EKONOMICKÉ A INFORMAČNÍ SUBSYSTÉMY PRO VODÁRENSKÉ SPOLEČNOSTI

Transkript

1 Rudolf Kuzník - INFORMATIKA Ostrava-Třebovice, Šaljapinova 5198/25, tel , EKONOMICKÉ A INFORMAČNÍ SUBSYSTÉMY PRO VODÁRENSKÉ SPOLEČNOSTI Visual HleNet Příručka pro uživatele Subsystém VisualHleNet navazuje na již provozované subsystémy, především Fakturaci vodného a stočného (dále jen FVS ), Evidenci vodoměrů (dále jen EVOD ), Evidenci a zpracování smluv s odběrateli (dále jen SMLOUVY ) a Korespondenci s odběrateli. Tento subsystém pracuje v grafickém 32 bitovém prostředí Windows 98,2000 nebo Windows XP a je navržen tak, aby spolupracoval i s daty pořizovanými v prostředí MS DOS výše uvedených subsystémech. S podporou příslušného hardwarového a softwarového vybavení umožňuje práci v síťovém prostředí a v architektuře client/server. Tento subsystém může být instalován společně s FVS na stejném serveru (nebo samostatném počítači) a v tomto případě používá společná data s FVS, nebo může pracovat odděleně, např. na středisku. V tomto případě je možno data (úplná nebo vybraná pro dané středisko) přenášet běžnými datovými nosiči nebo pomocí elektronické pošty. Minimální konfigurace: Používání tohoto subsystému předpokládá PC Pentium, min. 64 MB RAM, barevný monitor s rozlišením min 800*600 a instalovanou myš. Pro efektivní práci a využití spolupráce s MS WORD doporučuji min. Pentium 400, 128 MB RAM a monitor 17 s rozlišením 1024*800. Subsystém umožňuje: rychlé vyhledat vybrané údaje o odběrateli a jeho odběrných místech k vybranému odběrateli uvádět textové poznámky, které jsou přístupné všem uživatelům tohoto subsystému i subsystému Fakturace vodného a stočného k vybranému odběrnému místu uvádět textové poznámky, které lze tisknout na pochůzkový plán pro danou obec a období odečtu. Tímto způsobem lze naradit a udržovat aktuální poznámky zapisované dříve do odečtových knížek, které jsou nutné pro pracovníky provádějící odečty vodoměrů a není možno je z kapacitních důvodů uvádět v přenosných počítačích (dále jen PSION)

2 vytvářet, udržovat a vést přehled o korespondenci s odběrateli (za předpokladu instalace příslušného programového vybavení, např. MS WORD, MS EXCEL s možností sledování termínů a tisku přehledu nevyřízené korespondence. K tvorbě této korespondence využívat předem uživatelsky připravené vzory a formuláře. zjistit přehled neuhrazených faktur odběratele, automatizovaně vytvářet předem definované dopisy odběratelům, které obsahují aktuální data vybraného odběratele, např. Přehled neuhrazených faktur, Výzva k zaplacení dlužné částky nebo Oznámení o zastavení vody. v případě provozování našeho subsystému Evidence a zpracování smluv s odběrateli vody možnost zobrazení údajů smlouvy o dodávce a odvádění vody graficky i textem zobrazit archiv odečtu za běžný a uplynulé 3 roky, generovat a tisknout výpis z archivu pro vybrané odběrné místo graficky i textem zobrazit archiv faktur odběratele (vč. dobropisů, vrubopisů a faktur VÚzP) s označením neuhrazených faktur, provádět opakovaný tisk faktur z archivu a přehledy faktur zobrazit údaje o vodoměrech vedených v subsystému Evidence vodoměrů, včetně přehledu historie vodoměrů na odběrném místě a pohybu vodoměrů v evidenci v návaznosti na další moduly provádět změny v databázi odběratelů s tiskovými výstupy a využívat přístup k datům FVS pro další analýzu 1. Obecné zásady ovládání programu Používání tohoto programu předpokládá ovládání pomocí klávesnice a instalované myši. Pro ovládání klávesnice platí běžné zásady, uvedené v dostupné literatuře literatuře k základům ovládání PC. Pro stlačení vybrané klávesy je požíváno znaků < >, např. stlačení klávesy Enter je v textu zapsáno jako <Enter>. Pro ovládáni myši používáno Click - stlačení levého tlačítka myši, Rclick - stlačení pravého tlačítka myši, DblClick - dvojité stlačení levého tlačítka myši. V programu je obsažena bublinková nápověda po umístění kurzoru na ovládací prvek se po chvíli zobrazí text nápovědy. Při prohlížení textových souborů je možno zvětšit nebo zmenšit písmo pomocí <Ctrl>+<šipka nahoru nebo dolu>. 2. Spuštění programu Po spuštění programu je požadováno přístupové heslo (při nové instalaci není zadáno žádné heslo). Heslo může být kombinace písmen a čísel, max. desetimístné. Heslo může změnit pouze osoba, která zná heslo správce. Po zadání správného hesla je možno vstoupit do programu a vybrat: a, případný typ dopisu odběrateli (viz čtyři velká tlačítka Přehled, Upozornění, atd.). Pokud není předpokládán tisk dopisů, klikněte na tlačítko Přehled, nebo stlačte <Enter> b, příslušnou úlohu z nabídky zobrazených úloh v dolní polovině obrazovky podle aktuální nabídky pro danou instalaci - 2 -

3 3. Možnosti rychlého vyhledání odběratele o odběrného místa V další obrazovce je možno vybrat podmínku pro rychlé vyhledání odběratele a OM podle údajů, které jsou v dané chvíli známé kliknutím na příslušné tlačítko nebo stlačením klávesy podtrženého písmene na klávesnici takto: Číslo odběratele - vložením úplného čísla odběratele ZF, OO, obec, číslo odběru - vložením údajů, které jednoznačně identifikují odběrné místo, tj.: znaku fakturace, období odečtu, čísla obce a čísla odběru názvu odběratele (ADRES1,2) vložením části řetězce znaků, obsaženém v položkách ADRES1 nebo ADRES2 ve větě odběratele. Při zadávání údajů je možno zaměňovat velká a malá písmena a není nutno uvádět diakritiku. Čísla kupní smlouvy vložením čísla smlouvy uvedené ve větě odběratele Čísla vodoměru vložením čísla vodoměru uvedeném ve větě odečtu Čísla faktury vložením čísla faktury Výše neuhrazené faktury vložením rozsahu od-do (Kč) hledané částky neuhrazené faktury v saldokontu ulice (ADRES3) vložením části řetězce znaků, obsaženém v položce ADRES3 ve větě odběratele. IČO vložením části řetězce znaků, obsaženém v položce IČO ve větě odběratele DIČ vložením části řetězce znaků, obsaženém v položce DIČ ve větě odběratele Pochůzkového plánu vložením období odečtu, čísla obce a čísel odběru od-do (nebo pořadí od-do v případě že u OM je pořadí sledováno). Za paušály jsou v tomto případě považována OM, která mají pořadí 0. Touto volbou je možno vybrat OM místa odečtové knihy seřazené podle listů a tisknout seznamy nebo odečtové archy. Do odečtových archů nebo seznamů je možno zařazovat odběrné místa podle výběru uživatele s možností uvedení poznámek o OM nebo umístění vodoměru z Evidence vodoměrů. Obce, ulice a čísla domu obec je možno vybrat listováním v nabídce, zadáním čísla obce nebo částí názvu obce, ulici zadáním názvu ulice do příslušných textových polí. Při zadávání údajů je možno zaměňovat velká a malá písmena a není nutno uvádět diakritiku Číslo domu lze zadat přesně, nebo jen část řetězce čísla domu ( číslo domu ). Ulice a číslo domu jsou nepovinné údaje, hledání probíhá pouze podle údajů, které jsou zadány a postupně jsou nabízena odběrné místa, která splňují zadané podmínky C-Čísla odběru Vložením čísla obce a čísla odběru. Pokud není zadáno číslo obce, probíhá hledání čísla odběru ve všech obcích R-Řetězce znaků v poznámkách Ke každému odběrateli a odběrnému místu lze vytvořit poznámkovou stránku a do ní zapisovat poznámky libovolné velikosti. Hledat odběratele lze rovněž podle části textu v poznámkách o odběrateli nebo odběrném místě

4 4. Popis hlavní obrazovky odběrného místa Po zvolení podmínky pro hledání odběratele a zadání jejího obsahu je zobrazena hlavní obrazovka s údaji o prvním nalezeném odběrateli. Kliknutím levého tlačítka myši na šipku > je zobrazen další odběratel, který vyhovuje zadané podmínce. Na již dříve vybrané odběratele je možno se vrátit šipkou zpět <. Kliknutím tlačítka myši na příkazové tlačítko Tento odběratel se vyhledá první odběrné místo vybraného odběratele, nápis na tlačítku se změní na Vybráno k tisku. Od tohoto okamžiku je možno listovat v odběrných místech vybraného odběratele pomocí šipek na příkazových tlačítkách ve spodní části formuláře (první, předchozí, další a konec). Pokud zvolená podmínka přesně identifikovala odběrné místo, listování v kartách odběratele již není možné. Pokud byla podmínka hledání podle Pochůzkového plánu listování v kartách probíhá po odběrných místech v obci a období odečtu, v řazení podle zadaného pořadí (nebo podle čísel odběrných míst). Při listování v kartách jsou aktualizovány údaje na kartě podle obsahu databází z FVS a je možno editovat adresu odběratele (pro potřebu doplnit interpunkci pro tisk dopisu) a textové poznámky o odběrateli a odběrném místě, případně další údaje podle rozsahu instalace. Hlavní obrazovka zobrazuje základní údaje o nalezeném odběrném místě a odběratele. Z této obrazovky je možno kliknutím tlačítek myši vstupovat do dalších obrazovek a vyvolávat akce popsané v dalším textu. Rovněž je zde možno zapisovat poznámky o odběrateli a odběrném místě, které jsou přístupné všem uživatelům. Popis lišty listovacích tlačítek: 1/1 číslo aktuální karty / celkový počet vybraných karet x1, x10, x100 krokování při listování v kartách (po 1, 10, 100) šipky v pořadí zleva: na první karu, předchozí, další, poslední nebo hledat dále Vybráno k tisku text tohoto tlačítka se mění podle aktuálního stavu programu a vybrané volby (např. Tento odběratel potvrzení, že je zobrazena karta vybraného odběratele a lze zahájit hledání jeho odběrných míst) Návrat<Esc> - Návrat do předchozí úrovně programu - 4 -

5 Na obě pole poznámek lze použít Rclick a DblClick Click je zobrazen archiv odečtů vybraného odběrného místa tak, jak byly odečty vloženy do FVS ručně, nebo přeneseny pomocí dávek z PSIONU. Rclick je možno zadat údaje jiného OM a vstoupit do archivu jeho odečtů Click je zobrazen archiv faktur vybraného odběratele (viz dále ). Rclick je možno zadat číslo jiného odběratele a vstoupit do jeho archivu. Zde jsou zobrazeny následující údaje z věty odběratele: M znamená zvláštní faktura pro každé odběrné místo pro vybraného odběratele A jiná zasílací adresa vybraného odběratele Click zobrazí zasílací adresu S odběratel má SIPO (může být také I inkaso, K- smluvní zálohy) Click u SIPO zobrazí spojovací číslo SIPO a výši zálohy (případně přehled smluvních záloh Rclick vytvoření Dohody o placení smluvních záloh pro odběratele Click zobrazí vybrané údaje z kupní smlouvy odběratele Click zobrazí uhrazené zálohové platby odběratele (případně neuhrazené platby SIPO ve sledovaném období nebo stav plateb smluvních záloh) Click (horní tlačítko) - zobrazí další informace o odběrateli (např. DIČ, číslo účtu, kód banky, výše zálohy aj.) Click (dolní tlačítko) - zobrazí datum a kód uživatele (pracovní stanice), který provedl úpravu položek T4 a T5. V závislosti na nastavení subsystému jsou položky T4 a T5 přeneseny do FVS a zobrazeny při fakturaci oběrného místa. Pokud se jako první znak položky T4 nebo T5 uvede vykřičník! položka je zachována i po fakturaci odběrného místa, jinak se obsah položky T4 nebo T5 odstraní při nejbližší fakturaci. Click je zobrazena karta vodoměru podle údajů uvedených v Evidenci vodoměrů (viz dále ) Rclick je možno zadat číslo vodoměru, jehož karta podle údajů uvedených v Evidenci vodoměrů má být zobrazena. Click je zobrazen přehled faktur, kterými bylo vybrané odběrné místo fakturováno Click je zobrazen přehled odběrných míst vybraného odběratele Pole Poznámky o odběrateli slouží uživatelům např. k zápisu údajů o jednání s vybraným odběratelem, dalším údajům o odběrateli aj. Tyto poznámky jsou přístupné všem uživatelům Visual HleNet i FVS připojených na daný server. Při přenosech dat na střediska se poznámky nepřepisují. Pole Poznámky o odběrném místě slouží k zápisu dalších textových údajů o odběrném místě. Tímto způsobem lze nahradit a udržovat aktuální poznámky zapisované do odečtových knížek, které jsou nutné pro pracovníky provádějící odečty a není možné je z kapacitních důvodů přenášet v PSIONECH). Tyto poznámky lze tisknout na odečtové archy. Při přenosech dat na střediska se poznámky nepřepisují

6 5. Archiv odběrného místa Archiv odběrného místa zobrazuje data uložená v archivu odečtů v grafické a textové formě. Obrazovky formuláře jsou vzájemně propojeny. Čárový graf zobrazuje průměrný přepočet spotřeby za měsíc - změna barvy znamená změnu odběratele na OM. Pokud je datum odečtu u fakturace odlišné, než datum skutečného odečtu na měřidle zaznamenané v PSIONU, je za datem odečtu zobrazena hvězdička *. V tomto případě je možno zobrazit skutečné nebo fakturační datum kliknutím na příslušné tlačítko. Čárový graf vyjadřuje naměřenou spotřebu (starý stav mínus nový stav vodoměru). Tuto spotřebu lze odečíst v textové části formuláře (m3), podle stupnice na ose y, nebo v poli OM m 3. Poměr čárového grafu lze zvětšit či zmenšit pomocí tlačítek šipka nahoru a šipka dolu. Čárový nebo sloupcový graf lze zobrazit zatržením příslušného pole a potvrzením kliknutím na tlačítko Graf. Click - Vytvoří a zobrazí textový soubor s výpisem údajů o vybraném OM a výpisem odečtů vodoměru a umožní jej vytisknout na připojené tiskárně. Click - opustí archiv odběrného místa a zobrazí archiv faktur odběratele, který je majitelem OM u právě vybraného odečtu vodoměru. Click - způsobí návrat do hlavní obrazovky odběrného místa

7 6. Archiv faktur odběratele Archiv faktur odběratele zobrazuje data uložená ve statistikách běžného roku a 3 uplynulých let v grafické a textové formě. Obrazovky formuláře jsou vzájemně propojeny. Čárový graf zobrazuje výši faktur v m 3 nebo Kč. Čárový graf zobrazuje přepočet spotřeby vody odběratelem za všechna OM. Pokud je textové části za položkou Částka Kč uvedeno Z, znamená to, že částka faktury byla snížena o použité zálohy uhrazené odběratelem. V pravé dolní části formuláře je zobrazen seznam OM uvedených na právě vybrané faktuře s uvedením množství m 3. Sloupec VS znamená, zda bylo pro OM fakturováno V-vodné, S-stočné nebo VS-obojí. Pokud odběratel dluží faktury VÚzP, je jejich výčet rovněž uveden. Pro grafické zobrazení faktur lze použít hodnot faktur m 3 nebo Kč kliknutím na příslušné tlačítko. Čárový graf vyjadřuje hodnotu faktury. Tuto hodnotu lze odečíst v textové části formuláře (m3 nebo Kč), podle stupnice na ose y, nebo v poli (viz 794). Poměr čárového grafu lze zvětšit či zmenšit pomocí tlačítek šipka nahoru a dolu. Čárový nebo sloupcový graf lze zobrazit zatržením příslušného pole a potvrzením kliknutím na tlačítko Graf. Click - vygeneruje vybranou fakturu (jako faktura na čistý papír) a umožní její tisk na připojené tiskárně Click - provede výpis - seznam faktur odběratele od vybrané faktury do konce seznamu Rclick - provede výpis pouze neuhrazených faktur od vybrané faktury Click - opustí archiv faktur odběratele a zobrazí archiv faktur právě vybraného odběrného místa. Click - Pokud je k dispozici archiv úhrad, zobrazí úhrady vybrané faktury Click - způsobí návrat do hlavní obrazovky odběrného místa

8 7. Pohled do evidence vodoměrů Po kliknutí na číslo vodoměru v hlavní obrazovce odběrného místa je nabídnut pohled do dat subsystému Evidence vodoměrů. Předtím je však provedena kontrola, zda u OM nedošlo k výměně vodoměru, která dosud nebyla provedena ve FVS. Pokud je tato výměna zjištěna (v souboru EV_FVS) je uživatel na tuto skutečnost upozorněn. Pokud byl pro tento vodoměr vydán montážní lístek, je označení ML na tlačítku zobrazeno červeně a kliknutím na něj jsou zobrazeny údaje montážního lístku. Click - ČV - umožní zadat číslo libovolného vodoměru a zobrazí jeho údaje v Evidenci vodoměru Click - OM - umožní zadat číslo obce a hledaného odběrného místa vodoměru a zobrazí jeho údaje v Evidenci vodoměru Click - ČV - umožní pohled do archivu pohybu vybraného vodoměru Click - OM - umožní pohled do archivu pohybu vodoměru na vybraném OM Všechny již zobrazené vodoměry v daném pohledu do Evidence vodoměrů jsou uloženy v paměti a lze se k nim vracet listováním vpřed a zpět pomocí šipek Click - způsobí návrat do hlavní obrazovky odběrného místa

9 8. Další nabídky programu Visual HleNet Po spuštění programu a zadání správného hesla jsou kromě nabídky typu dopisu odběrateli zobrazeny další nabídky v dolní polovině obrazovky. Rozsah těchto nabídek závisí na dané instalaci a může být pro každou pracovní stanici odlišný. Rozsah standartních nabídek je následující: 8.a. Nastavení konfigurace Visual HleNet pro vybraného uživatele Click - je zobrazeno základní nastavení programu, identifikace uživatele a danému uživateli je umožněno nastavení některých hodnot (např. údaje o připojené tiskárně). Pro nastavení těchto hodnot je zobrazen následující formulář, který obsahuje části: Identifikace uživatele : Obsahuje základní údaje o organizaci a uživateli (pracovní stanici). Pokud je zatrženo políčko Sledování pořadí u OM, je pro výběr OM pro některé sestavy požadováno zadání od pořadí do pořadí (místo od čísla odběru do čísla odběru. Typ a nastavení znakové tiskárny : Pro správný tisk sestav a dalších tiskových výstupů je nutno sdělit programu, jakou tiskárnu uživatel používá a jak je k počítači připojena. Tiskárnu lze připojit na tiskové porty (LPT1,LPT2 nebo LPT3) nebo využívat místní či síťovou tiskárnu Windows. Pro soubory tištěné přes tiskové porty na znakové tiskárny je nutné nastavit typ tiskárny (pomocí rozvinovacího seznamu kliknutím na šipku vedle typu aktuální tiskárny Laserové [standart HP Laserjet]), dále kódovou stránku tiskárny (pokud tiskárna netiskne správně diakritiku, zadejte ASCII) a maximální počet řádků na stránku. V případě problémů s tiskem na LPT je vhodné změnit způsob tisku (PRINT nebo COPY) viz zatrhávací políčko - 9 -

10 Pokud chcete používat místní či síťovou tiskárnu Windows musíte mít k dispozici některý textový editor, který je schopen zobrazit a tisknout textové soubory ASCII, např. program T602vw, který není součástí Visual HleNet. Tento program je freeware, což znamená, že se může volně používat pro jakékoliv účely (toto poučení je uvedeno v nápovědě k programu) a je jej možno získat na Pokud je program umístěn v pracovním adresáři Visual Hle- Net a je zaškrtnuto políčko Znakové tisky na výchozí tiskárnu Windows má uživatel možnost volit mezi tisky na LPT a tisky WIN (takto jsou označena tlačítka, která se zobrazí po vytvoření tiskového souboru). Seznam obcí : má význam na střediscích, kde jsou přenášena pouze omezená data pro vybrané středisko. Click - je zobrazen seznam obcí, jejichž data lze prohlížet. Nastavení grafické tiskárny Windows : Click - tato úloha je identická s volbou systému Windows Spustit, Nastavení, Tiskárny. Údaje pro grafický tisk : Pro formulářové dopisy odběratelům lze použít pro každého uživatele odlišné záhlaví a zápatí podle vlastního nastavení. Samotný obsah těchto dopisů je dále generován podle připraveného reportu a dat vybraného odběratele. Úprava reportu není uživateli přístupna a je možná pouze v prostředí Visual FoxPro. V poli Editor souborů WORD bude zpravidla zadána cesta k textovému editoru MS WORD a v poli Editor souborů EXCEL bude zpravidla zadána cesta k tabulkovému procesor MS EXCEL (instalace MS WORD a MS EXCEL není nutná, pokud se nepředpokládá jejich použití). Prohlížeč BMP souborů lze použít v případě naskenovaných a uložených dokumentů jako obrázků BMP. Uloží provedené změny pro pozdější použití. Upravené hodnoty platí pro práci na pracovní stanici, na které byla úprava provedena. 8.b. Záloha dat Zálohování dat je důležitá činnost, která umožňuje obnovit data v případě jejich poškození. Záloha dat ve Visual HleNet spočívá v úschově poznámek o odběratelích a odběrných místech a dat vytvářených v některých nadstandartních modulech. Záloha se provádí na HD pracovní stanice. Ostatní údaje se nearchivují, protože se na serveru obnovují z dat FVS, EVOD a SMLUV. 8.c. Monitor uživatelů V případě instalace Visual HleNet v síti na více stanicích je možné okamžitě zjistit, kteří uživatele pracují v jednotlivých subsystémech. Click - tato úloha zobrazí přehled uživatelů, kteří jsou přihlášení ve FVS, Hledání a Visual HleNet

11 8.d. Import dat Instalace u uživatelů, kteří nejsou propojeni počítačovou sítí se subsystémy FVS nebo EVOD je zabezpečena přenosem dat datovými nosiči (diskety, CD nebo ZIP), nebo přenosem dat pomocí elektronické pošty nebo po síti v nočních hodinách. Po spuštění úlohy Import dat je zobrazen následující formulář: Kliknutím na tlačítka <FVS>, <EVOD>, nebo <Seznam OM> lze zadat druh dat pro import. V případě přenosu dat pomoci datových médií (diskety, ZIP, CD) je nutné zadat číslo diskety a písmeno připojené disketové mechaniky (nebo ZIP či CD mechaniky)