KLIENT - školení pro začátečníky. Instalace aktualizace vyhledávání editace záznamů autority výstupy

Transkript

1 KLIENT - školení pro začátečníky Instalace aktualizace vyhledávání editace záznamů autority výstupy

2 Instalace klienta První instalace: - provádí po zakoupení licence na program klient (za každý další nainstalovaný program se platí). Nejdříve si zažádáte na adrese arl@knav.cz o zaslání odkazu pro instalaci klienta a o zaslání hesla pro instalaci. Instalace po změně počítače: - v tom případě se neplatí, ale musíte si zažádat o nové sériové číslo z důvodu změny počítače. Heslo pro instalaci zůstává stejné, mění se pouze 4 poslední znaky, které označují verzi.

3 První instalace: Vytvořte si na disku C: v adresáři Program Files složku s názvem arl. C:\Program Files\arl\ Pozn. Je jednodušší, pokud si nejdříve ve svém prohlížeči např. v nástrojích - možnostech zaškrtnout u každého souboru se dotázat, kam ho uložit Odkaz na instalaci si vložíte do webového prohlížeče a dáte enter. Nabídne se Vám okno, kde kliknete, že chcete uložit soubor. Soubor uložíte do C:\Program Files\arl\

4 Na disku C:\Program Files\arl\ si dvojklikem otevřete soubor, který se Vám tam uložil. Může se Vám objevit toto okno, kde kliknete na Spustit. Poté se Vás průvodce instalací, zda si přejete pokračovat ano.

5 Odkliknete další a objeví se okno, které po Vás žádá heslo. Sem nakopírujete heslo pro instalaci, které dostanete od nás. Dále zvolíte cílovou složku, kam se uloží data zvolíte arl. Odklikáte vše další, není nic potřeba měnit. Nakonec kliknete na instalovat a program se nainstaluje a otevře.

6 První spuštění získání sériového čísla 1) Nakopírovat klíč 2) Odeslat klíč na adresu 3) Firma zašle sériové číslo 4) Číslo se nakopíruje a potvrdí OK

7 Připojení Po správném zadání sériového čísla se objeví vstupní obrazovka ARL, po kliknutí na Připojit vyskočí okno, kam zadáte jméno a heslo uživatele, které Vám vytvoříme. Pro odhlášení použijte tlačítko Odpojit, které se objeví na stejném místě jako Připojit.

8 Aktualizace klienta Pokud je k dispozici nová verze, program klient ji nabídne po vašem přihlášení. Soubor uložíte do C:\Program Files\arl\ Po uložení souboru je nutné zavřít klienta!!! Jinak aktualizace neproběhne správně.

9 Aktualizace klienta Nyní spustíte soubor, který jste stáhli. Soubory se začnou stahovat. Zvolíte spustit a dále pokračujete jako při instalaci viz výše.

10 Aktualizace klienta Může se objevit chybová hláška, která znamená, že v klientovi musíte nastavit adresář, do kterého jste soubory nakopírovali. V Nastavení Hlavní nastavení Editor Adresáře vyberete adresář, kam jste nainstalovali program.

11 Nastavení jazyka Nastavení klienta Nastavíte češtinu Nastavení Jazyk pro interface - Čeština Volba databází Nastavíte databáze Funkce Správce připojení vyberete databáze a šipkou je přesunete do Aktuálně zvolených databází Uložit a Zavřít

12 Báze, ke kterým jsme připojeni: cav_un_epca záznamy, autority zdrojových dokumentů cav_un_auth - autority autorů, konferencí, projektů, ústavu cav_is_user - vedení uživatelských účtů cav_cm_chronology - zaznamenává změny v záznamech, nelze editovat, ale lze zjistit kdo, kdy a jak záznam upravoval cav_wos hledání ve WOS podle názvu článku cav_scopus hledání ve Scopus cav_woscit hledání citací ve WOS cav_un_ohl_cat báze ohlasů - citace, recenze

13 Klient - popis Báze pro vyhledávání ab editace záznamu Tlačítko zpět Jméno přihlášeného Připojení/Odpojení uživatele Vyhledávací techniky Index Detail vyhledaného záznamu Vyhledané záznamy Volba formátu záznamu

14 Funkce Správce připojení přidání databází do programu Přihlášení - znovu přihlášení, restart klienta Chronologie dřívější verze záznamu Obnovení záznamu z chronologie obnovení vymazaného záznamu Přehled chronologie změn přehledné zobrazení změn v záznamu Výstupy kontrola duplicit, kontrola před exportem do RIV, export do RIV, export pro odstranění z RIV, úpravy oddělení pracovišť ústavů, statistiky Konec zavře program

15 Soubor Načti záznam vložení záznamu ze souboru Vymaž záznam vymaže se záznam, který je označen Ulož záznam uložení záznamu Editace záznamu záznam se otevře ve formuláři a je možné ho editovat Pomoc nápověda firmy Cosmotron O programu najdete zde, jakou verzi klienta máte

16 Vyhledávání Přepněte se do báze, ve které budete hledat a zvolte vyhledávací techniku. Vyhledávací techniky: SCAN, BROWSE, Jednoduché vyhledávání Historie historie vyhledávání Košík další práce se záznamy spojování, export, tisk Scan index výběr rejstříku, ve kterém se má hledaný termín nalézt Kompletní termín zaškrtnete, pokud chcete vyhledat pouze daný termín - enter, vyhledá zadaný termín - smaže pole termín

17 Vyhledávání SCAN Př. Hledání autorů, jejichž příjmení je Kadlec. Vyhledá termín v rejstříku. Po dvojkliku na jméno Kadlec se otevře v bázi cav_un_auth v Jednoduchém vyhledávání všech 24 autorit jména Kadlec. Počet výskytů v bázi Posun o jednu stránku vpřed/vzad Vyhledat záznamy Smazat Vybrané

18 SCAN kompletní termín Př. Hledání autorů, jejichž příjmení je Kadlec, když se zaškrtne Kompletní term.. Vyhledá všechny autory se jménem Kadlec. Chcete-li vyhledat záznamy od více autorů, poklikněte na ty, které chcete objeví se u nich hvězdička a zobrazí se v okně Vybrané.

19 Jednoduché vyhledávání Pro vyhledání záznamů či pro zobrazení více než zobrazených 10 záznamů v dolním okně, kliknete pravým tlačítkem myši na vyhledané autority a zvolíte Načíst následujících 50/100 záznamů či zvolíte skočit na záznam vyplníte sysno.

20 Jednoduché vyhledávání Jednoduché vyhledávání vyhledá konkrétní záznamy. Hledaný termín je označen žlutě. Př. Hledáte záznamy, ve kterých je autorka Zdeňka Chmelařová. 1. Chcete vyhledat autoritu autorky a na ní navázané záznamy. Hledáte v cav_un_auth, index autorita osobní jméno. Vpravo se zobrazí autorita, na kterou jsou pomocí ikonky lupy navázané záznamy, kde je uvedena jako autorka. Poklikem na lupu se zobrazí záznamy, které jsou zde připojeny. 2. Chcete vyhledat záznamy, kde se vyskytuje tato autorka. Hledáte v cav_un_epca, index autorské údaje. Vpravo se zobrazí 1. záznam ze seznamu, ve které je hledaná autorka.

21 Jednoduché vyhledávání zkrác. 1. Hledáte slovo jar v názvových údajích v cav_un_epca. Bez zaškrtnutí Zkrác. Najdou se pouze záznamy, které obsahují pouze slovo jar. 2. Hledáte slovo jar, ale zaškrtnete Zkrác. najdou se nejen záznamy, které obsahují slovo jar samostatně, ale i záznamy, které začínají na slovo jar např. Jaromír.

22 Jednoduché vyhledávání - limity Limity slouží k upřesnění požadavků při vyhledávání. Pokud je již nechcete používat, musíte je vypnout. Př. Záznamy KNAV, rok vydání 2012, článek v odborném časopise a označen do RIV.

23 Zobrazovací formáty Mezi jednotlivými formáty se lze pohybovat kolečkem myši. U záznamů autorit je možné volit pouze mezi uživatelským formátem a řádkovým UNIMARCem. Ve chronologii se zobrazuje pouze formát řádkový UNIMARC. Zkrácený formát přehledný pro zobrazení sysna, ústavu, roku sběru, odeslání do RIV a druhu dokumentu. Uživatelský formát přehledný pro zobrazení autorit a odkazů, lze se na ně překliknout. Bibliografická citace Řádkový UNIMARC přehled jednotlivých unimarcovských polí.

24 Jednoduché vyhledávání neodeslané záznamy Neodeslané záznamy za aktuální rok sběru lze také jednoduše vyhledat ve formulářích.

25 Kontrola projektů, zda mají návaznost Projekty CEP mají určené rozmezí řešení (zde datum, pokud nemají, je potřeba ho doplnit z CEP). Do RIV by měly být poslány výsledky výzkumu, které byly financovány z projektů. Projekty bez návaznosti lze také snadno najít na Analytikách ASEP. cav_un_auth index Návaznost proj. na RIV vyplnit nr nebo r, v limitách omezit na ústav. Své projekty si ústav musí kontrolovat, popř. doplňovat podle CEP. nr = bez navázaných záznamů r = s navázanými záznamy Termín nr - projekty KNAV bez návaznosti = žádný záznam nebyl poslán do RIV na tyto projekty. Projekty končí v roce Termín r - projekty KNAV s návazností = vyhledané záznamy byly poslány do RIV na tyto projekty. Autorita projektu Vyhledané projekty bez návaznosti Autorita projektu Záznamy připojené na projekt Vyhledané projekty s navázanými záznamy.

26 Editace záznamu/autority Do režimu editace se dostanete pomocí ikonky abi, tím se aktuální záznam, na kterém právě stojíte, zobrazí v hlavní obrazovce MARC Editoru. Editace 1 záznamu Editace více záznamů Sysno, název, autor záznamu, který je otevřený v editaci Druh dokumentu + - přidávání a odebírání polí a podpolí Vyhledávací okno Uložení záznamu Pole, indexy a podpole záznamu

27 Nastavení editoru Ctrl+U Ponechá ve formuláři jen vyplněné tagy (subtagy) / zobrazí i nevyplněné tagy (subtagy)

28 Přidání, mazání tagu (pole), subtagu (podpole) Přidání tagu klikněte na tag, který je níže než tag, který chcete přidat, klikněte na +, vyberte z roletky č. tagu nebo ho napište, ve sloupci subtag vyberte z roletky subtag, do pole hodnota napište potřebnou informaci. Pokud se jedná o hodnotu z rejstříku, je potřeba ji vybrat pomocí shift + F4 nebo pomocí pokliku na šipku. Přidané pole i podpole po uložení automaticky zařadí na správné místo. Tag i subtag smažete pomocí tlačítka mínus. Stojíte na poli 700, dáte +, zvolíte název tagu Přidání subtagu klikněte na tag, který je níže než tag, ke kterému chcete přidat subtag, klikněte na +, do sloupce tag napište tečku, ve sloupci subtag vyberte z roletky subtag, do pole hodnota napište potřebnou informaci. Chcete připojit další podpole k poli c26, stojíte na poli c15, dáte +, vyplníte tečku, ve sloupci subtag vyberete z roletky hodnotu

29 MARC-Editor editace/kontrola textu Chyba nalezená po kontrole pravopisu v Zoom okně. Zoom okno Kontrola pravopisu v Zoom okně Kontrola pravopisu v okně MS wordu Hledání slova v záznamu, pod šipkou se ukáže historie hledání.! Kurzor musí být v záznamu výše než hledané slovo.

30 Změna druhu dokumentu záznamu Druh dokumentu záznamu, který probíhá ve dvou krocích, lze změnit pouze v klientovi. Nahoře vyberete správný typ dokumentu a kliknete na Změnit. Poté musíte kód druhu dokumentu změnit i v poli 970 a uložit. 1. krok 2. krok

31 Přidání autorit do záznamu Pokud chcete přidat autority do záznamů z dřívějších roků sběru, musíte autority měnit pouze v klientovi. U záznamů aktuálního roku sběru je snazší autority přidávat ve formulářích. Autority projektů, autorů, zdrojových dokumentů, konferencí či odkazy na jiné varianty jmen autora se k záznamu PŘIPOJUJÍ tzn., nestačí je do záznamu pouze zapsat, ale musí se vybrat z rejstříku pomocí šipky/ikonky se čtyřkou/shift+f4 a v záznamu se po připojení musí objevit jejich sysno. Ikonka přes kterou navážete autoritu autora do záznamu Vyskočí okno, kde zvolíte index podle toho, co chcete připojit, zapíšete hodnotu do pole termín a dáte vyhledat. V dolním okně se zobrazí výsledky hledání. Dvojklikem označíte autoritu, kterou chcete přidat, zobrazí se v dolním okně zaškrtnutá, kliknete na OK a tím přidáte autoritu do záznamu. Poté je potřeba záznam uložit.

32 Mazání záznamu Záznam, který chcete smazat, musí být označen. Poté zvolíte z lišty Soubor DB vymaž záznam. Systém se zeptá, jestli chcete záznam opravdu vymazat potvrdíte. Stejným způsobem lze mazat i všechny autority. Vymazané záznamy lze do databáze vrátit pomocí chronologie.

33 Košík Košík slouží ke spojování duplicitních autorit či k vytištění/exportu vybraných záznamů. Záznamy vložíme do košíku dvojklikem či pravým tlačítkem myši můžeme vložit aktuálně zobrazené záznamy. Také lze využít tlačítka Dotáhni vše, který je přímo v košíku. Záznamy v košíku lze vybírat zaškrtnutím čtverečku vlevo u záznamu. Lze vybrat všechny záznamy pomocí Vybrat vše. Záznamy lze v košíku řadit podle různých kritérií. Záložka košíku Řazení v košíku Nabídka pravého tlačítka myši spojení záznamů Záznamy v košíku Šipkami posunujete záznam, x smaže vybrané záznamy Smaž všechno smaže všechny záznamy v košíku

34 Spojování záznamů Košík slouží ke spojování duplicitních autorit. Vyhledáte záznamy autorit, dvojklikem je vložíte do košíku, poté vyberete autoritu, která je správná a tu posunete pomocí šipky nahoru. Obě autority musí být v košíku zaškrtnuté. Na záznamy kliknete pravým tlačítkem myši a zvolíte Spojení záznamů. Záznamy se propojí a vytvoří se zpráva. Příklad dvou autorit, které je potřeba spojit. První autorita má na sebe navázaný 1 záznam, druhá 4. Dvojklikem autority přemístíte do košíku. V košíku označíte záznamy, nahoru posunete autoritu, která je správná a má v bázi zůstat. Pravým tlačítkem myši vyvoláte nabídku spojení záznamů. Po vyhledání autority v jednoduchém vyhledávání se počet připojených záznamů zvýšil o jeden.

35 Tisk/export záznamů z košíku Do košíku byly nataženy všechny vyhledané záznamy pomocí tlačítka Dotáhni vše. Záznamy byly zaškrtnuty pomocí Vybrat vše. Poté kliknete na ikonku tiskárny. Vyskočí okno Tisk záznamů, kde vyberete buď export do souboru a zvolíte formát nebo zvolíte náhled či tisk. Zvolíte formát zobrazení záznamů. V náhledu lze dále nastavovat různé parametry stránky.

36 Duplikování záznamu Záznamy v klientovi lze duplikovat. Najdete si záznam, který chcete duplikovat, otevřete si editaci záznamu a něco změníte (např. doporučujeme pouze za název přidat např. AAA). Poté zvolíte Funkce Ulož záznam jako zaškrtnete uložit záznam jako nový a NEzaškrtnete Ošetřit UNA_5xx - kliknete na Uložit záznam jako. Poté si vyhledejte oba záznamy např. pomocí názvu se zaškrtnutím zkrác. Novému záznamu se přidělí nové sysno. Vymažete přidaná AAA a opravíte záznam podle potřeby.

37 Kontroly před exportem do RIV Kontroly před exportem do RIV Vám slouží ke kontrole záznamů před tím, než začnete vytvářet xml soubory. Kontrolu naleznete ve Funkce Výstupy Epca T.1.1 Kontroly před exportem do RIV (pro ústav) nebo T2.1 Kontroly před exportem do RIV (pro ústav + spolupráce). Zadejte zkratku Vašeho ústavu např. knav-k a rok sběru, který chcete zkontrolovat Klikněte na odkaz, který se Vám vygeneruje Zobrazí se stránka s jednotlivými záznamy a poli, ve kterých se nacházejí chyby. Chyby (tučně vyznačené) nutné opravit, neprojde do RIV Varování (WARN., šedivé) snažit se odstranit, ale projdou webovou kontrolní službou.

38 Vytvoření xml souboru do RIV Výstupy EPCA X4.2 Export do RIV (ústav, spolupráce, všechny GA) Vytvoří se soubory pro jednotlivé GA. Soubory uložíte na svůj disk a poté je překontrolujete webovou kontrolní službou. Vyplňte zkratku ústavu, aktuální rok sběru, verzi 1 a jednací č. Více viz podpora Návod na vytvoření xml souborů pro kontrolu RIV

39 Kontrola duplicit Před vytvořením souborů do RIV by každý měl provést kontrolu duplicit záznamů. Kontrolu naleznete ve Funkce Výstupy EPCA Kontrola duplicit záznamů. Zkratku ústavu uvádějte velkými písmeny. Rozmezí let např. 2010,2013 bez mezery.

40 Úpravy oddělení Výstup Úpravy oddělení se používají ke hromadnému doplnění oddělení do autorit autorů. Více informací viz podpora Doplnění oddělení a aktivity autora do autorit

41 Podklady pro hodnocení ústavů pro Akademickou radu Ve výstupu se objeví jména autorů a záznamy, které jsou v RIV.

42 Příklady k procvičení Vyhledejte v jednoduchém vyhledávání záznam sysno Vyhledejte autoritu kteréhokoliv autora z Vašeho ústavu a otevřete si ji v editaci. Poté se proklikněte na některý ze záznamů, který je na autoritu autora napojen. Zkuste si v některém Vašem záznamu ctrl U, přidejte tag a subtag. Záznam neukládejte. Vytvořte výstup kontrola před RIV pro Váš ústav. Vytvořte soubory pro RIV výstup x4.2, uložte je na disk a poté projeďte webovou kontrolní službou uložte i průvodky, které by se měly jmenovat stejně jako soubory xml. Další možná procvičení práce v košíku export/tisk záznamů, spojování záznamů, navázání autorit odkazová forma viz, duplikace záznamu.