Obsah. Úvod Používané konvence Seznámení s Outlookem...17

Transkript

1

2

3

4 Outlook Obsah Úvod...15 Používané konvence Seznámení s Outlookem Novinky verze Naviga ní podokno Nabídka P ejít Podokno pro tení Rozložení seznamu na více ádk Další novinky Instalace programu Postup pro instalaci Outlooku Registrace produktu Zm ny v instalaci Odstran ní program Of ce Spuštění Outlooku a pracovní plocha Varianty spušt ní Outlooku Pracovní plocha Outlooku Outlook Dnes Základní zm ny zobrazení Outlooku Nastavení ovládacích prvk Nastavení Outlooku jako výchozí aplikace elektronické pošty Složky Outlooku základní orientace Text a jeho formátování Psaní textu Úpravy textu P esouvání a kopírování Formátování textu Nápověda Obsah

5 6 OUTLOOK Komunikace prostřednictvím elektronické pošty Seznamte se s y Otevření doručené zprávy Organizace soubor složky, p esouvání, kopírování, mazání Nastavení zp sobu upozorn ní na doru enou poštu Vytvoření a odeslání zprávy Kontrola jmen adresát Koncepty Odpověď na zprávu a předání zprávy Odeslání odpov di z otev ené zprávy Odeslání odpov di ze seznamu zpráv Přílohy zpráv P ipojení p ílohy ke zpráv Možnosti p íloh Otev ení p ílohy v doru ené zpráv Otev ení p ílohy bez nutnosti otev ít zprávu Uložení p ílohy na disk Hypertextový odkaz ve zprávě Formát zprávy Vlastnosti zpráv D ležitost a stupe utajení zprávy Využití p íznak zprávy...50 Dopln ní p íznaku do zprávy...50 Zpracování zprávy s p íznakem Pole Skrytá...52 Zobrazení pole Skrytá Sledování pošty Nastavení sledování Souhrnné údaje vyplývající ze sledování Další operace s poštovními zprávami Ukládání odeslané pošty Odstra ování poštovních zpráv...56 Automatické vymazávání zpráv...57 Nastavení upozorn ní Ozna ení zprávy jako p e tené/nep e tené...58 Obsah

6 Outlook Odložení odeslání zprávy Odvolání zprávy P esm rování odpov di na zprávu Automatické podepisování Vytvo ení automatického podpisu Úprava automatického podpisu Výb r automatického podpisu P edvolba hlavního podpisu Volba podpisu v jednotlivých zprávách Zrušení automatického podepisování Hlasování Hlasování použití p edvolených odpov dí Hlasování vytvo ení vlastních odpov dí Zabezpečení ů Zprávy zabezpe ené digitálním podpisem Šifrované zprávy Využití kalendáře pro plánování času Vzhled kalendáře Zobrazení kalendá e Zobrazení úkol v kalendá i Typy položek v kalendáři Vytvoření události Vytvoření celodenní události Organizace schůzky Žádost o sch zku Sledování dostupnosti ú astník Povinní a nepovinní ú astníci Reakce pozvaných na žádost o sch zku Sledování stavu žádostí o sch zky Aktualizace sch zky Zrušení zorganizované sch zky P edání pozvánky na sch zku dál (delegování) Zobrazení připomenutí Obsah

7 8 OUTLOOK Opakování událostí Vytvo ení opakující se události Úpravy opakujících se událostí Zrušení nebo zm na výskytu opakující se sch zky Ukon ení opakující se události Zm na opakující se události na jednorázovou Práce s tabulkou dat a nastavení času Zobrazení tabulky dat Listování kalendá em pomocí tabulky dat Ozna ení týdn v tabulce dat Nastavení pracovní doby Změna časového pásma Nastavení dalšího asového pásma Import svátků Možnosti zobrazení kalendáře Zobrazení dne Zobrazení týdne Zobrazení m síce Správa úkolů Vytvoření úkolu Základní postup vytvo ení úkolu Rychlý postup vytvo ení úkolu Úprava úkolů Dokon ení úkolu Automatické nastavení p ipomenutí Přidělování a kontrola plnění úkolů P id lení úkolu Reakce na p id lení úkolu Sledování pln ní zadaného úkolu Opakování úkolů Nastavení opakování Ukon ení opakování úkolu Vynechání jednoho výskytu opakovaného úkolu Odstran ní opakovaného úkolu Zobrazení úkolů Obsah

8 Outlook Kontakty a jejich propojení s adresářem Vytvoření a úpravy kontaktů Základní postup vytvo ení kontaktu Vytvo ení kontaktu z doru ené pošty Vytvo ení kontaktu z adresá e Import údaj Využití kontaktů Akce z kontakt Vyhledávání kontakt azení kontakt Odstran ní kontaktu Využití kontakt pro hromadnou korespondenci Zobrazení kontakt Adresář Propojení kontakt a adresá e Adresá a jeho sou ásti Globální adresá Osobní adresá Kontakty Adresá na internetovém serveru P idání dalšího typu adresá e do Outlooku Vytvá ení položek v osobním adresá i Využití adresá e v elektronické pošt Distribuční seznamy (skupiny uživatelů) Vytvo ení distribu ního seznamu Vytvo ení distribu ního seznamu v adresá i P idání a odebrání jména v distribu ním seznamu Odstran ní distribu ního seznamu Aktualizace elektronických adres v distribu ních seznamech Další složky Outlooku Poznámky a Deník Poznámky Vytvo ení poznámky Úpravy poznámek Zm na vzhledu poznámek Odstran ní poznámky Zobrazení poznámek Obsah

9 10 OUTLOOK Deník Automatický záznam položek do deníku Ru ní záznam položek do deníku Ru ní záznam existující položky do deníku Otev ení položek v deníku Úprava záznam v deníku Odstran ní položky deníku Možnosti zobrazení deníku Nastavení Outlooku Nastavení ových účtů P ipojení k ú tu na poštovním serveru Microsoft Exchange Nastavení ú tu na internetu Zm na nebo odebrání ového ú tu Výb r výchozího ového ú tu Profily uživatelů Parametry zahrnuté do pro lu Vytvo ení pro lu Odstran ní pro lu Výb r pro lu Nastavení Outlooku Nastavení elektronické pošty Ostatní nastavení Změny v zobrazení Typy zobrazení Zobrazení polí Seskupení položek azení Filtrování položek Zvýrazn ní d ležitých položek Další volby vzhled daného typu zobrazení De nice vlastního zobrazení Náhled položek Obsah

10 Outlook Když nejste připojeni práce offline Offline složky Vytvo ení souboru pro of ine složky Skupiny pro odesílání a p ijímání údaj Ru ní synchronizace of ine složek Automatická synchronizace of ine složek Nastavení spušt ní Outlooku pro režim of ine Vzdálená pošta Nastavení vzdálené pošty Použití vzdálené pošty Správa složek a souborů a jejich zabezpečení Struktura složek Systémové složky Doru ená pošta Koncepty Nevyžádaná pošta Odeslaná pošta Odstran ná pošta Pošta k odeslání Zobrazení seznamu složek Vytvo ení vlastních složek P esouvání a kopírování složek Zrušení složky P ejmenování složky Velikost složky Umíst ní zpráv do složek Přesouvání údajů mezi různými složkami Outlooku Osobní složky Vytvo ení souboru osobních složek P i azení a odebrání souboru osobních složek Zabezpe ení souboru osobních složek Zmenšení souboru osobních složek Archivace Automatická archivace Ru ní archivace Obsah

11 12 OUTLOOK Nastavení archivace u jednotlivých složek Obnova položek z archivu Využití archivace k odstra ování položek Sdílení složek Nastavení oprávn ní k p ístupu ke složce Oprávn ní delegáta Ve ejné složky Využití Outlooku ve spolupráci s jinými programy Možnosti spolupráce aplikace Outlook a ostatních aplikací sady Office Využití textového editoru Word pro úpravy zpráv elektronické pošty Odeslání dokument z aplikací sady Of ce Hromadná korespondence Outlook a internet Export a import údajů Propojování a vkládání souborů a položek Vložení propojeného objektu Aktualizace propojení Vložení objektu Otev ení vloženého nebo propojeného objektu Ostatní činnosti Tisk Obecný postup pro tisk Výb r tiskárny Ovládání pr b hu tisku Vzhled stránky Záhlaví a zápatí Náhled p ed tiskem Vyhledávání údajů Rychlé vyhledávání Rozší ené vyhledávání Kategorie Nastavení kategorie položkám Vytvo ení vlastních kategorií Odstran ní kategorií Obsah

12 Outlook Jazyková kontrola Nastavení jazyka pro kontrolu pravopisu Nastavení automatické kontroly pravopisu Ru ní kontrola pravopisu Zapnutí automatických oprav Možnosti automatických oprav Rejstřík Obsah

13 Outlook Úvod Úvod Znáte to typický den blbec. Ráno se probudíte v době, kdy jste měli být dávno v práci. Nezvonil budík? Nebo jste ho zamáčkli a přitom spali? Tak rychle, ať aspoň něco doženete. Konečně jste v kanceláři. Rychle odeslat ten dopis, to už mělo být včera, ale jaká je adresa? Aha, tu máte v diáři, který jste ráno v tom spěchu zapomněli doma. A tam je taky napsáno, kdy a s kým se máte dneska setkat. Máte jednu schůzku, nebo vlastně dvě? Říkali jste kolegovi, že má zařídit ten oběd? Bez diáře jste jako bez rukou. A navíc jste ráno měli dva skvělé nápady, ale nějak jste zapomněli, jaké to byly. Přenesete-li se do světa počítačů, nabízí se závěr, že s Outlookem by se vám to stát nemohlo. No, je to snad trochu nadnesené, Outlook také není jediný program svého druhu na trhu, ale v zásadě by vám s takovým dnem blbcem výrazně pomohl. Upozorní vás na všechno kdy kde máte být, kdy máte řešit jaký úkol, kdy máte jít na schůzku. Adresy má úhledně seřazené ve svém adresáři, pamatovat si je nemusíte, stačí jen vědět, komu chcete dopis poslat. Také okamžité nápady si umí uchovat, dokud je dále nezpracujete. Kniha si klade za cíl popsat od základů funkce Outlooku, se kterými pracuje denně běžný uživatel. Pokrývá tak potřeby velké většiny lidí, kteří se ho chystají využívat. Je odrazovým můstkem ke zvládnutí dalších speciálních vlastností, s nimiž pak pracují již jen určité skupiny uživatelů podle způsobu práce, který zvolí nebo který je vzhledem ke způsobu připojení nutný. Outlook společníkem při řešení každodenních pracovních úkonů Záměr publikace

14 16 OUTLOOK 2003 Co najdete v první kapitole Co vás čeká dále V první kapitole se seznámíte s novinkami verze 2003, abyste věděli, jaké posily v Outlooku najdete, pokud jste již pracovali s verzemi předcházejícími. Najdete zde také postup spuštění Outlooku a základní informace o tom, co vás po spuštění čeká. Naučíte se orientovat v jednotlivých částech, složkách Outlooku a seznámíte se se základy zobrazení různých informací. Veškerou činností v Outlooku prolíná práce s textem. Protože se jedná o téma, které je třeba znát, a přitom není spojeno s žádnou konkrétní funkcí, seznámíte se s ním již na začátku. Na konci první kapitoly se dozvíte něco o nápovědě, abyste byli schopni si vyhledat pomocné informace, například některé speciality, které v této knize nenajdete. První polovina knihy vás seznámí s jednotlivými složkami Outlooku, ve kterých si budete spravovat své údaje. Poznáte elektronickou poštu, kalendář, úkoly a další složky. Druhá polovina je zaměřena na obecné funkce, především nastavení Outlooku tak, abyste byli schopni komunikovat, ať již pracujete na počítačové síti se serverem Microsoft Exchange, nebo se připojujete pomocí modemu a máte svoji ovou schránku vedenou některým z poskytovatelů internetových služeb. Najdete informace, jak se dá s Outlookem pracovat, když nemáte k dispozici připojení, a nejste tak online. Používané konvence Pro snazší orientaci jsou v knize použity následující typografické prvky: Tučně jsou zvýrazněny důležité pojmy, názvy souborů, dialogových oken, položek a tlačítek a příkazy z nabídek programů, např. Soubor Otevřít. Kurziva označuje názvy softwaru a softwarových firem. Pro zdůraznění kláves a klávesových zkratek jsou použity KAPITÁLKY. Kromě toho se v textu setkáte s množstvím ikon, které označují jiné typy odstavců: Poznámka Symbolem poznámky bude uveden odstavec, který rozšiřuje probíranou problematiku o nějakou zajímavost či výjimečnost. Upozornění Symbol vykřičníku upozorňuje na úskalí, s nímž se můžete při práci setkat, a je proto dobré zůstat stále ve střehu. Tip Tato ikona nabízí zpravidla nějaký tip, kterým si oproti standardnímu postupu můžete práci ulehčit. Úvod

15 Outlook Seznámení s Outlookem Seznámení s Outlookem 1.1 Novinky verze 2003 Program Outlook přináší několik novinek, nicméně uživatelé starších verzí se nemusí obávat, žádná z nich není natolik převratná, aby zcela změnila způsob práce s Outlookem. Novinky v Outlooku Navigační podokno V levé části okna Outlooku se nachází navigační podokno, které umožňuje přecházet rychle mezi jednotlivými složkami Outlooku. Kromě tlačítek pro přechod mezi složkami se v něm nachází také odkazy pro změnu zobrazení, zobrazení sdíleného kalendáře, oblíbených složek apod Nabídka Přejít Nabídka Přejít nabízí uspořádané příkazy pro přechod do jednotlivých složek, přičemž lze využít klávesové zkratky CTRL+ČÍSLO, kde číslo odpovídá jednotlivým složkám Outlooku. Přepínáte-li se tedy často ze složky do složky, můžete se tyto klávesové zkratky naučit pro rychlé zobrazení požadované složky. Navigační podokno Přepínání mezi složkami pomocí klávesových zkratek 1.1 Novinky verze 2003

16 18 OUTLOOK 2003 Obr. 1.2: Příkazy odpovídající složkám Outlooku v nabídce Přejít a jejich klávesové zkratky Obr. 1.1: Navigační podokno ve složce Úkoly vidíte odkazy pro změnu zobrazení Obr 1.3: Podokno pro čtení Podokno pro čtení Zobrazení seznamu ů na více řádcích Podokno pro čtení Podokno pro čtení, neboli dříve podokno náhledu, umožňuje vidět obsah zpráv. Okno lze umístit buď vedle seznamu zpráv, nebo pod něj Rozložení seznamu na více řádků Seznam ů může být nyní zobrazen na více řádků, což je vhodné právě při zobrazení podokna pro čtení. Získáte tak na ploše větší množství informací najednou. Další novinky Další novinky K dalším novinkám patří předem definovaná uspořádání a drobné změny v zobrazení kalendáře. Obr. 1.4: Zobrazení seznamu ve dvou řádcích Instalace programu 1.2 Instalace programu Zakoupíte-li si program Microsoft Outlook nebo sadu programů Microsoft Office, jejíž součástí Outlook je, získáte instalační CD, na kterém jsou všechny počítačové soubory, jež program Outlook tvoří a umožní ho používat. Instalace je proces, při němž dojde k vytvoření příslušné struktury složek, 1. Seznámení s Outlookem

17 Outlook zkopírování všech souborů tvořících program Outlook a také k takovým úpravám systému Windows, aby bylo možné v něm Outlook spustit a provozovat. Kromě toho se rozšíří nabídka Start, kde se objeví příkaz pro spuštění Outlooku Postup pro instalaci Outlooku Instalace Outlooku proběhne takto: 1. Vložte instalační CD do mechaniky a vyčkejte, až se spustí instalační program. Nespustí-li se automaticky, můžete přejít do ovládacích panelů Windows a zde použít ikonu Přidat nové programy, poklepete-li předtím na Přidat nebo odebrat programy. 2. Prvním oknem při instalaci je okno pro vyplnění registračního kódu Product key, který najdete na instalačním CD. 3. Stiskněte tlačítko Další. 4. Zadejte své jméno a iniciály a jméno organizace. 5. Stiskněte tlačítko Další. V dalším dialogovém okně jsou uvedeny podmínky, za kterých můžete program používat. S těmito podmínkami musíte bezpodmínečně souhlasit, jinak nedojde k instalaci produktu. 6. Souhlas potvrdíte klepnutím na volbu S podmínkami licenční smlouvy souhlasím. 7. Stiskněte tlačítko Další, abyste přešli do dalšího dialogového okna. 8. Nejprve zvolte, zda chcete provést úplnou instalaci (všechny součásti všech produktů Microsoft Office volba Úplná instalace), necháte instalační program, aby nainstaloval ty součásti sady Microsoft Office, o nichž předpokládá, že je budete pravděpodobně používat (volba Typická instalace), zda zvolíte minimální možnou instalaci (Minimální instalace) nebo zda si sami chcete vybrat (volba Vlastní instalace). Další postup popisuje případ, kdy si chcete sami určit rozsah instalace. 9. Standardně se nabízí při instalaci v rámci Microsoft Office složka C:\Program Files\Microsoft Office. Chcete-li použít jinou složku, stiskněte tlačítko Procházet a uveďte jinou složku. 10. Stiskněte tlačítko Další. 11. Vyberte aplikace, které chcete nainstalovat. 12. Chcete-li ještě volit konkrétní moduly u jednotlivých aplikací, zaškrtněte volbu Zvolit vlastní nastavení aplikací. 13. Stiskněte Další a vyberte moduly aplikací. Vyberete-li u komponenty symbol, tato komponenta bude instalována. Symbol znamená, že komponenta bude instalována až tehdy, zadáte-li příkaz k jejímu využití (v mechanice CD musí být v té chvíli instalační CD). Nechcete-li danou komponentu instalovat, vyberte symbol. Pokud je vedle komponenty symbol, můžete klepnutím na něj roztáhnout nabídku dílčích komponent. V dialogovém okně také vidíte, kolik místa na disku zabere zvolený rozsah instalace a kolik místa máte na disku. Můžete tak porovnat, jakou část disku vám instalace zabere. 14. Stiskněte tlačítko Další. 15. Stiskněte tlačítko Nainstalovat. Průběh instalace Outlooku Seznámení s Outlookem 1.2 Instalace programu

18 20 OUTLOOK Tím se spustí instalace. Podle rozsahu může zabrat od několika minut až do několika desítek minut. Pokud se objeví nějaké dialogové okno, držte se pokynů uvedených v tomto okně. Pokud instalace proběhne úspěšně, budete o výsledku informováni závěrečným dialogovým oknem. Obr. 1.5: Výběr částí aplikací Office, které se mají instalovat Registrace programů Office Dodatečné instalování či odinstalování některých komponent Registrace produktu K tomu, abyste mohli programy Office používat, je třeba registrace. Bez registrace budete mít omezený počet spuštění programů Office a po vyčerpání tohoto počtu dojde k omezení funkcí, takže Office nelze prakticky používat. Registrace produktu se provádí podle pokynů, které se objeví v dialogovém okně po spuštění některého z programů Office, není-li zatím Office zaregistrován. Probíhá po internetu nebo po telefonu. Registraci můžete provést také hned při instalaci Změny v instalaci Instalační program můžete využít také pro dodatečné instalování nebo odinstalování některých komponent. 1. Stiskněte tlačítko Start. 2. Klepněte myší na Nastavení. 1. Seznámení s Outlookem

19 Outlook Klepněte na Ovládací panely. 4. Poklepejte na položku Přidat nebo odebrat programy. 5. Vyberte Microsoft Office Klepněte na tlačítko Změnit. 7. Vyberte Přidat nebo odebrat součást. 8. Zkontrolujte, zda je zaškrtnutá volba Zvolit vlastní nastavení aplikací. 9. Stiskněte tlačítko Další. 10. Nastavte, jaké části programu Outlook chcete mít instalovány a jaké ne (postup je stejný jako při nové instalaci Outlooku). 11. Stiskněte tlačítko Aktualizovat, čímž se spustí instalace tak, že výsledkem budou změny v komponentách, které jste v instalačním okně určili. Seznámení s Outlookem Obr. 1.6: Změna instalovaných komponent Je možné, že budete vyzváni k vložení instalačního CD. Upozornění 1.2 Instalace programu

20 22 OUTLOOK 2003 Odstranění programů Office Odstranění programů Office Při instalaci programů Microsoft Office se kromě vlastních souborů instalují i některé další součásti přímo k systému Windows. Nechcete-li již dále Office používat, nestačí pouze smazat program z disku, protože pak by zde zůstaly některé zbytky. Korektní je provést odinstalování. Následující postup vám ukáže, jak odstraníte ze svého počítače sadu programů Office. 1. Stiskněte tlačítko Start. 2. Klepněte myší na Nastavení. 3. Klepněte na Ovládací panely. 4. Poklepejte na položku Přidat nebo odebrat programy. 5. Vyberte Microsoft Office Klepněte na tlačítko Odebrat. 7. Potvrďte odinstalování tlačítkem Ano. Chcete-li odstranit z počítače pouze program Outlook, ale ostatní programy Office chcete dále používat, proveďte kroky 1 až 5, pak stiskněte tlačítko Změnit a v dialogovém okně zrušte zaškrtnutí položky Microsoft Outlook. Pak klepněte na tlačítko Aktualizovat. 1.3 Spuštění Outlooku a pracovní plocha Abyste mohli začít s programem Outlook pracovat, je třeba ho spustit. Jedná se o program, se kterým nebudete pracovat neustále celý den, ale měl by běžet v pozadí, i když třeba zpracováváte nějaký dokument v textovém editoru nebo pracujete na počítači s jiným programem. Proč? Proč je vhodné mít Outlook neustále spuštěný Jste-li připojeni k síti (online), budou vám chodit zprávy. Na příchod zprávy budete upozorněni, i když je Outlook spuštěn v pozadí. Máte-li spuštěn Outlook, i když v pozadí, hlídají se nastavené termíny úkolů, připomenutí v kalendáři či termíny vyžádané pomocí příznaků v doručených zprávách. Po spuštění Outlooku se objeví základní okno pracovní plocha, která má několik částí. Tyto části si popíšeme. Způsoby spuštění Outlooku Varianty spuštění Outlooku Zopakujeme si nyní možnosti spuštění Outlooku, i když je jasné, že je již znáte. Jedná se o standardní postupy, které se používají u všech aplikací sady Office či programů ve Windows. Základní postup je tento: 1. Klepněte na tlačítko Start na hlavním panelu Windows. 2. Vyberte příkaz Programy. 3. Dále vyhledejte Microsoft Office Outlook Záleží na tom, jak jste Outlook instalovali. Příkaz se zpravidla nachází ve skupině Microsoft Office. 1. Seznámení s Outlookem

21 Outlook Další možnosti záleží na tom, jaké podpůrné programy používáte a jak jste si operační systém Windows či Outlook nastavili. Poklepejte na ikonu Microsoft Outlook na pracovní ploše Windows. Je nutné, abyste na pracovní ploše měli zástupce Outlooku. K tomu je třeba vyhledat ikonu spouštěcího programu Microsoft Outlook (například to lze provést v nabídce Start), klepnout na ni pravým tlačítkem myši a vybrat příkaz Vytvořit zástupce. Pak tohoto zástupce myší odtáhnete na pracovní plochu Windows. Systém Windows lze také nastavit tak, že se Outlook spustí automaticky po startu počítače, resp. operačního systému Windows. Použijte tlačítko Start a najděte ikonu programu Outlook. Tuto ikonu přetáhněte do složky Po spuštění, která se nachází v podnabídce příkazu Programy Pracovní plocha Outlooku Základní pracovní plochu Outlooku vidíte na obrázku 1.7. Pracovní plocha se skládá z těchto součástí: Pracovní plocha Outlooku Seznámení s Outlookem V horní části se nacházejí ovládací prvky (nabídky s příkazy, ikony). V levé části je navigační podokno, pomocí něhož lze přecházet mezi jednotlivými složkami Outlooku, například přepnout se ze zobrazení doručených zpráv do kalendáře. Obr. 1.7: Pracovní plocha Outlooku 1.3 Spuštění Outlooku a pracovní plocha