INFORMACE O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ A ZÁSADY JEJICH OCHRANY VE SPOLEČNOSTI PORTIS S.R.O. Kdo jsme a proč zpracováváme Vaše údaje? Společnost Portis s.r.o. IČO 285 204 59 se sídlem Chodovská 228/ 3, Praha 4, 141 00, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze pod spisovou značkou C 147622 (Dále jen Portis s.r.o. ) Webové stránky: www.portis.cz E-mail: portis@portis.cz Věnujeme ochraně osobních údajů náležitou péči a při zajištění ochrany osobních údajů vždy jednáme v souladu s právními předpisy. V rámci výkonu činnosti pojišťovacího zprostředkovatele dochází ke shromažďování a zpracování některých osobních údajů fyzických osob (subjektů údajů) a to zejména pro pojistitele, se kterými spolupracujeme. Na základě tohoto dokumentu vás seznámíme s informacemi a zásadami týkajícími se zpracování Vašich osobních údajů ve společnosti Portis s.r.o. V tomto dokumentu naleznete informace o tom, jaké osobní údaje zpracováváme v rámci spolupráce mezi námi a vámi, z jakého právního důvodu zpracováváme vaše osobní údaje, k jakým účelům tyto údaje zpracováváme, komu je můžeme předávat a jaká máte v souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů práva. Při zpracování osobních údajů se řídíme právními předpisy České republiky, zejména pak nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), dále zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, zákonem č. 38/2004 Sb. o pojišťovacích zprostředkovatelích a likvidátorech pojistných událostí, zákonem č. 480/2004 Sb., o některých službách informační společnosti, který reguluje zasílání obchodních sdělení klientům. Portis s.r.o. je správcem osobních údajů a klient je subjektem údajů. Subjektem údajů se pro účely těchto pravidel rozumí každá fyzická osoba, k níž se osobní údaje vztahují, tedy klient, pojistník, pojištěný, oprávněné osoby i obmyšlené osoby (dále jen subjekt údajů ).
Jaké osobní údaje zpracováváme a jak tyto údaje získáváme? PORTIS Zpracováváme zejména následující osobní údaje, které od Vás získáme v rámci naší vzájemné spolupráce: Jméno, příjmení, rodné číslo a /nebo datum narození, pohlaví, státní příslušnost identifikační údaje-adresa trvalého bydliště a/nebo jiná adresa fyzické osoby (korespondenční adresa, adresa pro doručování do zahraničí apod.), PSČ, telefonní číslo a/nebo telefonní čísla (mobilní telefon, fax, pevná linka, apod.), e-mail anebo jiná elektronická adresa (instant messaging). Autentizační údaje (např. podpisový vzor). Ale také další údaje např. platební příkazy, údaje z plnění našich smluvních povinností (např. údaje z pojistné smlouvy), propagační a prodejní údaje (např. konsultační materiály a dokumenty), údaje z veřejných rejstříků, údaje, nutné ke splnění legislativních a regulačních povinností. Také zpracováváme údaje, které obdržíme v souladu s právními předpisy od vašich pojistitelů nebo jiných subjektů, ratingových agentur, jakož údaje, které získáme od úřadů nebo orgánů veřejné moci. Jak osobní údaje zpracováváme (účel a právní základ) Portis s.r.o. je nezávislý pojišťovací makléř a konsultant a odborný poradce v oblasti pojišťovnictví. Vaše osobní údaje zpracováváme v rámci našeho vzájemného smluvního vztahu s našimi klienty a dodavateli a to na základě těchto právních základů: a) plnění právní povinnosti, plnění smlouvy a oprávněného zájmu ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm a), c), f GDPR, b) udělení souhlasu ve smyslu čl. 9 odst. 2 písm. a) GDPR a čl. 7 GDPR, o který příslušný subjekt údajů požádáme, pokud je v předsmluvní fázi nutné zpracovávat zvláštní kategorie osobních údajů, jako například údaje o zdravotním stavu; po uzavření pojistné smlouvy se právním titulem pro zpracování údajů o zdravotním stavu stává čl. 9 odst. 2 písm. f) GDPR. Jde o zpracování, které souvisí s nabídkou a poskytováním našich služeb. a) osobních údajů v rozsahu uvedeném v pojistné smlouvě, smlouvě o spolupráci (dále jen smlouva ) a záznamu z jednání s klientem, b) osobních údajů, které subjekt údajů poskytne pojistiteli v souvislosti s existencí právního vztahu pojištění. Jedná se o osobní údaje (makléř/ klient, resp. zájemce o služby pojišťovací makléře), ale i údaje dalších účastníků smluvního vztahu nebo jinak dotčených osob (pojištěné osoby, zaměstnanci pojištěného, poškození atp.). Zejména se jedná o elektronicky vytvořené, uložené a archivované dokumenty (např. korespondence) týkající se nabídek a uzavření pojistných smluv včetně provádění jiných přípravných prací (např. zpracovávání rizikových prohlídek), škodních událostí (poskytnuté údaje a nahrané fotografie), v souvislosti s konsultační činností nebo marketingovou činností (zejména nabídka
pojišťovacích a souvisejících finančních služeb nebo jiných obchodních sdělení a další pro zajištění řádného výkonu naší činnosti pro vás. Podobně to platí také pro případ zpracování údajů za účelem ochrany práv a zájmů všech zúčastněných stran (např. prevence a odhalování trestné činnosti, šetření škodních událostí, případně plnění úkolů veřejného zájmu). Právní předpisy nám rovněž v některých případech ukládají povinnost osobní údaje zpracovávat. Jde zejména o zpracování za účelem: - plnění informačních povinností či výměny informací a poskytování součinnosti dle zvláštních zákonů, - uchování údajů dle zákonných požadavků aj. Za účelem ochrany oprávněných zájmů společnosti Portis s.r.o. mohou být zpracovávány údaje nad rámec vlastního plnění smlouvy: -IT služby a zajištění bezpečnosti sítí a informací (v případě, že spolupracujeme s externím subdodavatelem) -Uplatňování právních nároků v soudním a mimosoudním řízení -Zamezení podvodům nebo praní špinavých peněz -Zpracování pro statistické účely Zpracování osobních údajů se souhlasem subjektu údajů Zpracování pro jiné účely provádíme se souhlasem (např. údaje a fotografie klientů k uvedení referencí nebo fotografie a kontaktní údaje zaměstnanců uvedených na domovské stránce. Zejména při likvidaci pojistných událostí nebo v souvislosti s konsultační činností v pojišťovnictví je třeba v některých případech zpracovat i citlivé údaje (údaje o zdravotním stavu) nebo údaje o trestných činech nebo podezření na ně (dopravní nehody, úrazy, podvody). Pokud je pro zpracování takových to údajů nutný souhlas, dostáváme pak tento výslovný souhlas od vás, že smíme takovéto údaje zpracovat a předat pojišťovnám, jiným zprostředkovatelům apod. a to i když tyto údaje dostane z jiných zdrojů, budeme vás o tom neprodleně informovat. Poskytnutí takového souhlasu je vždy dobrovolné. Souhlas se zpracováním lze kdykoli odvolat. Zpracování Osobních údajů provádíme výlučně ve formě odpovídající pokynům klienta a pojistitelů a dalších zúčastněných stran, se kterými spolupracujeme.
Komu jsou Vaše údaje předávány? Vaše údaje v zásadě předávány pouze tehdy, jestliže k tomu existuje smluvní nebo zákonný důvod nebo je-li to nutné k ochraně našeho převažujícího oprávněného zájmu nebo v ostatních případech na základě Vašeho souhlasu. Vaše osobní údaje mohou být předávány: - pojišťovnám / zajišťovnám / - pověřeným spolumakléřům a dalším subjektům, které jsou v konkrétním případě nutné pro uzavření pojištění - třetím subjektům a jejich zaměstnancům a pověřencům, pokud je to nutné pro splnění smluvních, zákonných nebo dozorových povinností, zejména pro přípravu nebo uzavření pojištění jejichž služby nebo servisní služby jsou nutné ke splnění našich povinností nebo jiným způsobem nutné pro poskytování našich služeb - veřejným orgánům a institucím, pokud jsme k tomu ze zákona povinni (např. dozorový orgán, finanční úřady atd.) - námi pověřeným třetím osobám, např. advokátovi. Třetí osoby jsou smluvně zavázáni k tomu, aby s Vašimi údaji nakládaly důvěrně a zpracovávaly je pouze v souvislosti s poskytováním služeb. Předání údajů třetím osobám je možné rovněž tehdy, jestliže jste s předáním udělili souhlas; např. znalcům při škodní události. Kdo může být dalším příjemcem a zpracovatelem? Osobní údaje mohou vedle správce, jeho zaměstnanců a osob pro něj činných zpracovávat také smluvní zpracovatelé (zejm. podřízení pojišťovací zprostředkovatelé, poskytovatelé IT technologií ke zpracování osobních dat, účetní a daňoví poradci, asistenční společnosti, zajistitelé a další), a to jak v ČR, tak v zahraničí. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku v rámci plnění svých pracovních či smluvně převzatých povinností, jsou vázány mlčenlivostí a dodržují dostatečné standardy zabezpečení Vašich údajů. Předáváme údajů do zahraničí? Vaše osobní údaje mohou být předávány ke zpracování v rámci EU (např. pojistitelům nebo makléřským společnostem, se kterými je Portis s.r.o. oprávněn spolupracovat nebo které za účelem poskytnutí odborné služby osloví. Naši zpracovatelé vždy dodržují minimálně stejný standard zabezpečení Vašich údajů jako my samotní. K tomuto si vyžádáme od Vás předem souhlas.
Jak dlouho uchováváme osobní údaje? Pokud není jinde uvedeno jinak, zpracováváme a uchováváme osobní údaje po dobu nezbytně nutnou k zajištění všech práv a povinností plynoucích ze smlouvy, a dále po dobu, po kterou jsme povinní údaje uchovávat podle obecně závazných právních předpisů. V případě udělení souhlasu pro marketingové účely, tato doba činí 5 let od skončení smluvního vztahu, v ostatních případech vyplývá doba zpracování z účelu zpracování anebo je dána právními předpisy. Jaká bezpečnostní opatření jsou při zpracování údajů dodržována Ochrana dat a bezpečnost dat jsou pro nás důležité. Osobní údaje zpracováváme manuálně a automatizovaným způsobem. Osobní údaje tak jsou pod stálou fyzickou, elektronickou a procedurální kontrolou. Používáme technická a organizační opatření k zajištění našeho zpracování údajů. To se týká zejména ochrany Vašich osobních dat před neúmyslným nebo nelegálním zničením, ztrátou, změnou nebo neoprávněným zveřejněním, včetně neoprávněného přístupu k osobním údajům, které se předávají, ukládají nebo jinak zpracovávají. Ochranná opatření pak zahrnují např. použití moderního bezpečnostního software a šifrovacích metod, fyzických kontrol přístupu, pseudonymizaci a jiná opatření k zamezení jakýmkoliv případným útokům. Veškeré osoby, které s osobními údaji přicházejí do styku při plnění svých pracovních nebo smluvně převzatých povinností, jsou vázány zákonnou nebo smluvní povinností mlčenlivosti. Kontaktní formulář Kontaktní údaje včetně osobních dat z našeho kontaktního formuláře jsou nám prostřednictvím našeho mailového serveru předávány za účelem zpracování Vaší poptávky, jsou námi dále zpracovány a uloženy. Tyto údaje se neshromažďují a nepředávají bez Vašeho souhlasu. Bez těchto údajů nelze Vaši poptávku zpracovat. Jaká jsou Vaše práva? Každý, jehož osobní údaje zpracováváme, může požadovat informaci o zpracovávání svých osobních údajů a přístup k nim. V případě opakovaného požadavku na informace a výpis zpracovávaných údajů máme právo požadovat přiměřenou úhradu nákladů. Subjekt údajů má právo požadovat od společnosti Portis s.r.o. přístup k osobním údajům, na jejich opravu, výmaz, popřípadě omezení zpracování, vznést námitku proti zpracování nebo svůj souhlas kdykoliv písemně odvolat a na přenositelnost osobních údajů, to vše dle čl. 16-21 GDPR, a to písemně na adresu sídla zprostředkovatele či zasláním e-mailu na portis@portis.cz. Subjekt údajů má dále právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz) v případě, že se domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů.
Při zpracování osobních údajů dochází k automatizovanému rozhodování i profilování dle čl. 13 odst. 1 písm. f) GDPR. Na základě osobních údajů plně automatizovaně rozhodujeme např. o sjednání pojistné smlouvy nebo o výši pojistného zejména při uzavírání pojištění online, což má význam při urychlení procesu sjednávání. Profilování dále používáme například při přímém marketingu v prostředí internetu, abychom Vás oslovili pouze s takovou nabídkou pojištění, která je pro Vás relevantní, a dále při plnění některých právních povinností, jako při provádění opatření proti legalizaci výnosů z trestné činnosti a financování terorismu. Automatizovaná rozhodnutí jsou založena na námi předem definovaných pravidlech například pojistných algoritmech Subjekt údajů má právo kdykoli bezplatně vznést námitku proti zpracování, včetně automatizovanému rozhodování a profilování, v rozsahu, v němž souvisí s konkrétní formou profilování, a to kterýmkoli ze způsobů uvedených v předchozím bodě, Subjekt údajů má právo požadovat od správce přístup k osobním údajům, jejich opravu nebo výmaz, popřípadě omezení zpracování, vznést námitku proti zpracování nebo svůj souhlas kdykoliv písemně odvolat, a to na adrese sídla zprostředkovatele či zasláním e- mailu na portis@portis.cz. Osobní údaje zprostředkovatel zlikviduje také, jakmile pomine účel, pro který byly jeho osobní údaje zpracovány. Subjekt údajů má právo na přenositelnost poskytovaných údajů a podat stížnost u dozorového úřadu. Pokud odvoláte souhlas s použitím údajů pro společnost Portis s.r.o. v jakémkoliv rozsahu, není tím dotčeno naše právo zpracovávat ty osobní údaje, které jsme oprávněni zpracovávat i bez vašeho souhlasu v souladu s příslušnými právními předpisy.