ŠKOLENÍ JARO 2007 SKALSKÝ DVŮR

Transkript

1 ŠKOLENÍ JARO 2007 SKALSKÝ DVŮR

2

3

4 I. DEN p o n d l í P R O G R A M K O L E N 09:30 09:45 ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ 09:45 10:45 Blok 1: OPERATIVNÍ A MARKETINGOVÝ proaktivity, jednání, úkoly kontakt.management, dotazníky nabídky 11:00 11:59 Blok 2: EKONOMICKÝ TEORETICKÝ Ekonomika v Soft-4-Sale vztahy s4s-eko struktura ekonomického modulu 12:00 13:14 OB D 13:15 14:00 Blok 3: FINAN NÍ banky, zápo ty, pokladny zahrani ní m na faktury vystavené i p ijaté 14:15 15:00 Blok 4: EKONOMICKÝ PRAKTICKÝ p evzetí doklad p iznání DPH, reverse-charge, souhrnné hlášení kursové rozdíly rozvaha a výsledovka 15:15 16:00 Blok 5: ZÁBAVNÝ S DOKUMENTY PDFmini p ipojené dokumenty centralizované obrázky v s4s automatická archivace 16:15 17:00 Blok 6: CENOVÝ A PRODUKTOVÝ poplatky REPO, APO režimy výpo tu cen íslování zboží, informace o zboží 17:15 18:00 Blok 7: SERVISNÍ reklamace servis za ízení školení, výkazy innosti Dotazový blok delší než obvykle 18:00 XX:00 ODPO INEK + OSOBNÍ KONZULTACE

5 II. DEN ú t e r ý P R O G R A M K O L E N 09:00-09:10 ZAHÁJENÍ ŠKOLENÍ 09:10-10:00 Blok 1: TECHNICKÝ upgrade, service pack, patch, instalace p ístupová práva, uživatelé SQL verze komunikace: s4s-s4s, syncml, s4s-outlook 10:15-11:00 Blok 2: INTERNETOVÝ Soft-4-Web v akci Help-Desk e-shop portál 11:15-12:00 Blok 3: SKLADOVÝ párování doklad, provád ní doklad umíst ní na sklad, inventury minimální stavy zásob, robot 12:00 13:15 OB D 13:15 14:00 Blok 3: DOPRAVNÍ A AROVNÝ nový modul Doprava árové kódy, te ky árových kód speciální skladové analýzy 14:15 15:00 Blok 5: MANAŽERSKÝ Project Management schvalování dokument manažerské sestavy novinky v ovládání 15:15 16:00 Blok 6: OBCHODNÍ zakázkový systém - novinky dostupnost a logistika objednání optimalizované postupy 16:15 16:30 Blok 7: PLÁN 2007/2008 rozvojový plán 16:30 17:00 UKON ENÍ ŠKOLENÍ

6 Š K O L E N Í J A R O OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU...8 TLAČÍTKO DNES V MALÉM KALENDÁŘI...8 ROZŠÍŘENÍ FUNKCÍ V HLEDÁNÍ TEXTU...8 NOVÝ SYSTÉM PŘI OVLÁDÁNÍ ROLETOVÉ NABÍDKY FIREM A ZBOŽÍ...8 OTEVŘENÍ ČÍSELNÍKU...10 DESIGNER MĚNÍ VÝŠKU SEKCE S ŘÁDKY...10 TISKOVÉ SESTAVY NAD KONFIGURAČNÍMI ČÍSELNÍKY...10 PDF-MINI - TVŮRCE PDF V SOFT-4-SALE...12 VYTVOŘENÍ A NASTAVENÍ PDF ROZHRANÍ...12 TISK S PDF-MINI...13 AUTOMATICKÁ ARCHIVACE DOKLADŮ DO PDF...14 SPRÁVA PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ...16 NASTAVENÍ PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ...16 PŘEHLEDOVÁ SESTAVA...17 ZBOŽÍ A CENY...19 AUTOMATICKÉ PŘIPOJENÍ OBRÁZKŮ K CENÍKOVÝM KARTÁM...19 AUTORSKÉ ODMĚNY ZA PŘÍSTROJE A NOSIČE...20 VRATNÉ OBALY...21 POUŽITÍ ZAHRANIČNÍCH CEN PRO KALKULACE A PŘECENĚNÍ...23 BONUSOVÝ SYSTÉM REDUKCE BODU VZHLEDEM K VÝŠI SLEVY...24 JAK ZADAT SMLUVNÍ CENY...24 SUMA OBRATU V ŘÁDKU SMLUVNÍ CENY...25 OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ...26 PROAKTIVITY...26 SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ...27 NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA KNIHY JÍZD...27 KONTAKTY A MARKETING...29 FIRMA...29 JEDNÁNI...30 ODESLÁNÍ HROMADNÉHO U S OBRÁZKEM...31 NABÍDKY...34 ROZŠÍŘENÍ FUNKČNOSTI KARTY NABÍDKY...34 TISKY...35 ZAKÁZKY...36 ZAKÁZKA...36 STŘEDISKA ZAKÁZKY...36 AUTOMATICKÉ A HROMADNÉ PŘEPOČTY...37 TISKY ZAKÁZEK...37 SMLOUVY PODPORUJÍ RTF FORMÁTOVÁNÍ...38 FINANCE...39 BANKOVNÍ VÝPISY...39 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 5

7 PŘÍKAZ K ÚHRADĚ ZAHRANIČNÍ...40 TISK ZÁPOČTU KONFIGUROVATELNÉ TEXTY...40 FAKTURY...41 SKLAD...42 SKLADOVÁ ANALÝZA OBRÁTKOVOSTI ZÁSOB...43 NEPOHYBLIVÉ ZÁSOBY...46 SERVIS, ZAŘÍZENÍ...48 PŘÍJEM EXISTUJÍCÍHO VÝROBNÍHO ČÍSLA NA SKLAD...48 ŘAZENÍ VÝROBNÍCH ČÍSEL ZBOŽÍ PŘI VYSTAVOVÁNÍ VÝDEJKY...48 DOPLNĚNÍ VAZBY MEZI STORNOVANOU A NOVOU PRODEJKOU...48 KALIBRAČNÍ PROTOKOL U KARTY ZAŘÍZENÍ...49 SERVIS...50 LOGISTIKA...51 DOPRAVA...51 REKLAMACE...55 GENERÁTOR PRODEJKY NAD DOKLADEM ZAPŮJČENÍ...57 STRATEGICKÉ NÁSTROJE...58 PROJEKT MANAGEMENT...58 TISKOVÉ SESTAVY...58 EKONOMIKA...61 VAZBY UVNITŘ SYSTÉMU S4S (OBCHODNÍ A ÚČETNÍ DATABÁZE)...61 VNITŘNÍ STRUKTURA ÚČETNICTVÍ...62 NEŽ ZAČNETE ÚČTOVAT...62 HLAVNÍ KNIHA 65 ÚČETNÍ DOKLADY 65 PRINCIP PŘEVZETÍ DOKUMENTU...66 SALDOKONTO 66 VÝKAZY 67 OBRATOVÁ PŘEDVAHA...67 ROZVAHA...67 VÝSLEDOVKA...68 ZJEDNODUŠENÁ ROZVAHA A VÝSLEDOVKA...68 DPH 68 DEFINICE VAZEB...69 UZÁVĚRKA 70 ŽURNÁLY 71 MAJETEK 71 SOFT-4-WEB...73 E-SHOP...73 HELP-DESK...75 PORTÁL...75 APLIKACE NA INTERNETU...75 TECHNICKÁ SEKCE...80 SERVICE PACK...80 REIMPORT DATABÁZE DAT...80 INFORMACE O SOFT-4-SALE...80 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 6

8 UZAMKNUTÍ SOFT-4-SALE...81 SQL DOTAZY (VÝKONNÉ A INFORMAČNÍ)...81 MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 7

9 OVLÁDÁNÍ SYSTÉMU TLAČÍTKO DNES V MALÉM KALENDÁŘI Tlačítko Dnes v malém kalendáři mělo dvojí funkčnost při již vyplněném datu: pokud již vyplněné datum je ve stejném měsíci jako je aktuální měsíc, tak první stisknutí tlačítka Dnes doplnilo dnešní datum pokud ji vyplněné datum bylo v jiném měsíci než je aktuální měsíc, tak první stisknutí tlačítka Dnes nejprve zobrazí aktuální měsíc a teprve druhé stisknutí doplní dnešní datum. Toto rozdílné chování je vyřešeno novou úpravou formuláře kalendáře. Byly zde přidána 2 nová funkční tlačítka (umístěná vedle měsíce/roku), která jsou viditelná pouze tehdy, pokud je měsíc/rok jiný než aktuální měsíc/rok. Tato tlačítka zobrazí kalendář v aktuálním měsíci/roce. Obr.č. 1. Kalendář ROZŠÍŘENÍ FUNKCÍ V HLEDÁNÍ TEXTU Hledání textu v operativních dokumentech (v menu Marketing) bylo rozšířeno o několik novinek: možnost hledání v Help-Desk požadavcích ve výsledku hledání se zobrazí datum (pokud zdrojový dokument takové datum má) z důvodu jednoduchého řazení přidána standardní nástrojová lišta, která umožní rychlého řazení a filtrování NOVÝ SYSTÉM PŘI OVLÁDÁNÍ ROLETOVÉ NABÍDKY FIREM A ZBOŽÍ Nový způsob ovládání roletové nabídky (comboboxu) u firem a zboží řeší problém s tím, že nabídka comboboxu bývá často velmi rozsáhlá a uživatel má problém v orientaci a vyhledání konkrétní firmy či zboží. LOGIKA FUNKCE Princip spočívá v tom, že pokud uživatel zadá do pole s nabídkou firem resp. zboží *TEXT a provede poklepnutí (doubleclick) na toto pole, pak systém omezí nabídku řádků na firmy resp. zboží, kde se TEXT vyskytuje kdekoliv ve významných polích. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 8

10 Pro firmy: název firmy, fakturační název, město, ulice, stát, PSČ, IČO, zkratka, číslo firmy. Pro zboží: číslo zboží, název i zahraniční, popis, 4 tech. parametry, výrobce, dodavatel, typ zboží, zkrácený název, objednací číslo. MOŽNOSTI ŘEŠENÍ Prakticky to znamená, že po zadání *TEXT na klávesnici, musí uživatel pomocí myši poklepnout (dvojklik) na dané pole. To je sice možné, ale z hlediska ergonomie velmi nepříjemné. Z toho důvodu bylo rozšířeno menu Rychlé akce o akci Vyhledávací poklepnutí, pro kterou si uživatel může navolit horkou klávesou, např. CTRL-0. Následně pak ovládání je plně pod kontrolou z klávesnice. Zadá *Text, stiskne CRTL-0 a dostane nabídku firem, kde se vyskytuje jméno Text. Ještě jedna významná výhoda tohoto způsobu ovládání (přes horkou klávesu) spočívá v tom, že reakce na dvojklik není dostupná na 100% polích (viz., šedý čtvereček na poli), ale rychlá akce a CTRL-0 funguje vždy! Pokud někdo touží po komplikovanějším řešení, pak je třeba ještě říct, že funguje i použití speciálních pozitivních kritérií zadaných na *(např. *((List=Praha;Brno). VYHLEDÁNÍ FIRMY JINAK Speciální řešení hledání firmy ještě ve stejném poli reaguje na situaci, kdy pole firmy je zcela prázdné a přitom aktivuji opět funkci Vyhledávací poklepnutí. Pak se otevře vyhledávací formulář umožňující mimo jiné vyhledat firmu dle identifikačního čísla. Jakmile firmu najdu, pak tlačítkem nebo poklepnutím na řádek přenosu název firmy do prázdného pole, kde jsem původně stál, a okno pro vyhledání firmy se zavře. Řešení je dostupné v celém systému pro všechny formuláře a pro libovolné pole obsahující název firmy s funkčním poklepnutím (to jsou pole, u kterých je šedý čtvereček). Pokud je název firmy vyplněn, pak se na doubleclick otevře karta firmy, pokud firma vyplněna není, pak poklepnutím otevře vyhledávací okno, jenž po vyhledání firmu přenese do prázdného pole. Systém ještě kontroluje, zda pole není uzamčeno. Pokud by bylo, např. protože je doklad uzavřen, nebo protože uživatel nemá práva zápisu, pak se vyhledávací formulář vůbec neotevře. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 9

11 OTEVŘENÍ ČÍSELNÍKU Typickou uživatelskou situací, je stav kdy nabídka hodnot v roletovém menu není dostatečná a uživatel má okamžitou neodbytnou touhu tento číselník doplnit nebo naplnit. Musí ovšem najít příkaz v menu, jenž bývá často záludně schována pojmenován. Rychlá akce Vyhledávací poklepnutí, kterou jsme použili pro inteligentní vyhledání zboží a firmy, bude u všech ostatních roletových nabídek fungovat tak, že k roletové nabídce kde stojí kurzor otevře příslušný číselník.! Databáze vztahů (pole číselník) je naplněna v současnosti jen z 50%. V současném řešení obsahuje 400 zadaných vztahů z 960 existujících. V rámci distribuovaných service packu bude doplněna i tato databáze. DESIGNER MĚNÍ VÝŠKU SEKCE S ŘÁDKY Uživatelskou novinkou je možnost rozšíření sekce s řádky dokladů i na výšku. Doklad se tak stává uživatelsky přehlednější. Např. při tvorbě nabídky dochází ke kopírování řádků mezi jednotlivými doklady a karta nabídky se tak stává nepřehlednou. V tom případě stačí, abyste nad kartou nabídky otevřeli designéra (modul Standard Rychlé akce Nastavení Designu). A v poli Výška sekce položek nastavili vlastní parametry velikosti řádků dokladu. TISKOVÉ SESTAVY NAD KONFIGURAČNÍMI ČÍSELNÍKY Nad konfiguračními číselníky systému Soft-4-Sale byly vytvořeny nové tiskové sestavy. Tisk je vyřešen jedinou sestavou, která je těsně před tiskem programově opravena, tak aby šlo o tisk toho konkrétního číselníku. ŘEŠENÍ Nad formy číselníků se při aktivaci tisku vybuduje tisková sestava, která převezme vzhled formu číselníků. Sestava se vybuduje buď ze vzoru Portrait (pokud je málo hodnot tisk na výšku) a nebo ze vzoru Landscape (pokud je více hodnot tisk na šířku). U extrémně širokých formulářů se sestava uřeže, aby nepřesahovala šířku stránky (např. číselník obchodníků). MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 10

12 Obr.č. 2. Ukázka zobrazení náhledu před tiskem nad číselníkem států pro INTRASTAT MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , , revize: 97, Strana 11

13 PDF-MINI - TVŮRCE PDF V SOFT-4-SALE PDF-mini přestavuje rozšířenou nadstavbu pro tvorbu dokumentů PDF. Umožňuje na jeden klik vytvořit soubor PDF ze systému Soft-4-Sale a případně jej i odeslat. Tato systémová novinka Vám usnadní odeslání tiskového výstupu jako přílohy u přímo ze systému Soft-4-Sale. PDF-mini je nyní součástí standardní verze bez nutnosti nakoupit plnou licenci driveru PDF, ale zajistí tvorbu PDF dokumentů (zdarma) jen v systému Soft-4-Sale. V ostatních aplikacích se tiskárna používaná v PDF-mini bude jevit jako jen demo verze. V rámci využití možnosti PDF-mini jsme vybudovali i systém automatického zálohování dokumentů ve formátu PDF. VYTVOŘENÍ A NASTAVENÍ PDF ROZHRANÍ V menu Konfigurace / Standard / Nastavení PDF rozhraní přibyla nová záložka PDF-MINI. Tato záložka slouží ke konfiguraci tvorby PDF dokumentů s plným ovládáním a řízením z prostředí S4S G5. Také nad tiskovými sestavami se objevila nová ikona, která slouží ke spuštění samotné funkce PDF-MINI. V případě použití této ikony, když ještě není nastavena příslušná konfigurace, systém sám automaticky otevře konfigurační okno již přímo na záložce PDF- MINI. Obr. č. 3: Nastavení PDF rozhraní Při spuštění tohoto okna automaticky probíhá test, zda systém obsahuje vhodný PDF driver. Pokud ano, tato informace se zobrazí v horní části okna. Pokud ne, okno obsahuje nástroje, které tento stav mohou napravit. Jedná se o poslední verzi driveru PDF-XChange Systém S4S pro správnou instalaci potřebuje mít v serverovém podadresáři Support. Toho lze dosáhnout dvojím způsobem. Použitím tlačítka Stáhni provede se download instalačního souboru z ftp.mtj.cz a jeho rozbalení do žádaného adresáře. Nebo použitím tlačítka Najdi uživatel bude vyzván k ukázání instalačního souboru (buď ve formátu ZIP nebo EXE), který získal z našeho instalačního CD, nebo jiným způsobem, a má jej uložen někde na svém PC. Tento soubor je pak automaticky rozbalen opět do žádaného serverového adresáře Support. Jakmile se jedním z popsaných způsobů dostane instalační balíček do adresáře Support, stane se aktivním tlačítko Instaluj, jehož stiskem provedete instalaci aktuální verze driveru PDF-XChange na Váš počítač. Pokud již na PC je PDF-XChange instalováno a licencováno, dojde při instalaci pouze k update (aktualizaci) driveru, popřípadě vytvoření tiskárny žádaného jména. Pokud je balíček nainstalován bez licenčního klíče jako DEMO (nebyl dříve od nás, nebo jinde zakoupen), je možné jej kdykoli plně rozšířit i pro jiné aplikace zakoupením licence. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 12

14 DEMO verze driveru se projevuje tím, že v rozích vzniklého PDF souboru jsou umístěna žlutá loga. Pro využití PDF-MINI v Soft-4-Sale není nyní nutné licenci kupovat. Tento nástroj v sobě obsahuje licenční kód, který je okamžiku použití funkce doplněn, a vzniklé PDF dokumenty jsou tak plnohodnotné a čisté. Poslední položkou v konfiguračním okně je volba adresáře, kam se mají PDF dokumenty, vzniklé pomocí PDF_MINI, ukládat. Tato cesta se implicitně přebírá do nástroje pro tvorbu PDF dokumentů. TISK S PDF-MINI Nad tiskovými sestavami mezi tiskárnou a obálkou lze najít novou ikonu komunikační okno PDF-MINI., která spustí Obr. č. 4: Tisk s PDF-mini Práce s PDF dokumentem nabízí dvě možnosti. Buď pouhé vytvoření PDF dokumentu s určitým názvem, uloženého ve zvoleném adresáři - tlačítko OK. Nebo vytvoření PDF dokumentu s určitým názvem, uloženého ve zvoleném adresáři a navíc jeho odeslání jako přílohy ové zprávy tlačítko OK + . Vytvoření PDF dokumentu opět nabízí dvě možnosti. Mezi nimi uživatel volí pomocí příznaku Nový soubor nebo Existující soubor. U nové souboru systém automaticky navrhuje název souboru (dle čísla tištěného dokladu) a umístění nového souboru (dle adresáře zadaného v konfiguraci). Oba dva parametry uživatel samozřejmě může změnit. Existující soubor v rozbalovacím poli nabízí 10 posledních vytvořených PDF souborů (včetně kompletní cesty uložení). Prostřednictvím ikony vedle tohoto pole lze vybrat jakýkoli existující PDF dokument přístupný z daného PC. Po vybrání souboru lze s ním dále pracovat, rozhodnout, jak se k němu má zachovat nově vznikající PDF. Jsou k dispozici možnosti Připojit na konec, Připojit na začátek, Přepsat, které není třeba blíže vysvětlovat. Možnost Indexovat se pokusí k vybranému souboru vytvořit nový s velmi podobným názvem +001 (např. Existuje soubor TEST001.PDF -> vytvoří se soubor TEST002.PDF) Další možností PDF-MINI je při vytvoření PDF dokumentu použít podkladní soubor. V praxi to znamená, že můžete například na nabídce použít tzv. vodotisk (obrázek v pozadí). Je třeba takový soubor mít již předem připravený ve výsledné podobě velikost obrázku, sytost barev apod. U podkladového souboru lze také zvolit, jak se má chovat. Je možné docílit toho, že podkladní obrázek bude pouze na první stránce dokumentu (volba Bez opakování). Může být na první stránce jeden obrázek a na všech následujících jiný (volba Opakování poslední stránky...). Nebo mohou být na stránkách dokumentu různé obrázky, pravidelně se opakující. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 13

15 Poslední možností PDF-MINI je volba, zda se má nově vzniklý, nebo doplněný dokument zobrazit v programu Adobe Acrobat. Po stisku tlačítka OK + proběhne akce stejně jako při dřívějším použití ikony obálka. To znamená. Po vytvoření PDF souboru se systém pokusí najít u uvedené kontaktní osoby, případně kontaktu, ovou adresu. Pokud se to z nějakého důvodu nepodaří, objeví se následující okno. Obr. č. 5: Posílání PDF souboru em V tomto okně máte možnost adresu dohledat v bázi kontaktů a osob S4S sami, máte možnost zadat adresu ručně (do pole Adresa) a nebo máte možnost prozatím pokračovat Bez adresy. Tlačítko OK provede vytvoření nové ové zprávy, do které připojí právě vytvořený nebo upravený PDF soubor. Pokud existuje právě otevřená ová zpráva systém nabídne možnost přidání PDF souboru jako další přílohu k existující zprávě nebo vytvoření Nové zprávy. Obr. č. 6: Kontrolní dotaz před vytvořením ové zprávy AUTOMATICKÁ ARCHIVACE DOKLADŮ DO PDF V menu Konfigurace / Obecné / Automatická archivace dokladů v PDF lze najít novou funkci, která umožňuje zatím některé vybrané dokumenty ze Soft-4-Sale archivovat ve formátu PDF. Obr. č. 7: Konfigurace automatické archivace dokladů Z uvedeného obrázku je zřejmé, že konfigurace je tentokrát vázána na číslo satelitu, MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 14

16 V poli Kořenový adresář lze poklepnutím vybrat místo kam se budou archivované doklady ukládat. Tento kořenový adresář lze pro větší přehlednost opět automaticky dále členit na roky či měsíce dle data vzniku PDF souboru. Ještě další rozčlenění archivního stromu je možné u jednotlivých typů dokumentů v poli podsložka. Archivní strom je tvořen postupně v pořadí jak se položky zadávají. Např. Kořenový adresář / Rok / Podsložka AUTOMATICKÁ ARCHIVACE V PDF SOUBORECH JE V SOUČASNÉ DOBĚ PŘIPRAVENA PRO: faktury vystavené faktury přijaté objednávky vystavené objednávky přijaté nabídky dodací listy záruční listy Akce! volba, jakým způsobem se má archivace provádět. NO nearchivovat. Implicitně nastavena volba. Funkčnost vypnuta. FO Jen poprvé. Vytvoření a uložení PDF soboru se provede jen jednou při prvním splnění zadaných podmínek. AN vždy jako nový. Při každém splnění zadaných podmínek se provede vytvoření a uložení nového PDF souboru. Předchozí soubory z téhož dokumentu zůstávají zachovány. Tuto volbu doporučujeme kombinovat z vhodným Sufixem (Datum, Čas nebo Číslo...), aby bylo možné jednotlivé soubory v případě jednoho adresáře od sebe odlišit. AO vždy jen poslední. Při každém splnění zadaných podmínek se provede vytvoření a uložení nového PDF souboru. Předchozí soubory z téhož dokumentu (v témž adresáři) se odstraňují. Jednotlivé dokumenty, tedy jejich PDF kopie, můžete v rámci kořenového adresáře ještě dále členit do podsložek, třeba podle typu dokumentu. K tomu slouží pole Podsložka (poklepnutím lze vybrat, případně vytvořit patřičný adresář). Pokud není použito členění dokumentů do podsložek a dokumenty nemají definovanou prefixovou číselnou řadu, je možné zde nadefinovat Prefix, který bude automaticky doplňován před číslo archivovaného dokumentu. Sufix najde své uplatnění hlavně při volbě, kdy se mají zachovat všechny archivované verze dokumentu. V tomto případě vhodný sufix umožní uložení několika archivních PDF souborů téhož dokumentu třeba v průběhu několika minut. Datum za číslo dokladu doplní aktuální datum ve tvaru rrmmdd DatumČas - za číslo dokladu doplní aktuální datum i čas ve tvaru rrmmdd Číslo 2 zn. - za číslo dokladu doplní postupně čísla ve tvaru 01, 02, Číslo 3 zn. - za číslo dokladu doplní postupně čísla ve tvaru 001, 002, Vyjma uživatelů lze definovat skupinu uživatelů daného satelitu, pro které se archivace dokumentů provádět nebude. Jen u uživatelů lze definovat skupinu uživatelů daného satelitu, pro které se archivace dokumentů provádět bude. Obě dvě pole vzájemně lze kombinovat. U obou polí se poklepnutím otevře výběrové okno definovaných obchodníků/uživatelů. PŘÍZNAKY P! akce se spustí při stisknutí tlačítka Proveď na dokumentu. Z! akce se spustí při stisknutí tlačítka Ulož nebo jiném uložení dokumentu. T! akce se spustí při vytištění dokumentu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 15

17 SPRÁVA PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ Systém Soft-4-Sale se dočkal rozšíření funkčnosti v oblasti správy připojených objektů. NASTAVENÍ PŘIPOJENÝCH OBJEKTŮ V menu Konfigurace / Standard / Kořenový adresář objektů byly doplněny nové konfigurační volby. HLAVNÍ NASTAVENÍ V první záložce Hlavní nastavení mimo standardní nástroj pro výběr cesty kořenového adresáře přibyl přepínač se třemi volbami, které se týkají akce, která by měla následovat po zrušení Připojeného objektu v Soft-4-Sale. Implicitní hodnotou je Dotaz pro výmaz... V praxi to znamená, že po zrušení připojeného objektu u dokumentu S4S se systém zeptá zda má i fyzicky odstranit související soubor z PC (přesněji z cesty, která je k němu nastavena). Připojené soubory nemazat systém se na nic neptá a soubory ponechává v uvedené cestě beze změny. Pouze se zruší vazba mezi S4S dokumentem a souborem na disku PC. Připojené soubory mazat bez dotazu systém se nic neptá a bez varování smaže i fyzicky související soubor z disku PC. Obr. č. 8: Konfigurace připojených objektů Hlavní nastavení KOPÍROVÁNÍ OBJEKTŮ Druhá záložka Kopírování objektů již umožňuje automatizovat správu připojených objektů. Cílem je mít všechny soubory připojeny z jednoho kořenového adresáře a současně v tomto kořenovém adresáři mít tyto soubory i fyzicky, byť je uživatel připojí na své stanici ze svých Dokumentů. V horní části okna se znovu pro informaci ukazuje nastavený kořenový adresář, který je v následujícím poli možno ještě upřesnit. (Pokud adresář neexistuje, systém jej po dotazu vytvoří) Cílový adresář objektů je možno ještě dále automaticky členit na roky či na měsíce dle data připojení souboru. Aby se nestalo, že by se do jednoho adresáře snažily uložit dva soubory stejného jména, je možné pomocí příznaků zvolit jak Prefix, nebo jaký Sufix (nebo oba) se má k originálnímu jménu souboru doplnit. V posledním oddílu konfiguračního okna lze určit jak se má systém zachovat v případě, že uživatel připojí objekt jinak, než z kořenového adresáře. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 16

18 Obr. č. 9: Konfigurace připojených objektů Kopírování objektů Pokud není zaškrtnuta žádná akce, systém připojí soubor a upozorní, že nebyl připojen ze standardního adresářového stromu. Soubor se připojí v absolutní cestě... Obr. č. 10: Ukázka nastavení vložení objektu... a současně se zaktivní tlačítka Přesun a Kopie, kterými lze vyvolat ruční akci zkopírování nebo přesunutí souboru dle nastavené konfigurace. Konfiguraci je možné ještě zkontrolovat nebo upravit přes tlačítko Nastavení. Pokud není zaškrtnuta ani volba neptát se před ruční akcí, systém se ještě jednou zeptá zda skutečně chcete připojený soubor zkopírovat (nebo přesunout) do kořenového adresáře. Po odklepnutí tlačítka Ano se změní cesta v připojeném objektu a připojený soubor se i fyzicky přemístí do struktury kořenového adresáře. Obr. č. 11: Nastavení adresy vloženého objektu Na posledním obrázku je vidět, že se změnila cesta k připojenému souboru v souladu s konfigurací. Originální název souboru byl doplněn o zkratku firmy a číslo dokladu, ke kterému byl připojen. Příznaky Automatická kopie a Automatický přesun provedou akci ihned bez jakýchkoli dotazů po odklepnutí upozornění, že soubor není připojen ze standardní struktury kořenového adresáře. PŘEHLEDOVÁ SESTAVA Ke kontrole veškerých evidovaných připojených objektů slouží Přehled objektů, který byl doplněn o nové funkce Testy objektů. Přehled objektů lze nalézt v menu Standard / Připojené objekty / Přehled objektů MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 17

19 Obr. č. 12: Přehledové okno připojených objektů Test objektů trvalý vhodný ke spuštění na serveru systému S4S, protože výsledek se trvale zapisuje do tabulky objektů tedy do dat systému. Lze tedy kontrolu provádět postupně, po etapách, vhodnou volbou výběrových kritérií. Potom zaškrtnutím volby Ověřeno (nebo jejím časovým vymezením) lze pracovat jen s těmi objekty, které už ověřeny byly a nebo naopak nebyly. Test objektů dočasný vhodný ke kontrole stavu objektů například na samostatných satelitech, noteboocích, kdy je například potřeba zjistit, zda správně probíhá synchronizace adresářů s připojenými soubory apod. Kontrola probíhá nad samostatnou tabulkou, která slouží jen pro ten konkrétní případ. Při další kontrole se tabulka buduje znovu. Test objektů spustí akci testování. POZOR v závislosti na množství dat a zvolených kritérií tato akce může trvat velmi dlouho. Na druhou stranu akci lze v průběhu přerušit. Ověřeno příznak, který říká, zda nad daným objektem již byla prováděna kontrola či nikoli. Existence zdrojového dokladu příznak, který říká, zda k připojenému souboru stále ještě existuje v Soft-4-Sale dokument, ke kterému byl původně připojen. Mohou nastat případy, kdy se dokument z nějakého důvodu zruší nebo přejmenuje, ale v tabulce Objekty stále existuje vazba na doklad původní. Existence souboru na PC přesněji v uvedené cestě. Tento příznak řeší opačný případ. V Soft-4-Sale existuje dokument a podle záznamu by k němu měl být připojen nějaký soubor. Opět se mohlo stát, že soubor ať už úmyslně nebo omylem smazal, vůbec nedošlo k synchronizaci adresářů satelitů apod. Ověřeno rozbalovací pole. Nabízí přehled uživatelů systému. Lze tak filtrovat objekty, které ověřil určitý uživatel. Přehled a kontrola objektů má pouze informativní charakter a všechny nalezené nedostatky je třeba napravit ručně. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 18

20 ZBOŽÍ A CENY AUTOMATICKÉ PŘIPOJENÍ OBRÁZKŮ K CENÍKOVÝM KARTÁM Obr.č. 13. Připojení obrázků k ceníkovým kartám Adresář obrázků vyberete adresář, kde má systém obrázky hledat. Systém současně prohledává i jeho podadresáře. Nastavení implicitně přebírá cestu uvedenou ve ZBOŽÍ/KONFIGURACE/KOŘENOVÝ ADRESÁŘ OBRÁZKŮ. Povolené typy konfigurace jednotlivých typů souborů s obrázky Shoda č. zboží systém porovnává číslo zboží s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. katalog - systém porovnává katalogové číslo zboží (na Základní kartě zboží pole OBJ.Č) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží Shoda č. uživatele - systém porovnává uživatelský popis (na Technické kartě zboží pole NÁZEV OBRAZU) s názvem obrázku, pokud je shoda připojí obrázek ke zboží. Mechanismus prochází tyto tři volby shora. To znamená, pokud najde obrázek odpovídající číslu zboží již nepokračuje dál. Pokud ale takový obrázek nenajde, porovnává obrázky s katalogovým číslem. Pokud ani tady neuspěje, hledá shodu číslem uživatelským. Tlačítko START spustí mechanismus, který prohledá uvedený adresář, včetně jeho podadresářů, libovolně dále členěných) a spáruje nalezené soubory s odpovídající kartou zboží. Mechanismus nejprve prohledá uvedený adresář včetně jeho podadresářů a zapíše do tabulky všechny soubory, které nalezl a které odpovídají zadané konfiguraci. K těmto souborům se pokusí v ceníku zboží nalézt ekvivalentní ceníkovou kartu. Nakonec doplní do přehledu všechny ostatní ceníkové karty. Získáváte tak jednak přehled všech obrázků, které jsou uloženy v zadané stromové struktuře, jednak přehled obrázků, které se podařilo přiřadit k ceníkovým kartám a nakonec přehled ceníkových karet, ke kterým se obrázky najít nepodařilo vše v jednom přehledu. Poklepnutím do pole OBRÁZEK lze daný obrázek otevřít a zkontrolovat je-li aktuální, či zdali vůbec existuje. Může se totiž jednat o starý záznam z ceníkové karty, kdy byl obrázek ručně připojen, ale mezitím byl fyzicky odstraněn nebo přesunut jinam. Pomocí filtrů nad přehledem máte možnost tyto jednotlivé skupiny identifikovat, filtrovat a dále s nimi pracovat. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 19

21 shoda č. zboží: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda katalog č: zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody shoda uživatel č. zobrazí takové položky, které byly propojeny na základě této shody obrázek zrušen: u těchto položek existuje v technické kartě zboží záznam o připojení obrázku, ten se ale nenalézá v odpovídající adresářové struktuře dané konfigurací ani na původně zadané cestě. nový obrázek: to jsou položky, u kterých dosud neexistuje záznam o připojeném obrázku a pro které byl obrázek v dané adresářové struktuře nalezen nové umístění:to jsou položky, kde na ceníkové kartě je již evidováno spojení na obrázek, jehož název odpovídá konfiguraci, ale systém jej nyní nalezl v jiné nové cestě. Obrázek mohl být přesunut například v rámci reorganizace struktury úložiště obrázků. sekund.neakcept: v adresářové struktuře byl nalezen další obrázek, který by bylo možno ke kartě zboží připojit, ale zřejmě se jedná o duplicitu, kterou musí uživatel rozhodnout, jeden z obrázků smazat a proces spustit znovu bez obrázku: to jsou takové položky z ceníku S4S, ke kterým nebyl v minulosti obrázek připojen ani pro ně nebyl nyní nalezen Další kriteria výběru umožňují definovat skupinu zboží, se kterou hodláte pracovat. Třídění lze zvolit dle čísla zboží nebo dle cesty k obrázku a to vzestupně či sestupně. V zeleném sloupci lze z definované skupiny ještě detailně vybrat pouze konkrétní položky, ať jednotlivě nebo hromadně pomocí tlačítek Označ zobrazené nebo Odznač zobrazené Tlačítko AKTUALIZUJ provede zápis souborů s obrázky k položkám, které odpovídají nastaveným filtrům, do Technické karty zboží. AUTORSKÉ ODMĚNY ZA PŘÍSTROJE A NOSIČE Dne nabyla účinnosti vyhláška č.488/2006 Sb. kterou se, v návaznosti na novelizaci autorského zákona, stanoví typy přístrojů k zhotovování rozmnoženin, typy nenahraných nosičů a výše paušálních odměn za tyto přístroje a nosiče dle autorského zákona. OSA (Ochranný svaz autorský) dostal od státu pověření kolektivně spravovat autorská práva k nejen hudebním dílům. Po doprodání starých zásob prodáváme nové zásoby vč. těchto poplatků, které se liší podle typu média (DVD, CD, HDD, MP3, USB disky, tiskárny, kopírky,...) a mohou dosahovat i několika set korun. KDE SE TO PROJEVÍ Informace o autorské odměně jsou uvedeny na Kartě zboží záložka Základní AUTOR. P. Obr.č. 14. Pole pro zadání autorského poplatku je umístěno na základní kartě zboží. HROMADNÉ NASTAVENÍ Pro hromadné naplnění autorské odměny můžeme doporučit 2 způsoby: Import zboží, viz menu Standard Importy dat volba zboží do ceníku. Pole autorské odměny má interní název CENA AO, a pokud byste připravili Excel soubor obsahující jen dva sloupce (MAT ID a CENA AO), pak import v režimu přepsat staré importuje nové hodnoty autorských poplatků. Hromadné manipulace zboží nově umožňuje nastavit i hodnotu autorské odměny pro vybrané karty zboží. Viz menu Zboží Hromadné manipulace. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 20

22 AUTORSKÉ ODMĚNY NA PRODEJNÍM DOKLADU - FAKTUŘE Autorské odměny se objevuje pouze na prodejních dokladech. Řádek faktury obsahuje nové pole s autorskou odměnou. Autorská odměna se do prodejního dokladu přenese až po promáčknutí tlačítka na kartě prodejního dokladu (nabídky, faktury, prodejky, přijaté objednávky). O tom, na jakých prodejních dokladech bude autorská odměna zobrazována, rozhodnete v konfiguraci. OPRAVA HODNOTY AUTORSKÉ ODMĚNY Oprava je možná dvěma způsoby: zadat hodnotu odměny na řádku faktury ručně opravit výši odměny přímo na kartách zboží a pak opravnou funkcí obnova autorské odměny obnovit autorské odměny v celé faktuře. Viz tlačítko Oprava na faktuře TISK FAKTURY S AUTORSKOU ODMĚNOU Obr. č. 15: Tisk faktury s autorskou odměnou na položce 001a Autorská odměna byla zahrnuta do standardní tiskové sestavy faktury Tiskne se jen v případě, že autorská odměna je nenulová KONFIGURACE Konfigurace použití pole autorské odměny do faktury, prodejky, přij. objednávky a nabídky (vždy jako automaticky doplňovaný řádek) s konfigurovatelným číslem zboží a textem. Konfigurace čísla zboží umožňuje provádět následné analýzy a statistiky nad polem autorských odměn. Kdy např. v křížových tabulkách vyberete číslo zboží (autorských odměn), zadáte období od do a systém Vám zobrazí přehled všech autorských odměn za dané období atd. Obr. č. 16: Konfigurace režimu práce s autorskými poplatky VÝŠE PAUŠÁLNÍ ODMĚNY Výše paušální odměny pro jednotlivá zařízení je přesně stanovena zákonem č. 216/2006 Sb.: VRATNÉ OBALY Modul Zboží byl rozšířen o možnost evidence vratných obalů na skladě. Tato systémová novinka přináší nové řešení formy distribuce pro firmy, které vyrábí nebo prodávají výrobky resp. zboží, které musí být zákazníkovi dodáno v přepravním obalu (např. láhve na plyn). MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 21

23 LOGIKA FUNKCE Plyn, chemické přípravky, nápoje a další produkty potřebují ke své distribuci přepravní nádoby (obaly, které umožňují bezpečné dodání a užití). Mnoho firem se potýká s problémem vyřešení evidence těchto tzv. vratných obalů. Soft-4-Sale nabízí řešení v podobě propojení nabízeného produktu společně s daným přepravním obalem. Díky nastavitelnému vzájemnému propojení, systém dokáže automaticky při prodeji přiřadit správný vratný obal k prodávanému produktu. Evidence těchto vratných obalů může být vedena na samostatném skladu, kde jsou zaznamenány veškeré příjmy i výdeje. Základem je definice nové karty zboží (obalu) a vzájemná provázanost. DEFINICE KARTY ZBOŽÍ Pro každý typ obalu musí být založena nová karta zboží. To, že se zboží bude navenek tvářit jako vratný obal, nám zaručí nastavení příznaku vratný obal na kartě zboží záložka Základní. Po zatrhnutí volby Vratný obal systém eviduje položku jako vratný obal. PROVÁZANOST OBOU POLOŽEK Zboží, které k distribuci potřebuje vratný obal, musí být s vybraným typem vratného obalu provázáno. Vzájemnou provázanost zajistíme přiřazením typu vratného obalu na kartu zboží záložka Technická. Obr.č. 17. Definice typu vratného obalu pro konkrétní položku zboží Karta zboží záložka Technická Z roletového menu vyberete typ vratného obalu a počet potřebných kusů k zajištění distribuce daného produktu. Roletové menu nabízí k výběru všechny evidované karty zboží s příznakem vratného obalu. OBCHODNÍ DOKLADY Celý životní cyklus obchodní zakázky (poptávka, nabídka, faktura, dodací list, ) dokáže zachovat informace o přiřazených vratných obalech. Např. na prodejce systém reaguje, tak že po zadání řádku zboží 001 s povinným obalem, automaticky doplní nový řádek ( 001 ) s přiřazeným obalem. Řádky s obaly se automaticky generují po zadání položky zboží, která je provázána s vratným obalem. Obdobná funkčnost je i na dodacím listu a faktuře při pořizování řádku zboží. Na tlačítko PLUS vygeneruje vratné obaly (pokud doklad vznikl např. generováním z nabídky nebo jinak bez obalu). Generátor výdejky z dodacího listu a faktury vystavené dokáže rozdělit zboží na více skladů (obaly mohou být evidovány na vlastním samotném skladu). KONTROLA SALDOKONTA OBALŮ Systém Soft-4-Sale dokáže hlídat i zpětnou kontrolu (vrácení/přijetí zpět na sklad) počtu zakoupených vratných obalů. Tato funkce eviduje saldokonto vratných obalů pro každého odběratele zvlášť, čímž předchází nechtěnému vykupování vratných obalů zpět a s tím souvisejícího nežádoucího hromadění vratných obalů na skladě. Kontrolu salda obalů nastavíte v menu Zboží Konfigurace Konfigurace vratných obalů. Systém tak na promáčknutí tlačítka na vystavené faktuře a dodacím listě nebo za pomocí tlačítka přepočítá saldo obalů daného zákazníka a v návaznosti na konfiguraci upozorní uživatele na neshodu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 22

24 UPOZORNĚNÍ Samotné smazání řádku s obalem na kartě obchodního dokladu není možné. Smazání řádku zboží samozřejmě možné je, ale nesmaže současně i řádek s obalem zatím se musí smazat ručně. Vratné obaly nikterak nepočítají s výrobními čísly (jedná se o extra generované výdejky). V momentě vytvoření výdejky, systém automaticky zobrazí pouze výdejku na vydané zboží, ale ne na vratný obal. Kontrolu správnosti výdeje vratného obalu provedete promáčknutím ikony modré šipky v nástrojové liště (související doklady), kde bude výdejka evidována. INFORMACE NA KARTĚ ZÁKAZNÍKA Informace o historii evidence vratných obalů pro každého zákazníky získáte na nové záložce na marketingové kartě zákazníka, která zobrazuje saldo vratných obalů pro zákazníka nebo dodavatele. KONFIGURACE Nastavení vlastností chování funkce vratných obalů je umístěna v menu Zboží Konfigurace Konfigurace vratných obalů. Zde nastavíte zapnutí kontroly a funkce vratných obalů jako hlavního konfiguračního pokynu (globální proměna). Dále zde nastavíte sklad vratných obalů (může mít svůj vlastní), formu reakce (upozornění) na záporné saldo obalů v podobě jen varování nebo zákaze prodeje. Cílem je předejít situaci, že lidé budou chodit vracet obaly k Vám, i když zboží bylo zakoupeno jinde. Funkce pro povolení samostatného prodeje obalů (možnost zadat ručně řádek s vratným obalem) zatím není aktivní. Změny v nastavení provedete, kliknutím na tlačítko Ulož. Obr.č. 18. Konfigurace vratných obalů. POUŽITÍ ZAHRANIČNÍCH CEN PRO KALKULACE A PŘECENĚNÍ Čtyři dostupné režimy "použití zahraničních cen pro kalkulace a přecenění" ovlivní jednak chování tlačítka PLUS na cenové kartě zboží a jednak všechny přepočty zahraničních cen. Režimy: prodejní + nákupní cena v Kč dle zahraničního nákupu, kurzu, cla, dopravy a marže (dle zahraniční ceny vypočte vše až po prodej) prodejní cena v Kč jen dle zahraniční katalogové ceny a kurzu (dle zahraniční prodejní ceny vypočte jen prodej) pouze nákupní cena v Kč dle zahraničního nákupu, kurzu, cla, dopravy (-nový-) (dle zahraniční ceny vypočte jen nákup, prodejní cena je fixována) bez vztahu na ceny v Kč (-nový-), zahraniční ceny neovlivní tuzemské Režim je systémový, ale lze jej třeba i dočasně změnit před přepočtem. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 23

25 BONUSOVÝ SYSTÉM REDUKCE BODU VZHLEDEM K VÝŠI SLEVY Konfigurace bonusového systému byla rozšířena o novou volbu použít redukci bodů vzhledem k výši slevy nebo-li náhradní rabat (v procentech). Pro pochopení: v případě základní prodejní ceny chci přidělovat za každých 1000 Kč obratu 15 bodů. V případě slevy se tento příděl musí redukovat čím větší sleva tím méně bodů. Zároveň platí, že čím větší rabat máme, tím méně drastická musí redukce být (při stejné úrovni slevy). Vystihuje to následující vzorec: skutečný příděl bodů = 15 x (1 (skutečná sleva/rabat)) Tak při rabatu 42% a slevě 15% dojde k redukci bodů na 9,64. Hodnotu 15 si budete konfigurovat zvlášť v rámci současných možností Konfigurace bonusového systému. HODNOTY PRO VYHODNOCENÍ VZORCE vypočtená sleva položky z řádku dokladu hodnota obvyklého rabatu (nové pole) zadávat se bude do definice dealerských slev a přepočtem dealerských slev se dostane do této tabulky. Redukce probíhá jen pro varianty produktové (z řádků dokladů). JAK ZADAT SMLUVNÍ CENY Novinkou v oblasti smluvních cen je možnost definice budoucí smluvní ceny/slevy pro danou položku. Tato smluvní cena bude platná v momentě dovršení data na kartě. NASTAVENÍ Upravena reakce při zadání nové slevy/ceny, kdy zneplatnění původních definic pro danou položku je na dotaz. Je možné tak ponechat platnost stávající definice slevy/ceny a přidat novou s budoucím datem platnosti od (obdobné řešení je individuálním nastavováním platnosti jednotlivých cen/slev po povolení editace v přehledu cen/slev). POSTUP otevřeme kartu stávající definice smluvní ceny klikneme na ikonu pro zkopírování stávajícího záznamu do nového a potvrdíme tlačítkem ANO na otázku zda-li si přejeme zneplatnit ostatní definice k této smluvní ceně/slevě? Odpovíme NE. Tím zaručíme, že bude nadále platit stávající definice. V momentě dovršení data platnosti nově definované smluvní ceny bude platná jenom ta jedna. Obr.č. 19. Postup definice nové smluvní ceny platné za určitý interval MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 24

26 SUMA OBRATU V ŘÁDKU SMLUVNÍ CENY Využíváte-li při obchodování smluvní ceny, tak postupem času jste zjistili, že přibývání nových cen a jejich údržba (při změně cen) je dosti pracná. Přitom řada smluvních cen už se stává bezpředmětnými, protože zákazník daný produkt již neodebírá. Aby vám počet smluvních cen nepřerostl do gigantických rozměrů, potřebujete čas od času zneplatnit smluvní ceny právě u položek, kde už to nemá smysl. K tomu potřebujete zjistit, zda konkrétní zákazník danou položku odebral např. v posledním roce. Řešení spočívá v doplnění nového sloupce Obrat v Kč do přehledu smluvních cen. Po spuštění generátoru nad přehledem smluvním cen, se doplní vždy aktuální obrat. U generátoru je možnost využít časového omezení od-do na datum zdanitelného plnění. Obr.č. 20. Generátor pro doplnění obratu nad přehledem smluvních cen Zároveň nad přehled smluv byl doplněn nový filtr Obrat od-do. Přehled smluvních cen je umístěn v menu Zboží Smluvní ceny. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 25

27 OPERATIVNÍ ŘÍZENÍ PROAKTIVITY NASTAVENÍ PRIORITY U PROAKTIVIT Systém proaktivních událostí byl rozšířen o možnost nastavení úrovně priority proaktivní události. Nastavení typů úrovní proaktivních událostí provedete v menu Marketing Proaktivní události Číselník priorit proaktivit. Obr.č. 21. Nastavení úrovně priority u proaktivních událostí PROAKTIVITA NAD ŠKOLENÍM Nad kartu školení byl nově přidán generátor proaktivit můžete vázat libovolný počet proaktivních událostí.. To znamená, že ke kartě školení PROAKTIVITY I NAD POKLADNÍM DOKLADEM Generátor proaktivních událostí nově najdete i v nástrojové liště nad podkladními doklady. Kliknutím na ikonu systém vygeneruje nový proaktivní dokument, který je spjatý s vybranou prodejkou. PROAKTIVITY PŘÍMÉ A NEPŘÍMÉ k firmě k zakázce k projektu Systém Soft-4-Sale umožňuje sledování proaktivit přímých i nepřímých. Všechny proaktivity najdete pod záložkou. Nepřímá proaktivita je navázaná na dokument související se zakázkou, firmou nebo projektem. HROMADNÉ POSUNUTÍ VŠECH PROAKTIVIT Do s4s sledovače, který je součástí instalační sady Utills, byla přidána volba hromadného posunutí všech proaktivit o stanovenou dobu (30 minut, 1 hodina, 2 hodiny, 4 hodiny, 8 hodin, 1 den, 1 týden). Díky této novince už nemusíte spouštět systém Soft-4-Sale v případě nutnosti posunutí proaktivit. Stačí, když na hlavním panelu pracovní plochy Windows kliknete pravým tlačítkem na ikonu sledovače a vyberete možnost přesunutí o zvolenou dobu. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 26

28 SCHVALOVÁNÍ DOKUMENTŮ Obr.č. 22. Konfigurace postupu schvalování dokumentů ve firmě Pro každý typ dokladu lze stanovit samostatnou strategii (postup) schvalování a kontrol dokladů. Pro stanovení strategie schvalování máte tyto možnosti: neomezený počet schvalovacích kroků sekvenčně řazených v rámci schvalovacího postupu je umožněno i větvení tj. v rámci jedné fáze je umožněna volba jednoho z více možných kroků (např. Přijato Odmítnuto) schvalovací postup může být ale také naprosto jednoduchý a může obsahovat jediný krok Schválení v rámci provedení libovolného kroku může systém generovat automatické proaktivity zadanému seznamu uživatelů realizace každého kroků je ukládáno i jako historie k dokumentu (kdo co kdy) aktuální stav dokumentu v rámci procesu schvalování je: výběrovým kritériem pro přehledy, tisky a křížové tabulky a současně hodnotou vhodnou pro sestavení křížové tabulky novou informaci na dokladu a na přehledu dokladů KROK SCHVALOVACÍHO PROCESU Každý krok schvalovacího postupu je popsán následujícími informacemi: Pozice určuje řazení kroků Zkratka kroku se ukládá do karty dokumentu a bude viditelná na přehledech a křížových tabulkách (měla by být vypovídající) Stav po: textový popis jak bude dokument označován po provedení kroku (schválen) Akce: textový popis tlačítka, jenž bude připraveno na dokladu pro provedení kroku (Schvaluj) pop: příznak, že akce bude dostupná až po provedení dokladu Kdo může: seznam uživatelů, jenž mohou krok realizovat Práva: výše uživatelských práv nutná pro provedení kroku krok může realizovat každý, jehož práva vyhovují, a nebo ti co jsou vyjmenování bez ohledu na práva Heslo: příznak zda bude nutné zkrácené potvrzovací heslo uživatele Krok před: definice předcházejícího kroku. Pokud budou mít dva nebo více kroku společného předchůdce půjde o větvení schvalovacího procesu!: příznak, zda budou automaticky generovány proaktivity Komu proaktivity: seznam uživatelů komu má být po provedení kroku automaticky generována proaktivita Připomeň: časová prodleva pro připomenutí proaktivity od okamžiku provedení kroku NOVÁ TISKOVÁ SESTAVA KNIHY JÍZD Tisková sestava Tisk přehledu jízd byla rozšířena o typ výstupního formuláře Cestovní náklady, který dokáže za určité období vyhodnotit a vytisknout jízdy vozidla a to včetně souhrnných informací: ujeté kilometry cestovní náhrady + cena spotřebovaného paliva dle (TP), cena dle karty vozidla MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 27

29 Tisková sestava reaguje na příznak služební/soukromé/všechny jízdy, aby se daly vyhodnotit zvlášť. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , , revize: 97, Strana 28

30 KONTAKTY A MARKETING FIRMA IBAN A SWIFT Karta kontaktů a formulář faktury přijaté byly rozšířeny o možnost zadání více údajů pro IBAN a SWIFT. Důvod Jedná se především o dodavatelské firmy, které vedou více účtů např. v zahraniční měně pro platební styk se zahraničím. Pak na kartě faktury přijaté kliknutím vyberete příslušné bankovní spojení z roletové nabídky. Postup nastavení Na kartě kontaktů klikneme na ikonu (další bankovní účty), kde do horního podbarveného řádku přidáme nové bankovní spojení a potvrdíme kliknutím na tlačítko. Následkem vložení nového účtu se Vám zobrazí přehled všech evidovaných účtů k danému kontaktu. Primární účet vyberete kliknutím na ikonu nad aktivním účtem. Poznámka: Seznam evidovaných účtů se zobrazí jedině v případě, že je evidováno více účtů. Takže buď NIC a nebo KOMPLET. Obr.č. 23. Nastavení dalších čísel účtů Použití Využití této nové možnosti nabízí především obchodováním se zahraničními dodavateli. Kata přijaté faktury nabízí možnost rychlého výběru zvoleného účtu z roletového menu. Obr.č. 24. Výběr čísla účtu na kartě přijaté faktury Na zahraniční přijaté faktuře se pak mění pole IBAN a SWIFT, dle aktuálního výběru. Obr.č. 25. Výběr IBAN a SWIFT na kartě zahraniční přijaté faktury ROZŠÍŘENÍ VÝBĚROVÝCH KRITÉRIÍ O OBRAT DODAVATELE Výběrové kritérium na filtraci hodnot podle dodavatelského obratu bylo doplněno do následujících formulářů: přehled kontaktů tisky MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 29

31 křížové tabulky definice marketingového výběru AUTOMATICKÉ DOPLNĚNÍ LIMITU DLUHU V menu Kontakty Konfigurace Konfigurace kontaktů přibyla nová funkce pro automatické doplnění minimálního limitu dluhu u nově vzniklé firmy, tzv. hlídač pro neplatiče. Hodnotu tohoto limitu můžete nastavit konfiguračně. JEDNÁNI RTF TEXT I U VZOROVÉHO JEDNÁNÍ Novinkou spisové služby je možnost využití formátování textu s pomocí RTF u vzorových záznamů spisové služby. Editaci textové pole ve formátu RTF spustíte kliknutím na ikonu. Menu Marketing Spisová služba Konfigurace Vzorové záznamy spisové služby. KARTA SPISOVÉ SLUŽBY ROZŠÍŘENA O POLE NA VĚDOMÍ PRO VÝBĚR FIREM Na kartě jednání přibylo nové tlačítko s popisem Na Vědomí 2. Po promáčknutí tohoto tlačítka se uživateli zobrazí seznam firem pro výběr, kdo má být o jednání informován. Výběr Vám usnadní kritéria výběru. Např. při sjednání pojišťovací smlouvy vystupují 3 strany (pojistník/pojistitel/pojištěný). Pro tyto osoby/firmy budou informace distribuovány. Obr.č. 26. Výběr firem na vědomí DOTAZNÍK PRO OSOBY Systém dotazníků, který je umístěn v modulu Marketing byl rozšířen o přiřazení k osobě. Předchozí funkcionalita umožňovala zobrazení dotazníku na kartě referencí, spisové služby, poptávky případně firmy. V současné podobě je možné dotazníky přiřadit i ke konkrétní osobě. MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 30

32 Obr.č. 27. Dotazník pro osoby VYHODNOCENÍ DOTAZNÍKU Systém vyhodnocování dotazníků doznal několika podstatných změn. Nově lze vyhodnocovat konkrétní parametry a hodnoty vyplněných dotazníků pomocí křížových tabulek a to hned z několika hledisek: počet, první hodnota, poslední hodnota, minimum a maximum. Například: Zajímá nás počet lidí, kteří byli spokojeni se zimními podmínkami během letošní zimy. Aby to bylo jednoduché, budeme vyhodnocovat pouze odpovědi Ano/Ne. V křížové tabulce hodnot vyplněných dotazníků zvolíme jako Parametr (Spokojen s počasím Text) a do pole Hodnota zadáme výraz Ano. Dále ve spodní části zvolíme, že nás zajímá zadaná hodnota Dotaz val a konkrétně Počet. Následně klikneme na tlačítko Ukaž. Obr.č. 28. Vyhodnocení dotazníků ODESLÁNÍ HROMADNÉHO U S OBRÁZKEM Systém Soft-4-Sale disponuje novinkou v podobě vkládání obrázku do hromadného u. Jedná se o operativní novinku, kterou ocení uživatelé při každodenním použití. Řešení spočívá v úpravě ové zprávy ve formátu HTML, která je popsána níže. POSTUP Nejprve je třeba upravit zdrojový kód HTML před název souboru každého obrázku doplnit text cid: (dle příkladu). MTJ Service s.r.o., Žilkova 44, Brno, tel.: , info@mtj.cz , revize: 97, Strana 31