Průvodce účastí firem na konferenci 2016

Transkript

1 Průvodce účastí firem na konferenci 2016 Průvodce účastí firem, /8

2 Obsah Úvod Účast, sponzorství a další možnosti spolupráce Informace pro návštěvníky Informace pro sponzory Úrovně sponzorství a nabízené služby Časový harmonogram spolupráce Potvrzení smluvního vztahu Předání propagačních materiálů Způsob předání Prostory konference Kontakt a dotazy Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8

3 Úvod Tento dokument je určen pro všechny zájemce z řad firem, kteří si již prohlédli webové stránky konference ( a na základě toho by se rádi aktivně/pasivně zapojili do dění na konferenci Excel@FIT a mají zájem o seznámení se se zajímavými nápady, technickými řešeními a odbornými výsledky studentů v oblasti informačních technologií. Vaše účast umožní naplnit jeden z hlavních cílů naší konference a to setkávání studentů, výzkumníků a odborníků z průmyslu, a tím sdílení myšlenek a zkušeností z praxe. Účast, sponzorství a další možnosti spolupráce Účast velkého počtu zástupců firem je velmi vítána a počet zástupců jednotlivých firem není limitován. Můžete se zúčastnit jako návštěvník nebo se zapojit jako sponzor. Konkrétní úrovně sponzorství jsou přehledně uvedeny na webových stránkách konference Excel@FIT v sekci Pro firmy ( V případě zájmu o navázání další spolupráce nad rámec konference, kontaktujte prosím prof. Dr. Ing. Pavla Zemčíka (zemcik@fit.vutbr.cz). Informace pro návštěvníky Pokud se rozhodnete konference zúčastnit, ale nebýt sponzorem, není třeba nic připravovat. Oceníme, pokud svůj zájem o účast vyjádříte pomocí připraveného formuláře ( nejpozději do března Předběžný odhad počtu účastníků a další informace budou přínosné pro přípravu a organizaci konference. Kontakt: Sylva Sadovská, sadov@fit.vutbr.cz Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8

4 Informace pro sponzory Úrovně sponzorství a nabízené služby Konkrétní úrovně sponzorství a postup jak nás kontaktovat jsou přehledně uvedeny na webových stránkách konference Excel@FIT v sekci Pro firmy ( Všichni sponzoři budou letos nově vítáni, aby se aktivně podíleli na výběru zajímavých prací již ve fázi hodnocení podaných příspěvků jako členové komisí. Časový harmonogram spolupráce Potvrzení a uzavření smluvního vztahu Předání propagačních materiálů dle typu materiálu (pro požadované parametry se podívejte na body 1-8 níže) únor 2016 předání loga potvrzení zájmu o aktivní účast na hodnocení příspěvků (tj. členství v komisi) zaslání prezentační stránky a video-prezentace firmy hodnocení podaných příspěvků komisí potvrzení konkrétních účastníků konference zaslání informací ze strany FIT ohledně předávání cen firmou vybraným autorům na konferenci vlastní instalace prezentačních materiálů Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8

5 Potvrzení a uzavření smluvního vztahu Vyjádření zájmu o sponzorství a oboustranné uzavření smluvního vztahu: Termín: do , hod. Pro hladký průběh komunikace ohledně smluvních podmínek doporučujeme kontaktovat nás s předstihem 14 dní. Kontaktovat nás můžete i po tomto termínu, avšak z časových a organizačních důvodů pak nemůžeme garantovat poskytnutí všech podmínek v rámci zde popsaného rozsahu a organizačních postupů. Předání informací a podkladů Předání propagačních materiálů se liší na základě typu uzavřené sponzorské smlouvy: 1) Zaslání loga, které bude zveřejněno na webových stránkách soutěže a v elektronické verzi sborníku konference. Požadovaný formát: pdf nebo kvalitní jpg/png s rozlišením nejméně 400x400px Cílové umístění: elektronický sborník a webové stránky konference, jmenovka Termín: průběžně, nejpozději do ) Zaslání propagační stránky, která bude zveřejněna v elektronické verzi sborníku konference. Požadovaný formát: pdf, Velikost: 1 x A4 Termín: do ) Zaslání video prezentace firmy Požadovaný formát: avi/mp4 (doporučujeme doplnit o titulky, jelikož při promítání bude vypnuto audio) Maximální délka video prezentace: 60 vteřin, nemělo by mít audio stopu. Termín: do Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8

6 4) Předání samostojícího informačního plakátu s prezentací firmy, který bude vystaven v prostorách konference. Maximální velikost: šířka/výška 1x2 [m] Doporučený formát: roll-up 1x A0 nebo A1 ( mm, mm) Přípravu / výrobu si zajišťuje každá firma samostatně, včetně stojanu. Termín: do (v případě vlastní instalace ) 5) Zaslání konkrétních jmen osob, které se konference zúčastní, za účelem dokončení přípravy jmenovek. Počet účastníků za firmu není omezen. Doufáme, že účast z každé firmy bude 2-6 zástupců. Požadované informace: v pořadí jméno a příjmení, včetně titulů Termín: do ) Instalace vlastních propagačních materiálů a techniky v rámci prezentačního prostoru. Na základě zvoleného typu sponzorství: Ohledně podkladů pro konkrétní formu a způsob instalace budou sponzoři osloveni na základě typu uzavřeného smluvního vztahu během března Termín: Příprava a instalace prezentačního prostoru: Rozměry: max. hloubka/šířka/výška 2x3x2 [m] (u showrooms dle dispozic příslušné místnosti) Umístění: v hlavních prostorách konference Poskytované služby: wifi připojení (přihlašovací údaje budou k dispozici přímo na informačních stáncích, a rovněž v prostorách, kde bude konference probíhat), 4 x elektrická zásuvka (v případě požadavku vyššího počtu zásuvek je třeba předem kontaktovat organizátory a dohodnout se s nimi na konkrétních podmínkách) Speciální požadavky, které nejsou v kolizi s podmínkami spolupráce mezi FIT a sponzory, lze s dostatečnou časovou rezervou řešit individuálně s organizátory konference. Instalace: během mimo audiovizuální techniky Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8

7 Zkouška audio-vizuální techniky: během Instalace audio-vizuální techniky: Instalace audio-vizuální techniky bude probíhat až v den konání konference (z bezpečnostních důvodů) hodinu před zahájením, tj. v 8 hodin. V případě zájmu lze zajistit uschování vybrané audiovizuální techniky (vlastní TV, notebook apod.) v zabezpečených prostorách FIT VUT v Brně, kde se konference koná, avšak toto je třeba dohodnout s dostatečnou časovou rezervou. Maximální doba úschovy je pouze 1 den před vlastní konferencí. 7) Předávání vlastní ceny vybranému autorovi na konferenci Na základě zvoleného typu sponzorství: Ohledně výběru a následného předání ceny firmy včetně možnosti krátké prezentace firmy a promítnutí jednoho prezentačního slajdu na konferenci budou sponzoři osloveni během března až dubna Termín: březen - duben 2016 Způsob předání Veškeré elektronické materiály zasílejte, prosím, kontaktní osobě pro spolupráci s firmami Sylvě Sadovské (sadov@fit.vutbr.cz). Ostatní materiály pak lze po předchozí domluvě předat osobně nebo zaslat na adresu: Sylva Sadovská FIT VUT v Brně, Božetěchova 2, Brno Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8

8 Prostory konference Konference proběhne v prostorách Fakulty informačních technologií Vysokého učení technického v Brně, Božetěchova 2. Mapa areálu je k nahlédnutí na fakultním webu. Kontakt a dotazy V případě potřeby kontaktovat organizátory, jakýchkoli nejasností či dalších dotazů k výše uvedeným informacím se, prosím, obracejte na Sylvu Sadovskou sadov@fit.vutbr.cz). Těšíme se na setkání s Vámi na konferenci Excel@FIT Organizační tým Excel@FIT Průvodce účastí firem, Excel@FIT /8