Spisová služba/elisa - Dodatek k manuálu - subverze 1.28

Transkript

1 Spisvá služba/elisa - Ddatek k manuálu - subverze

2 Ddatek k manuálu subverze Obsah 2. Filtrvací ple Zbrazení značky slžky Načítání seznamů (datagridů) Název návrhu předávacíh prtklu Slupec Adresát v řádkvém zbrazení dkumentů Zalžení spisu při dpvědi na dkument Předání bsahu slžky d spisvny CNS a.s. Strana 2 (celkem 14)

3 Ddatek k manuálu subverze Filtrvací ple V mdulu Kancelář/ Dkumenty/ Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Dle přadače V mdulu Kancelář/ Spisy, Nevyřízené, Vyřízené (Uzavřené), Strnvané, Předávané, K převzetí V blasti filtru vyhledávání přibyl filtrvací ple: Značka slžky (vyhledávat lze dle perátru Obsahuje ) V mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ Převd dkumentů, Převd spisů V blasti filtru vyhledávání přibyly filtrvací ple: Evidenční čísl Čísl jednací V mdulu Spisvna/ Dkumenty/ Dkumenty ve spisvně, Dkumenty pr skartační řízení, Dkumenty vyskartvané V mdulu Spisvna/ Spisy/ Spisy ve spisvně, Spisy pr skartační řízení, Spisy vyskartvané V blasti filtru vyhledávání přibyl filtrvací ple: Značka slžky (vyhledávat lze dle perátru Obsahuje ) CNS a.s. Strana 3 (celkem 14)

4 Ddatek k manuálu subverze Zbrazení značky slžky V mdulu Kancelář/ Dkumenty/ Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Dle přadače V mdulu Kancelář/ Spisy, Nevyřízené, Vyřízené (Uzavřené), Strnvané, Předávané, K převzetí Na výše uvedených frmulářích, ve slupci, kde je znázrněna ikna značící, že je dkument/ spis vlžen ve slžce, se p najetí kurzru myši na tut iknu, nvě zbrazí ppis značky slžky, ve které je dkument/ spis vlžen. 4. Načítání seznamů (datagridů) Inf panel/ Uživatelské nastavení Přibyl zde nvý checkbx Pvlen autmatické načítání seznamů (datagridů). CNS a.s. Strana 4 (celkem 14)

5 Ddatek k manuálu subverze 1.28 Pkud je checkbx zaškrtnutý (= defaultně p upgradu ELISy), tak se uživateli autmaticky načítají seznamy (datagridy). Pkud není checkbx zaškrtnutý, tak se uživateli autmaticky nenačítají seznamy (datagridy). POZNÁMKA: v mdulu Administrace/ Aplikace/ Parametry aplikace, zálžka Obecné, dšl k debrání funkcinality Autmaticky načítat seznamy (datagridy). CNS a.s. Strana 5 (celkem 14)

6 Ddatek k manuálu subverze Název návrhu předávacíh prtklu V mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ Převd dkumentů, Převd spisů, Archivní krabice, Převd bsahu slžek, V mdulu Spisvna/ Dkumenty/ Dkumenty pr skartační řízení, V mdulu Spisvna/ Spisy/ Spisy pr skartační řízení, V mdulu Spisvna/ Archivní krabice/ Archivní krabice pr skartační řízení, V mdulu Spisvna/ Dkumenty/ Dkumenty ve spisvně, V mdulu Spisvna/ Spisy/ Spisy ve spisvně, V mdulu Spisvna/ Archivní krabice/ Archivní krabice ve spisvně Na výše uvedených frmulářích, p značení záznamů (dkumenty/ spisy/ archivní krabice) a kliknutí na jednu z ikn: Předání dkumentu/ spisu/ Archivní krabice d spisvny Zařazení d skartačníh návrhu se zbrazí jedn z ken (dle zvlené ikny): Předání dkumentů/ spisů/ Archivních krabic d spisvny, neb Zařazení dkumentů/ spisů/ Archivních krabic d skartačníh návrhu Ve výše uvedených knech přibyla nvá plžka Název : CNS a.s. Strana 6 (celkem 14)

7 Ddatek k manuálu subverze 1.28 P značení radibuttnu Vlžit dkumenty/ spisy/ archivní krabice d nvéh předávacíh prtklu (v mdulu Spisvna jde radibuttn Vlžit dkumenty/ spisy/ Archivní krabice d nvéh skartačníh návrhu ) se zpřístupní (d té dby nepřístupná) plžka Název, d které lze zapsat (max. 100 znaků) název návrhu předávacíh prtklu/ skartačníh návrhu. Název návrhu předávacíh prtklu/ skartačníh návrhu není mžné editvat. (název návrhu předávacíh prtklu/ skartačníh návrhu lze zadat puze při vytvření návrhu). V mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ Návrhy d spisvny V mdulu Spisvna/ Návrhy a Prtkly/ Návrhy neschválené, schválené, prtkly pdsekce Převd d spisvny/ Návrhy neschválené V mdulu Spisvna/ Skartační řízení/ Skartační návrhy Na výše uvedených frmulářích přibyl v řádkvém zbrazení záznamů slupec Název, kde je zbrazen název návrhu předávacíh prtklu/ skartačníh návrhu, který byl zadán při vytvření návrhu. Na výše uvedených frmulářích, p kliknutí na iknu Zbrazí tiskvu sestavu, se na tiskvé sestavě zbrazí tent nvý slupec s případně vyplněnu hdntu. CNS a.s. Strana 7 (celkem 14)

8 Ddatek k manuálu subverze 1.28 Na všech tiskvých sestavách návrhů předávacích prtklů/ skartačních návrhů, je zbrazena plžka Název, jejíž hdnta byla vyplněna při vytvření návrhu. 6. Slupec Adresát v řádkvém zbrazení dkumentů V mdulu Kancelář/ Dkumenty/ Nevyřízené, Vyřízené, Strnvané, Předávané, K převzetí, Dle přadače Na výše uvedených frmulářích přibyl v řádkvém zbrazení dkumentů nvý slupec Adresát : Ve slupci Adresát je vyplněna hdnta vždy puze u vlastníh dkumentu (Půvd: dkument VLASTNÍ). Ve slupci Adresát je vyplněna hdnta vždy, jakmile je na detailu dkumentu, na zálžce Odeslán, zásilka ve stavu Odeslán a vyšší ( Dručen, Vrácen nepřijat adresátem apd.). Pkud je na detailu dkumentu, na zálžce Odeslán puze jedna zásilka ve stavu Odeslán, tak se ve slupci Adresát zbrazují infrmace adresátvi ve stejné struktuře, jak je tmu ve slupci Odesílatel. Pkud je na detailu dkumentu, na zálžce Odeslán více jak jedna zásilka ve stavu Odeslán, tak se ve slupci Adresát zbrazí ppisek 2 a více deslaných zásilek znamenající přítmnst dvu a více adresátů. Na výše vypsaných frmulářích, v blasti filtru vyhledávání, přibyl nvé filtrvací ple Adresát : Vyhledávat dkumenty pdle tét plžky lze perátrem Obsahuje, pdle Názvu neb Příjmení. CNS a.s. Strana 8 (celkem 14)

9 Ddatek k manuálu subverze Zalžení spisu při dpvědi na dkument V řádkvém zbrazení dkumentů na detailu dkumentu, p kliknutí na iknu Vytvřit dpvěď na dkument se standardně tevře kn Dtaz, na kterém přibyl checkbx S vytvřením dpvědi sučasně vlžit ba dkumenty d spisu, viz br.: Pkud není půvdní dkument (na který se dpvídá) již vlžen ve spisu, tak p značení jedné z typu dpvědí (Běžná dpvěď/ Vyřizující dpvěď) a zaškrtnutí checkbxu S vytvřením dpvědi sučasně vlžit ba dkumenty d spisu, se p kliknutí na tlačítk OK zbrazí standardně kn Dkument nvý. P ulžení kna Dkument nvý djde standardně k zalžení dkumentu (dpvědi) nvě i k zalžení spisu, ve kterém bude vlžen (chrnlgicky) půvdní (iniciační) dkument a dpvěď na dkument, přičemž hdnty pr zalžení spisu (název spisu, spisvá značka, spisvý znak, skartační znak a skartační lhůta) jsu převzaty z půvdníh (iniciačníh) dkumentu. Pkud nedjde k ulžení kna Dkument nvý, tak nedjde k zalžení spisu. Pkud je půvdní dkument (na který se dpvídá) již vlžen ve spisu, tak p značení jedné z typu dpvědí (Běžná dpvěď/ Vyřizující dpvěď) a zaškrtnutí checkbxu S vytvřením dpvědi sučasně vlžit ba dkumenty d spisu, djde p kliknutí na tlačítk OK k zbrazení detailu dkumentu (dpvědi), který bude p ulžení vlžen d spisu, ve kterém je vlžen půvdní (iniciační) dkument, na který se dpvídá (= stejná funkce jak dpsud). POZNÁMKA: Pkud je z půvdníh (iniciačníh) dkumentu již zalžen něklik běžných dpvědí, u kterých při vytváření dpvědí nebyl zaškrtnut checkbx S vytvřením dpvědi sučasně vlžit ba dkumenty d spisu, tak teprve tehdy, kdy bude tent checkbx zaškrtnut, se půvdní (iniciační) dkument a dpvěď vlží d nvě zalženéh spisu, přičemž předchzí vytvřené dpvědi nebudu vlženy ve spisu bude je ptřeba vlžit d spisu standardním způsbem. CNS a.s. Strana 9 (celkem 14)

10 Ddatek k manuálu subverze Předání bsahu slžky d spisvny Pkud má funkční míst přiřazenu knfigurační skupinu s minimálním (tzn. ttéž platí pr práva Smí převádět d spisvny dkumenty spisvéh uzlu a Smí převádět d spisvny dkumenty celé rganizace ) právem Smí převádět d spisvny své dkumenty, tak se funkčnímu místu v mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ zbrazí nvá pdsekce Převd bsahu slžek, viz br.: Na frmuláři jsu zbrazeny slžky (Běžné zalžené/ Neveřejné/ Ke zveřejnění), které pdléhají pdmínce převdu bsahu slžek d spisvny. Pdmínky zbrazení slžek v pdsekci Převd bsahu slžek jsu: Všechny dkumenty vlžené ve slžce jsu ve stavu Vyřízen Všechny spisy vlžené ve slžce jsu ve stavu Uzavřen V pdsekci Převd bsahu slžek se tedy nezbrazí slžky, pkud bsahují: dkumenty se stavem: Evidván Strnván Předáván, Předáván ve spisu, Předáván d spisvny, Předáván na návrhu prtklu, Předáván ve slžce spisy se stavem: Evidván Strnván Předáván, Vyřízen, Předáván d spisvny, Předáván na návrhu prtklu, Předáván ve slžce CNS a.s. Strana 10 (celkem 14)

11 Ddatek k manuálu subverze 1.28 Na frmuláři Převd bsahu slžek jsu v řádkvém a strmvém zbrazení slžek, na liště ikn, přístupné tyt ikny: Zbrazení detailu slžky Zbrazení slžek/ pdslžek v pdbě seznamu = implicitní zbrazení Zbrazení slžek/ pdslžek v pdbě strmvé struktury Předání bsahu slžky d spisvny Naplň archivní krabici Zbrazí tiskvu sestavu Na frmuláři Převd bsahu slžek jsu v blasti filtru vyhledávání přístupné tyt filtry: - Datum vytvření d d - Ppis - Přadvé čísl - Značka slžky - Přístup slžky (rzbalvací ple) Všechny = implicitní zbrazení Běžný dkument Ke zveřejnění Neveřejný dkument Zvlené filtry při výběru slžky se zbrazí jak Kritéria výběru na Návrhu předávacíh prtklu d spisvny. V řádkvém zbrazení slžek jsu zbrazeny slupce: - Přadvé čísl - Značka slžky - Ppis CNS a.s. Strana 11 (celkem 14)

12 Ddatek k manuálu subverze Nadřízená slžka - Vlastník - Vytvřen - Přístup slžky jde nvý slupec, ve kterém bude zbrazen přístup slžky (Běžný dkument/ Ke zveřejnění/ Neveřejný dkument) P značení jedné slžky (rtvá slžka, neb pdslžka) v řádkvém, neb strmvém zbrazení, a kliknutí na iknu: Předání bsahu slžky d spisvny -> tevře se kn Předání dkumentů/ spisů d spisvny : Funkcinalita týkající se výběru spisvny a vlžení dkumentů/ spisů d návrhu předávacíh prtklu je stejná jak u funkce Převd dkumentů a Převd spisů. Návrh předávacíh prtklu se zbrazí standardně v mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ Návrhy d spisvny. Obsah slžky (dkumenty/ spisy) není zbrazen ve funkcích Převd dkumentů / Převd spisů. D dby prvedení schválení návrhu předávacíh prtklu, je slžka ve stavu Pzastavena platnst a není mžné s ní jakkliv pracvat (editace, vytvření pdslžky, apd.). P prvedení schválení návrhu předávacíh prtklu djde ke změně stavu slžky na Zrušen, přičemž na detailech dkumentů/ spisů zůstane infrmace/ dkaz (plžka Slžka na zálžce prfil zálžka Histrie ) na slžku, ve které byl dkument/ spis vlžen. CNS a.s. Strana 12 (celkem 14)

13 Ddatek k manuálu subverze 1.28 Djde-li k vyjmutí dkumentu/ spisu z návrhu předávacíh prtklu, djde zárveň k vyjmutí dkumentu/ spisu ze slžky, přičemž dkument/ spis nebude strnvaný, ale bude ve stavu vyřízen/ uzavřen. Djde-li k vyjmutí celéh bsahu slžky z návrhu předávacíh prtklu, djde zárveň k vyjmutí celéh bsahu ze slžky, přičemž stav slžky se změní na Platný záznam. P značení jedné slžky (rtvá slžka, neb pdslžka) v řádkvém, neb strmvém zbrazení, a kliknutí na iknu: Naplň archivní krabici -> tevře se kn Vlžení bsahu slžky d archivní krabice : Prvedení výběru archivní krabice je stejné jak u vlžení dkumentů/ spisů d archivní krabice ve funkci Převd dkumentů a Převd spisů. Návrh předávacíh prtklu se zbrazí standardně v mdulu Kancelář/ Převdy d spisvny/ Návrhy d spisvny. Obsah slžky (dkumenty/ spisy) není zbrazen ve funkcích Převd dkumentů / Převd spisů. P prvedení vlžení bsahu slžky d archivní krabice, djde zárveň k vyjmutí celéh bsahu ze slžky, přičemž stav slžky se změní na Zrušen. P schválení návrhu předávacíh prtklu djde ke změně stavu slžky na Zrušen, přičemž: pkud byla slžka hlavní (rtvu) slžku, tak djde k vyjmutí jejich pdslžek, které se stanu hlavními slžkami. CNS a.s. Strana 13 (celkem 14)

14 Ddatek k manuálu subverze 1.28 pkud djde u slžky, která je ve stavu Pzastavena platnst (tzn. bsah slžky je vlžen na návrh předávacíh prtklu), ke změně stavu na Platný záznam, tak se slžka stane hlavní (rtvu) slžku, aniž by dšl k půvdnímu zařazení slžky (nadřízená slžka/ pdřízená slžka). P schválení návrhu a prvedení převdu d spisvny se bsah (dkumenty/ spisy/ archivní krabice) převedené slžky zbrazí v pdsekcích (dle skartačních lhůt jedntlivých plžek): mdul Spisvna/ Dkumenty/ Dkumenty ve spisvně, neb Dkumenty pr skartační řízení, mdul Spisvna/ Spisy/ Spisy ve spisvně, neb Spisy pr skartační řízení, mdul Spisvna/ Archivní krabice/ Archivní krabice ve spisvně, neb Archivní krabice pr skartační řízení CNS a.s. Strana 14 (celkem 14)