ORGANIZAČNÍ POKYNY Gastro Food Fest Výstaviště Zahrada Čech

Transkript

1 ORGANIZAČNÍ POKYNY Gastro Food Fest Výstaviště Zahrada Čech ZÁKLADNÍ INFORMACE Název akce: Gastro Food Fest 2014 Typ akce: veletrh dobrého jídla a pití Místo konání: výstaviště Zahrada Čech, Litoměřice Termín konání: října 2014 (pátek neděle) Otevírací doba: pátek hodin Sobota 10:00 17:00 hodin Neděle 10 :00 16:00 hodin Po celou dobu konání akce musí být všichni vystavovatelé k dispozici veřejnosti a musí mít svůj stánek v provozu vč. zajištění obslužnosti degustací. V případě porušení bude účtována sankční poplatek ve výši 1.000,- bez DPH. Vstupné: 100 Kč jednodenní vstupné KONTAKTY Ředitel festivalu: Lubomír Machoň machon@dreampro.cz Manažer festivalu: Michaela Mokrá michaela.mokra@zahrada-cech.cz Asistent festivalu Martina Jarošová , jarosova@dreampro.cz Garant hal: Josef Strnad , strnad@dreampro.cz Technická realizace za ZČ: Martin Ptáček (zahrada čech) Neváhejte nás kontaktovat v případě jakýchkoliv nejasností. REGISTRACE VYSTAVOVATELŮ Pro registraci vystavovatelů slouží vjezd ulicí Karla IV (viz. mapka). Zde zanecháte vůz a nejdříve se osobně zaregistrujete vedle haly A (naproti vjezdu V1). Registrace vystavovatelů bude probíhat v tiskovém středisku pořadatele (kancelář v přízemí): středa možné po telefonické dohodě s paní Mokrou , nejdříve však ve 13:00hod čtvrtek 16. října od do hodin pátek 17. října od 7.00 do hodin Vystavovatelé se musí zaregistrovat nejpozději: pátek 17. října do 8.30 hodin KAŽDÝ VYSTAVOVATEL MUSÍ MÍT UHRAZENOU FAKTURU (BUĎ PŘEVODEM NEBO V MÍSTĚ REGISTRACE HOTOVĚ) PŘED VSTUPEM NA PRODEJNÍ PLOCHU V případě, že budete mít v pořádku veškeré platby, při registraci obdržíte: Vystavovatelské průkazy a ID pásky na ruce platné po dobu veletrhu v počtu dle velikosti plochy.

2 - Prostor 6*3 m 5 ID pásek - Prostor 3*3 m 3 ID pásky Pokud potřebujete větší počet, objednejte si je mailem na: jarosova@dreampro.cz za každý vystavovatelský průkaz bude účtováno 300 Kč. Zásobovací karty umožňující vjezd do areálu festivalu po celou dobu konání akce (vjezd ulicí Karla IV.), parkoviště v II. části areálu mají vjezd zdarma. Na každého vystavovatele připadá 1 Zásobovací karta - Parkovací karty karta umožňuje parkování v areálu výstaviště (vjezd pouze ulicí Českolipská bránou od Koliby) Kč/den 300 Kč všechny tři dny Brožura veletrhu - 1 kus VYSTAVOVATELSKÉ PRŮKAZY a ID pásky Montážní ID pásky si vyzvednete v registrační místnosti vedle haly A Vystavovatelské průkazy obdržíte při registraci v kanceláři, viz. výše. Bez montážního nebo vystavovatelského průkazu nebude nikdo vpuštěn na výstavní plochu!!! MONTÁŽ Montáž realizací stánků probíhá následovně: Středa 15. Října 13:00 18:00 hodin Čtvrtek 16. října hodin Pátek 17. října hodin Čas pro montáž je možné v případě nutnosti prodloužit, nutno projednat minimálně 24 h předem a toto prodloužení je placené. Vzhledem k častému větrání při stavbě stánků a tím i úniku tepla doporučujeme vhodné oblečení. Upozornění! Při instalaci koberců Vás žádáme o použití papírové krycí pásky pod Vaši oboustrannou lepenku z důvodu snadného odstranění. Pokud na podlaze zůstanou stopy po lepicí pásce, budou Vám náklady na její odstranění fakturovány Upozornění! Realizační firmy mají přísný zákaz řezání, broušení dřevotřískových a podobných materiálů v halách bez použití odsávacího zařízení. Stánky (nůžkové stany) 6*3 a 3*3 m budou k dispozici vystavovatelům k převzetí a instalaci exponátů po uskutečnění registrace v případě poškození stánku bude náhrada vymáhána po vystavovateli! V pátek 17. října je třeba dokončit instalaci exponátů nejpozději do hodin, poté bude areál uzavřen, aby mohl být proveden závěrečný úklid. V tuto dobu je nutné, aby všechna zásobovací auta opustila prostor a přesunula se na parkoviště v druhé polovině areálu (přes vjezd V2) DEMONTÁŽ Neděle Pondělí 19. října hodin 20. října hodin Prosíme všechny vystavovatele, aby svoje zařízení a exponáty odvezli z výstavních ploch dne 19. října po 1.30 hodině. Zabráníte tím případným ztrátám a umožníte včasnou demontáž stánků! Všechny expozice musí být demontované a odvezené do 20. října do hodin. Při nedodržení stanoveného termínu Vám bude přeúčtována částka stanovená pronajímatelem (1000 Kč/hod)

3 SYSTÉM VJEZDU VOZIDEL DO AREÁLU VÝSTAVIŠTĚ Do areálu a na parkoviště výstaviště budou mít povolen vjezd pouze vozy, které mají Zásobovací nebo Parkovací kartu (k vyzvednutí u registrace hala A) Vjezd 1 (V1) ulicí Karla IV. Vjezd pouze při instalaci expozice, zásobování během festivalu a následné demolice stánků pouze se Zásobovací kartou. Nejdříve zaparkujte na parkovišti v ulici Karla IV., v budově A si vyřiďte vystavovatelské, parkovací a zásobovací karty. Parkovací a zásobovací karty vždy umístěte za přední okno vozidla (je zde uvedena SPZ, tel. kontakt, název firmy a datum vjezdů) Poté budete s vozidlem vpuštěni do areálu. Vjezd 2 (V2) ulice Českolipská u Koliby Zde smějí vjíždět pouze vozidla s parkovací kartou a zásobovací kartou Parkování pouze pro vystavovatele parkovací karta Parkování pouze pro vystavovatele zásobovací karta VJEZDY PO DOBU MONTÁŽE (V1) Nejdříve zaparkujte na parkovišti v ulici Karla IV., v budově A si vyřiďte vystavovatelsképarkovací a zásobovací karty. Parkovací a zásobovací karty vždy umístěte za přední okno vozidla (je zde uvedena SPZ, tel kontakt, název firmy a datum vjezdů) Poté budete s vozidlem vpuštěni do areálu. VJEZDY PO DOBU VÝSTAVY do areálu festivalu Vjezd budou mít povoleny pouze Zásobovací karty nikoliv parkovací! Vjezdem z ulice Karla IV. VJEZDY PO DOBU DEMONTÁŽE Vjezd po tuto dobu je do areálu zdarma.

4 ELEKTROREVIZE STÁNKŮ Elektrorevize stánků zajišťuje Dream PRO. Před ukončením montáže budou všechny stánky procházet revizní technici, kteří prověří elektroinstalaci a vypracují revizní zprávu pro organizátora akce. PLATBY FAKTUR, DODATEČNÉ OBJEDNÁVKY Jelikož naše záznamy o provedených platbách nemusí být úplné, prosíme, přineste s sebou kopie dokladů (výpis z účtu, nikoli příkaz k úhradě) o jejich uhrazení. V případě, že si realizaci stánku zajišťujete prostřednictvím jiné firmy, prosíme, aby tato firma předložila u registrace kopie uvedených dokladů. V případě, že faktura nebyla zaplacena, je vystavovatel povinen fakturu uhradit v hotovosti. V opačném případě mu nebude umožněna realizace stánku. Všechny objednané služby vyfakturované předem, musí být uhrazeny v termínu splatnosti před začátkem montáže. Dodatečné objednávky realizované přímo na Výstavišti budou hrazeny v hotovosti v tiskovém středisku Zahrady Čech při registraci u organizátora akce v hale A. ODPADY Kontejnery na odpad, které jsou umístěny u výstavních hal, jsou určeny pouze pro běžný odpad! Objemný odpad (koberce, velké krabice od strojů, dřevotřískové desky, apod.) jsou vystavovatelé (event. firmy stavící stánky) povinni odvézt na vlastní náklady. DALŠÍ INFORMACE OCHRANA MAJETKU Po uzavření výstavních prostor, denně po hodině v době konání výstavy, resp. po hodině v době montáže a demontáže, je hala ochráněna bezpečnostní službou. Organizátor neručí za škody zaviněné třetí osobou v době konání festivalu, jeho montáže a demontáže, proto doporučujeme vystavovatelům zajistit ochranu svého majetku běžnými prostředky a pojistnou smlouvou. Ve všech prostorách je možné objednat individuální ostrahu stánku v nočních hodinách. Tato služba je placená. Info: Michaela Mokrá POJIŠTĚNÍ Doporučujeme pojištění svého majetku BANKOMAT v blízkosti výstaviště u Kauflandu (cca 250 m) DOPRAVA NA VÝSTAVIŠTĚ Viz. plánek Servis degustací Degustace budou probíhat na jednotném jednorázovém ekologickém servisu (zajišťuje si vystavovatel na vlastní náklady) od společnosti Gastro Obaly (Husáková Simona ) Prodej nádobí na místě (v případě nedostatku) V hale A tiskové středisko u Michaeli Mokré ceník dle Gastro Obaly.

5 Liťáky -fiktivní měna festivalu Na akci bude sloužit jako jediné platidlo fiktivní měna tzv. Liťák (1L = 25 Kč) Zpětný výkup od vystavovatelů bude 1L = 20 Kč. Výjimkou, kterou uděluje organizátor akce, jsou Farmářské trhy a to pouze vybraným stánkařům Porušení tohoto systému prodeje, je podmíněno pokutou Kč za každý daný případ. Směna pro vystavovatele Liťák Kč Probíhá každý den viz. tabulka níže v hale A tiskové středisko. Kontaktní osoba: Martina Jarošová Směna - čas Hala Směnárna č. Umístění směnárny Pátek Sobota Neděle A 1 hala A, tiskové centrum B 2 hala A, tiskové centrum G 2 hala A, tiskové centrum H 3 hala A, tiskové centrum T 4 hala A, tiskové centrum S 4 hala A, tiskové centrum Farma 2 hala A, tiskové centrum

6 Mapa Příjezdové cesty a parkoviště