Příručka pro uživatele webového portálu. Rotary distrikt 2240, Česká republika a Slovenská republika

Transkript

1 Rotary distrikt 2240, Česká republika a Slovenská republika Tvůrce webového portálu: jan.vanecek@rotary2240.org Poslední aktualizace:

2 Obecné informace Účelem tohoto dokumentu je poskytnout rady a pomoc uživatelům distriktního webového portálu, kteří jsou současně sekretáři Rotary klubu nebo jsou zodpovědní za správu webových stránek Rotary klubu. Tent dokument popisuje, jakým způsobem může uživatel spravovat seznam členů klubu, pořizovat zápisy ze schůzky, vykazovat docházku členů, informovat členy klubu pomocí newsletteru. Současně vysvětluje, jak vytvářet a spravovat webové stránky kluby, informovat o akcích a projektech klubu, vytvářet fotogalerie a sdílet dokumenty. Strana: 2 / 41

3 Terminologie Administrace Část webového portálu umožňující správu uložených údajů - např. osobních údajů, webových stránek, hlášení docházky, ukládání klubových dokumentů. Pro přístup do administrace je nutné se přihlásit na adresehttp:// Distriktní webmaster Osoba zodpovědná za provoz webového portálu. Lze ji kontaktovat e- mailem: webmaster@rotary2240.org. Internetový prohlížeč Program pro prohlížení webových stránek a pro přístup k webovému portálu. Podporovány jsou všechny běžné programy: Microsoft Internet Explorer, Firefox, Safari. Přihlašovací jméno Pro každého uživatele (tj. pro každého rotariána) je vygenerováno unikátní přihlašovací jméno a heslo, kterým se přihlašuje do webového portálu. Uživatelská jména jsou tvořena z křestního jména a příjmení, tj. uživatel Jan Novák bude mít přihlašovací jméno jan.novak. Pokud se vyskytnou dva lidé se stejnými jmény, bude k uživatelskému jménu přidáno číslo, aby bylo možné tyto uživatele rozlišit. Webový portál Webový server s prezentací distriktu a jednotlivých klubů. Důležitou součástí webového portálu je administrační rozhraní, ve kterém lze spravovat údaje o klubech, jejich členech, docházce apod. Každý rotarián má přístup pouze k datům dle svých funkcí a oprávnění (např. člen klubu může aktualizovat pouze své údaje, zatímco sekretář klubu má přístup k údajům členů svého klubu, vyplňuje docházku, spravuje dokumenty klubu atd.) Strana: 3 / 41

4 Přihlášení Zadejte do internetového prohlížeče adresu: Zobrazí se vám přihlašovací stránka: Na této stránce vyplňte své přihlašovací jméno a heslo a klikněte na tlačítko "přihlásit." Vaše uživatelské jméno a heslo vám bylo zasláno em. Pokud jste neobdrželi, kontaktujte prosím svého klubového sekretáře nebo distrikního webmastera. Nekopírujte heslo z u, ale radši jej ručně opište. Při kopírování z některých poštovních programů (např. Microsoft Outlook) se mohou okopírovat i další neviditelné znaky a heslo pak nebude souhlasit a nebude možné se přihlásit. Strana: 4 / 41

5 Uvítací obrazovka Po úspěšném přihlášení se zobrazí uvítací obrazovka. Zde je zobrazena nabídka dostupných funkcí. Na levé straně obrazovky se nachází nabídka dostupných funkcí. Počet funkcí se liší v závislosti na Vaší roli. Následující obrázek zobrazuje typickou nabídku pro sekretáře klubu. Strana: 5 / 41

6 Správa členů klubu Jednou z povinností sekretáře klubu je spravovat seznam členů klubu. Všichni členové klubu mají vytvořen uživatelský účet ve webovém portálu. Pro stávající členy byl účet již vytvořen a všichni členové byli vyzváni, aby se do systému přihlásili a doplnili své informace. Informace o jednotlivých členech však můžete přímo spravovat vy, jako sekretář klubu. Systém / Členové Tato nabídka zobrazuje seznam členů klubu. Všimněte si, že seznam členů obsahuje více stránek a lze seznam řadit (např. dle příjmení a to sestupně či vzestupně). Také lze seznam filtrovat (tj. omezit) jen na určité příjmení, aktivní uživatele nebo uživatele s určitou rolí (funkcí). Pokud si necháte seznam seřadit dle posledního přihlášení, jednoduše uvidíte, který z členů webový portál používá a kdo se do něj ještě nikdy nepřihlásil. Strana: 6 / 41

7 Přidání nového člena klubu Po kliknutí na záložku "Nový člen" se zobrazí formulář pro přidání nového člena klubu. Současně s přidáním nového člena se vytvoří jeho přihlašovací jméno a heslo pro přístup do webového portálu. První položku ve formuláři "Přihlašovací jméno" nelze zadat. Tato položka se vygeneruje automaticky dle křestního jména a příjmení uživatele. Na základě připomínek uživatelů bude toto uspořádání formuláře v další verzi systému pravděpodobně změněno. Doporučujeme začít vyplňováním od druhé záložky "Kontaktní údaje". Při kliknutí na druhou záložku provede systém automaticky kontrolu, zda jsou vyplněna povinná pole a tato pole označí červeně. Zde se tedy jedná o pole "Jméno", "Příjmení" a dále "Heslo" v prvních dvou záložkách. Postup vyplnění všech polí a význam všech údajů je shodný s vyplňováním údajů pro Váš účet. Řiďte se proto pokyny v sekci "Uživatel / Profil" v tomto dokumentu. Mazání členů klubu Člena můžete smazat kliknutí ikonu odpadkového koše v řádku s jeho jménem. Po této akci se uživatel ze systému zcela nevymaže, ale bude přesunut do archívu, aby nebylo možné údaje tohoto uživatele dále Strana: 7 / 41

8 spravovat. Veškeré údaje tohoto člena však ve webovém portálu zůstanou, např. údaje o jeho docházce, funkcích v klubu apod. Pokud nechcete člena zcela smazat, můžete ho pouze zneaktivnit kliknutím na ikonu se symbolem oka. Takovýto uživatel bude v systému stále přístupný (tj. lze ho jednoduše znovu aktivovat), ale nebude se ukazovat v akcích, kde se používá seznam aktivních uživatelů. Systém / Skupiny Záložka "Skupiny" umožňuje vytvářet editovat informace o skupinách uživatelů, tj. v tomto případě může sekretář klubu upravovat informace o Rotary klubu. Po kliknutí na tuto volbu byste měl jako sekretář klubu vidět jedinou položku pojmenovanou dle vašeho klubu. Kliknutím na ikonu s tužkou lze změnit obsah položky. Vyplněné údaje budou automaticky použity pro vytvoření webových stránek o vašem klubu. Strana: 8 / 41

9 Můžete zadat jak název skupiny, tak různé údaje o klubu. Kromě jednoduchých údajů lze zadat i formátovaný text popisující klub, případně vložit obrázek s vlajkou klubu nebo znakem města. Následující obrázek zachycuje druhou část formuláře s údaji o klubu: Strana: 9 / 41

10 Nezapomeňte poskytnout informace i v angličtině, případně v dalších jazycích. Návštěvníci z jiných zemí je jistě uvítají. Nástěnka Systém / Nástěnka Pomocí nástěnky lze vytvářet vzkazy určené skupině uživatelů. Na nástěnku lze umisťovat poznámky, které se zobrazí uživatelům (členům klubu) po přihlášení. Po kliknutí na záložku "Nová poznámka" lze vytvořit nový vzkaz pro skupinu uživatelů: Strana: 10 / 41

11 Při vytváření nové poznámky můžete použít funkce textového editoru pro vytvoření bohatě formátovaného textu. Součást poznámky mohou být i připojené soubory. Strana: 11 / 41

12 Zápisy ze schůzek, příprava na schůzky, docházka Jednou z nejdůležitějších funkcí webového portálu je evidence klubových schůzek. Tato funkce slouží nejenom pro přípravu schůzky, ale i pro pořizování zápisu ze schůzky a vykazování docházky členů. Díky jednotnému způsobu ukládání informací o schůzce je výrazně zjednodušen celý proces vytváření, rozesílání a archivace zápisů ze schůzky a současně vykazování docházky. Webový portál šetří jak práci klubovým sekretářům, tak ještě ve větším měřítku práci distriktnímu sektretáři, který má okamžitě po přihlášení k dispozici aktuální statistiky docházky členů v jednotlivých klubech. Systém / Schůzky Položka v nabídce "Schůzky" ukáže seznam všech meetingů klubu - typicky všechny již proběhlé schůzky plus schůzky připravované. Po kliknutí na záložku "Nová schůzka" můžete začít zadávat informace o nové schůzce. Je výhodné založit novou schůzku několik dní před samotnou klubovou schůzkou. Členové klubu se tak mohou v předstihu seznámit s připravovaným programem a pokud to povaha schůzky vyžaduje, tak se na schůzku lépe připravit. Strana: 12 / 41

13 Informace o přednášce a schůzce lze vyplnit v různých jazycích. Pod zápisem ze schůzky je vypsán aktuální seznam aktivních členů klubu. U každého člena klubu vyplňte, zda se účastnil schůzky nebo byl omluven. Strana: 13 / 41

14 Vypsané možnosti odpovídají oficiálním předpisům Rotary International a celý webový portál je tak připraven na spolupráci s ústředím Rotary. Význam jednotlivých možností je následující: Přítomen - člen klubu se osobně účastnil schůzky Omluven - člen se schůzky neúčastnil, ale představenstvo jeho nepřítomnost schválilo z důvodů, které pokládá za platné a dostačující. Neomluven - člen se bez omluvy schůzky neúčastnil Nepřítomen - člen se schůzky neúčastnil. Tato možnost nerozlišuje, zda se člen omluvil nebo ne. Je osvědčenou praxí apelovat na členy, aby se v případě své neúčasti omlouvali sekretáři klubu. Dlouhodobě omluven - používá se v případě, kdy je člen po dobu např. několika měsíců neschopen docházet na schůzky Rotary klubu. DO (věk) - dlouhodobě omluven z důvodu věku. Po dosažení součtu věku člena a počtu roků členství v Rotary klubech může člen požádat o dlouhodobou omluvu z důvodu věku. Omluva činovníků RI - speciální druh omluvy používaný pro členy působící ve funkcích Rotary International Nahrazeno - člen nebyl přítomen na schůzce, ale svoji neúčast nahradil účastí na schůzce jiného klubu (lze i e-klub) nebo jiné klubem sponzorované akci. Strana: 14 / 41

15 Systém / Dopisy guvernéra Položka "Dopisy guvernéra" zobrazuje zaslané dopisy guvernéra. Ty budou členům klubu zasílány e- mailem, ale zde jsou uložené pro pozdější referenci. Strana: 15 / 41

16 Systém / Hromadná pošta Funkce "Hromadná pošta" webového portálu umožňuje uživatelům s patřičnými oprávněními vytvářet zprávy (newslettery, y) a ty rozesílat skupinám uživatelů (typicky členům klubu). První záložka obsahuje přehled již vytvořeným a rozeslaných newsletterů. Kliknutím na druhou záložku založíte novou hromadnou zprávu. Její součástí může být bohatě formátovaný text v různých jazycích a přiložené soubory. Zprávu lze rozeslat jedné nebo více skupinám. Strana: 16 / 41

17 Správa webových stránek klubu Webový portál umožňuje správu webových stránek a jejich obsahu. Nabízí specializované funkce pro vytváření novinek, informování o akcích a projektech klubu, sdílení fotografií a dokumentů. Prezentace / Obsah stránek Po kliknutí na položku nabídku "Obsah stránek" se zobrazí seznam stránek, ke kterým má daný uživatel přístup. Pro sekretáře klubu to jsou tedy stránky jeho Rotary klubu. Strana: 17 / 41

18 Po kliknutí na tlačítko pro úpravu stránky se zobrazí stránka s editorem, ve kterém lze vytvořit nebo upravit obsah stránky. Strana: 18 / 41

19 Ke každé stránce lze připojit další podstránky, fotogalerie a dokumenty. Více informací o používání textového editoru lze nalézt v kapitole "Formátování textu." Strana: 19 / 41

20 Prezentace / Bannery Funkce "Bannery" umožňuje nadefinovat sekretáři klubu obrázkové reklamy (bannery), které se budou zobrazovat na stránkách klubu. Při vytváření nového banneru je nutné specifikovat soubor z lokálního disku, který se poté nahraje na webový portál. Strana: 20 / 41

21 Strana: 21 / 41

22 Novinky, akce, projekty, fotogalerie Prezentace / Novinky Jako sekretář klubu můžete vytvářet novinky, které se zobrazí vlevo od obsahu stránek. Strana: 22 / 41

23 Prezentace / Akce Při vytváření nové akce lze zadat čas a termín akce, místo konání, ale i její popis a připojit související dokumenty. Strana: 23 / 41

24 Prezentace / Projekty Funkce "Projekty" slouží pro uchování informací vztahujících se k projektům Rotary klubu. Opět lze specifikovat podrobný popis projektu včetně souvisejících dokumentů a fotogalerie. Strana: 24 / 41

25 Prezentace / Fotogalerie Na různých místech webového portálu lze vytvářet fotogalerie. V záložce "Fotogalerie" v hlavní nabídce vytváříte fotogalerie, které se budou zobrazovat u stránek klubu. Do každé fotogalerie lze přidat více fotek a nastavit jejich pořadí. Strana: 25 / 41

26 Ke stažení, adresář Prezentace / Ke stažení V části "Ke stažení" lze na klubové stránky přidávat dokumenty a soubory určené pro návštěvníky klubových stránek. Strana: 26 / 41

27 Prezentace / Adresář Záložka "Adresář" nabízí jiný způsob přístupu k adresám v systému. Další možností je např. tyto adresy měnit u jednotlivých členů klubu v záložce "Členové". Strana: 27 / 41

28 Profil uživatele Tato kapitola vysvětluje, jakým způsobem si můžete zadat nebo změnit své vlastní osobní údaje. Uživatel / Profil Nabídka Profil slouží k zadání osobních informací. Každý uživatel, člen Rotary distriktu 2240, je povinen si zde vyplnit své údaje. Nabídka profil obsahuje několik záložek s různými skupinami údajů. Můžete zadat údaje do všech záložek a poté kliknout na tlačítko "Uložit." Pokud je nějaké údaje nutné zadat, odpovídající záložka se zbarví červeně a vedle povinné položky se vypíše červený text "povinná položka". Tento údaj tedy musíte uvést. Strana: 28 / 41

29 Profil / Přihlášení Na první záložce by si každý uživatel měl z bezpečnostních důvodů změnit heslo. Je nutné zadat heslo dvakrát, doporučujeme zadat netriviální heslo, které nelze jednoduše uhodnout, např. jako kombinaci dvou slov, vhodné je použít i jiné znaky než písmena, např. "333Stribrnych." Přihlašovací jméno je automaticky vygenerováno systémem a uživatel si jej nemůže změnit. Strana: 29 / 41

30 Profil / Kontaktní údaje Vaše jméno a příjmení by již mělo být vyplněno. Ze jména a příjmení je vygenerován , který můžete používat ve světě Rotary, např.: jan.novak@rotary2240.org. Pro přístup k u lze použít webové rozhraní na adrese: webmail.rotary2240.org. Pro přihlášení zadejte do políčka "Uživatel" vaši ovou adresu, tj. např. "jan.novak@rotary2240.org", do políčka "Heslo" vaše heslo pro přístup k webovému portálu. V dalších políčkách můžete vyplnit Vaše další údaje. Identifikační číslo je vaše číslo v Rotary International. Pokud ho neznáte, zeptejte se svého klubového sekretáře. Ten může tato čísla zjistit v administrační sekci na webu rotary.org ( V sekci Fotografie můžete ke svému profilu připojit svoji fotografii. Uchovává se vždy jen poslední přidaná fotografie. Přidanou fotografii lze smazat kliknutí na červený křížek vedle nápisu "Přiložený soubor". Strana: 30 / 41

31 Informace o datumu narození je považována za citlivou informaci. Můžete si proto ve vedlejší rozbalovací nabídce vybrat, komu tuto informaci zpřístupníte. Možné volby jsou: Veřejnost - údaj je přístupný komukoliv District - údaj je přístupný jen přihlášeným rotariánům ze všech klubů distriktu Klub - údaj je přístupný jen přihlášeným členům stejného klubu "Člen od" - často bývá členství spojeno se začátkem kalendářního roku (tj ) nebo rotariánského roku (tj ). "Člen do" - toto políčko nechte prosím prázdné. Systém umožňuje archivovat informace i o lidech, kteří své členství v Rotary ukončili. Adresář obsahuje seznam adres příslušejících ke každému členovi. Můžete si zadat několik různých adres (např. domov, zaměstnání, přechodné bydliště), doporučujeme zadat i např. adresu při odjezdu na dlouhodobou odbornou stáž apod. Jednotlivé adresy lze řadit a znepřístupnit - tj. mít adresu zadanou a připravenou, ale prozatím schovanou. Po kliknutí na záložku "Nová adresa" se otevře formulář pro zadání nové adresy: Strana: 31 / 41

32 Položka "Název" je vaše soukromé označení zadávané adresy. V současné verzi portálu je její zadání povinné. Na základě připomínek uživatelů bude tato položka buď změněna na nepovinnou nebo zcela odstraněna. Pokud nevíte, co do názvu zadat, doporučujeme jednoduchý text typu "doma, zaměstnání" apod. U některých položek při zadávání adresy lze opět specifikovat, kdo bude mít právo tyto položky vidět. Položka "Zobrazení" určuje viditelnost celé adresy, tj. komu se zobrazí všechny zde uvedené údaje. Možné volby jsou opět Veřejnost (tj. všichni), Distrikt (tj. všichni rotariáni z distriktu) a Klub (tj. pouze členové vašeho klubu). Poslední položkou ve formuláři s kontaktními údaji je "Status člena" - je důležité, abyste si správně vyplnili svůj status. Systém tento status využije pro správné fungování. Profil / Funkce Záložka "Funkce" slouží pro zaznamenání vašich funkcí v Rotary, ať už na klubové či distriktní a jiné úrovni. Všechny funkce se zadávají spolu s časovým obdobím, ve kterém jste tyto funkce vykonávali. Je důležité je správně zadat, webový portálmůže tyto informace použít pro správné fungování. Kliknutím na záložku "Nová funkce" lze zadat novou funkci. Strana: 32 / 41

33 Nejčastější volbou pak bude výběr "Rotary Club" a odpovídající funkce. Volba "Podfunkce" je často prázdná a v další verzi portálu bude v těchto případech schovaná. Profil / Rodina Strana: 33 / 41

34 Na záložce "Rodina" můžete zadat informace o svých rodinných příslušnících. Tyto údaje jsou opět považovány za citlivé a proto lze u nich nastavit, kdo bude mít právo je vidět. Při zadávání potomků lze vybrat nejenom práva na zobrazení informací o potomkovi, ale zvlášť lze specifikovat oprávnění pro zobrazení datumu jejich narození. Strana: 34 / 41

35 Profil / Zájmy Záložka "Zájmy" slouží k zadání vašich zájmů. Tato záložka ještě není zcela dokončena a odladěna, proto můžete při jejím používání narazit na chyby. Strana: 35 / 41

36 Profil / Rozšířené Na záložce "Rozšířené" byste měli specifikovat svoji profesi. Seznam oborů a podřízených profesní vychází z oficiálního seznamu Rotary platného pro celý svět. Proto může být v některých případech obtížné najít položku, která zcela odpovídá vaší specializaci. Bohužel pro účely kompatibility tohoto portálu s ostatními systémy Rotary International, není možné tyto seznamy jakkoliv měnit nebo doplňovat. Položka "Stravovací pravidlo" může být použita při rezervaci vaší účasti na distriktních akcích. Strana: 36 / 41

37 Profil / Jazyk Na poslední záložce zadejte prosím jazyky, které ovládáte. Seznam jazyků i úrovně, kterých jste dosáhl, opět vychází z oficiálních seznamů Rotary International a nelze je proto měnit. Uživatel / Odhlášení Po skončení práce se zde odhlašte. Zabráníte tak zneužití vašeho účtu. Strana: 37 / 41

38 Formátování textu Při zadávání textu se na různých místech celého webového portálu používá textový editor, který umožňuje základní formátování textu. Následující popis pro Vás bude proto užitečný jak při vytváření webových stránek, tak při zadávání zápisů ze schůzky, vytváření newsletterů apod. Ukázka prostředí textového editoru: Funkce textového editoru byly záměrně omezeny pouze na základní. Zachová se tím jednoduchost celého systému a současně i konzistence celého webu - například sekretář jednoho klubu nemá možnost radikálně změnit styl textů jedné malé části z celého portálu. Strana: 38 / 41

39 Možnosti formátování textu Následující obrázek souhrnně ukazuje možnosti textového editoru: Z přiloženého obrázku vidíte, že textový editor umožňuje vytvořit: tučný text skloněný text podtržený text odstavec zarovnaný doleva, doprostřed, doprava nebo do bloku číslované i nečíslované odrážky (seznamy) nadpisy různých velikostí, citáty a další předem definované části textu tabulky Strana: 39 / 41

40 Lišta textového editoru Měnit a nastavovat formátování textu nejjednodušeji nastavíte pomocí tlačítek na liště nad vytvářeným textem: Význam jednotlivých tlačítek je následující: B - tučný text (lze použít klávesovou zkratku CTRL+B) I - skloněný text (lze použít klávesovou zkratku CTRL+I) U - podtržený text (lze použít klávesovou zkratku CTRL+U) Další skupina tlačítek na liště má následující funkci: Zarovná obsah odstavce doleva Zarovná obsah odstavce doprostřed Zarovná obsah odstavce doprava Zarovná obsah odstavce do bloku Následující tlačítka slouží pro: Vytvoření odrážky Vytvoření číslované odrážky Strana: 40 / 41

41 Otázky a odpovědi Co mám dělat, pokud něco nefunguje? Zkuste to ještě jednou. Zavřete internetový prohlížeč a zkuste akci zopakovat. Pokud problém přetrvává, nahlašte jej prosím distriktnímu webmasterovi Honzovi Vaněčkovi. Připojte prosím přesný postup, jak problém vyvolat, a popis Vašeho prostředí, tj. typ a verzi internetového prohlížeče a operačního systému. Strana: 41 / 41