1. Úvod 1) Akamas Travel and MICE Co je konzultační společnost v oboru cestování a MICE; jako MICE společnost připravujeme incentivy a eventy na klíč, a zprostředkováváme prodej služeb cestovního ruchu zákazníkům, a to zejména přímo od poskytovatelů těchto služeb v místě jejich využívání. 2) Není povinna být pojištěna proti případnému úpadku, nicméně pořadatelé, jejichž služby zprostředkovává, jsou pojištěni pro případ úpadku ve státě svého obchodního sídla. 4) Akamas Travel and MICE Co nabízí své MICE služby a zprostředkovatelské služby zejména prostřednictvím internetového portálu www.akamas.cz, www.akamas.eu; přičemž informace o poskytovaných službách zde uvedené jsou vždy pouze orientační a mohou se do doby uzavření závazné objednávky lišit. Viz níže. 2. Systém objednávek a vznik smluvního vztahu 1) Zákazník je vždy povinen uvádět v objednávce pouze pravdivé údaje a Akamas Travel and MICE Co je oprávněna odmítnout veškeré poptávky, které nebudou vyhovovat těmto obchodním podmínkám, budou neúplné, nebo budou odporovat právním předpisům a dobrým mravům. 2) Zákazník není v počtu objednávek omezen, přičemž je oprávněn zaslat i pouze nezávaznou poptávku. 3) Jakmile zákazník učiní objednávku, či nezávaznou poptávku, dává tím najevo, že plně souhlasí se zněním těchto obchodních podmínek, s kterými se před tím seznámil. 4) Zákazník může vstoupit do smluvního vztahu s Akamas Travel and MICE Co buď prostřednictvím online formuláře na internetových stránkách Akamas Travel and MICE Co nebo po vzájemné dohodě formou emailu či telefonického kontaktu s pracovníkem Akamas Travel and MICE Co. Smlouva na MICE produkt již nemusí mít dle nového OZ písemnou formu. Taktéž zaplacením zálohy se stvrzuje smluvní vztah a uznání VOP. 5) Pokud zákazník vstupuje do smluvního vztahu s Akamas Travel and MICE Co, provede tak výběrem produktu na internetových stránkách. 6) Po výběru konkrétního produktu vyplní zákazník objednávku dle vybraného produktu. 7) Akamas Travel and MICE Co z poptávkového sytému doručí emailem potvrzení o zaknihování služeb, potvrzení, informace k platbě a všechny ostatní dokumenty a informace, které ji pořadatel poskytne.
8) Smlouva uzavíraná mezi ním a Akamas Travel and MICE Co se řídí všeobecnými obchodními podmínkami pořadatele, tedy i okamžik jejího uzavření se řídí všeobecnými obchodními podmínkami pořadatele. 5. Platba za služby Záloha ve výši 50 % produktu se platí současně s podáním přihlášky. Doplatek je nutno uhradit nejpozději 30 dnů před zahájením cesty bez dalšího vyzvání. Za prodlevu úhrady může být účtován příplatek 500 Kč / týden, splatný s doplatkem ceny produktu. Při podání přihlášky v době kratší než jeden měsíc před zahájením incentivy nebo eventu se cena platí jednorázově. Bezhotovostní platby na více zájezdů nelze slučovat. Platbu je možné poslat převodem na účet 1374354019 / 3030 variabilní symbol = rodné číslo O vystavení faktury je nutno požádat vždy při podání přihlášky současně s uvedením potřebných fakturačních dat (název instituce / firmy, fakturační adresa), IČO / DIČ, výši fakturované částky a počtu fakturovaných osob. V okamžiku úhrady dochází mezi Akamas Travel and MICE Co a zákazníkem k uzavření smlouvy na MICE produkt incentiva, eventy. Tato Smlouva nabývá účinnosti v souladu s článkem 2 těchto podmínek a zaniká v případě, že nedojde k potvrzení rezervace, tedy zaplacení zálohy. 6. Potřebné doklady 1) Zákazník je povinen zjistit si informace o pasových, vízových, zdravotních a dalších povinnostech vždy před incentivní akcí nebo eventem. Zajistí, že bude mít platné osobní doklady. Uvede ten, se kterým se účastní akce MICE. 2) Akamas Travel and MICE není odpovědná za neudělení víza zákazníkovi nebo za nesplnění jeho povinnosti. 3) Akamas Travel and MICE pouze napomáhá zákazníkovi k získání potřebných povolení na jeho žádost, kdy mu poskytne základní informace. 4) Pro vyloučení pochybností platí, že na MICE produkty se vztahují storno podmínky, viz níže.
7. Služby Jsme segment MICE, a balíčky i jednotlivé služby připravujeme na objednávku. Do služeb, které zajišťujeme, patří letenky, transfery letištní i ostatní, ubytování, stravování, výlety, semináře, přednášky, workshopy, teambuildingy, a jiné aktivity. Odborní lektoři, a průvodci, pro které jsou MICE incentivy a eventy organizovány. Transfery pozemní jsou zajišťovány kvalitními dopravci v místě. Letecká doprava je zajišťována převážně pravidelnými linkami, přičemž je nutné brát v potaz, že Akamas Travel and MICE Co nemůže ovlivnit případné změny data, hodny letu. O takových změnách budeme včas informovat, a takové změny nejsou důvodem ke stornu ze strany klienta. U letenek je důležité správně vyplněn jméno podle platného dokladu. V ubytování je zahrnuta snídaně, pokud není uvedeno jinak. Nabízeno je vždy v dvojlůžkovém pokoji, cena za jednolůžkový a ostatní složení na vyžádání. Můžeme nabídnout i cestovní pojištění. V případě pojistní události pak podává oznámení pojistné události příslušní pojišťovně sám zákazník. Na případnou doporučovanou zdravotní prevenci a vhodný postup při možných zdravotních potížích se zákazník musí informovat u svého praktického či odborného lékaře, obzvláště pokud trpí specifickou chorobou nebo potížemi. S tím je povinen sjednat si adekvátní pojištění a informovat Akamas Travel and MICE Co. Za zdravotní připravenost nese odpovědnost zákazník. 8. Storno poplatek 1) Odstoupení od Smlouvy doručit písemně doručit. Při odstoupení: do 42 dnů před odjezdem činí odstupné 20 % z ceny zájezdu, 41-21 dnů před odjezdem činí odstupné 50 % z ceny zájezdu, 20-8 dnů před odjezdem činí odstupné 75 % z ceny zájezdu, 7 a méně dnů před odjezdem činí odstupné 100 % ceny zájezdu. Ve všech případech je zákazník povinen uhradit také již zaplacené služby, pokud převýší částku odstupného. Odstupné se vypočítává: a) v případě stornování do 30 dní před realizací ze základní ceny zájezdu (z objednaných fakultativních služeb pouze v případě, že již byly zaplaceny zahraničnímu partnerovi); b) v případě stornování méně než 30 dní před realizací z celkové ceny za všechny objednané služby. V případě, že odstupné je vyšší než zaplacená záloha, je zákazník povinen rozdíl uhradit nejpozději do 10 dnů od vyúčtování. Pro výpočet odstupného platí den, kdy zákazník oznámil odstoupení.
V případě pojistné události podává oznámení příslušné pojišťovně sám zákazník v souladu s pojistnými podmínkami pojišťovny, vyplatí tato většinou zákazníkovi 80 % z odstupného (po odečtení částky za pojištění). Nikdy ne celou částku. Podmínkou pro výplatu pojistného je uhrazení ceny dle podmínek ke dni stornování zájezdu klientem. Odstoupení od objednané fakultativní služby v průběhu incentivy a eventu podléhá odstupnému ve výši 100 % ceny, převod na jiného účastníka není možný. Při zajištění náhradníka samotným zákazníkem (ve stejném typu pokoje) se účtuje pouze manipulační poplatek za změnu účastníka ve výši 100 Kč (pokud náhradník včas předá řádně vyplněnou přihlášku, uhradí doplatek a nastoupí cestu). U letenek však může být zvýšen o poplatek letecké společnosti za změnu jména nebo o cenu letenky, pokud změna jména není povolena. 2) Akamas Travel and MICE Co tímto zároveň prohlašuje, že storno poplatky v odst. 1) jsou dané ve VOP, ale mohou se průběžně měnit u jednotlivých poskytovatelů služeb, tak i u jejich jednotlivých služeb i diametrálně lišit. Akamas Travel and MICE Co zákazníkovi v žádné situaci předem negarantuje určitou výši storno poplatku, jelikož se vše odvíjí od podmínek poskytovatele služeb a vnitřních postupů zprostředkovatele. Akamas Travel and MICE Co garantuje pouze takovou výši storno poplatku, kterou sdělí pro konkrétní službu zákazníkovi před uzavřením závazné objednávky. 9. Databáze zákazníků 1) Akamas Travel and MICE Co je oprávněna zákazníkům, kteří odeslali objednávku nebo nezávaznou poptávku, zasílat nové a zvláštní nabídky včetně nepravidelných reklamních sdělení. 2) Zákazník má možnost žádostí zaslanou na emailovou adresu, ze které mu uvedená reklamní sdělení přicházejí, ukončit zasílání reklamních sdělení, což je Akamas Travel and MICE Co povinna respektovat a u každého takového reklamního sdělení ho o této skutečnosti informovat. 10. Reklamace 1) Akamas Travel and MICE Co jakožto zprostředkovatel služeb MCE není oprávněna řešit jakékoli reklamace zákazníků. Ti jsou povinni řešit je s poskytovatelem konkrétních služeb. 2) Akamas Travel and MICE Co v tomto směru poskytne zákazníkovi maximální možnou součinnost, kterou lze po ní spravedlivě požadovat.
11. Ochrana osobních údajů 1) Akamas Travel and MICE Co tímto prohlašuje, že veškeré osobní údaje zákazníků jsou považovány za přísně důvěrné a je s nimi nakládáno v souladu se zákony a směrnicemi EU. Akamas Travel and MICE Co nikdy neposkytuje tyto údaje třetí straně s výjimkou situací, kdy je k tomu dle příslušných právních předpisů povinna (zejména úkony orgánů činných v trestním řízení apod.). 2) Akamas Travel and MICE Co je oprávněna spravovat osobní údaje objednatele v rozsahu jméno, příjmení, pohlaví, datum narození, adresa, e-mailová adresa, telefonní číslo, a to za účelem plnění smlouvy o zprostředkování, dále je oprávněna spravovat údaje osob, v jejichž prospěch byla smlouva uzavřena v rozsahu jméno, příjmení, pohlaví a datum narození, a to za účelem plnění smlouvy o zprostředkování. 3) Uzavřením smlouvy o zprostředkování zákazník rovněž vyslovuje souhlas se zasíláním obchodních sdělení podle zákonů EU, o některých službách informační společnosti na svou elektronickou kontaktní adresu. 4) Zákazník má právo souhlas se zasíláním obchodních sdělení odvolat zasláním žádosti na elektronickou adresu info akamas.cz, info akamas.eu 12. Závěrečná ustanovení 1) Veškeré právní vztahy mezi cestovní agenturou a zákazníkem se řídí právním řádem Kyperské republiky v souladu se směrnicemi EU. 2) Akamas Travel and MICE Co upozorňuje zákazníky, že rozhodné právo pro smlouvu o zájezdu či službě cestovního ruchu se bude určovat podle Nařízení Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 593/2008 ze dne 17. června 2008 o právu rozhodném pro smluvní závazkové vztahy. 3) Pokud by bylo jakékoli ustanovení těchto obchodních podmínek zákazníkovi nejasné nebo nesrozumitelné, je Akamas Travel and MICE Co povinna mu ho na žádost vysvětlit. 4) Akamas Travel and MICE Co a zákazník jsou povinni se neprodleně informovat o změnách svých identifikačních údajů. 5) Pokud bude kterékoliv ustanovení těchto obchodních podmínek shledáno neplatným, nenarušuje to platnost obchodních podmínek jako takových, přičemž se dotčené strany zavazují dohodnout se na novém ustanovení, které již bude platné a bude vyhovovat smyslu a účelu vzájemných vztahů a těchto obchodních podmínek.
6) Tyto obchodní podmínky nabývají platnosti a účinnosti dne 4.1. 2018, přičemž Akamas Travel and MICE Co je oprávněna jejich znění kdykoliv měnit. Takovou změnu obchodních podmínek ohlásí na svých internetových stránkách www.akamas.cz, www.akamas.eu.