Informace o ochraně osobních údajů 1. Úvod Rádi bychom Vám poskytli základní informace ohledně zpracování a ochrany Vašich osobních údajů, které jsme od Vás získali, popřípadě jež nám chcete předat jako náš klient, dodavatel, uchazeč o pracovní či jinou pozici nebo pro marketingové účely (tj. zejména pro zasílání obchodních a marketingových sdělení na Vaši e-mailovou adresu, jakož i pro přihlášení na námi pořádané vzdělávací, marketingové či jiné akce, nebo nás chcete kontaktovat přes webový formulář na našich webových stránkách). 2. Kdo jsme? Jsme správce nebo zpracovatelé osobních údajů? Skupina Rödl a Partner Česká republika (dále jen Rödl & Partner) zahrnuje následující společnosti: Rödl & Partner, advokáti, v.o.s. Rödl & Partner Audit, s.r.o. Rödl & Partner Tax, k.s. Rödl & Partner, k.s. Rödl & Partner Optimus Consult a.s. Rödl & Partner Consulting, s.r.o. Všechny výše uvedené společnosti skupiny Rödl & Partner (s výjimkou uvedenou níže) jsou z hlediska své převažující činnosti v postavení samostatného správce osobních údajů, a to i v případě, kdy nám poskytujete nejen své osobní údaje, ale také osobní údaje jiných osob (např. Vašich zákazníků, dlužníků apod.). Výjimku představuje společnost Rödl & Partner, k.s., pokud pro Vás, jakožto klienta, zpracovává účetnictví, resp. i mzdové účetnictví, tedy i značné množství údajů třetích osob (např. Vašich zaměstnanců, dodavatelů apod.). V takovém případě se právě společnost Rödl & Partner, k.s. nachází v pozici zpracovatele osobních údajů. Naopak Vy, jakožto náš klient, jenž předáváte společnosti Rödl & Partner, k.s. osobní údaje třetích osob ke zpracování, jste správcem těchto osobních údajů. Společnost Rödl & Partner, k.s. jako zpracovatel osobních údajů zpracovává uvedené osobní údaje pouze k účelu, pro který mu byly svěřeny, a v souladu s pokyny klienta. Společnost Rödl & Partner, k.s. osloví své klienty ve věci doplnění s nimi uzavřené smlouvy o zpracovatelskou doložku, popř. jim zašle návrh smlouvy o zpracování osobních údajů. Právním základem a účelem zpracování osobních údajů společnostmi skupiny Rödl & Partner, kteří jsou v postavení správce, je smlouva o poskytování poradenství uzavřená s klientem. Správce osobních údajů rozhoduje, které osobní údaje je možné si vyžádat, za jakým účelem a na základě jakého právního titulu a pro které účely. Určuje také způsoby a prostředky jejich zpracování a nese odpovědnost za zpracování Vašich osobních údajů v souladu s platnou právní úpravou. S klientem přitom neuzavírá žádnou zvláštní zpracovatelskou smlouvu. Postavení advokátů a daňových poradců jakožto samostatných správců osobních údajů potvrzují i jednotlivé profesní komory. Metodika vydaná těmito profesními komorami uvádí, že se pro tyto správce z hlediska poskytování poradenství s účinností GDPR nic nemění a zásada mlčenlivosti je zcela primární, přičemž ani GDPR nemůže tuto zásadu prolomit. Ani v případě kontroly Úřadu pro ochranu osobních údajů (dále jen ÚOOÚ ) nelze vydat spis klienta a u případné kontroly ÚOOÚ bude vždy přítomen zástupce příslušné profesní komory. Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli za účelem marketingu nebo prostřednictvím našich webových formulářů, jsou zpracovávány společně pro celou skupinu společností naším PR oddělením pod společností Rödl & Partner, advokáti, v.o.s. 1
3. Jak nás můžete kontaktovat ohledně Vašich osobních údajů? Pokud budete mít jakékoliv dotazy, požadavky týkající se Vašich osobních údajů či budete chtít uplatnit svá práva subjektu údajů, můžete nás kontaktovat následovně: písemně formou dopisu/oznámení nebo osobně na adrese sídla správce: Platnéřská 2, 110 00 Praha 1; elektronicky na e-mailovou adresu: data-protection@roedl.com; telefonicky na tel. čísle: +420 236 163 111. Pokud jste naším klientem, vždy se můžete také obrátit na kontaktní osobu, se kterou spolupracujete. 4. V souladu s jakými právními předpisy zpracováváme Vaše osobní údaje? Vaše osobní údaje jsou zpracovávány na základě a v souladu s dotčenými právními předpisy, zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), (dále také jen Nařízení ) a případně českými právními předpisy, které budou upravovat některé aspekty Nařízení po jejich přijetí a nabytí účinnosti. 5. Jste naším klientem/klientkou a poskytl/a jste nám Vaše osobní údaje? Jak je zpracováváme? Na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje (tj. na základě jakých právních titulů)? Právní titulem ke zpracování Vašich osobních údajů jakožto našeho klienta je poradenská smlouva uzavřená mezi některou naší společností a Vámi. Účelem je zpravidla poskytování služeb a plnění jiných povinností ze smlouvy. S ohledem na naše povinnosti daňové a účetní je pak dalším titulem ke zpracování právě plnění těchto právních povinností. Na základě našeho oprávněného zájmu Vás pak můžeme oslovit s nabídkou našich dalších služeb (tzv. přímý marketing) nebo Vám zasílat třeba naše obchodní sdělení (např. newsletter nebo pozvánku na námi pořádanou akci; pro více informací viz bod 8 této informace). Pro účely plnění smlouvy zpravidla vyžadujeme jméno, příjmení, e-mailovou adresu, telefonní číslo, pracovní pozici, sídlo, bydliště, případně jinou kontaktní adresu, IČO, DIČ, ale i jiné osobní údaje v závislosti na požadované službě. Vaše osobní údaje zpracováváme v informačních systémech a účetním systému společném pro celou skupinu Rödl & Partner. Dalšími zpracovateli jsou tedy poskytovatelé těchto systémů za podpory našeho IT oddělení a dále IT oddělení Rödl & Partner GmbH v Norimberku, které zajišťuje správu informačních technologií pro celou naši skupinu. Účetnictví je zpracováváno Rödl & Partner, k.s. Příjemci Vašich osobních údajů pak mohou být i státní orgány, naši poradci (daňoví, právní, auditoři), kurýři či Česká pošta. Zpracování Vašich osobních údajů pro marketingové účely provádí naše PR oddělení. Více informací viz v bodu 8 níže. Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání poradenské smlouvy a dále v rozsahu nutném pro plnění právních povinností dle právních předpisů (např. účetních, daňových) také po dobu stanovenou těmito předpisy (tj. až deset let). 6. Jste uchazečem o zaměstnání či se chcete stát spolupracovníkem u některé ze společností Rödl & Partner? Pokud máte zájem stát se naším zaměstnancem či spolupracovníkem a zajímá vás, jak v rámci výběrového řízení zpracováváme Vaše osobní údaje, prosím klikněte pro kompletní informaci ZDE. 2
7. Jste naším dodavatelem? Jak zpracováváme Vaše osobní údaje? Na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje (tj. na základě jakých právních titulů)? Právní titulem ke zpracování Vašich osobních údajů jakožto našeho dodavatele je smlouva uzavřená mezi některou naší společností a Vámi jako dodavatelem. Účelem je zpravidla poskytování služeb a plnění jiných povinností ze smlouvy. S ohledem na naše povinnosti daňové a účetní je pak dalším titulem ke zpracování právě plnění těchto právních povinností. Pro účely plnění smlouvy zpravidla vyžadujeme jméno, příjmení, emailovou adresu, telefonní číslo, pracovní pozici, sídlo, kontaktní adresu, IČO, DIČ, ale i jiné osobní údaje v závislosti na požadované službě. Vaše osobní údaje zpracováváme v informačních systémech a účetním systému společném pro celou skupinu Rödl & Partner. Dalšími zpracovateli jsou tedy poskytovatelé těchto systémů za podpory našeho IT oddělení a dále IT oddělení Rödl & Partner GmbH v Norimberku, které zajišťuje správu informačních technologií pro celou naši skupinu. Účetnictví je zpracováváno Rödl & Partner, k.s. Příjemci Vašich osobních údajů pak mohou být i státní orgány, naši poradci (daňoví, právní, auditoři), kurýři či Česká pošta. Vaše osobní údaje uchováváme po dobu trvání obchodní smlouvy a dále v rozsahu nutném pro plnění právních povinností dle právních předpisů také po dobu stanovenou těmito předpisy (tj. až deset let). 8. Jak zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely marketingu? Rozsah Vašich osobních údajů poskytovaných nám pro účely marketingu závisí vždy na tom, z jakého důvodu nám je poskytujete. Může k tomu dojít v následujících případech (účely zpracování): a) zasíláme Vám obchodní a marketingová sdělení; b) přihlašujete se na námi pořádané firemní akce přes formulář ZDE, e-mailem, telefonicky či osobně; c) kontaktovali jste nás přes webový formulář ZDE. A) Zpracování osobních údajů pro účely zasílání obchodních sdělení Rödl a Partner pravidelně připravuje řadu zajímavých informačních materiálů v elektronické podobě, které Vám mohou pomoci usnadnit Vaše podnikání. Jde například o klientské newslettery jako Mandantenbrief, Hot News, HR News, Dotace či jiné. Protože si Vás vážíme a rádi se s Vámi setkáváme, můžeme Vám také zaslat pozvánky na námi pořádané vzdělávací akce (workshopy, kulaté stoly, konference apod.) a další společenské či sportovní akce. Právě za účelem zasílání všech těchto sdělení (dále jen obchodní sdělení ) používáme Vaše osobní údaje. Na základě čeho Vám můžeme zasílat obchodní sdělení (tj. na základě jakých právních titulů)? pokud jste nám poskytli výslovný souhlas, např. přes naše webové stránky ZDE, nebo pokud jste naším stávajícím klientem, od kterého jsme získali e-mailovou adresu v souvislosti s poskytováním našich poradenských služeb, můžeme Vám zasílat obchodní sdělení týkající se těchto či obdobných služeb i bez předchozího vyžádání či souhlasu, a to v souladu se zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti. Odběr obchodních sdělení je naprosto dobrovolný. Proto jej můžete kdykoliv zrušit, resp. odvolat svůj předchozí souhlas, a to kliknutím na odkaz obsažený v obchodním sdělení, že si již nepřejete taková sdělení dostávat (tzv. opt-out princip), nebo nás můžete kontaktovat i přímo (viz bod 3 výše). My Vás v takovém případě vyřadíme z databáze pro zasílání obchodních sdělení. Pro zasílání obchodních sdělení nám postačí pouze Vaše emailová adresa. 3
S přípravou a zasíláním obchodních sdělení nám pomáhá další zpracovatel, a to poskytovatel e-mailingové služby společnost Commerce Media s.r.o., IČO 01648454, se sídlem Roháčova 145/14, Praha 3 Žižkov, PSČ 130 00 (dále jen zpracovatel ). Vaše osobní údaje uchováváme po dobu 5 let. V případě, že již nejste naším klientem a na naši žádost nám nepotvrdíte, že máte i nadále zájem o obchodní sdělení, Vaši emailovou adresu vyřadíme z databáze pro zasílání obchodních sdělení. B) Zpracování osobních údajů pro účel účasti na akcích pořádaných Rödl & Partner Pořádáme pro Vás různé typy vzdělávacích, společenských a marketingových akcí, jako jsou např. konference, kulaté stoly, workshopy, společenské či sportovní akce apod. O těchto akcích můžete být informováni prostřednictvím zaslaného obchodního sdělení, informací na našich webových stránkách nebo osobně. Pro přihlášení využíváme webový formulář, e-mailovou formu komunikace, telefonický či osobní kontakt, na základě kterého nám sdělíte Vaše osobní údaje, abychom Vás mohli řádně zaregistrovat. Na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje poskytnuté pro tento účel (tj. na základě jakých právních titulů)? Vaše osobní údaje jsou pro nás nutné k náležité identifikaci, registraci a v případě, že jde o akci placenou, potřebujeme tyto údaje také pro účely daňové a účetní. Právními tituly zpracování Vašich osobních údajů je tedy náš oprávněný zájem (přímý marketing) a v případě placených akcí pak také plnění smlouvy a plněních právních povinností dle daňových a účetních předpisů. Pro přihlášení na námi pořádanou akci je pro nás důležité Vaše jméno, příjmení, obchodní firma Vaší společnosti a kontaktní údaje telefon, e-mailová adresa. V případě, že se jedná o placenou akci, jsou zapotřebí také fakturační údaje Vaše nebo Vaší společnosti (obchodní firma, adresa sídla, IČO). Bez jejich poskytnutí Vás nebudeme moci řádně zaregistrovat a ani vystavit daňové doklady. Osobní údaje pro tyto účely zpracovává naše HR a PR oddělení pouze interně jako seznamy v listinné či elektronické podobě a dále prostřednictvím našeho informačního a účetního systému. Dalšími zpracovateli tedy mohou být poskytovatelé těchto systémů, naše IT oddělení a IT oddělení Rödl & Partner GmbH, Norimberk, Německo. Účetnictví je zpracováváno Rödl & Partner, k.s. Vaše osobní údaje zpracováváme do doby skončení námi pořádané akce a u placených akcí pak po dobu plnění povinností vyplývajících z daňových a účetních právních předpisů (tj. až 10 let). C) Zpracování osobních údajů pro účel kontaktování Rödl & Partner přes webový formulář Jsme tu vždy pro Vás, a proto se na nás můžete kdykoliv obrátit, a to nejen osobně či telefonicky, ale také přes webový formulář ZDE. Takový způsob kontaktu je pro Vás samozřejmě zcela nezávazný a v žádném případě neznamená uzavření smlouvy. My Vás na základě poskytnutých údajů a informací budeme kontaktovat s cílem najít pro Vás nejlepší možné řešení. Na základě čeho zpracováváme Vaše osobní údaje poskytnuté pro tento účel (tj. na základě jakých právních titulů)? Vaše osobní údaje poskytnuté přes kontaktní formulář jsou předány dle typu Vašeho dotazu příslušnému poradci v rámci skupiny Rödl & Partner, který Vás na jejich základě bude kontaktovat s cílem najít odpověď na Vaši otázku či problém a v této souvislosti Vám poskytnout určitou poradenskou službu. Zpracování osobních údajů tak probíhá na základě právního titulu jednání o smlouvě. Abychom Vás mohli řádně identifikovat a zpětně Vás kontaktovat, stačí nám Vaše jméno, příjmení a emailová adresa. Osobní údaje spolu s dotazem jsou pak předány příslušnému poradci v rámci skupiny Rödl & Partner. Podporu nám přitom poskytuje naše IT oddělení a IT oddělení Rödl & Partner GmbH, Norimberk, Německo. Nikomu dalšímu již údaje neposkytujeme. 4
Vaše osobní údaje zpracováváme do doby ukončení jednání o poskytování příslušné služby, pokud se rozhodnete ji nevyužít. V opačném případě jsou osobní údaje dále zpracovávány pro účely řádného poskytování dané služby. 9. Předáváme Vaše osobní údaje do zahraničí? Vaše osobní údaje nepředáváme do zahraničí, jsou zpracovávány pouze v České republice pro potřeby skupiny Rödl & Partner s výjimkou zpracování za účelem poskytování správy informační infrastruktury společností Rödl & Partner GmbH, Norimberk, Německo. Pokud bychom měli poskytnout Vaše osobní údaje do jiných zemí, budeme Vás o tom informovat. 10. Jak chráníme Vaše osobní údaje? Skupina Rödl & Partner si Vás a Vašich osobních údajů váží, a proto dlouhodobě prosazujeme jejich ochranu a zabezpečení před ztrátou, zneužitím nebo neoprávněným přístupem. Za tímto účelem jsme proto přijali celou řadu organizačních, technických a bezpečnostních opatření. 11. Jaká jsou Vaše práva jako subjektu údajů? Pokud jste nám předali své osobní údaje (ať již pro zasílání obchodních sdělení, registraci na námi pořádanou akci nebo jste využili náš kontaktní formulář), máte vůči nám ve smyslu článků 15 až 22 Nařízení následující práva: právo odvolat kdykoliv výslovně udělený souhlas se zpracováním osobních údajů (u obchodních sdělení); právo na přístup k osobním údajům, zejména právo žádat po nás informaci o zpracování svých osobních údajů; právo na opravu osobních údajů, pokud jsou údaje vedeny nepřesně; právo na výmaz osobních údajů ( právo být zapomenut ); právo na omezení zpracování osobních údajů; právo na přenositelnost osobních údajů; právo vznést vůči nám námitku proti zpracování osobních údajů, a to kterýmkoliv způsobem uvedeným výše v bodě 3. Vedle toho máte právo podat stížnost u dozorového úřadu, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů, adresa: Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, e-mailová adresa: posta@uoou.cz 5