OBEC VELKÁ POLOM. kategorie osobních údajů. Kategorie subjektů a. Mzdová evidence zaměstnanců Obce Velká Polom zařazených do obecního úřadu

Transkript

1 Zpracovávané osobní údaje podle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů Účel zpracování Mzdová evidence zaměstnanců Obce Velká Polom zařazených do obecního úřadu Personální evidence zaměstnanců Obce Velká Polom zařazených do obecního úřadu Evidence odměn členů zastupitelstva obce, členů výborů Kategorie subjektů a kategorie osobních údajů kategorie subjektů 1: zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu; osobních údajů 1: titul, rodné číslo, bydliště, rodinní příslušníci, výše platových složek a další údaje související se zpracováním mezd; kategorie subjektů 2: rodinní příslušníci - manžel/registrovaný partner, děti; osobních údajů 2: rodné číslo, bydliště zaměstnanci obce zařazení do obecního úřadu; titul, datum a místo narození, rodné číslo, bydliště, vzdělání, praxe, údaj o trestní bezúhonnosti, příp. údaje dle zákona č. 451/1991 Sb., další údaje související se vznikem a trváním pracovního poměru, údaj o odsouzení za trestný čin členové zastupitelstva obce, členové výborů zastupitelstva obce, Kategorie příjemců ; vzdělávací instituce (v rozsahu požadovaném v přihláškách na vzdělávací akce) Doba uchování 5/10/50 let podle druhu agendy 50 let po ukončení pracovního poměru 5/10/50 let podle druhu agendy Str. 1

2 zastupitelstva obce a komisí rady obce Personální a platová agenda ředitele a zástupců statutárního orgánu příspěvkové organizace zřizované obcí Konkursní řízení na funkci ředitele školy zřizované obcí Evidence záznamů o úrazech podle 28 a 29 zákona č. 561/2004 Sb., o předškolním, základním, středním, vyšším odborném a jiném vzdělávání (školský zákon), ve znění pozdějších předpisů, a 4 odst. 3 vyhlášky č. 64/2005 Sb., o evidenci úrazů dětí, žáků a studentů, ve znění pozdějších předpisů Zabezpečování a evidence řadových členové komisí rady obce; titul, rodné číslo, bydliště, zaměstnání, výše odměny, číslo účtu a další údaje související se zpracováním odměn členů orgánů obce ředitel a zástupci statutárního orgánu školy zřizované obcí; plat, doba započitatelné praxe uchazeči o místo ředitele; jméno, příjmení, datum narození, adresa, zaměstnavatel, plat, , telefon, vzdělání, údaj o trestní bezúhonnosti, údaj o odsouzení za trestný čin, údaj o zdravotní způsobilosti žák, jemuž se stal úraz zákonný zástupce žáka, jemuž se stal úraz Ad 1. adresa, údaj o zdravotním stavu Ad 2. adresa zaměstnanci obce zařazení do členové konkurzní komise lékař závodní preventivní péče; fyzické a právnické 50 let 5 let 5 let 50 let po ukončení pracovního poměru Str. 2

3 lékařských prohlídek a odborných školení Evidence a příprava podkladů pro výběrová řízení a veřejné výzvy Nahlížení do registru oznámení podle zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů Vedení registru oznámení podle obecního úřadu, uvolnění členové zastupitelstva obce; druh zpracovávaných titul, datum narození, bydliště, zdravotní pojišťovna (pouze u lékařských prohlídek), pracovní zařazení zájemci o zaměstnání; titul, datum a místo narození, státní příslušnost, bydliště, číslo občanského průkazu nebo číslo dokladu o povolení k pobytu, vzdělání, praxe, údaj o trestní bezúhonnosti, příp. údaje dle zákona č. 451/1991 Sb., další údaje uvedené uchazeči v materiálech k výběrovému řízení, údaj o odsouzení za trestný čin žadatelé o nahlížení do registru oznámení; trvalý pobyt, adresa pro doručování (liší-li se od trvalého pobytu), , občanský průkaz veřejní funkcionáři podle zákona č. osoby realizující odborná školení; žadatelé o nahlížení do registru oznámení (v rámci osobního spisu) po dobu trvání výběrového řízení 5 let 5 let po ukončení výkonu funkce veřejného funkcionáře Str. 3

4 zákona č. 159/2006 Sb., o střetu zájmů Přijímání nabídek a uzavírání smluv v rámci zadávání veřejných zakázek Vedení účetnictví dle zákona č. 563/1991 Sb. Provedení dokladových inventur v oblasti pohledávek/závazků, podmíněných pohledávek/závazků, účtů pořízení dl. majetku, časového rozlišení a ostatních podrozvahových účtů Příprava a uzavírání smluvních vztahů týkajících se majetku obce 159/2006 Sb.; údaje o činnostech, majetku, příjmech, darech a závazcích v rozsahu dle zákona č. 159/2006 Sb. a vyhlášky č. 578/2006 Sb. uchazeči o veřejné zakázky; firma, místo podnikání/bydliště, IČ, DIČ, bankovní spojení titul, adresa trvalého pobytu, číslo účtu a název peněžního ústavu příjemců finančních prostředků resp. plátců titul, adresa trvalého pobytu, číslo účtu a název peněžního ústavu příjemců finančních prostředků resp. plátců smluvní partneři - titul, adresa trvalého pobytu, adresa pro doručování, místo podnikání, datum narození, IČ, DIČ, rodné číslo, číslo účtu, název peněžního ústavu, další údaje nezbytné pro jednání o uzavření a změně uchazeči o VZ; provozovatel ISVZUS (v rozsahu požadovaném v objednávce) nejméně 5/10 let od uzavření spisu příslušné veřejné zakázky (v případě potřeby jsou spisy archivovány i déle) max. 15 let max. 15 let po dobu jednání o uzavření smlouvy, po dobu účinnosti smlouvy a poté po dobu archivace dle spisového a skartačního řádu Str. 4

5 Poskytování informací podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů Vyřizování stížností a vedení centrální evidence stížností obecního úřadu Vyřizování běžné korespondence (podání, která správním řízením) Zpracování žádostí o dotace a poskytování dotací smlouvy a pro plnění smlouvy osoby jednající za smluvní partnery - titul, funkce, kontaktní údaje, údaje z veřejně přístupných evidencí kategorie subjektů 1: žadatelé o informace; osobních údajů 1: bydliště, datum narození, příp. další údaje uvedené žadatelem; kategorie subjektů 2: příjemci veřejných prostředků; osobních údajů 2: údaje v rozsahu 8b zákona č. 106/1999 Sb. Jméno, příjmení, datum narození a adresa stěžovatele kategorie: osoby, které činí podání, jež vyřizována ve správním řízení. druh údajů: jméno, příjmení, adresa, popřípadě jiné údaje, které tyto osoby samy sdělí. žadatelé o informace - titul, adresa, datum narození, příp. další údaje uvedené žadatelem; příjemci veřejných prostředků - údaje v rozsahu 8b zákona č. 106/1999 Sb., ve nadřízený orgán, žadatelé o informace správní orgány, kterým je stížnost postoupena Žadatelé o informace po dobu vyřizování žádosti a poté 5 let archivace 1 rok od přijetí stížnosti + 5 let archivace podle spisového a skartačního řádu vyřizování běžné korespondence (podání, která správním řízením) po dobu vyřizování žádosti a poté 5 let archivace; zveřejněné údaje o příjemcích veřejných prostředků bez časového omezení Str. 5

6 znění pozdějších předpisů žadatelé o dotace a příjemci dotací - titul, bydliště, sídlo, datum narození, IČ, DIČ, bankovní spojení, další údaje nezbytné pro jednání o uzavření či změně smlouvy a pro plnění smlouvy; osoby jednající za žadatele a příjemce - titul, funkce, kontaktní údaje, údaje z veřejně přístupných evidencí po dobu vyřizování žádosti o dotaci, po dobu účinnosti smlouvy a poté po dobu archivace 5 let Administrování dotací žadatelé o dotaci a příjemci dotace - titul, bydliště, sídlo, datum narození, IČ, DIČ, bankovní spojení, další údaje nezbytné pro jednání o uzavření či změně smlouvy a pro plnění smlouvy; osoby oprávněné jednat za žadatele a příjemce - titul, funkce, kontaktní údaje, údaje z veřejně přístupných evidencí. Po dobu administrace dotací, tj. po dobu vyřizování žádosti o dotaci, trvání dotačního vztahu a kontroly plnění podmínek poskytnutí dotace, a poté po dobu archivace 5 let. Veřejnosprávní kontrola příjemců veřejné finanční podpory podle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů kategorie subjektů 1: příjemci veřejné finanční podpory - bydliště, datum narození, příp. vlastnické právo k nemovitosti; kategorie subjektů 2: 1 rok od zahájení kontroly + 10 let archivace dle spisového a skartačního Str. 6

7 příjemci veřejné finanční podpory název, sídlo, IČ Veřejnosprávní kontrola příspěvkových organizací zřízených obcí Vedení správního řízení na úseku správních deliktů a pokut, další řízení podle zákona č. 500/2004 Sb. Vedení správního řízení ve věcech státního občanství, matrik, jména a příjmení, včetně vydávání veřejných a jiných listin dle zákona č. 301/2000 Sb. a zákona č. 186/2013 Sb. Vedení správního řízení ve věcech evidence obyvatel a trvalého pobytu Vidimace a legalizace jméno a příjmení statutárního orgánu právnické osoby, která vykonává činnost školy účastníci řízení - adresa trvalého pobytu, rodné číslo, IČ, sídlo a místa provozoven, majetkové poměry, fyzické osoby - jméno, příjmení, adresa trvalého či jiného pobytu, datum narození, úmrtí, uzavření manželství, státní občanství, rodné číslo, osvojení, určení či popření otcovství, osobní/rodinný stav, omezení či zbavení způsobilosti k právním úkonům, omezení svéprávnosti účastníci řízení, jejich rodinní příslušníci - adresa trvalého pobytu, datum narození, způsobilost k právním úkonům, osobní/rodinný stav, rodné číslo, majetkové poměry žadatelé o legalizaci, svědci - jméno, popř. jména, příjmení, datum a místo narození, adresa místa trvalého pobytu nebo adresa místa pobytu na území České republiky anebo orgány kontroly a dozoru, obce/kraje/mpo orgán veřejné moci a fyzická či právnická osoba v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy, orgán kontroly a dozoru orgán veřejné moci v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy, orgán kontroly a dozoru orgány kontroly a dozoru, orgány činné v trestním řízení do uzavření spisu + 10 let archivace dle spisového a skartačního řádu po dobu vyřizování věci, poté 10 let archivace 50 let (státní občanství), 75 let (matriky ostatní, jméno a příjmení), 100 let (matriky narození) po dobu vedení řízení a 5 let po jeho skončení po dobu provádění zápisů do ověřovací knihy, poté 10 let archivace Str. 7

8 Matriční agenda (včetně uchovávání a aktualizace druhopisů matričních knih a sbírek listin a jiné úkony dle zákona č. 301/2000 Sb.) Informační systém evidence obyvatel (úkony dle zákona č. 133/2000 Sb.) Vedení evidence dle zákona č. 365/2000 Sb. Místní referendum adresa bydliště mimo území České republiky fyzické osoby - jméno, příjmení, adresa trvalého či jiného pobytu, datum narození, úmrtí, uzavření manželství, státní občanství, rodné číslo, osvojení, určení či popření otcovství, osobní/rodinný stav, způsobilost k právním úkonům, svéprávnost fyzické osoby - údaje dle 3 a 4 z. č. 133/2000 Sb. jméno; příjmení; pohlaví; datum, místo a okres (příp. stát) narození, uzavření manželství (jeho zániku či prohlášení za neplatné či neexistující), úmrtí; rodné číslo; státní občanství; adresa místa trvalého pobytu; způsobilost k právním úkonům; rodinný stav; osvojení žadatelé o výpis z rejstříku trestů - rodné (dřívější) příjmení, rodné číslo, místo a datum narození, státní občanství, pohlaví členové přípravného výboru/zmocněnec přípravného výboru/podporovatelé konání místního referenda - jméno, příjmení, datum narození, adresa trvalého pobytu; Ministerstvo vnitra, fyzické či právnické osoby v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy orgán veřejné moci a fyzická či právnická osoba v rozsahu stanoveném zvláštními právními předpisy orgány kontroly a dozoru 50 let (státní občanství), 75 let (věci uzavření manželství a registrovaného partnerství a úmrtí), 100 let (věci narození) 10 let od poskytnutí údajů z AISEO 6 let - od přijetí žádosti Po dobu vyřizování žádosti o konání místního referenda a poté 10 let archivace Str. 8

9 Přijímání a vyřizování peticí a písemností adresovaných orgánům obce Přijímání a vyřizování stížností dle správního řádu Vedení správního řízení (prvoinstančního) na úseku územního řízení, stavebního řádu, včetně řízení o přestupcích a správních deliktech Správní řízení na úseku silničního hospodářství Kontrolní činnost Daňové řízení a další postupy podle Kategorie: petičníci, fyzické osoby, které se obracejí na orgány obce. Druh údajů: jméno, příjmení, titul, adresa, či jiný druh údajů, který uvedené osoby samy sdělí. stěžovatel - jméno, příjmení, titul, datum narození, adresa, další údaje uvedené ve stížnosti Účastníci správních řízení - jméno, příjmení, datum narození, adresa, rodné číslo (u přestupků), údaj o vlastnictví nemovitostí Účastnící řízení - titul, adresa, datum narození, kontaktní údaje. kontrolované osoby a osoby, jejichž osobní údaje jsou obsažené v kontrolovaných podkladech či jinak zjištěné v rámci předmětné kontrolní činnosti: Jméno, příjmení, titul, adresa, číslo občanského průkazu/pasu, státní příslušnost, příjmy, majetkové poměry či jiný druh osobních údajů zjištěný v rámci předmětné kontrolní činnosti. osoby zúčastněné na správě daní: Jméno, orgány veřejné správy, kterým jako příslušným jsou tato podání postupována jiný správní orgán účastníci řízení, nadřízený správní orgán, soud příslušné orgány státní správy, účastnící řízení, osoby vymezené zákonem č. 500/2004 Sb., orgány kontroly a přezkumu především kontrolované osoby a orgány veřejné správy. především osoby zúčastněné na správě po dobu vyřizování a poté archivace maximálně 10 let po dobu vyřizování stížnosti a dále po dobu 5 let po dobu řízení a dále archivace maximálně 10 let Po dobu řízení a postupů dle účelu Str. 9

10 daňového řádu (zákon č. 280/2009 Sb.) příjmení, adresa, rodné číslo, majetkové poměry, včetně příjmů či vlastnictví nemovitostí, či jiný druh osobních údajů pro účel zpracování na úseku místních poplatků, nákladů řízení, pokut. daní a orgány veřejné správy. zpracování a dále po dobu archivace maximálně 10 let. Str. 10