Postup pro vytvoření a úpravy distribučních seznamů Pozn.: práva vytvářet a upravovat seznam mají správce distribučního seznamu a správce společnosti

Transkript

1 Postup pro vytvoření a úpravy distribučních seznamů Pozn.: práva vytvářet a upravovat seznam mají správce distribučního seznamu a správce společnosti Obsah Vytvoření distribučního seznamu... 2 Vytvoření nového distribučního seznamu... 5 Vytvoření nového externího kontaktu... 6 Nastavení členství distribučního seznamu přidávání/odebírání členů z distrib.skupiny... 7

2 Vytvoření distribučního seznamu Připojte se na webovou stránku kde přejdete na položku Správa účtu V Administračním rozhraní přejděte na odkaz Moje společnost

3 Na stránce Moje společnost klikněte na záložku Distribuční seznamy, případně na záložku Kontakty. Při zakládání nového seznamu nebo kontaktu klikněte na odkaz Založit nový distribuční seznam, případně Založit nový kontakt, ve spodní části stránky. Pokud potřebujete upravit již existující seznam nebo kontakt, klikněte na jeho název. Kontakty založení nového kontaktu

4 Příklad použití: níže je nárzorně předvedeno,jak vytvořit distribuční seznam, vytvořit externí kontakty Pozn.: V tomto příkladu bude použita doména profi .cz (při tvorbě svých distribučních seznamů a kontaktů použijete Vaší doménu registrovanou v systému Profi .cz). Vytvoříme nový distribuční seznam Projekt A s ovou adresou projekt.a@profi .cz. Členem seznamu bude již exitující uživatel Jan Novák s ovou adresou jan.novak@profi .cz a externí uživatel Karel Vopička s ovou adresou karel.vopicka@yahoo.com. Po dokončení konfigurace všichni členové distribučního seznamu budou dostávat poštovní zprávy zaslané na ovou adresu distribučního seznamu.

5 Vytvoření nového distribučního seznamu Po přihlášení do Administračního rozhraní klikněte na odkaz Moje společnost a přepněte na záložku Distribuční seznamy a klikněte na Založit nový distribuční seznam. Vyplníte ve formuláři všechny potřebné položky a potvrdíte tlačítkem Založit distribuční seznam. Název distibučního seznamu - tento název se bude zobrazovat uživatelům v globálním seznamu adres v aplikaci MS Outlook a v aplikaci Outlook Web Access (OWA). ová adresa distribučního seznamu na tuto adresu bude možno zaslat z Internetu. Správce distribučního seznamu tento uživatel bude mít práva spravovat členství v tomto distribučním seznamu přes aplikaci MS Outlook. Po vytvoření distribučního seznamu se seznam objeví v seznamu existujících distribučních seznamů společnosti.

6 Vytvoření nového externího kontaktu Přepněte na záložku Kontakty a klikněte na Založit nový kontakt Vyplníte ve formuláři všechny potřebné položky a potvrdíte tlačítkem Založit kontakt. Zobrazované jméno - tento název se bude zobrazovat uživatelům v globálním adresáři v aplikaci MS Outlook a v aplikaci OWA. Místní ová adresa tuto adresu používá poštovní systém pro interní identifikaci. Pokud by byla místní ová adresa již obsazena můžete použít např. karel.vopicka.ext@profi .cz Pozn.: pokud máte více zaregistrovaných domén, vyberte vhodnou doménu z roletového menu Po vytvoření kontaktu se nový kontakt objeví v seznamu existujících externích kontaktů společnosti. Pozn.: V případě potřeby smazat existující kontakt, klikněte na název příslušného kontaktu a poté na tlačítko Smazat kontakt.

7 Nastavení členství distribučního seznamu přidávání/odebírání členů z distrib.skupiny Členství uživatelů a kontaktů v seznamu se nastavuje pomocí aplikace MS Outlook. Pozn.: Práva nastavit členství v distribučním seznamu má správce kontrétního distribučního seznamu a správce společnosti. Přihlásíte se do aplikace MS Outlook pomocí účtu s potřebnými právy a přes nabídku menu Nástroje Adresář. V roletovém menu vyberete položku Globální seznam adres. V seznamu vyberete distribuční seznam Projekt A a přes pravé tlačítko myši zvolíte položku Vlastnosti. Přes tlačítko Upravit členy otevřete okno pro správu členství distribučního seznamu. Pomocí tlačítka Přidat zahájíte přidání členů seznamu. Pomocí tlačítka Odebrat odeberete člena ze seznamu. Přepnete roletové menu na nabídku Globální seznam adres a pomocí pole hledat můžete rychle najít požadovaný objekt. Externí kontakty se zobrazují odlišnou ikonkou než standardní uživatelé (v MS Outlook 2007 a novější).

8 Po přidání obou požadovaných osob potvrdíte upravu členství distribučního seznamu tlačítkem OK. Pozn.: Při úpravě členství distribučních seznamů doporučujeme vyhledávat uživatele v Globálním seznamu adres, protože nově vytvořené objekty jsou v tomto seznamu okamžitě dostupné. Standardně přednastavený seznam adres název společnosti AL, se aktualizuje jednou za hodinu a Outlook si automaticky tento seznam adres stahuje jedenkrát denně nebo po restartu aplikace.