Zásady ochrany osobních údajů Informace ke zpracování osobních údajů Obec Žitenice jako právnická osoba i jako orgán veřejné moci zpracovává osobní údaje a plní při tom povinnosti správce, případně zpracovatele, těchto údajů, jak jsou stanoveny platnými právními předpisy. Jde zejména o nařízení Evropského parlamentu a rady (EU) 2016/679, o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů), které je přímo použitelné ve všech členských státech EU (GDPR - General Data Protection Regulation). Text nařízení naleznete zde Obec Žitenice se sídlem Pohořanská 118, 411 41 Žitenice, IČ 00264725 dbá na ochranu osobních údajů, které jsou jí předkládány. Je důležité zdůraznit, že osobní údaje, které jsou obci poskytnuty, obec zpracovává zodpovědně, transparentně a v souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679. Co jsou osobní údaje? Osobními údaji jsou veškeré informace o identifikované nebo identifikovatelné fyzické osobě (dále jen subjekt údajů ); identifikovatelnou fyzickou osobou je fyzická osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity této fyzické osoby. Osobní údaje Jméno, příjmení pohlaví IP adresa fotografie Věk a datum narození občanství stav RČ nebo jiný identifikátor vydaný státem Email adresa Telefonní číslo Adresa bydliště, pracoviště Síťový identifikátor Zvláštní kategorie osobních údajů (osobní údaje povahou zvláště citlivé) Etnický nebo Zdravotní stav Náboženské vyznání Tresty a odsouzení rasový původ Sexuální orientace Politické názory Členství v odborových Osobní údaje dětí organizacích Genetické informace Biometrické informace Ekonomická identita
Zpracování osobních údajů Zpracováním je jakákoliv operace s osobními údaji nebo soubory osobních údajů, která je prováděna pomocí či bez pomoci automatizovaných postupů, jako je shromáždění, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, přizpůsobení nebo pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění přenosem, šíření nebo jakékoliv jiné zpřístupnění, seřazení či zkombinování, omezení, výmaz nebo zničení. Obec Žitenice a její orgány provádějí na základě právních předpisů velké množství zpracovávání osobních údajů. Pro některá zpracování, převážně v oblasti výkonu samostatné působnosti, je obec správcem předmětných osobních údajů. V těchto případech má správce povinnost poskytovat subjektům údajů informace o zpracování osobních údajů. Obec Žitenice, jako správce osobních údajů, tyto údaje shromažďuje různými způsoby, a to jak elektronicky, tak i v analogové podobě. Ke shromažďování osobních údajů dochází při výkonu povinností obce v rámci přenesené i samostatné působnosti, při nákupu zboží či služeb, při uzavírání smluv, komunikaci s občany a ostatními subjekty, při návštěvách a používání webových stránek obce. Zpracování osobních údajů obec Žitenice, jako správce osobních údajů, provádí pouze pokud: - zpracování je nezbytné pro splnění povinnosti, která se na správce vztahuje (např. zákon č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní řízení), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 89/2012 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 634/2004 Sb., o správních poplatcích, ve znění pozdějších předpisů apod.), - zpracování je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž smluvní stranou je občan jako subjekt údajů, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na žádost tohoto subjektu údajů, - občan, jako subjekt údajů, udělil souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden či více konkrétních účelů, - zpracování je nezbytné pro ochranu životně důležitých zájmů občana, jako subjektu údajů, nebo jiné fyzické osoby, - zpracování je nezbytné pro splnění úkolů prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci, kterým je správce pověřen, - zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů správce. Kdo je správcem a kdo zpracovatelem? Správcem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který sám nebo společně s jinými určuje účely a prostředky zpracování osobních údajů; obecní úřad je jak správcem osobních údajů, tak zpracovatelem, správcem osobních údajů je například v pracovněprávní agendě, zpracovatelem je například při vykonávání matriční agendy. Nositeli práv a povinností správce osobních údajů jsou dle Organizačního řádu Obecního úřadu Žitenice jeho zaměstnanci, kteří zpracovávají osobní údaje.
Zpracovatelem je fyzická nebo právnická osoba, orgán veřejné moci, agentura nebo jiný subjekt, který zpracovává osobní údaje pro správce. Zpracovatelem osobních údajů jsou zaměstnanci obecního úřadu při výkonu přenesené působnosti, a jiné subjekty zajišťující zpracování těchto údajů na základě pověření správce nebo na základě určení zvláštním zákonem. Zabezpečení osobních údajů Obec Žitenice dbá na bezpečnost osobních údajů, které nám subjekty údajů předají. Byla přijata vhodná technická a organizační opatření, aby byly osobní údaje dostatečně chráněny s ohledem na závažnost jejich zpracování. K osobním údajům fyzických a právnických osob, které obec při své činnosti využívá, nemá přístup žádná neoprávněná osoba a nejsou předávány bez jejich souhlasu jiným subjektům pro další zpracování, pokud to nevyžaduje zákon nebo ochrana právních zájmů obce. Právo na informace Každý má právo požádat o informace, jaké osobní údaje, v jakém rozsahu a pro jaký účel jsou o něm zpracovávány. Tyto informace se poskytují ve lhůtě nejpozději 30 dnů, v mimořádných situacích pak nejpozději ve lhůtě 90 dnů. O prodloužení lhůty bude žadatel informován. Jestliže bude někdo žádat o sdělení informací, které osobní údaje jsou o něm evidovány, bude obec nejprve ověřovat, zda se skutečně jedná o osobu, které tato informace náleží. V žádosti je tedy třeba se dostatečně identifikovat. V případě potřeby má obec právo vyžádat si doplňující informace k identifikaci, než budou poskytnuty osobní údaje, které jsou zpracovávány k osobě žadatele. Obec má právo zamítnout požadavky na informace, které jsou bezdůvodné, či se nepřiměřeně opakují, případně jejich získání vyžaduje nepřiměřené úsilí, nebo by byly obtížně získatelné (například z archiválií, záložních IT systémů, atd.). Aktualizace údajů, právo na opravu Jelikož se mohou osobní údaje v průběhu času měnit (například změna příjmení po sňatku), bude vítáno, pokud obec informujete, že u Vás nastala nějaká změna, tak Vaše osobní údaje byly aktuální a nedocházelo k případným omylům. Podání informace o změně údajů je nezbytně nutné pro to, aby obec mohla řádně vykonávat svoji činnost Správce. S tím souvisí i právo všech subjektů na opravu osobních údajů, které o nich obec eviduje. Pokud jakkoliv subjekt údajů zjistí, že evidované osobní údaje již nejsou aktuální, má právo požadovat jejich opravu. Právo na omezení zpracování Každý má právo na omezení zpracování svých osobních údajů v případě, že se domnívá, že evidované osobní údaje nejsou přesné, případně jsou zpracovávány protiprávně či pokud se domnívá, že tyto údaje již obec nepotřebuje pro účely jejich zpracování.
Právo na výmaz Pokud kdokoliv někdy udělil souhlas se zpracováním svých osobních údajů (například emailová adresa v rámci odběru novinek z webových stránek obce), má právo jej kdykoli odvolat a obec jako správce osobních údajů, které zpracovává výhradně na základě souhlasu, má povinnost je vymazat. Právo na výmaz se nevztahuje na zpracovávané údaje v rámci povinnosti plnění smlouvy, zákonných důvodů, či oprávněných zájmů. Pokud jsou některé osobní údaje uchovávány v záložních systémech, které automatizovaně zajišťují odolnost všech informačních systémů obce a plní funkci ochrany ztráty dat pro případy havárií, není v silách správce vymazat tato data i ze záložních systémů a nezřídka to není ani technicky proveditelné. Nicméně tato data nejsou dále nijak aktivně zpracovávána a nebudou sloužit k dalším účelům zpracování. Vznesení námitky Pokud se někdo domnívá, že jeho osobní údaje nejsou zpracovávány v souladu s platnou legislativou České republiky a Evropské unie, má právo vznést námitku, která bude prověřena pověřencem pro ochranu osobních údaj. Při podání námitky bude zpracování osobních údajů omezeno do zjištění, zda je námitka oprávněná. Právem občana je obrátit se také s námitkou proti zpracovávaným osobním údajům na Úřad pro ochranu osobních údajů na adrese: Úřad pro ochranu osobních údajů Pplk. Sochora 27 170 00 Praha 7 Pověřenec pro ochranu osobních údajů Pověřenec je osoba, která posuzuje činnost správce či zpracovatele, zda je v souladu s platnou právní úpravou, informuje je, radí jim a dává doporučení. Obec je povinna jmenovat pověřence pro ochranu osobních údajů podle čl. 37 GDPR (fyzickou, nebo právnickou osobu), uzavřít s ní pracovně právní nebo jiný smluvní vztah. Kontaktní údaje obce jako správce či zpracovatele osobních údajů Adresa: Obec Žitenice, Pohořanská 118, 411 41 Žitenice IČ: 00264725 Telefon: 416 748 033 Datová schránka: qc2byb6 E-podatelna: podatelna@zitenice.cz Kontaktní údaje pověřence pro ochranu osobních údajů Titul, jméno, příjmení: Mgr. Petr Panaš Kontaktní poštovní adresa: Městský úřad Terezín, nám. ČSA 179, 411 55Terezín e-mail: petr.panas@terezin.cz tel. č.: 777 929 572
Zpracování osobních údajů Obec Žitenice zpracovává osobní údaje či kategorie osobních údajů v různých agendách v rámci samostatné či přenesené působnosti. Jejich přehled včetně zpracovávaných osobních údajů, stanovených právních titulů, účelu, přenositelnosti, možnosti podání námitky a archivní doby je uveden v samostatné tabulce, kterou lze nalézt ZDE. Předávání osobních údajů do třetích zemí K předávání osobních údajů zpracovatelům nebo jiným příjemcům ve třetích zemích nebo v mezinárodních organizacích nedochází. Zásady ochrany osobních údajů jsou pravidelně revidovány a v případě potřeby aktualizovány. Poslední změna těchto zásad ochrany osobních údajů proběhla dne 29. května 2018.