POSTUP UŢÍVATEĽA FISKÁLNYCH POKLADNÍC A TLAČIARNÍ podľa zákona 289/2008 a novely 361/2013

Transkript

1 K O D A S Ţ i l i n a, s. r. o., K a m e n n á 3, Ž I L I N A tel: 041/ fax 112, kodas@kodas.sk IČO: , IČ DPH: SK , ČSOB a.s. Žilina č.ú.: /7500 Zápis v obchodnom registri Okresného súdu Žilina, oddiel: Sro, vložka č /L Smatana POSTUP UŢÍVATEĽA FISKÁLNYCH POKLADNÍC A TLAČIARNÍ podľa zákona 289/2008 a novely 361/2013 Tento dokument nie je výklad zákona, ani ho nenahrádza a slúži ako pomôcka pred podrobným oboznámením sa so zákonom. Nenesie žiadnu právnu zodpovednosť. A. POKLADNIČNÉ ZÁKONY 1. Zákon 289/2008 Z.z. a. Upravuje podmienky pouţívania elektronickej registračnej pokladnice (ďalej len pokladnice). b. Vzťahuje sa na fyzickú alebo právnickú osobu, ktorá na základe oprávnenia predáva tovar, alebo poskytuje službu (ďalej len podnikateľ). Zoznam služieb je uvedený v prílohe tohto zákona. 2. Zákon 504/2009 Z.z. v článku V umožňuje certifikovať fiskálnu tlačiareň ako samostatné zariadenie. 3. Zákon 494/2010 Z.z. a. Mení, dopĺňa a posúva účinnosť zákona 289/2008. b. Mení a dopĺňa zákon 511/1992 Z.z. o správe daní a poplatkov. 4. Zákon 440/2012 Z.z. v článku VI hovorí o dokladoch a plombách. 5. Zákon 361/2013 Z.z. v článku I významne novelizuje zákon 289/2008Z.z. Týka sa 16 paragrafov a vkladá dva nové. Jeho účinnosť je od Prechodný účinok má označovanie fiskálnych pamätí a pokladníc kódom do B. POVINNOSŤ EVIDOVAŤ TRŢBU Trţbou sa rozumie prijatá platba z predaja tovaru/služby na predajnom mieste v hotovosti, alebo hotovosť nahradzujúce (elekt. platby, poukážky). Tržbou je aj prijatý preddavok, alebo prijatie hotovosti za faktúru. 1. Evidovať trţbu v pokladnici bezodkladne a odovzdať kupujúcemu doklad ihneď po jeho vytlačení. 2. Okrem tržby evidovať v pokladnici vloţenie hotovosti a vyhotoviť doklad VKLAD. 3. Používať pokladnicu na všetkých predajných miestach. 4. Za predajné miesto sa považuje to, kde sa prijíma tržba a ktoré je uvedené v knihe pokladnice. 5. Na predajnom mieste nesmie byť umiestnená pokladnica necertifikovaná, nefiskalizovaná, neuvedená do prevádzky. 1

2 6. Vyhotovovať doklad s označením NEPLATNÝ DOKLAD pri: a. skúšobnej prevádzke b. uvedení do prevádzky c. po oprave pokladnice d. zaškolení obsluhy e. iných dokladoch s uvedenou cenou (okrem bezhotovostnej platby) C. UVEDENIE POKLADNICE DO PREVÁDZKY Pre uvedenie pokladnice do prevádzky je potrebná kniha pokladnice a pridelenie daňového kódu pokladnice (ďalej len DKP) daňovým úradom mieste príslušnom podnikateľovi. 1. V knihe pokladnice podnikateľ vyplní: a. svoje identifikačné údaje b. údaje o pokladnici a výrobcovi c. údaje o servisnej organizácii a jej DIČ, ktorá bude vykonávať servis pokladnice. Môžu byť uvedené dve servisné organizácie. 2. Ku knihe je potrebný certifikát pokladnice (je súčasťou dodávky pokladnice) s dopísaným výrobným číslom pokladnice. 3. Daňový úrad pridelí daňový kód pokladnice (DKP). 4. Servisná organizácia uvedie pokladnicu do prevádzky: a. zaznamená jednorázovo a trvale údaje do pokladnice (podľa údajov poskytnutých podnikateľom) b. zapíše aj nepovinné údaje do pokladnice (podľa údajov poskytnutých podnikateľom) c. dá skontrolovať všetky zadané údaje podnikateľovi d. vykoná fiskalizáciu pokladnice e. zapíše uvedenie pokladnice do prevádzky do knihy pokladnice aj s číslami plomby a fiskálnej pamäte f. nalepí plombu FRSR na pokladnicu umiestnenú podľa dokumentácie výrobcu g. nalepí kód fiskálnej pamäte na pokladnicu. 5. Prevádzkovať sa môže iba pokladnica: a. certifikovaná b. s prideleným DKP c. s nalepenou a neporušenou plombou a kódom fiskálnej pamäte. d. v splatnosti zaplatenou prípadnou pokutou D. PREDAJNÉ MIESTO 1. Na predajnom mieste môže byť len certifikovaná pokladnica, uvedená do prevádzky podľa zákona 289/2008 s neporušenou plombou. Takýchto pokladníc môže byť aj viac. 2. Na predajnom mieste nesmie byť umiestnená pokladnica necertifikovaná, nefiskalizovaná, neuvedená do prevádzky podľa zákona 289/ Na predajnom mieste musí byť kniha pokladnice s certifikátom s dopísaným výrobným číslom pokladnice. Kniha môže byť doteraz používaná, ak sa dopíšu predpísané záznamy ručne (viď kapitolu o knihe). Certifikát môže mať uplynulú dobu platnosti. Tá musela byť aktuálna počas prihlasovania na daňovom úrade. 2

3 4. Na predajnom mieste musí byť komunikačný kábel. Fiskálne tlačiarne sú k počítaču pripojené komunikačným káblom takže je tam. Pokladnice, ktoré používajú na sťahovanie žurnálu počítač, alebo externú čítačku žurnálu sú už pripojené komunikačným káblom. Ostatné pokladnice DATECS boli z firmy KODAS dodávané s komunikačným káblom, ako príslušenstvom. Pri pokladniciach EURO kábel nebol súčasťou dodávky a je potrebné ho zakúpiť. 5. Na predajnom mieste musí byť sprístupnené vyobrazenie pokladničného dokladu. Ak je tam viac rovnakých pokladníc, stačí len jeden vyobrazený doklad. Doklad je vhodné skopírovať (prípadne zväčšený), pretože pre vytlačený termopapier nie je dodržaná podmienka uschovania v tme a údaje by sa stratili. Na doklade má byť zvýraznené: a. celková platená suma b. dátum c. čas d. daňový kód pokladnice (DKP) e. ochranný znak (MF) E. KNIHA POKLADNICE 1. Podnikateľ je povinný viesť knihu pokladnice. Kniha pokladnice s certifikátom musia byť umiestnené na predajnom mieste spolu s pokladnicou. 2. Kniha pokladnice sa archivuje od posledného záznamu daňového úradu do konca aktuálneho roka plus 10 rokov. 3. Podnikateľ je povinný predloţiť knihu pokladnice daňovému úradu na vykonanie zmien v lehote do 15 dní pri zmene údajov: a. svoje identifikačné údaje b. o pokladnici 4. Kniha pokladnice používaná pred sa môže používať aj naďalej, ak sa potrebné záznamy dopíšu ručne: a. v diele IDENTIFIKAČNÉ ÚDAJE časti Údaje o elektronickej reg. pokladnici dopísať názov výrobcu. i. pre pokladnice EURO 100, 150, 200, 500, 1000, 2000, 2100 dopísať: ELCOM s.r.o. Prešov ii. pre pokladnice DATECS MP55 L, B, BP dopísať: BOWA s.r.o. Bratislava iii. pre fiskálne tlačiarne Pegas FM-06 dopísať: BOWA s.r.o. Bratislava iv. pre fiskálne tlačiarne Pegassino BL112 dopísať: BOWA s.r.o. Bratislava b. v diele IDENTIFIKAČNÉ ÚDAJE časti Údaje o servisnej organizácii dopísať jej DIČ. Pre KODAS Žilina, s.r.o. dopísať: DIČ: c. v diele ZÁZNAMY SERVISNEJ ORGANIZÁCIE skontrolovať už napísané číslo plomby (prípadne dopísať) podľa skutočného čísla na plombe. Pozor - aktuálne číslo plomby môže byť v knihe zapísané na rôznej strane. Treba porovnávať s najnovším dátumom. 3

4 F. UZÁVIERKY 1. DENNÁ UZÁVIERKA a. obsah je definovaný v zákone 289/2008 a výrobca pokladnice to zabezpečil b. vytlačiť ju treba za deň, v ktorom bola tržba c. môže sa vykonať hocikedy v priebehu dňa d. môže sa vykonať len jedna za deň. PRÍKLADY: i. ak bude ďalšia tržba zaznamenaná po uzávierke, tak sa započíta do uzávierky vykonanej v nasledujúcom dni ii. neprípustné je vykonať napr. jednu uzávierku doobeda a druhú poobede e. uchovávať ich treba chronologicky usporiadané do konca aktuálneho roka plus 5 rokov. 2. INTERVALOVÁ UZÁVIERKA a. obsah je definovaný v zákone 289/2008 a výrobca pokladnice to zabezpečil b. vytlačiť ju ihneď na predajnom mieste na požiadanie kontrolného orgánu c. tlačí sa na žiadosť daňového úradu do konca aktuálneho roka plus 10 rokov d. môže nahradiť v minulosti používanú mesačnú uzávierku 3. PREHĽADOVÁ UZÁVIERKA a. obsah je definovaný v zákone 289/2008 a výrobca pokladnice to zabezpečil b. tlačí sa len podľa potreby c. vytlačiť ju ihneď na predajnom mieste na požiadanie kontrolného orgánu d. neobsahuje ochranný znak MF 4. MESAČNÁ UZÁVIERKA podľa zákona 289/2008 nie je definovaná G. POVINNOSŤ NA OCHRANU A UCHOVÁVANIE ÚDAJOV 1. Podnikateľ je povinný zabezpečiť ochranu údajov pred stratou, zničením, poškodením, zneužitím: a. v elektronickej podobe b. vytlačené denné uzávierky c. paragóny (ručne písané doklady počas výpadku pokladnice) d. doklady označené NEPLATNÝ DOKLAD a VKLAD e. v pokladnici 2. Uchovávať dátové média s kontrólnymi záznamami (žurnál) a obsahom fiskálnej pamäte do konca aktuálneho roka plus 10 rokov. 3. Pouţívať také dátové média, ktoré majú garantované uchovanie údajov bez napájania elek. energiou minimálne do konca aktuálneho roka plus 10 rokov. 4. Pouţívať takú pásku, na ktorej sa údaje uchovajú do konca aktuálneho roka plus 5 rokov. Spoločnosť KODAS dodáva pásky certifikované na uchovanie údajov 7 rokov. 5. Uchovávať chronologicky usporiadané vytlačené denné uzávierky a kópie paragónov (ručne písané doklady počas výpadku pokladnice) do konca aktuálneho roka plus 5 rokov. 6. Uchovávať chronologicky usporiadané vytlačené doklady NEPLATNÝ DOKLAD do konca aktuálneho roka plus 5 rokov. 7. Uchovávať vytlačené doklady VKLAD počas dňa, v ktorom boli vytlačené. 4

5 8. Poskytovať kontrolné záznamy v listinnej, alebo elektronickej podobe v čitateľnom textovom formáte ihneď na predajnom mieste, alebo v lehote určenej kontrolným orgánom. Obsah fiskálnej pamäte poskytnúť v elektronickej podobe. 9. Uchovávať knihu pokladnice do konca aktuálneho roka plus 10 rokov. H. PRERUŠENIE PREVÁDZKY POKLADNICE Ak podnikateľ nemôže používať pokladnicu pre závažný dôvod, ktorý vznikol bez jeho zavinenia, je povinný túto skutočnosť bez zbytočného odkladu nahlásiť servisnej organizácii. 1. Nahlási servisnej organizácii uvedenej v knihe pokladnice bez zbytočného odkladu: a. obchodný názov b. miesto prevádzky pokladnice c. typ pokladnice d. dôvod prerušenia činnosti pokladnice (prejav závady) e. spôsob dopravy do servisného strediska 2. Zapíše do knihy pokladnice bez zbytočného odkladu: a. dôvod prerušenie prevádzky b. dátum a čas prerušenia prevádzky c. dátum a čas nahlásenia poruchy servisnej organizácii d. dátum a čas odovzdania pokladnice servisnej organizácii (nechá si to podpísať) 3. Zapíše do knihy pokladnice bez zbytočného odkladu: a. dátum a čas opätovného začatia prevádzky 4. Počas prerušenia prevádzky vyhotovuje paragóny, ktoré obsahujú: a. obchodné meno a miesto b. DKP pokladnice s prerušenou prevádzkou c. DIČ alebo IČ DPH d. vzostupné poradové číslo od poslednej dennej uzávierky e. dátum a čas vyhotovenia f. označenie tovaru/služby, množstvo, sadzbu DPH g. cenu tovaru/služby h. základy DPH (ak podnikateľ platiteľ DPH) i. sadzby DPH (ak podnikateľ platiteľ DPH) j. výšky DPH (ak podnikateľ platiteľ DPH) k. zaokrúhlenie ceny l. celkovú sumu platenej ceny m. prípadné ďalšie údaje 5. Originál paragónu sa odovzdá kupujúcemu. 6. Kópie paragónov sú podkladom pre vytvorenie dennej uzávierky. 7. Údaje z vyhotovených paragónov je potrebné dodatočne zaevidovať v pokladnici, ktorej prevádzka bola prerušená, najneskôr do 10 kalendárnych dní v nasledovnom mesiaci. 5

6 I. VÝMENA FISKÁLNEJ PAMÄTE 1. Fiskálnu pamäť je potrebné vymeniť, ak sa: a. vyčerpala jej kapacita (na potrebu výmeny upozorní pokladnica) b. pre poruchu neplní svoju funkciu c. zmenil sa vlastník pokladnice d. vlastník pokladnice chce zmeniť niektorý z jednorázovo a trvale zapisovaných údajov e. vlastník pokladnice chce zmeniť v pokladnici ELCOM počet desatinných miest f. zmenili sa údaje: i. ochranný znak ii. DKP iii. obchodné meno, sídlo, predajné miesto iv. DIČ, resp IČ DPH v. dátum a čas uvedenia pokladnice do prevádzky 2. Servisný technik uloţí obsah fiskálnej pamäte na dátové médium a vyberie ju z pokladnice. 3. Servisný technik vloţí novú fiskálnu pamäť a jej kód nalepí na pokladnicu. 4. Dôvod výmeny, kódy pôvodnej i novej fiskálnej pamäte a číslo plomby, dátum a čas zapíše technik do knihy pokladnice s menom a pečiatkou technika. 5. Pôvodnú fiskálnu pamäť a dátové médium technik odovzdá podnikateľovi, ktorý toto podpíše v knihe pokladnice. Podnikateľ je povinný uchovať fiskálnu pamäť a dátové médium do konca aktuálneho roka plus 10 rokov. 6. Fiskálna pamäť musí byť označená jedinečným kódom vygenerovaným výrobcom pokladnice a zároveň musí mať deštruktívnu samolepku nalepenú na vonkajšom kryte pokladnice. Toto je povinné najneskôr J. UKONČENIE PREVÁDZKY POKLADNICE 1. Servisná organizácia: a. Vyberie fiskálnu pamäť. b. Vykoná uloženie údajov fiskálnej pamäte a aktuálny stav žurnálu na dátové médium 2. Odovzdá fiskálnu pamäť a dátové médium podnikateľovi. 3. Odstráni DKP z prevádzkovej pamäte pokladnice. 4. Zapíše ukončenie prevádzky pokladnice do knihy pokladnice s dátumom, menom a pečiatkou technika. 5. Podnikateľ je povinný oznámiť daňovému úradu ukončenie prevádzky pokladnice. najneskôr do troch pracovných dní po ukončení jej prevádzky. 6. Daňový úrad zruší DKP a zapíše to do knihy pokladnice. 7. Podnikateľ je povinný uchovať fiskálnu pamäť a dátové médium do konca aktuálneho roka plus 10 rokov. K. ZMENA VLASTNÍKA POKLADNICE 1. Pôvodný vlastník pokladnice zabezpečí UKONČENIE PREVÁDZKY POKLADNICE. 2. Nový vlastník pokladnice zabezpečí UVEDENIE POKLADNICE DO PREVÁDZKY. 6

7 L. PREVÁDZKOVÉ SITUÁCIE 1. Po zobrazení/výpise pokladnice o potrebe vykonania povinnej údrţby má podnikateľ túto objednať u servisnej organizácie. Výrobcom je predpísaná raz za 1 rok, zo zákona je raz za 5 rokov. 2. Porušenie plomby je podnikateľ povinný bezodkladne nahlásiť servisnej organizácii a zapísať si to do knihy pokladnice. 3. Pri vrátení tovaru, alebo reklamácii je podnikateľ povinný odovzdať zákazníkovi pokladničný doklad ihneď po jeho vytlačení. 4. Pri pozastavení prevádzkovania ţivnosti je podnikateľ povinný toto zapísať do knihy pokladnice. 5. Finančné riaditeľstvo môže zrušiť certifikát používaného modelu pokladnice. Vtedy musí podnikateľ ukončiť prevádzku pokladnice do 30 dní od doručenia tejto informácie. 6. Pokuty sú pre rôzne delikty do 100, 3 300, 6 600,