VEDENÍ KANCELÁŘE. Vzdělávací akce České advokátní komory, pobočka Brno, Kleinův palác Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA Datum konání: 30.1.

Transkript

1 VEDENÍ KANCELÁŘE Vzdělávací akce České advokátní komory, pobočka Brno, Kleinův palác Lektorka: JUDr. Sáša Navrátilová, MBA Datum konání:

2 Program: 1. Úvod předpoklady pro kvalitní vedení advokátní kanceláře 2. Poskytování právních služeb nejen v návaznosti na právní předpisy, důležitou součástí je i lidský faktor 3. Advokátní tarif aneb pro vedení a fungování kanceláře jsou potřebné finanční prostředky 4. Co je třeba dále znát a umět, aby VÁŠ ÚSPĚCH nebyl jen dočasný 5. Závěr - shrnutí 2

3 Úvod - co potřebujete pro vedení - Co je vedení kanceláře? - Čas - Znalosti,dovednosti, nadání - Peníze 3

4 CO JE VEDENÍ neboli ŘÍZENÍ 4

5 Co je vlastně řízení Řízení (musí) na všech úrovních zahrnovat: - plánování ; - vedení; - organizování; - kontrolu. - Základním předpokladem pro manažerské řízení jsou manažerské dovednosti! 5

6 Řízení kanceláře a strategické myšlení I. Mise, vize Stanovte si vizi a misi: -vize vyjádření základního smyslu existence kanceláře (zakladatel); -mise předem nadefinovaný směr, kterým se bude kancelář/ firma ubírat. Jsou důležité především také pro zaměstnance měli by je znát! Strategické řízení Zaměřuje se na: - Cíle (poslání kanceláře); - Zdroje (disponibilní); - Příležitosti (prostředí v němž kancelář existuje vnější, vnitřní); a dlouhodobý soulad mezi těmito atributy. Cílem mají být SMART! 6

7 Řízení kanceláře a strategické myšlení II. Úrovně strategického řízení Na prvním místě je klient Strategické řízení/top management Taktické řízení/taktický management Operativní řízení/operační management 4P Právní služba/produkt Cena Místo poskytování/ distribuce Propagace služby 4C Užitná hodnota pro klienta Cenový náklad klienta Dostupnost Komunikace 7

8 ČAS aneb KDE HO VZÍT, KDYŽ SE NÁM STÁLE NEDOSTÁVÁ 8

9 Příčiny vzniku časových ztrát Příčiny vzniku ztrát My nesprávné činnosti, nejasnosti v prioritách, chaotická práce, nekázeň, lenost; Ostatní nesprávné cíle, změny priorit, nesprávné plánování, nesprávné řízení, nedostatky v procesech. Pozitivní vymezení - Co mě živí, co chce klient; - Co chtějí kolegové, podřízení, přátelé, rodina; - Co jsem nestihnul, ale rád bych; - Co může počkat, neřeším; 9

10 Plánujte si činnost aneb co všechno potřebujete stihnout Omyly při plánování neodhadneme, jak dlouho nám bude činnost trvat, neplánujeme rezervy, neodhadneme velikost zpoždění, plánujeme věci, které nemáme pod kontrolou; Nezapomínejte na časové rezervy na dopravu, na koníčka, na náhodná setkání, na komunikaci s vašimi blízkými (rodiče, děti, partneři), navazování kontaktů Klaďte důraz na dlouhodobé udržení výkonu - odpočinek, přestávky na jídlo/oddech, relaxace 10

11 Rovnováha osobního a pracovního života - Úspěšné organizace neexistují bez úspěšných manažerů; - Úspěch však nelze měřit pouze úspěchem v pracovní sféře, ale je nutno dosáhnout rovnováhy mezi pracovní a osobní sférou. 11

12 ZNALOSTI, DOVEDNOSTI, INFORMACE 12

13 Informace kde je získat Sbírka zákonů ASPI, CODEXIS atp. Bulletin advokacie Věstník České advokátní komory NEWS České advokátní komory Internet zejména 13

14 Znalosti předpisy o advokacii I. Listina základních práv a svobod - ÚZ Úmluva o ochraně lidských práv a základních svobod Zákon o advokacii Z Advokátní tarif - V Advokátní kárný řád- V Paušální odměna - V Etický kodex U Příspěvek na činnost ČAK/Limity pojistného plnění U O výchově a dalším vzdělávání koncipientů U O elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů -Z 14

15 Znalosti předpisy o advokacii II. Podrobnosti o dokumentaci advokáta vedené při poskytování právní služeb U O provádění úschov U Identifikační průkazy V Pravidla pro výkon substitučního oprávnění U O prohlášení advokáta o pravosti podpisu U O výši úplaty za vydání knihy U Vzhled stavovského oděvu U Advokátní zkušební řád U, O určení advokátů V, další předpisy ČAK Předpisy EU a Rady Evropy 15

16 Znalosti předpisy souvisící III. Zákon o účetnictví Zákon o daních z příjmů Zákon o dani z přidané hodnoty DPH Zákon o ochraně osobních údajů OBČANSKÝ ZÁKONÍK a občanský soudní řád, obchodní zákoník 16

17 Zákon o advokacii (ZA) I. - Povinnost mlčenlivosti - Povinnost používat označení advokát při výkonu advokacie x možnost používat i mimo výkon advokacie - Povinnost být pojištěn pro případ odpovědnosti za škodu, povinnost rozšířit pojištění nebo případně zastoupení odmítnout - Mít sídlo na území ČR - řádné označení sídla, přítomnost v sídle 17

18 Zákon o advokacii (ZA) II. - Povinnost platit příspěvky na činnost Komory a odvody do sociálního fondu Komory, popř. platby předvídané ZA - Povinnost vést přiměřenou dokumentaci - Povinnost vést stanovené evidence, popř. do nich zapisovat (kniha o prohlášeních, evidence provedených konverzí, elektronická kniha úschov) 18

19 Zákon o advokacii (ZA) III - Povinnost kolegiální, povinnosti v řízení před soudy i jinými orgány - Povinnost advokáta umožnit koncipientovi účelnou právní praxi - Povinnost koncipienta nepoužívat k újmě advokáta školitele či ve svůj vlastní/třetích osob prospěch zvláštních informací 19

20 Etický kodex Povinnosti při vedení kanceláře čl Vykonávání advokacie v sídle - Nesnižování důstojnosti advokátního stavu - Přítomnost v pravidelné době - Vedení evidence dle požadavků na řádný výkon advokacie 20

21 Osobnost advokáta - předpokládané atributy pro vedení Přínos manažera pro dobré vedení advokátní kanceláře: - Vytrvalost - Sebedůvěra - Odpovědnost - Informovanost - Iniciativa - Identifikace příležitostí i silných stránek a jejich využití - Důraz na koncept cena kvalita - flexibilita - Touha uspět a vynaložení úsilí - Racionální chování - Respektování okolní reality 21

22 Řídící dovednosti I. Máme je všechny, avšak užíváme jen některé! - Rozhodování - Řízení týmů/lidí - Proces poskytování právní služby (poskytování právní služby je vlastně v přeneseném slova smyslu výrobou) - Finance z pohledu řízení (vždy pracujeme s určitou finanční částkou většinou z našeho pohledu omezenou) - Efektivní marketing zviditelnění se v konkurenčním boji - Úspěšný prodej právních služeb - Řízení času - Efektivní delegace 22

23 Řídící dovednosti II. - Motivace lidí (praktikanti, koncipienti) - Řízení porad (účastníci, program, výstupy s úkoly a termíny - Jasná komunikace (zpětné vazby! ) - Úspěšné vyjednávání (s dodavateli, ale i s protistranami) - Řízení příležitostí - Využívání moderních technologií - a mnoho dalších Jsou základním předpokladem řízení. Je třeba je využívat v rovnováze! 23

24 Co všechno vám může pomoci Systém, pořádek, důslednost - IS/IT - Plánování prostřednictvím plánů práce, schůzek, výkazy práce, seznamy hesel, plány docházky do kanceláře, plány dovolené, řádně vedený seznam kontaktů na klienty, zaměstnance, koncipienty, sestavení databáze osvědčených vzorů dokumentů a jejich přehledné setřídění, zápisy z porad se zaměstnanci - Řádné vedení advokátních spisů prokázání, že advokátní služba byla poskytnuta v pořádku + řádný podklad pro vyúčtování - Nepodcenit okamžik růstu kanceláře pořízení serveru, dálkového připojení. 24

25 FINANČNÍ PROSTŘEDKY = NEOPOMENUTELNÝ FAKTOR PRO VEDENÍ 25

26 Advokacie se vykonává zpravidla za úplatu - Advokacie se vykonává zpravidla za odměnu a od klienta lze žádat přiměřenou zálohu - Způsob určení odměny a náhrad advokáta, který vykonává advokacii stanoví Ministerstvo spravedlnosti advokátní tarif + paušální odměny 26

27 Advokátní tarif I. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře - Smluvní x mimosmluvní x paušální odměna Přiměřenost smluvní odměny + upozornění Mimosmluvní odměna tam, kde nebyla sjednána smluvní Paušální odměna/sazba zastupování účastníka v občanském soudním řízení - Povinnost vést přiměřenou dokumentaci způsobem z něhož musí být zřejmý postup při poskytování právních služeb, jakož i oprávněnost účtované odměny 27

28 Advokátní tarif II. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře - Účetní a daňové doklady vést bez zbytečné specifikace úkonů právních služeb zejména pro případ daňové kontroly (pokud se s klientem písemně nedohodnete jinak) pozn. při daňové kontrole musí být přítomen zástupce určený ČAK - Vystavení řádného daňového dokladu jméno klienta by nemělo být patrno dvojí evidence 28

29 Advokátní tarif III. aneb peníze potřebné pro vedení kanceláře - Při ukončení poskytování právní služby nutno vydat klientovi všechny doklady nelze podmiňovat zaplacením požadované odměny nebo výloh k tomu měl být využit požadavek na přiměřenou zálohu - Opatrování peněz a jiných hodnot s péčí řádného hospodáře, přírůstky vydat složiteli nelze započítat odměnu s těmito částkami pokud nebylo předem dohodnuto 29

30 Shrnutí Odpověď na základní otázky: - Kdo? - Co? - Kdy? - Kde? - Proč? - Jak? 30

31 Závěr Řádné vedení advokátní kanceláře = řádné a kvalitní poskytování právní služby 31

32 Děkuji Vám za pozornost a přeji Vám, aby vedení Vašich advokátních kanceláří bylo úspěšné! pernstejn@snadvok.cz 32