Praktické lekce z úřední korespondence

Transkript

1 Čeština za pracovním stolem Praktické lekce z úřední korespondence Lucie Slejšková Co si ohlídat při psaní textů Od smyslu textu ke grama Praktické rady, jak vytvoř Mýty o úředním jazyc Různé typy textů a p Jak oddřevěnit text Ukázky textů a p Píšeme a čistím xt praktick

2 Čeština za pracovním stolem

3 Čeština za pracovním stolem Praktické lekce z úřední korespondence Lucie Slejšková

4 Upozornění pro čtenáře a uživatele této knihy Všechna práva vyhrazena. Žádná část této tištěné či elektronické knihy nesmí být reprodukována a šířena v papírové, elektronické či jiné podobě bez předchozího písemného souhlasu nakladatele. Neoprávněné užití této knihy bude trestně stíháno. Čeština za pracovním stolem Praktické lekce z úřední korespondence Lucie Slejšková Vydala Grada Publishing, a.s. U Průhonu 22, Praha 7 jako svou publikaci První vydání, Praha 2013 Grada Publishing, a.s., 2013 Zlom a úprava textu: Lucie Němcová Myšlenková mapa: Barbora Vavřínová Vytiskly Tiskárny Havlíčkův Brod, a.s., Husova 1881, Havlíčkův Brod Počet stran: 200 Publikace z nakladatelství Grada Publishing, a.s. si můžete zakoupit u svého knihkupce nebo objednat v Zákaznickém servisu nakladatelství Grada Publishing, a.s., U Průhonu 22, Praha 7, tel.: , fax: , obchod@grada.cz, Na Slovensku objednávejte knihy na adrese: Zásielková služba Grada Slovakia, spol. s r. o., Moskovská 29, Bratislava, Slovensko, tel.: 02/ , fax: 02/ , grada@grada.sk Pokud máte pocit, že byste nám chtěli sdělit něco ohledně této knihy, napište, prosím, na adresu redakce: koedice@grada.cz. ISBN: ISBN (elektronická verze ve formátu PDF) ISBN (elektronická verze ve formátu EPUB)

5 Docházejí nás stále stížnosti do češtiny úředních výroků. ( ) Zvláště nelibě se dotýkají chyby ve výnosech ministerstva školství a nár. osvěty. Čtli jsme o tom v Nár. listech bolestnou lokálku a hle, v posledním čísle Věstníku tohoto ministerstva podávají se nové důkazy o tom, že tam někteří pánové neznají základních pravidel české mluvnice. ( ) A to se dává podpisovati ministrovi! Naše řeč 7/ročník 3, 1919 Jen ten, kdo umí zajímavě přemýšlet, může se pak naučit zajímavě psát. Opačně to opravdu nefunguje. Tomáš Feřtek

6

7 Obsah 1. Proč číst tuto knihu 9 2. Chybuji, tudíž jsem Co si ohlídat při psaní textů jako první, co potom a co nakonec od smyslu textu ke gramatice Praktické rady, jak vytvořit korektní text Mýty o úředním jazyce Různé typy textů a pravidla jejich tvorby Jak oddřevěnit text obvyklé stylistické chyby Ukázky textů a práce s nimi Píšeme a čistíme text praktické rady a triky, jak na to Malý test na závěr vyzkoušejte se Úředničtina bude vždycky taková nebo ne? Řešení našeho malého testu na závěr Kde hledat pomoc 193 Rejstřík 197 7

8

9 1 Proč číst tuto knihu Píšete při své práci texty? Posíláte pracovní y? Formulujete pracovní a oficiální dopisy a stanoviska? Pokud si alespoň na některou z těchto otázek odpovíte ano, pak máte dobrý důvod číst tuto knihu. K tomu ještě jedna otázka navíc chcete je psát tak, aby: jim ostatní rozuměli, nebyly plné klišé, frází a prázdných formulací, věděli jste si rady s obvyklými úskalími gramatiky a stylistiky, a netrápili jste se u nich? Jestliže ano, pak je o důvod víc, proč si knížku projít. Její text vznikal na základě několikaletých zkušeností ze seminářů a workshopů s pracovníky různých úřadů a firem, kteří měli velmi praktické motivace: Píšu kostrbaté texty, vždycky je to takové moc úřední. Chci se naučit psát jednodušeji. 9

10 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ Mám dojem, že jsem zajela do různých klišé, každý dopis a začínám a končím stejně. Nedá se to nějak obměňovat? Když si nedám pozor, dělám dost chyb a vedoucí mi dopisy vrací. Potřebuju si ujasnit takové ty typické záludnosti gramatiky a stylistiky. Nejsem si jistý, jak by vlastně měl oficiální dopis nebo vypadat. V práci používáme několik šablon a ty se dost různí. Rád bych si v tom udělal jasno. Mám dojem, že moje texty jsou docela v pořádku. Ale možná to je tím, že hodně pravidel neznám. Rád bych se o tom přesvědčil. Jestli se v těchto větách trochu poznáváte, může být pro vás knížka užitečná. Není to žádná teoretická publikace, ale praktický průvodce, díky kterému získáte větší sebejistotu při tvorbě různých textů, s nimiž se v práci můžete setkat. Ujasníte si praktická pravidla, jimiž se řídí psaní dopisů, ů nebo například pracovních zápisů. Každý výklad doprovází ukázky autentických textů, na nichž jasně uvidíte, na co si můžete dát pozor. Průběžně je v knize vysvětlena i řada gramatických jevů, které činí většině lidí více či méně potíže. Najdete tu také pomůcku, jak si sami otestovat, kde máte Achillovu patu, a na konci knihy odkazy na tištěné, ale i elektronické a volně dostupné příručky, které vám pomohou rychle najít odpověď při řešení konkrétního problému v textu. A možná při čtení této knihy zjistíte, že čeština nemusí být nutně nezáživná a že psaní textů v sobě obsahuje určitý kus dobrodružství. Přeji vám inspirativní četbu knihy a tvorbu vlastních textů! Autorka 10

11 2 Chybuji, tudíž jsem Se mnou tady nic nesvedete, říkají mi hned od začátku účastníci mých kurzů. Já jsem na češtinu úplně natvrdlej. Skoro vždycky někdo podobné věty v úvodu semináře zmínil. Možná míváte také někdy takový pocit. Musíte napsat dopis nebo zápis z jednání a váš nadřízený ho chce zkontrolovat, než materiál odejde. A je to tady, vrátí se vám místo jednoho listu dva, plné poznámek a škrtanců. Přepisujete, upravujete, často ale ani pořádně nevíte proč. Proč zrovna je lepší formulace, kterou navrhuje pan ředitel, a ne vaše původní Proč jsou v této větě proboha čárky, nebo proč tam naopak být nemají, když přece při čtení klesnete hlasem! Proč máte v této větě přehodit pořadí slov a jestli se opravdu slovo on-line musí psát s tou divnou pomlčkou (nebo co to vlastně je), případně jak to celé můžete napsat jinak. Jenže firemní pravidla velí, že text je potřeba upravit podle požadavků, a ve vás sílí hned dva pocity: že něco předěláváte, a nevíte proč, a že s češtinou to bude asi vždycky problém. A začarovaný kruh je na světě. Semináře pro pracovníky různých úřadů a firem jsem pořádala několik let a každý z nich, i ti, kdo se na začátku zaklínali svou naprostou odolností vůči jakýmkoliv gramatickým pravidlům a trvali na tom, že mají nulový jazykový cit, dokázali udělat za velmi krátkou dobu 11

12 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ SE DĚLAT značný pokrok. Klíčem k tomu byla jediná věc za chvíli totiž zjistili, že chyby dělá každý z nich, ti pokročilejší, i ti méně pokročilí. Zjistili, že není pravda, že by neovládali vůbec nic a dělali chyby ve všem, ale že každý má ty svoje oblíbené chyby a ostatní pravidla a zásady docela ovládá. Někomu šlo lépe strukturovat text, hledat slova nebo formulovat věty, ale psaní čárek ve větách považoval za nerozluštitelný rébus. Jiný zase ovládal spíše gramatická pravidla, ovšem napsat souvislý text od něj vyžadovalo značnou námahu. Chyby dělá každý a každý má ty svoje. Nebojte se dělat chyby, protože jinak se ani nemůžete zlepšit. A když se přestanete bát (protože dělat chyby je normální), můžete začít pracovat na tom, abyste chyb dělali méně. A časem třeba skoro žádné. Říkám skoro, protože až si začnete myslet, že neděláte žádné chyby, tak si prosím sáhněte na tep a zkontrolujte svoje životní funkce. Možná, že se něco děje Vzpomínám si na jednoho kolegu, který si velmi potrpěl na jazykovou správnost textů. Svým podřízeným v tomto ohledu nic nedaroval a byl pro ně postrachem. Rád jejich texty upravoval a přepisoval. Oblíbený příliš nebyl, nicméně věřil, že dělá to nejlepší. Jednou opět z velké části přepsal jeden text, který se mu po delší době vrátil na stůl. Kolega však již zapomněl, že dokument opravoval, a nepoznal, že má před sebou v zásadě svůj vlastní text. S velkou vervou se pustil do nového přepisování a potichu lamentoval, kdo mohl tak nemotorný text vytvořit! Proto ať už texty sami vytváříte, nebo je po někom kontrolujete, mějte prosím na paměti tři věci: Chybovat je normální a dělá to každý (kdo ne, nejspíš už nežije). Chyby děláte tudíž i vy sami a často si to uvědomíte až s větším odstupem. 12

13 CHYBUJI, TUDÍŽ JSEM Svoji češtinu můžete zlepšit, když se přestanete bát a zjistíte, co konkrétně vám opravdu dělá potíže. Tato knížka vznikla jako okamžitý nápad po několika letech kurzů češtiny, kterými prošla řada lidí různých profesí i schopností. Často zjistili, že zlepšit se v některých konkrétních oblastech tvorby textů není tak složité, jak si mysleli. Získali větší sebejistotu, dokázali poznat, kde může být v textech chyba. Uměli najít lepší a spolehlivější pomoc, než jen vygůglit sporné slovo na internetu. Dokázali napsat souvislý text bez větších jazykových a stylistických problémů. A to samé můžete zažít skrze tuto knihu. 13

14

15 3 Co si ohlídat při psaní textů jako první, co potom a co nakonec od smyslu textu ke gramatice Představte si běžnou každodenní situaci. Musíte vyřídit hromady ů a dopisů, odpovědět na ně, nebo například připravit odpovědi na dopisy pro svého nadřízeného. Každý den tak vyprodukujete moře textů, na některé se soustředíte více, na některé méně, to byste se přece zbláznili Některé vaše texty po vás čtou kolegové, některé třeba nadřízený. A někteří z nich je budou opravovat. Možná mají pravdu a text by si to skutečně zasloužil ale poznáte, kdy je úprava nutná, co je nutné opravit především a co může třeba i zůstat, protože existuje více možností, jak se s tím vypořádat? Anebo naopak máte text opravovat a připomínkovat vy jste si jisti, že opravíte skutečně potřebné pasáže, místo abyste přepsali celý text jen proto, že byste to řekli trochu jinými slovy? Máte jasno v tom, které chyby jsou závažnější a které méně? 15

16 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ Podívejme se na jeden text, který vám klidně může přistát na stole. Jedná se o dopis, který adresuje ředitel personálního odboru ředitelce oddělení logistiky jisté firmy. Paní ředitelka Malíková si stěžuje na nefunkční e-learningový systém dalšího vzdělávání pracovníků firmy a ředitel Vašák ji chce dopisem informovat o opatřeních, která provedl, aby došlo k nápravě situace. Nebudeme se nyní trápit formální úpravou dopisu, ale soustředíme se zatím jen na text samotný. Zkusme si takové malé cvičení. (Pokud vás hned napadlo cvičení přeskočit, je to na vás, ale kdybyste si ho přece jen zkusili, získáte něco navíc. Slibuji.) Takže malé cvičení přečtěte si nejprve dopis sami a zkuste vyřešit dva malé úkoly: Označte si v textu jakkoliv ta místa, která vám vadí nejvíce a která by podle vás určitě neměla zůstat ve stávající podobě. Kdyby se vás někdo zeptal, proč text působí tak dřevěně (šroubovaně, neplyne hladce, je kostrbatý, prostě divný ), co byste mu řekli? V čem je podle vás ta hlavní chyba? Zkuste být konkrétní a nespokojte se s tím, že řeknete: Je to kostrbaté. To ano ale proč? Zkuste to! Nedočkavým čtenářům mohu prozradit, že text, tak jak by mohl správně vypadat, najdou na str. 42. Ale jestli se mohu trochu přimluvit, vydržte to přišli byste o dost podstatné myšlenkové cvičení. Dopis uvádím v původní podobě se všemi gramatickými i stylistickými nedostatky. 16

17 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ Ukázka 1: Oficiální pracovní dopis Vážená paní Malíková, V reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme, že byla uskutečněna schůzka se zástupci projektového týmu projektu a zástupců dodavatele e-learningového systému, kde byly diskutovány hlavní problémová místa a předpokládaná řešení a možnosti jejich podpory. Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011-leden Dále jsme si ujasnili další postup zajištění podpory projektu on-line vzdělávání zaměstnanců. Firma Česká internetová společnost dodavatel e-learningového systému od tímto garantuje funkčnost systému ve statické formě, tzn. bez aktualizací stávajících kurzů a bez přidávání nových kurzů a poskytnutí materiálů v PDF formě, tak aby je jednotlivá pracoviště mohly používat a pracovat s nimi dle své aktuální potřeby. Ze strany ČIS došlo k ujištění, že bude nadále dohlížet nad fungováním systému a v případě jakýchkoliv technických problémů sjedná nápravu. Dle vyjádření zástupců ČIS byly všechny pracoviště zapojené do projektu informovány o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. Února V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. 17

18 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ * Projektový tým vyhlásí seznam aktuálních nově uveřejněných kurzů se zohledněním již uveřejněné nabídky vzdělávání. S konkrétními kurzy, v případě nejasností doporučujeme obrátit se na příslušného PM a konzultovat nejlepší další postup. S přáním pěkného dne a přátelským pozdravem Karel Vašák ředitel personálního odboru Zkusili jste to? Pokud ano, budou se vám vaše postřehy za chvíli hodit. Nezapomeňte je. Než se k nim dostaneme, podíváme se, jak by text opravila možná některá paní učitelka ve škole nebo váš horlivý nadřízený či kolega. Gramatické chyby jsou zakroužkovány, stylistické podtrženy. Ukázka 2: Oficiální pracovní dopis a jak by ho opravila horlivá paní učitelka Vážená paní Malíková, V reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme, že byla uskutečněna schůzka se zástupci projektového týmu projektu a zástupců dodavatele e-learningového systému, kde byly diskutovány hlavní problémová místa a předpokládaná řešení a možnosti jejich podpory. Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011-leden Dále jsme si ujasnili další postup zajištění podpory projektu on-line vzdělávání zaměstnanců. 18

19 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ Firma Česká internetová společnost, dodavatel e-learningového systému, od tímto garantuje funkčnost systému ve statické formě, tzn. bez aktualizací stávajících kurzů a bez přidávání nových kurzů, a poskytnutí materiálů v PDF formě, tak aby je jednotlivá pracoviště mohly používat a pracovat s nimi dle své aktuální potřeby. Ze strany ČIS došlo k ujištění, že bude nadále dohlížet nad fungováním systému a v případě jakýchkoliv technických problémů sjedná nápravu. Dle vyjádření zástupců ČIS byly všechny pracoviště zapojené do projektu informovány o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. Února V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. Projektový tým vyhlásí seznam aktuálních nově uveřejněných kurzů se zohledněním již uveřejněné nabídky vzdělávání. S konkrétními kurzy, v případě nejasností doporučujeme obrátit se na příslušného PM a konzultovat nejlepší další postup. S přáním pěkného dne a přátelským pozdravem Karel Vašák ředitel personálního odboru Tak a je to. Jestli vás ta zaškrtaná stránka děsí, vůbec se vám nedivím. Horlivá paní učitelka i nadřízený mají sice pravdu a opravili všemožné chyby, ale nám to stejně moc nepomůže. Především nevíme, které chyby jsou podstatné a které méně. Se kterými je třeba začít, protože po jejich odstranění odpadne samovolně 19

20 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ možná i řada dalších (jen proto, že zvolíte jiná slova a jejich pořadí a na čárky nedojde). A kromě toho ani často nerozumíme tomu, proč jsou některé chyby podtrženy. Vraťme se tedy k dvěma malým úkolům a začněme od konce: Proč vám přišel dopis tuhý a dřevěný? Co je jeho největší závada? Co jste asi mohli odpovědět? Není tomu moc rozumět. Je to kostrbaté. Ano, ano, to určitě. Ale proč? Protože celý první odstavec obsahuje zbytečné informace, bez nichž by se autor i adresát dopisu obešli, a naopak se z něj zřetelně nedozvíme, proč vlastně paní Malíková dopis dostala. Nebylo by lepší uvést, že reagujeme na dopis paní ředitelky a chceme ji informovat o opatřeních, která vyplynula ze schůzky a mají přinést zlepšení situace? Protože některé věty jsou moc dlouhé a hemží se to v nich podstatnými nebo přídavnými jmény. Všimli jste si? Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011 leden Protože autor dopisu často používá trpný rod místo činného. V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Protože autor dopisu některá normální slova nahradil výrazy, které vypadají zdánlivě úředně a oficiálně, ale ve skutečnosti jsou v češtině nezvyklé. Ze strany ČIS došlo k ujištění Protože autor dopisu se nedokázal vyhnout některým oblíbeným úředním floskulím (tzn. obratům, které svým nadužíváním 20

21 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ ztratily význam a fungují jen jako vycpávka ). Na první pohled vypadají vznešeně, ale už na ten druhý dokáží z textu učinit zbytečně nabubřelou a někdy nesrozumitelnou informaci. V reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme V souvislosti s tímto Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. Všimli jste si, že mezi hlavními argumenty nepadlo ani jedno slovo o samotném pravopise? I když je pravda, že autor dopisu má například problém uhlídat si správné koncovky u přísudků (byly všechny pracoviště zapojené do projektu informovány), zapisuje nesprávně datum ( , 15. Února 2012) a není si jistý v interpunkci (Firma Česká internetová společnost dodavatel e-learningového systému). To je všechno pravda, ale zrovna tyto chyby mají na celkový dojem z textu vliv menší, než si myslíme. Jistě, kdyby byl text jinak správně a zůstaly jen tyto pravopisné chyby, určitě bychom si jich všimli a také by nám vadily. Ale pravda je ta, že nám jako první vadí ty chyby, které se týkají textu jako celku a teprve postupně se věnujeme detailnějším a nižším rovinám. Text a jazyk vůbec jsou výrazem našeho myšlení a věrně ho zrcadlí (někdy k naší škodě). Proto také při vnímání textu sledujeme jako první to nejvyšší možné, totiž smysl celého textu. Jestliže nám text dává smysl, je logicky členěn a má zkrátka hlavu a patu, vyhovuje nám. Když ne, okamžitě reagujeme, i kdyby v textu nebyla jediná pravopisná chyba. Smysl textu znamená zjednodušeně uvědomit si, PROČ daný text píšeme a CO chceme sdělit. Co sdělíme jako první, co druhé a třetí a co nakonec. Schválně se vraťte v myšlenkách k našemu ukázkovému dopisu. Co myslíte je jasné z prvního odstavce, proč byl text napsán a co chce jeho pisatel sdělit? Kromě odpovědi na otázku PROČ a CO potřebujeme ještě najít odpověď na otázku KOMU píšeme. A to zahrnuje jak přímého adresáta textu, tak také všechny potenciální adresáty. U úřední 21

22 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ korespondence a textů oficiální povahy totiž musíme vždy předpokládat, že se text dostane na mnoho dalších míst, kam původně nebyl adresován (dopis se založí, přepošle). A všichni adresáti musí textu rozumět. Proto nesmíme nikdy předpokládat, že to, co napíšeme, budou druzí chápat jen díky tomu, že jsou v obraze. Možná ano, možná ne, ale co případní další čtenáři? Co až si text někdo přečte za měsíc? Za rok? Třeba takový zápis? Z odpovědí na otázky PROČ, CO a KOMU pak vyplývá celkové uspořádání textu. To znamená, jak text strukturujeme (jestliže má jít o zápis z jednání, je stručný a strukturovaný?), jakou formu zvolíme (jestliže se má jednat o oficiální dopis, má všechny náležitosti?), jaký tón si vybereme (píšeme-li přátelský a osobní , odpovídá text svým tónem našemu záměru?) atd. Pokud v tomto bodě uděláme chybu, jsme schopni ji velmi rychle pocítit. Často to komentujeme slovy: To se nehodí. Dává to sice smysl, ale je to neobratné. Nedá se v tom vyznat. Je to formálně špatně. Teprve pak si začneme uvědomovat, jestli byla vhodně zvolená slova a zda neobjevíme pravopisné chyby. Vypadá to, že nad každým textem dumáme minuty a hodiny, ale ve skutečnosti nám hlavou projede první hodnocení textu (ale i jakékoliv promluvy, kterou slyšíme) během pár sekund. Často si otázku smyslu textu uvědomíme jen pocitově, nedovedeme ani pořádně pojmenovat, co nám vlastně vadí, ale víme, že něco je špatně. Od smyslu textu k detailnějším prvkům má cenu postupovat nejen tehdy, když text hodnotíme, ale především tehdy, když ho vytváříme. Jestliže se nám podaří postupně zvládnout jednotlivá patra této pomyslné pyramidy, máme vyhráno. A ještě nám zbývá první úkol. Nejspíš jste nezaškrtali stejné množství chyb jako naše horlivá paní učitelka (budeme doufat, že jste jich nezaškrtali více). Zaškrtali jste ty, které jsou podle vás podstatné. Můžete si je nyní porovnat s ukázkou. Co zjistíte? 22

23 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ Obrázek 1: Pyramida důležitosti vrstev textu celkový smysl textu PROČ, CO a KOMU píšeme stavba textu, jeho členění, forma výběr slov a slovních spojení gramatická pravidla Odhalíte, jaké typy chyb vidíte, a jaké ne. Čili které jazykové jevy jsou pro vás zatím neviditelné nebo málo viditelné (a tudíž je pravděpodobné, že v nich sami chybujete). Což znamená, že si také uvědomíte, jaké typy chyb sledujete a z jakých pater pyramidy pocházejí (paní učitelka vůbec neoznačila, že hlavní chyba spočívá v celkové strukturaci textu). Všímáte si celkového smyslu a kompozice textu, nebo vám zatím unikají? Soustředíte se výhradně na pravopis? Ideální je, pokud se dokážete při kontrole i tvorbě textu soustředit vyváženě na všechna patra pyramidy, od horního po nejspodnější. Protože většinu z nás to nikdo ve škole neučil (často jsme zůstali viset na spodním patře gramatiky a pravopisu), můžeme s tím mít obtíže a bude to chtít trochu cviku, než nám tento přístup přejde do krve. Jelikož jde ale vlastně o použití selského rozumu, nakonec tuto změnu pohledu na text s ulehčením přijmeme. Abychom nakonec porozuměli všem chybám v textu, rozkryjme si je právě po jednotlivých patrech pyramidy, od vrchních k těm nižším. Text v podobě, která by byla vhodnější, najdete na str

24 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ! Text bychom měli vnímat po patrech od nejvyšších vrstev po nejnižší. Nejvýše stojí celkový smysl textu PROČ, CO a KOMU píšeme. Z tohoto patra vyplývá forma textu, jeho stavba a členění. Teprve když si tyto dvě věci ujasníme, začneme volit ta správná slova a sledujeme gramatiku. Přeskočit tuto hierarchii při tvorbě textu znamená zadělat si na problém. Smysl textu proč, co a komu píšeme Nebýt vysvětlení, které je uvedeno před první ukázkou (kdo a proč komu píše), možná bychom trochu tápali. Zvláště při čtení prvního odstavce. Vážená paní Malíková, v reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme, že byla uskutečněna schůzka se zástupci projektového týmu projektu a zástupců dodavatele e-learningového systému, kde byly diskutována hlavní problémová místa a předpokládaná řešení a možnosti jejich podpory. Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011 leden Dále jsme si ujasnili další postup zajištění podpory projektu on-line vzdělávání zaměstnanců. Někdy máme pocit, že svůj úmysl musíme druhému obšírně vysvětlit se všemi detaily. V případě textů (a promluv samozřejmě také), které vytváříme na pracovišti nebo které mají zkrátka oficiální, 24

25 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ úřední charakter, to bývá spíše na škodu. Vyplatí se vysvětlit, proč druhému píšeme a co mu chceme sdělit, ale máme to udělat stručně a jasně. A měli bychom to udělat hned na začátku textu. Udělat to můžeme dvěma způsoby: 1) V úvodním odstavci je taktické a pro adresáta na první čtení srozumitelné jednoduše uvést, proč mu píšete. Nemusíme hledat složité formulace. V našem případě je potřeba sdělit dvě věci: že jsme obdrželi připomínky k e-learningovému systému vzdělávání zaměstnanců od paní Malíkové, a že jsme přijali určitá opatření, která nyní paní Malíkové popíšeme. Můžeme to udělat například takto: Vyhodnotili jsme Vaše připomínky k e-learningovému vzdělávání zaměstnanců a chceme Vás informovat o opatřeních, která jsme přijali. Klíčové je slovo informovat adresát hned ví, že se po něm v zásadě nic nechce, ale je pouze informován. Pokud chceme něco jiného, musíme to napsat, ideálně to vtělíme do přesného slovesa (např. žádáme vás o vyjádření k níže uvedeným bodům). Nemusíme nutně popsat, kolik se uskutečnilo schůzek, kdo se jich účastnil, co všechno se probíralo Samozřejmě může to mít svůj smysl, ale o tom je právě řeč zvažujte vždy pečlivě, co smysl má, a co je zbytečné. Vědět to budete jen vy, kdo text tvoříte. Vy znáte celý kontext textu. Pamatujte ale na to, že každá věta navíc čtenáře unavuje a nedovoluje mu soustředit se na podstatnou část sdělení. Všimněte si, jak různě se dá pracovat s formulacemi. Která z nově navrhovaných formulací vám bude připadat nejvhodnější? dovoluji si reagovat na Váš dopis týkající se připomínek k 25

26 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ reaguji tímto na Vámi zaslaný dopis týkající se připomínek k reaguji na Váš dopis, v němž uvádíte připomínky k 2) Součástí oficiálních dopisů bývá navíc takzvané označení věci, tedy předmětu, jehož se dopis týká. Jde o heslovité, ale pokud možno přesné, i když zkrácené vyjádření obsahu dopisu, které se uvádí ještě před oslovením. Může znít například: Informace o přijatých opatřeních v e-learningovém vzdělávání pracovníků. Samozřejmě se požadavek na přesné vyjádření smyslu textu vztahuje i na další části, ne jen na úvodní pasáže. V našem textu jsou promíchány informace podstatné a nepodstatné. Některé informace jsou nejspíš zbytečné a působí alibisticky: Dle vyjádření zástupců ČIS byla všechny pracoviště zapojená do projektu informována o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. února Když si je neodpustíte, hrozí, že adresáta (možná nezáměrně) naštvete. A to potřebujete ze všeho nejméně. V našem textu bylo hlavním smyslem informovat adresáta o opatřeních, která byla přijata, aby se zlepšil e-learningový systém vzdělávání zaměstnanců. Pokud patříte mezi ty, kdo mají rádi hodně strukturované texty, můžete klidně použít i kombinaci souvislého textu s odrážkovým seznamem. Do něj můžete uvést seznam přijatých opatření, takže budou přehledně vidět. Nemá ovšem smysl dělat odrážkový seznam, pokud se jedná o jedno opatření.! Odpovězte si nejprve na otázku, PROČ někomu píšete a CO mu chcete sdělit. Pak si ujasněte, KOMU píšete. Uvědomte si, že kromě přímého adresáta může oficiální texty číst kdokoliv myslete proto na 26

27 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ to, aby textu rozuměl i potenciální čtenář (například kolega, kterému přepošlete, někdo ze zcela jiné části firmy, který si přečte s odstupem zápis). Smysl textu (proč, co a komu píšete) musí být zřejmý hned z prvního odstavce. Tady neplatí okřídlené pozdě, ale přece. Stavba textu, jeho členění a forma Z tohoto pohledu je náš dopis docela v pořádku. Většina vět a odstavců na sebe bez potíží navazuje, text je napsán neosobním tónem vhodným pro úřední korespondenci, ale je zdvořilý. Pokud bychom napravili to, co jsme si řekli o smyslu textu, další větší potíže by nenastaly. Na tom je také hezky vidět, že jestliže řešíme chyby a nedostatky od nejvyššího patra pyramidy, řada z těch dalších vymizí sama. Za pozornost stojí ale ještě tento odstavec: V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. Do stavby textu patří také to, jak na sebe navazují jednotlivé věty a odstavce. Jestliže navazují logicky, necítíme problém. Pokud jejich návaznost drhne, mohou se stát dvě věci: buď textu přestaneme rozumět, nebo a to je možná někdy ještě horší si význam vyložíme (někdy naprosto nevědomě) po svém. Nestačíme se později divit, že odesílatel myslel svou myšlenku úplně jinak. 27

28 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ Pomineme nyní otázku, zda byl tento odstavec v dopise vůbec důležitý, a musel tam tudíž být uveden. Zajímá nás, zda je dobře provázán s ostatním textem. Všimněte si, jak zrádná umí být ukazovací zájmena: V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto V souvislosti s čím? Podívejte se do odstavce, který předchází: Firma Česká internetová společnost, dodavatel e-learningového systému, od tímto garantuje funkčnost systému ve statické formě, tzn. bez aktualizací stávajících kurzů a bez přidávání nových kurzů a poskytnutí materiálů v PDF formě, tak aby je jednotlivá pracoviště mohla používat a pracovat s nimi dle své aktuální potřeby. Ze strany ČIS došlo k ujištění, že bude nadále dohlížet nad fungováním systému a v případě jakýchkoliv technických problémů sjedná nápravu. Dle vyjádření zástupců ČIS byla všechna pracoviště zapojená do projektu informována o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. února V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. V souvislosti s dopisem, o kterém je řeč v poslední větě? V souvislosti s tím, že společnost je připravena kdykoliv sjednat nápravu? V souvislosti s opatřeními, která dodavatelská společnost přijala? Můžeme jen odhadovat, že díky zlepšení funkčnosti e-learningového vzdělávání zaměstnanců je možné zastavit projekt, který nejspíš zajišťoval podobné či stejné požadavky. Jistě to ale bez znalosti kontextu nevíme a je otázka, zda to bude vědět adresát dopisu. Pamatujte si: Nikdy nepředpokládejte, že adresát něco ví! Zjistěte si to, nebo mu to vysvětlete jednoznačně. 28

29 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ Ještě větší záhadou je poslední věta odstavce: Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. Co je výše uvedené? Zachránit nás může zase jenom znalost kontextu. Někdy máme pocit, že vět už je mnoho a každá další text jenom prodlužuje. Určitě je namístě vyjadřovat se stručně a jasně, ale někdy musíte zkrátka něco vysvětlit. Nepomůžete si zkratkou, které nikdo nerozumí. Zvažte proto, zda je informace nutná pokud ne, vynechte ji. Pokud ano, řekněte ji tak, aby tomu každý rozuměl, ovšem bez zbytečných omáček. Ano, není to vždycky snadné Informace v textu za sebe řaďte logicky. Pozor si dejte na to, aby na sebe navazovaly i jednotlivé odstavce.! Zrádné je zejména různé odkazování v textu, aniž by bylo zřejmé, k čemu se vztahuje. Výběr slov a slovních spojení Podíváme se nyní jen na tuto rovinu textu. V ukázce jsou podtrženy chyby a nedostatky, které patří do tohoto patra pyramidy. Ukázka 3: Oficiální pracovní dopis výběr slov a slovních spojení Vážená paní Malíková, V reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme, že byla uskutečněna schůzka se zástupci projektového týmu projektu a zástupců dodavatele e-learningového 29

30 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ systému, kde byly diskutovány hlavní problémová místa a předpokládaná řešení a možnosti jejich podpory. Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011-leden Dále jsme si ujasnili další postup zajištění podpory projektu on-line vzdělávání zaměstnanců. Firma Česká internetová společnost dodavatel e-learningového systému od tímto garantuje funkčnost systému ve statické formě, tzn. bez aktualizací stávajících kurzů a bez přidávání nových kurzů a poskytnutí materiálů v PDF formě, tak aby je jednotlivá pracoviště mohly používat a pracovat s nimi dle své aktuální potřeby. Ze strany ČIS došlo k ujištění, že bude nadále dohlížet nad fungováním systému a v případě jakýchkoliv technických problémů sjedná nápravu. Dle vyjádření zástupců ČIS byly všechny pracoviště zapojené do projektu informovány o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. Února V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. Projektový tým vyhlásí seznam aktuálních nově uveřejněných kurzů se zohledněním již uveřejněné nabídky vzdělávání. S konkrétními kurzy, v případě nejasností doporučujeme obrátit se na příslušného PM a konzultovat nejlepší další postup. S přáním pěkného dne a přátelským pozdravem Karel Vašák ředitel personálního odboru 30

31 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ Na co si v tomto případě můžeme dát pozor? Výběr výrazů s ohledem na formu textu V oficiálním dopise bychom si měli dát pozor na dvě citlivá místa oslovení a rozloučení. Pokud komunikujete úředně, upřednostněte oslovení pomocí funkce. Lepší proto než Vážená paní Malíková bude oslovení Vážená paní ředitelko. V případě, že adresát nezastává nějakou vyšší funkci (není ředitel, jednatel, předseda atd.), můžete použít titul: Vážená paní profesorko/docentko/doktorko/ inženýrko/magistro. Níže už nechoďte, oslovení Vážená paní bakalářko působí obvykle spíše komicky. Musíte pak sáhnout po oslovení jménem, které je nakonec lepší volbou než jen neosobní oslovení Vážená paní. Dovolit si ho můžete v těch okamžicích, kdy přesně nevíte, komu píšete, nebo adresáta vůbec neznáte a text má přísně neosobní a neutrální tón. Rozloučení by mělo být v úředním dopise formální, docela se hodí univerzální S pozdravem. Za ním se již nepíše žádné interpunkční znaménko. Někdy chcete ještě před formální rozloučení připojit poděkování nebo něco osobnějšího. Je to možné, ale dejte si pozor na to, abyste například falešně neděkovali, působí to pak nepříjemně. Proto žádné Velmi Vám děkujeme za kritické podněty ve chvíli, kdy například vyřizujte oficiální stížnost a ve skutečnosti jde o formální odpověď. Pokud jste ale skutečně rádi, že jste obdrželi kritické postřehy (jako by tomu mohlo být v případě našeho dopisu), poděkujte. Trpný rod jako mor úřední komunikace Bylo rozhodnuto místo rozhodli jsme, byly diskutovány (v poslední době čím dál oblíbenější výraz) namísto prodiskutovali jsme atd. V čem je rozdíl? Někdy je vhodné schovat se za autoritu organi- 31

32 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ zace, protože konec konců nejednáte sami za sebe, ale vystupujete zde většinou za společnost, její část nebo nějaký tým. Přesto i v takových případech je většinou lepší, když se trpnému rodu vyhnete. Nemyslete si, že díky němu působí text oficiálněji nebo váženěji. Opak je někdy pravdou. Trpný rod češtině moc nesluší a vy se alespoň vyjádříte jasně, kdo co komu Extrémní jsou pak případy, kdy pomocí trpného rodu vytvoříme slovní spojení, které v češtině správně neexistuje (Ze strany ČIS došlo k ujištění), místo abychom použili normální výraz (ČIS nás ujistila). Věřte tomu, že k ujištění v češtině nedochází Vycpávková slova: druhý mor V mluvené řeči používáme tzv. vycpávková slova obzvláště rádi. Jsou to pověstná hm, ehm, vlastně, jako že, a tak dál, jaksi. Začínají se ale šířit i do psaných textů, v poněkud rafinovanější podobě. Když dnes něco není v rámci, v souvislosti s, v návaznosti na, na základě nebo v reakci na, jako by nebylo. O co prozaičtěji zní věty, které se bez takových výrazů obejdou. Možná je to právě tím, že zní až příliš jasně a banálně, takže se nám do úředního slovníku nehodí. Posuďte sami: nebo V reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme, že byla uskutečněna schůzka se zástupci projektového týmu projektu Obdrželi jsme váš dopis ze dne 25. února 2012 a sdělujeme vám nebo dokonce celé ještě stručněji, jak zjistíte v upraveném textu na straně

33 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ V textu je několik dalších vycpávkových slov: Dle vyjádření zástupců ČIS byla všechna pracoviště zapojená do projektu informována o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. února V souvislosti s tímto bylo zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto Vzhledem k přijatým opatřením jsme rozhodli Opakování slov Pokud si text po sobě přečtete nahlas, obvykle si slov, která se nevhodně opakují, všimnete. Slova ve stejném nebo podobném tvaru, která se vyskytují příliš blízko za sebou, nás v textu ruší. Je potřeba je nahradit synonymem, nebo větu změnit tak, aby k opakování nedocházelo. Schůzka se zástupci projektového týmu projektu Postačí zde například vynechat jedno slovo: schůzka se zástupci projektového týmu. Často ale jeden zásah nestačí, jak uvidíte na následujícím příkladu. Musíte řezat trochu razantněji. Věta Projektový tým vyhlásí seznam aktuálních nově uveřejněných kurzů se zohledněním již uveřejněné nabídky vzdělávání může být změněna například takto: Projektový tým vyhlásí seznam aktuálních nově uveřejněných kurzů, přičemž zohlední již existující nabídku vzdělávání tak, aby nedocházelo k zdvojování témat kurzů a k termínovým překryvům. 33

34 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ Druhou část věty si musíme v tomto případě domyslet, protože jinak neměl dovětek se zohledněním již uveřejněné nabídky vzdělávání žádný smysl nevěděli jsme, proč tu je a co má říct. Používání zkratek Zkratky jsou velmi oblíbené. Kdo by měl pořád chuť vyťukávat do klávesnice notoricky známá slova, která se navíc v textech tak často opakují. Mohou být proto velmi užitečné, ale je potřeba dodržet určité zásady: Než zkratku použijete, měli byste ji poprvé vysvětlit. Pokud ji potřebujete použít jen jednou, raději slovo vypište. Proto není v našem dopise šťastně použitá zkratka PM, myšleno projektový manažer. I kdyby se dalo předpokládat, že každý nejspíš porozumí, zkracování v tomto případě není vhodné. Název firmy Česká internetová společnost se zase naopak hodí zkracovat již proto, že se jedná o oficiální zkratku organizace. Je ale potřeba ji za prvním celým názvem uvést: Česká internetová společnost (ČIS) nebo Česká internetová společnost (dále jen ČIS), případně Česká internetová společnost (dále jen ČIS ). Na zkratky raději zapomeňte, pokud by zkratka mohla znamenat i něco jiného (v některých textech jsem se setkávala s tím, že ŘO mohlo znamenat buď ředitele odboru, ale také Řídicí orgán, nebo dokonce ještě úsměvněji zkratka PV znamenala poradu vedení, ovšem také pana vedoucího ). A na závěr, raději nepoužívejte více zkratek za sebou. Dám vám hádanku víte, o čem je řeč? ŘO ZS sdělila, že PT neudělí povolení k přečerpání rozpočtu. I když budeme vědět, že ŘO je Řídicí orgán, ZS je zastupující subjekt a PT projektový tým, zbývá ještě hádanka, zda Řídicí orgán sdělil zastupujícímu subjektu, že projektový tým neudělí povolení k přečerpání rozpočtu nebo Řídicímu 34

35 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ orgánu sdělil zastupující subjekt, že projektový tým neudělí povolení k přečerpání rozpočtu, nebo dokonce bez ohledu na první část věty, zda to není tak, že někdo projektovému týmu neudělí povolení k přečerpání rozpočtu. Příliš mnoho možných výkladů daných nesprávným slovosledem na jedné straně a na straně druhé přílišnou zálibou ve zkratkách. Jména, jména, jména a nikde sloveso Ať se nám to líbí, nebo ne, čeština je založena na dvojici slov: podmětu a přísudku. Tedy někdo-dělá-něco. Když začneme slovesa vynechávat, většinou ve snaze text zkrátit, dostaneme skutečně hustou kaši, v níž stojí lžíce. Rozumět tomu ale nebude. Příkladem je věta Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011 leden Nejzajímavější na tom všem je to, že zrovna tento druh chyb už mnohdy nevnímáme a na zvláštní newspeak jsme zvyklí. Této větě je ještě alespoň s určitou námahou rozumět ale právě ta námaha je úplně zbytečná a nemuseli bychom jí čtenáře vystavit, kdybychom se ukáznili, vypustili jmenné konstrukce a napsali: Zjištění, která vyplynula z auditu uskutečněného v období prosinec 2011 leden 2012, jsme shrnuli. Pro zajímavost si přečtěte ještě jeden výrok: Řešení vidím v přijetí usnesení o zahájení řízení k odebrání povolení k podnikání. Ví bůh, co tím autor skutečně myslel (Mimochodem, k této větě se vrátíme v 7. kapitole a můžete již nyní hádat, kdo je jejím autorem.) Čeština unese vedle sebe jen relativně málo podstatných a přídavných jmen. Mnohem příjemnější je vytvářet věty vedlejší, i když to vypadá, že se tím text prodlužuje. To je sice často pravda, ale je srozumitelnější (takže bude vždy lepší napsat přijali jsme usnesení, kterým je zahájeno řízení, jímž se odebere povolení, nebo ještě lépe udělat někde tečku a další část textu osamostatnit, než šroubovat několik jmen za sebe, jako to je ve větě o kousek výš). 35

36 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ! Při výběru slov a slovních spojení stále vycházejte z celkového smyslu textu proč, co a komu píšete. To je váš barometr, kterým můžete text poměřovat. Snažte se vyhnout jevům, které jsou sice v úředničtině oblíbené, čeština s nimi ale moc nekamarádí: nadbytek trpných rodů (byl Vám zaslán dopis), nadbytek jmenných konstrukcí (oznámení o ujištění ze strany dodavatele týkající se problému výpadku dodávky produktu), vycpávková slova (zápis pořízený v rámci jednání). Opakování slov se nejlépe vyhnete tak, že si po sobě text přečtete, zpočátku ideálně nahlas. Hned uslyšíte, kde text drhne. Často stačí jedno slovo vypustit, někdy ho musíte nahradit synonymem, v těžších případech musíte celou větu předělat. Tipy na slovníky synonym najdete na konci knížky. Gramatika a pravopis A jsme na konci. Gramatika, pravopis, případně také typografické zásady, přicházejí na řadu až nyní, a pokud bychom text upravili v duchu předchozích odstavců, některé problémy by zmizely samy od sebe. Podívejme se na několik chyb detailně: Ukázka 4: Oficiální pracovní dopis gramatické a typografické chyby 36

37 CO SI OHLÍDAT PŘI PSANÍ TEXTŮ JAKO PRVNÍ Pozor na automatické opravy! Textový editor za nás rád opravuje i to, co my nechceme. Po oslovení za čárkou píšeme vždy malé písmeno. Vážená paní Malíková, Jestliže vykáme jedné osobě, píšeme velké V: Vám. V úřední komunikaci často píšeme velké V i v případě, že mluvíme k většímu počtu osob ze zdvořilosti. POZOR! Toto pravidlo se týká jen úřední korespondence, V běžných textech velké V nepoužíváme. V reakci na váš dopis ze dne 25. února 2012 vám sdělujeme, že byla uskutečněna schůzka se zástupci projektového týmu projektu a zástupců dodavatele Ve významu od do používáme e-learningového místo spojovníku systému, kde byly diskutovány hlavní dlouhou problémová pomlčku bez mezer. místa Tedy prosinec 2011 leden a předpokládaná řešení a možnosti jejich podpory. Došlo ke shrnutí získaných zjištění plynoucích z auditu uskutečněného v období prosinec 2011-leden Dále jsme si ujasnili další postup zajištění podpory projektu on-line vzdělávání Přístavek zaměstnanců. (větný člen, Pozor na shodu podmětu s přísudkem: (ta) problémová místa byla diskutována. jehož základ tvoří podstatné jméno a závisí na podstatném jménu) Firma oddělujeme Česká z obou internetová stran čárkou. společnost, dodavatel e-learningového systému, od tímto garantuje funkčnost systému ve statické formě, tzn. bez aktualizací stávajících kurzů (ta) pracoviště mohla používat Datum v souvislém a textu bez zapisujme přidávání vždy stejně. nových kurzů, a poskytnutí materiálů v PDF Nejlépe formě, se tak hodí: aby 1. března je jednotlivá pracoviště mohly používat a pracovat připouští s nimi i dle 2012 své aktuální potřeby. Ze strany ČIS došlo V osobních dopisech se (s mezerami). Byla všechna pracoviště k ujištění, že bude nadále dohlížet zapojená nad do projektu fungováním systému a v případě jakýchkoliv technických informována. problémů sjedná nápravu. Dle vyjádření zástupců ČIS byly všechny pracoviště zapojené do projektu informovány o tomto postupu již v rámci dopisu ředitele ČIS z 15. Února února 2012 V souvislosti s tímto (pozor na bylo zrádné zpracováno stanovisko projektového týmu a rozhodnuto, že z finančních důvodů nebude automatické opravy v počítači) dále pokračováno v projektu číslo , který plnil duplicitní roli. Výše uvedené platí také pro odloučená pracoviště. Čísla tohoto typu spojujeme spojovníkem bez mezer: Projektový tým vyhlásí seznam aktuálních nově uveřejněných kurzů se zohledněním již uveřejněné nabídky vzdělávání. S konkrétními kurzy, v případě nejasností doporuču- 37

38 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ jeme obrátit se na příslušného PM a konzultovat nejlepší další postup. S přáním pěkného dne a přátelským pozdravem Karel Vašák ředitel personálního odboru 38

39 4 Praktické rady, jak vytvořit korektní text Říkali jsme si, že pomyslná pyramida slouží nejen při hodnocení a kontrole textu, ale především ve chvíli, kdy se rozhodnete nějaký text napsat. Vytvoříme nyní modelový dopis znovu. Vzpomínáte si ještě, co se nachází v nejvyšším patře pyramidy? Co si musíme v první řadě uvědomit? Ano, je to KOMU a PROČ píšeme. CO mu chceme sdělit, případně jak to má na něj působit. Pokud se vám někdy stává, že začínáte psát dopis nebo na čtyřikrát, stále znovu mažete v počítači první větu a hledáte slova, pak vám doporučuji, alespoň zpočátku a na zkoušku, následující postup. Většinou totiž nejde o to, že byste měli potíže se slovní zásobou nebo nevěděli, jak dopis začít. Problém bude spíše v tom, že nevíte, co přesně chcete říct. Slova se pak hledají obtížně. Takže zkuste toto malé cvičení (myslím, že může být užitečné, když budete pozorně sledovat, jak při něm fungujete): Zapište si v několika bodech (ve třech, čtyřech), co byste chtěli dopisem sdělit. Představte si, že máte napsat modelový dopis, už dobře víte, o čem je v něm řeč. Dejte si nyní chvilku a opravdu si body 39

40 NEBOJTE SE DĚLAT CHYBY V ČEŠTINĚ zapište naše hlava je zrádná, co si jen pomyslíme, máme tendenci později snadno překroutit nebo to zapomeneme. Takže opravdu, vezměte si tužku a papír, nebo si udělejte poznámky na okraj knížky. Za prvé, za druhé, za třetí Protože stejné cvičení jsem mockrát dělala s účastníky svých kurzů, dovolím si odhadnout, jaké přibližné varianty vám mohly vzniknout. Například jste mohli napsat: 1. pozdrav 2. informace 3. vysvětlení 4. závěr Věděli byste, o čem psát? Ještě tak pozdravení by prošlo hladce, ale pak? Informace o čem? Jaká? Vysvětlení čeho? Závěr? Co s ním? Co je to proboha závěr dopisu? Tato říkejme tomu osnova vám moc nepomůže. Je to jen iluzorní pomoc a vaše myšlenky nijak neupřesňuje a nestrukturuje. Takže jinak: 1. pozdrav 2. opatření 3. nové kurzy 4. rozloučení V zásadě je taková osnova v pořádku. Už jsou zde alespoň konkrétnější informace. Má ale jedno úskalí, které se může, a nemusí projevit. Podívejte se na ten seznam ještě jednou. Co ho tvoří? Samá jména (podstatná, přídavná). Jsou to opravdu hesla bez sloves. Kdo je v psaní textů trénovaný a nemá s ním problémy, vystačí si i s takovou osnovou. Ale pokud při psaní textu spíše hledáte slova, občas váháte, zkrátka není to pro vás úkol, který byste vždy zvládli levou zadní, doporučuji vám trochu jiný přístup. 40