SMĚRNICE č. 8/2017 o poskytování a účtování cestovních náhrad zaměstnanců svazku

Transkript

1 SMĚRNICE č. 8/2017 o poskytování a účtování cestovních náhrad zaměstnanců svazku Čl. 1 Základní ustanovení 1. Cestovní náhrady při tuzemských i zahraničních pracovních cestách se řídí zákonem č. 262/2006 Sb., zákoník práce, ve znění pozdějších předpisů (dále též jako ZP ). S ohledem na to, že Svazek obcí Horní Labe (dále jen svazek ) spadá pod definici části sedmé, Hlavy III zákoníku práce, může poskytovat náhrady pouze a maximálně ve výši zákonem stanovených limitů a sazeb, druhů zákonem uvedených. 2. Pracovní cestou je časově omezené vyslání zaměstnance na pracovní cestu (tj. vyslání mimo sjednané místo výkonu práce) 1, pro účely této směrnice a poskytování cestovních náhrad je pracovní cesta chápána i další případy uvedené v 152 ZP, za které zaměstnanci náleží cestovní náhrady, a to: a) cesta mimo místo pravidelného pracoviště (pravidelné pracoviště nesmí být sjednáno šířeji než je katastrální území obcí, které jsou členy svazku), b) mimořádná cesta konaná za účelem výkonu práce mimo rozvrh směn v místě výkonu práce či pravidelného pracoviště 2, c) přeložení podle 43 ZP, přijetí do zaměstnání v pracovním poměru a výkon práce v zahraničí, d) dočasné přidělení zaměstnance svazku podle 43a ZP k jinému zaměstnavateli (v takovém případě se zaměstnanci rovněž poskytují cestovní náhrady). 3. S vysláním na pracovní cestu musí zaměstnanec vyslovit souhlas (formou příslušného ustanovení v pracovní smlouvě zaměstnance, před každou cestou, nebo tak, že samotnou pracovní cestu nastoupí). Svazek poskytuje za podmínek uvedených v 155 ZP i cestovní náhrady zaměstnancům na dohodu uzavřenou mimo pracovní poměr. 4. Zahraniční pracovní cestou se rozumí cesta konaná mimo území České republiky, tj. cesta z ČR do zahraničí, ze zahraničí do ČR a samotná cesta v zahraničí. Zaměstnanec má nárok na náhradu cestovních výdajů v cizí měně od doby přechodu státní hranice ČR. Tuto dobu zaměstnanec uvede ve svém cestovním příkazu po ukončení cesty (při dopravě po silnici, po železnici), resp. je tato doba dána dobou odletu z ČR a příletu do ČR při 1 Definice v 42 ZP. 2 Mimořádnost práce by měla být dána výjimečnými okolnostmi, které nelze předvídat (porucha stroje, onemocnění či úraz jiného zaměstnance apod.), nikoliv, že se jedná o předem domluvenou mimořádnou směnu. V podmínkách svazku bude tento mimořádný výkon práce proplacen jako práce přesčas dle 78 odst. 1 písm. i) ZP. Tato mimořádná cesta konaná na příkaz zaměstnavatele (či s jeho souhlasem) se považuje dle 156 odst. 2 ZP za cestu pracovní a přísluší za ni zaměstnanci (v případě, že mu vzniknou v souvislosti s touto cestou příslušné výdaje) veškeré druhy cestovních náhrad. Stránka 1 z 8

2 letecké přepravě ( 154 ZP). Při těchto pracovních cestách může dojít k souběhu náhrad v české a cizí měně. Čl. 2 Náležitosti cestovních příkazů (cestovní náhrady) Před samotným zahájením pracovní cesty vyplní zaměstnanec formulář cestovní příkaz, a to následující údaje: a) jméno, bydliště, b) organizační části (svazek), c) počátek cesty, datum, hodina, d) místo jednání (výkonu práce), e) účel cesty, f) předpokládaná doba trvání pracovní cesty v hodinách, g) způsob dopravy (určený dopravní prostředek), h) místo ukončení pracovní cesty, i) datum a podpis zaměstnance oprávněného k povolení cesty příkazce operace předseda svazku). Čl. 3 Cestovní náhrady při tuzemské pracovní cestě 1. Podle 173 a násl. ZP přísluší zaměstnanci při tuzemské pracovní cestě zejména tyto náhrady: a) náhrada prokázaných jízdních výdajů - zaměstnanec používá s ohledem na úsporu nákladů svazku dopravní prostředky s nejnižšími náklady (hromadná doprava), v závažných případech použije se souhlasem nadřízeného i dražší prostředky (taxi aj.) tak, aby byl schopen splnit cíle pracovní cesty ve stanovených termínech. Za to mu však přísluší náhrada ve výši prokázané ceny jízdného za určený hromadný dopravní prostředek. Výjimkou je postup v případě místní hromadné dopravy podle 159 odst. 2 ZP (za předpokladu, že zaměstnavatel nezajistil zaměstnanci použití místní hromadné dopravy způsobem, na který zaměstnanec finančně nepřispívá), b) sazba základní náhrady za použití vlastního osobního vozidla zaměstnance je zákonem 3 stanovena ve výši stanovené prováděcím právním předpisem pro příslušný kalendářní rok 4. Cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu; v případě, že zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonných hmot neprokáže, použije se sazba dle příslušného prováděcího právního předpisu 5. Při přerušení 3 Viz 175, 157 a 189 ZP. 4 Úprava pro rok 2017 je stanovena vyhláškou MPSV č. 440/2016 Sb. a činí 3,90 Kč/km u osobních silničních motorových vozidel. 5 Pro rok 2017 se jedná o vyhlášku MPSV č. 440/2016 Sb. 4. Stránka 2 z 8

3 pracovní cesty z důvodů na straně zaměstnance uhradí svazek zaměstnanci náhradu jízdních výdajů pouze do výše, která by mu náležela v případě, když by k přerušení cesty nedošlo, c) stravné v nárokové výši dle délky pracovní cesty v každém kalendářním dni konání pracovní cesty, d) náhrada prokázaných výdajů za ubytování, e) náhrada prokázaných nutných vedlejších výdajů (např. parkovné, telefony). 2. Po ukončení pracovní cesty doplní zaměstnanec na druhé straně cestovního příkazu tyto údaje: a) datum služební cesty, b) do jednoho řádku odjezd odkud + cena jízdenky + místní přeprava, c) do dalšího řádku příjezd + cena zpáteční jízdenky + místní přeprava + stravné + nutné vedlejší výdaje, d) zaměstnanec dále dole označí, zda bylo stravování či ubytování poskytnuto bezplatně. 3. Částka celkem se uvádí jako dílčí součet řádků i sloupců (křížová kontrola). Všechny tyto údaje (výpočty) provede zaměstnanec. Vpravo dole je uvedeno datum a podpis zaměstnance. 4. K cestovnímu příkazu jsou přiloženy originální daňové doklady se všemi náležitostmi, které dokládají prokazované náklady vynaložené při pracovní cestě. Dle délky pracovní cesty je zaměstnancem doplněna nároková výše stravného. Tato výše nároku na stravné je stanovena v příloze v souladu s příslušnou vyhláškou MPSV pro dané období V případě zabezpečeného bezplatného stravování charakteru snídaně, oběda či večeře ( bezplatné jídlo ) svazek krátí zaměstnanci stravné dle 176 odst. 3 a 4 ZP. 6. V případě, že bylo vysláním na pracovní cestu kratší než 5 hodin zaměstnanci znemožněno se stravovat běžným způsobem, je mu poskytnuto stravné určené pro cestu s trváním v délce 5-12 hodin. 7. Cestovní příkaz je možno použít i pro více pracovních cest, i tehdy pokud je při některé z nich používáno soukromé vozidlo. 8. Do 10 dnů po ukončení pracovní cesty podepíše (schválí) zaměstnanci cestovní příkaz v kolonce Datum a podpis oprávněného zaměstnance zaměstnanec, který pracovní cestu povolil. Poté se zaměstnanci nejpozději v nejbližším výplatním termínu svazku cestovní příkaz. Pokud nebude cestovní příkaz obsahovat všechny zde uvedené náležitosti, nebude proplacen. V případě, kdy se pracovní cesta koná na přelomu účetního období, nebo kdy zaměstnanec nepředložil vyúčtování, zaúčtuje svazek odhadnuté náklady prostřednictvím dohadných účtů pasivních. 9. Na služební cestu je možno zaměstnanci poskytnout zálohu, a to až do výše 6 Pro rok 2017 upravuje stravné při tuzemských pracovních cestách vyhláška MPSV č. 440/2016 Sb. 2 a 3. Konkrétně se jedná o tato rozpětí: 5 12 hodin 72 Kč až 86 Kč hodin 109 Kč až 132 Kč déle než 18 hodin 171 Kč až 205 Kč Stránka 3 z 8

4 předpokládaných náhrad (v případě zahraniční cesty i v cizí měně). O její výši rozhoduje předseda svazku. Ta se zúčtuje operací 335/261. Při takovém vyúčtování cesty se provede předpis nárokové náhrady zápisem 512/333, a závazek vůči zaměstnanci takto vzniklý se započte (podle výše celý nebo částečně) oproti pohledávce za zaměstnancem z titulu poskytnuté zálohy (zápis 333/335). Rozdíl po započtení je podle charakteru buď zaměstnanci vyplacen anebo po něm požadován k vrácení. Čl. 4 Cestovní náhrady při zahraniční pracovní cestě 1. Podle 179 ZP přísluší zaměstnanci při zahraniční pracovní cestě obdobné druhy náhrad (s dále uvedenými odlišnostmi) jako při tuzemské pracovní cestě s tím, že kromě tuzemského stravného za část cesty po území ČR mu přísluší zahraniční stravné ve výši základní sazby stanovené pro příslušný stát 7 při trvání cesty déle než 18 hodin, v dvoutřetinové výši při trvání cesty v rozmezí nad 12 do 18 hodin a ve výši jedné třetiny, trvá-li cesta jednu až dvanáct hodin ( 170 odst. 3 ZP). Zahraniční stravné až do výše přesahující 15 % základní sazbu je možno poskytnout předsedovi svazku, místopředsedovi svazku nebo starostovi obce, která je členem svazku. 2. S ohledem na náročnost a délku cesty může být zaměstnanci dle individuálního rozhodnutí předsedy svazku poskytnuto i kapesné, a to do výše 40 % zahraničního stravného určeného dle délky zahraniční pracovní cesty. Náhrada za spotřebované pohonné hmoty v cizí měně je poskytována za kilometry ujeté okamžitě od přejetí hranice ČR. 3. Zaměstnanci přísluší při poskytnutí bezplatného jídla na pracovní cestě zahraniční stravné zkrácené podle 179 odst. 3 a 4 ZP. 4. Pro vyúčtování zahraniční pracovní cesty se vychází z nárokových částek stravného v cizí měně dle vyhlášky vydané Ministerstvem financí 8 podle 189 ZP. Zaměstnanec vyjíždějící na zahraniční pracovní cestu je povinen uzavřít cestovní pojištění pro jím konanou zahraniční cestu. Čl. 5 Vyúčtování služebních cest při použití soukromého vozidla 1. Při použití soukromého vozidla pro služební účely přísluší zaměstnanci náhrada dle 157 ZP, tj. a) za každý 1 km jízdy základní náhrada a b) náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu. 2. Základní náhrada za 1 km jízdy je stanovena prováděcím právním předpisem 9. 7 Pro rok 2017 upravuje stravné při zahraničních pracovních cestách vyhláška č. 366/2016 Sb. 8 Pro rok 2017 se jedná o vyhlášku č. 366/2016 Sb. 9 Pro rok 2017 je upraveno vyhláškou MPSV č. 440/2016 Sb. Stránka 4 z 8

5 3. Náhrada výdajů za spotřebovanou pohonnou hmotu se určí pronásobením ceny pohonné hmoty a množstvím spotřebované pohonné hmoty. Přitom 10 : a) cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec dokladem o nákupu, ze kterého je patrná souvislost s pracovní cestou, b) prokazuje-li zaměstnanec cenu pohonné hmoty více doklady o jejím nákupu, ze kterých je patrná souvislost s pracovní cestou, vypočítá se cena pohonné hmoty pro určení výše náhrady aritmetickým průměrem zaměstnancem prokázaných cen, c) jestliže zaměstnanec hodnověrným způsobem cenu pohonné hmoty neprokáže, použije se průměrná cena příslušné pohonné hmoty stanovená prováděcím právním předpisem 11, d) spotřeba pohonné hmoty se vypočítá z údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu (dále též jako TP ) použitého vozidla, který je zaměstnanec povinen předložit (jestliže TP tyto údaje neobsahuje, přísluší zaměstnanci náhrada výdajů za pohonné hmoty, jen pokud spotřebu pohonné hmoty prokáže TP vozidla shodného typu se shodným objemem válců); při určení spotřeby pohonné hmoty se použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU 12 (není-li tento údaj v TP, vypočítá se spotřeba aritmetickým průměrem z údajů v TP uvedených). Obdobně se postupuje u automobilů přestavěných na plynový pohon (např. LPG), přičemž se vychází z údajů o spotřebě vozidla uvedených v TP pro benzin, či naftu a dále z dokladu o ceně z plnicí stanice a z počtu km ujetých při pracovní cestě. 4. Použití soukromého vozidla pro služební účely musí být schváleno předsedou svazku. Schvalovatel použití soukromého vozidla může se zaměstnancem sjednat též poskytování náhrady za použití soukromého vozidla ve výši odpovídající ceně jízdenky hromadného dopravního prostředku dálkové přepravy. 5. Před samotným použitím soukromého vozidla vyplní zaměstnanec první stranu cestovního příkazu a nechá si zde v kolonce Datum a podpis zaměstnance oprávněného k povolení cesty podepsat od nadřízeného zaměstnance souhlas k této cestě. K tomuto povolení je oprávněn vždy předseda svazku. 6. Svazek je povinen, pokud je soukromý osobní automobil použit k jeho činnosti, s výjimkou případů, kdy je použit organizací jakožto veřejně prospěšným poplatníkem podle 17a zákona o dani z příjmů a použití se týká jen činností, z nichž příjmy nejsou předmětem daně z příjmů odvést za tento automobil silniční daň 13. Služební cestu za použití soukromého vozidla povolí schvalovatel uvedený v odst. 4, pouze pokud zaměstnanec má soukromé vozidlo řádně pojištěné, a zaměstnanec předá svazku kopii velkého technického průkazu (pro založení u zaměstnavatele). Pak na cestovní příkaz uvede číslo pojistní smlouvy soukromého vozidla. 7. Po ukončení cesty doplní zaměstnanec druhou stranu cestovního příkazu. Zde uvede, odkud a kam bylo použito soukromé vozidlo pro služební účely, doplní datum použití 10 Ustanovení 158 odst. 3 a 4 ZP. 11 Pro rok 2017 v 4 vyhlášky MPSV č. 440/2016 Sb. 12 Normy spotřeby určuje směrnice ES 2007/715 ve znění ES 2011/566. Starší vozidla mohou odkazovat na dřívější směrnici ES 80/1268 ve znění směrnic ES 93/116, ES 1999/100, ES 2004/3. Obsahuje-li TP odkaz na tyto normy, je údaj o spotřebě uváděn jako třetí ze tří údajů v TP. 13 Jde-li o osobní automobil. V případě jiného typu (nákladní apod.) odvádí daň silniční zaměstnanec. Stránka 5 z 8

6 vozidla, uvede počet ujetých kilometrů. Sám si propočte náhradu za spotřebované pohonné hmoty a za opotřebení vozidla. Pokud zaměstnanci přísluší stravné, doplní i tento údaj. Na závěr uvede částku k proplacení celkem, uvede datum a svůj podpis. Před samotným proplacením si nechá cestovní příkaz podepsat v kolonce Datum a podpis oprávněného zaměstnance zaměstnancem, který povolil pracovní cestu, tedy předsedou svazku. Poté odevzdá vyplněný cestovní příkaz účetní k proplacení. Čl. 6 Závěrečná ustanovení 1. Svazek nesmí podle zákoníku práce vyplácet vyšší náhrady, než jsou náhrady v tomto zákoně uvedené. 2. Tuto směrnici lze měnit pouze rozhodnutím Výkonné rady Svazku obcí Horní Labe, s výjimkou aktualizací odkazů na právní předpisy a přílohy, kterou je oprávněn měnit dle potřeby předseda svazku. 3. Tato směrnice byla schválena Výkonnou radou Svazku obcí Horní Labe na jejím 62. jednání konaném dne usnesením č. 4/62/ Tato směrnice nabývá platnosti dnem schválení Výkonné rady Svazku obcí Horní Labe a účinnosti dnem Ing. Dagmar Sahánková předsedkyně svazku Ing. Jiří Vancl místopředseda svazku Stránka 6 z 8

7 Příloha ke směrnici č. 1/2017 Stanovení výše stravného a sazeb základních náhrad za používání silničních motorových vozidel Podle vyhlášky č. 440/2016 Sb. se stanovují výše sazeb stravného při služebních cestách, průměrná cena pohonných hmot a základní náhrada za používání silničních motorových vozidel následovně: 1) Sazby stravného Za každý kalendářní den pracovní cesty přísluší zaměstnanci stravné, které činí: a) 83 Kč, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 127 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejvýše však 18 hodin, c) 198 Kč, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 2) Krácení stravného Pokud zaměstnavatel zajistí zaměstnanci snídani, oběd nebo večeři (např. v hotelu, závodní jídelně jiného podniku), stravné se za každé poskytnuté jídlo krátí až o hodnotu: a) 70 % stravného, trvá-li pracovní cesta 5 až 12 hodin, b) 35 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 12 hodin, nejdéle však 18 hodin, c) 25 % stravného, trvá-li pracovní cesta déle než 18 hodin. 3) Jízda veřejnými dopravními prostředky Při pracovní cestě veřejnými dopravními prostředky zaměstnavatel proplatí předložené jízdenky odpovídající rozsahem i datem k datu služební cesty. Jízdenky musí být přiloženy k vyúčtování na cestovním příkazu. 4) Jízda automobilem Zaměstnanec se zaměstnavatelem se mohou dohodnout, že při pracovní cestě namísto hromadné dopravy použije vlastní, nebo vypůjčené silniční motorové vozidlo. Potom mu přísluší za každý ujetý 1 km sazba základní náhrady a náhrada za spotřebované pohonné hmoty. Použití soukromého vozidla při pracovní cestě musí být povoleno před nástupem pracovní cesty. Zaměstnanec je povinen se prokázat příslušným dílem složenky, že je na vozidlo uzavřena havarijní pojistka, a doložit fotokopii smlouvy. 5) Sazby základních náhrad Sazby základní náhrady za 1 km jízdy podle vyhlášky č. 440/2016 Sb. činí: a) 1,10 Kč u jednostopých vozidel a tříkolek Stránka 7 z 8

8 b) 3,90 Kč u osobních silničních motorových vozidel 6) Náhrada za spotřebované pohonné hmoty Náhrada za spotřebované pohonné hmoty vychází z ceny pohonné hmoty a průměrné spotřeby uvedené v technickém průkazu vozidla. Skutečnou cenu pohonné hmoty prokazuje zaměstnanec pokladním blokem od benzinového čerpadla. Při výpočtu cestovní náhrady za PHM je používáno vzorce: počet km x průměrná spotřeba v TP x doložená cena benzinu 100 Je třeba prokázat dokladem od benzinového čerpadla, určuje se výše náhrady podle průměrné ceny, která je stanovena prováděcím právním předpisem. Výše průměrné ceny za 1 litr pohonné hmoty podle 158 odst. 3 věty třetí ZP činí: a) 29,50 Kč u benzinu automobilového 95 oktanů b) 32,50 Kč u benzinu automobilového 98 oktanů c) 28,60 Kč u motorové nafty 7) Ostatní náhrady Zaměstnavatel je povinen uhradit zaměstnanci i ostatní nezbytně nutné náklady s vykonáním pracovní cesty spojené. Jedná se zejména o poplatky za ubytování, vstupné, parkovné, telefon, úschova zavazadel apod. Stránka 8 z 8