DATOVÉ SCHRÁNKY - ZÁKON Č. 300/2008 SB.,

Transkript

1 STUDIJNÍ MATERIÁL K E-LEARNINGOVÉMU KURZU DATOVÉ SCHRÁNKY - ZÁKON Č. 300/2008 SB., O ELEKTRONICKÝCH ÚKONECH A AUTORIZOVANÉ KONVERZI DOKUMENTŮ 05/2013 JUDR. V. KNOBLOCHOVÁ

2 Obsah: 1 Předmět úpravy zákona Vymezení předmětu úpravy zákona Pozitivní a negativní vymezení Pozitivní vymezení Negativní vymezení Orgány veřejné moci Definice pojmů Související změny právních předpisů Změny zákonů v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech Datová schránka Účel zřízení datové schránky Datová schránka není ! Bezpečnost datových schránek Potřeba elektronického podpisu Náklady na odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek Výhody a nevýhody datové schránky Datová schránka fyzické osoby Způsob podání žádosti Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby Datová schránka podnikající fyzické osoby Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby Datová schránka právnické osoby Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky právnické osoby Datová schránka orgánu veřejné moci Náležitosti žádosti o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci jsou následující: Datová schránka orgánů územních samosprávných celků (zvláštní ustanovení) Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky

3 3.1 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky fyzické osoby Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky právnické osoby Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci Pověřené osoby Administrátor Povinnosti osob oprávněných k přístupu do datové schránky Přístupové údaje, zpřístupnění a znepřístupnění datové schránky Přihlášení do datové schránky Technické a bezpečnostní požadavky na přihlášení do datové schránky Nastavení nové datové schránky Zpřístupnění datové schránky Znepřístupnění datové schránky Zneplatnění přístupových údajů Doručování přístupových údajů do zahraničí Zrušení datové schránky Informační systém datových schránek Rozsah vedených informací Seznam fyzických osob, podnikajících fyzických osob, právnických osob a orgánů veřejné moci, které mají zřízenu a zpřístupněnu datovou schránku Využití informačního systému evidence obyvatel Informační povinnost a součinnost Příjem podání orgánem veřejné moci Příjem podání podaného elektronicky Příjem podání podaného v listinné podobě Přidělení podání zpracovateli Další možné úkony ve vztahu k podání Doručování dokumentů

4 7.1 Kdy doručovat do datové schránky a kdy ne Doručení do vlastních rukou adresáta Doručení poštou, ač má příslušný subjekt zřízenou datovou schránku Podání žádosti o určení neúčinnosti doručení Technické parametry doručovaného dokumentu Jak vytvořit a odeslat datovou zprávu? Obálka a obsah vytvářené datové zprávy Odeslání datové zprávy Doklad o doručení písemnosti Vedení elektronického spisu Kompletace spisu Záznamy do spisu, vyznačení doložky právní moci a vykonatelnosti Nahlížení do spisu Předávání spisu jiným orgánům

5 1 Předmět úpravy zákona 1.1 Vymezení předmětu úpravy zákona Dne 1. července 2009 nabyl účinnosti zákon č. 300/2008 Sb., o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů (dále si jej budeme označovat jako zákon o elektronických úkonech ), jehož hlavním účelem bylo sjednocení způsobů doručování a zefektivnění komunikace mezi občanem a orgánem veřejné moci. Tento zákon za dobu své poměrně krátké účinnosti byl již několikrát novelizován. Elektronickou komunikaci v oblasti orgánů veřejné moci v současné době již umožňuje řada právních předpisů, např. správní řád, zákon o správě daní a poplatků, občanský soudní řád či jiné právní předpisy. Rozsah elektronické komunikace směrem k úřadům přitom neustále roste a roste tak i zájem o možnost elektronické komunikace zejména v oblastech, kde je třeba činit opakující se úkony vůči státní správě (jako jsou např. podání v oblasti daní apod.). Zákon o elektronických úkonech měl tedy za cíl především sjednotit způsoby doručování v elektronické podobě v oblasti veřejné správy. 1.2 Pozitivní a negativní vymezení Otázka zefektivnění a modernizace práce veřejné správy byla zejména v posledních letech stále aktuálnější. Od začátku roku 2008 fungují CZECH POINTy, nedlouho poté byly spuštěny také epodatelny, umožňující podávání návrhů či jiných podání k orgánům veřejné správy v elektronické podobě. Zřízení datových stránek tedy mělo být dalším krokem k elektronizaci veřejné správy; cílem zřízení datových schránek mělo být zejména rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti. Neméně důležitým aspektem ve vztahu ke zřízení datových stránek je i uznání rovnocennosti elektronických dokumentů a dokumentů papírových a zajištění jejich bezpečnosti Pozitivní vymezení Zákon o elektronických úkonech upravuje především: 1. elektronické úkony orgánů veřejné moci vůči fyzickým osobám a právnickým osobám, 2. elektronické úkony fyzických a právnických osob vůči orgánům veřejné moci, 3. elektronické úkony mezi orgány veřejné moci navzájem prostřednictvím datových schránek, a 5

6 4. dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob prostřednictvím datových schránek. Kromě výše uvedeného upravuje zákon o elektronických úkonech i: 1. informační systém datových schránek, a 2. autorizovanou konverzi dokumentů Negativní vymezení Zákon o elektronických úkonech výslovně vylučuje z působnosti zákona dokumenty, které obsahují utajované informace. Jaké informace jsou utajované, stanoví zákon č. 412/2005 Sb., o ochraně utajovaných informací a o bezpečnostní způsobilosti, ve znění pozdějších předpisů. Podle citovaného zákona je utajovanou informací informace v jakékoliv podobě zaznamenaná na jakémkoliv nosiči označená v souladu s tímto zákonem, jejíž vyzrazení nebo zneužití může způsobit újmu zájmu České republiky nebo může být pro tento zájem nevýhodné, a která je uvedena v seznamu utajovaných informací. Utajovaná informace se přitom klasifikuje stupněm utajení, kdy zákon rozeznává 4 stupně utajení: přísně tajné, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit mimořádně vážnou újmu zájmům České republiky, tajné, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit vážnou újmu zájmům České republiky, důvěrné, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může způsobit prostou újmu zájmům České republiky, vyhrazené, jestliže její vyzrazení neoprávněné osobě nebo zneužití může být nevýhodné pro zájmy České republiky. 1.3 Orgány veřejné moci Jaké orgány a instituce zahrnuje zákon o elektronických úkonech mezi orgány veřejné moci? Odpověď na tuto otázku je důležitá především z důvodu, že právě na tyto orgány a instituce, které jsou do uvedené kategorie zahrnuty, se zákon o elektronických úkonech vztahuje. Jde o následující orgány: státní orgány, orgány územních samosprávných celků, státní fondy, zdravotní pojišťovny, 6

7 Český rozhlas, Česká televize, samosprávné komory zřízené zákonem, notáři, a soudní exekutoři. 1.4 Definice pojmů Zákon o elektronických úkonech zavádí určité pojmy, které je třeba znát v případě jeho aplikace. V této kapitole si stručně vysvětlíme některé základní pojmy. Datová schránka Datová schránka je elektronické úložiště, které je určeno k (i) doručování orgány veřejné moci a k (ii) provádění úkonů vůči orgánům veřejné moci, (iii) dodávání dokumentů fyzických osob, podnikajících fyzických osob a právnických osob. Datovou schránku zřizuje a spravuje Ministerstvo vnitra. Orgány veřejné moci prostřednictvím datové schránky doručují své písemnosti příslušným adresátům (fyzickým nebo právnickým osobám), stejně jako komunikují s jinými orgány veřejné moci. Fyzická osoba, podnikající fyzická osoba a právnická osoba může provádět úkon vůči orgánu veřejné moci, má-li zpřístupněnu svou datovou schránku a umožňuje-li to povaha tohoto úkonu, prostřednictvím datové schránky. Co je ale důležité je to, že veškerým úkonům, které jsou prostřednictvím datové schránky činěny, jsou přiznávány stejné účinky, jako by tyto úkony byly učiněny písemně a podepsány. Informační systém datových schránek Informační systém datových schránek je informačním systémem veřejné správy, který obsahuje základní údaje o uživatelích datových schránek, jejich oprávněních a o datových zprávách. Rozsah informací o datových schránkách vedených v informačním systému datových schránek je upraven v 14 zákona o elektronických úkonech. Informačním systémem datových schránek se budeme zabývat podrobněji v samostatné kapitole. Identifikátor datové schránky Identifikátor datové schránky slouží k její identifikaci a nesmí být zaměnitelný s žádným jiným identifikátorem využívaným orgány veřejné moci. Způsob tvorby identifikátoru stanoví Ministerstvo vnitra vyhláškou, která byla vydána pod č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Správce informačního systému datových schránek v souladu s citovanou vyhláškou vytváří identifikátor datové schránky automatizovaně s využitím algoritmů pro generování náhodných čísel. Identifikátor datové schránky je pro každou datovou schránku jedinečný 7

8 Konverze Konverzí se rozumí: úplné převedení dokumentu v listinné podobě do dokumentu obsaženého v datové zprávě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky, nebo úplné převedení dokumentu obsaženého v datové zprávě do dokumentu v listinné podobě, ověření shody obsahu těchto dokumentů a připojení ověřovací doložky. Dokument, který provedením konverze vznikl (tzv. výstup), má stejné právní účinky jako ověřená kopie dokumentu, jehož převedením výstup vznikl (tzv. vstup). V případě, že nějaký právní předpis vyžaduje, aby byl předložen dokument v listinné podobě, je tato povinnost splněna předložením jeho výstupu. Administrátor Fyzické osoby, fyzické podnikající osoby, právnické osoby a orgány veřejné moci (resp. osoby, jejich jménem jednající), které jsou jako jediné oprávněné k přístupu do datové schránky, mohou určit, že úkony, které jsou jim podle zákona o elektronických úkonech vyhrazeny ve vztahu k pověřeným osobám a k ministerstvu, může činit fyzická osoba k tomu určená, tzv. administrátor. Administrátor může mimo jiné žádat o znepřístupnění schránky, zneplatnění přístupových údajů apod. 1.5 Související změny právních předpisů Současně se zákonem o elektronických úkonech nabyly účinnosti i další související předpisy, zejména zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů, jakož i zákon č. 7/2009 Sb., kterým se mění zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů. Současně byly přijaty příslušné prováděcí předpisy, které jsou následující: vyhláška č. 192/2009 Sb., kterou se mění vyhláška č. 645/2004 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů vyhláška č. 191/2009 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby vyhláška č. 193/2009 Sb., o stanovení podrobností provádění autorizované konverze dokumentů vyhláška č. 194/2009 Sb., o stanovení podrobností užívání a provozování informačního systému datových schránek, ve znění pozdějších předpisů 8

9 1.5.1 Změny zákonů v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech Přijetí zákona o elektronických úkonech s sebou nezbytně neslo nutnost provedení změn v řadě jiných zákonů. Z tohoto důvodu byl především přijat zákon č. 301/2008 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s přijetím zákona o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů. Změny zpravidla souvisí se zakotvením povinnosti orgánům veřejné moci doručovat písemnosti v příslušných řízeních (ve správním řízení, občanském soudním řízení, exekučním řízení apod.) prostřednictvím datových schránek Podíváme-li se alespoň stručně na provedené změny, pak citovaným zákonem došlo ke změně následujících právních předpisů: změna zákona o správních poplatcích 1 Do zákona o správních poplatcích, resp. do jeho přílohy nazvané Sazebník, byly nově zařazeny položky, které stanoví výši správních poplatků za: provedení autorizované konverze dokumentů do elektronické podoby, provedení autorizované konverze dokumentů do listinné podoby, a za opětovné vydání přístupových údajů k datové schránce. změna trestního řádu 2 Do trestního řádu bylo do ustanovení 62, který upravuje doručování v trestním řízení, vloženo ustanovení o tom, že orgán činný v trestním řízení doručuje písemnosti (pokud nejsou doručeny přímo při úkonu trestního řízení) do datových schránek. Pouze v případě, že tímto způsobem písemnost doručit nelze (důvodem může být mimo jiné to, že daná osoba nemá datovou schránku zřízenu), pak písemnost doručuje orgán činný v trestním řízení. změna exekučního řádu 3 I v exekučním řádu byla provedena hlavní změna především v tom smyslu, že exekutorovi byla dána možnost doručovat písemnosti v exekučním řízení mimo jiné zákonem umožněné způsoby i prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky. Exekutor přitom může způsob doručování zvolit, zákon mu neukládá doručování do datových schránek jako povinnost. Jiné způsoby, kterými může exekutor písemnosti v exekučním řízení doručovat, jsou dále osobní doručení, doručení prostřednictvím 1 zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů 2 zákon č. 141/1961 Sb., o trestním řízení soudním (trestní řád), ve znění pozdějších předpisů 3 zákon č. 120/2001 Sb., o soudních exekutorech a exekuční činnosti (exekuční řád) a o změně dalších zákonů, ve znění pozdějších předpisů 9

10 svého zaměstnance anebo doručení prostřednictvím provozovatele poštovních služeb, případně jiné osoby, která provádí přepravu zásilek. Další změnou zakotvenou do exekučního řádu je ta, že exekutoři mají možnost v rámci další činnosti provádět i autorizovanou konverzi dokumentů. změna soudního řádu správního 4 Obdobným způsobem byl změněn soudní řád správní, když do jeho 42 bylo jako povinný způsob doručování písemností zakotveno doručování do datových schránek. Teprve v případě, že takové doručení není možné, doručuje písemnosti soud na žádost adresáta na jinou adresu nebo na elektronickou adresu. změna insolvenčního zákona 5 I změna insolvenčního zákona byla provedena pouze v tom ohledu, že bylo upraveno doručování ze strany insolvenčního soudu do datové schránky insolvenčního správce. Těm se jak bude uvedeno v tomto kurzu zřizuje datová schránka povinně. Na jinou adresu nebo elektronickou adresu může insolvenční soud doručovat až pouze v případě, že nelze doručovat do datové schránky. změna notářského řádu 6 Výše uvedeným zákonem byla notářům dána možnost provádět autorizovanou konverzi dokumentů. změna zákona o ověřování 7 Poslední změnu, kterou přinesl zákon č. 301/2008 Sb., je změna zákona o ověřování. Tato změna se netýkání ani tak datových schránek, jako toho, že nově budou moci provádět legalizaci (ověřování pravosti podpisů) a vidimaci (ověřování shody kopie listiny s originálem) i držitelé poštovní licence a Hospodářská komora České republiky. Změna v občanském soudním řízení 8 Jen pro úplnost je třeba dodat, že významné změny v souvislosti se zavedením datových schránek doznal i občanský soudní řád. Novela občanského soudního řádu sice nesouvisí pouze se zavedením datových schránek a je obsáhlejší, kdy si klade za cíl zefektivnění a zrychlení soudního procesu, nicméně jedním z významných okruhů této novely je především změna systému doručování. Zásadní změnou v doručování přijatou v souvislosti se zavedením datových schránek je především upřednostnění elektronického doručování písemností s tím, 4 zákon č. 150/2002 Sb., soudní řád správní, ve znění pozdějších předpisů 5 zákon č. 182/2006 Sb., o úpadku a způsobech jeho řešení (insolvenční zákon), ve znění pozdějších předpisů 6 zákon č. 358/1992 Sb., o notářích a jejich činnosti (notářský řád), ve znění pozdějších předpisů 7 zákon č. 21/2006 Sb., o ověřování shody opisu nebo kopie s listinou a o ověřování pravosti podpisu a o změně některých zákonů (zákon o ověřování), ve znění pozdějších předpisů 8 zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů 10

11 že pro osoby, jimž byla zřízena datová schránka, je doručování prostřednictvím datové schránky, dokonce povinné. 2 Datová schránka 2.1 Účel zřízení datové schránky Zřízení datových schránek bylo jedním z dalších kroků k elektronizaci veřejné správy; cílem a účelem zřízení datových schránek mělo být zejména rychlejší, spolehlivější a levnější poskytování služeb veřejné správy nejširší veřejnosti. Neméně důležitým aspektem ve vztahu ke zřízení datových stránek je i uznání rovnocennosti elektronických dokumentů a dokumentů papírových a zajištění jejich bezpečnosti. Zřízení datových schránek by mělo umožnit poměrně levnou a rychlou komunikaci ze strany orgánů veřejné moci vůči právnickým a fyzickým osobám (samozřejmě těm, které mají datovou schránku zřízenou), ale i směrem opačným, tedy ze strany právnických a fyzických osob vůči orgánům veřejné moci. Prostřednictvím datových schránek mohou činit úkony i orgány veřejné moci navzájem. Datová schránka mimo jiné umožňuje: odesílání zpráv, přijímání zpráv, zjišťování stavu odeslaných zpráv, přijímání dokladů o dodání a doručení, ověřování, zda má adresát datovou schránku. Zákon o elektronických úkonech zavádí celkem čtyři druhy datových schránek: datová schránka orgánů veřejné moci, datová schránka právnické osoby, datová schránka podnikající fyzické osoby, datová schránka fyzické osoby. Obecně přitom platí zásada: jeden subjekt jedna datová schránka. Informační systém datových schránek je tedy konstruován tak, aby každá osoba měla jiný přístup do různých datových schránek, které jsou jí zřízeny, a to podle rolí, které zastává. Znamená to tedy, že 11

12 např. fyzická osoba může mít zřízeny dvě datové schránky jednu pro sebe jako fyzickou osobu občana a druhou pro sebe jako pro fyzickou osobu podnikatele. Orgány veřejné moci pak budou dané osobě doručovat podle typu úkonu do datové schránky fyzické osoby či do datové schránky podnikající fyzické osoby. Příklad: Pan Novák je daňový poradce a má zřízenou datovou schránku jak pro sebe jako fyzickou osobu, tak pro sebe jako fyzickou osobu podnikatele (daňového poradce). Pan Novák jako fyzická osoba (nikoliv při výkonu svého podnikání) půjčil panu Komárkovi částku ve výši ,- Kč. Pan Komárek mu půjčku nevrátil, a proto pan Novák podal žalobu k soudu. Soud bude panu Novákovi doručovat do datové schránky, kterou má na vlastní žádost zřízenou pro sebe, jako fyzickou osobu (nikoliv do datové schránky pana Nováka, podnikatele). Pokud by pan Novák žaloval pana Komárka z důvodu neuhrazení faktury za poskytnutí daňového poradenství, bude soud písemnosti doručovat do datové schránky pana Nováka podnikatele. Pro orgány veřejné moci zákon o elektronických úkonech umožňuje, aby Ministerstvo vnitra zřídilo na žádost orgánu veřejné moci další datovou schránku, a to zejména pro potřebu vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci nebo k výkonu konkrétní agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci. V případě, že fyzická nebo právnická osoba vykonává působnost v oblasti veřejné správy, Ministerstvo vnitra jí na žádost umožní, aby její datová schránka plnila rovněž funkci datové schránky orgánu veřejné moci. V žádosti musí fyzická nebo právnická osoba osvědčit, že vykonává působnost v oblasti veřejné správy. 2.2 Datová schránka není ! Přestože práce s datovou schránkou je podobná práci s em a může se zdát, že datová schránka je v podstatě schránkou ovou, není tomu tak. Datová schránka je provozována za jiným účelem a i z právního hlediska je její postavení odlišné. Jaké jsou tedy rozdíly mezi datovou schránkou a em? úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má stejné právní účinky, jako by šlo o úkon učiněný písemně a podepsaný. Úkon učiněný em tyto účinky nemá, ledaže by byla ová zpráva podepsána zaručeným elektronickým podpisem. Na tomto místě bych ráda upozornila na praxi jednoho z krajských soudů, se kterou jsem se při práci s datovou schránkou setkala. Doručila jsem prostřednictvím datové! 12

13 schránky vzdání se práva na odvolání proti usnesení, které příslušný krajský soud vydal. S ohledem na ustanovení 18 zákona o elektronických úkonech by toto podání mělo mít stejné účinky jako podání učiněné písemně a mnou podepsané. Bohužel soud k mému podání nepřihlédnul s odůvodněním, že ustanovení 42 odst. 3 občanského soudního řádu vyžaduje v případě doručení elektronickou formou bez zaručeného elektronického podpisu doplnění podání do tří dnů předložením jeho originálu, případně písemným podáním shodného znění. Tento výklad je dle mého názoru nesprávný, neboť zákon o elektronických úkonech je tzv. lex specialis vůči občanskému soudnímu řádu a stanoví specifické účinky doručování písemností vůči orgánům veřejné moci. Současně takový výklad zakládá nerovnost mezi doručováním ze strany orgánů veřejné moci a ze strany fyzických a právnických osob vůči orgánům veřejné moci. Takový výklad by datovou schránku postavil na roveň u. U jiných orgánů veřejné moci jsem se s tímto výkladem nesetkala. v případě, že se písemnost doručuje do datové schránky, pak zákon o elektronických úkonech upravuje pro takové doručení možnost fikce doručení. To znamená, že v případě, kdy si adresát zprávu z datové schránky nevyzvedne (nepřihlásí se do datové schránky do 10 dnů ode dne, kdy byl dokument do datové schránky dodán), považuje se tento dokument za doručený posledním dnem této lhůty. To neplatí pouze v těch případech, kdy zvláštní právní předpis vylučuje náhradní doručení. Za stanovených podmínek je možné v případě, že bylo doručeno fikcí, žádat o určení neúčinnosti doručení. Příklad: Společnosti Alfa, a.s., byl do datové schránky doručen rozsudek soudu prvního stupně dne 2. května Ta se ovšem do datové schránky nepřihlásila a tak 12. května 2012 nastala fikce doručení rozsudku. Od tohoto dne počne běžet patnáctidenní lhůta k podání odvolání proti rozsudku. Pokud společnost Alfa, a.s. v této lhůtě odvolání nepodá, rozsudek nabude právní moci bez ohledu na skutečnost, že se s ním společnost Alfa, a.s., neseznámila. prostřednictvím datové schránky je možné zaslat datovou zprávu do vlastních rukou. To je zřejmé i z příkladu, který jsme uvedli rozsudek patří vždy mezi písemnosti, které je třeba doručit adresátovi do vlastních rukou. prostřednictvím datových schránek je možné komunikovat mezi fyzickými a právnickými osobami navzájem. Ministerstvo vnitra umožní na žádost fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby dodávání dokumentů z datové schránky jiné fyzické osoby, podnikající fyzické osoby nebo právnické osoby do datové schránky této osoby. Tato služba je ale placená. obsah datových zpráv bude z datové schránky vymazán po uplynutí 90 dnů od jejich doručení. Datové schránky tedy neslouží jako dlouhodobé úložiště datových zpráv a adresát (vlastník datové schránky) si musí všechny dokumenty do datové schránky doručené na vlastní odpovědnost sám uchovávat (ať již uložením na disk počítače, 13

14 vytištěním a založením do spisu apod.). Nově Česká pošta, s.p., nabízí v této souvislosti službu tzv. datového trezoru, kdy datový trezor automaticky uchovává datové zprávy i po 90 dnech. Jde o doplňkovou službu k datovým schránkám, která je placená. 2.3 Bezpečnost datových schránek Systém datových schránek by měl pracovat na stejných principech, jako pracuje internetové bankovnictví. Zajištění jeho bezpečnosti by mělo být realizováno na několika úrovních, a to na úrovni (i) zajištění proti ztrátě dat, (ii) zajištění proti zneužití osobních údajů, (iii) zajištění ochrany údajů obsažených v datových zprávách, (iv) zajištění přístupu k datové schránce. Z informací uvedených na vyplývá, že fyzická bezpečnost informačního systému datových schránek je na vysoké úrovni dané certifikovanými datovými centry, ve kterých je provozován. Přístup do těchto prostor je přísně kontrolován a omezen pouze na oprávněné osoby. Z informačního systému datových schránek tedy nemohou uniknout přihlašovací údaje, neboť v něm nikde nejsou uloženy. Obsah datových zpráv, jejich obálek i příloh, se ukládá odděleně a obojí je silně šifrováno. Přístup k tomuto obsahu ani k osobním údajům uživatelů datových schránek nemají ani samotní správci provozovatele systému. Jejich role jsou přesně určeny a striktně odděleny tak, aby se žádná osoba nemohla s chráněnými daty seznámit. 2.4 Potřeba elektronického podpisu V případě, že bude mít daná osoba zřízenou datovou schránku, pak zásadně ke komunikaci prostřednictví datové schránky nemusí mít zřízený elektronický podpis. Úkon učiněný prostřednictvím datové schránky má totiž stejné právní účinky jako úkon, který byl učiněn písemně a oprávněnou osobou podepsán. Nicméně v některých případech bude třeba i v těchto případech použití zaručeného elektronického podpisu a to vždy tam, kde je vyžadován ověřený podpis nebo kde je nutné, aby dokument podepsalo více osob. 2.5 Náklady na odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek Pokud jde o náklady za odesílání zpráv prostřednictvím datových schránek, pak se liší podle toho, komu byla datová schránka zřízena: datová schránka orgánů veřejné moci - odesílání datových zpráv je zpoplatněno, jejich příjem zpoplatněn není (z údajů, které byly zveřejněny, byly sjednány s Českou 14

15 poštou, s.p. poplatky, kde po odeslání určitého počtu datových zpráv cena za odeslání datové zprávy klesá) 9, datová schránka pro právnické osoby - jak odesílání, tak příjem datových zpráv ve vztahu orgánům veřejné moci je zdarma, datová schránka pro fyzické osoby podnikající - jak odesílání, tak příjem datových zpráv ve vztahu orgánům veřejné moci je zdarma, datová schránka pro fyzické osoby - jak odesílání, tak příjem datových zpráv ve vztahu k orgánům veřejné moci je zdarma, odesílání datových zpráv mezi fyzickými osobami, podnikajícími fyzickými osobami a právnickými osobami navzájem je zpoplatněno. Úhrada ceny za poskytnutou službu se provádí měsíčně na základě poskytovatelem (tedy Českou poštou, s.p.) vystaveného daňového dokladu doručeného buď elektronicky přímo do datové schránky uživatele, nebo v listinné podobě na fakturační adresu uvedenou uživatelem v objednávce služby. V případě, že žádná zpráva nebyla v průběhu měsíce odeslána, měsíční poplatek za využívání služby není účtován a fakturace se neprovádí. Pro zajímavost uvádíme ceník poplatků ke dni zpracování tohoto kurzu: Odeslání Poštovní datové zprávy Odeslání Odpovědní datové zprávy Odeslání Dotované datové zprávy 11,68 Kč 11,68 Kč 11,68 Kč 2.6 Výhody a nevýhody datové schránky Výhody: úspora nákladů na poštovné či zaručený elektronický podpis jak již bylo uvedeno výše, odesílání a příjem datových zpráv prostřednictvím datové schránky ve vztahu 9 Na lze najít určité vyhodnocení nákladů na provoz datových schránek po 2 letech jejich provozu. Tyto informace jsou spíše orientační. 15

16 k orgánům veřejné moci je zdarma, orgány veřejné moci mají odesílání datových zpráv zpoplatněné, nicméně z dostupných informací vyplývá, že ceny jsou nižší než v případě fyzického zasílání dokumentů prostřednictvím poštovního doručovatele, přístup do datové schránky je možný z kteréhokoliv místa, kde je internet, časová úspora odpadá nutnost chodit na poštu odesílat a vyzvedávat zásilky, možnost pověřit další osoby přístupem do datové schránky a vyřizováním korespondence, a to i pro datové zprávy určené do vlastních rukou adresáta (zastupitelnost), možnost doručování dokumentů i mezi právnickými osobami, fyzickými osobami podnikateli a fyzickými osobami navzájem. Poštovní datová zpráva byla dosud považována za doručenou až poté, kdy adresát potvrdil, že zprávu obdržel. Nově je poštovní datová zpráva považována za doručenou již okamžikem přihlášení oprávněné osoby do datové schránky. Tento způsob doručování lze využít zejména v obchodním styku. Nevýhody: nutnost datovou schránku pravidelně vybírat, v případě, že nebude vybírána, desátým dnem od uložení zprávy nastává fikce doručení, je nutné pracovat s elektronickou podobou dokumentů a zajišťovat jejich uložení, případně konverzi, neboť obsah datových zpráv bude smazán po 90 dnech od doručení datové zprávy do datové schránky. 2.7 Datová schránka fyzické osoby Fyzické osoby, které nepodnikají, ze zákona mít datovou schránku nemusí. Mohou si ji ale samozřejmě nechat zřídit na základě své žádosti. Každá fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky fyzické osoby. Datovou schránku si ale nemůže nechat zřídit každá fyzická osoba, zákon tuto možnost dává pouze osobám, které jsou plně způsobilé k právním úkonům (osoby nezletilé nebo osoby, jejichž způsobilost k právním úkonům byla omezena či dokonce byly způsobilosti zbaveny, datovou schránku mít zřízenou nemohou). Datovou schránku fyzickým osobám zřídí Ministerstvo vnitra na jejich žádost, a to bezplatně a do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Nyní si přiblížíme, jakým způsobem může fyzická osoba o zřízení datové schránky požádat a jaké náležitosti musí ve své žádosti uvést. Jde o 16

17 informace, které budou občany zajímat a i na městských či obecních úřadech by jim příslušní úředníci měli tyto informace být schopni poskytnout Způsob podání žádosti Jak již jsme uvedli, fyzické osoby, které nepodnikají, mít datovou schránku povinně zřízenou nemusí. Nicméně v dnešní době určitě řada lidí možnost zřídit si datovou schránku a jejím prostřednictvím s úřady komunikovat, přivítá. Nejen při podnikání totiž musí občané s úřady komunikovat, řada občanů (zaměstnanců) si sama podává daňové přiznání, žádá o vydání stavebního povolení či činí jiná podání, ať již ve vztahu ke správním orgánům, soudům či jiným institucím. Pro zlevnění a usnadnění komunikace tak pro některé z nich bude zřízení datové schránky přínosem. Aby jim ministerstvo vnitra datovou schránku zřídilo, musí si podat žádost o zřízení datové schránky a tuto žádost podepsat, přičemž podpis na žádosti musí být úředně ověřen. Pro tento účel byly vytvořeny jednoduché formuláře žádostí o zřízení datové schránky, a to ve formátu pdf či 602XML. Formuláře je možné stáhnout např. na Použití uvedených formulářů nicméně není povinné, je možné si sepsat vlastní žádost, jen je třeba dodržet zákonem požadované náležitosti žádosti. Ty budou uvedeny níže. Žádost o zřízení datové schránky mohou fyzické osoby podat následujícími způsoby: osobně vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen. poštou vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen. elektronicky v případě, že chce fyzická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky fyzické osoby 17

18 jméno, popřípadě jména, příjmení, jejich případné změny, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození; pokud se fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila, státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem ČR, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis fyzické osoby. V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra fyzickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku fyzické osoby nelze zřídit. 2.8 Datová schránka podnikající fyzické osoby Fyzická osoba, která podniká, rovněž nemusí mít (až na výjimky) povinně zřízenou datovou schránku. Výjimkou jsou daňový poradci, advokáti a insolvenční správci, kteří musí mít datovou schránku zřízenou povinně. Pro advokáty a daňové poradce byl nicméně stanoven odklad této povinnosti, kdy jim Ministerstvo zřídí datovou schránku až prvním dnem prvního kalendářního měsíce třetího roku po nabytí účinnosti zákona o elektronických úkonech (tedy k ). V současné době již tedy mají i advokáti a daňoví poradci povinně zřízenou datovou schránku. Každá podnikající fyzická osoba má nárok na zřízení jedné datové schránky podnikající fyzické osoby. Aby ministerstvo vnitra podnikající fyzické osobě datovou schránku zřídilo, musí si podat žádost o zřízení datové schránky a tuto žádost podepsat, přičemž podpis na žádosti musí být úředně ověřen. Pro tento účel byly vytvořeny jednoduché formuláře žádostí o zřízení datové schránky, a to ve formátu pdf či 602XML. Formuláře je možné stáhnout např. na Použití uvedených formulářů nicméně není povinné, je možné si sepsat vlastní žádost, jen je třeba dodržet zákonem požadované náležitosti žádosti. Ty budou uvedeny níže. Žádost o zřízení datové schránky mohou podnikající fyzické osoby podat následujícími způsoby: osobně vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen. poštou vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen. 18

19 elektronicky v případě, že chce podnikající fyzická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky podnikající fyzické osoby jméno, popřípadě jména, příjmení, popřípadě obchodní firma, rodné příjmení, den, měsíc a rok narození, místo a okres narození; pokud se podnikající fyzická osoba narodila v cizině, místo narození a stát, na jehož území se narodila, státní občanství, není-li fyzická osoba státním občanem ČR, identifikační číslo ekonomického subjektu, bylo-li přiděleno, místo podnikání, popřípadě sídlo, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis podnikající fyzické osoby. V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra podnikající fyzickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku podnikající fyzické osoby nelze zřídit. 2.9 Datová schránka právnické osoby Převážná většina právnických osob musí mít datovou schránku povinně zřízenou. Jde o následující osoby, pro které zákon o elektronických úkonech tuto povinnost stanoví: právnické osoby zřízené zákonem, právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, organizační složka podniku zahraniční právnické osoby zapsaná v obchodním rejstříku. Ostatní právnické osoby datovou schránku mít zřízenou nemusí a Ministerstvo vnitra jim datovou schránku zřídí pouze na jejich žádost. Výše uvedené právnické osoby, které musí mít datovou schránku zřízenou povinně, nepodávají žádost o zřízení datové schránky; datovou schránku jim automaticky zřídí 19

20 Ministerstvo vnitra. Zřízení datové schránky je bezplatné a Ministerstvo vnitra je povinno datovou schránku zřídit právnické osobě zřízené zákonem bezodkladně po jejím vzniku, právnické osobě zapsané v obchodním rejstříku a organizační složce podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejím zapsání. Každá právnická osoba má nárok na zřízení pouze jedné datové schránky právnické osoby, bez ohledu na velikost této právnické osoby. V případě, že právnická osoba nemá ze zákona povinnost mít zřízenou datovou schránku, může podat dle vlastního uvážení žádost o její zřízení. Žádost o zřízení datové schránky mohou takové právnické osoby podat následujícími způsoby: osobně vyplněnou žádost je třeba předat na podatelnu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen. poštou vyplněnou žádost je třeba odeslat na adresu Ministerstva vnitra. Podpis na žádosti musí být úředně ověřen. elektronicky v případě, že chce právnická osoba podat žádost o zřízení datové schránky elektronicky, musí tuto žádost podepsat zaručeným elektronickým podpisem, který je založen na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb. prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT- žádosti a oznámení lze podat rovněž na kontaktních místech veřejné správy Czech POINT Náležitosti žádosti o zřízení datové schránky právnické osoby název nebo obchodní firma, identifikační číslo ekonomického subjektu, a nebylo-li přiděleno, pak registrační číslo, evidenční číslo nebo jiný obdobný údaj, byl-li přidělen, adresa sídla, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby, stát registrace nebo evidence právnické osoby, žádost musí obsahovat úředně ověřený podpis osoby oprávněné jednat jménem právnické osoby. V případě, že podaná žádost splňuje uvedené náležitosti, pak Ministerstvo vnitra datovou schránku bezplatně a do tří dnů od podání žádosti zřídí. V případě, že žádost uvedené 20

21 náležitosti nesplňuje, nejprve Ministerstvo vnitra právnickou osobu vyzve k odstranění nedostatků a pokud ani v takovém případě k odstranění nedostatků nedojde, vyrozumí žadatele o tom, že datovou schránku právnické osoby nelze zřídit Datová schránka orgánu veřejné moci Všem orgánům veřejné moci se zřizuje datová schránka povinně. Jde o datovou schránku orgánu veřejné moci a jiná datová schránka se nezřizuje (např. datová schránka právnické osoby, a to i přesto, že je orgán veřejné moci zároveň právnickou osobou). Datovou schránku zřídí orgánu veřejné moci Ministerstvo vnitra bezodkladně po jejich vzniku, v případě notářů a soudních exekutorů bezodkladně poté, co obdrží informaci o jejich zapsání do zákonem stanovené evidence. Ministerstvo vnitra může zřídit orgánu veřejné moci i další datové schránky orgánu, a to bezplatně na jeho žádost do 3 pracovních dnů ode dne podání žádosti. Taková datová schránka se zřizuje zejména pro potřebu vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci nebo výkonu konkrétní agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci Náležitosti žádosti o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci jsou následující: název orgánu veřejné moci a název vnitřní organizační jednotky orgánu veřejné moci, pro jejíž potřebu se datová schránka zřizuje nebo název agendy nebo činnosti orgánu veřejné moci, pro jejíž potřebu se datová schránka zřizuje, identifikační číslo ekonomického subjektu, bylo-li přiděleno, adresa sídla, jméno, popřípadě jména, příjmení, datum narození a adresa pobytu osoby, jíž mají být zaslány přístupové údaje. Splňuje-li žádost o zřízení další datové schránky orgánu veřejné moci stanovené požadavky, zřídí Ministerstvo vnitra další datovou schránku orgánu veřejné moci a zašle přístupové údaje k této datové schránce oprávněné osobě do vlastních rukou, jinak orgán veřejné moci po předchozí marné výzvě k odstranění nedostatků žádosti vyrozumí o tom, že další datovou schránku orgánu veřejné moci nelze zřídit. 21

22 2.11 Datová schránka orgánů územních samosprávných celků (zvláštní ustanovení) Zákon o elektronických úkonech upravuje zvláštní ustanovení pro orgány územních samosprávných celků v 7 zákona. Podle tohoto ustanovení se pro orgány územního samosprávného celku (obce a kraje) zřizuje vždy jedna datová schránka orgánu veřejné moci, pokud si nepožádá orgán územního samosprávného celku o zřízení další datové schránky. Nezáleží přitom na velikosti obce, povinně musí mít zřízenou datovou schránku jak obec, která má 100 obyvatel, tak město s a více obyvateli. Zvláštní ustanovení pamatuje na hlavní město Prahu, kdy se pro orgány městské části hlavního města Prahy zřizuje jedna datová schránka orgánu veřejné moci a zrovna tak se jedna datová schránka orgánu veřejné moci zřizuje pro orgány městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města (jde např. o Plzeň, Brno, Pardubice, Ostravu apod.), pokud si nepožádají o zřízení další datové schránky. 22

23 3 Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky Kdo je osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky, stanoví 8 zákona o elektronických úkonech a rozlišuje přitom oprávnění podle toho, o jakou datovou schránku jde. 3.1 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky fyzické osoby Osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky fyzické osoby je fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. Byla-li tedy zřízena datová schránka např. pro Františka Nováka, nar. 12. června 1973, bytem Hlušíkova 12, Praha 1, pak je to pouze tento František Novák, kdo je oprávněn se do datové schránky přihlašovat a tuto schránku používat. Může ale, jak bude uvedeno níže, k přístupu do datové schránky pověřit i jinou osobu. 3.2 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby Osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky podnikající fyzické osoby je podnikající fyzická osoba, pro niž byla datová schránka zřízena. Níže bude uvedeno, jakým způsobem a v jakém rozsahu může podnikající fyzická osoba pověřit jinou osobu k tomu, aby se za ni do datové schránky přihlašovala. 3.3 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky právnické osoby K přístupu do datové schránky je u právnické osoby oprávněn statutární orgán právnické osoby, člen statutárního orgánu právnické osoby nebo vedoucí organizační složky podniku zahraniční právnické osoby zapsané v obchodním rejstříku, pro něž byla datové schránka zřízena. Např. tedy u společnosti s ručením omezeným bude k přístupu do datové schránky oprávněn její jednatel, u akciové společnosti člen představenstva atd. V případě, že má společnost vícečlenný statutární orgán (např. dva jednatele, tři členy představenstva), má každý člen samostatné přihlašovací údaje. Tato oprávněná osoba může k přístupu do datové schránky udělit pověření jiné osobě, jak bude uvedeno níže. To bude praktické zejména u větších právnických osob, neboť zpravidla u většiny právnických osob nevyřizuje korespondenci její statutární orgán, ale tato činnost je delegována na jinou osobu (administrativní personál). 23

24 3.4 Osoba oprávněná k přístupu do datové schránky orgánu veřejné moci V případě datových schránek orgánů veřejné moci má oprávnění k přístupu do datové schránky vedoucí tohoto orgánu. Zákon o elektronických úkonech přitom stanoví, že za vedoucího orgánu veřejné moci se u orgánů územních samosprávných celků pro účely tohoto zákona považuje hejtman kraje, primátor hlavního města Prahy, starosta obce, starosta městské části hlavního města Prahy a starosta městské části nebo městského obvodu územně členěného statutárního města. 3.5 Pověřené osoby Jak již bylo naznačeno výše, vlastník datové schránky může pověřit další osoby k přístupu do datové schránky. V pověření je možné nastavit, zda bude mít pověřená osoba přístup i ke zprávám určeným do vlastních rukou či nikoliv. Pověřeným osobám budou zaslány vlastní přístupové údaje a po přihlášení budou moci vykonávat činnosti, které rozsah jejich pověření umožňuje. Při odesílání datové zprávy fyzickou nebo právnickou osobou orgánu veřejné moci bude datová zpráva obsahovat informaci o tom, zda byla odeslána z datové schránky přímo oprávněnou osobou (tedy např. jednatelem společnosti s ručením omezeným) nebo zda byla odeslána osobou pověřenou. Tato informace nicméně nebude mít žádný vliv na to, zda byla zpráva doručena osobou oprávněnou odeslání zprávy pověřenou osobou bude chápáno jako odeslání zprávy na základě plné moci. Žádost o vydání přístupových údajů pro osoby pověřené k přístupu do datové schránky je možné podat podle v současné době dostupných údajů buď: prostřednictvím kontaktního místa Czech POINT, kam se dostaví společně jak oprávněná osoba, tak i osoba, kterou hodlá oprávněná osoba pověřit k přístupu do datové schránky. Oprávněná osoba podepíše žádost k přístupu do datové schránky a pověřená osoba potvrdí svým podpisem, že s přijetím pověření souhlasí. Po vyplnění žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby. vyplněním elektronického formuláře žádosti v prostředí administrativní části webového portálu ISDS ( Nastavení ). Po odeslání žádosti jsou přístupové údaje odeslány na adresu pověřené osoby. Při vytvoření pověřené osoby z nastavení datové schránky se tedy přístupové údaje zasílají doporučenou poštou. Pokud jde o orgány veřejné moci, byly vypracovány metodiky pro vybrané orgány veřejné moci (zejména pro orgány územní samosprávy), které doporučují, jak se připravit na používání datové schránky a provádění autorizované konverze dokumentů. V uvedených metodikách se doporučuje, aby veškerá výměna datových zpráv mezi spisovou službou byla řízena podatelnou a výpravnou. Pověřenými osobami by se z tohoto důvody tedy měli stát všichni zaměstnanci podatelny/výpravny, nebo alespoň tři z nich, aby byla zajištěna jejich 24

25 vzájemná zastupitelnost. U velmi malých obcí, kde starosta vykonává většinu administrativy sám, zpravidla nebude důvod k pověření jiné osoby k přístupu do datových schránek, nicméně z důvodu zastupitelnosti může mít i v takovémto případě pověření jiné osoby své opodstatnění. 3.6 Administrátor K datové schránce je možné určit tzv. administrátora. Administrátor má stejné oprávnění jako vlastník datové schránky, zejména může pověřovat další osoby, případně jim pověření odebrat. Nejde tedy o technickou pozici a určení administrátora bude mít své místo zejména u společností s rozsáhlou organizační strukturou, u státních orgánů, krajů, statutárních měst a větších obcí apod. Osobou administrátora by měla být především osoba, která je zodpovědná za příjem a vypravování písemností, nicméně je čistě na uvážení oprávněné osoby, koho a zda administrátora určí. 3.7 Povinnosti osob oprávněných k přístupu do datové schránky Osoby oprávněné k přístupu do datové schránky jsou povinny: využívat datovou schránku způsobem, který neohrožuje bezpečnost informačního systému datových schránek, v případě, že hrozí nebezpečí zneužití datové schránky, uvědomit o tom neprodleně Ministerstvo vnitra. Pověřené osoby jsou zároveň povinny uvědomit i toho, kdo je jako pověřené osoby určil (tedy zpravidla vlastníka datové schránky, případně administrátora). 25

26 4 Přístupové údaje, zpřístupnění a znepřístupnění datové schránky Osoba, která je oprávněná k přístupu do datové schránky, se do ní přihlašuje prostřednictvím přístupových údajů. Tyto přístupové údaje jsou vždy neprodleně po zřízení datové schránky zaslány Ministerstvem vnitra do vlastních rukou osobě, která je podle zákona o elektronických úkonech osobou oprávněnou k přístupu do datové schránky (u fyzických osob těmto fyzickým osobám, u právnických osob jejich statutárním orgánům, u územně členěného statutárního města jeho primátorovi apod.). Přístupové údaje k datové schránce pro pověřenou osobu se zásadně na žádost oprávněné osoby zasílají do vlastních rukou pověřené osoby. 4.1 Přihlášení do datové schránky Datová schránka je zpřístupněna prvním přihlášení oprávněné osoby, nejpozději ale patnáctým dnem po dni doručení přístupových údajů oprávněné osobě! Přihlášení do datové schránky zajišťuje ministerstvo prostřednictvím jím vydaných přístupových údajů nebo elektronických prostředků anebo prostřednictvím elektronických prostředků třetích osob. Náležitosti přístupových údajů a elektronické prostředky k přihlášení stanoví ministerstvo vyhláškou č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 4.2 Technické a bezpečnostní požadavky na přihlášení do datové schránky Přístupové údaje pro přihlašování do datové schránky tvoří uživatelské jméno a bezpečnostní heslo. Uživatelské jméno je pro každou osobu jedinečné. Uživatelské jméno je řetězec nejméně 6 a nejvýše 12 znaků vzniklý automatizovaným generováním. Bezpečnostní heslo je řetězec nejméně 8 a nejvýše 32 znaků. Vždy se jedná o kombinaci písmen, číslic a speciálních znaků. Heslo si může každý uživatel změnit. Je možné nastavit neomezenou platnost hesla nebo heslo s devadesátidenní platností, kdy je potřeba poté vždy nastavené heslo změnit. Lze jen doporučit, aby heslo nemělo žádný význam, aby nebylo tvořeno žádným údajem týkajícím se jeho majitele (jméno 26

27 rodinných příslušníků, data narození či výročí, rodná čísla apod.). Vhodně zvolené heslo je pak zpravidla mnohem odolnější proti případným snahám o jeho prolomení, nicméně má jednu velkou nevýhodu, a to je jeho obtížnější zapamatovatelnost, což pak vede ke snaze si toto heslo zapsat. Přípustné znaky pro tvorbu uživatelského jména a bezpečnostního hesla jsou uvedeny v příloze č. 1 k citované vyhlášce č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Bezpečnostní heslo nesmí být shodné s uživatelským jménem, se kterým tvoří přístupové údaje. Pro přihlašování do datové schránky lze použít i elektronický prostředek, který je kryptografickým prostředkem, a to za podmínek uvedených ve vyhlášce č. 194/2009 Sb., ve znění pozdějších předpisů. Pro vyšší ochranu Vaší datové schránky je možné přihlašování rozšířit o možnost zabezpečení pomocí SMS kódů nebo pomocí bezpečnostního kódu. To vše lze nastavit v aplikaci ISDS. V případě, že je při přihlašování do datové schránky pomocí přístupových údajů zadáno chybně bezpečnostní heslo pětkrát po sobě, informační systém datových schránek odepře přístup do datové schránky prostřednictvím stejných přístupových údajů na dobu 1 hodiny od okamžiku pátého chybného zadání bezpečnostního hesla. Zároveň zašle provozovatel informačního systému datových schránek na elektronickou adresu zvolenou osobou, pro níž byla datová schránka zřízena, nebo administrátorem, sdělení, že došlo k pokusu o neoprávněný přístup do datové schránky a že se osobě oprávněné k přístupu do datové schránky doporučuje, aby bez prodlení provedla změnu bezpečnostního hesla. To neplatí v případě, že se oprávněná osoba přihlašuje prostřednictvím elektronického prostředku. Dalším bezpečnostním prvkem pro práci s datovými schránkami je opatření proti nečinnosti osoby přihlášené do datové schránky. V případě, že osoba přihlášená do datové schránky, neprovede v datové schránce žádný úkon po dobu 30 minut, pak ji informační systém datových schránek z datové schránky odhlásí. Účelem takového postupu je především zabránit tomu, aby kdokoliv neoprávněný mohl se systémem pracovat. To neplatí v případě, je-li do datové schránky přistupováno prostřednictvím elektronického systému spisové služby nebo jiné elektronické aplikace s užitím systémového certifikátu Informační systém datových schránek by měl být podle informací zveřejněných na webových stránkách koncipován tak, aby jeho používaní nevyžadovalo žádnou konkrétní technologii či konkrétního výrobce. Obecně lze říci, že každý počítač s připojením na internet, na kterém je možné běžně prohlížet webové stránky, je vhodný i pro práci s aplikací datových schránek. Tato aplikace pak především z bezpečnostních důvodů na 27