstříky C, EPR, Nc účel zpracování zajištění prvoinstančního civilního řízení kategorie osobních osobní + citlivé údajů kategorie subjektu účastníci řízení, žalobce, žalovaný, vedlejší účastník, advokát, obecný údajů zmocněnec, podatel, rozhodce, znalec, tlumočník, mediátor, stěžovatel souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ NE - občanský soudní řád - zákon č. 90/2012 Sb., o obchodních korporacích převažující právní titul - v.k.ř. zpracování - insolvenční zákon 182/ zákon o soudních poplatcích 549/ Zákon o zvláštních řízeních soudních 290/2013 délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 75/1999 OI, kterou se vydává ukládací řád počítačových údajů - délka archivace 20 let u sběrných spisů - elektronické záznamy neomezeně zatím není stanovena délka - v seznamu jmen vedeno trvale - při zahájení řízení, při opětovném projednávání věci, při novém projednávání, průběžně podle potřeby v daném řízení, na základě podání, - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) nahlížení do spisu - účastníci řízení, zástupci, ustanovení znalci, tlumočníci b) postoupení místně a věcně příslušným soudům c) zveřejnění písemnosti na úřední desku soudu d) poskytnutí údajů v průběhu veřejného soudního jednání, zasedání či při vyhlašování rozsudku e) zaslání návrhů, oznámení či rozhodnutí OVM či subjektům ( 8 instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád) f) studium spisů z vědeckých (výzkumných) důvodu 189 instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád g) půjčování spisů instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád g) zpracování údajů včetně jejich správy na základě dodavatelských smluv (manipulace se spisy, správa informačních systémů) h) výkon státní správy soudů kontrolní činnost dle zákona č. 6/2002 Sb., i) kontrola správnosti soudních poplatků zaměstnanci FS podle zákona č. 456/2011 j) žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím anonymizované údaje účastníků řízení Instrukce MSp č.j. 55/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací - listinné spis - elektronické ISAS 12

13 4) Evidence advokátů ustanovovaných ex offo Příloha č. 1 rejstřík účel zpracování kategorie osobních údajů kategorie subjektu údajů souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování Spr zajištění soudního řízení osobní advokáti ANO žádost advokáta o zařazení do evidence - zákon č. 141/1961, trestní řád - zákon č. 99/1963, občanský soudní řád - instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád - osobní údaje v listinné podobě : instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací) : nebylo dosud řešeno - elektronické záznamy neomezeně, zatím není stanovena délka 5) vedení evidence plných mocí a pověření - při obdržení žádosti, dále podle nahlášených změn - elektronicky prostřednictvím informačních systémů - nejsou předávány třetím osobám - informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím jsou poskytovány v anonymizované podobě - listinná forma správní spis - elektronická forma ISAS rejstřík Spr účel zpracování zajištění soudního řízení kategorie osobních údajů osobní kategorie subjektu údajů advokáti, zmocněnci ANO advokát či zmocněnec zašle soudu žádost o založení plné moci souhlas subjektu údajů se nebo pověření a sdělení správního čísla, pod kterým jsou dokumenty zpracováním OÚ evidovány - zákon č. 99/1963, občanský soudní řád převažující právní titul zpracování - instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. délka uchovávání 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní OÚ, archivace, soudy likvidace - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - při obdržení žádosti, dále podle nahlášených změn způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - elektronicky prostřednictvím informačních systémů - nejsou předávány třetím osobám - informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím jsou poskytovány v anonymizované podobě - listinná forma správní spis - elektronická forma ISAS 13

14 6) správa soudu Příloha č. 1 rejstřík účel zpracování Spr státní správa soudů zajišťování chodu soudu po stránce hospodářské, materiální a finanční, zajištění autoprovozu, kategorie osobních údajů osobní + citlivé (RT) kategorie subjektu údajů souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul dodavatelé služeb, smluvní partneři, podnikající fyzické osoby atd., dotazy na RT osob, které nejsou účastníky řízení, zaměstnanci/soudci - NE - soudci, zaměstnanci - ANO - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích ( 175a - 175h) - zákon č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek - zákon č. 340/2015 Sb., o Registru smluv - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 44/2010-OSU-OSU o používání služebních a jiných motorových vozidel a používání čipových platebních karet CCS LIMIT v resortu Ministerstva spravedlnosti - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - 10 let - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - autoprovoz - 10 let - při vzniku smluvního vztahu, dále podle nahlášených změn či přes informační registry ISZR, AISEO, AISC - elektronicky prostřednictvím informačních systémů - dle zjištěných informací a) kontrolní orgány, správci daně b) žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím anonymizované údaje c) některé údaje jsou zveřejňovány jména a příjmení zaměstnanců v souvislosti s rozvrhem práce Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - listinná forma správní spis - elektronická forma ISAS IRES, CEPR, CEO, KN, CzechPoint 14

15 Příloha č. 1 7) stížnosti rejstřík St účel zpracování státní správa soudů vyřizování stížností kategorie osobních údajů osobní + citlivé kategorie subjektu údajů fyzické osoby, právnické osoby, účastníci řízení (stěžovatelé) souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní NE - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích ( 164) - instrukce MS ČR č. 106/2001-OSM o vyřizování stížností v platném znění - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - 10 let - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - při obdržení stížnosti, dále podle nahlášených změn - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) kontrolní orgány b) žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím anonymizované údaje Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - listinná forma správní spis - elektronická forma ISAS 8) poskytování informací podle zákona č. 106/1999 sb. rejstřík Si účel zpracování státní správa soudů vyřizování žádostí o poskytnutí informací, provádění lustrace kategorie osobních údajů osobní + citlivé kategorie subjektu údajů fyzické osoby, právnické osoby, účastníci řízení (žadatelé) souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ NE převažující právní titul zpracování - zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím (zejm. 4 až 6, 8a a 8b) - instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul - osobní údaje v listinné podobě : instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - při obdržení žádosti, dále podle nahlášených změn - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) kontrolní orgány b) odvolací orgány c) odpovědi na žádosti o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím jsou zveřejňovány způsobem umožňujícím dálkový přístup v anonymizované podobě Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování 15 listinná forma správní spis elektronická forma ISAS

16 9) personální agenda soudci, zaměstnanci Příloha č. 1 rejstřík účel zpracování kategorie osobních údajů kategorie subjektu údajů souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování Spr informace, které jsou nutné pro splnění povinností zaměstnavatele vyplývajících z příslušných právních předpisů (pracovněprávních, daňových, o sociálním zabezpečení, důchodovém, nemocenském nebo zdravotním pojištění apod.), pracovně lékařské posudky osobní + citlivé soudci, zaměstnanci, rodinný příslušník soudce/zaměstnance, účastníci výběrových řízení, uchazeč o zaměstnání, praktikant, stážista, agenturní pracovník ANO - v každém osobním spise je založen souhlas subjektu údajů ze zpracováním OÚ pro potřeby zaměstnavatele - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích - zákon č. 280/2009 Sb., daňový řád - zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů - zákon č. 589/1992 Sb., o pojistném na sociální zabezpečení a příspěvku na státní politiku zaměstnanosti - zákon č. 592/1992 Sb., o pojistném na veřejné zdravotní pojištění - zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti - zákon č. 155/1995 Sb., o důchodovém pojištění - zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění - zákon č. 262/2006., zákoník práce (zejm. 30 odst. 2, 105 odst. 2,3,4,6 a 7, , 316) - instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád - instrukce MSP č.j. 46/98-pers., kterou se stanoví způsob vedení osobního spisu, jeho obsah, podmínky jeho pohybu a ochrana osobních údajů v něm obsažených - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, uchovávání osobních spisů a zaměstnanců 50 let po skončení PP - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - před vznikem pracovního poměru, dále podle nahlášených změn - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) postup podle 312 odst. 2 a 3 z. č. 262/2006 Sb., (orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby). b) ČSSZ, zdravotní pojišťovna, finanční úřad Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací - listinná forma osobní spis - elektronická forma mzdový program DC2 - ISAS, IRES, CEPR (pro vytvoření přístupů) 16

17 10) evidence přísedících Příloha č. 1 rejstřík účel zpracování kategorie osobních údajů kategorie subjektu údajů souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování Spr zajištění soudního řízení v senátních věcech, plnění zákonných povinností na úseku výplat náhrad, informace jsou nutné pro splnění povinností zaměstnavatele osobní přísedící ANO - v každém osobním spise je založen souhlas subjektu údajů ze zpracováním OÚ pro potřeby zaměstnavatele - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - před jmenováním, dále podle nahlášených změn - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) postup podle 312 odst. 2 a 3 z. č. 262/2006 Sb., (orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby). b) ČSSZ, zdravotní pojišťovna, finanční úřad Instrukce MSp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací - listinná forma osobní spis - elektronická forma mzdový program DC2 - ISAS, IRES, CEPR (pro vytvoření přístupů) 17

18 11) mzdová a ekonomická agenda ostatní Příloha č. 1 rejstřík plnění zákonných povinností na úseku výplat mezd, náhrad, odměn a náhrad účel zpracování hotových výdajů kategorie osobních údajů osobní kategorie subjektu svědci, obhájci, znalci, tlumočníci, insolvenční správci, likvidátoři, správci údajů konkursní podstaty, dlužníci z povinnosti stanovené soudem ANO - svědci souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ ostatní - NE - zák. č. 280/2009 Sb., daňový řád - zákon č. 292/2013 Sb., o zvláštních řízeních soudních - zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád) - zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní - zákon. č. 36/1967 Sb., o znalcích a tlumočnících - zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční převažující právní zákon) titul zpracování - zákon. č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání - zákon č. 89/2012, občanský zákoník - vyhl. č. 474/2013 Sb., o odměně likvidátora, nuceného správce a insolvenčního správce některých poskytovatelů služeb na kapitálovém trhu a o náhradě jejich hotových výdajů - vyhl. č. 37/1967 Sb., k provedení zákona o znalcích a tlumočnících délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy, - účetní doklady podle lhůt ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno - před zahájením řízení, dále podle nahlášených změn během řízení - elektronicky prostřednictvím informačních systémů a) postup podle 312 odst. 2 a 3 z.č. 262/2006 Sb., (orgán inspekce práce, Úřad práce České republiky, Úřad pro ochranu osobních údajů, soud, státní zástupce, policejní orgán, Národní bezpečnostní úřad a zpravodajské služby). b) ČSSZ, zdravotní pojišťovna, finanční úřad - listinná forma spis - elektronická forma mzdový program DC2 - ISAS, IRES, CEPR (pro jejich evidenci a potřeby obesílání) 18

19 12) informační centrum Příloha č. 1 rejstřík účel zpracování informování účastníků řízení a veřejnosti kategorie osobních osobní + citlivé (zdravotní stav, předchozí odsouzení, speciální právní ochrana údajů mladistvých) kategorie subjektu údajů fyzické, právnické osoby, účastníci řízení, zástupci, zmocněnci souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ ANO (nahlížení do spisu) - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích ( 164) - zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím převažující právní - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 505/2001-ORG, kterou se vydává titul zpracování vnitřní a kancelářský pro okresní, krajské a vrchní soudy - instrukce MSP č.j. 224/2002 OI SP o zajištění přístupu zaměstnanců MSp k informačnímu systému CEO délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 75/1999 OI, kterou se vydává ukládací řád počítačových údajů - elektronické záznamy neomezeně zatím není stanovena délka - při podání žádosti, pak dle potřeby - elektronicky prostřednictvím informačních systémů žádost o informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím anonymizované údaje, instrukce Msp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací vyřizování žádostí o součinnost a lustrace na osobu forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - ústní forma - listinná forma - elektronická forma (IS soudu) 19

20 13) vyšší podatelna a podatelna rejstřík účel zpracování příjem a odeslání podání, zápis účastníků řízení kategorie osobních údajů osobní + citlivé kategorie subjektu údajů všechny osoby dle příslušných útvarů souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ ne převažující právní titul zpracování délka uchovávání OÚ, archivace, likvidace způsob a periodicita aktualizace OÚ předávání a zpřístupňování OÚ třetím osobám/ právní titul Příloha č. 1 - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích ( 164) - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 505/2001-ORG, kterou se vydává vnitřní a kancelářský pro okresní, krajské a vrchní soudy, instrukce MSP č.j. 224/2002 OI SP o zajištění přístupu zaměstnanců MSp k informačnímu systému CEO - zákon č. 99/1963, občanský soudní řád - zákon č. 141/1961 Sb., trestní řád - zákon č. 292/2013 Sb o obchodních korporacích - zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení - zákon č. 328/1991 Sb., o konkursu a vyrovnání - zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní - 2 č. 304/2013 Sb. o veřejných rejstřících právnických a fyzických osob - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 94/2007-OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy - instrukce Ministerstva spravedlnosti č. 75/1999 OI, kterou se vydává ukládací řád počítačových údajů - elektronické záznamy neomezeně zatím není stanovena délka - při podání žádosti, pak dle potřeby - elektronicky prostřednictvím informačních systémů instrukce Msp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a výměny informací, zpracovává a ukládá osobní údaje nezbytné pro plnění právních povinností forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování - ústní forma - listinná forma - elektronická forma (IS soudu) 14) přístup k vnějším evidencím rejstřík účel zpracování zajišťování soudních agend kategorie osobních údajů osobní + citlivé kategorie subjektu údajů fyzické a právnické osoby souhlas subjektu údajů se zpracováním OÚ NE převažující právní titul zpracování - zákon č. 6/2002 Sb., o soudech a soudcích - instrukce MSP č.j. 505/2001 Org., kterou se vydává vnitřní a kancelářský řád délka uchovávání - osobní údaje v listinné podobě: instrukce MSP ze dne č.j. 94/2007- OÚ, archivace, OIS-ST, kterou se vydává skartační řád pro okresní, krajské a vrchní soudy likvidace - osobní údaje v elektronické podobě (databáze aplikací): nebylo dosud řešeno způsob a periodicita aktualizace OÚ za aktualizaci odpovídá příslušný správce registru instrukce Msp č.j. 53/2015-OI-SP Politika bezpečného předávání a předávání a zpřístupňování OÚ výměny informací, zpracovává a ukládá osobní údaje nezbytné pro třetím osobám/ právní titul plnění právních povinností forma zpracování ÓÚ/informační systémy používané ke zpracování elektronická forma ISAS, IRES, CEPR 20