Ř ÍZENÍ NÁKUPU POPTÁVKOU S VYUŽITÍM IT

Transkript

1 Ř ÍZENÍ NÁKUPU POPTÁVKOU S VYUŽITÍM IT Ing., Petra, Syrovátková 1 A BSTRAKT Příspěvek je zaměřen na vztahy mezi nákupem a prodejem ve firmě. A na podporu těchto procesů pomocí informačních systémů. Ú VOD Nákup je pro firmu důležitý. Firma potřebuje spolehlivé dodavatele a odběratele. Potřebuje znát poptávku, aby na základě ní naplánovala výrobu a nákup. Pro firmu je důležité řízení a sledování dodavatelskoodběratelských vztahů. Firma si musí dobře vybrat své dodavatele. Od dodavatelů očekává včasné dodávky a v požadované kvalitě, také očekává kvalitní služby. Pokud by firma neměla dobré a spolehlivé dodavatele, musela by mít větší zásoby. Větší zásoby jsou spojeny s vyššími náklady. Jednak v nich jsou vázány finanční zdroje a na druhou stranu zabírají skladovací prostory. Firma aby byla schopna platit včas dodavatelům, musí mít spolehlivé odběratele. Pokud by je neměla, musela by vázat svoje finanční prostředky a nemohla by investovat. Pro řízení nákupu lze využít celou řadu informačních systémů. V LASTNÍ TEXT Nákup je pro firmu důležitý, proto firmy na tuto oblast začínají klást čím dál větší důraz. Ve firmách sledují poptávku zákazníků a na základě poptávky po zboží provádějí své objednávky. Někdy se objednávky provádějí na základě odhadů poptávky. Tím, že se provede odhad a vyrábí se na sklad, se zkrátí dodací lhůta. Né vždy to ale je možné. Proto je potřeba dobře řídit nákup. Jednotlivé oddělení firmy spolu musí komunikovat. Pokud firma provádí propagační akce, musí o tom vědět také výroba, je zde předpoklad většího prodeje. Pro řízení nákupů a prodejů se používají různé informační technologie. Firmy si pořizují různé informační systémy. Tyto systémy řídí celou firmu a nebo jen část procesů, které ve firmách probíhají. Na trhu informačních technologií je velký výběr systémů. Většina je definována jako podnikové, respektive ERP (Enterprise Ressource Planning) systémy. Záleží na firmě, co od systému očekává a na potřebách firmy. Dále záleží na velikosti firmy a počtu uživatelů systému. Firmy pro zavedení informačního systému mají několik možností. Je důležité předem si definovat potřeby firmy a požadavky na informační 1 Ústav Managementu, syrovatkova@fbm.vutbr.cz

2 systém. Firma musí definovat, které procesy primárně chce zlepšit a zefektivnit. Informační systémy mohou být: Standardní systém (nastavení modulů, dle požadavků zákazníka) Upravený standardní systém (moduly nastavené dle požadavků zákazníka, některé operace naprogramované dle požadavků zákazníka) Speciální systém (přímo na zakázku zákazníka) Informační systémy kategorie ERP (Enterprise Resource Planning) je možné charakterizovat jako systémy, pomocí kterých jsme schopni řešit plánování a řízení všech klíčových podnikových procesů, a to na všech úrovních podnikové architektury. ERP systémy jsou určeny také k tomu, aby v těchto klíčových procesech podniku zvýšily efektivitu. Mezi klíčové procesy můžeme zahrnout například logistiku, výrobu, zakázkové zpracování, finanční analýzy spolu s ekonomikou. 2 K zásadním požadavkům, které jsou od ERP systémů očekávány patří: Efektivita zpracování automatizace a integrace hlavních podnikových procesů systém bude základním kamenem informační soustavy. Rychlost zpracování systém musí být projektován pro řešení vysokých nároků klienta z hlediska objemu zpracovaných dat a zpřístupnění informací v reálném čase. Prezentační úroveň systém musí nabídnout vysokou úroveň výstupních dokumentů včetně grafického zpracování. Bezpečnost základem je bezpečná správa datové základny a rychlý přístup k této základně. Legislativní aktuálnost systém spolu s implementační firmou musí automaticky zabezpečovat podporu upgrade legislativních nároků. 2 Při implementaci ERP systémů se vychází z toho, že každé nasazení je, zejména v klíčových procesech podniku, jiné. 2 Produkt může být funkčně na vysoké úrovni. O dobré volbě při výběru ERP systému však rozhoduje celá řada nejrůznějších aspektů. Například vhodnost výběru systému pro konkrétní typ klienta (musí se vzít v úvahu nejen velikost firmy, ale i typ jejího podnikání) a pak zejména úspěšný průběh jeho nasazení implementace. V neposlední řadě záleží také na přizpůsobení podnikových procesů systému a naopak na přizpůsobení ERP systému těmto procesům.

3 Zavedení jednoho IS ve firmě může mít několik přínosů. Mezi ně například patří: Využití on-line režimu dostupnosti dat ve všech závodech společnosti. Možnost rychlého získávání podkladů pro jednání s externími subjekty. Možnost rychlého získávání podkladů pro podchycení slabých míst firemních procesů. Možnost automatické kontroly dat. Zpětná vazba ve formě tiskových výstupů jak pro zaměstnance, tak pro management společnosti. Většina informačních systémů je modulárních. Mezi jednotlivé moduly například patří: Finanční účetnictví Fakturace Evidence majetku Mzdy a personalistika Skladové hospodářství Bankovní operace Zakázky Pokladna Manažer CRM řízení vztahů se zákazníky Doprava Výrobní logistika Ekonomika Řízení pohledávek Nákup SRM řízení vztahů s dodavateli SCM řízení dodavatelských řetězců Firmy i organizace na celém světě investovaly a stále investují mnoho peněz i úsilí do informačních technologií (dále IT). Instalovaný hardware, software i zkušenosti pracovníků získané řešeními IT se staly jedním z klíčových faktorů konkurenceschopnosti, produktivity práce, a tím

4 bonity i prosperity firmy. IT jsou strategickou zbraní konkurenční výhody, zvyšování obratu i zisku atd. Hlavním cílem IT dnes není zajistit masivní nasazení technologií, tato fáze již v různých zemích v různém časovém období proběhla. U nás to bylo zhruba v polovině devadesátých let a také v souvislosti s obávaným rokem Dnešní rozvoj IT je jiný. Je to snaha zrychlit proces získávání informací, zefektivnit řízení a odstranit rutinní, ubíjející činnosti ve prospěch kreativity. Přitom se tento trend samozřejmě netýká jen firem podnikajících v komerční praxi, ale i neziskových organizací, institucí a úřadů. 1 Pro prodej je důležitý modul CRM (customer relationship management). Pomocí CRM může firma diferencovat péči o zákazníky, rozvíjet vztahy se zákazníky a rychleji reagovat na jejich potřeby. CRM řešení na trhu nabízí širokou paletu funkčností. Některá řešení, zpravidla ta nejlevnější, jsou zaměřena pouze na operativu obchodu. Komplexnější systémy obsahují navíc analytické nástroje, reporting, řízení projektů a podporu moderních komunikačních kanálů internet, , call centrum apod. 3 Pokud firma bude chtít pouze řídit aktivitu obchodních zástupců evidovat zápisy z jednání, obchodní příležitosti, atav nabídek apod., postačí základní levná řešení. Pokud firma chce zajistit další růst firmy a zvýšit ziskovost, bude potřebovat komplexnější řešení. Komplexnější řešení navíc umožní například: rozčlenit zákazníky podle jejich potřeb a hodnoty pro firmu, diferencovat přístup k zákazníkům (některým se věnovat individuálně, s ostatními komunikovat hromadně), připravovat produkty podle potřeb zákazníků a nabídky na trhu, hledat úspěšná řešení a prostor pro opakované prodeje, automatizovat opakované činnosti (generování nabídek, hromadná komunikace), pronikat na nové trhy. 3 Pro nákup je důležitý modul SCM (Supply Chain Management). SCM je ucelené a integrované řešení pro logistické řetězce, které umožňuje společnostem přizpůsobovat procesy v oblasti logistiky neustále se měnícímu konkurenčnímu prostředí. Transformuje tradiční logistický řetězec z lineární posloupnosti sekvenčních kroků do podoby adaptabilních logistických sítí, ve kterých kooperující společnosti sdílejí znalosti a zdroje tak, aby reagovaly na měnící se podmínky na trhu.

5 SCM přináší měřitelná a udržitelná zlepšení ve formě snížení nákladů, zlepšení úrovně služeb a zvýšení produktivity, která vedou v konečném důsledku ke zvýšení ziskových marží. SCM je jediným řešením pro řízení logistických řetězců, které umožňuje plánování, řízení, realizaci a koordinaci činností v celé logistické síti včetně podpory spolupráce partnerů. 5 Jeho užívání je velmi časté, a tak by se mohlo zdát, že k nasazování těchto systémů bude docházet snad v každé výrobní firmě. Skutečností je, že místo SCM je tam (tedy efektivní přínos), kde dochází k silné kooperaci v rámci dodavatelsko-odběratelského řetězce, kde umožňuje zefektivnit plánování a vytížení výrobních kapacit, materiálové zásobování a rychlost reakce na dynamické změny na trhu. Jeho zavedení je však nejen finančně, ale i časově velmi náročné, a proto dává smysl jen tam, kde je předpoklad velkého objemu úspor díky tomuto zefektivnění. Reálně se proto jeho uplatnění dotýká a bude dotýkat jen špičky českého průmyslu, která je propojena do náročnějších dodavatelsko-odběratelských řetězců, zejména pak v automobilovém průmyslu. Je nutné vzít v úvahu, že nasazení SCM, ostatně stejně jako v případě jiných podnikových systémů, znamená přizpůsobení organizace, re-engineering jejích procesů. 4 V dnešní době se tvoří celé dodavatelsko-odběratelské řetězce. Zde je snaha mít firmy pomocí informačních technologií propojené. To nelze vždy. Dobré ale je pokud informační systémy jednotlivých firem jsou kompatabilní. Například pokud vyplním objednávku v jednom systému je dobré pokud lze jednoduše natáhnout do druhého systému a nemusí se znovu do tohoto systému zadávat, popřípadě pokud lze dokument naskenovat a údaje se vyhodnotí sami. Část práce se tak zautomatizuje. Ne vždy ale jde systémy nějakým způsobem propojit. Pak firmy jsou nuceny hledat nějaké uspokojivé řešení. Občas je snaha, aby všechny firmy pracovali se stejným informačním systémem. To může být pro firmy nákladné. Je zde pak snaha vytvářet dlouhodobé dodavatelskoodběratelské vztahy. Z ÁVĚ R Pokud chce být firma úspěšná, musí klást důraz nejen na poskytované služby a jejich kvalitu, ale i na vazby mezi nákupem a poptávkou. Pro toto řízení lze využít informační technologie. Na trhu je velký výběr informačních systémů. Firma si musí rozhodnout, které procesy potřebuje nejvíce řešit a co od informačního systému očekává a požaduje. Zavedení informačního systému musí korespondovat s cíli firmy. Nejlepší je vyřešit všechny potřebné procesy ve firmě najednou, jedním informačním systémem. Informační systémy jsou většinou modulovatelné a firma si může zakoupit jen ty moduly informačního systému, které potřebuje.

6 Pro zakoupení informačního systému má dvě varianty: nákup licencí pronájem aplikace od dodavatele Každá z variant má své výhody a nevýhody. L ITERATURA (1) B ERÁNEK, Michal, D VOŘÁK, David. Procesy a dokumenty v podniku Rezerva současných informačních systémů. IT SYSTEMS, 2006, Speciální vydání, s. 2-4, ISSN (2) KOREJS, Martin, RÁKOSNÍK, Jiří. ERP systém, za málo peněz hodně informací BUSINESS WORLD, 2006, č. 9, září, s , ISSN (3) Š EMBERA, Martin. CRM ř ešení pro malé a střední firmy. IT SYSTEMS, 2006, Speciální vydání, s. 4-5, ISSN (4) /online/ dostupné z Poslední úprava (5) /online/ dostupné z Poslední úprava R ECENZE ŠKOLITELE Školitel: Prof. Ing. Marie Jurová, CSc Příspěvek definuje postavení podniku v rámci dodavatelskoodběratelských vztahů, což představuje vazby na zákazníky [CRM] na jedné straně a na druhé straně na dodavatele [SCM i SRM]. Pohyb materiálových prvků je zde řízen zákazníky. Ke zkvalitnění vztahu a zrychlení toku materiálů je nezbytné využít IT/ICT. Podnikové informační systémy dnes představují jeden z klíčových faktorů konkurenceschopnosti a dlouhodobé prosperity hlavně při aplikaci nejen na podnik, který stojí osamoceně, ale pro podniky které jsou součástí sítí či logistických řetězců. Autorka poukazuje na možnosti využití prostředků informačních technologií, které budou uplatňovány pro rozhodovací úlohy a způsob interpretace jejích výsledků do modulů řízení podnikových procesů zaměřených na nákup.. Jistě se stanou solidní základnou, na jejichž základu lze vybudovat a provozovat nové typy síťových softwarových aplikací, které budou moci poskytnout strategické výhody v konkurenčním prostředí dnešního světa, kdy si nebudou konkurovat jednotlivé podniky, ale skupení podniků do sítí či řetězců. V Brně dne